時間：2023-05-15 17:08:26
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科技檔案是企業在科學研究、生產技術、基本建設等活動中直接形成的文字、數據、圖表、聲像、光盤等各種載體的科技文件材料，是具有保存價值的歷史記錄。它為廣大科技人員提供各方面的工作信息和依據，起到了憑證和參考作用。但是由于科技檔案的數量浩大，內容繁雜，形式多樣，給查找利用科技檔案帶來極大的不便。而科技檔案編研工作，就是在對科技檔案進行分析研究的基礎上，按照一定的要求，集聚有關的科技信息，經過后期加工、整理、編排，形成科技檔案信息的系統性集合材料，這些都是在科技檔案實體基礎上進行的。所以，科技檔案收集得是否完整、系統、真實、準確、有效，科技檔案管理是否科學，檢索工具是否簡便實用等，都會直接影響科技檔案編研成果質量。因此，做好科技檔案管理工作是做好科技檔案編研工作的前提條件。
(二)科技檔案編研是促進科技檔案基礎工作全面提高的動力
科技檔案編研要對所保管的科技檔案進行查閱、研究、篩選，因此能發現科技檔案收集和整理中的問題。如匯編《科研成果簡介》，材料不全或沒有歸檔就會顯露出來，起到了“查帳”的作用。整理是否科學，通過編研查用可以體驗。至于鑒定是否準確，通過“回頭看”的實際使用能得到驗證。在材料的準確性方面，例如科技檔案中的技術標準，通過編研可以校正不正確的數據?？傊萍紮n案編研的實踐是對科技檔案基礎工作的全面檢查，發現問題可以拾遺補缺，完善檔案管理，改進工作方法，推動科技檔案基礎工作全面提升。
二、科技檔案編研工作的意義及作用
(一)科技檔案編研工作是主動向社會提供檔案信息資源的有效手段
大力開發檔案信息資源，服務社會，是檔案界的重要任務。為此，積極探索各種提供利用的手段和方式方法是必要的?？萍紮n案編研工作從不同的角度和深層次為讀者利用科技檔案文獻創造了便利條件。第一，能更主動、更集中地提供利用。通過編研，按照一定的題目把有關科技檔案文獻匯集成冊，可使利用者在一份編研材料中獲得有關該專題的大部分信息，節省查找資料的時間和精力，減輕輾轉查找之苦。第二，能科學、系統地提供利用。通過編研途徑向利用者提供的檔案文獻，已經由編者按照科學的原則與方法，進行了嚴格的挑選、加工、編排、注釋、作序等技術性處理，基本上保證了材料的可靠性、精確性、完整性和系統性。第三，有利于保護檔案原件，延長檔案原件的壽命，以便長久地開發利用。
(二)科技檔案編研工作能加速實現科技檔案管理科學化、現代化
科技檔案工作主要是進行科技檔案的收集、整理、保管等實體管理，大力開展科技檔案編研工作之后，將使科技檔案工作體系從保管型轉向智能型，從被動借閱轉向主動利用，從載體管理發展到信息服務，從傳統的人工管理發展到計算機網絡管理，從可有可無到不可或缺，從無名到有名，這是其一。其二，科技檔案編研工作可擴大檔案工作影響，轉換工作機制，提高檔案工作地位，從而開創科技檔案工作新局面。其三，編研手段現代化，要求科技檔案管理手段首先實現現代化，采用計算機、多媒體、光盤、網絡等技術，使原來傳統的管理方式發生了質的變化。采用掃描技術使紙質檔案轉化成數字檔案，利用網絡查閱檔案，提高了檔案管理水平、工作效率和服務質量，加速實現科技檔案管理科學化、現代化的進程。
(三)科技檔案編研工作有利于提高科技檔案人員水平
科技檔案編研是一種智能性工作，從事這項工作需要調查研究、分析思考、匯編撰寫，通過工作實踐，將使科技檔案人員得到很大鍛煉，提高業務水平。在對科技檔案信息進行摘編、縮編時可提高分析、概括能力和語言文字表達能力；在對科技檔案的研究加工過程中還可以對檔案的收集、整理、鑒定、保管等工作進行檢查，在實踐中加深對科技檔案理論的理解。總之，檔案人員參加編研工作將促進自身水平的全面提高。
三、搞好科技檔案編研工作的幾點見解
(一)注重編研選題，既要適時又要顧后
選題是科技檔案編研的重點和關鍵，題目選擇得是否合適，直接關系到檔案編研成果的利用效率和實用價值，選題恰當有較強的針對性，這樣的編研成果會很受利用者歡迎，同時也會產生良好的效益；如果選題失誤，不貼近實際，就會事倍功半，甚至是勞而無功。所以在選擇編研題目時，必須多做調查研究，千萬不可“閉門造車”。編研人員要深入企業生產、科研第一線，主動了解企業各方面工作對檔案編研信息的需求，以便有針對性地擬訂編研計劃，選定編研題目。編研選題必須做到：既要適時，也要顧后。所謂“適時”，就是編研選題要注重適時實用的原則，要把握企業生產、經營、科研的發展脈搏，使科技檔案編研工作與企業當前的中心任務及熱點活動相結合，適時提供有效的檔案信息，努力做到企業生產、經營、科研活動發展到哪里編研工作就延伸到哪里。如我公司在船舶生產上要做大做強，連續簽訂了大、新型船舶的建造合同，為適應建造和施工設計的需要，檔案部門及時編研出多份不同類型產品的《產品檔案簡介》和《主導產品技術經濟參數匯編》等，為設計人員提供了簡捷有效的參考資料，受到了利用者歡迎。所謂“顧后”，就是要在提倡適時、實用、見效快的情況下，不能忽略具有歷史價值、意義和潛在效能的題目，以便“前人栽樹，后人乘涼”。比如各種《基礎資料匯編》等。
(二)增加編研形式，由單一性轉向多樣性
以往的科技檔案編研，主要以紙質載體的文字形式表達，這固然是行之有效、有著悠久歷史的好方法。然而，隨著科技進步和時代的發展，特別是企業發展的不斷深化和市場經濟的不斷完善，單一的編研形式已滿足不了企業對檔案信息越來越高的新要求。要使企業科技檔案編研工作進一步有所作為，適應需求，就必須增加編研形式，打破單一性編研形式的舊框子，向靈活多樣性編研形式轉變，利用庫藏各種載體的檔案材料和其它信息，針對企業生產、經營、科研等活動的需求，以及企業創新發展中的重點、難點問題編纂出適時實用的編研成果，為企業各項工作提供有效服務。例如：我公司利用日益豐富的聲像檔案、實物檔案等庫藏檔案材料，先后編纂出版多冊專題性的《產品樣本》和綜合性的《渤海造船廠照片集》等。
