時間：2023-04-01 10:29:03
序論：在您撰寫財務檔案管理論文時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
（一）相關制度不夠完善。從實際情況看，很多醫院沒有對財會檔案相關管理工作加以重視，檔案資料收集方面并不全面，很多醫院僅僅對專業資料相關整理與存檔工作進行關注，而沒有關注電算化備份工作以及歸檔工作，使檔案缺少聯系與整體性。相關管理制度沒有實現規范化。財務會計檔案和其他文件資料有著明顯的區別，它是為了后期工作時將經濟活動相關歷史反映出來，從而給后期決策工作提供良好的借鑒?？墒菑漠斍扒闆r看，很多醫院財會檔案管理的相關工作人員沒有接受過專業的培訓，一般是由兼職人員來負責。另外，檔案鑒定以及銷毀工作也得不到重視，對檔案管理的質量以及效果都造成了一定的影響，最終對醫院經濟效益以及健康發展造成了嚴重影響。
（二）責任分配存在問題。在醫院中，財務會計的種類比較多，內容也比較豐富，量比較大。比如，會計憑證以及會計賬簿等。為了對財務檔案進行有效管理，確保其質量，都對分工進行了細化，對項目進行分類管理。這樣雖然在一定程度上使得工作具有便利性，可是卻沒有對責任分配加以明確。在管理工作中，工作人員推卸責任，檔案部門以及財務部門沒有對工作進行系統劃分，導致檔案管理工作比較困難，對檔案管理效率造成了嚴重影響。
（三）相關管理人員素質比較差。從當前情況看，在醫院很多財會檔案相關管理人員未接受過專業教育，導致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。
二、加強財務會計檔案管理的相應措施
（一）提高檔案管理意識。為了保證醫院財會檔案相關管理水平，一定要提升管理意識。首先，領導層要對財會檔案對于醫院的重要影響有一個正確的意識，提升檔案管理的意識，將財會檔案當作財務管理工作中的一個重要內容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識，檔案管理人員的任務并不只是對檔案進行管理，還要對醫院中的財務工作進行監督，要具有主人翁意識，做好財會檔案相關管理工作，對財會檔案進行嚴格審核以及鑒定，充分發揮其作用。
（二）對相關管理制度進行完善。當前，社會處于不斷發展之中，從財會檔案相關管理工作的具體情況看，要對相關管理制度進行完善，確保其具有系統性和完整性，與醫院具體情況相符，不斷對其進行強化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關制度以及法律法規進行操作，承擔自己的責任，在工作中端正態度。另外，還要確保將管理責任落實到每個人以及每個崗位，對分工進行明確，確保賞罰分明，從而保證各個部門都能有良好的工作質量以及工作效率。
（三）保證檔案管理工作的信息化和現代化。當前，我們已經進入信息時代，社會不斷發展，時代不斷進步，信息化的實現促進了社會的進步以及生產力的提升。時代的發展要求醫院的財會檔案相關管理工作實現信息化，同時這也是醫院管理水平加以衡量的一個重要標志。對醫院的財會檔案實現信息化建設，并不只是單純投入和負擔經濟資源，財會檔案同時還是經濟主體的一個重要資源，需要發現其中的問題并進行解決，從而給醫院的決策工作提供有效依據，最終給醫院帶來社會價值以及經濟價值。對財會檔案以及資料進行充分挖掘并進行科學利用，能夠獲得較大的成果。由于時代是不斷進步的，因此，要堅持與時俱進的原則，對醫院的財會檔案進行有效管理與發展，確保檔案管理工作實現現代化以及信息化。這就給相關管理人員帶來了一定的挑戰，同時也給醫院發展帶來機遇，對財會檔案進行信息化管理，能夠創造條件，確保管理工作的科學化以及專業化與規范化。
在信息化背景下，高校財務檔案管理工作中的信息化建設能夠有效提高高校財務檔案管理質量與效率，但是同時，高校財務檔案管理信息化建設工作作為一項具有整體性與全局性特點的工作，要求高校能夠以推動高校整體發展為視角來對高校財務管理工作開展科學的統籌規劃，通過構建高校財務檔案管理信息化制度來為高校財務檔案管理信息化建設工作的規范化發展建立前提與保障。當前眾多高校在財務檔案管理信息化建設工作中都存在操作有待規范以及目標有待明確的問題，針對這些問題，高校需要對財務檔案管理信息化建設單位職責進行明確，并確立高校檔案管理單位與財務單位在高校財務檔案管理信息化建設中的地位與作用，其中高校財務管理部門需要有序的開展財務檔案數據化以及電子化工作，而高校檔案管理部門則有必要與財務管理部門密切配合以做好高校財務檔案的網絡化應用。其他相關的高校部門也應當積極參與，通過配合高校財務管理部門與檔案管理部門來做好財務檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外，高校有必要在構建財務檔案管理信息化建設制度的基礎上通過聯系實際、積極探索來對相關制度作出完善，這些需要完善的制度包括高校內部網絡與外部網絡的隔離制度、財務檔案數據信息的備份制度、財務檔案信息數據庫系統的維護制度與監控制度等。
（二）高校財務檔案管理信息化基礎設施的完善
在信息化背景下，高校財務檔案管理要實現信息化建設，就有必要對與財務檔案管理信息化建設相關的基礎設施做出完善，這些設施包括數據存儲器、服務器、數據庫管理系統、操作系統、安全系統、交換機、路由器等。只有在財務檔案管理信息化建設的過程中具有一些具備較強信息處理能力、較大存儲功能的存儲器與服務器、配備必要的路由器與交換機、使用具有較高安全性特點的操作系統、搭建能夠覆蓋高校的信息網絡系統，才能夠讓財務檔案管理信息化建設工作具備硬件平臺。同時，高校要重視完善安全管理系統以及數據庫系統等軟件平臺，其中包括財務檔案數據處理軟件、數據存儲系統、數據庫管理與操作程序、計算機以及數據庫監控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺以及軟件平臺的搭建中，高校要重視實現財務檔案管理信息化建設中軟硬件的匹配，同時要以高校財務檔案管理工作需求為依據來對軟硬件做出不斷調整以適應高校財務檔案管理信息化工作的開展，這是推動財務檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。
（三）高校財務檔案數據的數字化與網絡化
