時間：2023-03-02 15:08:38
序論：在您撰寫學校檔案管理員時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
一、工作有困難的，應鼓勁
這些檔案管理人員大多是剛參加工作或因一些原因剛由別的工作轉行從事檔案管理工作的，其中部分人員是經驗不足，部分是經驗和專業知識都缺乏。他們對檔案管理工作感到生疏，不敢放手工作，缺乏科學管理方面的知識，檔案歸類整理要他人協助，這些人員中尤其農村學校居多。對待這些檔案管理人員，應鼓勁。將他們扶上馬，送一程，了解他們的困難和需要，利用他們對檔案管理的新鮮感、好奇心，激發他們的求知欲和責任心，多給予一些學習的機會，讓他們能借鑒別人的經驗，并融入自身的工作中去。可組織他們參加一些培訓班，向一些經驗豐富的檔案管理員請教，拜師結對，參觀一些檔案管理工作做得有特色的學校，樹立一些榜樣，鼓勵自學，學會一些管理方面的知識，盡快熟悉和獨立開展檔案管理工作，提升自己的業務能力。然后循序漸進，由把著手做到放手自己做，逐漸從單一的收集檔案材料向檔案歸類、整理裝訂，電子存檔工作過渡。老師的認可和幫助、領導的鼓勵和支持，是激起這些檔案管理人員積極性的重要因素。
二、思想有情緒的，應提勁
這些檔案管理人員有一定的專業素質和管理能力，有些是因工作需要由專業教師轉行從事檔案管理工作的，與以前自己當教師比較以及和現在一些與自己相當的科任教師比較，工作環境、地位、待遇等相對反差較大，從而不安心工作，得過且過，不求上進，有失落感，認為大材小用。對這些檔案管理人員，要和他們交朋友，聽他們傾訴，找到思想情緒的根本所在，對癥下藥，有時領導和同事的幾句問候語、鼓勵話，就能解開他們的心結。同時注意解決他們的一些實際問題，如在不影響檔案管理工作質量的前提下，采用專業教師輪崗或兼課制，縮小檔案管理人員與相似教師之間待遇的相對差距，學校評優、職稱評定與任課教師一視同仁，使他們感到一個好的檔案管理人員同樣是學校的人才，同樣受人尊敬，通過這些來提升他們的工作干勁。也有個別檔案管理人員因受過挫折，產生消極情緒而影響工作，如有一位檔案管理員，以前不重視學校檔案管理，加上檔案管理工作量大任務重，在一次檢查評比中，因檔案室衛生問題受到批評。這位老師就產生一些想法，工作提不起勁，有關領導知道后就找他談心，肯定他千方百計收集補充舊檔案的成績，指出他需要加強的方面，并根據實際情況，減輕了他的一些其他的工作量，讓他專心從事檔案室工作，從而重新提起這位檔案管理員的積極性，努力去發揚自己的長處，克服不足之處，使檔案室工作上了一個新臺階。檔案管理人員思想素質的提高，科任教師的換位思考和理解，領導的關心和協調，是喚起檔案管理人員積極性的重要因素。
三、事業型的，要助勁
這類是檔案管理人員的多數，他們熱愛本職工作，甘當教仆，積極進取，兢兢業業，工作負擔重，有的是數十年如一日，將檔案室工作視為終身事業，耕耘不止。對這些檔案管理骨干，學校更要關心他們，為他們排憂解難，提供展示才華的平臺，如，組織他們參加相關培訓學習，參與學校教育教學方面的課題研究，在評先、聘用、晉級等問題上主動給予關注和幫助，將檔案室工作進行量化，超工作量部分按科任教師的超課時一樣對待，落實勞保津貼等來發揮這些檔案管理人員的主體作用。如我市一位原來在中學工作的檔案管理員，工作一直扎扎實實，任勞任怨，很受師生歡迎，多次評為市優秀檔案管理員，但開始由于學歷較低，職稱上不去，本人一度產生到低一級的學校去任教的想法。學校領導看在眼里，急在心里，一方面通過事業留人，情感留人，鼓勵他在干好本職工作的同時努力自學；一方面努力為他爭取職稱指標，使這位老師破格評上職稱。后來這位老師通過自學獲大學文憑，學校在職稱指標少的情況下，又爭取教育局給予專項指標讓他評上中級職稱，并調入我市的一所省示范性中學繼續任檔案員。由于工作主動積極和注意全面發展，幾年后，這位老師和其他科任教師一樣，通過量化計分、公平競爭，評上了中學高級職稱，成為我縣完全由實驗員晉升中學高級教師的范例之一?！笆繛橹赫咚馈?，學校和職能部門對實驗室人員的關心，必能引起實驗室人員的感恩而產生豐厚的回報。職能部門還可以通過檢查評比、樹立典型、獎勵等方式來推動學校檔案室工作，促進學校檔案管理工作的正常開展。榜樣的力量，教師的幫助，領導的關心，成績的肯定，政策的落實，一些實際問題的解決，是幫助檔案管理人員積極性發揮的重要因素。
四、功成名就的，要發勁
關鍵詞 高職院校 二級學院 檔案管理
中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080
On the Archives Management Work of Second Level
College of Higher Vocational Colleges
SONG Ge
（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）
Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.
Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management
高職院校的二級學院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實施者，在教育教學過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學院的檔案記錄和反映了二級學院建立、建設和發展的歷程，為高職院校的各項統計工作提供源頭的基礎數據，是評估和衡量二級學院管理水平、教學水平、人才培養質量等的重要平臺，是領導決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規化、標準化。①
1 高職院校二級學院檔案管理的范圍
高職院校二級學院在日常的教學管理、教學過程、學生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應歸檔。歸檔的重點要以高職院校二級學院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實地反映二級學院的各項工作活動情況。
1.1 黨務行政資料的歸檔
包括學校下發的黨務、行政、人事、科研、學團、工會工作的的文件資料;高職院校數據采集的報表;二級學院的工作設想、工作總結、會議記錄、規章制度、合同協議、榮譽證書等。
1.2 教學常規資料的歸檔
包括教學計劃、教學大綱、教學任務、校歷表、課程總表、教材征訂計劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學生的畢業設計論文;教學規劃、規定、辦法、會議紀要;各類教學檢查、專業建設、課程申報、評獎評優資料等。
1.3 師資隊伍資料的歸檔
包括二級學院行政人員、輔導員、實訓室人員、專任教師的基本信息;師資培養計劃、人才引進計劃、骨干教師和專業帶頭人申報資料、人員年度考核、人員培訓進修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發明專利等。
1.4 實驗實訓資料的歸檔
包括實訓室建設方案、實訓室改造方案、實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告、實驗室實訓文件、記錄表、制度、工作計劃和總結、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實驗室評優申報等。
1.5 學生管理資料的歸檔
包括各年級學生名冊、畢業生名冊、學生學籍檔案及學籍變動（休學、轉學、退學、留級等）情況原始資料、學生成績單、畢業生就業去向、學生參加各級各類競賽獲獎情況等。
2 高職院校二級學院檔案管理的重要性
隨著高職院校的蓬勃發展，高職院校的規模不斷壯大，高職院校二級學院承擔的管理和教學任務也不斷增加，逐步加強高職院校二級學院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學院在學校的統一部署下開展日常管理運維工作，工作中形成的規劃、方案、總結、紀要等原始資料都真實記載和反應了二級學院工作活動開展的過程和結果，是二級學院歷史的記錄和成長的見證，也是學校總檔案的完善和補充。根據高職院校檔案管理工作的要求，要加強對二級學院檔案管理規范，這是搞好學校檔案管理工作的基礎。目前，如何合理科學的建設和管理高職院校二級學院的檔案，成為了各個二級學院乃至整個學校發展中需要思考的迫在眉睫的問題。
3 高職院校二級學院檔案管理存在的問題
（1）管理機制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學校沒有成立專門的檔案管理工作領導小組，統一指導規范學校的檔案管理工作。同時，二級學院的檔案管理工作也沒有固定的分管領導專門負責。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔;教學檔案由教務秘書歸檔、黨務行政檔案由行政秘書歸檔、學生檔案由輔導員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導致檔案散亂不齊全。
（2）管理意識淡薄。二級學院由于日常承擔了學校繁重的教學、科研、學生管理等任務，認為二級學院的中心工作是教育教學，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導致從事檔案管理的人員責任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統一梳理歸檔的意識欠缺。
