時間：2023-05-17 16:11:15
序論：在您撰寫城市建設檔案管理規范時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
[關鍵詞]市重點工程建設項目；招投標；檔案管理
城市重點工程建設項目招投標檔案是指經市人大會議審議通過，由市發展改革行政主管部門印發的重點建設項目，在招標投標交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點工程建設項目招投標檔案是招標投標過程中的真實記錄，是招標投標管理工作的重要依據，重點工程建設項目因為規模大，既有勘察、設計、監理等服務，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機械設備的采購安裝，形成周期長，招投標文件具有數量大種類多，發揮作用時間長的特點。作為檔案工作者，應當建立健全市重點工程建設項目招投標檔案工作，認真研究思考，采取積極的措施，保證招投標檔案的真實、準確、完整，為建設項目中標后的跟蹤管理和咨詢服務提供依據。
目前，城市重點工程建設項目招投標文件主要存在以下幾個問題：
首先，工程招投標檔案數量巨大、規格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設項目往往參加單位多，招投標文件數量龐大，沒有中標的單位招投標文件更是數量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現行的檔案管理規范中沒有對工程招投標文件的規格大小、保管期限等沒有明確的規定。一些重點建設項目往往工期長，查閱頻繁，招投標文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。
其次，招投標檔案管理規章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設單位沒有真正建立招投標檔案管理工作機制，與招標簽訂合同后，招標給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標文件隨意堆放，沒有分類標準，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。
再有，檔案管理專業軟件的單一性，無法滿足招投標文件數字化的需求，也制約了檔案資源的共享?，F在不少企業采用了專業檔案管理系統，但目前的檔案管理系統只能滿足招投標檔案的目錄管理，不能與評標管理軟件實現對接，檔案的查閱利用，只能根據檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。
針對重點工程建設項目招投標檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責、制度建設、規范要求等方面，提出幾點改進建議：
1、明確招投標檔案管理分工協作機制。應明確部門和相關責任人的職責，進一步規范檔案管理，做到分級管理、職責明確。重大建設項目工程招標委托招標機構進行的，由招標機構負責招標投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設單位負責立卷、歸檔、集中保管。招投標交易活動結束后，中標通知書發出一周內，應按照歸檔范圍移交檔案部門，在規定時間內沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費用。建設單位應建立由技術部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負責人。負責接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現集中管理。
2、建立健全招投標檔案管理規章制度。在實際工作中，建設單位主要是依據《中華人民共和國招投標法實施條例》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》整理招投標項目檔案，條例中并沒有對招投標檔案的管理做出詳細規定。因此，細化各地現行的工程招投標檔案管理辦法，才能規范招投標檔案管理工作。另外，要與交易中心加強聯系，業務審批人員在文件的收集過程中，嚴格執行標準和依據，對報送人的文件嚴格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規范檔案材料。
3、規范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細化資料收集清單，是精簡庫存數量的前提。重點建設項目招投標文件，建設單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規定的情況下，在實際工作中，筆者認為，市重點項目招投標檔案應主要包括：1、前期階段：包括立項批文復印件、招標協議、招標申請等。2、過程階段：招標公告、投標申請人匯總名單、投標資格預審、招標文件、招標答疑、工程量清單、預算控制價或投標限價、投標人標書，包括技術標、經濟標等；3、簽約階段：評標委員會名單、開標記錄、符合要求的投標一覽表、廢標情況說明、評標標準、中標通知書、合同副本、未中標人投標文件等。其次，在精簡招投標檔案方面，招投標辦公室在條件允許的情況下，建立企業誠信檔案和信用投標人，以后的投標項目資審文件和投標文件可不再提交有關人員業績、人員資歷材料等復印件。這樣，不但減少投標單位的重復工作量，同時也減少了檔案的數量。再有，建設單位應統一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統一格式后發給招標，中標單位投標文件一正三副，不中標單位一套正本就可以了，改變以往招標將所有招標過程中產生的材料全部交給建設單位，造成資料重復，庫存緊張的狀況。最后，關于歸檔年限的設定，將市重點建設項目招投標文件劃分為永久、三十年、十年，中標單位土建部分建議劃為永久，設備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標單位建議作為資料保管五年。
