時間：2023-05-23 16:50:33
序論：在您撰寫檔案管理防控措施時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、新農保檔案管理流程風險分析
1、檔案、資料歸檔中存有風險。大多數檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續時間長、人員變動大等特點，檔案、資料歸檔時容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實性。
2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數地區的新農保檔案資料均由村級協管員負責管理，由于協管員對其重要性的思想認識不到位，存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象，在接收、傳送及移交過程中，可能導致檔案資料數量有誤或丟失，給日常經辦工作帶來許多不便。
3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒有完善的新農保檔案借閱管理辦法，經辦人員在借閱使用時沒有固定的標準，執行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準確等情況，使得檔案損壞、遺失現象嚴重。
4、存管場所隱患依然存在。檔案安全保護教育不普遍，一些檔案工作者沒有經過必需的安全業務知識培訓，缺乏安全常識；對存管檔案的庫房內各種設備、設施缺乏定期檢查，一些設施出現故障、不能正常運作，也未能及時發現和修復，從而引起災害事故。另外，隨著人們參保意識的不斷增強，參保人數急劇膨脹，原有的檔案室規模無法滿足檔案日益增多、存管年限較長的特點，空間不足給檔案規范化帶來困擾。
5、電子檔案安全技術管理措施的跟進應變不及時。電子檔案是計算機系統與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中不可避免地會產生誤操作、信息丟失等失誤，從而導致數據丟失。另外，計算機技術迅速發展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來威脅。
6、檔案管理者素質良莠不齊。檔案管理者綜合素質的高低直接影響著檔案工作的成效和質量。目前，大多新農保檔案管理人員系兼職，缺乏對專業知識的理解與滲透，安全意識淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應付眼前事務，思想倦怠，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能，這就直接導致管理理念與時展脫節，從而忽視新農保檔案在養老及服務民生方面所起的支持、依據作用。
新農保檔案管理中存在的風險直接影響檔案的安全及利用水平，風險無處不在，而控制好風險才能規避風險的不利一面。
1、強化檔案管理者的風險意識。提高檔案工作者的風險意識，把安全意識及安全管理的理念植入管理者的心中，是規避風險的關鍵。通過風險意識、安全知識培訓，檔案法律、法規學習，相關案例分析與警示教育，進行消防演習等不同形式的學習方式，強化風險防范意識，并自覺成為一種習慣。
2、制定檔案傳遞管理辦法，嚴把檔案交接關。無規矩不成方圓。制定切實可行的檔案傳遞管理辦法，確保新農保檔案的完整無誤，既是對參保百姓利益的維護，也為明確傳送檔案人員的責任提供了依據。檔案傳遞管理辦法要嚴密、簡明且便于執行；運送檔案人員要檢查好運送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風險防范；收發雙方必須嚴格履行移交程序，認真填寫交接清單，逐一核實并簽字；撤銷檔案要經檔案管理小組多人進行審核，確認無用經主管領導同意后方可進行銷毀。
3、嚴格檔案借閱管理。落實檔案借閱審批手續，借閱必須經主管領導簽字，并認真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內容及借閱時間等。借閱檔案必須與管理人員當面點清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過程中，檔案管理者要做好監督工作，防止隨意摘抄或變動，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。
