時間：2023-03-10 14:57:21
序論：在您撰寫資料管理制度時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
為加強技術圖樣及技術資料的管理，使圖樣、資料的收集、登記、分類、保管的分類存檔、銷毀等符合標準化、規范化要求。
本制度適用于公司技術圖樣和技術資料的管理。
2相關文件及術語
《文件和資料控制制度》
《質量記錄的控制制度》
《施工技術管理制度》
技術圖樣：是指放工圖樣、設計技術圖樣、國家省部標準圖樣、設計重復牌號利用圖樣、專業圖樣等。
技術資料：是指原材料、設備的質量證明書、合格證、材料、構件理化、力學試驗、復驗報告等，施工過程的各類工程項目的檢查記錄等。
3職責
3.1計工部負責技術圖樣、資料、文件的歸口管理。有關部室和施工（生產）單位協助配合。
3.2施工（生產）單位，具體負責本單位的技術圖樣、資料、文件的管理。
3.3檔案室負責歸檔后的技術圖樣、資料、文件的管理。
3.4計工部負責質量檢驗、試驗和評審資料的管理。
4管理內容和方法
4.1技術圖樣的管理
4.1.1工程項目施工技術圖樣，由需方提供，收到后由計工部做好登記、分類、分發，按規定的份數發給施工（生產）單位。
4.1.3計工部對每項工程項目的技術圖樣，必須保存一套完整圖樣，以便提供有關部門查、借、閱。
4.1.4技術圖樣的銷毀對已過時、作廢或不再需要的圖樣，先登記造冊，寫出申請報告，經主管領導批準后，方可銷毀。銷毀時，必須有見證人員，并作好記錄。
4.2技樣資料的管理
4.2.1所有技術資料，由施工（生產）單位施工單位收集、登記、分發、保存、統一管理。
4.2.2所有的設計變更通知單、施工聯絡單，必須經施工單位、計工部統一登記，并加蓋“更改核定章”后方可使用。
4.2.3各類施工技術檢查記錄表格，由計工部統一印刷，分發給施工（生產）單位使用。
4.2.4竣技術資料，由施工（生產）單位施工單位負責收集、整理、逐卷裝棕，報計工部審查，計工部組織歸檔。
4.2.5施工（生產）單位負責與需方辦理竣工資料交接手續。
4.3.1凡屬于公司級的技術文件，由計工部組織制、修訂，、實施，并登記造冊。
4.3.2定型的技術文件，由計工部收集、購買、統一發放。
4.3.3施工（生產）單位自行編制的施工組織設計，施工技術措施，特殊工程技術措施，必須報計工部審批，一式三份，返回兩份。施工單位也必須登記造冊，保存、歸檔。
4.4施工（生產）單位的圖樣、文件資料，也按本制度規定的原則管理。
技術資料管理制度（二）
1、各有關部門領導要重視科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，在每一項基建、生產、科研技術工作告一段落之后，應歸檔的科技資料必須歸檔，沒有完整、準確的科技資料歸檔不算完成任務。
2、為了保證案卷的質量和有利于查閱，歸檔工作要由各單位的經辦者承辦，因為他們熟悉文件材料的形成過程、內在聯系和保存價值，他們擔負起歸檔工作才能更有利。
3、歸檔的文件材料，要做到齊全、完整、準確，按保管期限要求組成保管單位（卷、冊）交檔案室驗收歸檔。
4、科技檔案歸檔的時間。各單位在施工中形成的檔案資料在單位工程竣工、整體工程竣工后，新裝機組投產后兩個月內歸檔，科研技術方面的科技文件材料在取得成果一個月內歸檔。
5、歸檔的文字材料必須字跡清晰，不得用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，否則檔案人員不予驗收。
6、文件材料歸檔時，應由歸檔單位編制移交目錄，按目錄要點歸檔，雙方在歸檔單上簽章。
技術資料管理制度（三）
為了加強新時期科技檔案的保密工作，確保檔案在保管、利用、復制、銷毀過程中的保密工作，特規定如下：
1、檔案員要認真學習和嚴格執行國家有關安全、保密制度規定，保持高度的警惕性。
2、案卷在保管、借閱、利用過程中做到層層負責，有條不紊，熟練無誤，不失密，不泄密。