(三)講求編研效果，倡導深淺層次并重
科技檔案編研成果材料按其加工深度和加工形式分為一次文獻、二次文獻和三次文獻三種基本類型，還有一種復合型成果，實際上是上述三種文獻組合成的編研材料。根據編研層次的深淺，三次加工要比一次、二次加工復雜，要求難度較高，也是編研工作水平的一種體現。所以，隨著科技檔案編研的深入開展，就成果開發的形式、開發的項目而言已轉向以科技檔案信息的二次、三次加工為重點。但也要引起注意：科技檔案編研的目的是為了更好地發揮企業檔案的作用，主動提供檔案信息為企業生產、經營、科研、基建等工作服務。因此，在進行編研過程中，必須講求編研效果，注重實效、實用、適時的編研原則，不能片面追求三次加工而忽視一次、二次加工。如：因公司“XX工程”竣工審計工作的急需，我們編輯了《“XX工程”文件匯編》，同時還編輯了《XX產品技術參數和建造過程簡介》，上述材料可以說產生了“立竿見影”的效果。由此可見，科技檔案編研工作要適應創新發展的需求，應倡導因地制宜，深淺并重，大小并舉，講求效果。
(四)增強編研后勁，投入適當人力、財力和物力
要搞好科技檔案編研工作以適應改革和發展需求，需投入一定的人力、財力和物力，即有投入才能有產出。首先，必須合理配置編研人員，加強編研人員的素質培訓，建立適應編研工作的知識結構，培養能勝任編研工作的專門人才，并保持編研隊伍的相對穩定。要多提供機會，讓他們多參加各種培訓、經驗交流等活動。編研人員素質的提高，必然會使編研工作躍上一個新的臺階。其次，做好任何工作都要有一定的條件，科技檔案編研工作也不例外，除了要有豐富的檔案資料和精干的編研隊伍外，還要有適當的硬件設備以滿足現代化管理的要求。所以，要使科技檔案編研工作適應企業經營發展的需要，就要不斷增強編研后勁，舍得為檔案編研工作投入人力、財力和物力。
四、總結
水利工程是發電、供水、圍墾、防洪、除澇、灌溉、水土保持、移民、水資源保護等工程及其配套和附屬工程的總稱。水利工程有工作面多，建設周期長，階段性較強等特點。建設過程中形成大量的信息和文件，必須歸類為科技檔案。水利工程科技檔案管理工作要求做到高效率的文件處理、信息查詢和反饋以及文檔分類儲存的工作。
2水利工程科技檔案管理的重要性
水利工程科技檔案是項目建設過程中形成的文字、圖表、聲像等信息材料，是生產、科研及其建設過程中形成的原始記錄，它客觀的記述和反映了整個歷史過程和真實原貌。因而科技檔案的有效管理必然是工程建設過程中的重點，也是難點。
水利工程的建設主要經過前期規劃、設計、招(投)標、施工、竣工驗收等一系列復雜的階段，內容繁多，周期較長。在整個過程中，資料檔案是項目建設的依據。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分類儲存及規范化管理的工作?？萍紮n案的形成自工程立項開始，與工程建設進度同步，并貫穿其各個階段?？萍紮n案的有效管理，有利于資料備查、后期審核，是提高項目質量、提高工作效率的有力保障，也可為以后的工程項目提供可靠的參考。
另一方面，檔案管理對于企業發展也起到了重要的作用。每一個工程項目的檔案資料，是企業文化的積淀。也為積累工程經驗、吸取教訓、不斷提高企業工作質量和工作效率提供了參考。
因此，做好水利工程科技檔案的有效管理工作十分重要。
3水利工程科技檔案管理現狀
3.1管理內容
水利工程科技檔案管理按其內容及階段形式可分為：工程設計檔案管理、工程施工檔案管理、工程監理檔案管理和竣工檔案管理等。各個階段的科技檔案主要包括主要包括文字材料、圖紙資料、聲像資料等。文字材料是科技檔案中最重要的，涉及內容最多的資料，主要包括：各類收文、發文、標書、合同、設計報告、施工報告、驗收報告等建設資料，以及各次會議紀要、計劃變更、施工日志等綜合資料。圖紙資料主要包括地形地類圖、施工圖、竣工圖等。聲像資料包括各種圖片信息、視頻信息等。這些材料看似種類繁多，不同階段、各個專業互相交叉，而實際上是圍繞著工程建設所形成的?？萍紮n案資料之間既以不同的工作階段相區別，又以總體程序和內容緊密銜接，反映了水利工程建設的全過程，各個階段、各個專業互相滲透，缺一不可。因此，鑒于工程科技檔案的重要性，各階段形成的各類檔案均需做到有效管理。
3.2管理現狀
科技檔案管理，是對科學技術檔案實體進行管理和信息開發利用的一項專門工作。主要包括收集、整理、鑒定、歸檔、統計和提供利用等項內容。目前，水利工程科技檔案管理大致上可分為：收集整理、簽審鑒定、歸檔以及查詢利用等過程。
收集整理工作是將收集集中起來的科技檔案按其形成階段、內容、形式，進行科學分類、系統編排，為實現科學管理打下基礎;簽審工作是各個階段負責人對其科技產品應簽字負責，以保證科技檔案的可靠性和責任可追溯性;歸檔工作是將科技檔案儲存于檔案管理部門，并以科學的管理手段和技術措施保護科技檔案的完整和安全，維護庫藏科技檔案的序列，為最大限度地延長科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實行監督;統計工作是通過對各類檔案的統計和分析，掌握庫藏科技檔案的數量和質量，以及科技檔案管理和利用工作的基本狀況，既是保護科技檔案并對其實行監督的基本手段，也為科學地管理科技檔案提供數字依據;查詢利用工作是通過創造的統計條件，以各種有效的方式將已歸檔或保存的科技檔案信息提取出來，滿足后續工作的需要。
4當前水利工程科技檔案管理存在的主要問題