4、采取針對性技術措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲或傳輸過程中“完好如初”，可以采用消息認證技術及訪問控制技術等。比較常用的方法有利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨的服務器等，防止因突然停電造成數據丟失的風險。同時還可以采用防火墻訪問控制、網絡權限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問和惡意改寫。
5、實施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發社會事件和自然災害頻發的今天，進一步強化風險防范意識，實施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災害應對能力。采取重要文件異質異地備份保存制度，逐步將紙質檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉換成其他載體如膠片、光盤等異質保存。這樣既能保持微縮影像技術在檔案存儲方面的優點，又能發揮計算機技術在檔案開發、利用中的優勢，是新農保檔案管理工作理想且謹慎的選擇。
6、嚴格執行檔案“八防”，切實做好檔案室風險防控。著力加強檔案管理的基礎設施建設，提高檔案管理的軟硬件設施水平，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公各自獨立，安裝報警系統，消防器材定期檢查更換，定期檢查電氣線路，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
[關鍵詞]財務檔案管理；信息失真；預防；控制
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.048
[中圖分類號]F233 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-01
財務檔案管理工作是企事業單位的一項重要工作，做好財務檔案管理有利于保持企事業單位的穩定發展，并為各項關鍵工作提供重要的信息與材料基礎。然而當前在一些企事業單位財務檔案管理工作中存在信息失真的問題，具有較大的危害性?；诖耍疚膶⑨槍ω攧諜n案管理中信息失真的預防與控制措施展開探討。
1 造成財務檔案管理信息失真問題的原因分析
1.1 管理層認識不足
在部分企事業單位中，由于管理層對財務基礎工作及財務檔案管理工作重視不足、認識片面，將財務工作等同于賬目記錄和整理，忽略了財務工作和財務信息的重要作用和價值，在財務基礎工作管理與會計人員專業能力培訓方面投入不到位，更不能及時對財會知識與技術進行更新，導致財務工作整體質量得不到提高，財務信息質量得不到保障，造成財務檔案管理信息出現失真問題。
1.2 會計工作人員隊伍建設不完善
許多企事業單位在會計工作隊伍的建設方面缺乏重視，對于隊伍中工作人員的從業資質及專業素質未進行嚴格審核，這導致會計工作人員素質存在一定差異，部分工作人員在專業知識與工作能力方面存在較嚴重的不足，無法滿足各項財務工作的實際需求。同時，財務管理中一些工作人員由于自我提升意識淡薄，不能主動學習現代化的財務管理知識與相關法律法規，甚至存在財務信息造價和違規操作等問題，致使財務信息失真問題發生。
1.3 財務信息蓄意造假問題
部分企業為了逃避國家的相關稅收，竊取國家資產，往往制造企業內部虛假的經營業績，偽造真實賬簿，由此導致企業財務檔案管理信息失真問題。在利益的驅動下，一些企業內部嚴重違反國家相關的會計法律，改建的賬目內容不建全，賬目內容不按相應規定如實記載，單位內部管理混亂，財務收支失控；私設“小金庫”，賬外設賬，單位負責人、等等。
1.4 財會工作缺乏有效監管
我國對會計工作有著十分明確的法律規定與要求，但在一些單位內部，對財會工作卻未進行有效監管，或是缺乏獨立的監管部門，或是監管部門虛設，監管制度落實不到位，對財會工作人員的管理缺乏效力，這也導致財會工作人員缺乏有效約束，工作不規范，不能嚴格按照相關的規定和標準工作。而由于監管力度不足，對財務信息缺乏嚴格的審核，這無法充分保障信息的真實性與可靠性，導致財務信息失真問題得不到解決。
2 財務檔案管理中信息失真的有效預防和控制措施
2.1 強化職業道德教育，構建健康的外部環境
財務檔案管理工作中工作人員的職業道德水平至關重要，因此，要加強財會工作從業人員的職業道德教育，可選取典型正反面案例，并結合我國當前的法律法規，多角度加強財會工作人員的職業道德素養，提升其職業操守與道德水平；同時，還應建立相關人員的信用檔案，采取信用評定機制，結合相應的獎懲機制，誠信有獎、失信必罰，強化法律與道德對財會從業人員的雙重約束作用，從而實現對財務檔案管理信息失真問題的有效控制。
2.2 完善現代財務管理制度，強化內部控制作用