高校財務檔案信息數據要實現數字化，必須要求檔案信息能夠完整準確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規范。在對高校財務檔案信息數據開展數字化處理的過程中，首先要對電子檔案進行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質檔案開展數字化轉換。在此階段，需要通過提高數字化轉換工作質量來實現檔案信息資料的規范化與標準化，在做好財務檔案信息數據編研工作的基礎上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎。在高校財務檔案管理信息化建設過程中，財務檔案信息資料的網絡化是十分關鍵的環節，同時也是實現信息數據共享的主要渠道。在此階段，建設檔案信息數據庫是實現檔案信息資料網絡化第一步驟，這要求財務檔案管理工作者將電子檔案以及做好數字化轉換的紙質檔案錄入檔案數據庫中，并確保其中信息數據被檔案數據庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網站做出構建與完善，發揮出檔案管理網站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現高校網站與高校財務檔案管理工作結合的基礎上提高高校財務檔案信息數據的利用效率。也正因為如此，在高校開發財務檔案數據庫以及其他管理系統的過程中，需要以高校中各個單位的財務檔案信息需求為依據，通過協調高校財務管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協調運轉、高效服務且具備合理結構的財務檔案管理模式，同時為財務檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務，并利用現代通訊技術來為財務檔案信息的需求者提供咨詢服務，從而確保高校財務檔案信息在推動高校發展與建設中作用的充分發揮。
（四）高校財務檔案管理工作隊伍整體素質的提高
【摘要】隨著我國會計電算化事業的不斷發展,會計業務執行主體發生了變化,使得會計檔案的管理工作也發生了變化,手工會計下所采用的檔案管理辦法已不適應電算化會計的需要。因此,必須加強會計電算化系統的檔案建設,即加快會計檔案管理的信息化建設,以適應新時期會計電算化提出的新要求,建好用好電子財務檔案,提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率,更好的服務于企業經濟建設。
【關鍵詞】財務檔案電算化檔案管理信息化
所謂會計電算化,是指計算機技術在會計工作中的應用,即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來,更好地參與單位的經營決策,加強財務管理。加強會計檔案管理信息化是企業會計電算化改革和發展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發展方向。管好用好財務檔案是企業財會工作向高水平發展的重要前提。
一、會計電算化特點
1、數據處理方式發生了變化
在傳統手工會計工作環境下,科目匯總表、資產負債表、借貸試算平衡以及相關的財務報表分析均需要進行人工匯總計算,使得財務人員的工作量很大,同時也容易造成數據上的計算錯誤。在電算化會計環境下,只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成,同時可以根據需要生成會計報表,這大大降低了財務人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現的錯誤。
2、數據記錄方式和保存介質發生了變化
手工會計方式下,數據記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數據可能會重復多次記錄。數據保存介質是“紙”介質,保存這些介質需要占用很大的空間,還需進行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環境下,數據保存介質是“磁盤”,磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空間,也使數據存取方便,同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外,還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進行備份工作。
二、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性,不得隨意篡改。在企業信息化建設的過程中,財務保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,是搞好企業財務檔案管理的必然選擇。各級企事業單位實行會計電算化以后,由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件,財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據工作的實踐,總結出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。
第一,較之傳統的財務檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。
第二,傳統的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。
第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張,更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
第四,電子財務檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網,通過計算機操作和網絡交流,不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。
