時間：2023-05-16 15:31:31
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關鍵詞： 高校人事檔案 高校人事管理 新模式
人事檔案是人事管理實踐活動的產物，是客觀事物的原始記錄，其內容主要是記述和反映個人的自然情況、社會經歷、思想品德、業務能力和工作學習狀況等材料，并以此來服務于組織人事工作。隨著高校的經濟地位和社會地位的提高，各類人才集聚高校，因此人事檔案管理的側重點和歸檔內容順序需作相應的調整。
1.高校人事檔案管理存在的問題
（1）材料利用分散。組織人事部門只掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職稱評定、工資等方面的材料，而教師的教學科研情況材料則比較分散，一部分由各個系室收集，一部分由教學科研處掌握，要了解一個教師的綜合情況，就必須到幾個部門去了解、去統計。這種分散管理破壞了人事檔案內容的完整統一，使之不能全方位地反映教職工的真實面貌。
（2）材料內容過于形式化，空洞無物。比如每年一次的鑒定考核內容基本都是相同的，評語都基本上是“堅持四項基本原則、擁護黨的領導”，“努力鉆研業務”，“科研能力較強”之類的話語，很難反映一個人的特點和全貌，體現不出個性特色。
（3）部分材料不規范、不完整。應該歸檔的材料檔案里沒有，不應該歸檔的材料卻出現在檔案里，還有的歸檔材料書寫不規范，形式不統一，有的材料還是復印件，歸檔紙張大小不一，有的考核材料沒有本人簽名，部分檔案材料中有些人的出生年月，加入黨團的時間、學歷，以及參加工作時間等前后記載不一致，出現年齡越填越小，工作時間越填越早，學歷越填越高等現象，使檔案材料的真實性大大降低。
（4）制度不健全，管理方法落后。從收集、鑒別、歸檔整理、保管保密到轉遞、查（借）閱利用等人事檔案管理的各個環節缺乏一整套系統的規章制度。檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱檢索等一系列環節均為手工操作，工作效率低下，準確性較差，利用率較低，與科學化、現代化的要求差距甚大，計算機、光盤、掃描儀、縮微設備等現代信息技術手段尚未在學院人事檔案管理中廣泛應用，難以適應現代社會發展的需要。
（5）缺乏深入精神。長期以來，檔案室只求看好大門、守好小攤，檔案不丟便可萬事大吉，在思想上形成看家守業的“保管型”思維方式，開拓創新意識欠缺，思路比較狹窄，視野不開闊，仍處于“被動服務”的局面。干部人事檔案日常的大量的傳統的利用工作是接待利用者的查閱，辦理檔案借出手續，為個人因辦理入黨、升學、深造、提干等事宜出具有關證明材料，而很少對檔案材料進行進一步的分析研究、再加工或開發匯編，將檔案信息轉化成可被利用的檔案信息。
2.高校人事管理的特點
（1）人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
（2）利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經濟的發展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員，以及大中專畢業生社會就業，都不會忽略人事檔案的利用。由于利用者類型、利用用途的多樣性，他們對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面的需求存在多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現出多種多樣的需求。
（3）人事檔案管理方式和服務方式的開放性。市場經濟的建立，降低了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發展，改變了人事檔案管理和服務方式?？梢圆捎矛F代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變為開放式的交流模式。
3.高校人事管理新模式的探索
（1）抓好隊伍建設，提高人員素質。人事檔案管理工作是一項專業性、技術性、政策性極強的工作，既涉及國家，又涉及個人的切身利益，對檔案管理人員在政治素質、專業文化知識、科學技術知識方面提出了很高的要求。在選配檔案管理工作人員時，首先要注重選拔具有高度的責任心、強烈的事業心、愛崗敬業和默默無聞、無私奉獻精神、黨性好、作風正、守紀律、保守機密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉計算機操作技術的黨員干部從事檔案工作。其次要經常進行業務培訓，使其掌握科學的管理方法和手段，探索人事檔案管理的規律性和科學性。最后，各級領導要關心檔案管理人員的思想、學習和工作，努力解決他們工作生活中的實際困難，充分調動各部門及兼職檔案員的工作熱情和積極性，使人事檔案管理邁上一個新的臺階。
（2）健全工作制度，加強科學管理。建立健全各項干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規章制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并堅持執行，使其真正落到實處。尤其要建立應用計算機管理人事檔案的各項制度，特別是對檔案材料收集歸檔、轉遞、查閱、保管制度要進一步嚴格要求，阻止虛假材料進檔，避免出現無頭檔案及死檔棄檔，完善人事檔案整理工作細則，使檔案的整理更加科學全面完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。同時，強化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現象，使檔案工作逐步達到規范化、標準化、制度化和科學化，為高校干部人才隊伍建設提供更好的服務。
