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序論：在您撰寫公司檔案如何管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）01-0278-01
文書檔案管理是一項機密性、原則性很強的工作，既要嚴格執行有關檔案方面的法律、法規，又要遵循文書檔案自身的工作特點和規律性。公司文書檔案管理工作的任務就是把各種工作資料按照檔案管理的要求組成一個體系，通過分類使之固定下來，為使用者提供方便。公司文書檔案是否完整和系統是衡量一個公司管理工作水平的重要標志，它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要。
一、目前公司文書檔案管理存在的問題與對策
（一）檔案分類方面
檔案分類的目的在于把同類的檔案集中在一起，便于保管和利用。檔案分類既要防止“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復和魚龍混雜。
1.檔案分類脫離實際憑空分類，人為地使檔案分類與檔案實際相分離。為不脫離實際，二級類目最簡單的方法就是按機構職能（結合問題）進行分類，如一個集團企業（包括黨群組織）有行政管理職能又有業務管理職能，在管理過程中形成的文件材料實際上都屬于文書檔案，那么它的分類應該為：1.文書檔案；1.1黨群行政，1.2業務。這里1.1黨群行政是按機構分類。1.2業務是結合問題分類，從分類的標準上雖然缺乏統一性（一個是機構、一個是問題），但按照檔案分類的習慣（機構結合問題分類）是可行的，把相關問題的檔案集中在一起，便于保管和利用。
2.檔案分類與檔案實體整理、編目、排列不一致。在日常檔案的整理和編目中，往往存在著檔案分類與檔案實際的整理、編目、排列不相一致的現象，究其原因主要是檔案分類不是實質性的分類，而是形式上的分類。要解決這個問題，檔案分類必須是“實類”而不應是“虛類”，同時在編目中還應強調和體現類的存在，否則就會失去分類的意義。如上所述的1 文書檔案；1.1 黨群行政，1.2 業務，在整理、編目和排列時就必須分開，黨群行政歸黨群行政，業務歸業務，不要分類是分開了，而實際編目和排列又不分開。既然有了類目，就必須按具體的類目去整理、編目和排列，因為分類的目的就是為了把他們區分開來，便于保管和利用，否則就沒有必要把他們區分開來。
3.“有文必檔”而造成所藏檔案不必要的重復和混雜。檔案分類宜粗不宜細，過度細分檔案，反而容易造成類目條款對本企業業務涵蓋不全、不準，為檔案的整理帶來人為的麻煩，不利檔案的收、管、用。在具體操作時要注意：
（1）按機構設類與按問題設類時層次要少，標準要統一。
（2）在體例結構方面根據立檔單位的職能設置問題類目。取消機構類目，在同一問題類目中，按機構順序列舉歸檔范圍，如業務類下不分科室，按科室職能順序排列歸檔范圍條款即可。
（3）一級類目的設置同樣宜粗不宜細。如一般檔案的分類大綱（一級類目）可確定為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案、人事檔案（可按照本企業的特定職能進行增減）。如有必要細分，可在各自的一級類目下再設若干個二級類目。便于相對集中存放和查找。尤其是今后實施電子化的文書檔案管理時，要查找所需的檔案信息，只要有確切的檢索標識（而且還可以用模糊檢索），在瞬間就可以顯現出來，因此檔案分類方法將是一種粗線條的大綱式的模式。
（二）文書檔案人員自身理論水平和業務能力
目前文書檔案人員大多是非專業的，培訓機會很少，因此在檔案材料收集、檔案分類、材料整理上常會出現使用、查詢時的障礙問題。因此，提高文書檔案人員自身素質是非常重要的，而且隨著檔案利用群體及服務需求的與日俱增，必定要實施信息化、電子化的管理模式，這就需要不斷更新檔案管理方法與技術，因此對文書檔案人員的理論水平和業務能力等方面提出了更高要求。