首先，要建立科學的財務管理模式，避免獨斷專行的決策情況，降低因部分管理者操縱而出現假會計信息的可能性。其次，要根據現代財務制度建立內部控制措施。嚴格貫徹執行《會計基礎工作規范》，使會計業務處理人員和檔案管理人員分工明確，形成相互協作、相互監督、相互制約的運行機制，其作用在于有效保護單位資產的安全性和完整性，保證會計信息的真實性和合法性，使財務檔案經得起歷史的考驗。
2.3 完善相關立法與法律，發揮法制監督作用
法治型社會的建設是我國新時期的重要發展目標，因此，法制監督也應在財務檔案管理中發揮重要的監管作用，這就需要國家層面上加強相關立法工作，并對現有相關法律法規進行完善，避免因部分單位或個人鉆法律空子，導致財務信息蓄意造假和失真問題。對于財務信息造假等違法行為，應加大處罰力度，一經發現堅決對相關責任人及責任單位予以嚴肅處理，通過提高財會工作違法成本，遏制財務信息失真問題的發生。此外，要確保法制監督與管理作用的良好發揮，還必須要進一步加強嚴格執法，提高相應法律法規制度條例的執行力度，確保各項執法工作落到實處，以警示財務工作從業人員和財務檔案相關的管理者和使用者，截斷信息失真發生的源頭。
2.4 加強現代技術的應用，科學防控信息失真問題
現代財務信息管理工作大都實現了電子化、智能化，計算機數據處理技術得到了較好的應用，在此基礎上可以通過對計算機財務管理系統的強化與完善，來提高財務工作及財務檔案管理工作的水平。如加強財務管理軟件的安全防護功能，強化權限管理，避免人為篡改財務信息所造成的信息失真問題，還可進一步加強對云處理技術的應用，建立財務信息云數據庫，在財會信息生成時自動在云端進行信息記錄與存儲，通過云端原始信息與內部財務信息的比對能夠及時發現信息數據失真的問題，并采取核對與處理措施，保證財務檔案的信息真實性。
3 結 語
本文首先對財務檔案管理信息失真問題的原因進行分析，之后針對財務檔案管理信息失真的防控措施展開探討，希望通過本文為我國當前財務檔案管理工作的有效發展與社會誠信建設提供一定幫助。
財務檔案管理是現代財務工作中的重要內容，財務檔案信息的真實性與可靠性直接關系到以財務檔案信息為依據的各項分析與決策工作的科學性，也關系到企事業單位發展的健康性與長遠性，具有重要意義。因此，有必要積極采取有效的措施，對當前存在的財務檔案信息失真問題予以預防和控制。
［關鍵詞］
財務檔案管理；信息失真；預防；控制
財務檔案管理工作是企事業單位的一項重要工作，做好財務檔案管理有利于保持企事業單位的穩定發展，并為各項關鍵工作提供重要的信息與材料基礎。然而當前在一些企事業單位財務檔案管理工作中存在信息失真的問題，具有較大的危害性。基于此，本文將針對財務檔案管理中信息失真的預防與控制措施展開探討。
1造成財務檔案管理信息失真問題的原因分析
1.1管理層認識不足
在部分企事業單位中，由于管理層對財務基礎工作及財務檔案管理工作重視不足、認識片面，將財務工作等同于賬目記錄和整理，忽略了財務工作和財務信息的重要作用和價值，在財務基礎工作管理與會計人員專業能力培訓方面投入不到位，更不能及時對財會知識與技術進行更新，導致財務工作整體質量得不到提高，財務信息質量得不到保障，造成財務檔案管理信息出現失真問題。
1.2會計工作人員隊伍建設不完善
許多企事業單位在會計工作隊伍的建設方面缺乏重視，對于隊伍中工作人員的從業資質及專業素質未進行嚴格審核，這導致會計工作人員素質存在一定差異，部分工作人員在專業知識與工作能力方面存在較嚴重的不足，無法滿足各項財務工作的實際需求。同時，財務管理中一些工作人員由于自我提升意識淡薄，不能主動學習現代化的財務管理知識與相關法律法規，甚至存在財務信息造價和違規操作等問題，致使財務信息失真問題發生。
1.3財務信息蓄意造假問題
部分企業為了逃避國家的相關稅收，竊取國家資產，往往制造企業內部虛假的經營業績，偽造真實賬簿，由此導致企業財務檔案管理信息失真問題。在利益的驅動下，一些企業內部嚴重違反國家相關的會計法律，改建的賬目內容不建全，賬目內容不按相應規定如實記載，單位內部管理混亂，財務收支失控；私設“小金庫”，賬外設賬，單位負責人、等等。
1.4財會工作缺乏有效監管
我國對會計工作有著十分明確的法律規定與要求，但在一些單位內部，對財會工作卻未進行有效監管，或是缺乏獨立的監管部門，或是監管部門虛設，監管制度落實不到位，對財會工作人員的管理缺乏效力，這也導致財會工作人員缺乏有效約束，工作不規范，不能嚴格按照相關的規定和標準工作。而由于監管力度不足，對財務信息缺乏嚴格的審核，這無法充分保障信息的真實性與可靠性，導致財務信息失真問題得不到解決。
2財務檔案管理中信息失真的有效預防和控制措施
2.1強化職業道德教育，構建健康的外部環境