3、經常檢查檔案庫房內不安全因素，發現問題及時堵塞漏洞，采取補救措施。
4、檔案員每天上下班，都要檢查庫房內的門、窗、箱、柜的安全情況。
5、檔案庫房除檔案員、檔案負責人外，任何人不準進入。檔案員出差或休假時，由檔案室負責人派專人代管，工作調動時，要將全部檔案交接清楚，記錄備案。
6、嚴格執行借閱檔案的審批手續，凡借閱檔案者，必須履行登記、簽收注銷手續，對借閱案卷不許翻閱無關材料，不許拆卷、抽頁、涂改、折疊、轉借，并近期返還，如需抄寫時須經檔案員同意，如必須帶出復制、拍照或查閱機密檔案時，需經有領導批準，外單位借閱時，需持介紹信，經檔案室負責人批準，才能查閱。
7、借出的文件、材料、資料等要定期收回，不準長期存放在外，每季末清點一次。
為了搞好我鄉小繼教資料管理和使用，根據上級相關文件精神，結合我鄉實際，特制定此制度。
1、由辦公室負責管理性文件的收發、傳閱、編制清單歸類保存。
2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。 3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。 4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。 5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。
第一條為加強地質資料的管理，充分發揮地質資料的作用，保護地質資料匯交人的合法權益，制定本條例。
第二條地質資料的匯交、保管和利用，適用本條例。
本條例所稱地質資料，是指在地質工作中形成的文字、圖表、聲像、電磁介質等形式的原始地質資料、成果地質資料和巖礦芯、各類標本、光薄片、樣品等實物地質資料。
第三條國務院地質礦產主管部門負責全國地質資料匯交、保管、利用的監督管理。
省、自治區、直轄市人民政府地質礦產主管部門負責本行政區域內地質資料匯交、保管、利用的監督管理。
第四條國務院地質礦產主管部門和省、自治區、直轄市人民政府地質礦產主管部門的地質資料館（以下簡稱地質資料館）以及受國務院地質礦產主管部門委托的地質資料保管單位（以下簡稱地質資料保管單位）承擔地質資料的保管和提供利用工作。
第五條國家建立地質資料信息系統。
第六條在地質資料管理工作中做出突出貢獻的單位和個人，由國務院地質礦產主管部門或者省、自治區、直轄市人民政府地質礦產主管部門給予獎勵。
第二章地質資料的匯交
第七條在中華人民共和國領域及管轄的其他海域從事礦產資源勘查開發的探礦權人或者采礦權人，為地質資料匯交人。
在中華人民共和國領域及管轄的其他海域從事前款規定以外地質工作項目的，其出資人為地質資料匯交人；但是，由國家出資的，承擔有關地質工作項目的單位為地質資料匯交人。
第八條國家對地質資料實行統一匯交制度。
地質資料匯交人應當按照本條例附件規定的范圍匯交地質資料。
除成果地質資料、國家規定需要匯交的原始地質資料和實物地質資料外，其他的原始地質資料和實物地質資料只需匯交目錄。國家規定需要匯交的原始地質資料和實物地質資料細目，由國務院地質礦產主管部門商國務院有關部門制定。
第九條本條例附件規定的下列地質資料，由地質資料匯交人向國務院地質礦產主管部門匯交：
（一）石油、天然氣、煤層氣和放射性礦產的地質資料；
（二）海洋地質資料；
（三）國務院地質礦產主管部門規定應當向其匯交的其他地質資料。
前款規定以外的地質資料，由地質資料匯交人向地質工作項目所在地的省、自治區、直轄市人民政府地質礦產主管部門匯交。
第十條地質資料匯交人應當按照下列規定的期限匯交地質資料：
（一）探礦權人應當在勘查許可證有效期屆滿的30日前匯交；
（二）除下列情形外，采礦權人應當在采礦許可證有效期屆滿的90日前匯交：
1、屬于階段性關閉礦井的，自關閉之日起180日內匯交；
2、采礦權人開發礦產資源時，發現新礦體、新礦種或者礦產資源儲量發生重大變化的，自開發勘探工作結束之日起180日內匯交；