水利工程由于門類繁多，階段性強，建設期長，為檔案管理工作帶來了相當的難度和挑戰。目前我國水利工程科技檔案管理水平總體上還比較穩定，但也存在不少值得改進的地方，主要存在以下幾方面的問題：
4.1科技檔案管理制度不夠規范。目前，水利企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理制度不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。
4.2檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前在水利行業，傳統的手工檢索占有很大比重。雖然部分檔案管理部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但也出現了求“多”不求“精”的現象，既造成了資源利用不充分，也導致檔案檢索效率不高。
4.3科技檔案管理人員專業素質不高，管理意識不強，檔案利用率普遍不高。目前，雖然各企業單位均設置了相應的檔案管理部門，但管理人員文化程度和專業素質參差不齊，相當一部分還不能適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，具備相應的專業知識技能，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。此外，許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏認識，造成檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高。
4.4對水利科技檔案的保密性缺乏足夠的重視。一般而言，水利工程科技檔案均屬于秘密文件，查詢或利用均需通過相關手續。但從本人的工作實踐看來，大部分水利單位在科技檔案保密性方面缺乏足夠的重視，制度不健全，責任落實不到位，在當今信息飛速發展的時代，水利科技信息安全面臨嚴峻的挑戰。
5加強水利工程科技檔案管理的對策
針對目前水利工程科技檔案管理工作狀況，為提高檔案管理效率，實現科技檔案的有效管理，實現資源的高效利用，需加強水利工程科技檔案管理工作。可行的方法有：
5.1加強宣傳教育，提高水利部門對科技檔案有效管理的認識。要充分認識檔案管理工作對促進工程項目建設和企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案管理工作的責任感和使命感，進一步明確檔案工作是各部門義不容辭的責任和義務。
5.2加強人才培養，提高科技檔案管理人員綜合素質。提高檔案管理工作人員素質，是推動科技檔案管理事業發展的關鍵。首先要把住人才引入口關，可適當引進一批有專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，針對企業檔案管理的特點和部分管理人員素質不高的情況，企業要積極選送檔案人員參加檔案專業知識培訓，提高檔案人員業務素質，同時要穩定檔案專業隊伍，從而加強企業檔案管理工作。
5.3規范檔案管理機制，強化管理責任。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。
5.4積極做好開發利用工作，為企業各項工作服務。如何利用好企業檔案，開發企業檔案信息資源，是企業檔案管理的目的，也是擺在企業檔案管理人員面前的一項艱巨任務。為此，企業檔案管理人員就要圍繞企業的發展，采用高效的檢索工具，并進一步開發新產品、新技術，變被動服務為主動服務。
5.5引入計算機信息系統進行信息處理和資料管理，實現檔案管理現代化。計算機技術與檔案管理的結合是時展的必然選擇，以數字化、網絡化為主旋律的檔案信息化戰略，已在全世界范圍內推展;加強水利工程企業的信息服務工作亦是企業國際化戰略的重要組成部分，在企業發展過程中，以企業的檔案工作為依托，成立市場信息服務中心，建立網上檔案管理系統，不僅能夠為企業提供咨詢服務，克服企業管理的盲目性，而且能夠為企業的發展起著不可忽略的作用。
6結論
水利工程門類繁多，內容繁多，階段性強，且周期較長。在整個過程中，資料檔案是項目建設的依據，因而檔案管理既重要也復雜。做好檔案工作對工程項目的建設和企業的發展有很重要的作用。目前，水利企業在科技檔案管理工作上存在一系列的問題，需要進一步提高科技檔案管理的意識、提升管理人員的業務素質，規范管理制度，積極做好開發利用工作，逐步實現檔案管理現代化。
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關鍵詞：工程建設；水庫；科技檔案管理；信息化
水庫科技檔案是對從事水庫建設期間所涉及的科技活動形成的資料和信息，其具有相當的保存價值的，同時也可以通過各種形式與載體類型來進行歷史記錄的保存，需要歸納保存在水利科技文件材料檔案中。因為這類資料或數據對于水利事業的研究人員而言，具有非常重要的學術價值和指導作用，是非常寶貴的科學技術資源。同時，水庫建設中的科技檔案也成為了最具價值的第一手資料和信息，為科學研究發揮了重要的促進作用，受到科技工作者的廣泛青睞。究其實質是因為水利研究的原始資料在某種程度上具有參考性、原創性以及對照作用，除此之外還能為當前水利科技進行創新與探索。因此，水利科技檔案管理工作對科研事業的發展起著不可替代的作用。
1 水庫檔案管理的主要內容和重要性
（一）水庫檔案主要管理的內容