財務檔案管理工作中工作人員的職業道德水平至關重要，因此，要加強財會工作從業人員的職業道德教育，可選取典型正反面案例，并結合我國當前的法律法規，多角度加強財會工作人員的職業道德素養，提升其職業操守與道德水平；同時，還應建立相關人員的信用檔案，采取信用評定機制，結合相應的獎懲機制，誠信有獎、失信必罰，強化法律與道德對財會從業人員的雙重約束作用，從而實現對財務檔案管理信息失真問題的有效控制。
2.2完善現代財務管理制度，強化內部控制作用
首先，要建立科學的財務管理模式，避免獨斷專行的決策情況，降低因部分管理者操縱而出現假會計信息的可能性。其次，要根據現代財務制度建立內部控制措施。嚴格貫徹執行《會計基礎工作規范》，使會計業務處理人員和檔案管理人員分工明確，形成相互協作、相互監督、相互制約的運行機制，其作用在于有效保護單位資產的安全性和完整性，保證會計信息的真實性和合法性，使財務檔案經得起歷史的考驗。
2.3完善相關立法與法律，發揮法制監督作用
法治型社會的建設是我國新時期的重要發展目標，因此，法制監督也應在財務檔案管理中發揮重要的監管作用，這就需要國家層面上加強相關立法工作，并對現有相關法律法規進行完善，避免因部分單位或個人鉆法律空子，導致財務信息蓄意造假和失真問題。對于財務信息造假等違法行為，應加大處罰力度，一經發現堅決對相關責任人及責任單位予以嚴肅處理，通過提高財會工作違法成本，遏制財務信息失真問題的發生。此外，要確保法制監督與管理作用的良好發揮，還必須要進一步加強嚴格執法，提高相應法律法規制度條例的執行力度，確保各項執法工作落到實處，以警示財務工作從業人員和財務檔案相關的管理者和使用者，截斷信息失真發生的源頭。
2.4加強現代技術的應用，科學防控信息失真問題
現代財務信息管理工作大都實現了電子化、智能化，計算機數據處理技術得到了較好的應用，在此基礎上可以通過對計算機財務管理系統的強化與完善，來提高財務工作及財務檔案管理工作的水平。如加強財務管理軟件的安全防護功能，強化權限管理，避免人為篡改財務信息所造成的信息失真問題，還可進一步加強對云處理技術的應用，建立財務信息云數據庫，在財會信息生成時自動在云端進行信息記錄與存儲，通過云端原始信息與內部財務信息的比對能夠及時發現信息數據失真的問題，并采取核對與處理措施，保證財務檔案的信息真實性。
3結語
本文首先對財務檔案管理信息失真問題的原因進行分析，之后針對財務檔案管理信息失真的防控措施展開探討，希望通過本文為我國當前財務檔案管理工作的有效發展與社會誠信建設提供一定幫助。
作者：徐懷洲 單位：云南省大理衛生學校
關鍵詞 檔案管理；信息失真：電算化
一 造成信息失真的原因
(一)對自己所從事的工作缺乏足夠的認識
財會基礎工作對經營管理工作的影響往往是間接的，因此，有的單位負責人根本不重視會計基礎工作，認為會計基礎工作抓不抓無所謂，會計工作就是收收支支，一切都是自己說了算。不重視會計人員的業務學習和會計知識的更新換代，導致單位會計人員對會計基礎知識和會計基礎工作缺乏了解，使會計核算工作的各個環節與會計制度要求不符，影響了會計工作水平和經營管理水平的提高。
(二)會計人員的素質普遍較低，缺乏自覺學習精神
會計人員的素質包括政治素質和業務素質兩方面，由于會計人員的學歷層次普遍較低，沒有受過系統的會計理論知識的正規訓練，不少是“半路出家”，搞不清科目、賬簿和會計報表之間的對應關系；也有的會計人員雖然有一定的業務水平，但長期忽視學習新的業務知識和會計法規，缺乏學習的自覺性，使其業務素質停滯不前甚至更差。此外，還有的會計人員盡管掌握一些會計核算的基本知識，但因缺乏應有的職業道德，不認真執行制度，不按規定去做，降低工作標準，造成會計核算工作的不規范。
(三)蓄意造假造成會計基礎工作的混亂
一些單位為了小團體利益，往會計數據上做文章假賬真算，真帳假算，造成賬實不符，虛盈實虧或虛虧實盈，以達到轉移國家資產、偷逃稅收、粉飾業績等非法目的。一些應當建賬的單位不建賬或賬目混亂，不按制度規定設置會計科目，使用憑證和賬簿，編制會計報表等，還有些單位內部管理混亂，財務收支失控，私設“小金庫”，賬外設賬，單位負責人濫用職權、以權謀私，等等。
(四)主管部門監督、檢查力度不夠
有些基層單位的上級主管部門沒有負起監督、檢查的責任。因此，這些單位的會計工作實際上處于無人監管的境地。會計基礎工作是否規范、會計核算工作程序是否符合要求，財務會計制度是否健全，無入問津。雖然有一些檢查，但有的是專項檢查，有的是走過場，應付了事，缺乏對基層單位會計基礎工作的全面檢查、監督和指導。因此，這些單位會計基礎工作的好與壞，完全取決于會計人員的職業道德素質和業務水平。
二、控制信息失真的方法措施