對于秘密文件歸檔時，雖然內容不能流轉，但我們可將其文件目錄輸入微機，這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全，又保證了上網文件的安全。文書檔案可以為公司改制方案的實施提供可靠的依據。實施公司現代化制度的改革，必須充分發揮好文書檔案信息的重要作用，特別是公司改制后，其產權性質發生了根本性的變化，人事制度也會發生相應的改變，這就需要依照法律和行政法規等等，進行有步驟地清產核資，清理債權債務、評估有形資產和無形資產，而這些內容必須有大量的檔案信息作為依據， 才能有效地進行企業的改造兼并資產重組。實現文書檔案的電子化、網絡化管理，有利于減輕工作人員勞動強度，縮短勞動時間，提高文書檔案管理的工作效率。將現代辦公技術與文書檔案管理相結合，是實現文書檔案規范化管理的重要途徑和發展方向。
二、加強公司文書檔案管理工作的建議
（一）公司對文書檔案的管理應該予以高度重視，促進企業文書檔案管理標準化、規范化在提高檔案管理水平的進程中，一方面，企業領導要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，企業檔案部門要加大對專業檔案業務知識的培訓，全方位提高文書檔案管理人員的綜合素質；另一方面，要加強企業內部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機和網絡技術，改進服務方式和手段，真正實現檔案管理的飛躍。公司領導要將檔案管理作為日常性工作來抓，對各分公司的文書檔案從不同層面開展檢查、評比，檢查中出現問題的及時糾正，有突出成績的予以表彰，充分發揮文書檔案管理人員的工作積極性和創造性，使其檔案管理的亮點及特色得到充分發揮。
（二）切實有效地提高文書檔案管理人員的素質公司有計劃地安排文書檔案管理人員到兄弟公司交流學習，對通過自學或考學等方式提高學歷的人員應給予支持和獎勵，使高素質文書檔案管理人才培養形成良性循環。
（三）加強電子文件管理和保護
文書檔案部門應分門別類整理組盤。對于內部文件，應以年度、組織機構、保管期限進行組盤：第一，按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二，將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找；對于外來紙質文件，應通過文秘部門處理，掃描成影像文件進入本單位局域網絡，其傳遞、批辦、督辦均在網上操作。文件則應嚴格按保密原則辦理。
（四）改善存放檔案的檔案室的條件
在總公司檔案室保存的檔案大多都是非常重要的文書和卷宗，如果檔案儲存室條件過于簡陋，那么就會造成檔案不必要的毀壞。從檔案技術保護上來說，影響檔案壽命的因素主要包括兩方面，一是檔案制成材料不佳，另一方面是檔案保管的環境不佳。檔案的制成材料是檔案員事先無法控制的，只能從改善檔案保護條件方面盡量延長檔案保管期限。比如，有些公司檔案室過于陰冷和潮濕，而有些公司檔案室未做好防蟲保護工作。這些都是我們應該引起注意的問題。因此，我們要本著從科學管理出發，從領導重視入手，依靠資金保證來解決這些問題。
摘要：隨著電力的飛速發展和電力改革的不斷深化，檔案管理工作也隨著發生了變化，面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得尤為重要，論述如何做好縣級供電公司檔案管理工作，更深入了解并做好檔案管理工作。
關鍵詞：檔案管理；問題；對策
Abstract: with the rapid development of electric power and the deepening of the reform of the power, file management also with the change, in the face of the new historical period, the new work needs, it is particularly important to file management, this paper discusses how well the county electric power supply company file management, more in-depth understanding and do the file management.