（三）因違反探礦權、采礦權管理規定，被吊銷勘查許可證或者采礦許可證的，自處罰決定生效之日起15日內匯交；
（四）工程建設項目地質資料，自該項目竣工驗收之日起180日內匯交；
（五）其他的地質資料，自地質工作項目結束之日起180日內匯交。
第十一條因不可抗力，地質資料匯交人不能按照本條例第十條規定的期限匯交地質資料的，應當向負責接收地質資料的地質礦產主管部門提出延期匯交申請，經批準后，方可延期匯交。延長期限最長不得超過180日。
第十二條匯交的地質資料，應當符合國務院地質礦產主管部門的有關規定及國家有關技術標準。
任何單位和個人不得偽造地質資料，不得在地質資料匯交中弄虛作假。
第十三條匯交的地質資料，經驗收合格后，由負責接收地質資料的地質礦產主管部門出具地質資料匯交憑證，并按照國務院地質礦產主管部門的規定及時移交地質資料館或者地質資料保管單位。
第三章地質資料的保管和利用
第十四條地質資料館和地質資料保管單位，應當建立地質資料的整理、保管制度，配置保存、防護、安全等必要設施，配備專業技術人員，保障地質資料的完整和安全。
第十五條探礦權人、采礦權人匯交的地質資料，自勘查許可證、采礦許可證有效期屆滿之日起30日內，由地質資料館或者地質資料保管單位予以公開；勘查許可證、采礦許可證獲準延期的，自延續期屆滿之日起30日內，由地質資料館或者地質資料保管單位予以公開。
前款規定以外的地質資料，自匯交之日起90日內，由地質資料館或者地質資料保管單位予以公開。需要保護的，由匯交人在匯交地質資料時到負責接收地質資料的地質礦產主管部門辦理保護登記手續，自辦理保護登記手續之日起計算，保護期不得超過5年；需要延期保護的，匯交人應當在保護期屆滿前的30日內，到原登記機關辦理延期保護登記手續，延長期限不得超過5年。地質資料自保護期屆滿之日起30日內，由地質資料館或者地質資料保管單位予以公開。
第十六條涉及國家秘密或者著作權的地質資料的保護、公開和利用，按照保守國家秘密法、著作權法的有關規定執行。
第十七條保護期內的地質資料，只公開資料目錄。但是，匯交人書面同意提前公開其匯交的地質資料的，自其同意之日起，由地質資料館或者地質資料保管單位予以公開。
第十八條保護期內的地質資料可以有償利用，具體方式由利用人與地質資料匯交人協商確定。但是，利用保護期內國家出資勘查、開發取得的地質資料的，按照國務院地質礦產主管部門的規定執行。
因救災等公共利益需要，政府及其有關部門可以無償利用保護期內的地質資料。
第十九條地質資料的利用人應當按照規定利用地質資料，不得損毀、散失地質資料。
地質資料館和地質資料保管單位應當按照規定管理地質資料，不得非法披露、提供利用保護期內的地質資料或者封鎖公開的地質資料。
第四章法律責任
第二十條未依照本條例規定的期限匯交地質資料的，由負責接收地質資料的地質礦產主管部門責令限期匯交；逾期不匯交的，處1萬元以上5萬元以下罰款，并予以通報，自通報之日起至逾期未匯交的資料全部匯交之日止，該匯交人不得申請新的探礦權、采礦權，不得承擔國家出資的地質工作項目。
第二十一條偽造地質資料或者在地質資料匯交中弄虛作假的，由負責接收地質資料的地質礦產主管部門沒收、銷毀地質資料，責令限期改正，處10萬元罰款；逾期不改正的，通知原發證機關吊銷其勘查許可證、采礦權許可證或者取消其承擔該地質工作項目的資格，自處罰決定生效之日起2年內，該匯交人不得申請新的探礦權、采礦權，不得承擔國家出資的地質工作項目。
第二十二條地質礦產主管部門、地質資料館、地質資料保管單位違反本條例規定，有下列情形之一的，對直接負責的主管人員和其它直接責任人員依法給予行政處分；造成損失的，依法予以賠償：
（一）非法披露、提供利用保護期內的地質資料的；
（二）封鎖地質資料，限制他人查閱、利用公開的地質資料的；
（三）不按照規定管理地質資料，造成地質資料損毀、散失的。
地質資料利用人損毀、散失地質資料的，依法予以賠償。