(一)加大職業道德建設力度，營造良好的社會環境。首先，要對從業人員進行有效的職業道德教育，采用職業道德教育與典型案例分析相結合的方式，寓枯燥抽象的說教于生動具體的案例剖析中，這樣可以增加從業人員對職業道德規范的感性認識，增強教育的效果，其次，要加快建立企業、單位、中介機構和會計從業人員的信用檔案，鼓勵守信守法者，懲罰失信違法者，促進會計職業道德的遵守；最后，要發揮社會輿論的監督教育作用，加強媒體宣傳教育力度，廣泛宣傳誠信思想，披露失信違法典型，使壘社會認識到誠信的重要性，樹立“誠信光榮、失信可恥”的觀念，營造尊崇誠信的良好社會環境。
(二)建立現代財力管理制度和與之相適應的內部控制制度。一是切實完善法人治理結構，建立科學的管理模式，杜絕決策中出現的“一人堂”現象，減少會計因領導操縱而造假的可能性，優化會計環境。二是建立與現代管理制度相適應的內部控制制度。內部控制制度是現代單位管理的一項重要制度，也是單位內部財務管理和會計核算的基本規范，一套完善規范的內控體系，能有效起到保護單位資產的安全完整，保證會計資料的真實、合法。因此，治理會計失信的一個重要途徑就是耍建立科學合理高效的內部控制制度，在組織機構和人員設置上嚴格貫徹執行《會計基礎工作規范》，使日常會計業務處理及會計檔案管理每一環節的人員之間分工科學，職責明確，形成既能相互協作又能相互監督、相互制約的機制，減少作弊的可能。
(三)繼續推行和完善會計委派制度。由于會計委派制度下會計人員在委派單位具有獨立性，所以能夠在一定程度上擺脫委派單位的影響，從而較好地解決會計信，良失真問題，因此應繼續推行會計委派制度。但是剖析對現階段會計委派制度的弊端，筆者認為應當采取適當措施進行完善。如果有條件，可以將一部分會計人員從企事業中分離出來，進入會計行業統一管理的自負盈虧的“會計公司”，由國家制定相關法律法規對其運作和業務操作進行規范，并委托其定期對企業進行審計。企業可以自己進行會計處理，也可委托會計公司進行處理。但不管怎樣，都要無條件接受并配合國家委托會計公司進行的定期審計工作。會計公司要對其提供的會計信息以及審計結果的真實性，合法性負全責。這樣就可以較大幅度地減少外部環境對會計職業道德的影響，有利于形成良好的行業自律。
(四)健全相關法律法規，強化法制監管。要結合我國實際情況，修改、完善相關法律和規章，對現有法律法規中一些責任和處罰不明確的條款加以修改，并增加對那些在現實中出現而法律法規中沒有涉及的情況的規定。我們還可以借鑒發達國家的經驗，在相關法律法規里面增加民事賠償制度的規定，對因有關人員造假而產生的損失，由其按照責任大小進行承擔，尤其是要明確和加大單位負責人的賠償比例，這樣會計信息使用者一旦受到虛假信息損害就會依照有關條款向司法機關提起訴訟，獲取賠償。民事賠償責任并不排除刑事責任等當事人應當承擔的其他責任，以此達到保護會計信息使用者利益和懲罰違法違規者的目的，遏制失信行為。
(五)加大懲處力度，嚴格財經紀律。一是從法律規范上加大對造假失信者的處罰力度，使其造假的預期成本大于其造假的收益；二是管理部門以及執法部門要做到“執法必嚴，違法必究”，對發現的違法違規行為堅決按照有關規定進行嚴肅查處，杜絕講人情和執法、司法腐敗現象。在對相關會計人員、有關領導及會計主體進行懲處的同時，應進一步加大社會中介機構的整治和規范，強化行業自律性監督體系，加強執業質量的監督檢查，對其出具不真實、違背審計準則的審計報告，要受到嚴厲的懲罰并對會計信息使用者遭受的損失進行賠償。
三 新技術條件下新的防范策略
隨著科學技術的發展，電子計算機數據處理技術在會計領域得到了廣泛的應用，會計已經從原有的記賬、報賬向著經營管理領域的深度和廣度發展，對單位的內部控制產生了深遠的影響，提高了企業的運營管理效率。這同時也對信息失真的防范提出了新的挑戰。
(一)加強會計電算化系統執行主體的控制
會計電算化系統的執行主體是計算機系統，計算機系統由硬件和軟件構成。隨著科技的發展，互連網技術廣泛應用干會計電算化系統。因此，加強對計算機硬件、軟件的管理，保障會計電算化系統在互連網上的安全將成為企業會計信息系統內部控制的一項重要內容。 (1)加鯰計財務軟件的研發和維護，(2)財務辦公地點引入機房管理制度，加強會計電算化系統計算機硬件、軟件的管理與維護，(3)加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護。
(二)加強會計電算化系統業務操作的控制
作者：董歡
關鍵詞：疾病預防控制檔案；信息化管理；現狀及問題；管理措施
隨著計算機技術的不斷發展，人們對其利用的范圍也得到了擴大，并且在多媒體傳輸和現代信息化技術等領域有了更多的應用，從而提高了信息管理的效率。對于疾病控制中心而言，檔案管理信息化的實現，為保證病人的合法權益提供了有效的保障。只是在實施的過程中依然存在一定的問題，在下面內容中將對這些問題進行詳細的分析。
1疾病預防控制檔案信息化管理存在的問題
（一）信息化管理缺乏重視