第五,電子財務檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優點,但也有不足的一面。如具有系統依賴性,即需要一定的軟硬件環境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務軟件的版本數越多,即會計電算化檔案更需要科學的管理。因此,即使實現了財務檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。
三、電算化會計檔案工作的內容
1、搞好數據挖掘和整理,建好數據庫,并及時采集動態數據
檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎,其他的一切工作都建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體,實現檔案管理的信息化,必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地,是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上,必須建立企業財務檔案數據庫,可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫,如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立,立即著手數據的錄入,將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。
2、搞好財務檔案信息網絡建設,提高檔案使用效率
檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡,一方面可以將業務上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務,也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之,網絡財務檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差,實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務檔案管理能力和質量。
3、搞好財務檔案管理輔助決策系統建設,做到定量分析與定性分析相結合,科學管理使用檔案
財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸,最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎,以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段,建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案,并對方案進行比較、分析和優化,最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。
四、如何做好電算化會計檔案工作
電算化會計檔案是電算化會計活動的產物,又是電算化會計活動的客觀表現,在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續進行的保證,是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證,是電算化會計信息系統正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統開發文檔資料的收集和整理、磁盤數據的收集和整理。
1、加強企業財務檔案管理的基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期,應該由財務部門和檔案部門人員共同協商,分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊,提高效率。在財務軟件方面,應采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務軟件升級,保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。
2、做好電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外,還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好電算化會計檔案的管理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起的整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會計檔案的整理和利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析,從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢,使決策者在遵循市場經濟規律的前提下,制定出適合自身發展的行為規范,改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型,建立一整套比較完善的決策支持系統,以實現會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然后再進行調閱。
5、提高財務檔案管理人員的信息化素質
財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程,始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍,是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員,逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況,滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續教育,以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規定,對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務檔案工作的客觀規律,更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。