4、清晰招投標檔案的組卷。招標各階段的勘察設計、工程監理、施工、裝飾裝修、材料設備采購等應當分別組卷。招投標文件的立卷和歸檔，應遵循文件材料的形成規律。同一個項目分階段招標的，每一階段應分別組卷，內容相同的材料，不必重復歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯系。
5、提高招投標檔案信息化管理和服務水平。通過對檔案專業管理系統與招投標管理系統的接口連接，實現條目檢索和全文檢索，逐步實現招投標檔案的數字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標項目匯編，包括錄入項目名稱、中標單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數據進行分類、匯總、分析，對各類數據按照檔案的分類要求以及數據之間的聯系進行整合，各類分析報表的進行插件處理，改變以往單調、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務，為投標單位和有關部門提供綜合性信息，實現檔案的精細化、科學化、信息化，充分發揮招投標檔案價值。
關鍵詞：成教檔案；檔案管理；特點；問題；對策
隨著經濟的發展和社會的進步，一些工作對人們的學歷水平和技術要求越來越高，因此高校成人教育也越來越受到人們的重視。伴隨成人教育的炙手可熱，成人教育檔案的管理也成為一個重要的管理系統，在成人教育多樣性的影響下，成人教育檔案的管理也成為一件龐雜而又棘手的工作。用詞，在新時期的教育背景下，成人教育檔案管理的規范化成為一個值得深入研究和探討的問題。
一、新時期高校成教檔案的特點
成教檔案是反映成人教育的學生在學習期間的表現情況和學習活動以及學習成績的一種記錄方式。高校成人教育的獨特性使其檔案管理也與普通高等教育有所不同，總體來說成人教育的特點有以下幾個方面：
1、成教檔案載體的多樣性。隨著信息技術的發展和廣泛應用，成人教育檔案的載體也由以前單純的紙質媒體轉變為新型的電子媒體。在這些媒體中既有紙張、表格，也有照片、幻燈片之類，這些不同性質的載體所體現的都是最檔案的記錄性，他們共同記錄了高校成人教育的發展，也體現了時代的進步，具有極為重要的保存價值。
2、成人教育檔案來源的分散性決定了極強的社會性。成教檔案的來源廣泛，既包括上級下達的材料和指導性文件，也包括學校資料、學生學籍、教學大綱等。高校的成人教育學生大部分都有各自的職業，來源于不不同的地區，涉及的專業也不同，在學習期間也分布在與不同的教學點，具有極強的社會性和分散性。
3、成教檔案具有極大的實用價值，檔案的利用率較高。成人教育檔案記錄著學生在學校的最原始的學習情況和德才成績，所以成教檔案的利用率比普通高校檔案的利用率高，學生的工作調動，升職需要的學歷證明、報考研究生等都需要利用到學生的成人教育檔案。同時因為成教檔案還包括學校成人教育的一些教學大綱和學校的成教的發展，可以為研究成人教育提供一些珍貴的原始數據。
4、成人教育學習形式的靈活性造成了成教檔案收集的困難性。成人教育因為其學生的特殊性，導致了學習形式的靈活多變性。普通高校的成人教育在一般的情況下都具有成人夜大、成人專升本等多種辦學方式，因為其人員的復雜性地域的跨越性就產生了多種教學形式，除了課堂講課只玩還有網絡授課、考察參觀、實習等，涉及范圍廣，運用的形式多，給成教檔案的收集造成了一定的困難。
二、目前高校成人教育檔案管理中出現的問題
信息技術的發展使大部分的信息管理都實現了網絡化和數字化，在建設信息社會這個大潮流的推動下，高校成人教育檔案的數字化信息化也成為一種必然的趨勢。在信息化發展對傳統檔案管理的沖擊下，成人教育檔案的廣利不可避免的也會出現不科學的利用和不規范的管理?？偟膩碚f，在新時期成人教育檔案的管理存在以下幾個問題。
1、領導對成教檔案管理的意識缺乏，檔案管理人員對檔案的歸檔意識不強。社會上普遍的檔案管理意識薄弱，在成人教育領域這種現象就更為嚴重。許多領導認為高校成教不如普通教育重要，認為成教只是為了給學校掙錢，從而不重視成教檔案的管理，對成教檔案的管理意識非常淡薄。領導的這種意識直接影響了檔案管理工作的進行，導致檔案管理人員對檔案的歸檔意識不強甚至造成檔案配備人員缺乏。這種對成教檔案管理的薄弱意識嚴重阻礙和制約了成教檔案管理工作的進一步發展和深入推廣。
2、成人教育檔案管理方式單一，管理手段極度落后，檔案的信息載體單一化。因為對成教檔案管理工作的不重視，導致了檔案管理部門的設備落后，不能適應現代化的發展，信息化和數字化遠遠不能實現，導致電子文件記錄的信息相對較少。在信息化迅速發展的今天多數的檔案仍然還偏向于紙質載體，而沒有實現紙質文件和電子文件共同存在記錄信息的局面。同時管理手段不能適應新形勢的發展，落后于社會形式的發展，造成檔案管理的混亂，導致一些保存價值較高的文件和材料容易丟失，在研究中缺乏完整有效地檔案資料。
3、沒有規范的成教檔案管理制度，不能及時更新檔案管理模式。對檔案的借閱和交接的等工作不重視，沒有嚴密的規章制度，在需要相關的資料時胡亂翻找，不做借閱記錄，借走的檔案資料不及時歸還甚至不歸還，導致文件的流失和殘缺，有時資料不全竟然找不到在哪個環節出了問題，影響了成教中對學生的管理，嚴重的甚至影響畢業生的就業和工作單位對人才的選拔和合理利用。陳舊的管理模式中，檔案的收集和整理手段滯后于社會的發展，影響檔案質量和在研究中的實際利用價值。