（3）檔案客觀真實，突出個性特色。學校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點外，還具有自身的個性特點和特殊性。一是管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二是建檔對象文化層次較高；三是檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時更新和完整齊全，首先，應補充新時期形成的材料，例如將人事調動、養老保險、醫療保險、失業保險、公積金等與個人利益密切相關的材料納入個人檔案之中。其次，應以收集客觀材料為主，如教師教學、科研、學術研究和反映教師思想品德、敬業精神、業務水平、技術專長、工作能力、成就貢獻等方面的評價材料，即能真正反映個性特征的內容材料。人事檔案收集的渠道不應是單一的，而是多方面的；不僅要通過組織、人事部門收集干部管理活動中形成的資料，還要通過學校機關各相應管理部門收集當事人的教學情況、科研成果及其他業務方面的材料。通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。
（4）人事檔案的科學化、信息化和網絡化。人事檔案管理要把人才檔案信息化，把人事檔案中的現實記錄轉化為“活”信息，建立一個豐富強大的數據庫，利用計算機技術對人才隊伍進行統計和定量分析，為組織人事部門提供人才信息，為領導決策提供依據。人事檔案信息化管理系統最主要的部分是人事信息數據庫，它主要包括人員的基本情況、人員的職務和職稱情況、人員學習培訓情況、表現情況及其他情況。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎數據，不僅能夠重復使用，提高數據的利用率，而且能夠消除重復的數據收集存儲，減少數據的冗余，是一個結構比較合理，功能比較完善，可以共享的人才信息資源，可以隨時為學校各部門的業務管理提供多功能、深層次的信息服務。同時，檔案管理人員還可以針對本校人事檔案管理的實際利用情況，以現實需要為前提，對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現數字化，例如學歷、學位證書，近期的干部履歷，干部職務任免、職稱審批表，各種資格證書，等等。
完整、真實的人事檔案才能全面、準確地反映人的德、能、勤、績，才能更好地為組織人事及學校各項工作服務。因此，學校人事檔案工作必須積極探索、大膽實踐，不斷創新，把工作推上新的臺階。
參考文獻：
［1］黃小斯.高校人事檔案的價值及其管理.集美航海學院學報，1998，（4）.
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一、中學教職工人事檔案管理中存在的問題
（一）人事檔案內容不全。盡管目前學校人事檔案管理水平已經有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學階段的人事檔案包含很多內容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務信息、個人獎懲等內容，內容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學情況較為簡單，個人教學能力的描述，職務內容和個人的技能專業等情況描述的很少，這樣就會導致學校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據，給學校的人事管理帶來不便。
（二）學校對人事檔案管理缺乏專業性，管理分散。一般情況下學校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統一管理和收集，有些中學將人事檔案依據管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務部門的人事檔案包括教職工的業務能力，獲獎情況和教學的內容等，科研部門的人事檔案主要負責科研項目的確定，論文的發表等內容，行政部門的人事檔案則主要是負責人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導致檔案管理過于分散，很容易使學校的人事檔案丟失。
（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質的形式，管理的手段和技術都落后，缺乏創新。還有一些中學的人事檔案在計算機里，沒有進行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導致了資源的浪費。還有些學校儲存檔案的環境較差，檔案儲存室的門不嚴實，經常有外人隨意進出?；蛘呤菣n案處于潮濕的環境，容易受到損壞。
二、中學人事檔案管理模式優化措施
（一）加強檔案歸檔制度，使學校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業的人員、用專業的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進檔或范圍內材料漏檔的情況發生。學校人事檔案中制定教學登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學情況，工作能力，教師的學術研究內容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學術水平等。與此同時，還應該增加學校教職工的獎懲情況以及培訓情況，充分了解教職工的業務能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學校應該利用信息化技術和手段，促進人事檔案地位的建立，為學校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進學校教職工隊伍整體素質的提高。