（3）管理隊伍素質不高。二級學院的檔案管理隊伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統的檔案管理的業務培訓和學習經驗，應用現代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續從事檔案管理的崗位工作經驗積累，嚴重影響了檔案管理的水平和質量。
（4）管理沒有統一的存放地。二級學院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業務板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。
（5）管理方式落后。二級學院的檔案管理還是停留在紙質文檔的存檔，紙質檔案由于時間的推移和自然的不可抗力，會出現變質和老化、發霉、受潮的現象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質能力的局限性，導致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。
4 高職院校二級學院檔案管理的建議
（1）充分認識檔案管理工作的重要性。二級學院的檔案為學校的各項統計和考察借鑒提供了原始的數據，折射了二級學院在成長和發展過程中的不足和進步。在全校范圍內，要加強對相關文件的宣傳和學習，提高二級學院領導、檔案管理員等對檔案的重視。要加強對檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為檔案管理工作保駕護航。
（2）建立健全的檔案管理隊伍。二級學院沒有檔案管理隊伍，需要建立黨政主要領導任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊伍，把檔案管理工作的責任落到實處。對檔案管理統籌規劃，明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理隊伍的穩定性。
（3）規范檔案管理制度。規范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規范操作。當檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據之一。在二級學院教師范圍內，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。
（4）設置專門的檔案室。統一存放二級學院的檔案資料，集中對二級學院的檔案進行管理。由二級學院的檔案人員負責接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進行分類保管，重要的檔案要及時移交給學校檔案室保管。
（5）加強對檔案管理人員的培訓。對二級學院的檔案管理人員開展培訓，提高檔案管理人員的思想素質和業務素質，讓他們系統的學習檔案管理的專業基礎知識;對從事檔案管理工作的人員，進行上崗前的培訓考核，考核后頒發上崗證書;開展深層次的進修，定期組織檔案管理工作學習交流會，到同類院校檔案室學習等活動。
（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時代對高職院校二級學院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應用現代化辦公技術，提高檔案工作的管理水平。③要根據檔案資源的時限和內容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。
5 余論
隨著高職教育事業的蓬勃發展和內涵建設的逐步深化，對二級學院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學院的檔案管理工作是學?；A工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學院的檔案管理工作是一項長期復雜的系統工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實《普通高等學校檔案管理辦法》，進一步推進高職院校二級學院檔案管理的工作進程，是新時期需要我們不斷思考、探索與實踐的。
注釋
① 金華麗.高職院校二級學院學校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.
關鍵詞：數字化檔案管理
一、高校二級學院檔案管理現狀及分析
隨著高等教育體制改革的不斷深化和辦學規模的不斷擴大，二級學院管理類文檔越來越多。有上級職能部門下發的指令、指導性文件；有學校制定下發執行的各種教學制度、辦法、規定、條例；有學院制定的教育改革、專業和課程建設材料；有學院、系工作總結，重要會議記錄及參與的重大活動材料等等。針對大量的檔案材料，目前高校二級學院管理現狀不容樂觀，主要存在以下問題：