水庫檔案所涉及的內容和信息十分龐大，而且涵蓋了巨大的范圍，所以，其管理工作需要充分明晰之后再開展。首先，水庫的檔案管理工作相對于其他領域的檔案管理有著性質上的差異，因為水庫本身的建設初衷就是為了在建設過程中方便周圍的群眾轉移居住地。因此，其中涵蓋了大量的移民等信息檔案內容，例如：民生資料、水庫占地、居民地、農用地等丈量信息資料等等。其次就是水庫檔案資料還涵蓋了水庫周邊區域的基本環節，例如：交通運輸、水電管道、通訊光纜等等，同時部分項目還會存在相應的環境影響程度的評估勘測資料。最后，還包括了建設后的群眾安置、土地補償以及地質改造等水庫檔案的內容，因此，有必要對水庫檔案加強管理工作。
（二）水庫檔案管理的重要性
隨著社會經濟的不斷進步，水利工程對于國家整體國力的提升具有明顯的作用，也是近來國家關注的重點。隨著國家在這方面投入的增加，過去在經濟基礎和科技基礎上的制約得以被進一步打破，水利工程的質量標準也在不斷的提升，安全隱患也在逐步消除。但是，國家對水利工程的建設要求卻沒有放松，不僅需要盡快完成對于水庫的建設，還需要保障水庫周邊的工農建設，積極發揮社會服務效益。
水庫檔案的形式主要載體包括了文字、表格、聲像、影響以及電子數據等等，能夠整個水庫的各項信息進行詳盡的描述。在水庫建設前，工程建設人員就需要對周圍的地質、地形、地貌、交通、農業以及原住民等信息進行搜集，并記錄所有的信息，保障施工方案能夠得到高水平的設計。隨著水庫建設的完成，其周圍的情況也發生了相應的變化，需要對變化后的水庫周邊進行統計，并記錄水庫工作的運行情況等。作為水庫建設的信息和數據資源，其利用價值具有非常高的可用性，供將來的水庫擴建、修繕以及其他建筑建設提供了重要的依據。同時，這種資料和信息也能夠為其他水庫的建設提供相應的參考，并有效提高了社會的經濟效益。水庫檔案是一種工作檢驗的積累，對于技術具有相當的信息參考作用和客觀性，其管理工作是不能忽視的工作。
2 強化水庫檔案管理工作的具體措施
水庫科技檔案的管理工作主要依照水庫建設中所涉及的技術研究、勘測、設計以及其他觀測數據所展開的，同時這類數據具有來源范圍廣、種類但多、管理工作繁復等特點。只有加強水利科技檔案的管理和利用，才能保證水利科技檔案的系統性和完整性，才能更好地發揮水利科技檔案在水利建設過程中的作用。
（一）強化并完善各項管理制度的建設工作
制度作為各項工作開展的依據，具有非常重要的作用。因此，需要對各項制度的管理工作進行強化，并對內部的管理激勵機制進行建設，確保具體人員的積極性可以被充分的調動起來。然后，將檔案管理工作進行細分，并在各個不斷的階段來完成，讓權責逐漸落實到管轄領導的績效考核中，要求相關人員對任務進行認真的完成。這樣一來，才能將真正的管理工作細化到檔案管理的各個職位和人員，將管理工作貫穿整個建設周期，直到檔案資料管理通過驗收全過程。
（二）強化檔案管理人員的素質水平
人員作為影響工作質效水平的重要因素，對于具體工作的開展具有重要的影響。因此，檔案管理人員的選擇上需要引起更多的關注。首先需要本著以人為本的原則來選取高素質技能的檔案管理團隊，并在定期內選取合適的人員進行理論學習和實踐練習。最終，要不斷提升其在技術、管理、業務以及其他方面的能力水平。同時，在管理資質上還需要進行密度的管理，對準入資格證進行嚴格的審查，開展相應的工程檔案工作的業務交流會，配備相應的文件和資料進行講解和培訓。
（三）加快檔案管理信息化建設
目前，全社會都在積極的推進信息化進程，不斷讓社會的網絡技術應用到具體的工作當中，發揮更大的生產力促進作用。因此，水利檔案的管理也需要不斷推動計算機管理模式的轉變，確立以電子檔案為主的檔案管理模式。目前，水利工作已經在諸多方面得到了應用，例如：文字、數據表格、設計圖形、圖片以及影像等資源已經采用電子數據的模式，不僅清減數據存放所需的空間，同時也在修改和查閱上具有更多的優勢。這樣一來，人力、時間以及物資等資源都得到了節約。檔案進行電子信息化管理，可以實現歸檔、編目、查詢檢索和借閱管理的自動化，便于檔案信息的接收、傳遞、存儲和查詢，提高工作效率，實現資源共享，提高檔案管理的科學性、規范性。
3 結束語
水旃こ探ㄉ梟婕暗澆隙嗝爬嚳倍嗟南钅浚具有內容繁雜、階段性強以及周期性長等方面的特點。因此，整個建設過程中的資料檔案管理工作也具有較大的困難，但是檔案作為項目建設的重要依據，具有非常深遠的影響和作用，關系到工程項目建設和周邊城鎮化進程推進等等。目前，負責水庫建設的科技檔案管理部門需要進一步強化運用信息化手段，提高科技檔案管理的意識，提升管理人員的業務素質，規范管理制度，積極做好開發利用工作，逐步實現檔案管理現代化。
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[關鍵詞]企業科技檔案；信息化管理；數據庫建設；重要性
中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）05-0252-01
1 引言
企業科技隨著社會科學技術的不斷發展，眾多的科技成果、科技資料也不斷涌現出來，從而為企業科技檔案增多了很大的數量，像過去傳統的科技檔案管理模式，遠遠已不能滿足當前科技檔案管理工作的要求，更談不上再轉化為生產力了。企業科技信息化管理作為一種現代化的管理模式，也越來越顯示出它的重要性和必要性。
2 企業科技檔案信息化管理的重要性和必要性
1）企業推進科技進步的需要。當今科學技術的發展實質上就是一種連續的社會活動，其科學研究離不開參考、借鑒已有的科研成果；同時社會的進步離不開科學技術的推廣與普及，而科技檔案卻蘊含著豐富的科學知識、科學思想、科學方法、科學態度和科學精神，以及它向公眾傳遞的知識和信息。所以，至于科技檔案信息化的研究，它對科技檔案的開發利用和促進科技進步都具有著非常重要的現實意義與深遠影響。