第二十三條非法披露、提供利用保密的地質資料的，依照保守國家秘密法的規定予以處罰。
第五章附則
第二十四條本條例施行前，匯交人按照規定應當匯交而沒有匯交的地質資料，由國務院地質礦產主管部門組織清查后，按照本條例匯交、保管和提供利用。
一、本制度所稱檔案是指地稅機關在稅收征管工作中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄（主要包括電子掃描件和紙質資料）。
二、納稅人申請辦理審批事項所報送的紙質資料，由辦稅服務廳綜合人員對紙質資料進行收集、梳理，掃描至征管資料電子化管理系統后，資料管理崗按程序遞給稅源管理分局資料管理崗，審批事項形成的資料由最后辦結單位的資料管理崗負責整理、掃描工作，并對照征管資料十大類別進行分類處理后傳縣局檔案室。
三、稅費服務局、稅源管理分局按照“誰采集、誰錄入、誰掃描”的原則統一通過“業務流轉”平臺進行采集錄入，資料錄入后統一交本單位資料管理崗進行辦結，并對照征管資料十大類別進行分類處理后傳縣局檔案室；
其他各業務科室(局)辦理稅費業務產生或受理的紙質資料，由各業務類科室局的資料管理崗負責收集、整理、掃描工作，并按征管資料十大類別進行分類處理后傳至縣局檔案室；縣局檔案室管理人員負責己掃描資料的系統歸檔和紙質資料定位工作，并負責保管。
四、各科室局資料管理員應對資料掃描質量和錄入口徑嚴格把關，通過“業務流轉”平臺做到資料傳遞過程留痕、資料審核嚴格把關。各科室局資料管理員應于季度終結后10日內將已掃描的紙質資料按類別進行清理、制列清單，并向縣局檔案室檔案管理人員移交歸檔。
紙質資料實行“分類別序時”整理，按照涉稅費事項分資料類別進行歸集。資料分十大類別：
1.納稅人基本信息類：包括設立稅務登記資料、扣繳稅務登記資料、變更稅務登記資料、停復業登記資料、注銷稅務登記資料、稅務登記證件遺失處理資料、外埠納稅人經營地報驗登記管理資料、自然人信息登記資料、賬簿憑證管理資料、建安房地產項目登記資料、非正常戶管理資料、社保登記資料、規費登記資料、社保規費費種變更資料、社保繳費狀態管理資料、委托代征管理資料。
2.發票管理類：包括發票領用資格核定資料、發票用票調整資料、發票領用資料、發票退回資料、發票代開資料、發票查驗繳銷資料、稅控機具管理資料、網絡發票和稅控發票管理資料。
3.申報納稅類：納稅申報資料、社保規費繳費申報資料、延期申報資料、延期繳納稅款資料、納稅核定管理資料、稅收扣除資料、納稅人涉稅情況報告資料、納稅人征收方式認定資料、稅務代保管資金管理資料、欠稅管理資料、申報納稅資料、催報催繳資料、不予加收滯納金資料、手續費退付資料、稅款退庫資料、印花稅票代售許可資料。
4.認定證明類：包括外出經營管理證明資料、三方協議扣款認證資料、個人所得稅完稅證明開具資料、中國稅收居民身份認定資料、常設機構認定資料、售付匯稅務憑證管理資料、資源稅證明開具資料、納稅人稅種認定資料、稅收優惠認定資料、取消優惠資格資料、取消認定資格資料。
5.風險評估類：包括風險管理資料和納稅評估資料。
6.稅收優惠類：包括備案類、報批類稅收優惠資料和稅收優惠中止資料。
7.稅收檢查類：包括日常檢查資料和稅務稽查資料。
8.稅收法制類：包括違法違章處理資料、稅收保全資料和稅務救濟資料。
9.納稅服務類：包括納稅人信用等級評定資料。
10.其他資料：包括日常管理資料和其他資料。
五、縣局檔案室檔案管理人員對紙質資料實行“分類別序時”歸檔，檔案分類別統一編制頁碼，A3頁面折疊后呈A4頁面的頁碼標注于右下角；A4頁面正面頁碼標注于右下角，反面頁碼標注于左下角。檔案按三針一線進行裝訂，每一檔案盒內應按納稅人識別號制作目錄。
第一條為加強和完善*****有限公司（以下簡稱“****”）機關的圖書資料管理工作，提高圖書使用效率，更好地為****的生產經營服務，特制定本辦法。
第二條本辦法所稱圖書資料指：****機關購置和擁有的各類圖書、期刊、照片、圖紙資料等。