(1)二級學院領導檔案管理的意識不強，檔案管理認識薄弱，過分依賴校級的檔案管理。認為反正學校有專門的檔案管理部門，二級學院沒必要花大量的人力、物力、財力在檔案管理上，況且，目前調檔的機率不是很高，目前的管理狀態還能應付對檔案的需求。
(2)每個二級學院檔案管理人員都是兼職的，管理員沒有經過專門的培訓，只是本能的材料的整理。另外，經常更換管理人員，使得銜接不夠，需要時無從尋找，不能及時準確的提供。
(3)文檔、檔案管理制度不全。有些二級學院雖然也有管理規章制度，但執行起來有一定的難度，制度也就形同虛設。另外，有些學院可能根本就沒有制訂相關的規章制度，完全依賴學校相關部門的指導。
二、基于網絡的數字化檔案管理研究
針對檔案管理中存在的種種問題和不足，國內許多學者和管理人員提出了許多有效的辦法和措施。我們認為要從軟件和硬件兩方面來解決目前的問題。
（一）軟件方面
1．積極開展宣傳教育，轉變思想觀念，增強教職工的檔案意識，提高檔案管理人員素質，建立一支結構合理、素質精良的專兼職檔案管理隊伍。對管理人員進行“短、勤、快”定期培訓和平時業務指導相結合的方法，提高其業務素質。請檔案專業的專家、教授講授檔案基礎理論知識和相關法律法規，逐步提高檔案管理人員的業務水平，請兼職檔案管理員到校案館觀摩，由經驗豐富的專職檔案工作人員結合具體案卷進行講解和操作輔導，使之對檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環節有更直觀的認識。這樣可以提高二級學院檔案管理人員的立卷和歸檔工作的專業水平。另外可以通過形式多樣的檢查、評比、考核。在評優、職務晉升等方面給予傾斜，激發二級學院專職、兼職檔案管理人員的工作積極性，充分發揮他們的主觀能動性。
2．強化規范制度管理，完善立卷歸檔制度。要盡快建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等作出明確規定，以確保收集的準確、完整。
（二）硬件方向：構建數字化檔案管理體系，快速有效的為廣大師生提供信息服務。
1．做好檔案書面文本和電子文本的收集、整理、鑒定、保管、利用和統計。
二級學院的檔案可分為永久、長期、短期、暫存。
二級學院的檔案內容包括（1）行政管理類：主要包括學院五年規劃，年度的工作計劃、總結，每次黨政會議紀錄、紀要，學院規章制度，學院向校方的請示、匯報及批復，學院與教育實習、專業單位的合作協議及社會服務項目的合作協議等等。（2）教學管理類。主要包括教學計劃、教學大綱、教學進度表、教材、每學期教學任務安排、聽課評價表、教學測評成績、年度教學業績考核成績、學生各類成績、學生獎懲情況記錄等等。（3）教師業務類。教師個人基本資料，教師教學材料，教師科研材料、教師參展材料、教師各類作品獲獎材料、教師舉辦展覽材料、教師舉辦講座材料，教師外出交流材料等等。二級學院管理人員要及時收集各方材料或明確有關材料的歸屬。因為目前二級學院中行政管理類檔案、教學管理類檔案和教師業務類檔案是分別在不同的管理人員手中，檔案管理人員非常清楚各類檔案的歸屬。
檔案的整理就是根據收集范圍編制二級學院分類方案，行政管理類檔案可根據時間、年度分類，教師業務類可根據人事部門的分類每位教師自成一卷。
保管或移交。由于二級學院檔案工作的雙重性，經過鑒定、整理的學院檔案，其中一部分列入校檔案館歸檔范圍的，學院檔案員要編制好目錄及時移交到校檔案館，對未列入校檔案館歸檔的范圍的檔案由學院經分類保管。
學院檔案管理員要充分發揮主觀能動性，了解服務對象，明確服務方向，既要為學院領導服務，又要為學院師生報務。
2．在信息化大環境下，應利用網絡技術、通訊技術來大力加強檔案管理的數字化建設工作。目前，各高校都已建立起較高質量的校園網，這為二級學院檔案管理網絡化提供了基礎。但除了硬件設施作基礎外，對教學檔案進行有效的管理更需要數據庫作為保證。二級學院檔案管理部門必須在信息深加工上下工夫，把收集來的大量資料進行入庫存檔、分析提取，充分利用各種新的電子文檔技術，開發高質量的數據庫管理和應用程序，以進一步推行歸檔的標準化并有利于檔案的關鍵字檢索等服務。及時建立專門的檔案信息網站，通過網絡向校內外利用。
三、小結
雖然經過國家教育部的評估，各高校對檔案管理的認識有所提高，但還是存在很多問題，我們提出基于網絡的數字化的檔案管理研究，希望通過構建這樣的管理體系來有效的管理檔案，并使檔案最大限度發揮其作用。
參考文獻:
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[關鍵詞]現代遠程教育 檔案管理 以人為本 檔案數據庫
學員檔案管理是高校遠程教育管理工作的一項不可缺少的工作，這項工作做得好壞將直接影響到學員的切身利益，影響到檔案憑證作用的有效發揮。而現代遠程教育的普及，給學員檔案管理帶來了難度。