2）企業科技檔案信息化建設是自主創新的需要。在企業科技活動中，繼承和創新則是科技活動永恒的主題，而創新又是知識經濟的核心與關鍵。信息則是創新的誘因，科技檔案則是一種重要的科技信息資源，它在科技創新中具有奠定基礎、啟迪思維和激勵人們不斷探索的作用。因此，我們充分利用科技檔案信息資源，對于避免科研的低水平重復、降低科研成本、提高科研效率和建設新型的自主科技創新體系，這都具有十分重要的現實意義，這也是自主創新的迫切需要。
3）企業科技檔案信息化建設是加速科研成果轉化的需要。企業將科技檔案信息化、數字化、網絡化，并建立科技檔案信息資源共享體系，則能充分體現科技檔案“管理在于利用”的目的，也是提高科技成果轉化率和產業化率的重要手段。只有依靠科技進步，才能加快企業經濟發展的速度，提升企業經濟效益效。
3 企業科技檔案信息化管理的主要內涵
1）科技檔案的概念與內涵。它是指在自然科學研究、生產技術和基本建設等活動中所形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，簡捷的說，科技檔案就是在科技、生產活動中產生的一種科技信息及其載體；科技檔案直接記述和反映科技、生產活動過程和實體，是一種真實的歷史記錄。在如今知識經濟時代，也是信息化時代，如何充分開發科技檔案這個基礎性的、原生性的信息資源，使其產生更好的經濟效益和社會效益，不僅需要做好科技檔案信息資源的開發工作，也要做好科技檔案管理的信息化工作，以便為企業再利用。
2）科技檔案信息化管理的主要任務和目標。實質上，它就是將計算機技術、信息技術、通信技術等充分運用于科技檔案的整理、保存、管理和提供利用等環節中，以實現科技檔案管理的標準化、數字化、系統化和網絡化。而其中的科技檔案數據庫建設，則是實現檔案信息化管理的基礎。只有加強檔案數據庫的建設與應用，才能加快推進檔案信息資源的整合與共享，以滿足企業科研工作者對科技信息的需求，這也是當前科技檔案管理工作的最重要的任務和目標。
4 企業科技檔案數據庫建設的措施
企業在檔案數據庫建設上，也是一個長期的而又復雜的系統化工程。它包括各類標準規范的制定、檔案信息的組織與存儲、檔案資源的整合與集成、數據存儲服務器和提供數據檢索服務的軟硬件平臺的建設，以及開展基礎數據庫建設的組織和團隊，甚至長效服務機制的形成等。
1）標準規范體系的建設措施。在企業標準規范體系建設上，其包括元數據格式規范、管理規范和業務工作制度。①要制定數字化檔案的存儲標準與格式規范，并明確檔案數據庫的存儲與訪問方法。其中包括各門類數字化檔案元數據的組成、結構、描述方式、著錄規則與要求；各種類型檔案內容（其包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻以及非結構化信息）的描述方法、格式要求、存取方式，以及訪問機制等；檔案內容與檔案元數據之間關聯模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數據庫和內容對象的分級存儲、統一管理、集成共享方式和要求。②要制定檔案數據庫建設的管理規范和制度，并確數據庫建設過程中的程序化和規范化操作方法。它主要包括數字化數據庫的建設步驟、方法和要求；數字化檔案信息的網絡存儲、離線備份和災難備份與恢復的功能、性能、技術規范和管理規定；數字化檔案信息的安全管理規范、備份方式和要求；備份的數字化檔案信息的管理方法等；檔案數據庫的原始性保障措施，并規定如何采用身份認證、數據加密、電子簽名等技術確保檔案的真實、完整、有效和憑證性作用；數字化檔案信息的授權訪問制度，并定義開放檔案、控制使用檔案、檔案的分類存儲和授權管理與訪問制度。③要制定檔案數據庫建設的業務規范和制度。就是說明確接收數字化檔案信息和開展檔案數字化加工的工作要求。它主要包括數字化檔案的歸檔、移交、接收的工作制度和內容、范圍、方式、方法，以及安全保障等。
2）企業科技檔案信息資源滾動建設措施。在科技檔案信息資源滾動建設上，主要包括數據庫平臺的建設，以及數據著錄、數據處理、數據整合與數據備份系統的建設方面。①數據庫平臺則是指存儲檔案數據的軟硬件存儲系統，包括網絡存儲設備的選型、安裝、調試和使用。而數據庫管理系統，存取數據的軟件平臺，多門類檔案數據存儲方案的確定和實施，以及數據存儲系統的升級、維護與持續服務的計劃和工作要求等。至于檔案數據存儲系統的建設，主要涉及需求分析、方案確定、設備的購買，以及與服務器的連接等內容。網絡存儲設備一般應與服務器的購買同步來考慮。多數服務器供應商可提供存儲解決方案，并能提供服務器與存儲設備之間的集成和互聯。②數據著錄系統則是獲取檔案信息的門戶應用，它包括檔案內容信息、檔案目錄和標引等的錄入、修改、保存以及電子文件的上傳等內容。對于著錄系統的建設，主要是將標準規范加以實施，在數據入口處將不合規范的數據進行預處理，真正將符合檔案管理和保存要求的數據捕獲到數據庫存儲系統之中。③系統是實現批量數據導入、導出、掛接和規范性校的自動化數據著錄系統，它由技術支持人員完成的，系統的建設需要根據檔案業務工作的需求，總結和預先定義數據處理的標準及自動處理規則。④數據整合系統則是在數據處理前，根據檔案資源管理的需要，對檔案信息資源進行分門別類的整理和規范化處理，這便于實現檔案信息資源的集成與共享。⑤數據備份系統建設的目的就是提高數據的安全性。所以，根據備份方案的不同，可以采取在線備份、脫機備份兩種模式。在數據備份系統建設中，一要建立實施備份的軟硬件支撐平臺系統，二要制定備份的策略和計劃，并在工作中實施和維護。與此同時，還需要對備份的數據實行全面的管理，其內容不可缺失。
5 結束語