4、在檔案的管理中出現重整理輕利用的現象，使檔案的服務功能滯后。在現代的高校成教檔案管理中更加注重的是對檔案的采集、儲存和整理，收集整理完以后就把檔案管理工作告一段落，而不去加以來發和利用，從而削弱了檔案的服務功能，降低了檔案的利用率。是收集整理好的檔案資料被束之高閣，不能得到充分合理的開發利用，更遑論開發利用新的檔案資源了。這種嚴重的重整理輕利用的觀念極大地制約了檔案原有功能的發揮和拓展。
三、實現高效成教檔案管理規范化的對策
高校成教檔案管理中出現的問題嚴重阻礙和制約了成教檔案管理工作的發展和進一步深入。只有解決這些問題，成交檔案管理才能走上正軌，更好地服務于成人教育，為高校的發展，這就要求我們實現成教檔案的規范化管理。實現成教檔案的規范化管理可以從以下幾方面入手。
1、增強領導者的檔案管理意識，強化檔案管理人員的檔案歸檔意識。要實現成教檔案的規范化管理，首先就要轉變觀念。高校成教檔案是記錄學校領導者在一個時期內的工作業績重要依據，也是一個學校進行承繼的重要保證，只有領導者的意識增強才能讓檔案管理者認識到檔案管理的重要性和必要性，從而加強歸檔意識，在檔案材料的收集和保存過程中嚴格把關，避免珍貴檔案的流失和不完整。
2、全面提高檔案管理人員的素質和專業能力，以適應現代信息化的要求。學校應該定期的對檔案管理人員進行哦誒尋，促進不同高校之間成教檔案管理人員的業務交流，從而提高他們的專業素養和業務水平。對檔案管理人員進行擇優錄取，給成教檔案管理工作隊伍注入新的活力，為檔案管理工作提供保障。
3、完善管理制度，更新管理模式。成教檔案管理制度想要跟上時代的步伐，學校就要對成教管理制度進行及時的調整，有了相關的制度作保證，就可以調動檔案管理人員的積極性，激發對工作的熱情，從而保證檔案管理工作的規范化和科學化。
4、完善和重視檔案的利用率，強化檔案的服務意識。成教檔案的管理就是為了服務于社會和學校，在檔案的收集整理之后應該注重對檔案的利用，讓檔案管理切實產生效益，為成人教育的發展以及學校的發展做出貢獻。
結語
高校成教檔案的管理是一項非常重要和意義重大的工作，只有對成教檔案進行規范化的管理，才能讓成人教育的發展緊跟時代的潮流，從促進學校和社會的發展起到巨大的推動作用。
參考文獻
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關鍵詞：檔案信息化；聲像電子管理規范；聲像檔案信息系統
一、研究背景及意義
近年來，信息化建設已成為檔案發展的新方向，特別是以信息技術為核心的信息化建設已成為社會發展的強大推動力。2002年國家檔案局、中央檔案館《全國檔案信息化建設實施綱要》，標志著我國檔案信息化建設的啟動?！度珖鴻n案事業發展“十五”計劃》中，國家明確指出“把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局?！本o跟國家信息化建設的步伐，實現檔案信息化建設與國家信息化建設同步發展，已經成為檔案部門的一項重要而緊迫的任務?；仡櫸覈鴻n案信息化的歷程，總共經歷了萌芽起步（20世紀70年代末～90年代初期）、快速推進（20世紀90年代中期～21世紀初）以及系統發展（21世紀以后）三個階段。隨著信息化時代的到來，海量電子文件數據的涌現以及包括云計算、大數據處理技術、4G通信等新興技術的發展，無一不使傳統的紙質文件生命周期理論、全宗理論和價值鑒定理論受到了挑戰。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學理論的新發展方向，也是檔案信息化建設的重點方向。本文根據廣州市城市建設檔案館自行編制的《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》以及自主研發的規范化聲像電子檔案管理系統展開調研，以期簡述廣州市城市建設檔案館檔案信息化建設的現狀并提出發展對策。
二、檔案信息化的概述
20世紀60年代日本的學者首次提出了信息化，而后20世紀70年代后期西方學者提出了“信息社會”、“信息時代”等概念。我國信息化起步較晚，1997年召開了全國第一次信息化工作會議。目前，關于檔案信息化并沒有統一的定義，與檔案信息化相關的諸如檔案數字化、檔案信息數字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關檔案信息化的內涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務?！盵1]張珺（2009）認為檔案信息化是檔案工作與信息技術手段的結合；檔案信息化是檔案事業發展中的一項動態系統工程，由諸多相關項目構成，是現代信息技術手段對管理目標的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認為檔案信息化可理解為“是以現代信息技術在檔案工作領域的實際運用為基礎，以檔案信息的資源化為主導，以實現資源共享為目的推動檔案工作發展的進步過程”。[3]《全國檔案信息化建設實施綱要》對檔案信息化的表述為“以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。”系統核心功能方面還需要進一步完善。目前對于系統的配置管理、備份恢復、權限管理等核心的后臺管理功能都還比較簡單，存在嚴重的管理和安全風險。而且目前系統的部分核心業務功能嚴重不足，例如軟件對于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導致一些查詢需要投入大量人力進行，對于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統設計中尚未考慮到未來電子檔案和長期保存需要目前的系統主要處于應付現階段的管理模式，即以紙質+數字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的設計考慮。從長遠來看，結合信息化改革步伐（例如國土規劃信息化工作建設目標）以及本地信息環境的現實(云計算環境的逐步成熟和認證技術的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統應定位高遠，需要面向電子檔案管理的需要進行通盤考慮。
