時間：2023-03-08 15:31:19
序論：在您撰寫公文培訓情況報告時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
培訓時間：2天
培訓形式：
講授、討論、演練、糾錯等
培訓目的：
1、了解企業公文寫作的重要性；
3、掌握基本的公文寫作要點及規范；
4、掌握商務公文的寫作流程與技巧；
5、了解和避免公文寫作的常見問題；
6、提升、拔高企業員工的公文寫作能力。
培訓對象：
力資源部。
培訓背景：
在科學技術迅猛發展、企業競爭日趨激烈和信息時代高速發展的今天，商務文書已成重要的作用，公文寫作的好壞直接影響企業對外的品牌形象，對內的信息傳達；商務文書是記錄企業運營的信息載體，是企業溝通力、執行力的重要保障因素；高效規范嚴謹的商務文書，已經成為現代企業管理水平的標志，同時也是衡量評價員工任職能力的重要尺度之一，是管理者不可忽視的基本功；因此，公文寫作值得企業及職業者的高度重視。
面對領導的要求——
往往不知如何下筆？
是用通知還是用函？
是用請示還是用報告？
辦公桌上的公文——
格式準確嗎？
行文規范嗎？
用語得體嗎？
書本是怎么寫的？
經驗是怎么說的？
企業內部又有什么特殊的規定？
例剖析,結合講師自身的行政管理經驗，顛覆純理論的傳統授課方式，增加課程的趣味性和互動性，扭轉學員對公文寫作“枯燥無用”的錯誤觀念，掌握簡單易行的公文寫作技巧，使公文寫作變得“快樂而簡單”。
培訓大綱：
第一部分：公文寫作規范篇
一、公文寫作課程導入
1、公文是美而有趣的！
2、“言而無文，行之不遠”
4、譚小芳老師獨家：透過公務說公文
分享：杜拉拉如何寫公文？
二、公文寫作概述
3、公文寫作的基本原理
4、行政公文與一般公文的理解及誤區
三、公文寫作步驟與意義
1、行政公文寫作的一般步驟
3、行政公文寫作的結構和語言
4、學習行政公文寫作的意義與方法
四、請示、報告與批復
1、什么情況下用請示？
3、什么情況下用批復？
4、如何寫請示？
5、如何寫報告？
6、如何寫批示？
7、請示、報告的分類
（見三類模式表格）
五、計劃和總結培訓篇
1、了解計劃的多種“變體”
2、了解計劃的時間限定
（練習、改錯）
六、通報、通告及通知篇
1、結合單位性質，辨析幾類常見公文
（練習、改錯）
七、社交禮儀文書寫作
1、社交禮儀文書目的
2、社交禮儀文書要求
3、社交禮儀文書種類
、情感信函
5、請柬請帖
6、信紙信封
八、商務信函寫作培訓篇
1、寫作要求“6個C”
、寫作格式
3、常用標注
4、商務信函樣例
5、商務傳真寫法
九、經濟（法律）文書寫作
、經濟文書特點
2、經濟文書要求
3、意向書
4、合同
5、標書
1、會議記錄
2、會議紀要
3、了解會議紀要的成文格式
（練習、改錯）
1、電子公文概述
2、電子公文的特性
3、電子公文的制作
4、電子公文的歸檔
1、發文處理
2、收文處理
3、公文管理流程
4、范圍設限規則
5、歸口管理規則
第二部分：公文寫作技能提升篇
一、掌握公文寫作的規律
1、公文閱讀者的思維
2、公文的四個構成要素
4、主動寫作與被動寫作的區別
5、通過公文表達主旨的五種方法
案例+練習：總經理的通知
二、公文高效寫作五步法
、收集材料
2、構思大綱
3、起草初稿
4、修改潤色
5、定稿發出
1、周知公務信息
2、溝通上下左右
3、建立規矩方圓
4、包容大事小情
5、處事張馳有度
、求財滴水不漏
7、輕松不忘辦事
8、互通內外有無
四、握住生花之“妙筆”
1、強化公文的規范性
3、用語與文種統一和諧
4、公文寫作要正確使用名稱
5、公文寫作嚴謹的標點符號
6、公文寫作的數字使用規則
7、公文寫作計量單位的使用
9、提高商務公文的情感指數
10、公文運用事例和引用的竅門
11、5W2H方法在公文寫作中的作用
互動：公文范例分析與常見弊病改錯
1、精：公文的發文主旨
2、氣：公文的正式程度
3、神：公文的核心思想
4、韻：公文的線條結構
課程簡介：即便不是文字工作者，也會時常碰到文字煩惱。面對領導的要求，往往不知如何下筆？是用請示還是用報告？是用通知還是用函？辦公桌上的公文，格式準確嗎？行文規范嗎？用語得體嗎？書本是怎么寫的？經驗是怎么說的？企業內部又有什么特殊的規定？本課程旨在解決公文寫作不規范的問題。
培訓講師：陳馨賢
進行方式：
l實例講授
l小組研討
l集體訓練
l案例研討
l腦力激蕩
l情境仿真
l角色扮演
l沙盤模擬
培訓對象：部門經理、文員、各類秘書
企業公文寫作培訓課綱：
一、概述
1、公文寫作的概念與作用
2、公文寫作的種類和特點
3、公文寫作的基本原理
4、行政公文與一般事務性公文的理解及誤區
三、公文寫作過程
1、公文寫作的一般步驟
2、公文寫作的主題與材料
3、公文寫作的結構和語言
4、學習公文寫作的意義與方法
四、請示、報告以及批復
1、什么情況下用請示？報告？批復？（講授）
2、如何寫請示、報告、批示（練習，改錯）
3、請示、報告的分類（講授）
4、寫作規范模式（見三類模式表格）
五、函
1、了解什么情況下用函？一份得體的函所具有的意義（講授）
2、熟悉怎么寫函（練習，改錯）
3、掌握寫作規范模式（見模式表格）
六、計劃和總結
1、了解計劃的多種“變體”和時間限定（講授）
2、熟悉計劃和總結的寫法（練習，改錯）
七、通報、通告及通知
1、辨析這幾類常見公文，結合受訓單位性質確定講授重點。（講授）
2、熟悉通知的幾種類型和寫法（練習，改錯）
八、會議紀要
1、學會在會議記錄的基礎上寫作會議紀要。（講授）
2、了解會議紀要的成文格式。
九、請柬和邀請函
1、了解請柬和邀請函的區別（講授、練習）
2、得體寫作請柬和邀請函（練習）
十、宣傳類
1、學會寫作企業簡報和向媒體提供的統發稿（事例、改錯、練習）
2、探討內部刊物和簡報對企業文化建設的作用和意義。（討論） 十一、文字“料理”
1、寫作規范和細節
一、主要工作完成情況
一是完成了年度稅務工作會議的會前準備和實施。按照區局稅務會議精神和局領導的要求，對召開我局年度稅務工作會議進行了安排布置，并分別召開了科所長、區縣局領導和機關處室三個座談會，在認真聽取各方意見建議的基礎上，起草了市局2013年稅務工作報告，完成了會議的組織召開。會后，對各區縣局貫徹落實市局稅務工作會議情況進行了督查。同時，簽訂了市局系統社會管理綜合治理目標責任書，制定了辦公室全年工作要點、目標和責任分解。
