時間：2023-05-25 17:36:14
序論：在您撰寫檔案管理分類時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
1 現階段檔案相關工作分析
1.1 檔案管理工作存在不足
在現階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業的不斷發展使得傳統的檔案管理理念已經不能夠適應現代的檔案管理工作，時代的發展使得現階段檔案管理工作所涵蓋的行業、檔案內容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導致了檔案管理工作的復雜程度有所上升，為了能夠更好的應對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進，通過不斷學習掌握先進的檔案管理理念。另一方面，經過大量的調查研究發現目前檔案管理行業的從業人員，有很大一部分的管理人員不具備專業的檔案管理專業學歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調動的方式組成了當前的檔案管理團隊，這種情況下也就直接導致目前的檔案管理團隊缺乏專業的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團隊的成員頻繁調動，這也就導致了雖然單位經常展開擔綱管理工作的培訓，但是檔案管理團隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。
1.2 檔案歸納整理工作存在的不足
在現階段的檔案歸納管理工作中，經過調查發現一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應的檔案歸納整理技巧，在調查過程中最為直接的表現就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應該對其進行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現了大量不必要的檔案文件，不僅占據了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經歷。
1.3 檔案分類工作存在的不足
在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
2 檔案管理工作的相關技巧
2.1 檔案管理的相關技巧
檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發展自身也在發生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學習檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進的管理理念應用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。
關鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類
檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產生而存在的，人類社會特有的現象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。
1 檔案管理歸檔整理分類現狀
1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當前機關檔案整理仍然基于傳統模式，缺乏一定現代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發揮出覺得的檔案功能，目前機關檔案整理工作人員缺乏現代化整理思想，因此傳統機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規范性，要求檔案整理的準確性而非規范性，因此，傳統檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。
1.2 檔案整理缺乏專業化。據調查表現，當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業性，專業化檔案整理是發揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前機關檔案整理缺乏專業化具體表現為：一是機關檔案管理缺乏專業化整理人員；二是缺乏專業化整理方法；三是機關內部缺乏專業化整理程序與規范，四是檔案整理人員不穩定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業化下降，以上是筆者認為當前機關檔案管理存在的普遍問題。
1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節省傳統檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數據庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。
1.4 歸檔裝訂上的錯誤
一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。
2 檔案管理歸納整理分類技巧
2.1 檔案管理技巧
在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。
結束語
檔案在我們社會和生產、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現狀中存在的問題，導致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環節的技巧進行總結，使檔案工作能夠順利進行。
參考文獻
[1]田真.文書整理歸檔的現實意義[J].中國管理信息化，2015（02）.
關鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧
當我國引入現代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業、政府部門、事業單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。
1 檔案管理歸檔整理分類解析
1、內涵
不同的行業檔案的類型、種類、數量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質來看，它的價值在于使數據、信息資源得到科學的管理，并能夠在系統的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關鍵。目前企事業單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓，而且，已經將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。
2、原t
從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規范性等。
3、注意事項
根據現階段的檔案管理及其歸檔整理分類現狀、經驗分析，應該注重在這個方面的可操作體系構建，這樣就可以實現統籌規劃、統一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現，從而推動檔案管理功能與價值體現的最大化；并將其轉化為一種資源利用渠道，為進一步的人力資源管理、企業治理提供牢靠的依據。
2 檔案管理歸檔整理分類技巧
1、以整理程序為準