三、基于聲像電子管理規范的檔案信息化建設
廣州城市建設檔案館的信息化建設工作開展較早，上個世紀90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統，在2002年后該館開始致力于建設數字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統為2005年開發的系統，隨著內外部環境的飛速變化與發展，使得現有的系統目前面臨著內外部環境的雙重壓力，其中既有信息系統自身業務需求發展所帶來的內部推動力，又有環境調整所帶來的外部拉動力，在雙向驅動力的作用下，信息系統的升級工作勢在必行。因此，該聲像系統的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對信息化升級的要求?！稄V州市城市建設聲像電子檔案管理規范》由廣州市城建檔案館在多年實踐中擬定，在業界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對象，其規定了聲像電子檔案的術語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數據要求。針對原系統的不足以及工作中出現的各種問題，并基于《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》中明確的標準、定義，利用成熟、專業的聲像處理技術，從以上有關信息化的表述中，我們可以發現信息技術、開發利用、資源共享這三個關鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認為檔案信息化就是運用信息技術開發利用檔案，最終達到資源共享的目的。
廣州市城建檔案館現有的業務管理模式定型于本世紀初，館內以“數字化生產、檔案編研、自主建設”為立足點，在工作過程中取得了不少成果與榮譽，并曾一度成為城建檔案行業的學習典范。隨著時代的發展，新的上位法、國家標準和事業單位行政分類改革賦予廣州市城市建設檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉變，尤其使得其工作流程、服務方式、服務對象以及數量格式上產生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統的功能模塊已經難以應對日常工作中的管理需求，主要問題體現在以下幾方面。1.頂層架構設計不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業務需求驅動，歷經數十年時間的建設由多個系統構成的集合，尚未形成內部密切聯系、資源有效共享的覆蓋核心業務流程的綜合性的信息系統?，F有的子系統集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統之間的關系并不是很清晰，軟硬件平臺不夠統一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應業務管理要求和新型城市化發展的要求。隨著時間的推移和業務管理的不斷發展，信息共享和系統集成的難度日益加大。2.系統功能整體性表現不足現有系統在整體層面上存在升級換代緩慢，用戶體驗友好性不足，子系統零散，缺乏統一入口等問題?，F有系統中有相當部分都是獨立建設的，各項業務功能基本上是陸續拼接的，使用的編程平臺和后臺軟件存在較大差異，因而難以進行總體性的功能框架展示。目前信息系統對于業務活動的覆蓋面還不夠充分，例如實體管理與資源存儲管理就還很不完善，功能模塊之間的聯系基本上屬于各自為戰的局面，用戶需要根據自己的職權選擇進入不同的系統進行操作，加上命名方面的隨意性，導致用戶體驗較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進一步強化建立專門的聲像檔案管理系統，對聲像檔案信息資源進行集中有效管理，通過網絡方式相互連接和提供利用，實現聲像檔案信息的有效、規范、科學管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他信息系統建立關聯，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統。其中功能模塊主要包括配設任務申請、任務分配、成果數據、數據查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統計報表檔案、用戶權限管理。本聲像電子檔案管理系統是基于《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》的需求而量身訂造的。該系統的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設檔案館目前的工作流程，提高其對聲像電子檔案管理及調用的效率。這不僅順應了國家大力發展“互聯網＋”的戰略方針，而且通過《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》與系統的相互結合，使得整個系統在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個系統的搜索效率及降低維護成本。同時，這種標準化的系統也值得國內其他城市參考，我們可以預想在不久的將來全國各地都遵循一個統一標準進行對聲像電子文檔的管理，存放在一個相同的系統下，這個系統所產生的價值將是不可估量的。