五、電算化會計檔案應注意的問題
1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數據必須建立軟盤備份
根據《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》的規定,賬務數據和報表數據的備份由數據管理員建立。備份次數每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續;用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進行轉貯;雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。
2、會計電算化系統數據執行主體和保存介質存在安全隱患
會計電算化系統數據執行主體是計算機。計算機系統由硬件和軟件構成。由于硬件系統存在物理易損性,一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因,將導致數據不能被處理,會計工作不能進行。數據處理的準確、高效主要依賴于財務軟件的質量和性能。一旦軟件質量出現問題將會影響到數據處理的準確和速度。一旦程序中出現嚴重的病毒,將會嚴重危害系統的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現損壞,保存的會計數據將會丟失,如果沒有相關備份的話,將給會計電算化系統造成嚴重的損失,嚴重影響到企業的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息,如果數據被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作,如計算機病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統的實施主體是“人”,但無論軟件質量如何優良,規章制度如何完善,作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用,有制度而不去執行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數據庫中的數據,非法取得口令,都是不行的。因此,企業管理者應當重視對檔案工作人員的選用與培養,增強檔案工作人員的職業道德水準和業務水平,達到電算會計檔案管理系統的主體誠信。這就要求會計電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理,并制定相應的管理制度。
4、加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護
網絡安全性的指標主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系,限制外界透過防火墻對會計信息系統數據庫進行非法訪問;采用數據加密、回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數據信息等安全隱患,保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。
［關鍵詞］電算化；財務檔案管理；信息化建設
1會計電算化會計檔案的特點
眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性、不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本人根據工作的實踐，總結出會計電算化會計檔案具有以下一些特點：（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。（2）傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質或光盤。（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
2如何做好電算化會計檔案工作
會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。為了更有效地做好電算化會計檔案工作，必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。（1）會計憑證。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節表等。（2）會計賬簿。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、應行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。（3）會計報表。分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表、收入支出表、支出明細表及各種附表、報表附注和決算說明等。（4）其他會計核算資料。屬于財務業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料。如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
3財務管理信息化的必要性
（1）財務管理的難度增加。財務管理能夠有效推動財務組織參與到全方位的管理之中,并達到節約成本的目的。財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而,在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,財務預算管理改革深入推進,財務管理水平不斷提高,財務工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,既是適應現代化管理的需要,也是搞好財務檔案管理的必然選擇。（2）信息化檔案彰顯優越性。首先,將財務文件檔案轉變為電子信息,即電子介質的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中,這種虛擬數據模式下的各種憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案,電子財務檔案具有無可比擬的優點,能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質材料中。另外,隨著信息科學的發展,當前數據統計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數據便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網絡交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。