綜上所述，隨著社會信息化程度的提高，企業科技檔案管理工作也就要融入先進的服務手段和良好的服務效果?？萍嫉娘w速發展，科研工作再對信息資源共享的要求也就越來越高、越強烈，科技檔案的利用也就會越來越多。而數據庫技術的應用，這就可以使科技檔案在科技發展中發揮越來越重要的作用和效果，倍顯更加重要。
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關鍵詞 病歷檔案 重要性 科學規范化管理
中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：A
病歷檔案是患者入院到出院時病情診斷、治療、護理和愈后過程中的全部記錄，是患者在醫院就診期間形成的全部醫療檔案。病歷檔案在疾病診斷和治療中具有重要作用，既是臨床進行科學診斷治療的基礎資料，也是維護醫患權益的法律依據。因此，要加強病歷檔案管理，強化病歷檔案的收集、整理、監督和利用，提高病歷檔案整理的質量。
1 醫院病歷檔案規范化管理的重要意義
（1）病歷檔案是正確診斷疾病和治療的重要依據。一份完整的病歷可以記載一個病人病情發生、發展、轉歸和治療的全過程。完整的病歷檔案對病人的病情觀察和治療具有正確的指導性，是醫務人員診治疾病水平評估的依據。病歷書寫是鍛煉和培養醫生思維能力和診治能力最好的方法，寫好病歷是做好一名醫生的必由之路。病歷中還記錄著各種疑難病癥，使資料中蘊藏著豐富的知識與信息。①通過對臨床病歷回顧，對病歷進行分析，借鑒正確治療方法，挑選有價值的資料進行來總結，提高業務水平。
（2）病歷檔案是教學和科研最寶貴的資料。病歷是一份很好的臨床教學和科研素材。通過病例分析、病案討論可以強化學生對臨床理論知識的理解，培養學生理論聯系實際的能力，提高學生的臨床思維能力，這種能力是培養合格的醫學畢業生的重要內容之一。在科研中，通過對臨床病歷分析，尋求疾病發生、發展、治療轉歸的規律。研究臨床治療、預防措施與疾病、康復的關系，開發新的醫療技術和藥物，推動醫學不斷發展。醫師可根據既往某類疾病的病歷檔案回顧性總結，得出某些規律性的結論來提高臨床工作，更可有計劃地進行一些前瞻性研究，從而提供寶貴的研究資料。②
（3）病歷檔案是提高醫院管理水平的信息庫：在醫院管理工作中，病歷檔案是醫院最珍貴、最有收藏價值的檔案財富。大量的病歷資料是醫療業務信息的載體，可以反映出整個醫院工作狀況、醫務人員的業務水平、技術質量和醫德醫風等方面的管理水平。醫院管理者通過病歷檔案信息資源，擴大服務范圍，完善不足之處，監督全院工作，指導醫院經營管理，提高醫院工作效率與質量管理的科學性。因此，切實管好、用好醫院病歷檔案，努力適應醫院現代化建設的新形勢，對改善醫療服務提高醫院管理水平，具有十分重要的作用。
（4）病歷檔案是處理醫療事故和醫療糾紛的重要法律依據。病歷檔案的形成以及記錄內容，是醫療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據，也是溝通協調醫患關系、體現患者的知情權和醫療權的重要手段。依據病歷檔案，醫師可迅速正確診斷與治療患者，醫院亦可據之申請醫保給付、理清法律責任等。病歷檔案可以為保險公司提供所有需要的真實信息，使保險公司及被保險人雙方利益均得到保證。在某（下轉第238頁）（上接第236頁）些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發生醫療糾紛時，病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據，病歷更是醫院或醫務人員證明自己無過錯的主要和重要的證據材料。
2 如何對醫院病歷檔案進行科學規范化管理
2.1 完善病歷檔案管理制度，確定專業的檔案管理人員
根據檔案工作的基本原則和檔案法規，應該把病歷檔案納入醫院檔案的管理體系， 成立專門檔案室，檔案必須由專業的檔案管理人員保管，真正做到統一管理、統一保存、統一利用。管理員應該熟煉掌握病案專業知識和計算機的操作技術等，做好監督和檢查檔案工作，把好病歷檔案的形成和歸檔關，要加強對病歷檔案書寫質量的管理，做到病歷書寫要求真實完整、重點突出，條理清晰、書寫整潔，確保病歷檔案的完整性、準確性和系統性。③
2.2 規范病歷檔案的整理要求，及時進行歸檔
整理檔案時，應檢查病歷填寫是否符合要求。病歷首頁的病人姓名、年齡、籍貫、婚姻狀況、職業、住址等是否信息完整；住院天數、診斷、轉歸及手術愈合等項是否依次填寫。要求用藍黑色墨水書寫，如血型、過敏藥物，化驗異常者用紅墨水筆或紅園珠筆標記；書寫文字要求通順簡練、字跡清晰、無錯別字、自造字及非國際通用的中、英文縮寫。病歷中任何內容不允許有涂改。凡是要歸檔的病歷，經專業人員經過認真審核，符合要求后，按順序排列好，裝訂成冊，放置在各科病歷架上，待上級醫師審核簽字后，根據病歷編號順序統一編制檔案登記號，依次排放。
2.3 加強對病歷檔案的現代技術管理
隨著電子計算機和數字化技術的飛速發展，利用計算機技術管理檔案已逐漸被各大醫院所接受。保管病歷檔案的最終目的就是為了提供利用?，F代信息技術為檔案管理工作開辟方便快捷的途徑，利用計算機的存儲功能可以將各種病案以光盤的形式存儲起來，減少庫存。建立檔案信息網絡系統實行網絡化管理，對各種病案信息進行加工和整合，從而規范醫院電子病案檔案。作為病案管理人員要提高自我管理水平，對信息的收集、電子建檔、日常維護和數據庫管理等具有較強的管理能力，真正實現電子病案信息共享和網絡化服務。
只有做到資料收集齊全、分類準確、整理科學、歸檔完整，才能更好的對病歷檔案進行科學規范化管理，才能把病歷檔案管理工作提升到一個新的水平，才能適應現代醫療衛生事業的不斷發展。
注釋
① 李啟旭.淺析病歷檔案的管理及開發利用[J].管理觀察，2011（22）.