二是開展了新公文處理辦法的學習培訓。組織機關工作人員和基層相關人員進行了三期學習培訓，統一了全局公文處理標準和格式，并按照新辦法對局機關和各區縣局公文處理系統后臺模板進行了指導、調整。目前，全局系統公文處理運轉正常。同時，首次開展了市局系統檔案集中歸檔培訓學習，進一步規范了檔案歸檔范圍和標準。
三是協助修訂了《2013年度綜合目標管理考核辦法》綜合管理類考核項目和標準。下發了市局《工作要點》、《督查督辦工作要點》和《機關公務消費卡管理規定》，編制了市局機關2013年度公務經費預算及說明，按時公布局機關“三公經費”支出情況。
四是根據區局黨組和市局黨組的意見和要求，結合我局實際，起草了《烏魯木齊市地稅局黨組改進工作作風強化服務意識十條規定》；協助起草了市局2013年黨風廉政工作報告。
五是在市局的統一安排、組織和領導下，與第一分局和相關處室配合，積極協調、收集信息，做好應對工作。按要求，迅速起草了向區局和市委市政府報送的《關于新“國五條”細則頒布后房產交易涉稅業務猛增的緊急報告》；積極協調新聞媒體和相關網站進行正面宣傳報道。此項工作緩解后，起草、報送了工作總結報告，并發了通報。
六是積極協助國稅局做好第22個稅收宣傳月活動的組織準備工作，下發了稅收宣傳月活動安排計劃，積極組織實施，按時上報總結，稅收宣傳月活動收到區局表揚。
七是對全局系統一季度公文處理情況、信息報道情況、網站建設情況、檔案培訓情況進行了日常檢查和通報。
八是全力做好安全大檢查工作，對全局系統各單位重點部位、重點崗位和辦稅服務廳安全防范情況進行了詳細的督導和檢查，全局安全防范工作能力進一步提升。
總之，辦公室全體工作人員盡職盡責，切實履行崗位責任，扎實開展各項工作，為全年工作任務的完成奠定了扎實的基礎。
二、存在的問題
主要是三個方面：
一是新的公文處理辦法實施后，機關和各基層局操作使用能力還是參差不齊，個別機關工作人員和基層局依然在使用老標準、老格式，部分基層局的公文管理人員不熟悉操作系統，不會管理后臺，公文排版仍不規范，還有個別局公文崗位人員不固定，造成公文標準和格式不統一，文種使用仍有錯誤。
二是對地稅子網站的管理不到位。兼職管理人員責任心不強，網頁內容更新慢，沒有按照區局和市局要求進行管理、更新和維護。子網站建設的好壞直接反映了我們各局的公務形象，希望各單位領導高度重視、切實抓好子網站管理工作。
三是各單位信息報送質量還不高，動態的信息多，可供參考借鑒和研討的信息少。有時抓不住當前和階段性工作的重點，信息內容跟不上工作需要，各基層局做的大量工作反映不上來。
三、下半年主要工作
一是積極督辦，努力做好上半年稅收工作總結，按時向市政府、區局報送總結報告，提出下半年工作要點。
二是進一步加強機關和基層工作人員新公文處理辦法的學習培訓，達到標準、格式統一。按照區局安排部署，積極 做好綜合辦公軟件的培訓、上線工作。提早安排，做好充分準備工作。
三是按照市局統一標準，對20__年度檔案歸檔工作情況進行日常檢查考核(含機關)。
四是加強全系統網站運維管理和檢查指導，充分發揮網站稅收宣傳的功能。進一步加強信息、簡報的報送工作，努力提高信息質量。
培訓目的：使受訓人員了解公文的基本特點和一般格式，掌握常用快速的寫作方法及其變化提高日常公文的寫作能力。
培訓內容：
1、公文的概念
2、日常公文的分類
3、公文擬寫的步驟與方法
4、電子公文
5、公文范例
6、嘗試寫作
課程長度：6時
培訓方式：講解法+范文欣賞+模擬練習
教材內容：
引言
在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規范化、制度化。
什么是公文？
所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等。
公文擬寫的步驟與方法
公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。公文的擬寫通常按以下步驟進行：
一、 明確發文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：1
1、文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。
2、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定 性質的通知等。
3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。
總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關資料，進行調查研究
發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。
怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的 2
題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只 羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改
初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。
1、 關于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2、 關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。
3、 關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。
4、 關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5、 關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。幾種常用的商務公文：
請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。3
請示的特點
一、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。
二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。
三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。
