時間：2023-03-13 11:24:53
序論：在您撰寫檔案整理工作方案時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
1、把建立健全檔案管理體系作為工作重點
建設項目一般有幾個特點,一是都有一定的建設工期,工期一般都較長,從立項審批到最后竣工,少則一兩年,多則三五年,工程一完就“人走樓空”;二是參建單位多。有設計、監理、施工等幾十家單位。三是流動性強,不僅參建單位流動性強,施工人員流動性也強;四是參建單位檔案意識較差。由于檔案的完整準確性是在文件資料形成時就已定格,事后無法補,所以資料形成也會有幾個這樣的特別:一是形成的檔案數量龐大,數據的齊全完整做起來特別難。二是單位眾多,各單位記錄數據所用表格、模式不統一。三是參建單位對檔案的重視程度參差不齊,檔案的準確性控制難。四是檔案管理人員流動性太大,不能保證檔案資料員的穩定,不利用檔案資料的收集齊全完整。針對以上幾個特點,必須建立檔案管理體系,從項目開始立項就要把工程檔案作為工程管理不可分割的內容,建設檔案質量管理體系,這是創建工程精品檔案的前提和保證。一是要建立健全各項規章制度,如歸檔,管理,利用等制度,讓參建單位有章可循,用制度來規范檔案工作。二是建立健全檔案管理網絡。成立由單位領導分管,檔案工作部門主管,專兼職檔案人員分管的檔案網絡,層層抓,層層管。三是做好檔案隊伍的培訓工作。在項目開工之初和工程進行中,必須做好檔案人員的培訓,在保證參建單位檔案人員固定不變的情況下,定期對檔案人員進行業務培訓與指導,出現問題及時解決。這樣一個網絡,一套制度和一支專業技術過硬的檔案隊伍,可以有效地推進參建項目的檔案工作。
2、將檔案管理納入合同管理
項目單位要將檔案工作納入項目建設管理計劃和工作程序之中,采取有力措施,確保工程檔案完整、準確;各有關部門要積極和檔案部門協調配合,充分發揮自己的職能作用,重視和支持檔案工作,努力形成條塊結合、分工協作、齊抓共管的良好局面;加強監督指導,做到完成一個項目,驗收一個項目,歸檔入庫一個項目;項目檔案工作與項目建設要同步進行,做到同計劃、同實施、同驗收。從實踐來看,業主單位與各參建單位簽訂合同、協議時就將檔案納入條款,并以經濟手段加以約束,以督促參建單位在交工驗收后及時整理工程檔案,并按約定及時移交業單位,杜絕了以往工程結束后,人去樓空的現象,這是一個比較有效地辦法。
3、做好工程檔案的預立卷工作
預立卷工作是科技文件材料隨時收集積累最有效的形式,它是指科技項目責任者或業務部門立卷人員,隨時將科技活動實施前和實施中辦理完畢的文件材料按照所編的歸卷條款,歸入相應的卷盒,預見性做好平時文件材料暫存管理的工作。做好公路工程檔案的預立卷工作,對于工程檔案工作來說非常重要。要做好預立卷工作,要做好以下幾點。一是正確選擇預立卷的地點。如某一工程或科研項目在實施之前,就應由項目負責人指定專人或兼管人員對該項目的科技文件材料進行收集、積累、做好平時立卷工作。待項目、課題告一段落或結束后,在單位檔案部門或檔案人員的指導下,調整立卷后歸檔。二是擬定科技文件材料歸檔范圍、分類方案、案卷類目等業務指導性文件。三是設置預立卷盒(袋)這是由進行預立卷的部門和個人,按照案卷類目條目設置的。如果某科技項目的科技文件材料較多,可將該項目分為階段、問題或子項設多個立卷盒。如果項目材料不多,可設置一個立卷盒。四是隨時歸檔。預立卷工作必須要手勤腿勤,及時收集文件材料,按照文件登記簿隨時積累歸檔;按科技、生產程序和有關規定、標準對照檢查,積累歸卷;按工程性質、階段隨時收集,積累和歸卷。要保證平時立卷工作的質量,一方面在文件辦理告一段落或辦畢后隨時歸檔;另一方面要建立文件借閱登記簿,登記清楚,歸還后要隨時歸卷。
4、做好檔案案卷質量的控制工作
為保證工程檔案案卷質量,首先要成立檔案工作領導小組,確保小組由項目法人,管理、承包、監理、設計、施工等各單位檔案人員共同組成,工作小組的職責一是要組織宣傳工作,使參建單位了解工程檔案的重要性,理解并支持檔案工作,使參建單位人員熟悉檔案整理辦法。二是要經常開展檢查指導工作,平常注意加強業務交流,盡快提高工程檔案人員業務能力。三是要負責本單位形成的檔案資料的收集、整理、歸檔工作。四是負責全程的工程檔案檢查,跟蹤了解工程進度以及工程資料的進展情況,以便及時發現問題,及時解決。五是負責本單位資料的移交管理工作。其次是要及時組織檔案案卷質量的檢查工作,在立卷時,對照辦法,檢查檔號、案卷題名、目錄編制是否正確。在檔案立卷完成后,再次抽查案卷質量,如資料的齊全完整性,裝訂是否牢固規范。在檔案移交時,根據目錄組織驗收并辦理移交手續,通過這幾個環節,使案卷達到高質量,從而創建出精品的工程檔案。
5、深入貫徹工程檔案歸檔整理辦法