一、現代遠程教育及其學員檔案
現代遠程教育是指學員和教師、學員和教育機構之間主要采用多種媒體手段進行教學和通信聯系的教育形式。學員可以不受空間和時間的限制進行學習，受教育者可以擴展到全社會。由于參加現代遠程教育的主要對象是成人學員，其在檔案管理方面具有流動性、分散性、廣泛性、模糊性等特點。
二、現代遠程教育學員檔案管理存在的問題
現代遠程教育由于其興起時間較短，在學員檔案管理方面不存在不少問題。
1.檔案管理觀念落后
遠程教育管理工作者的檔案意識淡薄，對學員檔案管理工作缺乏正確的認識，導致責任心不強，給學員填寫歸檔材料時不積極主動，材料不完整、不規范等，給學員就業或晉升埋下了隱患。
2.檔案管理內容不完善
首先，在現代遠程教育下，大多數學校建立的學員檔案仍只包括報名表、審核表、入學通知、注冊表、花名冊、成績冊、學籍卡、學員證、準考證等證件和文字資料，沒有形成電子檔案。其次，能夠反映學員綜合素質的各種材料也還未進入歸檔的范圍，比如，學員在校期間，許多評先評優材料應該進入學員檔案的沒有進入學員檔案。又如，因為就業壓力較大，某些部門為了學員能順利就業，一些處分文件就沒有進入學員檔案。由此，檔案材料無法具體地反映學員綜合素質。另外，有些學員在填寫檔案材料時不認真、不仔細，有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫，使用圓珠筆，有的項目填寫不全、不準確，有的基于連名字都寫錯或寫別名等。這些不符合要求的做法，造成了檔案材料質量不高、不規范。
3.檔案管理模式陳舊
如今，高校遠程教育學員檔案管理基本上還采用傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式。隨著遠程教育招生人數的擴大，學員檔案也隨之不斷遞增，加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點，層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成，致使信息資源得不到充分開發利用，不能為用人單位及時有效地提供所需信息。由于不實行計算機管理檔案，就不能使學員檔案材料信息化，也就沒有開發、利用可談，檔案將成為死檔。
4.檔案管理隊伍薄弱
高校檔案管理隊伍作為高校學員服務工作的重要組成部分，檔案管理隊伍的建設未得到應有的重視與加強，高等遠程教育這方面的問題更為突出。據調查，由于人力、物力所限，許多學校的辦學條件還不能盡如人意，教管人員緊缺，信息技術掌握的還不適應試點工作的要求：有的學校由教師和輔導員兼任學籍檔案管理工作，工作頭緒多，忙于應付，沒有時間也無力探討研究學籍電子檔案工作，有時甚至影響了檔案管理工作；有些即便是有專職的學員檔案管理人員，也是一個人或者兩個人，少數幾個檔案管理人員根本滿足不了高校學員人數激增的現狀；同時，即使有專職的檔案建設和管理人員，也大多是非專業的檔案管理人員，專業知識缺乏。
以上狀況與我國高校遠程教育發展和社會用人要求相脫離，建立內容豐富、具有個性的學員檔案的重要作用迫在眉睫。
轉貼于
三、加強現代遠程教育學員檔案管理的建議
1.樹立“以人為本”的檔案管理觀
以人為本的學員檔案管理，就是要從學員的特點或實際出發，從尊重學員的人格和尊嚴出發、從服務學員的成長成才的過程出發，學員檔案管理員工作的方法、手段、規章、措施，對學員講話的方式技巧等都要體現學員是主體、是與學員檔案管理員具有平等人格的服務對象，學員的學習、發展、自尊等需要應當成為學員檔案管理員工作的出發點和歸宿。以人為本就是要把學員檔案管理工作和學員就業、終極價值聯系起來，使服務育人真正成為人的教育。
2.完善學員檔案內容
從現行管理情況來看，高校遠程教育學員檔案應包學校對學員的考察、錄用、培養、教育和學員德、智、體、美、勞等方面的第一手材料，既要涵蓋學員素質的全貌，也要體現當代大學員的時代風貌。學員素質檔案內容應分為兩大類，一類是學員人事檔案，一類是素質拓展檔案。這兩項內容涉及學員在校期間各方面的記錄。
另外，在形式上，學員檔案應包括文字檔案與電子檔案。學員檔案還應該按專業、類別分層次建檔，有學科、年級等集體檔案，也有學員個人檔案。學員檔案個體化與集體化的相互轉變，使學員檔案的主體型、多邊型、多角型展現在管理者和學員的面前，為促進學習、研究教學、搞好管理提供了快速、便捷。
3.建立遠程教育學員檔案數據庫
網絡化已成為時代的主旋律，網絡技術的應用更推動了檔案事業的發展。檔案數據庫的建立是網絡時代的要求，是實現數字化檔案館一個重要步驟，也為其它門類檔案的數字化提供了一種可行的模式。建立學員檔案數據庫能提高學員檔案的管理效率、檢索速度和查準率，如果沿用傳統的手工目錄查詢學員的檔案已經不能適應當前形勢發展的要求。
4.提高檔案管理人員素質