在對我國疾病預防控制中心進行了解后，發現我國一些特殊地區并沒有建立完善的檔案部門，甚至一些地區并不存在相關的部門，而由于信息化水平降低，就不肯建立相關的信息科，出現這類情況的主要原因就是因為當地政府對檔案信息化管理并不重視，甚至對其沒有真正的了解。其次，由于檔案管理的工作內容是一個較為繁瑣的事情，所以在管理前期并不能發揮有效的效果，自然就不會被政府所重視。即使有些地區有相關的管理部門，但是管理人員受到專業素質的限制，對管理工作并不能勝任，為檔案信息化管理工作的實施增加了困難，所以疾病預防控制檔案信息化管理就不能得到穩定的發展。
（二）管理人員缺乏積極性
由于政府的重視程度不高，那么相關的管理人員在工作中就缺乏一定的積極性，特別是檔案信息化管理本身是一個比較單一的工作，管理人員在工作的過程中很容易出現自我放松的情況，因此管理人員就不會積極主動的工作；其次檔案信息化管理工作需要大量的資金，受到資金的限制，管理者的厭煩度會再度增加。
（三）專業結構有失平衡
疾病預防控制信息化管理對人員的專業性要求較高，除了需要具備一定的專業知識，還需要掌握相關的計算機技術，在具備計算機技術后才能更好地提高信息化管理的水平。但是，在對我國疾控中心人員的專業能力進行研究后，發現我國許多疾控中心用的人員并不是專業人員，甚至有些人員都不是醫療工作者，其次在對人員進行招聘和分配的過程中，具有專業素質的人員在疾病預防信息化管理中只占有很少一部分比例。導致專業結構不平衡，檔案信息化管理工作就難以進行。
2疾病預防控制檔案信息化管理措施分析
上述內容我們已經說過檔案管理可以為疾病預防控制工作人員提供有效的依據，還可以為在發生傳染性疾病時提供有效的資源，所以完善的檔案信息化管理是保證群眾健康的重要依據，我們對檔案信息化管理發展滯留和不穩定的原因進行分析，針對這些問題可以提出以下措施。
（一）提升管理者的信息化管理水平
受到傳統思想的影響，很多人都認為檔案管理工作是一項比較簡單并且枯燥的工作，但是，隨著信息化技術的發展，為檔案管理工作帶來了更多的多元化管理方向，特別是將檔案管理的方法融入信息化后，不僅提高了管理效率，還增加了檔案信息的安全性和真實性。所以，提高管理者的信息化水平成為管理工作的重中之重。同時對管理者的專業化和規范化進行定期的培養，保證其可以更好地利用信息系統，在面對檔案信息化管理中的問題，可以進行及時的解決。
（二）提供最佳的管理環境
我國《衛生檔案管理暫行規定》中已經明確地提出：“檔案信息化管理建設要和該單位的信息化建設同時發展，并對檔案管理的信息化、網絡化進行不斷的提升，從而提高檔案管理的現代化水平?！彪S著要求的提高，疾病預防控制中心就必須對檔案信息化管理工作提供更優越的環境，而對環境進行改善可以保證檔案信息化管理更好的發展下去。此外可以在設備上對其進行優化，比如對檔案存儲庫房、檔案信息化管理數據庫，信息化管理服務器以及良好的閱檔環境等硬件設備進行改造和提升。在設備軟件中，可以加強使用。以人員配置為基礎，對人員加強規范管理，并在檔案管理部門中設置相關的領導，讓管理工作分配更加細致化，并形成明確的責任制度，保證信息化管理的暢通。而建立相關的信息化管理數據庫，可以進一步提高信息化管理水平。檔案信息化管理是一項復雜的工作，所需要的專業能力也是多方面的，特別是疾病預防控制中心所涉及的資料和內容都比較多，所以傳統的文件管理模式，已經不能滿足其需求。這也是建立數據庫的主要原因，更是疾病預防控制檔案管理向信息化管理轉變的一項重要工作。在建立數據庫的過程中，應該結合疾病預防控制中心的真實情況，并讓一些主要的員工參與到數據建立之中，提高數據庫的合理性和科學性。而在建立的同時，應該重視信息化管理軟件的應用，例如文檔管理軟件、文件共享軟件、照片管理軟件以及系統管理軟件，這些軟件本身就具有一定的優勢，充分利用這些優勢可以更快地提高檔案信息化管理效率和水平。
（三）實現信息化管理的標準化
對于疾病預防控制中心的檔案信息化管理者而言，主要的工作目標就是將管理更加標準化，從而更好地發揮檔案信息管理的積極作用，但是，我國大多數疾病預防控制中心，在信息化管理中都過于隨意，甚至管理工作如同虛設，管理過程不規范。這些問題都會導致檔案信息化管理不能真正的發揮作用。由于以上原因，在建立檔案信息化管理中，需要建立管理內容的規范性和標準性，使得管理人員在工作過程中的主觀能動性得到增強，檔案信息化管理在疾病預防控制中屬于一個獨立的系統，所以在其各個管理層面中，都應該遵循相關的標準，才能真正的發揮檔案信息化管理的作用，最終可以使這項工作得到更穩定的發展。
基層疾病預防控制中心檔案的管理狀況，能在一定程度上反映出基層衛生防病工作的現狀。疾病預防控制中心是實施公共衛生技術服務和管理與疾病預防控制的公益性事業單位，具體負責本區域范圍內疾病的預防和控制、健康教育和健康促進、健康危害因素控制和監測、應急處置突發公共衛生事件、實驗室檢驗和評價、疾病預防應用研究指導和技術管理、健康和疫情相關信息管理等等。充分開發和利用疾病預防控制檔案信息資源，提高疾病預防控制檔案的使用效率，不單單是檔案管理工作的目標，也是社會各項公益事業的發展需要。下文淺析了檔案管理與利用狀況，提出檔案管理與建設的對策。