公路工程檔案的整理,要求達到《關于印發公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》(交辦發[2010]382號)、《關于印發公路工程竣交工驗收辦法實施細則的通知》(交公路發[2010]65號)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T-11822-2008)的規定,分類科學,組卷合理,保持卷內文件材料排列的合理有序。公路工程檔案資料的收集,應嚴格依據竣交工驗收辦法,逐項排查,確保過程中產生的資料不遺露。歸檔嚴格按照交辦發[2010]382號文執行。哪些文件應該存,哪些文件不該存,文件資料的排序,應嚴格按照辦法,按照施工工序的過程進行排。案卷的構成則根據科學技術檔案構成的一般要求進行操作,確保所有參建單位統一規范,統一辦法。
參考文獻
1、公務接待工作
實行“先申報后安排”的原則，申請人須及時向負責公務接待安排工作人員申報備案，如因特殊原因沒有申報的應在1日內補報，否則視為個人行為；參與公務接待人員須在餐后現場簽單，如因特殊原因沒有簽單的應在1日內補簽；各接待餐館每月初將承擔政府接待情況報鎮財務室，定期予以匯總；公務用酒由鎮財務室統一采購和發放，做到臺帳清楚。鼓勵和提倡年輕干部多參加接待服務工作，黨政辦統一安排。
2、公務用車工作
鎮政府小車主要確保工作用車；實行“節約從緊”、“打捆安排”、“特事特辦”公務用車原則，3人以下工作人員下鄉、出差提倡搭乘公共交通工具，3人及3人以上工作人員下鄉、出差可統一安排車輛；租請車輛須向負責公務用車安排人員申報，否則視為個人行為；各租請車主每月初將承擔公務用車情況報鎮財務室，定期匯總。
3、辦公室衛生及規范管理工作
按照“誰使用、誰負責”的原則執行，各辦公室辦公設備登記造冊，不得隨意搬移或外借；全體機關干部做到辦公室整潔、人走燈熄電停門鎖，防火防盜防雷擊；機關辦公樓公共衛生責任區指定專人定期清掃。
4、財務管理工作
財物報銷分級制，5000元以上由書記、鎮長先審后，再送分管機關班子成員簽報；5000-500元由鎮長先審后，再送分管機關班子成員簽報；500元以下由分管機關班子成員簽報。機關辦公物品均實行“先申報后采購”，由財務室統一辦理。
5、食堂管理工作
提倡食堂餐飲多樣化、可口性，每半個月由分管機關班子成員牽頭召開食堂工作人員會議，總結近期運營情況，提出改進建議；中、晚餐實行報告定飯制，中餐于上午10點半前定，晚餐于下午4點半前定。
6、機關紀律監督
每月初黨政辦統一分組發放個人《工作考勤表》，各工作組確定一名聯絡員，匯總每月情況后報指定人員收集；重點做好每月3號例會和需全體機關干部參加的綜合性會議考核工作，每次開會前清點人數，會后通報到會情況，并將參會情況與年終考核獎懲掛鉤；會議室實行使用申報制，綜合型會議要求各工作組參與籌備和服務，會前召開籌備會，做到公工明確、會場服務有條不紊。
一、考評原則
實事求是，公正合理；定項考評，突出重點；標值量化，計分公開；分類評比，獎罰分明。
二、考評對象
六個行政村
三、考評內容及分值
考評內容分常規工作和中心工作兩大塊，實行千分制。
常規工作主要考核四項（300分）
1、精神文明建設（含黨建群團、老齡老協、民兵預備役等工作），50分；
2、黨風兼政建設（含村級財務管理）和機關效能建設，50分；
3、民生工程150分；（其中：民政工作50分、農醫保工作50分、其他惠農政策落實情況50分）
4、工作執行情況50分。（由黨政聯席會測定）
中心工作主要考核四項（700分）
1、“三農”工作200分；
2、計劃生育工作200分；
3、森林防火工作200分；
4、綜治工作100分。
四、考評方法
考評方法采取“兩個結合”：即平時檢查與年終考評相結合，單位自評與綜合評比相結合。
1、平時檢查和年終考評。平時檢查是對階段性重點工作目標進行定期或不定期督導檢查和總結評比，為年終考評提供依據。年終考評由黨委、政府統一組織，抽調有關各口工作人員組成考評小組，對各單位進行全面考評驗收。
2、單位自評和綜合評比。各單位在年終考評前對所有考評標項進行總結，估價成績，并寫好年終總結報考評組，考評結束后，考評小組工作人員根據考核情況進行初步打分，各口確定最后評分，并形成書面材料報鄉黨政聯席會審定。
五、獎項設置
設立目標管理綜合先進獎和14個單項獎：
1、目標管理綜合先進單位（2名）。根據考評得分排位，取前2名。第一名獎3000元，第二名獎2000元。
2、“三農“工作先進單位。獎2名，第一名獎1500元，第二名獎1000元。
3、計劃生育工作先進單位。獎2名，第一名獎1500元，第二名獎1000元。
4、森林防火工作先進單位。全年沒有發生火警的（以市防火辦通報為依據），各獎1000元。