一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎，然后，按照我國的相關法律要求，設計出一套與現階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質、材料、種類、類型、對應部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關聯的系統構成要素。因此，建議從這些構成要素出發，制訂與其相符合的程序。比如，以科學歸檔文件的整理分類為例，一是對其進行收集，如在文字材料、設計文件的大類下，進一步從子項的外部、內部、會議，以及次子項等進行一一的對應收集、整理，再進行對應的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進行劃分，然后，進一步整理、分類?？傊?，不同的檔案管理對象，應該采取與其相適應的程序，但主要的思路應該明確，并堅持簡化原則等。
2、紙質檔案電子檔案區別對待
現階段的檔案管理中有紙質、電子檔案管理兩種，所以需要區別對待。
（1）紙質檔案
針對紙質檔案可以按照傳統的流程進行一些簡化，在化繁為簡之后，先進行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進行進一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統的紙質檔案管理在經過電子檔轉化的過程，已經實現了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細化、簡化，保證其完整性、有效性、精準性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。
（2）電子檔案
針對電子檔案目前已經有了較專業的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應該放置在對于相關軟件的專業知識與操作技能的訓練，并做好技術性的安保措施。
3、技巧與方法說明
（1）以材料流向、流量為導向提升歸檔率
技巧與方法的使用，應該與效率結合起來。無論紙質、電子檔案，都可以按照企事業單位等機構的文件流向、流量進行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數據庫、運用頻率進行數據圖表的制作，根據流向、流量趨勢圖譜進行進一步的歸檔率提升。
（2）透過職能確保范圍、期限
不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數量、種類、類型、完整度、內容等基本要素的條件下，以機構、編制、職能設計出具體的方案，從而讓機構的工作職能能夠有理有序的體現在歸檔整理的范圍、期限之內，這樣就可以更好的實現針對性的整理分類，提高效率。
（3）以“主體”為旨歸的歸檔法
所謂以主體為旨歸，指的是在從機構或組織團體本身出發。比如，以學校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導原則，盡可能從其功能、價值、應用方向，進行具體的歸檔整理分類?？梢岳斫鉃閺挠猛镜慕嵌冗M行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。
（4）行業標準先行，提高整理質量
行業標準導向的直接指向是整理質量問題。所以，一方面，要明確相關的國家管理規范、條例、細則；另一方面，在紙質、電子檔案整理中，按照行業的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。
（5）歸檔范圍、分類方案密切結合
目前來看，傳統的紙質檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。
3 結束語
由于現階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關的技術性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質量與水平提供更好的促進作用。具體來看，一方面可以按照系統論的理論思路與框架，構建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應。另一方面，可以在區分紙質、電子檔案的形式、用途、功能及現階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質量與效率的方法進行進一步整理水平提升。
參考文獻
[1]余紅葉.信息化環境下檔案管理的創新模式與改革[J].經營管理者，2014（05）.
[2]章潔.淺談檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設，2013（10）.
[3]黨珍珠.信息化環境下檔案管理工作的創新策略 [J].科技與企業，2014（08）.
［關鍵詞］合同檔案；風電企業；管理分類
合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。
1企業合同檔案的基本特征
對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。
1.2憑證性
近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規范性
規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業合同檔案管理分類的優化措施
2.1強化企業合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。
2.2加強合同檔案之間的聯系
企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。
2.3實施合同檔案的統一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
2.4定期進行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項動態的工作，隨著企業各項業務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。
3優化企業合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業合同檔案管理分類的效率，與傳統的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優勢，這也是集分式分類方法在企業合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優勢得到完美的體現。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發揮著重要的作用。
4結語
在日趨激烈的行業競爭環境中，合同檔案成為關系到企業經營業務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發揮。作為風電企業的管理者，應當重視合同檔案在企業經營發展中所發揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
主要參考文獻
［1］藍玉超.新時期國有企業職工檔案管理工作存在的問題及對策［J］.蘭臺世界,2015(z3).
［2］蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企業破產法》第十八條為切入點［J］.特區法壇,2016(5).
［3］陳雪萍.重視合同檔案管理維護企業合法權益——如何做好企業合同檔案管理的探討［J］.祖國,2013(6).