一、科技檔案管理的作用
1、科技檔案的管理有利于促進科研工作的發展。
信息與知識是經濟發展的重要因素，科技檔案是科研知識資源的存儲載體，它詳細記載了科研活動的全過程和具體成果。詳實的記錄又為以后的科技人員提供可信的依據。從這個意義上，完整、系統、準確的科技檔案對科學研究是必不可少的。
2、有利于促進科研管理的決策。
科技檔案具有依據憑證的功能，它直接反映了科研活動的原貌與進步，是提高科研管理水平的基礎和前提。有效地管理好科技檔案，可以為科研管理部門的決策提供重要憑證和依據，實現科技檔案管理的科學化、規范化、現代化，促進科研工作的持續發展。
3、有利于促進科研成果的利用和推廣。
科技檔案工作的管理，不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔的再利用，以實現科研成果的經濟效益和社會效益。有效地管理好科技檔案，既可完整、系統、準確的記錄科研活動的全過程，更為重要的是為進一步的項目開發和成果推廣提供技術資源，從而實現科研成果的經濟效益和社會效益。
二、科技檔案管理中存在的問題
科技檔案不僅具有成套性、階段性、集體性、專業性強的特點，又有載體多、內容多、范圍廣等方面的特點，這些特點對科技檔案的管理提出了更高的要求。但人們由于對科技檔案的重要性認識不夠、管理意識不到位等原因，雖然科研工作得到快速發展，但科技檔案管理工作中卻存在著種種弊端，嚴重影響了科技檔案的質量和開發利用。
1、檔案意識薄弱，科技檔案管理的重要性認識不足。
多數單位和部門把精力集中于基礎設施建設、提高科研創新能力上，卻忽視了檔案工作的發展，檔案意識薄弱，沒意識到檔案工作在科研發展中的作用。首先受傳統觀念的影響，部分科研人員沒意識到自己是科技檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項，以及科研成果的發表、獲獎，認為歸檔是檔案人員的事，與己無關；或認為在科研活動中形成的材料是個人資源，是否歸檔無關緊要；還有的是擔心交到檔案部門后自己查找利用不便而不愿上交。其次，科研管理部門重視的是項目的申報、評比，追求的是項目數量、經費的增加，只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、報獎即可，并不對科技檔案的歸檔提出具體的規定和要求，從而使科技人員只片面強調科學研究的重要性，卻對科技檔案工作的投入不夠、重視不足。
2、歸檔材料質量不高，完整性、系統性較差。
科技檔案的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的首要條件。一套完整齊全的科研項目檔案應包括：科研準備階段的項目申請書、可行性研究報告、審批文件、論證材料、項目計劃任務書和相關協議等文件材料；研究試驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料；總結驗收鑒定階段的工作總結、技術報告、論文專著、驗收鑒定意見等材料；還有部分課題申請報獎的成果材料、申請報獎的審批材料、獲獎材料、推廣應用的效益證明等。然而在實際歸檔中，其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多，科研記錄少；文字材料多，光盤、照片實物少；復印件多，原件少等問題。
3、檔案制度缺失，歸檔工作職責不明確。
科技檔案管理過程中，科研管理部門、檔案管理員、項目科技人員之間的職責不明確，科研管理部門對項目文件形成和積累的管理把關不嚴；科技人員配合性差；檔案管理員是別人交什么就收什么。
4、檔案管理人員業務素質偏低，專業性較差。
長期以來，因一些單位和部門對檔案管理工作缺乏應有的重視，對檔案管理各方面投入的力度不夠，業務指導不到位。多數檔案管理人員都是身兼數職，沒有經過正規檔案管理部門的教育與培訓，以至于業務素質偏低，專業性不強。對科技檔案歸檔內容不明確，歸檔范圍把握不準，基本上處于你交多少我管多少的情況；再加上他們還要承擔其他工作，投入到檔案管理上的時間有限，以至于影響到項目材料歸檔的質量和數量。
三、加強科技檔案管理的對策
針對當前科技檔案管理中存在的問題，我們必須采取一系列的措施加強科技檔案的管理，充分發揮科技檔案的作用。
1、增強檔案意識，提高科技人員歸檔工作的主動性。
檔案意識是人們對檔案工作的認識及思想觀念。首先要讓科技人員認識到檔案管理工作的重要性，理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔起科技檔案歸檔的職責；其次，檔案管理部門要積極開發科技檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科技人員的利用提供方便，使他們逐步意識到科技檔案的作用，主動支持和配合科技檔案歸檔工作。
2、完善管理制度，促進科技檔案工作的規范化。
建立《科技檔案管理辦法》《科技檔案歸檔制度》等規章制度，制度應包括科研項目從開始到結題過程中材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如：項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業務環節有章可循，從而使科技檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。