5、社會治安綜合治理先進單位。獎2名，第一名獎1500元，第二名獎1000元。
6、精神文明建設先進單位，獎2名，各獎500元。
7、黨風廉政和機關效能建設先進單位。獎2名，各獎500元。
8、民生工作先進單位。獎2名，各獎500元。
9、工作執行先進單位。獎2名，各獎500元。
10、基層組織建設先進單位。獎2名，各獎500元。
1—10項資金按照村支書、村委會主任各30%，其他村干部各20%的比例由先進單位直接發放給個人。
11、種養大戶4名，各獎500——1000元。
12、計劃生育先進個人2名，各獎200元。
13、森林防火先進個人2名，各獎200元。
14、老年老協先進個人2名，各獎200元。
15、社會治安綜合治理先進個人2名，各獎200元。
實行一票否決制，計劃生育、森林防火、社會治安綜合治理受到一票否決的，不得評選目標管理綜合先進獎。（計劃生育否決內容：計劃生育單項考評得分排倒數一、二名的；森林防火否決內容：發生過森林火警（以市防火辦通報為據）；社會治安綜合治理否決內容：發生過安全事故或出現非正常上訪的；
所有獎金在鄉財務經費中列支。
六、懲處辦法
1、社會撫養費征收任務未完成的，所欠部分村墊支；
2、計劃生育指標任務（社會撫養費除外）未完成的村，未完成的指標任務（應結扎、二女戶結扎、應上環）各項處罰1000元；
根據產權交易中心《關于清理拆遷滅失房屋產權證和檔案整理工作安排意見》的統一部署，為了進一步加強對城區拆遷滅失房屋產權證回收及滅失檔案的管理工作，使拆遷房屋能夠及時、規范地進行滅失登記，外業辦抽調兩名工作人員，從7月17日開始，利用一個月的時間，認真對20__年以來的城區拆遷區片內的拆遷房屋進行了徹底的摸排、清理和登記，現就這項工作的總體開展情況簡要總結如下：一、認真做好開展清理拆遷滅失房屋產權證和檔案整理的宣傳工作，積極爭取房地產開發企業的理解和支持。
在摸排工作開始之初，我們先后深入二十多家房地產開發企業（涉及33個小區），通過發放文件、現場咨詢等方式，向各房地產開發企業認真宣傳開展清理拆遷滅失房屋產權證和檔案整理工作的意義和作用，并就辦理滅失登記的相關程序向他們做了詳細說明。使廣大房地產開發企業負責人充分認識到開展清理拆遷滅失房屋產權證和檔案整理工作的重要性，為下一步的工作開展奠定了基礎，同時也提高了他們今后主動及時的辦理滅失登記的意識。
二、嚴格按照要求，認真與房地產開發企業核對、索要拆遷戶名冊，收回已拆遷房屋的房產證。
在清理和登記過程中，外業辦工作人員努力克服人員少、氣溫高和住宅小區分散等困難，嚴格按照產權交易中心的安排和部署，保質保量完成工作任務。期間，共收回房產證493個，其中：美麗園2期、3期58戶；太陽城14戶；金泰園32戶；錦林花園76戶；光明小區66戶；賽亨107戶；五一家園28戶；山色55戶；錦秀50戶；名苑6戶，錦都1戶。并嚴格按照程序與房地產開發企業辦理了產權證移交手續，內容包括拆遷總戶數、移交市、區房管局產權證個數、無證戶數，同時還讓開發商填寫了滅失登記申請表。對已交回滅失房屋房產證的小區，我們要求房地產開發企業向我們出具了證明或提交了移交證明復印件，主要有紫薇園、紫藤、浩宇、景觀、今日、今典、富源大廈、鑫鑫家園、陽光花園、芳和園、國泰園、時代、愛麗舍、廣原園、科興小區、俊峰華庭、中華家園。對正在拆遷建設的項目，我們也要求房地產開發企業出具了證明，并提醒他們在超前結束后必須及時將房產證交回房管局，主要有臨五路PVC項目、金都華庭、地稅小區、桃園小區和興宇小區。
總之，在這次清理拆遷滅失房屋產權證和檔案整理工作中，外業辦工作人員基本上按照產權交易中心的要求，圓滿完成了工作任務。不妥之處，請領導提出批評和指導意見。
【關鍵詞】市政工程；工程檔案；作用；管理
1 市政工程檔案的作用
1.1 市政工程檔案是對城市管理和建設的重要依據
現如今，城市已經由以前的單純名詞發展成為了一個綜合性的、涉及范圍較廣的概念詞。由于我國經濟的飛速發展，現在的一些小的城鎮也會在不遠的將來變成一座大城市。城市現代化的進程已經有了逐步加快的趨勢，而很多矛盾也就被凸顯出來了，而要想很好的解決這些矛盾，城市立體化的程度必將越來越高，也必將更充分的利用城市地上和地下的空間，所以地下建筑物和地下構筑物等隱蔽工程將會越來越多，而要想做好對這些隱蔽工程的改建、管理以及維護等工作，僅僅依靠人的記憶顯然是不行的。人的記憶力是會變的，是會衰退的，而工程檔案才真正是儲備城市建設資源的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。所以要想避免市政工程施工出現浪費現象，做好工程管理、規劃和建設的工作，就必須以工程檔案作為依據。