在企業的生產活動過程中，合同已經突顯出其關鍵而重要的地位，合同在企業運營過程中扮演了重要的角色，隨著企業經濟發展層次的不斷上升，企業合同檔案的管理也提上了日程，由于企業的合同檔案數量不斷增加，為了科學、規范、有效地管理好企業合同檔案，為需求者提供便捷準確的服務，需要對企業的合同檔案進行科學合理的分類管理，要采用科學有效的策略和方法，實現對企業合同檔案管理的分類管理、集中管理。
1 企業合同檔案的概念及特征
企業的合同檔案是企業活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業的經濟活動內容，也是企業履行合同的權利和義務的全部資料，是企業預算、評估和審計不可或缺的內容。合同檔案與企業的市場經濟活動密切相關，可以分為不同的種類，如：
企業經營合同、企業技術合同、企業勞動合同、企業銷售合同、企業工程合同等，在企業的合同檔案分類中，可以呈現出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現在以下幾個方面：
①法律性特征。企業的合同檔案不同于一般的檔案，它的內容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現出企業的合同檔案的法律性特征。
②憑證性特征。企業的合同檔案是市場經濟的產物，在激烈的市場競爭之中，必然會產生較多的經濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權利的憑證，也是處理經濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現出較為明顯的憑證性特征。
③規范性特征。企業的合同簽訂、變更和終結是在《合同法》的范圍之內有效，可以這樣認為，企業合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規范性的特征，在法律范疇之內，企業合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數量、價款，并且還有規定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現出合同全部的法律效力，會使企業合同不完善或不規范，這樣，就在無形中使當事人的合法權益受到威脅。
2 企業合同檔案管理的分類優化措施
企業的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態，實施優化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統計和管理合同檔案。
2.1 強化企業合同檔案管理機制
在企業的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發揮出企業的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業的合同檔案管理機制，還可以確保企業的商業機密，減少企業的風險，從而促進企業健康、有效的可持續發展。
2.2 要加強合同之間的聯系，做好合同檔案的分類整理
在企業的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯系，單立類目、分類組卷，實現科學的保管和管理。同時，企業要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態。
2.3 實施合同檔案的統一編號，利用分類管理
在對企業的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統一的編號，這個工作要依照一定的規則實施，具體如：將年度內的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現對企業合同檔案的保管、統計和利用。
2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全
在對企業的合同檔案管理進行分類優化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關聯材料的收集和整理，并且對于這些相關文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。
2.5 注重企業合同檔案管理材料的變化情況
在企業的合同檔案管理分類優化過程中，規定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。
3 優化企業合同檔案管理分類的方法
3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業的行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。
3.2 集分式分類表
我國企業的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。
3.3 分類表的使用方法
在分類表的分類歸檔整理過程中，年度、分類號、件號是合同檔案分類表中的重要元素，其中：年度是合同簽訂的年份，合同對應的分類號碼為分類號，件號是在同類的合同檔案分類中的流水號。這三個要素可以用于企業合同檔案分類管理中，便于實現對企業合同檔案管理的統一收集、整理和保管。在這種優化的合同檔案分類管理方式下，可以實現同庫保管，利于整理和查閱，實現科學有效的合同檔案管理。
關鍵詞：檔案；產品；分類；評價；質量；顧客滿意度
何謂“檔案管理服務產品”？產品是指能夠提供給市場，被人們使用和消費，并能滿足人們某種需求的任何東西，包括有形的物品、無形的服務、組織、觀念或它們的組合[1]。依據產品的定義，檔案管理服務產品指企業為滿足檔案管理相關需要而提供的物品與服務的總和，例如，檔案裝具、檔案設備及周邊用品、檔案軟件、檔案業務服務等。一方面，市場上提供的檔案管理服務產品種類數量繁多，質量千差萬別。另一方面，在交易過程中，賣家比買家擁有更多產品信息，交易雙方信息的不對稱直接影響檔案工作的成效。面對繁多龐雜的檔案管理服務產品，如何快速準確地獲取更多產品提供者及產品質量的信息，成為檔案管理服務產品交易的一個“瓶頸”。本文首先對檔案管理服務產品進行分類，在此基礎上，提出針對各個類別產品的評價指標，為檔案館、檔案室合理選購檔案管理服務產品提供支持。