（二）及時更新人事檔案。根據學年安排，及時更新完善教職工檔案的信息，補充相應的數據資料，充分利用信息化的手段，利用先進的軟件對人事的信息進行登記和采集，個人信息的登記要完整、及時、有效，能夠真實反映教職工的個人情況，而且根據教職工本人確定需要定期更新的信息和數據，利用學校的網絡資源和設備，在學校的網站上更新內容，學校應該指派相關的人員定期審核，必要時設置訪問權限，防止數據的任意篡改和刪除。將靜態管理變成動態化管理，使學校人事檔案的管理內容能夠及時定期更新，使人事檔案管理的數據庫更加標準，保證在學校管理過程中人事檔案“好用、管用”。
一、學校人事檔案管理模式存在的主要問題
現階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進的地方，一是多頭管理，存在著嚴重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫療衛生等部門。二是管理體系上仍為傳統干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類構成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護人事檔案真實性、準確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學校人事檔案作為一種信息源，在學校人才管理中有著它的特殊作用。學校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應存在以下幾個主要問題：
一是學校人事檔案內容信息量少。
學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。
二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。
體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。
二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制
我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。
一是建立具有個性的學校人事檔案材料。針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應補充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業方面的基本情況。(2)教師教育教學情況資料，可反映出教師的教育教學態度和水平以及教育教學工作量。(3)科學研究和學術活動情況資料，可反映出教師的學術水平、學術地位和學術研究的歷史。(4)業務進修情況資料，可反映出教師繼續教育的狀況。(5)獲獎和榮譽情況，可反映出教師在社會和學術界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎上，能及時地補充上述材料，就能較全面地、動態地反映教師的教學、科研水平，它有助于學校開展定量化、科學化工作，有助于師資隊伍建設工作的科學決策，有助于提高教師評價的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對教師評價的延續性，有助于在教師中形成良好的競爭激勵機制。
【關鍵詞】中等職業學校；人事檔案；檔案管理
一、人事檔案管理的重要性
人事檔案的管理需要從檔案管理制度以及信息化相結合的基礎上進行改革。這樣有利于中等職業學校更好地適應社會的發展以及需求，為人事檔案管理和學校的長期發展作出重要貢獻。檔案管理對中等職業技術學校來說，是有效管理人才、對人才流動進行有效統計的重要工作，也是對學校人事相關制度、規章等進行有效落實以及改進的重要成果。通過對職業學校人事檔案管理的提高，可以有效地將中等職業學校人員崗位變動以及吸納人才等方面進行更好落實。對人事檔案進行科學、合理、完整的信息整合，從而更好地指導學校人事管理工作，在人事管理工作順利開展的情況下，學校教育會在一個良好的環境中得到更好的發展。因此對中等職業技術學校的人事檔案管理系統進行進一步的加強管理并使其健全與優化，為中等職業技術學校人事檔案管理提高效率，促使人事檔案管理的價值得以提升，也能為學校的管理工作提供高質量的服務。
二、改進學校人事檔案信息化管理的方法
（一）加強學習，增強檔案管理人員素質。在進行中等職業學校人事信息化管理的過程中，應該以提高學校人事檔案服務管理水平為目標，將人事檔案管理信息化進行有效導入及落實。在人員基本素質以及工作能力方面，要定期進行培訓，建立良好的學習機制并且加強他們在工作過程中的具體落實情況。在人員信息檔案管理過程中，對計算機的應用應該以高效、便捷作為依據，進行能力和實際工作效率的有效提高，并且應該以信息技術不斷發展作為每個人工作以及學習過程中的動力，應該隨時掌握最新的發展技術和基本技能。每個人都應該具備良好的職業道德。（二）豐富檔案內容，提高檔案利用價值。在對檔案進行管理的過程中，應該充分發揮自己的工作能力，并運用計算機信息化提高人事檔案的豐富程度，以及提高檔案的利用價值。在傳統人事檔案管理過程中，主要運用的是基本的歸檔整理方法。信息內容只有員工的學習經歷、工作經歷、家庭關系以及社會關系等基本信息。但是在信息化以及社會化不斷發展的今天，這些內容是遠遠不夠的。在人事檔案管理過程中，應該注重將工作管理人員的性格偏好、職業偏好以及工作能力、工作中的特點這些個性化的信息進行有效整理，提高檔案的豐富度和使用價值。在科研水平方面以及課題研究方面要進行有效的管理以及記錄。嚴格控制好每個人基礎信息及個性化信息的真實性以及完整性。在人事檔案信息記錄方面也要不定期進行更新，對于人事檔案的使用價值進行更好的提高。（三）推進人事檔案信息化建設，實現資源共享。人事檔案信息化的目的主要是為了實現信息的有效利用以及信息資源的有效性。在信息的開放程度和實用范圍方面應該確保信息的安全以及私密性。將人事檔案資源有效地在社會以及各個院校之間進行相互使用，可以有效地將人事檔案以最真實、最權威的信息數據提供給使用者。在人事檔案管理信息記錄過程中，要做好風險和私密性以及準確性的控制，并且要確保人事檔案信息安全。人事檔案信息化管理應該建立一個比較健全、完善的管理制度，并將其加入到人事檔案管理過程中，對于中等職業學校來說，人事檔案管理工作可以在最新的信息資源下進行有效利用。