1.2 城市建設造就了市政工程檔案，市政工程檔案中有豐富的城市建設經驗，檔案同時包含了城市建設的各種技術。城市建設活動的成果主要有建筑物實體和工程檔案兩個方面，工程檔案不但真是的記載了工程施工生產活動的全國成，它也是記載人們工程思想和技術的載體，所以工程檔案也是儲備工程經驗和工程技術的最重要的工具，對于一個現代化的城市而言，如果這個城市具備了數量多并且質量較高的工程檔案資料，也就意味著這個城市具備非常雄厚的技術基礎。
2 市政工程檔案的管理工作
2.1 做好市政工程檔案的歸檔工作
要想做好市政工程檔案的歸檔工作，不僅僅是工程的管理單位，項目工程的投資單位、施工單位以及監理單位都必須加大管理力度，相互配合。投資單位、施工單位以及監理單位在編寫市政資料時都必須注意準確性和真實性，編寫時也必須嚴格的執行國家的相關文件，另外施工單位也必須要非常重視市政工程檔案的編寫工作。
2.1.1 施工單位的所有人員都應重視資料的編寫工作。施工單位的領導應首先就非常重視資料的編寫工作，這也對市政工程資料最終形成的優與劣有著重要的影響，而現實情況是大部分施工單位的領導都不重視資料的編寫工作，他們往往更重視工程實體的施工工作。
2.1.2 施工單位還應安排專門的人員負責資料的編寫工作。根據國家建設部門的相關要求，資料編寫人員在上崗前必須是經過相關的培訓的，只有獲得了資料員章以及資料員證，才能夠具備編寫資料的資格。
2.1.3 施工單位要真正的認識到市政檔案的指導意義。市政工程檔案不但能為對工程的管理和維護工作提供有力的保證和重要的參考，同時它也能為領導今后所進行的決策提供重要的依據，同時它也是日后解決項目工程中出現的事故或是問題提供重要的參考依據。
2.2 市政工程檔案應滿足的要求
2.2.1 市政工程檔案管理中易出現的問題及改善對策。市政工程檔案是能夠真實準確的反映工程項目的建設活動的，它對工程建設完成后維護、擴建以及改建工作都是有著指導性的意義的，因此在建設工程歸檔之前，工程技術人員和檔案管理人員對檔案資料必須嚴格把關，不符合規范要求的檔案文件必須拒之門外，從而確保檔案資料的真實性和準確性。
2.2.1.1 檔案文件是否為原件。只有原件才是工程檔案作為憑證最有力的依據，所以只有歸檔的文件是原件才是真實有效的，如果是復印件或是傳真件進行歸檔，一方面這些文件不利于長期的保管，另一面之后在利用這些文件時也一定會帶來麻煩和損失。所以，檔案管理人員在檢查文件時必須認真謹慎，確認這些檔案文件必須是原件。
2.2.1.2 文件的內容應是完整的，工序的日期和順序也必須是正確的。施工過程中形成的技術文件能夠真實的反映出工程建設的實際情況，它也是評價工程施工質量好壞的重要依據。而施工技術人員的思想一般都是輕內業重外業的，所以施工技術文件經常都是內容殘缺不全的文件。常見的如編制施工工序報審文件時，只有申報的內容，卻沒有監理單位的審批意見；或是編制原材料的試驗記錄時，只有試驗數據而沒有試驗結論等。所以針對這一類施工技術文件，監理人員應連同施工技術人員對其嚴格審核并補充完整。
2.2.1.3 圖紙變更文件必須有施工單位、設計單位以及建設單位的簽字蓋章。很多施工單位沒有經過設計單位和建設單位的同意或是只經過他們的口頭同意時，就更改設計圖紙了。這是嚴格禁止的，施工單位是沒有權力對設計圖紙進行私自變更的，當施工的過程中有需要更改設計文件時，施工單位應連同設計單位和建設單位共同會審圖紙文件，并編寫設計變更通知書，設計變更通知書上必須有設計單位、施工單位以及建設單位的三方簽字蓋章，否則是不能生效的。
2.2.1.4 隱藏工程的簽字蓋章也必須是齊全的。由于隱藏工程施工完成一般都是埋在地下的，他們是不會被看到的，而隱藏工程施工質量的好壞對整個工程的質量也是有著重要的影響的。所以，施工單位在進行隱藏工程的施工時，要邀請設計單位、監理單位、投資單位、建設單位以及接管單位到施工現場進行檢查，并在相應的檔案文件上簽字蓋章，各個單位都確認無誤后方可進行下一道工序的施工。
2.2.2 當市政工程建設完成處于竣工驗收階段時，施工單位也必須及時的將這些工程檔案資料裝訂完成，將這些資料移交給工程的接管單位，對檔案文件進行歸檔和管理，做好工程項目的交接工作。
通過以上的論述，我們對市政工程檔案的作用以及市政工程檔案的管理工作兩個方面的內容進行了詳細的分析和探討。市政工程檔案是城市基礎建設過程中技術與經驗的最為重要的信息資源，它所發揮的作用也越來越明顯了，而要想真正做好市政工程檔案的管理工作，最關鍵的因素還是人的因素，在管理市政工程檔案時應充分發揮人的潛力，從而更好的為工程檔案事業服務。只有真正的做好了對市政工程檔案的編制、開發、管理以及利用的工作，才能真正將施工技術轉化為直接的生產力，才能繼續加快城市現代化的建設進程，從而為社會創造更多的物質財富和精神財富。
參考文獻
[1]陳曉麗.淺談市政工程建設中檔案管理工作的重要性[J].城市建設理論研究，2012.