Keywords: file management; Problem; countermeasures
0縣級供電公司檔案管理現狀
縣級供電企業的檔案管理工作由于意識不強、制度不健全、人員配置不到位等原因，造成檔案管理工作處于被動、滯后散亂、無人管理的狀態，致使企業檔案有效資源的開發與利用受到限制。
1 當前縣級供電公司檔案管理存在的問題
（1）檔案意識不強。檔案的經濟效益具有潛在性，它為企業創造的經濟效益和社會效益往往無法在當年體現，常常是間接或若干年后開始逐漸顯現。因此，檔案工作在一定程度上很難得到領導的重視與認可。對檔案的重視程度又直接影響到檔案機構的設置、人員編制、檔案庫房的建立、檔案保管設施的配置以及檔案制度的建立與執行。
（2）檔案管理制度不健全。多數縣級供電公司制定的檔案管理制度不夠健全，檔案未實行統一管理，有的雖建立了一些管理制度卻沒有依法遵規，檔案管理制度形同虛設，使檔案資料的收集、整理長期處于極端被動狀態，造成文件資料堆積如山、丟失等現象。
（3）檔案人員待遇低、素質參差不齊。由于檔案人員待遇低，所以有些縣級供電公司配置的檔案員素質不高，如經常是將一些老弱病殘的放在檔案室，有如養老院或身兼數職。
（4）對企業信息化、現代化趨勢認識不足。有些縣級供電公司領導不能充分認識檔案數字化和管理現代化的緊迫性，對企業利用數字檔案信息技術可以及時將所需信息進行加工、處理、分析，快速反映，提出應變辦法，從而提高企業經濟效益相關知識知之甚少，致使數字檔案資源管理信息系統在縣級供電公司投入使用3年，仍有部分公司沒有發揮數字檔案的作用，造成檔案管理水平嚴重滯后。
（5）各項規章制度及標準執行不到位。每到檢查工作發現問題，追其根源才發現原因為人員對標準制度的學習不到位，理解不透徹。標準制度成了擺在桌子上的擺設。
2做好縣級供電企業檔案管理的幾個途徑
（1）領導重視，增強檔案意識。加強《檔案法》的學習，增強公司干部職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為公司發展的重要內容來抓，與公司業務建設同步規劃、同步發展，要大力宣傳檔案工作，是公司領導、管理者、職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
（2）規范檔案管理機制，強化工作責任。建立完善的檔案管理三級網絡、檔案管理辦法、“三納入”、“四參加”、“四同步”等有關檔案管理健全檔案管理規章制度，是檔案管理的關鍵。明確職責，根據“檔案產生部門負責檔案整理、移交歸檔”要求，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。
（3）垂直管理，強化培訓。在全省電力系統開展各專業進行垂直管理，檔案專業也對縣公司實施垂直管理，針對縣級供電公司檔案人員學歷、工作能力、綜合管理素質等相對較低，進對各縣電力公司檔案的監督、指導工作。電業局檔案人員深入各縣市供電公司，切實開展檔案調研摸底，采取到電業局檔案部門輪崗的辦法、現場觀摩與現場提問、現場解答進行培訓，手把手地教，通過業務指導與培訓，增強了檔案員的責任感與使命感，提高了檔案管理業務水平。
（4）跟蹤檢查促提升。在檔案專業實施垂直管理的過程中，不僅對縣級供電公司的檔案工作要進行多次指導、培訓，還要定期跟蹤、督促、檢查檔案工作的組織建設、信息化建設、制度建立、業務工作、檔案工作設施設備等方面的進展。檔案的歸檔率、完整率、準確率是否達到標準，使縣電力公司檔案工作步入正常運行軌道。
（5）將檔案管理工作徹實納入到企業計劃、納入到領導議事日程，納入到企業職工的經濟責任制、崗位責任制中。讓管理層人員對檔案工作有一個正確的認實，要及時研究解決檔案工作中的困難和問題，加大投入，著力解決好現實問題。要認識到檔案工作是歷史、工作成果的最后沉淀；要認識到歸檔工作是工作最終完結的一種體現。讓領導干部真正重視檔案工作，分配足夠合理的人力及財力資源，確保檔案工作的順利進行以及提供保障檔案安全的環境。
3完善供電企業檔案管理工作的幾點建議
（1）檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。
（2）經過研究，一個主動完成工作的人與被動接受工作的人相比較，工作效率前者是后者2倍，完成結果也是大不相同。主動就是不用別人告訴你，你就能出色地完成工作。次之，就是別人告訴你一次，你就能去做，再次之，就是別人告訴了他們兩次，他們才會去做，更次之，就是有些人只有在形勢所迫時才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，讓各管理人員發揮積極主動性，變“要我做”為“我要做”。在上下同一標準指導下，通過對檔案管理工作不斷創新使得檔案管理工作科學化、規范化。
（3）所有的標準制度都有，但執行的力度卻不盡理想。如果對公司下發的標準制度不認真進行學習思考，依然按照老習慣老辦法在做工作。公司下發的檔案管理制度已非常全面，但做好檔案管理工作，不僅僅需要專職檔案人員來執行這些制度及標準，更多層面還需要全體員工執行及配合才能達到管理的閉環。管理制度、標準的執行具有“強制性”的特點，要執行達到閉環，需要動用行政手段，將檔案管理徹實列入績效考核條款是保證執行的方法之一，再次就是專職檔案人員要嚴格按照制度執行，對違反標準制度的人員不當“老好人”，通過考核來規范公司人員的檔案工作行為，最終使得全公司人員自覺并習慣各類檔案管理工作標準制度的執行，使得全公司檔案管理工作具有良性循環的氛圍。
（4）在檔案管理過程中，迎難而上，逐步向信息化、科學化邁進，進一步加強檔案的利用，創新利用的方式以達到資源共享的目的，使之與公司整個層面的管理形成合力。
4結束語
縣級供電企業通過提高檔案管理意識，嚴格按照國家和上級檔案管理要求，認真貫徹落實各項工作標準，加大檔案軟硬件投入，進一步加強好促進的檔案管理工作，方能實現企業檔案管理現代化。
參考文獻：
關鍵詞 供電公司 技術檔案管理
檔案管理工作是電力系統經營管理工作中的一個重要組成部分，為電力企業的一項基礎工作，必然要提高它的管理水平，以適應現代電力系統管理模式。那么，如何加強縣級供電公司電力系統檔案管理呢？