四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：
一、 請求指示性請示。
二、 請求批準性請示。
三、 請求批轉性請示。
請示的結構、內容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：
一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。
1、 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》。
2、 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。
二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。
1、 開頭。主要交代請示的理由。
2、 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
3、 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。
三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。
請示應注意的問題
一、 一文一事的原則。
二、 材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。
三、 理由充分，請示事項明確。
四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
報告
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。
“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。“下情上達”是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報告的特點：
一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直
接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。
二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬于批轉機關。
三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。
四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。
報告的種類
報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。
寫法
報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法
一、 匯報性報告
匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：5
1、 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。
2、 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。
二、 答復性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。
三、 呈報性報告
呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。
四、 例行工作報告
例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用 支出報告等。
公告
公告是用于對企業內、外宣布重要事項的公文。
公告的寫法
公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。
一、 標題。
公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種；二是發文機關和文種 以上兩項，多用于政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。
二、 正文
正文一般由主旨與說明構成。
主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。
說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。
三、 落款及日期
公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發文單位外，還應標明發文地點。
會議紀要
會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。
6
會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。
會議紀要的寫法
會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》。
二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。
1、 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
2、 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。
電子公文
隨著網絡化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。
電子公文的寫法
電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。
一、 收件單位/人
二、 抄送單位/人
三、 主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。