作者:林康子 單位:廣東省廣州市城市建設檔案技術咨詢服務公司
參考文獻：
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【關鍵詞】城建檔案管理；數字化；信息技術；城市化
自我國社會主義市場經濟體制確立以來，新時期社會進步飛快，城市建設也獲得了廣闊的發展空間，城市化腳步越來越快。城市化進程的不斷推進中，建筑工程規模和數量不斷增加，為了確保城市建設活動有序開展，需要全面開展城建n案管理數字化建設活動，實現數據的高效、安全和便捷存儲，為城市建設規劃提供更為科學合理的參考依據，推動城市化建設和發展。由此看來，加強城建檔案管理數字化建設研究是十分有必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。
一、城建檔案管理數字化建設的意義
城建檔案數字化建設是一個具有十分廣闊發展前景的行業，在建設和發展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進一步完善。在城建檔案數字化建設中，由于傳統的城建檔案管理方法需要耗費大量的人力、物力和財力，需要人工對紙質檔案進行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時，由于檔案資料自身具有分散性特點，所以對信息資源的整合和查找只能依靠人工實現，一旦紙質檔案出現損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產生嚴重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區域，檔案館之間的檔案資料調度和查閱較困難，需要占用大量的存儲空間。數字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進的信息技術和數字化技術實現資源共享和存儲技術，充分發揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建檔案管理數字化建設中存在的問題
城建檔案管理中，主要工作內容在于如何長期地保存和查閱。伴隨著我國科學技術水平的快速提高，越來越多先進技術涌現，并被廣泛應用在城建檔案管理中，能夠實現信息的高效、安全和長期存取。城建檔案信息數字化主要是在物質載體上記錄，物質載體性能越好，存儲時間越長。所以在城建檔案數字化建設中，檔案信息存儲物質載體直接影響到數字信息的存取期限，保證物質載體的穩定性是尤為必要的。
城建檔案由于自身性質較為特殊，所以除了記錄城建的相關信息以外，還具有一定的法律價值。傳統的紙質檔案管理中，檔案信息存儲載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數據信息的丟失和不完整，法律價值需要在長期驗證中才可以肯定其原有價值。
數字檔案資源共享，首要前提是建立一個統一標準，利用統一的格式和規范，實現更大范圍的檔案資源共享。但是就當前城建檔案管理數字化現狀來看，仍然缺乏一個統一的標準，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。
三、城建檔案數字化建設對策
（一）做好全面規劃。城建檔案數字化建設中，前期規劃工作是一項十分重要的工作，將大量的紙質檔案資料信息轉化為數字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費大量的時間和精力。數字化建設中，需要對檔案館內部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調查分析后，才可以突出工作重點，根據檔案類型有針對性地開展數字化建設活動。
（二）建立城建檔案數字化建設標準。數字檔案的資源共享，需要在相關標準和規范的支持下，實現檔案信息的數字化。建立城建檔案數字化標準，主要是包括對數字化檔案管理規范和信息化標準規范，通過對數據信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網站管理的相關說明。數字化檔案管理規范化建設，可以為后續的城建檔案數字化建設工作提供更為充分的參考依據。
（三）建設統一的信息系統。城建檔案數字化管理不僅僅需要依靠計算機網絡開展工作，還需要建立統一的信息系統，利用相配套的設備和軟件，搭建一個網絡平臺，實現數字化檔案信息資源的共享。
四、結語
綜上所述，城建檔案管理數字化建設是應時展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設過程中需要充分考慮到數字化檔案信息管理的安全問題和系統穩定性，有針對性地開展工作。
【參考文獻】
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關鍵詞：城建檔案；管理；問題；原因；對策
1 城建檔案管理的主要內容