一、加強對電力系統檔案管理的認識
1、電力企業檔案管理的重要性
電力企業檔案是電力企業生產經營活動的原始記錄，具體而言，電力企業檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業不可或缺的寶貴財富。然而從目前來看，很多電力企業的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業檔案工作新領域，進一步加快檔案管理信息化建設，從而真正為促進電力企業的發展發揮重要的作用。
2、檔案工作內容
a.文書材料的立卷：根據國家實行文書部門立卷的原則，為全面真實地反映一個企業的歷史面貌，及時地將企業在一定時期內所形成的文書材料組成相應的案卷。
b.檔案的收集及整理：為了最大限度地發揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集，對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規律和原則加以科學地整理使其更加系統化。
c.檔案的檢索及保護：為了滿足大多數人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進行科學分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。由于自然環境和社會環境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學方法對檔案加以有效的保護。
二、加強縣級供電公司電力系統檔案管理的策略
1、提高專業檔案人員素質
隨著電力系統檔案工作的領域拓寬，檔案服務的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業人員還要有工程建設、監理、設計等專業技術人員以及其他相關專業人員等，不同專業人才的相互配合高效地利用現代化的專業技術知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業務培訓，在完善本專業能力基礎上，積極提高電力系統檔案管理水平，做到合理的規劃、分類與管理。因此，在電力系統建設檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質，學習工程檔案相關的政策、規定及相關的業務知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經常走進工程施工現場，把握工程建設進程，主動參與到工程建設驗收與評審活動中。要根據工程建設的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設的變更動態，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統檔案管理工作有秩序、有規劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網絡體系，增強企業員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業管理工作中，主動更新知識結構，使檔案資料發揮對企業的發展的服務作用。相關的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規，不斷提高自身的職業道德水平，實現檔案信息資源對企業的經濟效益的服務。
2、建立健全的管理制度體系
為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規劃地進行。根據電力系統項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。做好電力系統檔案管理工作，建立電力系統檔案管理機制。根據檔案管理法律、法規制定相關管理制度，做到集中管理、集中規劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現場指導的方式加強學習與溝通。
3、加大對檔案管理工作的硬件設備投入
硬件是檔案管理工作的基礎。電力企業必須加大對檔案管理工作的硬件設施投入。不光要建立與企業發展相適應的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應的防火、防潮、防盜系統；更新檔案柜，使其符合國家標準；配備最先進的電腦、打印機、數碼相機、數碼攝像機和刻錄機等，從而對檔案進行現代化信息管理并建立相應的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質量。
4、加強檔案的信息化建設
信息技術的迅速發展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業結合自身條件，盡快把檔案的信息化建設納入企業的發展規劃之中，并予以實施。對于經濟效益相對較好、現代化管理水平相對較高的電力企業，全面開展檔案信息化建設應包括如下內容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進行全程管理；三是通過建立企業內部的網絡服務系統來實現資源共享；四是積極開展非電子檔案的數字化轉換工作。
關鍵詞：自來水公司；檔案管理；問題；措施
1 對于自來水公司檔案管理的現狀的分析