第三條****機關的圖書資料管理工作歸口總經理辦公室，財會部協助管理，總經理辦公室指定專人負責此項工作。
第二章圖書資料的購置及報銷程序
第四條****機關各類圖書資料由總經理辦公室負責集中統一購置，機關各部門可根據實際工作需要隨時向總經理辦公室推薦圖書資料目錄。一般情況下，經總經理辦公室負責人批準即可由圖書資料專管人員進行購置。
特殊情況下，經總經理辦公室負責人批準后可由各部門自行購置。
第五條如有特殊情況（批量大、價值高），由各部門向總經理辦公室報送需求計劃，計劃中應說明需購置該批圖書資料的理由、價格、數量等，由總經理辦公室向****主管領導報送簽報，主管領導審批后由圖書資料專管人員按計劃進行購置。
第六條圖書資料購置經辦人在辦理完圖書資料登記手續后，憑總經理辦公室負責人簽字的發票到財會部辦理報銷事宜。
第七條財會部負責核定****機關每年圖書資料購置的專項額度，總經理辦公室負責人負責對圖書資料購置的數量、價格進行總量控制。
第三章圖書資料的管理
第八條圖書資料購置后，由專管人員進行分類編號登記，并在其扉頁、書中、封底或適當位置上加蓋“路橋集團國際建設股份有限公司圖書資料專用章”。
第九條****員工均可借閱已登記的各類非保密性圖書資料，一次最多可借閱圖書3冊，借閱期限最長為3個月，到期如需續借應辦理續借手續。
第十條部分專業性較強的圖書資料（如字典、詞典等）可由各部門長期保管，但必須由保管人辦理登記手續并經總經理辦公室負責人批準。
第十一條外單位人員借閱圖書資料應經總經理辦公室負責人批準。
第十二條辦理借閱和續借手續均由圖書資料專管人員負責。
第十三條圖書資料專管人員應于每年年終前對登記在冊的各類圖書資料進行一次全面清查，并寫出書面報告交總經理辦公室負責人。
建立健全水利建設項目檔案管理制度是做好水利檔案工作的保證，水利建設項目檔案管理制度必須由水利管理權威部門制定，是水利建設項目在設計、施工、監理、竣工驗收等建設過程的辦事規程和行動準則。水利建設項目檔案資料管理制度涵蓋了水利建設項目參建單位的崗位責任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度。目前，在水利建設項目檔案資料管理制度貫徹與執行方面存在問題，一是檔案資料管理職責不清，制定的水利建設項目檔案資料管理制度沒有明確建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等在水利建設各階段檔案資料管理應承當的各自工作職責。二是水利建設項目資料檔案管理制度實施過程中缺乏執行力度與監督、協調工作。做好項目建設過程中檔案資料管理制度的執行、監督、協調工作，可以保證水利建設項目檔案資料管理工作順利開展。
二、水利建設項目檔案資料管理制度執行的對策
泉州市石壁水庫位于南安市水頭鎮大盈溪上游，總庫容6147萬立方米，是一座集防洪、供水、灌溉、發電等功能為一體的重要中型水庫。近年來，不斷加大水庫建設投入，先后開展了除險加固工程、灌區節水改造、信息化建設等工程項目。在水利建設過程中，石壁水庫檔案管理部門深入探討如何強化水利建設項目檔案資料管理制度的執行力度，結合工作實踐，采取以下措施。
（一）明確檔案資料管理各參建單位應負的職責是根本
1.明確檔案資料管理各參建單位應負的職責有利于歸檔制度的執行。歸檔制度是保證水利建設項目形成的各種檔案資料能夠完整、準確、及時歸檔的一項重要制度，也是文件材料和檔案鑒定的重要依據。準確反映水利建設項目的設計、施工、竣工驗收、監理過程的歸檔制度涵蓋了各參建單位檔案資料的形成與積累，確保檔案資料齊全、完整、準確、系統，滿足水利建設項目各項工作查考利用的需要。2.由于各參建單位在水利項目建設的工作性質不同，應參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，制定適應各參建單位檔案資料的形成與積累規律管理，操作性較強的檔案資料工作職責，確保項目檔案資料管理符合國家規范。