2.疾病預防控制檔案的管理現狀
第一、疾病預防控制中心的使命是通過對疾病、殘疾和傷害的預防控制，創造健康環境，維護社會穩定，保障國家安全，促進人民健康；其宗旨是以科研為依托、以人才為根本、以疾控為中心。在衛生部門領導下，發揮技術管理及技術服務職能，圍繞國家疾病預防控制重點任務，加強對疾病預防控制策略與措施的研究，做好各類疾病預防控制工作規劃的組織實施；開展食品安全、職業安全、健康相關產品安全、放射衛生、環境衛生、婦女兒童保健等各項公共衛生業務管理工作，大力開展應用性科學研究，加強對全國疾病預防控制和公共衛生服務的技術指導、培訓和質量控制，在防病、應急、公共衛生信息能力的建設等方面發揮作用。按照國家檔案管理工作的相關要求，根據單位的工作實際需要，疾病預防控制中心需要建立綜合檔案室，配備檔案存放密集架，安排專職檔案管理員。
第二、疾病預防控制檔案存在著專業性強、范圍廣、門類多的情況，每份檔案凝聚著專業人員的心血，是其在長期工作中積攢累積的成果，這些第一手原始資料對于科學的研究、疾病的預防、工作的開展都具有很好的實用價值。依據疾病預防控制檔案的使用情況，可將檔案按照使用目的進行粗略的劃分，為一些重大事件例如艾滋病項目、鼠疫、衛生檢驗監測、結核病項目、計量認證考核編寫志書等提供詳細資料、實質等；為了申報科研成果、編寫志書、撰寫專業論文、查詢業務技術等擬寫各種材料作數據文字參考。疾病預防控制中心應該充分利用檔案資源對各種傳染病、流行病開展日常性、長期性、定期和不定期的監測，分析各種傳染病、流行病的發展動態，掌握疾病在所管轄區域范圍內的地區分布、人群分布、時間分布等等。例如2008年人禽流感呼吸道傳染病疫情、2009年甲型H1N1流感病例等突發公共衛生事件，就可以通過和利用在日常工作中積累所形成的聲像、文字等不同形式載體的檔案資料，第一時間掌握了解疾病的傳染源、疫源、人群易感性、傳播途徑、分析疫情流行規律，及時采取有效的干預措施來控制疾病的進一步傳播。檔案人員應該通過編制專題介紹、案卷目錄、專題目錄等等，熟悉掌握并能介紹現有檔案的具體內容與實際利用價值。疾病預防控制中心可以編寫關于突發公共事件應急預案、傳染病疫情處置應急預案等等。還可以設立課題組，根據地方病、流行病、傳染病相關原始數據、調查報告尋找分析有關疾病的流行途徑、發病規律、預防措施、應急方案等。這些措施有利于提高人民身體健康素質、有利于保障人民健康身體。
3.檔案管理工作中存在的問題
第一、重保管，輕利用。目前，大量的疾病預防控制檔案的信息資源還沒有被充分開發和利用，檔案的實用價值并沒有充分發揮出來，對于檔案管理工作僅僅停留在對檔案的收集與保管，檔案管理員工作局限在整理、收集、防蟲等方面上，對于檔案的利用工作上還是停留在被動服務上，別人需要查閱什么，就提供什么資料。
第二、自我宣傳力度不足。對利用檔案后取得的經濟效率與社會效益認識不到位，不注重對檔案內容的宣傳，導致個別干部職工認為檔案室中的檔案資料無價值、無意義。
4.疾病預防控制檔案管理和建設對策
第一、轉變觀念，提高檔案信息資源利用率
隨著社會經濟的發展，公民健康預防疾病意識的提高，基礎疾病預防控制中心應該樹立為大眾服務的理念，積極構建和諧社會服務體系，對檔案管理工作科學管理，豐富館藏，變被動為主動，變封閉為開放。積極編寫各類專題檔案的匯編，充分科學主動有效的開發和利用各種檔案資源信息，加強疾病預防控制中心優質高效的服務。
第二、利用資源，增強社會服務的能力
利用現有的疾病預防控制檔案信息，舉辦形式多樣的疾病預防科普展，利用多媒體進行演示。制作預防疾病的宣傳手冊、健康教育的宣傳單，把防病知識進行科普，送進社區。組織疾病預防專家，與民眾面對面交流，提高百姓的意識、做好科普工作。
第三、全員參與，提高檔案利用效益
檔案管理工作需要全體干部職工共同參與，在檔案的形成過程中需要嚴格按照相關標準和要求進行資料歸檔、公文處理、檔案管理工作，保證檔案的真實性、統一性、完整性。檔案的管理需要納入工作日程，配備必要的辦公設備，支持檔案管理員工作。
第四、采用現代技術，增強檔案信息化管理能力
隨著新病種的不斷出現、各種傳染病的爆發、各種突發事件，對疾病預防控制中心處理疫情的時效性、系統性提出了更高的要求。在信息高速發展的現代社會，要加快基層疾病預防控制中心信息化建設，加強檔案的信息網絡建設，提高檔案信息化管理能力。
【關鍵詞】疾控中心；檔案管理；利用