三、結束語
中等職業技術學校人員檔案信息管理，主要是通過在工作以及生活中將人事檔案、人事經歷、思想表現以及社會能力在工作中的重要體現、重要貢獻等方面進行了有效的整合，將這些信息有效地進行記錄與管理。對于院校之間以及社會人員調動以及使用者使用過程中進行參照的依據。中等技術學校進行人事檔案管理時，必須將傳統的方法轉換為正確的信息科技。在信息化的發展中，不斷地將傳統人事檔案管理過程存在的問題進行改革以及優化。從而實現社會環境以及學校環境相互的統一。更好地為學校以及上級領導部門、信息使用者之間進行有效的鏈接。通過對人事檔案管理過程和管理技術手段的不斷更新，從而達到人事檔案的相互關聯以及相互的資源共享。
【參考文獻】
[1]吳淑娟.中等職業學校人事檔案信息化管理研究[J].課程教育研究,2018(31):251.
[2]邱振嘉.中等職業技術學校人事檔案管理中存在問題及對策[J].科教文匯(下旬刊),2015(05):135-136.
關鍵詞：人事檔案管理；重要性；存在問題；應對措施
中圖分類號：G632文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2017）05-0013-01
桂林市第一中學是一所歷史悠久的學校，成立于1939年。其前身是國立"漢民中學"（胡漢民是中國元老）。為抗日救國培植青年學生，著名文史學家、詞曲學家、教育家任中敏先生于1937年在南京創辦了漢民中學，并擔任校長?？箲鸨l后，學校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長親率弟子遷徙數千里，輾轉永福壽城，最后到貴州榕江繼續辦學，1945年抗戰勝利后再度遷回桂林重建學校?，F屬于桂林市教育局直屬單位。現擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。
1.人事檔案管理的重要性
人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。
2.人事檔案管理與利用存在的問題
2.1干部人事檔案改版，改版工作時間緊任務繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關于干部人事檔案培訓的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發《關于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時間要求在2014年12月31日前完成學校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時間緊、任務重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術加工，規范整理就有相當大的工作量。
2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于k公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實現檔案庫房、閱檔室分開，人事檔案庫房沒有配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。
2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學校辦公室人事工作人員兼職監管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了教育局統一完成干部人事檔案改版工作的時間，雖然兼職人員也經常參加市局關于檔案管理的培訓，但是學習不夠系統完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業務能力、管理水平培訓與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展都受到限制。
2.4單位人事部門檔案意識不強。為規范各學校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發了由桂林市檔案監督指導科唐志紅科長編寫的《小學校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時候辦公室事情繁雜，未能認真對照制度，及時將需要歸檔的人事材料及時更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。
2.5信息開發利用率差，發揮服務作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，我們學校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續、工資變動審核、干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。
2.6檔案管理手段落后?，F代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發。
3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施
3.1領導重視，組織得力。單位領導，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。
3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質條件。要將人事檔案工作所需經費列入單位財務計劃，保證經費落實；改善人事檔案管理工作的基礎設施，實現檔案庫房、閱檔室分開；要為人事檔案庫房配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。