（二）細化水利項目建設單位檔案資料管理的責任是關鍵
為確保歸檔水利建設項目檔案資料的質量，細分各參建單位的所承擔的工作職責，能夠保證檔案資料形成與積累、歸整理工作順利開展。1.水利項目建設單位的責任。建立健全建設單位的檔案工作網絡體系，確定檔案工作的分管領導和各項目檔案工作的負責人。項目建設單位的檔案管理部門要負責建設單位形成的項目檔案的收集與整理、立卷歸檔，同時組織、監督和檢查各參建單位的檔案資料管理工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作，及時向有關檔案管理機構移交已經組卷的水利建設項目檔案。2.水利建設項目勘察、設計單位的責任。將水利建設項目文件的管理列入項目計劃，按照項目所屬關系，將項目檔案工作納入項目負責人和檔案人員崗位責任制。勘察、設計單位檔案資料管理部門，應將本單位形成的水利建設項目文件立卷后向建設單位移交。3.水利建設項目施工單位的責任。施工單位負責整編承包水利建設項目施工范圍內，工程施工技術文件和水利工程項目竣工圖。水利建設項目實行總承包的，檔案人員要監督、指導各分包單位檔案資料的收集與整理分包范圍內的水利建設項目檔案，施工單位應對施工資料的真實性、完整性和有效性負責。4.水利建設項目監理單位的責任。《工程建設監理規定》第十四條“工程建設監理程序”規定：工程建設監理應”參與工程竣工驗收，簽署建設監理意見”，并在“建設監理任務完成后，向項目法人提交“工程建設監理檔案資料”。因此，監理單位對水利建設項目檔案資料的管理應負有兩方面的責任：一方面，是對水利工程建設項目產生的檔案資料，特別是對竣工圖的完整、準確性進行監督和審查的責任：另一方面．應對監理工作中形成的檔案資料進行整理、歸檔與移交。
（三）依據項目生命期，做好水利項目建設各階段檔案資料管理制度執行的監督與協調工作
項目生命期確定了將水利建設項目的開始和結束連接起來的整個階段，反映了在項目檔案資料的管理過程中，誰做什么和怎么做，如何確保項目檔案資料質量符合國家制定的有關規范。這些工作內容是通過各參與水利項目建設的單位收集與整理項目檔案資料來體現，每個階段的項目任務各異，各階段形成的項目文件比較完整地重現水利項目建設全過程。在水利建設項目檔案資料管理工作中，強化檔案資料管理工作的執行力度，必須依據項目檔案形成與積累的生命期，加強建設單位與監理單位對項目全過程檔案資料管理制度執行的監督與協調工作。一是項目開工前的組織與協調。根據水利檔案管理規定，歸檔的檔案資料應具有真實性、完整性和系統性。參與水利項目建設的各方應從工程建設準備階段，就應指定檔案資料管理的責任機構與責任人，負責參建單位歸檔檔案資料的收集、整理與移交工作，履行其檔案資料的管理職責。此時，建設單位的檔案部門應與監理單位一起做好檔案資料管理制度的執行、監督、工作。在項目開工前，檢查各參建單位是否已落實檔案管理制度，專、兼職檔案資料人員能否適應水利建設項目檔案資料管理的要求，針對建設項目檔案資料形成情況，制定歸檔范圍與保管期限表。同時要求參與項目建設各方認真編寫《交工檔案資料編制說明》，并組織建設、施工、監理單位進行討論確認，形成各參建單位達成共識的《《交工檔案資料編制說明》，作為項目建設檔案資料歸檔標準的依據性文件。二是施工過程中檔案資料質量的檢查指導與控制。具備經驗豐富、專業知識過硬、責任心強的檔案人員，才能在施工過程對檔案資料的管理真正在起到檢查與指導作用。首先，檔案管理人員要與項目管理技術人員密切配合，共同制定項目歸檔范圍與保管期限。在施工過程，建設單位要建立檔案資料管理業務培訓制度，對施工單位的兼職檔案員提供適時服務，及時解決項目檔案收集與整理存在的問題。其次，充分發揮監理單位對項目檔案資料的實時監控功能。監理人員每天都工作在施工現場，能夠隨時檢查施工單位形成的工序報驗材料和隱蔽工程報驗材料的檔案資料是否符合標準，內容是否真實有效。