[2]張穎.淺析市政工程檔案的作用與管理[J].蘭臺世界，2008.
[3]關曉宇.淺談市政工程技術資料的重要性[J].黑龍江科技信息，2010.
關鍵詞:未開放檔案 檔案利用 法規制度建設
案情簡介
2009年11月某日，某律師事務所一律師持律師執業證、原告人的授權委托書及某法院的受理案件通知書來到某檔案館，要求查閱其的經濟糾紛案件中的被告當事人的婚姻登記檔案。因涉及第三人隱私，未提供該法院開具的有明確調查內容的協助調查函或調查令，接待人員拒絕了其查檔要求。該律師對相關解釋不認同，堅持認為受理案件通知書就是《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項規定的律師及其他訴訟人在訴訟過程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關的婚姻登記檔案中所稱的“證明材料”。次日，遂向區政府法制辦提起行政復議，后由于其他原因該申請人以“民事訴訟案情發展需要為由”主動撤回申請，該案件因此而終止，是北京市首個提起檔案行政復議的案件。
點評分析
該檔案館認為，該案件中檔案館未允許申請人查閱未開放檔案依據充分?！吨腥A人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)第八條規定，地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》(以下簡稱《實施辦法》)第二十二條第四款、《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》(以下簡稱《北京市實施〈檔案法〉辦法》)第二十七條第一款規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意，必要時還須經有關的檔案行政管理部門審查同意。該案件中，申請人要求查閱其所的經濟糾紛案件中對方當事人與第三方的婚姻登記檔案，涉及公民個人隱私，依據《實施辦法》第二十條第一款第二項和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》第七條第十六項的規定，形成未滿30年(便形成滿30年)，因涉及個人隱私，屬于未開放檔案。依據《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第十七條第二項中，涉及個人隱私的材料，當事人及其訴訟人可以申請人民法院調查收集證據的規定，以及《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項的規定，檔案館只向持單位介紹信的人民法院工作人員，或持法院的協助調查函、調查令的委托人、訴訟人提供所要查閱的婚姻登記檔案信息。因此，檔案館未允許申請人查閱婚姻登記檔案依據充分。
該區政府法制辦在該行政復議案件立案過程中認為:接待人員在辦理查閱未開放檔案的利用過程中，應留取或復印相關證件、證明等證據材料;對法規規章條款內涵不清楚的，不應以本機關的理解做出規定，應提請制發機關做出書面解釋，在執行時依據更為充分。該檔案館已經就律師爭議的“證明材料”的內涵，提請《婚姻登記檔案管理辦法》的制發機關民政部做出解釋。
案件啟示與對策
該行政復議案件對檔案部門今后如何依法行政、依法利用檔案具有導向和警示作用。通過辦理該案件，筆者認為應該用依法行政的要求來審視區縣級檔案館未開放檔案的利用工作。2006年以來，北京市各級檔案行政管理部門以法律為履行職責的依據，梳理、確認和公示了行政執法職權，在其他檔案行政執法職權中確定了“利用檔案館未開放檔案”的審批類項目。同時，“檔案館未開放檔案的利用服務”作為檔案館服務項目，以受理、審查、審定、告知等為辦理程序，同時公布。但檔案館在實際提供利用中，對利用未開放檔案的，僅要求利用者填寫查檔登記表，詢問要查閱的檔案內容;對涉及個人隱私檔案的，只要身份證件、證明材料符合要求的就準予查閱。對不符合要求的，口頭答復予以拒絕，未按照程序辦理。當今，我國處于黃金發展期，各種矛盾日益凸顯，利益格局日趨多元化，弱勢群體的利益訴求量大面廣。①檔案館館藏檔案在為弱勢群體解決落實政策、經濟糾紛、維護權益、遺產繼承等關系切身利益的問題中發揮著重要作用。面對來檔案館查檔人員因檔案當事人身體原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、繼承人查閱的情況越來越多;面對查檔人員收入水平、受教育程度不同、人員素質差異大等情況，如何進一步提高檔案利用服務水平還不完全適應;隨著法治建設的不斷深入，依法行政的要求不斷提高，制訂和執行便民、高效的檔案利用規章制度還相對滯后;未開放檔案、特別是專門檔案利用的某些條款規定原則性多、不詳細，有的單位要求出具檔案證明的內容多樣，法院等單位開具的介紹信、證明格式內容不一。具體利用過程中對相關條款內涵理解不一、相關解釋又不及時，導致執行不一等等。為確保檔案部門依法行政、依法利用檔案，正確作出未開放檔案利用的審查批準決定，不致成為行政復議或行政訴訟的“輸家”，提出如下對策:
對策一:依法區分檔案行政審批職能
近幾年，北京市各區縣檔案館利用人次逐年攀升，有的檔案館年接待利用者近萬人次，其中90%以上是公眾個人且幾乎都是利用未開放檔案。如果全部履行審批手續，工作繁瑣且不利于利用。檔案行政管理機關應該對 “利用檔案館未開放檔案”審批項目、檔案館服務項目“檔案館未開放檔案的利用服務”中的未開放檔案的內容以及利用者身份條件等加以區分，確定哪些實行行政審批固定程序審查同意準予利用;哪些由檔案館實行簡易程序，對符合條件的準予利用。如可考慮對公眾查閱涉及證明本人學籍學歷、工齡、婚姻狀況、財產(和本人繼承財產)等類未開放檔案的利用，實行簡化利用程序:填寫相關登記表格，接待人員審核，科長(或帶班人)批準。而對檔案當事人身份為外籍華人的、且查閱利用又涉及個人財產的;查閱《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》第七條規定的控制使用范圍以外的特定范圍的未開放檔案信息的，嚴格履行申請受理、審查、合法性審查、審核、審定和告知的審批程序。上述程序可以在經辦和審批環節的分工上加以區分。如利用接待部門接待人員經辦，科長(在人員編制許可的情況下由法規部門)審核，主管領導批準。建立網上和實體的“辦事指南、表格下載、填表說明、示范文本”使利用者一目了然，對低學歷、年齡大、殘障人員等實行“全程”、“一站式”服務，方便利用者。
對策二:加強利用環節法規制度建設
依法開展檔案利用工作，其結果是要靠過程來保證的。應當由國家或省市檔案行政管理部門制訂利用者身份審查工作規則、出具檔案證明規則、無檔證明辦理規則，作為法規規章或行業規則予以貫徹執行。由檔案館或同級檔案行政管理機關制訂查閱未開放檔案的規定、查檔接待人員行為規范、應對查檔利用突況應急預案等。將上述制度的制訂依據、辦理程序和結果對外公布。上述法規制度都應與上位法的規定一致，條款細致，內容詳盡，操作性強，確保檔案利用始終依法規范運行。具體如下:
1.利用者身份審查工作規則。參照中國公證協會制訂《審查自然人身份的指導意見》的做法，制訂檔案行業《利用者身份審查規則》②。規定利用者提交的證件種類，證件必須是有接待人員可視讀的照片、且由戶籍管理公安機關或全國性行業核發的居民身份證、工作證、護照、律師證等;建立審查證件的程序，核查利用者提交的身份證件是否真實、有效，與其提交的身份證件是否同一;建立審查證件的工作記錄，如接談筆錄，復印或留存的相關證據材料等;無法提交居民身份證時的替代證件種類，如派出所證明、戶籍簿，證明格式;委托他人代查代辦的委托書規定格式、內容，是否需要留存原件等，特殊情況下的救濟措施等。
2.出具檔案證明規則?！秾嵤┺k法》第二十一條和《北京市實施〈檔案法〉辦法》第二十七條都規定，檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。某檔案館就曾有過一單位在司法訴訟過程中提出要檔案館在其提交法院的材料上蓋檔案館證明專用章當證據的荒唐事，后被拒絕。這就要求對檔案證明作出行業規范，避免證明被濫用。要規定對涉及工齡、婚姻、房產、學歷學籍等身份的各類證明的格式，證明經辦人、批準人等人員的權限;證明結果登記內容和方法;檔案復制件上應標注的內容:如檔號、使用范圍，出具證明的時間，檔案證明專用章加蓋位置，頁數，效力等等。
3.無檔證明辦理規則。近幾年來，有關部門在辦理婚姻、工齡確認等身份證明事項過程中，要求檔案館為無檔者出具婚姻檔案無檔證明、或某人已查某某類檔案證明的情況不斷增多。檔案行政管理部門應該制定檔案行業無檔證明的辦理規則，就哪類檔案經檔案保管單位查找后確無檔案內容記載的，可以出具無檔案的證明，并對該證明的格式、效力等做出規定。
4.利用未開放檔案的規定。制定檔案館利用未開放檔案的規定，可結合館藏檔案內容的實際情況由檔案館制訂。應包括如下內容:未開放檔案的定義、檔案所屬內容，利用者適應對象、檔案的范圍，查閱利用檔案所持證件的種類，查閱特定檔案的批準人和批準權限，對被委托人的證明要求，準許查閱內容，摘抄、復印等復制的批準與對外公布的限制，外借對象與范圍;對專業專門檔案的利用規定;對婚姻、房地產、會計、工商登記、人口普查等檔案的管理規定，如《會計檔案管理辦法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《婚姻登記檔案管理辦法》等專業檔案法規，檔案行政管理部門要及時搜集執行中遇到的規定不細致、理解執行易產生歧義等有關問題，及時協調有關部門加以解釋，以便于檔案利用部門操作。
5.查檔接待人員行為規范。檔案利用接待是一項實踐性、操作性很強的工作。曾有一利用者與律師攜錄音筆前來檔案館查閱檔案，接待過程中接待人員噤若寒蟬，不敢多說一句話，生怕會給單位帶來不良后果。接待利用人員僅靠政治素質高、業務熟練、熟悉館藏，已經遠遠不能適應未開放檔案利用接待工作要求。應制定查檔接待人員行為規范，對文明用語、服務忌語做出規定。制訂接待回答用語規范，并根據情況變化及時補充修訂，提高接待人員應答技巧;接待人員必須具備合理的能力結構，包括語言表達能力、公眾交往能力、隨機應變能力、適宜的心理素質。檔案館宜挑選開放型、穩重型、興奮型性格的人員從事接待工作。