四、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等（與日常公文協作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送（注明）。
五、 落款。署名及成文時間
公文是聯系和處理工作的一種書面工具，在機關公務活動中發揮著及其重量作用。機關公文與其他公文相比，有其自身的特性。然而，由于受傳統與習慣的影響，對公文質量的重量性普遍認識不高，機關文秘人員受知識結構、專業水平所限，缺乏必要訓練，使得機關公文在質量上普遍偏低，影響了機關公文功效的正常發揮。
筆者僅就機關公文質量的現狀等問題提出一些淺見，以便引起辦公部門的重視。
一、存在的問題
1、文件使用不當，擬寫公文常有文種使用不當的情況，常見“報告”與“請示”文種混為一談。如擬寫公文標題：《北安市人民法院購置檔案裝具的請示報告》，但文尾還寫有：特此請示，請予批復，顯而易見，這是一份請示文種公文，請求上級部門對文中的內容給予批復。諸如此類，標題用“報告”文種，內容是“請示”，形式與內容的不統一，這就是請示與報告不分，給收文機關的登記辦文者帶來誤導，公文擬寫文種使用不當時，常會出現延誤公文處理時限，推遲辦理的情況。
2、聯合行文不規范
時常會遇到在聯合行文過程中，有些主辦機關的辦文者感情用事，提出文尾蓋印章時，要尊重聯合行文單位，我們客氣一些，印章蓋在最后。這種提法是錯誤的，兩個以上的機關聯合行文，主辦機關應排列在前，應該說這里不存在尊重、客氣的問題，誰主辦誰在前。
3、成文日期模糊不清
常見機關打字員將公文的成文日期打成擬文日期，聯合行文的公文成文日期誤打成本機關的簽發日期或擬文日期。成立日期，關系文件的生效或形成時間。因此，必須寫得明確完整，一般的文件，以最后簽發機關簽發日期為準。
4、發文字號編寫不規范
發文字號是由發文機關編排的文件代號，它的作用一是統計發文的數量便于管理；二是查找和利用文件時，可以作為文件的代號使用。
有的機關文秘人員調動頻繁，工作出現斷層現象，加之公文知識培訓不夠，擬寫公文發文字號常出錯誤。例如：有的公文發文字號編寫為×××字第1999（3）號，有的公文發文字號編寫為（1999）×××字第024號，以上兩例均不規范，機關代字后都多加“字”“第”兩字，造成機關代字不簡潔、明了、應刪掉，發文字號應按機關代字、年份、順序號依法排列，規范的發文字號如：北安市人民法院的發文字號是：北法發（1999）20號。
總之，提高公文質量是一項重要的基礎工作。它是立卷歸檔工作的基本條件，也是檔案部門開展工作的重要基礎，只要各級辦公部門加以重視，并有計劃地進行檢查，采取必要的措施，及時糾正存在的問題，提高與保證公文質量是可以做到的。
二、采取的措施
. 培訓目的：使受訓人員了解公文的基本特點和一般格式，掌握常用快速的寫作方法及其變化提高日常公文的寫作能力。
．培訓內容：
1、公文的概念
2、日常公文的分類
3、公文擬寫的步驟與方法
4、電子公文
5、公文范例
6、嘗試寫作
．課程長度：6時
．培訓方式：講解法+范文欣賞+模擬練習
．教材內容：
引言
在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規范化、制度化。
什么是公文？
所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等
公文擬寫的步驟與方法
公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。
公文的擬寫通常按以下步驟進行：
一、 明確發文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：
1、文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。
2、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定性質的通知等。
3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。
總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關資料，進行調查研究,
發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。
怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改
初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。
1、 關于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2、 關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。
3、 關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。
4、 關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5、 關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。
請示的特點 一、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：
一、 請求指示性請示。二、 請求批準性請示。三、 請求批轉性請示。
請示的結構、內容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：
一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。
1、 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》
2、 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。
二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。
1、 開頭。主要交代請示的理由。
2、 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
3、 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。