根據《城建檔案業務管理規范》（CJJ/158-2011）的規定，城建檔案“是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖標、聲像等各種載體的文字材料”，隨著城鎮化建設水平的提升，城市建設管理的外延逐步擴大，內容也更加復雜，任務更加艱巨?？傮w來看，城建檔案管理主要包括城市建設規劃、城市建設工程檔案、城市建設勘測、城市建設管理等方面的內容，涉及到國土資源、工業、民用、電力、水利、交通、環境保護、園林綠化等不同層面的規劃、建設項目。城建檔案不僅為城市規劃、建設及管理提供了全面、切實的依據，還能夠為城鎮社會、經濟、文化的維護及保障提供重要的資料來源，并創造有利的條件?？茖W的城建檔案管理，能夠為城市建設及發展提供深入、詳實的材料，完備、準確的城建檔案材料，可以為城市健康、可持續發展奠定堅實的基礎。
2 城建檔案管理存在的問題及成因
2.1 城建檔案管理存在的問題
隨著城市建設事業的告訴發展，城建檔案管理存在的弊端日益凸顯，總體來看，城建檔案管理存在的問題主要表現在以下幾個方面。
一是城建檔案管理不規范。一方面，城建檔案搜集的方式單一，資料來源過少且不均衡，而且在收集、分類上過于粗放，不僅造成了管理上人力、物力等資源的浪費，也難以充分發揮檔案管理資料的價值。另一方面，城建檔案管理的程序不夠明確，對檔案資源處理的效率較低，如對一些不合格的材料沒有及時處理，加上部分檔案文件的歸檔未能按照相關要求規范操作，不僅影響了檔案的永久性保存，也會造成檔案胡亂臨時補湊、隨意變更等現象，給城建檔案管理帶來無法挽回的損失。
二是城建檔案的利用率低，在城建檔案管理實踐中，利用城建檔案的人或單位還比較少。加上城建檔案管理方法封閉，宣傳工作不到位，導致城建檔案管理工作很少為外界認知，城建檔案管理對社會的價值無法體現。
三是檔案管理工作水平較低，城市建設進程加快促進了城建檔案的需求，但是在城建檔案管理中，工作者對檔案利用者缺少充分的咨詢及答疑能力，如對檔案資料的種類、質量及相關設施等了解不足，導致為利用者服務的效率低下。檔案管理工作欠缺主動性，加上保密保護政策的要求，影響了城建檔案管理的編研工作，降低了城建檔案管理整體建設水平。
2.2 造成城建檔案管理問題的成因
影響城建檔案管理質量的主要有以下幾個方面的原因。一是意識理念的落后，很多城市建設、施工及管理單位對城建檔案工作的認識不足，理念模糊，即使工作過程中運用城建檔案較多的單位，也缺乏科學的城建檔案搜集、歸類、報送意識，導致城建檔案管理中資料不齊、數據不準等問題層出不窮。二是對城建檔案管理工作的投入有限，包括對城市檔案建設的設施建設、人員的指導及培訓等工作，導致對城市檔案管理的激勵欠缺，嚴重影響了城市檔案管理的長遠、健康發展。二是對城市檔案管理建設缺乏科學、合理的標準，如對城市建設檔案的收錄、處理采取標準還不夠明確，導致城建檔案管理工作難以高效開展。城建檔案管理工作中程序混亂，對檔案管理的查閱、回收及查閱等缺乏全面的制度管理，影響了城建檔案管理工作的規范化發展。不僅如此，城市檔案管理內部的考核、人事、考勤等制度未完全建立，嚴重降低了城市檔案管理工作隊伍的質量。三是城市檔案管理工作的信息化建設水平較差，目前，城建檔案管理雖然加速了數字化檔案的建設，促進了層級化的城建檔案管理網絡建設，然而由于城建檔案管理的基礎設施建設落后，城建檔案資料的分類不夠專業，加上對在城建檔案管理中軟件建設不到位，導致城建檔案管理信息化難以與檔案管理實現有機結合，阻礙了城建檔案信息化建設的發展。
3 城建檔案管理的對策
3.1 深化城建檔案管理的認知
對城建檔案管理工作，要從長遠發展的角度出發，制定城建檔案管理中長期規劃，加強城建檔案現代化管理理念，將城建檔案管理與城市規劃、建設緊密結合起來，提升社會對城建檔案管理重要性的認知。同時，要提高城建檔案管理的要求，為建立切實、高效的城建檔案管理體系奠定堅實的基礎。在知識經濟時代來臨的背景下，城建檔案管理的信息資源具有重要的社會及經濟價值，為此，城建檔案管理應在科學的思想理念的指導下，明確自身職責，以科學、有效的方法促進城建檔案管理水平的提升。
3.2 完善城建檔案管理的制度
城建檔案管理工作內容繁重，任務艱巨，只有以完備的制度，才能有效確保城建檔案管理工作順利、穩定開展。首先，應完善城建檔案管理工作的法律、法規等相關制度，確立城建檔案管理在城市建設中的地位，為城建檔案管理工作提供充分的法律依據。其次，城建檔案管理工作的程序應合法、規范，對建設單位招投標過程中的相關文件，要嚴格按照相關標準、程序及要求，對文件資料進行搜集、審核、存儲及處理，以為城市建設及管理提供更加準確、全面的材料。最后，在城建檔案內部管理中，還應建立科學合理的人事、評價、監督、激勵等制度，以促進城市檔案管理人力資源價值實現最優化，并且明確不同層級部門、人員的職責，激發城建檔案管理的積極性與創造力。
3.3 強化城建檔案管理的信息化建設
信息化時代的來臨，人們對信息資源的需求更加強烈，在城建檔案管理工作中，應從以下幾個方面，強化城建檔案管理的信息化建設。一是積極整合社會資源，適當增加對城建檔案信息化建設的投入，如檔案管理信息化基礎設施、軟件等。通過搭建有效的平臺，促進城建檔案資源的時效性、準確性，提高城建檔案的利用率。二是營造良好的城建檔案信息化管理宣傳環境，利用網絡、電視、移動客戶端等媒介，積極宣傳城建檔案管理的性質及特點，并結合城建檔案的搜集、w檔等工作，實現城建檔案資源的信息化開發，為滿足城市建設對檔案資源的要求提供有利的條件。三是加強對城建檔案管理人員的信息化素質培養，通過多種形似的指導及培訓，促進城市檔案管理人員改變服務理念，增強信息服務質量，為深化城建檔案管理與社會的聯系搭建更加穩固的橋梁。
4 結論