自來水總公司主要經營供水業務，承擔著為城市居民供給自來水的重要任務，為城市經濟的發展提供著重要的供水保障。由于業務量巨大，要求自來水公司能對自己的業務有效地進行管理，因此自來水公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業務。公司檔案立卷的主要內容一般包括：第一，上級機關頒發的相應的法規命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統計年報表、預決算方案以及其它規章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復；第三，公司同相應單位的業務來往信件、協議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應的規章制度；第五，公司制定的計劃方案、統計報表、預決算記錄以及工作總結；第六，公司各種專業會議的記錄、文件、會議總結紀要以及相應的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設的加快，公司檔案信息逐步實現數字化和網絡化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。
2 當前自來水總公司檔案管理存在的主要問題
2.1 檔案資料信息缺乏全面性
檔案資料必須做到嚴謹、規范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業務記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數據有很多缺失，檔案資料信息很不全面。
2.2 檔案管理信息化水平亟待進一步發展，缺少統一管理
自來水公司業務范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網信息、設備信息、用戶信息，為公司業務的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統的紙質檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統計利用過程出現步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，許多自來水公司之間的檔案缺乏統一管理，很多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態，公司需要對檔案信息進行統一集中管理，形成生產、運行、收費以及用戶服務一體的專業系統。
3 如何進一步提高自來水公司檔案管理水平
3.1 加強對自來水公司檔案管理工作的重視程度
自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。
3.2 提高檔案管理信息化水平
信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面的了解。
3.3 提高檔案管理的使用效率
隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。
3.4 加強自來水公司的檔案安全管理
由于自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設，在這個過程中需要我們注意提高檔案網絡管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設備參數、方案信息、預決算、流程圖、用戶信息等數據都必須按照內部文件信息進行權限歸檔，公司涉及的業務相關信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進先關計算機安全技術保障檔案信息系統的安全性，提高檔案管理的安全性。
4 結語
隨著時代的不斷發展，檔案管理工作也應當跟上時展要求，進一步提高自來水公司檔案管理水平，高度重視自來水公司的檔案管理工作，使自來水公司檔案管理信息化水平再上一個新的臺階，提高檔案管理的使用效率，加強自來水公司的檔案安全管理。在國家的高度重視，在行業人士的不斷努力下，自來水公司檔案管理工作必定會與時俱進、不斷創新，卓有成效，更好地服務于經濟建設和歷史文化研究，這也是信息時代自來水公司檔案人所努力的方向。
參考文獻
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[關鍵詞] 檔案 流程 信息化
隨著油田開發建設，基建工程項目建設的作用越來越大，如何加強基建工程檔案資料管理是油田檔案管理系統的一項重要的工作。為此，在做好工程建設的同時，必須做好工程檔案的形成、積累、收集、整理與歸檔等工作。
一、工程建設檔案管理面臨的問題
石油開發中心成立時間晚，又經歷了跨躍式發展，產量逐年攀升，隊伍不斷壯大，隨著管理逐漸從粗放型向精細化轉變，領導對檔案管理工作重視也逐漸加大，于2008年根據實際需要投入大量資金成立了檔案室，可以說檔案管理工作是從零起步、從頭開始，成立之初面臨很多困難和問題：
1.重工程建設，輕檔案管理，檔案管理意識淡薄
石油開發中心成立以來一直保持著高速發展，為使工程項目盡快發揮效益，往往更注重工程的有形建設，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識相對淡薄，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設管理中，特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務重等情況下，只重視建設項目的進度、質量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作。
2.檔案歸檔不及時，質量存在缺陷
中心建設參建單位多，且工期長、人員變動大，因此各單位對建設過程中形成的資料也未及時收集和妥善保管，檔案管理與工程建設不能同步進行，歷史欠賬很多，很多工程根本沒有檔案。這些現象導致工程檔案不能真實地反映現狀和不能發揮應有的依據及憑證作用，給日后的維護和利用帶來困難等問題。
3.檔案管理制度不健全
由于檔案室屬于起立時間較晚的部門，各項檔案管理規章制度幾乎為零，歸檔標準、歸檔范圍不明確，缺乏完善的流程及實用的約束機制，造成執行不到位，檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔。