（一）高校檔案真切的還原了學生在校時期的成長歷程及行為表現
高校檔案管理的確立不僅包括了入學之初的學籍信息、在學校學習期間的德育素質的積累及其文化科學水平的提升，同時也記載了在學生成長的關鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進行完整的數據及文件記錄，企業用人單位可以很好的了解學生在學校期間的行為表現，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權威性，具有較強的參考價值
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應的較為詳細的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權威性與不可質疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學生在學校表現的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業招聘與學生的擇業提供了雙向的機會
我國教育模式與就業機制的轉變使得原有的就業體系逐漸被新時期供求關系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業在人才招聘時得到學生的唯一也是第一手資料就是高校畢業檔案，如果檔案記載中學生表現良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學生就業成功與否的關鍵。
二、我國高校檔案管理在企業人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學生檔案保存與調動缺乏相對明確的管理規章制度
一方面，為了提高高校就業率，一些學校針對學生在校表現進行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學生就業有關的證書等放入檔案內，導致檔案在高校保存期間已經缺乏了原有的準確性。另一方面，高校畢業生檔案的存檔內容大都涉及其入學的材料、在學期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學生在校期間的種種表現。我國現階段的檔案管理工作僅僅對學生長大那一時刻取得的成就進行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導致高校檔案在學生就業中產生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉接管理中存在嚴重的混亂現象
高校學生畢業后面臨著繁重的檔案轉接問題。第一，畢業生在找到工作后就需要將檔案轉到企業內部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉接時沒有準確的企業地址或者檔案已經轉到企業但找不到相關部門接收。第二，畢業生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導致檔案的丟失。第三，一些外地學生在校期間已將戶口轉至學校所在地，然而畢業后卻將檔案轉回原籍，戶口與檔案所在地出現了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉接增添了不必要的混亂因素。
三、企業人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對學生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴展到學生在校成長經歷等范圍，以便用人單位進行參考。另一方面，針對一些學校修改后的“偽檔案”，相關政府部門要做到實時的監督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學準確性。
（二）加大對社會檔案轉接部門的資金及政府支持
高校學生畢業期間是檔案轉接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯合制度的關鍵時期。因此，政府要在此時給予相關檔案轉接部門適當的資金及政策支持，以確保檔案轉接的準時與順暢。此外，相關檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉接出去的檔案進行有效的核對。一旦發生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業生的利益，同時也確保了企業人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎上進行檔案關系的定向信息反饋
第一，企業對招聘人員進行職位表現的直接反饋，學?；蛘呦嚓P部門應將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學生的培養方案進行適當的調整，真正實現高校與企業人才的無縫對接。第三，各大高校學生也可以根據學校已得到的反饋信息，總結其自身的缺點，重新確立就業目標。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業人才的選拔做出的成功戰略變革。
四、總結
學校的財務檔案能夠在一定程度上記錄和反應學校的經濟業務，也是整個學校檔案的一個重要的組成部分。如果中職學校的財務檔案在管理的過程中不能做到科學合理，學校財務檔案管理的質量就會直線下降，中職院校教育的發展也會在很大程度受到阻礙。