3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質。為切實做好"干部人事檔案改版"任務，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期國家教育發展事業對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。
3.4完善、落實人事檔案管理制度。在本?，F有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎上，根據單位人事檔案工作實際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規章制度體系。
在制定制度的基礎上，更要關注制度的貫徹落實情況。要按照規章制度要求，定期檢查檔案管理人員對檔案制度的落實執行情況，督促其按照制度要求，及時將歸檔文件，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，真正發揮人事檔案"見證歷史"的作用。
3.5提高人事檔案管理的現代化水平。要順應時代的發展要求，把現代先進的科學技術手段如：存貯技術：微機、縮微照相；防護技術：原子能處理、空調器、吸塵器；復制技術：復印機、掃描機；裝訂技術；自動打眼機等應用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。
[關鍵詞]高校 人事檔案 管理
[中圖分類號]G27 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）11-0063-01
人事檔案記錄著個人的詳細經歷，是用以聘任、選拔、管理人才的重要依據，在人力資源的管理工作中有著不可代替的位置。然而，隨著高校人事制度的進一步深化，人事檔案中存在的問題卻越來越明顯。
一、高校人事檔案管理的現狀
（一）重視不夠，收集整理不規范，材料不完整
絕大多數高校領導對人事檔案管理工作的重視程度不夠，缺乏有效的制度和監管。另外，由于檔案管理人員的頻繁更換，也導致各自對檔案材料的收集整理自成一體，沒有統一的檔案管理標準，大大降低了檔案的綜合利用價值。 再者，人事檔案要求具有真實性，但在實際的人事檔案管理中，經常出現履歷表中填寫的內容信息不真實等失真現象，因而造成一定的負面影響。
（二）檔案管理手段落后
目前人事檔案在管理上大多還沿用傳統的手工管理方式，只重視對案卷的分類而忽視其在人才選拔、培養和開發、合理配置人力資源等方面的應用。因此檔案的開發過程繁瑣，檔案檢索和利用困難。另一方面，人事檔案是由各級政府人事部門及其所屬人才中介機構管理，人事檔案調動傳遞手續繁雜，尤其是異地調動各地區規矩不一，造成時間成本較高。這些都給人事檔案的轉遞帶來一定的影響。
（三）對人事檔案的利用率低
人事檔案的合理利用一直是人事檔案工作中的重要問題之一，大多數高校的人事檔案管理工作只是簡單地把檔案進行分類存放，偶爾查閱，并沒有把人事檔案有效、合理地利用起來，僅僅是作為個人信息的依據，這樣的人事檔案管理工作簡單乏味，同時也失去了個人檔案的價值，造成人員與資源的浪費。
二、對于人事檔案管理工作改革的幾點建議
（一）建立健全檔案管理制度
一是建立健全人事檔案管理的各種制度，嚴格按照規定管理人事檔案，實現以人為本的服務體制，推進人事檔案管理工作的制度化、規范化建設。二是材料的收集要全面、及時，對于有變化的人事檔案應該采取隨時隨地收集整理，以免造成檔案不完整或檔案丟失的現象，對于每年固定形式的人事檔案應采取定期收取的形式，例如，年終或年初開始收集。收集到的人事檔案應認真鑒別后歸檔，確保人事檔案的真實性，為以后的各種活動提供真實、有效的數據信息。對于人事檔案的借閱、傳遞性質的活動要認真做好記錄，防止人事檔案在傳遞過程當中損壞或丟失。
（二）創新管理方式加強信息化建設
人事檔案是人才信息的資源庫，是人事工作得以正常開展的重要保障，必須不斷地把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理之中，用以提高人事檔案管理工作的效率。這不僅是人事制度改革與發展的需要，也是其適應社會對檔案信息需求的客觀需要。因此，要把人事檔案管理工作同時展結合起來，利用先進的計算機技術和科學的系統進行動態管理，開發利用更完善的人事檔案管理軟件，并將人才信息的收集、反饋與跟蹤融入到系統當中，快速準確地提供人事信息，從而改變過去的傳統方式，使人事檔案管理轉變成數據化、信息化。另外，還可以在學校內部建立局域網絡，形成網絡化的人事檔案管理，通過網絡使信息共享，向需要信息的領導和部門提供快速、準確的資料，為師資隊伍的建設提供詳實的材料，促進人才的合理流動。
（三）合理利用人事檔案，提高其利用率
要大力提高檔案的利用價值，充分挖掘出檔案應有的功能。將人事檔案密切融入到教職工的工作中，提高其在工作中的影響力與執行力。要做到以上要求，一是要豐富檔案內涵。在檔案中增加全面反映教職工真實情況的內容。二是要合理開發、利用人事檔案資源的優勢，建立健全檔案資源的系統化管理與利用的運作機制，發揮檔案的社會效益。
三、結語
總之，人事檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分，高校人力資源管理與開發的基礎性工作，它集服務性與保密性于一體，對促進人力資源開發、構建和諧社會發揮著重要作用。加強和改進人事檔案管理是時代賦予我們的新課題、新任務，要從制度上、觀念上更新，不斷地發現問題，找出原因，解決問題，積累寶貴經驗。按照人才市場發展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，為人力資源的開發發揮好儲備作用。
【參考文獻】
[1]李丹.淺談高校檔案管理工作存在的問題及改進對策[J].吉林農業科技學院學報，2009（03）.