一、疾病預防控制中心檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理人員的職業素養有待提高。疾病預防控制中心的工作，是與各種惡劣的疾病、傳染病打交道，疾病預防控制中心的檔案管理工作專業性非常強。作為疾病預防控制中心的檔案管理人員，必須具備過硬的專業知識，適應檔案管理工作的要求。如果檔案管理人員的職業素養不達標，會直接影響檔案的管理和使用，直接影響疾病預防控制中心的工作開展，對于疾病預防控制中心的發展產生極其不利的影響。目前，我國對口的疾病預防控制中心檔案管理工作者數量稀缺，一些疾病預防控制中心難以找到合適的人才，只能“將就”或是由其他職位兼職。檔案管理人員的專業素養不達標，水平良莠不齊，檔案管理工作的經驗不足，導致工作效率低下，影響了整個疾病預防控制中心工作的開展。同時，這也是我國目前醫療衛生行業發展中存在的重大問題，是導致行業混亂的關鍵因素。（二）檔案管理的規范性不強。疾病預防控制中心對檔案管理工作沒有做出規范化的要求，沒能建立起完備的檔案管理制度，致使檔案管理工作混亂，檔案資料梳理不清晰，歸檔不仔細。在需要調取使用檔案的時候，往往要浪費很長的時間用于尋找檔案，效率低下。另外，檔案的制作規程不夠規范統一，很容易出現前幾年和近幾年的制作標準不一，裝訂規則不一，給檔案的裝訂保存造成困難，降低了檔案管理的工作效率。（三）檔案管理工作的信息化程度低。在計算機信息技術快速發展的今天，科技給我們的工作生活帶來了諸多便利。應當將信息技術引入到疾病預防控制中心檔案管理的工作中來，利用計算機技術進行存檔，梳理檔案條例，方便進行永久保存和隨時調取，這樣不僅減小了檔案管理人員的工作壓力，還能夠提升檔案管理工作的效率。疾病預防控制中心在嘗試建立起自己的檔案管理系統，但是系統適應性差，功能不健全，使用起來束手束腳，一直難以發揮預期作用。所以，提升檔案管理工作的信息化程度，也是迫在眉睫的。（四）疾病預防控制工作方面資金投入不足。在經濟不斷發展的過程中，我國也越來越重視醫療衛生事業的發展，大力建設和發展醫療衛生行業。但是，作為醫療衛生行業重要組成部分的疾病防治工作，卻沒有得到多少資金支持。各疾病預防控制中心的發展和建設一直十分緩慢，而且，在一些小型的疾病預防控制中心，環境十分簡陋，各種基礎設施不達標，開展工作變得十分困難。
二、提升疾病預防控制中心檔案管理水平的對策
（一）優先聘用高素質的檔案管理人才。首先，疾病預防控制中心要提高對于檔案管理工作的重視程度，設立專門的部門，招聘專業人才進行管理。同時要注重檔案管理人員職業素養的提升，定期開展技能培訓，在業務技能提升的同時，讓檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，全面提升職業素養和職業道德。疾病預防控制中心的檔案管理工作具有專業性、復雜性、保密性等多重特點，所以在招聘專門的檔案管理人員時，一定要嚴格把關，重視人員的職業道德的培養，一旦發現合適的人才，不要吝惜，給出較好的待遇，讓檔案管理人員能夠無后顧之憂，將精力集中在檔案管理工作上，減少檔案管理人員的離職幾率，加強檔案管理工作的連續性。（二）建立嚴格的檔案管理工作制度。要提高檔案管理工作的工作效率，就必須建立起嚴格的檔案管理工作制度。以我國的《檔案法》為核心，根據疾病預防控制中心的工作性質和工作特點，制定完備的檔案管理制度，規范檔案的制作和歸檔工作，制定統一的檢索條例，方便檔案的檢索和調取使用。保障檔案的完整性和保密性，定期對檔案書里情況進行檢查，用嚴格的檔案管理制度，來提高檔案管理工作的工作效率。（三）提高檔案管理工作的信息化水平。檔案管理工作人員要有意識地提升自己的計算機水平，適應當今信息化發展的潮流。檔案管理部門要定期開展信息技術培訓，提升疾病預防控制中心整體的信息化水平，培養專門的電子檔案信息管理人員，建設完整的電子檔案信息庫。檔案管理部門還要對疾病預防控制中心檔案管理工作的過程進行梳理，積極與檔案管理系統的編制人員進行溝通，使得系統功能更加完備，更加切合檔案管理工作的實際。根據各種查詢需要，完善檔案管理系統的查詢功能，提高查詢效率，從而提高檔案的利用效率。（四）加大對疾病防控工作的支持。疾病預防控制中心的工作是醫療事業中不可缺少的一部分，國家相關部門應當加大對于疾病預防控制中心的支持力度，增加在此方面的資金投入，進一步完善疾病預防控制中心的基礎設施，為疾病預防控制中心各項工作的開展創造一個良好的環境。
三、結語
檔案管理工作是疾病預防控制中心整體工作中不可缺少的一部分，良好的檔案管理可以為疾病、傳染病的防治工作提供充足的依據，為我國醫療事業的發展奠定堅實的基礎。不斷提高檔案管理工作的質量，提高檔案使用的效率，對于保障老百姓的健康，對于提升疾病預防控制中心的整體水平，都有著至關重要的作用。
作者:余惠紅 單位:湖北省疾病預防控制中心
【參考文獻】
[1]陳君英.疾控中心科技檔案管理中存在的問題與解決措施研究[J].世界最新醫學信息文摘,2016(53).