1 檔案管理服務產品的分類
檔案管理服務產品的分類并沒有直接的法規標準作為依據，只有少數法規標準如《檔案裝具》（DA/T 6-1992）、《企業檔案工作規范》（DA／T 42—2009）等部分涉及檔案裝具和設備的分類。參考現有法規標準并結合產品的性質和用途，可將檔案管理服務產品大致分為檔案裝具、檔案設備、檔案易耗品、檔案軟件與檔案業務服務五大類。
1.1 檔案裝具。檔案裝具是檔案館(室)存放并保護檔案的裝置或容器。主要有柜裝具類、架裝具類和其他裝具等。
1.1.1 柜裝具。柜裝具類主要包括案卷柜、文件柜、辦公柜、膠片柜、磁帶柜、卡片柜、自動選層柜等。
1.1.2 架裝具。架裝具類主要包括固定架和密集架。固定架有單柱式、復柱式和積層架等。
1.1.3 其他裝具。即檔案卷盒、卷皮、卷夾、光盤盒、磁帶盒等。
1.2 檔案設備。檔案設備一般指具有“固定資產”性質的機器、儀器、儀表等設備。依據它的用途，可以分為保護設備和技術設備。
1.2.1 保護設備。保護設備包括檔案庫房所配置的滅火器材、除塵器、去濕機、加濕機、溫濕度監控設備等。
1.2.2 技術設備。技術設備包括打印機、復印機、掃描儀、數碼照相機、光盤刻錄機，以及容災備份設備、應急電源等。
1.3 檔案易耗品。即用于檔案管理的易消耗品。如，防蟲防霉劑，活性炭等吸濕劑，卷繩，裱糊紙等。
1.4 檔案軟件。目前，較為常見的檔案軟件產品有綜合性檔案管理系統、檔案數字化加工系統、文檔一體化管理系統和數字檔案館系統等。
1.5 檔案業務服務。檔案管理咨詢公司提供的業務服務主要有檔案寄存、整理、數字化加工、保護、銷毀以及咨詢業務。
1.5.1 檔案寄存。由檔案咨詢公司或檔案寄存機構提供檔案庫房、設備和人員，對寄存檔案提供保管、保護和利用等有關服務。
1.5.2 檔案整理。檔案整理服務即對企事業單位的檔案（包括文件、圖書、資料等）進行拆訂、分類整理、裝訂等。
1.5.3 檔案數字化加工。檔案數字化加工服務就是把傳統形式檔案（如紙質、膠片等）轉換成數字化文本、影像，并用計算機來存儲。
1.5.4 檔案保護。檔案保護服務主要包括殺蟲滅菌、修復等。檔案修復服務包括去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復、檔案修裱等。
1.5.5 容災備份。容災備份服務是在異地建立兩套或多套功能相同的IT系統，互相之間可以進行監視和功能切換，意外發生時也不影響系統正常工作。
1.5.6 檔案銷毀。利用先進的檔案銷毀機器，根據系統的流程和方案銷毀各種載體類型的檔案。
1.5.7 檔案咨詢。檔案咨詢服務由專業的檔案管理機構對企事業單位的檔案管理制度、檔案運轉流程、檔案管理方案、檔案人員配置等進行評估和建議。
2 構建檔案管理服務產品評價指標體系的原則和要求
2.1 構建檔案管理服務產品評價指標體系的原則
2.1.1 目的性原則。設立檔案管理服務產品評價指標體系的目的在于真實準確地反映現代檔案管理服務產品的質量狀況，促進企業樹立現代的檔案管理服務產品質量觀。評價指標、權重以及評價方法的設置和選擇必須以此為導向。
2.1.2 系統性原則。影響人們對產品評價的因素非常多，因此，在對產品進行評價時，不能只考慮某一因素，必須采取系統、全面的評價原則，才能綜合、客觀地作出對檔案管理服務產品質量的評價。
2.1.3 可操作性原則。評價體系的各項指標應該既可以通過實際的觀察、測量、評定的方式進行度量，又便于在評價過程中進行操作，這就要求用操作化的語言對指標加以定義。
2.2 構建檔案管理服務產品評價指標體系的具體要求
2.2.1 以產品質量為評價核心。產品質量是產品使用價值的具體體現，也是影響客戶滿意度最重要的因素，因此，對檔案管理服務產品進行評價必須以產品質量為評價核心。產品質量包括產品內在質量和外觀質量兩個方面。產品的內在質量是指產品的內在屬性，包括性能、壽命、可靠性、安全性、經濟性五個方面，產品的外觀質量指產品的外部屬性，包括產品的光潔度、造型、色澤、包裝等[2]。
[摘 要]在企業生產活動中，合同是企業維護自身合法權益的一種主要手段，因此，做好合同檔案的管理工作，也成為了風電企業日常管理的重要任務。隨著風電企業業務、規模的不斷擴展，合同檔案的數量隨之增加，如何更好的管理合同檔案，為企業發展提供信息支持和便捷服務，是檔案管理部門需要考慮的問題。本文首先概述了企業合同檔案的基本特征，隨后在分析合同檔案分類優化的措施的基礎上，結合筆者的實際工作經驗，提出了優化合同檔案管理分類的可行性方法。
[關鍵詞]合同檔案；風電企業；管理分類
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02
合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。
1 企業合同檔案的基本特征
對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。
1.1 法律性
法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。
1.2 憑證性
近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3 規范性
規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的H筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4 繁雜性
企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2 企業合同檔案管理分類的優化措施
2.1 強化企業合同檔案管理機制
建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。
2.2 加強合同檔案之間的聯系
企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。
2.3 實施合同檔案的統一編號
為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。