4.重紙質文件歸檔，輕電子歸檔
一直以來，有個誤區檔案就是收集工程建設過程的紙制資料進行歸檔，沒有必要要求電子文檔歸檔，檔案管理的現代化水平不高，紙質檔案與電子文件檔案未同步管理。
5.利用檔案意識差，檔案利用率低
往往歸檔的檔案只是放在那里，遇到問題也沒有單位或部門想到利用檔案。工程檔案信息未實現共享，未能發揮應有作用。
二、工程建設檔案管理措施
1.加強制度建設，規范檔案管理
沒有規矩，不成方圓。石油開發中心檔案室成立伊始，就把制度建設放在重中之重。根據國家及行業的有關法律、法規同，結合中心工程建設情況實際，從頭開始，完善制度，建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程都進行明確規定，實現檔案管理規范統一、有章可循。
2.實施同步跟蹤管理，做好過程控制
項目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規范、保管要求等，等到工程項目要竣工驗收，才知道項目檔案還有整理要求，需要專業的項目檔案驗收，這時往往積累了很多工作需要處理，要做很多無用功。因此，為實現工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、完整性、準確性，需做好工程檔案提前介入、過程控制、同步跟蹤、事后把關，使其滲透于工程建設各階段、各環節中。
3.紙制與電子檔案同步管理，改變存儲和利用方式
開發一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準確、快速地進行數據審核、轉儲、查詢、統計等操作的檔案管理軟件。要加強電子檔案的管理,實現紙質檔案與電子檔案的同步管理，開發重要檔案全息數據庫，實現重要檔案的全息機檢，真正實現檔案資源共享,為工程建設管理服務。石油開發中心目前所有工程檔案已實現PDF與紙制文件同步歸檔，沒有對應電子文件的工程檔案一律不予接收。而電子檔案在檔案利用過程也逐漸發揮了應有作用，節約人力，方便快捷。今后檔案管理也會更加重視電子檔案的作用，加強數字化、網絡化技術手段，實現檔案資源的存儲數字化，徹底改變存儲和利用方式，讓檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。
4.開發利用檔案信息，充分發揮檔案作用
做好檔案資料的收集、歸檔工作最終目的是為了更好地開發利用檔案信息，而通過利用檔案體現檔案的作用反過來也會促進檔案管理工作。工程參建單位技術、施工人員對工程項目的管理、設計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準確地提供給工程技術人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。每當工程技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，真正讓檔案從工程建設中來，再服務于工程建設中去，促使檔案管理更上新臺階。
5.推行信息化集成系統，提升安全級別
檔案館的安全管理工作無外乎外部安全管理和內部安全管理兩個方面。外部安全管理主要包括：門、窗、空氣質量的安全管理工作，內部安全管理包括：工作環境（人身健康），庫房空氣質量（防塵、防蟲）、溫濕度變化（防潮、防高溫）、安全防護（防盜、防鼠）、消防安全（防火）、用電安全防護等。石油開發中心檔案館注重硬件建設，建成一個具有庫房溫濕度數據監測、自動采集，新風、回風殺菌、過濾與控制系統，安全電視監控系統，出入口控制即門禁控制系統、用電安全監控系統，火災報警與消防聯動控制系統等多功能的信息化集成管理系統，實現了安全、高效、可靠、經濟、節能、環保，很好的解決了恒溫恒濕、安全防護、消防滅火、用電安全等管理過程中諸多無法解決的老大難問題，提高了管理效率，提升了庫藏檔案材料安全級別，降低了設備維修成本，為管理人員提供了安全、舒適、健康的工作環境。標志著檔案館管理模式向現代化、標準化、規范化、信息化、節能低碳集成管理模式發展。
6.加強隊伍建設，提高業務素質
要做到專職和專業。專職，是指檔案管理人員要單獨定崗定編定職能，上級部門要從資金、材料、硬件投入等方面給予保證，確保整個工作有較好的延續性；專業，就是要明確檔案管理員既要管、更要理，檔案管理是一種綜合性很強的學科，涉及到法律、物理、化學等多門學科，決不是某些人認為的那種“只要是把接收到的東西全都看住了就行”，要體現出檔案管理的專業性。為此，要派具有較強專業知識的人員負責此項工作，做到高起點、嚴要求，以利于工程檔案管理的規范化和標準化。
同時要加強業務培訓，首先是檔案業務、工程專業基礎知識的培訓，使檔案管理人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展。其次對工程技術、參建單位人員進行檔案知識培訓，提高其業務素質和專業技能，使他們掌握檔案方面的有關規定和要求，督促相關人員嚴格按標準執行。
檔案管理工作一項龐大的系統工程，除以上措施外，最重要一點還是增強各參建單位檔案意識，要加大宣傳力度，加強對參建單位及人員進行檔案法律法規的宣傳教育，爭取各方面的配合與支持，提高他們做好工程建設檔案管理的自覺性和責任感。只有檔案管理的所有參與部門都提高重視程度，才能真正做好檔案管理工作。
一、增強服務意識，提高服務水平
要使單位的檔案工作更好的發展，領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案管理人員應該充分發揮其主觀能動性，以實際行動去做好自己分內的檔案工作。檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量和工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。然而如何發揮主觀能動性，做好工作，檔案管理人員應當做到如下幾點：