2.中職院校財務檔案管理的發展變遷
筆者從事中職院校財務檔案管理工作將近20余年，也目睹了中職院校財務檔案管理工作的劇烈變遷。受到多種多樣的影響，中職院校在財務管理的過程中，依然在很長的一段時間里依靠的是手工管理的方式，無論是收集、整理、裝訂，還是歸檔、賬簿、報表的處理環節中，還是完全借助財務管理人員手工進行操作，很多院校甚至還是采用紙質版的報表，而沒有采用電子版的報表。這些問題在當下的某些中職院校財務檔案管理過程中，依然非常普遍。
眾所周知的是，如果采用純手工的方式，在其后的查閱、鑒定以及銷毀過程中會變得極不方便，不僅耗時耗力，而且在安全性和規范性上，也會受到很大的影響。很多中職院校的管理者也意識到這種傳統的財務檔案管理方式和當今的信息化發展不太適應，與學校的整體管理與發展模式也并不吻合，為了適應時展，開始將計算機網絡技術引入了中職院校的管理過程中，特別是在近些年來，中職院校的財務檔案管理過程都發生了非常顯著的變化，無紙化辦公的態勢顯得愈加明顯，辦公自動化、檔案處理自動化和信息處理自動化的技術被引入進來，使檔案管理的科學化和信息化程度大大加深。可以說，中職院校的財務檔案管理在近些年來，獲得了急速的發展和變遷，這些都是時代賦予中職院校財務檔案管理的新的意義。
3.中職院校財務檔案的重要性
3.1為中職院校制定發展決策提供可靠的信息
中職院校的會計檔案是學校對自身的經營活動進行全面、系統的核算與監督的產物，是一種經營過程中的必須的材料。中職院?？梢愿鶕鱾€單位所生成的會計檔案按照一定的要求進行總結，對學校各個階段的經營狀況有一個直觀的反映，對于學校在此后的發展有著非常重要的推動性作用.
3.2為中職院校的財務管理工作提供一定的依據
在中職院校的發展過程中，財務工作必須是重中之重，只有有效的處理好了財務工作，學校才可能穩定的發展下去，而財務檔案正是保障財務工作有序開展的一個重要的環節，財務人員可以根據近些年來學校在運行過程中各項資金的具體使用狀況，制定詳細的規劃，并查出出現問題的原因，從而為單位的財務工作提供有效的依據。
3.3為保護學校的財產，監督相關的財務制度提供直接依據
財務檔案不僅僅只是會計憑證，還應該是登記賬簿的一個有效的依據，更是相關經濟責任的有效證明，它很好的重現了歷史經濟事件，譬如說相關的經辦人員和財會人員的簽字和印章等等，這些都是中職院校經濟關系的有力依據和證明，為了處理日后可能出現的經濟糾紛起到很強的監督與指正作用。
3.中職院校財務檔案管理的問題所在
3.1學校管理者不重視財務檔案管理，管理意識比較淡薄
眾所周知的是，財務檔案的管理工作對于中職院校來講，是一項保存發展史實、服務當下的重要工作，但是有的學校領導甚至是財務管理人員對財務檔案的管理工作根本沒有正確而有科學的認識，在內心深處存在應付差事的思想。特別是在面對一些原始憑證的整理工作的時候，很多領導認為這樣的活動耗時耗力，也起不到什么積極作用，不愿意投入太多的精力和經費用于檔案的管理活動，也不愿意將整理憑證列入到學校管理的議事日程之中，這就使財務檔案管理工作一直停步不前。
3.2財務管理人員的操作技能有待提高
從當下的實際情況來看，很多中職院校根本沒有專職的檔案管理人員，絕大多數都是財務人員來兼職進行管理，這些人未曾針對檔案管理活動接受過專門的培訓，對業務情況不熟悉，再加上財務工作工作量特別大，無暇顧及檔案管理活動。有的學校雖然有專門的財務檔案管理人員，但是在信息化大潮的沖擊之下，自身不具備一些檔案管理軟件的操作技能，甚至連最基本的圖文處理工具都不會，沒有辦法勝任復雜的財務管理工作。[1]
3.3管理過程不規范
由于財務檔案管理的特殊性和管理者的忽視，很多中職院校在管理的過程也存在很多不規范的現象，絕大多數中職院校沒有根據自身的實際情況建立起相應的管理制度，在具體的管理過程中，也存在很多不到位的情況。譬如說在管理的過程中，沒有檢索工具和紙質檔案，很多情況下，電子檔案和磁質檔案以及紙質的檔案沒有做到同步；在檔案鑒定完成之后，需要銷毀的檔案因為各種各樣的原因均不能按時銷毀，這些都是由于管理過程不規范而出現的問題，也是缺乏有執行力的管理制度所形成的問題，亟需整治。
4.中職院校財務檔案管理的創新優化方式
近年來，隨著經濟的迅速發展，人們對于財務檔案的管理又提出了一系列的新要求，譬如說要比以往更高效、更快捷的為中職院校的發展提供信息服務，要求能夠利用信息化技術，實現財務檔案的快捷管理，中職院校的財務檔案管理工作離這些要求還有很遠的差距，需要認清現狀，通過一系列措施來改善管理。
4.2創新管理手段，提高管理水平，服務中職院校發展
必須要認識到的一點是，在財務檔案管理過程中進行信息化處理是當今社會發展不可逆轉的趨勢，也同樣是當下財務檔案管理的基礎和必由之路。所以，在創新和優化財務檔案的管理過程中，首先要加強基礎設施建設，從而確保檔案的安全和完整，譬如說防盜門、空調、溫度計、滅火器等等；除此之外，還應該及時的配備計算機、打印機、復印機和掃描儀等現代化信息管理不可或缺的辦公設備，并對財務檔案的基礎信息實行存儲管理。這樣不僅僅能夠強化管理過程，還能夠方便以后的使用和查閱，從而利用大量的會計檔案為之后的財務審查奠定基礎；其次，必須要建立起中職院校的財務檔案管理制度，要通過科學的考察，制定一系列的與中職院校發展相關的財務檔案管理方式，而且盡可能的避免形式化。針對在以往的工作過程中所遇到的問題，都應該進行有效的規避，譬如說要建立起搜索工具，還要完善紙質檔案，及時的做好電子檔案和紙質檔案的同步；需要銷毀的檔案必須要在規定的時限內按時完成，這些問題都需要落實成制度，認真的貫徹執行。最后，在信息化時代，中職院校的財務檔案管理活動還必須要積極的引進信息化技術，建立自己的管理信息化網絡，從而更加方便快捷的開展檔案的管理活動。[2]
4.3加強培訓，提高檔案管理人員的管理素質
在檔案管理過程中，對千人千面的檔案實行專人負責是一個快捷、有效的管理方法，但是當下中職院校的財務檔案管理過程缺乏應有的人才也是一個不爭的事實。鑒于此，要想創新管理過程，必須要對現有的檔案管理人員進行科學合理的培訓，從而提高他們的管理能力。作為財務檔案管理的首要責任人員，管理人員對財務會計檔案的規范化管理程度，對其后的使用過程也有著非常重要的影響作用。所以，現階段必須要提高檔案管理人員的管理素質，一是要強化他們的責任心，使他們在思想上認識到財務檔案管理的重要性，其次就是要完善他們的工作技能，提高他們的管理水平，特別是在當下的信息化管理過程中，必須要能夠熟練的運用和操作一系列的軟件和應用，只有在這樣的基礎條件支撐下，才有可能完成財務檔案的創新應用管理。