三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。
請示應注意的問題
一、 一文一事的原則。
二、 材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。
三、 理由充分，請示事項明確。
四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
報告
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報告的特點：
一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬于批轉機關。三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。
報告的種類
報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。寫法
報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法
一、 匯報性報告
匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：1、 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。2、 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。
二、 答復性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。
三、 呈報性報告
呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。
四、 例行工作報告 例行工作報告是下級向上級因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用支出報告等。
公告
公告是用于對企業內、外宣布重要事項的公文。
公告的寫法
公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。
一、 標題。
公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種；二是發文機關和文種以上兩項，多用于政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。
二、 正文
正文一般由主旨與說明構成。
主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。
說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。
三、 落款及日期
公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發文單位外，還應標明發文地點。
會議紀要
會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。
會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。
會議紀要的寫法
會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》
二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。
1、 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
2、 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。
電子公文
隨著網絡化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。
電子公文的寫法
電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。
一、 收件單位/人
二、 抄送單位/人
三、 主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。
四、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等（與日常公文協作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送（注明）。
一、高度重視，切實加強組織領導
《黨政機關公文處理工作條例》施行以來，我局結合貫徹落實市委辦、市府辦《關于進一步精簡文件和簡報的通知》(遂委辦發〔xx〕23號)和全市辦公室工作暨公文處理培訓會議、全市政府系統文會服務培訓會議精神，在全局范圍內進行了傳達學習，對文秘工作進行了專題研究，總結了過去文秘工作情況，安排部署了做好今后文秘工作的具體措施。同時，進一步加強了對文秘工作的組織領導，明確了分管領導和具體工作人員，保障文秘工作正常、高效開展。
二、明確責任，建立完善工作制度
根據《條例》精神，我局組織相關人員進行了認真研究，結合我局實際，制定了《文秘工作制度》，明確了工作流程，落實了各個具體環節的職責和責任人。同時，我們還根據《黨政機關公文格式》(gb/t9704-XX)，制定了我局黨組和機關的上行文、平行文、下行文以及函件等公文格式模板，下發各科室、單位學習執行，確保公文格式規范統一。
三、落實措施，規范嚴謹處理公文
按照制發公文流程，我局嚴格執行初審、復審、簽發、印制、復核等程序，分別在各個環節落實了文種、格式、內容等把關責任，做到程序規范、格式正確、內容精煉、表述準確。認真做好收文辦理工作，每天4次簽收黨政網公文，每周按時到公文交接站領取公文，及時領取電話通知有關公文或材料，保證收文后續辦理工作順利開展。落實好簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等程序，確保收文辦理質量。安排專人做好檔案管理、公文管理工作，建立專門檔案室，按時向市檔案局移交檔案。做好涉密公文管理，落實各項保密措施，全年無失泄密現象。按市委、市政府要求，及時清退或銷毀有關公文材料。