6.應對查檔利用突況應急預案。近幾年，醉酒查檔鬧事后撥打110報警者有之、因不合查檔要求被拒絕后吵鬧者有之，為避免不良后果的發生，制訂應對查檔利用過程中突發事件的處置預案，應引起我們的高度重視。要就應急處置流程、應急工作原則、危險性分析、組織機構及職責、指揮機構及職責、現場處置、培訓與演練、應急搶救組織紀律和獎懲、事后的總結與評估等內容做出規定。
對策三:梳理特殊檔案查閱限制規定
《檔案法》第二十一條規定，向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護他們的合法權益。據此，檔案館在辦理單位和個人移交、捐贈、寄存檔案時，應要求其出具書面限制利用意見，形成《檔案館移交、捐贈、寄存檔案單位和個人限制利用意見匯集》，并將上述意見匯集在利用場所公示，供利用接待人員掌握，利用者周知，切實維護檔案移交、捐贈、寄存單位和個人的合法權益。
對策四:強化查檔身份審查追溯管理
檔案館在辦理檔案證明時，它不僅涉及利用者人身財產權益的保護，也關系到利用者身份審查過錯責任的認定問題，更面臨對身份確認有誤可能引發的訴訟，以及相關的財產經濟損失賠償等風險，且風險系數越來越大。在科技水平日新月異，造假花樣翻新、真假難辨的情況下，肉眼識別、“表面審查”已經過時。③在檔案接待利用的實踐中，應通過制度設計、科技手段保障等措施，提高利用接待人員對利用者身份的識假能力，為社會公眾提供更加規范的服務。一是定期對接待人員進行身份識別培訓。對檔案利用接待人員就居民身份證、護照等證件的特點，機讀視讀防偽標識的內容、方法等進行定期培訓，提高接待人員核查居民身份證和護照等證件的方法和技能。二是采取技術手段進行身份識別。如協調有關部門采取安裝識別身份證專業儀器，登陸相關網站核實國家有關部門頒發的律師、記者等人員證件，提高識別身份準確性。三是建立利用者查檔追溯檔案。目前銀行、通訊等單位在辦理有關業務時，要求客戶提供身份證件原件并留存復印件，已經十分常見。檔案館在利用過程中應在審查身份證件的基礎上，留存復印件，與利用登記檔案一起歸檔短期保存，以作為審查證據。應要求當事人在復印件上簽注“本身份證件僅限于×年×月×日查檔之用”，防止復印件被別有用心之人濫用，引出新的麻煩。只要檔案館依法定程序，采取合理的方式、審慎地履行審查義務且無過失，才有可能在訴訟中免除或減輕檔案館的相應責任。
注釋:
①蔡達峰常委代表民進中央:“矛盾凸顯期”呼喚通暢的訴求渠道.中國政協，2009(6):13.
關鍵詞:住房保障 資格審核檔案 整理方法
目前住房保障工作已成為社會各方廣泛關注的熱點問題，這項工作保障了中低收入階層基本住房需求，極大地改善了其住房條件，是一項深得人心的惠民工作。理論上講政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房兩類。其中，保障性住房指政府在對低收入家庭實行分類保障過程中所提供的限定供應對象、建設標準、銷售價格或租金標準，具有社會保障性質的住房，包括廉租住房、經濟適用住房和政策性租賃住房;“兩限房”則是一種政策性的商品住房(限制房屋面積、限制房價)，主要針對有一定購買力的中等收入人群。市委、市政府將在全市逐步建立廉租住房、經濟適用住房、限價商品住房為主，政策性租賃房為輔的分層次住房保障體系。本文主要探討住房保障工作中資格審核過程所形成檔案的特點以及整理方法。
一、住房保障資格審核過程中形成的檔案材料
住房保障工作起步時間不長，在實際工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的資格申請核定材料，主要包括:居民購買經濟適用住房申請核定表(或家庭購買限價商品住房申請核定表或廉租房申請核定表);申請人及家庭人員身份證明、戶口本;已婚家庭成員婚姻狀況證明(包括結婚證明或離婚證明);居住地住房情況證明(包括申請家庭現地址、戶口所在地地址、戶口遷入本地原地址及有他處住房的所有這些地址的房屋租賃合同、房屋所有權證或房屋產權單位的證明以及申請家庭成員、共居人現居住地居委會或村委會出具的居住證明);學生在校證明;申請家庭成員收入證明(包括工作單位出具的收入證明或街道居委會出具的收入證明或離退休的需提供離退休證及領取退休金存折復印件或享受失業保險待遇的失業人員提供由管理部門出具的領取失業保險金期限、標準證明);原有住房已拆遷的，需提供《拆遷補償協議書》;其他需要提供的證明材料(如殘疾證、軍官證等需特殊證明的材料);需要優先輪候配售家庭在提供上述材料的同時要提供拆遷證明或重殘證明或大病證明或危房證明或優撫證明或軍轉干證明等等。
二、住房保障資格審核過程中形成檔案的特點
每一個申請購買經濟適用住房、“兩限房”或是申請廉租住房的家庭或個人都必須按要求提供上述材料，以致所形成的檔案材料具有以下特點:
1.內容單一。不論申請什么性質的住房，都須提供相應的材料，這些材料所涉及的范圍、內容大體與上述所列審核材料雷同，沒有本質上的區別，只是材料數量上有多有少。因此，住房保障資格審核過程中形成的檔案材料內容比較單一。
2.數量大。由于保障性住房工作涉及廣大中低收入家庭，僅通州區低收入住房困難家庭就有1.2萬余戶(中等收入家庭不計算在內)，申請保證性住房的家庭還是比較多的。從啟動保障性住房工作至今，我區就有近4千戶家庭或個人申請了“三房(經濟適用房、廉租房、兩限房)”。因此在住房保障資格審核過程中所形成的檔案材料雖說比較單一，但其檔案數量還是比較大的。
3.形成時間的不定性。對申請購買經濟適用住房、“兩限房”或是申請廉租住房的家庭或個人實行三級審核、兩級公示制度。三級審核:即由街道辦事處或鄉鎮政府對申請家庭提供的相關資料進行初審;區建委住房保障管理部門對申請家庭進行復審;市建委住房保障管理部門對申請家庭情況進行復核、備案。兩級公示:即初審后由街道辦事處或鄉鎮政府在申請人戶籍登記地、工作單位及居住地進行第一次公示;復審后由區建委住房保障管理部門在區政府網站和規定的范圍內對申請家庭人口、收入、住房等情況進行第二次公示。雖說審核程序、審核工作的時限是有具體規定的，但每一批次上報備案的戶數是不確定的。有時一批會達到上百戶，有時一批只有幾十戶，也有可能年底上報，第二年年初完成備案的。總之，住房保障資格審核是一項具有連續性的工作，不能以自然年度確定住房保障資格審核材料形成的時間，所以住房保障資格審核材料形成的時間具有不定性。
三、住房保障資格審核過程中形成檔案材料的整理方法
由于審核檔案材料內容單一，數量大，以備案時間作為審核工作的結束，因此在現實工作中，住房保障部門通常采用的整理方法有兩種:
(一) “年度——問題——保管期限”
首先，要按備案完成時間劃分立卷歸檔年度。由于住房保障資格審核文件材料要經過“三級審核、兩級公示”后，才算完成此項工作。一方面審核時間較長;另一方面每一批次形成的文件材料數量不等(實際工作中每一批次形成的文件材料還是比較多的)。因此，筆者認為不宜采用檔案常規方法確定立卷歸檔時間，即等到下一年度的上半年再進行立卷歸檔。如按照此常規方法確定立卷歸檔時間，勢必會造成大量資格審核文件材料的積壓，不利于文件的管理和利用、易丟失，而且整理工作量也會很大。根據工作實際情況，整理工作應隨著資格審核材料備案的結束及時進行，以避免材料過多造成存放混亂。
其次，由于檔案內容同屬于住房保障資格審核材料，而且申請保障性住房或政策性住房的主體是以家庭為主(也有少數超過30歲的大齡青年)，每一份申報材料相對獨立、穩定，變化不大，只是在數量上小有變化，筆者認為住房保障資格申請核定檔案應采取“一戶一卷”的形式立卷歸檔。采用“一戶一卷”的形式整理，既便于擬寫題名(由于檔案材料內容單一，只需將房屋坐落、申請人姓名、申請房源類型錄入即可)，又便于錄入檢索，簡便、實用。
第三，根據國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的精神，筆者認為住房保障審核材料屬于“本機關業務文件材料中行政管理、執法活動中形成的文件材料”范疇中的“20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料，保管期限30年”。因為住房保障資格審核材料只是對申請人申請購買“三房”資格的一種認定，其目的主要是審核申請人的條件是否符合國家住房保障相關政策，如條件符合則表示已具備申請購買“三房”資格，但并不表示已取得所購房屋的產權，只有取得房屋產權產籍管理部門頒發的產權證，才確認獲得已購房屋的所有權(有關房屋產權等文件材料應由房屋產權產籍管理部門立卷歸檔，期限為永久)。因此，將住房保障資格審核材料的期限定為30年是比較恰當的。
第四，案卷的排列。住房保障工作中資格審核檔案應在一個目錄號下按照備案時間的先后順序大流水排列。后續工作產生的檔案材料按形成的時間排在資格審核檔案的后面。
這種整理方法的優勢在于:整理方法簡便，容易掌握，便于擬寫案卷題名。能最大限度的節約庫房空間。不足之處在于:后續搖號、配售工作中產生的檔案材料較少(主要是搖號結果、安置意向書等)，形成的時間較晚，按年度——問題——期限立卷后和前面的資格審核檔案，不會在一卷或一盒內，不通過微機檢索，很難查找、利用。
(二) “一人一檔、一檔一盒”
首先，根據住房保障工作中每個申請人從資格申請到選房結束，整個過程所產生材料的多少決定裝檔案盒的厚度。筆者認為現實工作中使用3公分的檔案盒較為合適。
其次，每盒中的檔案材料按照形成時間的先后(一般的順序是資格審核形成的材料在前、配售形成的材料在后，同一類的材料用不銹鋼釘裝訂后加蓋件號章)裝入盒中?？稍跈n案盒的脊背上用統一的格式標上申請人的房屋坐落和姓名，便于查找、利用。
這種整理方法的優勢在于:在住房保障工作中每個申請家庭或個人的材料不論何時形成的將全部放在一個檔案盒內便于查找、利用。不足之處在于:占用庫房空間較大。
四、實際工作中存在的一些問題及解決方法