4.4發揮財務檔案的應用潛力，從而更好地為中職院校發展服務
在發揮財務檔案的應用潛力的過程中，需要做好以下五個方面：其一是要編制科學合理的檔案檢索，包括目錄等工具檢索；其二是能夠利用計算機網絡技術進行檢索，提高管理效率；其三是要建立起統計臺帳，譬如說查閱登記簿、檔案匯總登記簿、檔案移交清冊等等；氣死食藥將一些基礎建設的檔案進行分類存放，并和一系列原始憑證一同歸檔；最后還需要利用財務檔案中的各項數據，進行科學理性的分析，對學校的具體發展狀況以及圍觀的財務運行的不足和問題，都能夠提出一系列的見解，從而更好的為中職院校的發展做好信息服務。[3]
（一）高校檔案真切的還原了學生在校時期的成長歷程及行為表現。
高校檔案管理的確立不僅包括了入學之初的學籍信息、在學校學習期間的德育素質的積累及其文化科學水平的提升，同時也記載了在學生成長的關鍵時期其心智與思想逐漸完善的整個歷程。這是一份沒有經過任何修飾的成長記實錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對其進行完整的數據及文件記錄，企業用人單位可以很好的了解學生在學校期間的行為表現，從真正意義上體會其思想的全面性，并依此為依據，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權威性，具有較強的參考價值。
高校檔案管理的保密性及其實行的檔案轉接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會有相應的較為詳細的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權威性與不可質疑性，具有較強參考價值的同時也被用人單位視為學生在學校表現的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業招聘與學生的擇業提供了雙向的機會。
我國教育模式與就業機制的轉變使得原有的就業體系逐漸被新時期供求關系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業在人才招聘時得到學生的唯一也是第一手資料就是高校畢業檔案，如果檔案記載中學生表現良好，符合崗位需求，那么面試機會隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個工作機會也就失去了。因此，作為用人方與應聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學生就業成功與否的關鍵。
二、我國高校檔案管理在企業人才隊伍組建中存在的主要弊端
（一）學生檔案保存與調動缺乏相對明確的管理規章制度。
一方面，為了提高高校就業率，一些學校針對學生在校表現進行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時也將許多與學生就業有關的證書等放入檔案內，導致檔案在高校保存期間已經缺乏了原有的準確性。另一方面，高校畢業生檔案的存檔內容大都涉及其入學的材料、在學期間所得獎勵，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學生在校期間的種種表現。我國現階段的檔案管理工作僅僅對學生長大那一時刻取得的成就進行了封檔保存，而完全忽視了在其成長過程中心路歷程的艱辛，從而導致高校檔案在學生就業中產生了相對較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉接管理中存在嚴重的混亂現象。
高校學生畢業后面臨著繁重的檔案轉接問題。第一，畢業生在找到工作后就需要將檔案轉到企業內部，然而由于缺乏相對明確的檔案意識，檔案轉接時沒有準確的企業地址或者檔案已經轉到企業但找不到相關部門接收。第二，畢業生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動必然導致檔案的丟失。第三，一些外地學生在校期間已將戶口轉至學校所在地，然而畢業后卻將檔案轉回原籍，戶口與檔案所在地出現了分歧，如果不及時做好處理，很可能使其檔案逐漸發展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉接增添了不必要的混亂因素。
三、企業人才隊伍組建對高校檔案管理的基本要求
（一）創建完善的高校檔案管理體系。
一方面，針對學生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴展到學生在校成長經歷等范圍，以便用人單位進行參考。另一方面，針對一些學校修改后的“偽檔案”，相關政府部門要做到實時的監督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學準確性。
（二）加大對社會檔案轉接部門的資金及政府支持。
高校學生畢業期間是檔案轉接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯合制度的關鍵時期。因此，政府要在此時給予相關檔案轉接部門適當的資金及政策支持，以確保檔案轉接的準時與順暢。此外，相關檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對轉接出去的檔案進行有效的核對。一旦發生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時的更正，從而在很大程度上保障了畢業生的利益，同時也確保了企業人才隊伍組建中人才選拔的可靠實施。
（三）在原有檔案管理的基礎上進行檔案關系的定向信息反饋。
第一，企業對招聘人員進行職位表現的直接反饋，學?；蛘呦嚓P部門應將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對反饋信息對學生的培養方案進行適當的調整，真正實現高校與企業人才的無縫對接。第三，各大高校學生也可以根據學校已得到的反饋信息，總結其自身的缺點，重新確立就業目標。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業人才的選拔做出的成功戰略變革。
四、結語