綜上所述，城建檔案管理工作涉及內容繁多，在知識經濟及信息化時代，城建檔案管理面臨嚴峻的挑戰，目前城建檔案管理存在的問題主要包括城建檔案信息利用率不高，檔案管理工作不規范，水平較低，造成這些問題的因素有思想理念上的，也有制度及信息化建設層面上的，為了更好地為現代城市規劃、建設及管理提供信息資源服務，城市檔案管理應在科學、先進的思想理念指導下，結合切實合理的管理制度及方法，不斷提升信息化建設水平，增強城建檔案管理人員素質。作為城市建設的重要組成部分，城市檔案管理具有廣闊的發展空間，從人員、物質、制度、信息化建設等方面逐步改進，既能夠使城建檔案管理與時展的要求結合地更加緊密，也能夠促進城市的建設及運行更加科學、全面、高效。
參考文獻
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關鍵詞：城建；電子歸檔；關鍵節點；信息導入
城市建設檔案主要指的是在城市建設中直接形成且具有保存價值的信息。電子檔案與城市建設檔案歸檔的有效結合，可以節省檔案管理空間合并人力，對提高歸檔管理質量具有重要意義，城市建設電子歸檔也要求關鍵節點控制和信息導入，只有這樣才能充分發揮電子檔案的重要意義。因此，山東省煙臺市城市建設電子歸檔必須加強關鍵節點控制和信息導入，為山東省煙臺市的城市建設奠定堅實的基礎。
一、城市建設電子歸檔的關鍵節點分析
（一）確認城市建設工程項目的啟動，簽訂城市
建設檔案合同并及時呈交責任書城市建設工程項目啟動意味著電子檔案歸檔工作的開始，簽訂項目責任書，使檔案管理處可以及時、全面掌握城市建設工程項目的建設情況，并樹立準確的城市建設電子檔案管理目標。
（二）對檔案工作人員進行培訓
電子檔案管理人員的專業技術水平和綜合素質與歸檔工作質量有直接關系，定期組織專業知識培訓，既可以增強建設單位對歸檔工作的重視，及時提供相關資料信息；也可以提高電子歸檔工作人員的專業技術水平和綜合素質，使電子歸檔工作人員能夠充分掌握計算機操作技能，為檔案資料收集和資料歸檔工作質量提供保障。
（三）城市建設工程項目驗收
城市建設工程項目驗收主要是對其質量進行驗收，對城市建設電子檔案歸檔質量有直接影響作用，極大程度決定城市建設電子歸檔的真實性、完整性和有效性。
（四）城市建設電子檔案驗收
在進行城市建設電子檔案驗收之前會進行預驗收，在預驗收過程中及時解決電子歸檔存在的問題，然后再進行驗收以保證城市建設電子歸檔的質量。城市建設電子歸檔的關鍵節點控制流程如圖1所示。
二、電子歸檔關鍵節點的信息錄入
（一）簽訂城市建設工程項目責任書
信息：城市建設工程規劃許可證信息。作用：在簽訂城市建設工程項目歸檔責任書之前，可以發揮催促相關單位的作用，在簽訂責任書的過程中，可以適當減輕工作負擔，對提高歸檔質量有重要作用。導入方式：從煙臺市規劃局導入。
（二）對檔案工作人員進行培訓
信息：已經簽訂責任書的信息，歸檔人員的基本信息。作用：通過責任書的有關信息，可以督促相關單位及時開展歸檔工作人員的專業知識培訓，保證檔案資料收集的質量，歸檔人員的基本信息，則是明確責任范圍以及培訓人員，為專業知識培訓課程的安排提供依據。導入方式：將簽訂的責任書進行信息匯總并轉到相關城市建設電子檔案管理館，通過在線培訓系統導入歸檔人員和檔案管理人員的基本信息。
（三）城市建設工程項目驗收
信息：城市建設工程檔案的電子目錄。作用：通過電子目錄，可以提高檔案查閱的效率，對檔案歸檔的質量具有重要影響作用，電子目錄質量合格后才能進行電子檔案驗收，可以有效降低成本。導入方式：通過網絡實現電子報送，在電子檔案中導出城市建設電子歸檔內容。
（四）城市建設電子檔案驗收
信息：城市建設工程項目驗收合格信息。作用:表明城市建設電子歸檔工作完成，及時報送城市建設工程電子檔案。導入方式：從工程管理檔案管理系統中導入。
三、城建電子歸檔存在的問題
（一）管理模式落后
現階段，城市建設電子歸檔管理模式依然采用的是傳統管理模式，這種管理模式已經無法適應電子歸檔管理的需求，缺乏完整、適用的電子歸檔管理模式，城市建設的電子檔案未能得到有效的開發和利用。
（二）意識比較薄弱
電子歸檔應用于城市建設檔案管理的時間比較晚，歸檔人員習慣運用傳統的歸檔方法，沒有對電子歸檔形成正確的認識，沒有認識到電子歸檔的重要性，歸檔人員的專業技術水平比較弱，無法正確進行電子歸檔工作，工作效率無法得到提高。城市建設電子檔案管理處缺乏電子歸檔專業型技術人才，無法及時發現電子檔案存在的問題，不利于電子歸檔工作的順利展開。
（三）缺乏完善的制度規范
目前，城市建設電子歸檔工作缺乏嚴格的制度規范，無法準確對工作水平進行綜合評價，無法為電子歸檔提供保障?；蛘呶磳⑾鄳闹贫取藴事鋵嵉匠鞘薪ㄔO電子歸檔工作中，電子歸檔在城市建設歸檔工作中的重要作用未能充分發揮出來。
四、加強城建電子歸檔管理的有效措施
（一）創新管理模式
結合先進技術手段及時創新電子歸檔管理模式，創建完整、適用的檔案管理模式，最大限度發揮出電子歸檔在城市建設檔案歸檔中的重要作用。
（二）增強電子歸檔意識
在城市建設歸檔工作中采用電子歸檔的方式，應該使歸檔工作人員充分認識到電子歸檔的重要性，通過相關專業知識培訓，進一步提高歸檔工作人員應用電子歸檔的操作能力和專業技術知識，在城市建設歸檔工作中積極采用電子歸檔的方式。對電子歸檔系統進行維護，及時解決電子歸檔中存在的問題，提高電子歸檔的重要作用，為城市建設提供準確的參考依據，保證城市建設歸檔工作順利開展。
（三）完善相關制度規范
目前，我國已經針對城市建設檔案管理出臺了一些標準和制度規范，如《建設電子文件和電子檔案管理規范》，這就要求我們在進行城市建設歸檔工作的時候，必須嚴格執行行業標準，按照標準進行工作，為電子歸檔工作質量提供充分的保障。綜上所述，關鍵節點信息控制和信息導入的準確性對電子歸檔的質量具有重要的影響作用，城市建設電子歸檔中必須充分掌握關鍵節點，注重關鍵節點所需信息的導入，保證電子歸檔的準確性，為城市建設提供準確的參考，有效避免電子歸檔出現信息盲點，保證電子歸檔信息的全面性和準確性，對城市建設電子歸檔進行有效管理。