加大檔案宣傳力度，增強企業管理人員對檔案管理工作的認知。許多企業對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個企業可有可無，因此，加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對企業的益處，使領導更加重視檔案工作。
愛崗敬業。企業是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。
二、加強現有資源的綜合利用，實現現代化檔案管理
隨著改革的不斷深入發展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。比如檔案數量的不斷增加，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質量，只有實現現代化檔案管理，才能有效地解決新形勢下出現的問題。
增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，認真的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要有充實的專業知識，不斷開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。
不斷加強學習，利用現有資源，整理檔案。目前，電子計算機技術這種現代化科技手段和先進操作管理技術在檔案管理中的廣泛運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，減輕檔案管理工作者手動整理的繁瑣工作，提高了工作效率，起到了事半功倍的效果。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。
三、加強檔案管理教育培訓，提高管理人員綜合素質
由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。
提高專業認識水平，不斷強化繼續教育。首先，要解決檔案管理人員的思想認識問題。要充分認識到檔案管理人員的繼續教育在檔案事業發展中的重要作用，認識當前檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本方向在于檔案管理人員整體素質的不斷提高。其次，必須真正培養檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。
加強制度建設，建立健全運行機制。這是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造必要的條件。建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、指導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。
關鍵詞：檔案管理；有效開展；方式
一、檔案工作創新，要解決好四個關系問題
（一）創新與基礎的關系
工作創新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創新必須在原有基礎之上進行。建國以來，我國檔案工作歷經半個世紀的發展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，檔案事業得到了較快發展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創新的根基，因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發展中尋求新的突破。
（二）創新與現實的關系
工作創新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級發展階段，在由計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業發展后勁不足狀態。創新就要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在打好基礎、快速發展上求突破。
（三）創新與學習、借鑒的關系
學習是創新的基礎，借鑒是創新的階梯，創新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本行業專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他行業和專業創新方。
（四）創新與實踐的關系
創新是事業發展的動力，但創新絕不能是虛無飄渺的新，理論創新、方法創新都要經過實踐檢驗，凡是對事業的發展有促進作用的創新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。
二、服務手段創新
（一）建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務
隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。
（二）建立“電子文件（檔案）數據管理中心”
檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。
（三）電子文件的自動上傳收集
目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。
（四）開展在線服務
傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。
三、拓展服務領域
（一）信息服務的社會化、多主體
由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
（二）興辦服務實體，發展檔案產業
處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。
（三）加強橫向聯合，實現信息資源共享