歸檔的檔案資料，經監理工程師確認工程實體同見證材料數據檔案相符，施工單位才能進行歸檔檔案資料的組卷。最后，做好項目中間交工前的檔案資料的檢查與指導。各單位在中間交接驗收前，組織參建各方人員對交工資料進行綜合檢責，但由于時間限制．一般也只會以抽查形式出現，歸檔資料有些會存在遺漏現象。這種情況的處理，需要提前通知施工單位進行自查，以確認的《交工資料編制說明》為依據，及時解決檔案資料不規范的問題。在綜合檢查時，建設單位、監理單位的各專業項目管理人員和專兼職檔案員一定要到現場，分專業進行檢查，對即將調離施工現場的技術人員整理的交工文件，要全部檢查，出現問題，立即整改。竣工圖部分重點確認變更到圖與實物相符。隨機資料要重點檢查與設備開箱清單是否定相符，有無檔案資料遺失情況，因種種原因而丟失的資料，應與廠家取得聯系補齊丟失的資料。對未進行儀表聯校等部分資料，中間交工后要隨時跟蹤檢查，檔案資料完整系統后歸入交工文件中。三是編制文件竣工階段，嚴格檔案資料歸檔制度的執行。水利建設項目施工及設備安裝調測完成后，施工單位根據項目建設開始階段簽訂的《交工檔案資料編制說明》編制竣工文件，監理單位負責審核竣工文件，依據歸檔范圍，要求竣工文件編制單位進一步收集所缺少的重要文件，文件數量應滿足合同或者協議規定的份數。嚴格執行檔案資料歸檔制度，例如，建設單位檔案部門配合監理部門，審核項目文件整理與歸檔的質量。同時檢查項目文件的組卷是否遵循水利建設項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；項目文件的組卷應達到分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。
（四）推進水利建設項目檔案資料信息化管理，為執行制度奠定基礎
為了讓員工有效利用圖書和資料，防止資源流失，特制定此制度。
2、適用范圍
修試所現存圖書和資料。
3、術語及定義
指修試所內歸檔的技術資料和各類期刊、雜志、報紙等供多人瀏覽和使用的信息資源和基礎資源。
4、職責
（1）圖書管理員
a負責將新圖書、資料入庫分類、登記、建檔。
b記錄及管理圖書借出、歸還情況，并填寫《圖書資料借閱登記表》。
c定期檢查書籍的借用情況，提醒借用者歸還書籍或資料。
（2）借用者（修試所全體員工）
a維護書籍的完好、整潔性。
b遵守圖書借用、歸還制度。
（3）單位負責人
審批《圖書購買申請單》。
（4）相關財務報賬人員
對所需報銷的書籍發票進行確認并辦理轉賬手續。
5、工作內容
5.1圖書及資料的購買、訂閱
（1）技術、規范類等相關書籍：以班組為單位，根據工作需要，將《書籍購買申請單》交技術專責審核并報單位負責人審批后，再上報分公司相關部門（生技、安監、黨辦等）統一購買。
（2）單位自行購買書籍：以班組為單位，根據工作需要，將《書籍購買申請單》報單位負責人審批后，交書籍采購負責人購買，圖書管理員憑批準的《書籍購買申請單》核查后辦理入庫手續。
（3）自行購買的書籍入庫后采購人憑確認入庫的書籍發票，根據公司報銷管理辦法辦理報銷手續。
5.2圖書館管理
（1）圖書及資料由圖書管理員統一放置、管理。
（2）新聞時事類報紙根據實際情況定期處理；專業類圖書及資料必須分類、登記、建檔，并且及時維護圖書資料清單。
（3）有新書或新資料入庫時，圖書管理員以電話或在公開欄的形式通知公司相關人員可以借用。
（4）圖書管理員必須使所有員工能夠及時方便地查閱、獲知圖書及資料信息。
（5）圖書管理員定期檢查和記錄書籍的借用情況，提醒將到期書籍的借用者，并通知歸還時間及書籍名稱。
5.3借用和歸還
（1）除軟件和電子文件外的圖書及資料必須進行借用和歸還管理；
（2）員工需要借用或歸還圖書或資料者，到圖書管理員處進行登記即可辦理。
（3）每人每次最多可借用圖書五冊（特殊情況除外），最長借期1個月。
（4）借用期滿后應歸還，或者辦理續借登記，續借不得超過2次。
（5）未辦理續借且過期不還者，則不可借用其它圖書和資料。