摘要隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入,學校人事檔案出現了許多新情況,新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰,檔案工作如何與時俱進,加快發展,更好地為黨的組織、人事工作服務,筆者結合幾年來檔案管理的實踐,就學校人事檔案的管理工作談談幾點體會。
關鍵詞人事檔案 管理
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料,并按有關規定進行整理后組成的,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀50年代產生以來,作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進,傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺?！八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多,其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現,在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”――食之無味卻棄之可惜,其制度性生存愈發尷尬。因此,傳統人事檔案制度必將走向終結,新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神,要促進人才的合理流動,必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制,發展人事業務,改革戶籍、人事檔案管理制度,放寬戶籍準入政策,推廣以引進人才為主導的工作居住證制度,探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認為,人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展,也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。
內容上,立卷不夠規范,案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一?！叭g一歷”(年齡、工齡、黨齡、學歷)記載多樣,個別干部的“年齡越填越小,參加工作時間越填越早,文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙,但現行的公文材料大部分是A4紙,高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙,紙張大小不同,致使有的表格印制超過裝訂線,給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔,而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多,有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外,隨著時代的發展,干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多,而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少,這些都會直接影響到案卷質量。
使用上,技術手段滯后,運行效率較低。在整理檔案過程中,有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統,大部分是靠手工操作,費時、費力,效率低,與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。
三、筆者關于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質量,就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性,但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化,就會顯現出它的局限性。因此,目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求,實現管理的規范化和信息化:
(一)實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化
干部人事檔案管理質量的提高,重要一條就是要及時收集和補充檔案材料,而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量,對收集到的檔案材料,從手續是否完備,表述是否準確、精煉,觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別,對于不符合要求的及時退回,限期糾正再歸檔,對于不屬歸檔范圍的材料,及時退給有關單位,做到不散失、不積壓。
(二)改進檔案的檢索與查閱方法,實行計算機管理,提高檔案管理的信息化
對干干部人事檔案的檢索,無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行,這兩種方法均有一定的科學性,但用記起來費時,用起來繁鎖,工作效率低。為提高效率,可考慮采取以英文字母的順序號進行編排,便于記憶,利于查找,提高速度。同時,為提高檔案管理水平,可以采用計算機管理人事檔案信息,研究建立兩個系統:檢索系統和利用系統。同時,運行干部人事檔案原件管理系統,使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件,不僅可以提高查閱檔案的速度,同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
(三)分類管理
國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理;其余人員的檔案,則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制,由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。
(四)人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度
制定硬件、軟件標準,并加強執法檢查;同時,檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度,并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。
(五)利用現代化管理手段
人事檔案管理也要與時俱進,不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用,開拓創新,開發新手段,加大投入,對人事檔案實行動態化管理和維護,開發研制人事檔案管理軟件,建立數字檔案和多媒體檔案,并實行聯網,通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。
只有與時俱進,注重檔案的服務性,才能提高檔案的利用價值,牽一發而動全身,人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力,必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解,必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。
參考文獻:
(1)王云慶 苗壯 《現代檔案管理學》青島:青島出版社 2002年220