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關鍵詞：城市建設；檔案管理；問題；解決措施
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
對于人類社會來講，檔案能夠幫助人們把握事物的客觀規律，能夠詳細的記錄并真實的反映人類的活動。通過檔案，我們能夠更好地了解過去，為現在的發展打下良好的基礎并可以展望未來。由此可見，加強檔案管理是我國的一項重要事業。對于城市建設檔案來說，它能夠促進城市規劃、管理和建設等工作，為相關的科研工作提供重要的研究依據。基于這樣的情況，就必須要加強城市建設檔案的管理工作，有效地發揮城市建設檔案的社會化功能，提高城市建設方案的利用率。
一、當前在城市建設檔案管理中存在的問題
（一）檔案的信息化建設的力度不能夠滿足社會的需要
檔案的信息化建設力度不能夠滿足社會的需要的問題，主要體現在以下幾個方面：第一，在信息化的建設中，系統或軟件的開發過慢。對于軟件和系統的開發來說，其是對傳統檔案管理工作的管理手段的升級，這項工作需要從橫向和縱向兩個方面去分步實施，即必須要從地區和整個系統進行統籌安排，但是就目前的情況來看，其開發工作沒有積極的應對。第二，信息化建設中的硬件水平較低。要想實現城市建設檔案的信息化，就必須要是資源能夠進行共享并可以快速的流轉。但是通過調查我們發現，當前在硬件的配置和網路的組建方面仍舊存在著滯后嚴重的問題。當前，僅僅依靠人力來完成城建檔案的收集、整理、保管等工作是不能夠滿足信息化發展的需求的。第三，管理的理念落后陳舊。對于信息化的檔案管理工作來說，其與過去的管理工作有著本質的區別，因此，必須要加強管理理念的轉變，加速管理知識和手段的更新。但是，這方面恰恰是當親城建檔案管理的薄弱環節。
（二）檔案資源的收集和處理缺乏必要的規范
首先，當前收集檔案的方式過于單一。目前檔案檔案的收集主要還是以紙質檔案為主，特種載體的檔案的收集較少，不能夠滿足社會的需要。其次，對檔案資源的處理不夠規范。這一問題主要有兩個方面：第一，只重數量而不重視質量。收集檔案較為盲目，范圍粗放，致使收集的檔案中具有價值的檔案較少；第二，檔案的整理和分類工作不到位，造成了大量的物力資源和人力資源的浪費。
（三）有關城建檔案的行政執法的落實力度不夠
這個問題主要體現在兩個方面：城市建設檔案的執法細則不夠完善；行政執法過于緩慢。當前，伴隨著我國法治社會建設的不斷完善，我國已經制定了相關的法律法規來為城建檔案的相關工作提供法律支持，同時也對其服務的領域進行了有效地拓展，但是卻缺乏相應的實施細則。此外，對于因城市建設檔案管理工作不到位而造成的檔案散失和不移交檔案等情況，執法單位常常是聽之任之，執法過程過于緩慢。
三、解決城市建設檔案管理中存在的問題的有效措施
（一）要采取有效措施加快城市建設檔案管理的信息化發展
根據在這方面反映出的問題，我們可以以下辦法，通過這些針對性強的方法來加快檔案管理的信息化發展:首先，要合理的增加硬件的投入。要想推動檔案管理的信息化建設，就必須要有效地利用現代化的辦公設計，構建檔案資源的利用和流轉的平臺，減少檔案的歸檔周期，提高承建檔案的時效性、準確性和利用率。其次。要加快相關的軟件和系統的開發，對橫向檔案管理和縱向檔案管理實施分布開發，以滿足小區域的檔案資源需求為主，并要兼顧大區域的信息化開發。
（二）加強對目標的管理，強化檔案的收集和處理
1、要積極的收集不同載體的檔案。當前，紙這種載體已經不再是檔案的主要載體了，因此必須要加強對特種載體的檔案的收集，構建微機化和網絡管理的平臺，并以此為基礎加強對資源的收集，提高手機的效率，做好資源的使用和服務的保障，同時還要加強對紙質資源的載體轉換。
2、要加強對檔案資源的收集工作的統籌規劃。首先，要把資源收集納入目標的管理之中，對收集的對象、層次和結構進行統一的規劃，制定與之相關的目標，并要分階段達標。其次，要按照城市建設檔案管理工作的分類大綱，逐步增加所收集資源的種類，豐富所藏資源的內容，增加資源的覆蓋面，要加強對資源分布結構的分析，努力解決資源收集結構不合理的現象。最后，要對檔案資源實施規范化管理，最好檔案的分類研究，優化檔案的收集和處理工作的工作流程，加強對其管理工作的監督。
（三）要加強對城市建設檔案管理的執法管理，規范檔案管理
首先，要細化、完善承城市建設檔案管理的管理辦法，完善實施的細則，明確權利和義務，只有這樣才能夠為城市建設檔案管理的行政執法工作提供強有力的法律依據。其次，要切實的履行行政執法的職能，要有針對性開展執法宣傳，加強執法機構和管理機構的協調和合作，加強對責任的追究和處罰的力度。只有做好這些工作，才能夠有效地強化對城市建設檔案管理的執法管理，才能夠通過執法管理規范檔案管理，確保檔案的完整。
結束語：
城市建設檔案是我國研究政治、經濟和歷史等方面的重要信息資源，而且其所提供的信息資源具有很強的真實性和可靠性，在實踐生活中具有很強的利用價值。因此，必須要加強對城市建設的檔案的管理。對于當今的管理工作來說，其必須要與時俱進，要符合科學發展觀的要求，并城市建設、發展的實際需要為基礎有針對性的完善檔案管理工作。只有這樣才能夠更好的解決當前檔案管理中的問題，才能夠使城市建設檔案所蘊藏的豐富資源在各個領域發揮出不可代替的作用，才能夠有效地推動城市建設的發展。
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