3、提升檔案管理人員綜合素質，強化工作服務能力。
【關鍵詞】檔案管理工作；檔案管理問題；對策
0.引言
檔案管理工作是相對而言比較輕松的工作，可是隨著科學技術的不斷更新，科技給檔案管理的工作帶來了極大挑戰。檔案管理要求的是專業性，機密性，政策性為一體的工作。在現在科學民主的新型社會中，檔案的完整性與機密性尤顯得極為重要。任何一個企業或是單位，檔案的可循性對整個工作流程的順利進行起著重要作用，人員的配備，工作的有序性，都跟檔案有關。因此，檔案管理的工作是整個工作得以順利展開的保證。
1.檔案管理工作存在的問題
如前文所述，檔案管理工作尤為重要，對檔案的管理并不是一項可有可無的工作。但是，在工作的進行過程中，不難發現其中存在一定的問題，這些問題不僅給檔案管理工作帶來麻煩，同時也給企業、單位造成不必要的損失。
1.1檔案管理工作人員的主觀存在的問題
大家都應想象得到，檔案管理的工作每天就是需要與一些比較機密的文件打交道。這不僅需要工作人員的細心，也更高的要求了檔案管理工作人員的素質。然而，現實中卻不是如此。一般在管理檔案的都是一些年紀偏大的工作人員，同時又是一群細心不夠，對檔案管理不夠專業的人員。由這么一群人進行檔案管理的工作，這不僅會給檔案帶來損失，還會給企業，單位造成損失。當然，還有一部分原因就是這些工作人員本身沒有意識到檔案的重要性，因此也就沒有意識到自己工作的重要性。
1.2單位、企業對檔案管理工作的重視不夠
一些單位及企業由于對檔案管理工作的不夠重視，認為是一堆沒什么作用的紙，隨便怎么處置都好，因此對檔案進行管理的設施也就不夠齊全。一些對檔案進行管理的必要硬件設施也不存在。造成檔案蟲蛀，檔案材料發生霉變，檔案的儲存室里潮濕，影響檔案原本的美觀效果及一些必要的保存價值。這些都是在一些單位及企業中常見的檔案管理問題。
1.3檔案資料收集不齊全
在日常生活中，很少人會去檢索檔案，也就不會發現檔案中存在的問題。其實，也就是因為檔案收集的不夠齊全，資料不齊全就不會有人去查詢。這是對檔案管理工作一個極大的挑戰。一些必要的信息沒有及時的收集到，這就會造成檔案中一部分信息的缺失，容易導致信息的準確度不夠高。因此在檔案工作人員收集檔案時往往會發生收不到，收不齊的情況發生，一些必要歸檔的信息就會遺漏。
1.4檔案管理的保密性指數不高
檔案屬于機密性的東西，其保密程度應當是極高的。但是現在各種新科技的誕生，機密性的文件同樣可以遭他人破壞。這就是在保存檔案過程中，其可保密性的程度沒有提高，還有一個就是其檔案管理的設施比較落后，容易遭他人的的侵襲。
2.針對檔案管理工作的政策
2.1加強職工培訓，提高職工的職業素質
在員工開始進行檔案管理工作之前應對其進行專業的培訓。首先應當是提高工作人員對檔案管理的認識。只有在接受專業的培訓之后才會認識到檔案的重要性。在正確認識檔案管理工作之后，對其以后的工作就會有極大的幫助。如何對檔案進行歸檔，怎樣對檔案進行管理，這都是要經過專業的培訓。在工作中不斷的提升自己，培養自己的專業素質，使得檔案管理的工作能夠進行有效的進行。
2.2提高單位，企業對檔案重要性的認識
一個良好的單位，離不開對檔案很好的管理。若單位對檔案重要性能夠有正確的認識，就會相應地管理好檔案。一些部門由于沒有體會到檔案的好處，也就沒覺得管理檔案是又該多重要的事。要讓單位提高對檔案重要性的認識，單位的領導首先應認識到檔案工作與其他工作一樣重要。專業的人員對檔案進行專業的管理，設立專門的檔案管理室，檔案管理的配套設施應該齊全。同時單位也應加強對檔案管理工作人員專業知識的培訓。設立明確的管理制度讓他們遵循。用制度約束管理的工作人員，用制度來保障單位工作的進行。外在的硬件設施都齊全的情況下，擴大檔案管理的工作，豐富檔案管理的內容。使檔案能夠發揮其應有的作用。
2.3保證檔案收集的及時性
一般情況，若是檔案沒有收集齊全，那應該就是收集不及時，在后續的收集工作中補充不完整。收集檔案應根據實際情況對檔案進行合理的收集和歸檔。檔案本身具有的特性就是及時性和準確性。由于一些比較重要的信息容易流失，因此在進行檔案管理時就應該注意收集檔案應該要及時，這不僅有利于他人信息的檢索，也有利于檔案完整的保存。
2.4增強檔案管理的意識，加強檔案的安全性
檔案存在這極大地機密性，而機密性也是保存檔案的意義所在。但是，在科技不斷的更新中，一些機密的文件也越來越容易受到他人的關注，在接受關注的同時其安全屬性也在不斷的下降。這就給檔案管理的工作帶來了極大地挑戰。如何避免這些問題的產生，那就相應的需要提高檔案管理工作人員的保密意識，在工作人員提高自我素質的同時，加強專業的管理，那么在專業管理知識及專業的設施配備下，檔案在管理中也就不容易遭到襲擊。
3.結語
總之，在社會的不斷進步，科技的日益變更中，必須將檔案的管理工作與其他的工作同等對待，從各自的觀念與意識中認識檔案管理工作的重要性，并不斷的創新檔案管理的工作，提高工作人員的職業素質，做好單位檔案管理工作。檔案管理不僅是對自己單位工作的負責也是對保護好信息的重要組成部分，為社會的資源建設提供重要的依據。
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