檔案人員的素質包括職業道德素質與業務素質。職業道德可以概括為：履行職責、保護歷史資料、保守機密、周到服務。在業務素質方面，由于設備的現代化、檔案種類及載體的多樣化，檔案管理水平的不斷提高，學員檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還應熟悉并掌握檔案學、檔案管理學、檔案保護技術等專業知識，隨著電子文件等多種新型載體的大量出現，要掌握計算機、光盤存貯、縮微技術及網絡技術等先進的管理手段，這樣才能使學員檔案管理從經驗管理、科學管理，過渡到現代化管理。
總之，現代遠程教育以新的教育形式和特有的優勢，向人們展示著強大的生命力和廣闊的前景，其辦學的開放性、社會性以及基層教學班的分散性和學員對象的差異性給整個檔案管理工作提出了新的要求。完善學員檔案，正確認識學員檔案工作的重要性，真正實現以人為本的管理，對于提高現代遠程教育的管理服務水平有著重要意義。
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關鍵詞：教學檔案；分類標準；管理系統
一、教學檔案研究的現狀
目前，不少高職院校的教學檔案管理尚未按教育信息化要求形成完整的機制，如沒有配備專職的檔案管理人員、兼職人員一般都未受過專業知識與技能培訓、檔案管理制度也不健全、管理流程與教育信息化要求不匹配等。檔案管理存在的主要問題表現在：一是對檔案管理工作的重要性認識不夠。教學檔案數量大、內容多，其作用不受重視，檔案管理投入也少，對檔案管理工作持得過且過態度，更談不上創新；部分工作人員認為教學檔案管理工作輕松簡單，不需要專業知識，致使教學檔案管理質量和效率難以突破。二是檔案基礎工作不規范。需要歸檔的材料沒有及時歸檔，造成了在評估和重點項目申報中材料的缺失；收集的材料類別混雜，沒有及時裝盒整理；相當一部分檔案材料散存個人手中，造成檔案收集不全，歸檔材料質量不高等。三是檔案管理制度不健全，需要文件的時候亂翻亂抽，借閱、轉閱不登記，借走后不妥善保管，用后不歸還，造成重要文件的流失。四是在檔案管理方面應用信息化技術少，與信息發展形勢不匹配，檔案管理效率差。
二、教學檔案管理研究的方法
本課題主要采用三種研究方法：一是調查法。通過同類高職院校中檔案管理的相關經驗和做法，收集到更多有關教學檔案管理工作辦法，尋找本課題實施的理論依據以及可以借鑒的優秀經驗；二是比較研究法。將現代化的檔案管理與傳統的檔案管理方法相比較，找出兩者的優缺點，將兩者優點相互結合。三是個案研究法。以湖南水利水電職業技術學院（以下簡稱“我院”）教務處檔案為實例進行試點。
三、教學檔案管理系統研究的結論與對策
（1）建立了教學檔案分類標準：DA/T22——2000規則同樣適應于高職院校教學檔案的管理，并能在配套制度環境中發揮作用，能夠為教學檔案管理提供有效規范?？梢越⑴cDA/T22——2000規則相適應的教學檔案分類標準。通過建立的教學檔案實體分類目錄，按照《歸檔文件整理規則規范》建立相適應的編號，以教務處的檔案為案例，以“件”的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有機體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，要體現出文件之間的內在聯系，使教學類檔案成為一個有機整體，便于系統的提供利用，而且對排列、編目后續工作的開展，以及文件柜、文件架的管理有著重要意義。結合我院實際工作以及機構設置的特點，參照《歸檔文件整理規則》中關于歸檔文件分類的要求，制定我院歸檔文件分類方案。采用年度—機構（問題）—保管期限三種分類法，并可以組合成許多種復式分類法。一級類目的標識，采用類目名稱主詞和漢語拼音的第一個字母，如“JX”即“jiaoxue”（教學）的簡稱。檔號模式規定為“年度號+分類號+案卷號”。如2014年教學綜合性第1號卷的檔案為2016-JX11-001，分類號（類目）的設置學院文件數量的多少可分為一級、二級或三級類目。2016-JX01-1～N（保管期限為“永久”時從“1”～“N”件排列流水件號）（2）建立教學檔案管理制度：通過建立檔案分類標準來規范教學檔案管理，必須有配套的制度，需依據檔案相關法律法規，研制學院的檔案管理工作規范框架。在調查的過程中發現，大家對檔案不夠重視，很多的檔案規章都不是很熟悉，檔案意識的加強，需要全院的各個部門都引起重視，我們根據《中華人民共和國檔案法》、國家教育委員會《高等學校檔案管理辦法》等檔案法規，并結合學院檔案工作實際，形成《湖南水利水電職業技術學院檔案工作規范體系》，為加強學院的檔案工作，充分發揮各類檔案的作用，更好地為學院教學、科研及其他各項工作服務。對于檔案管理的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和編研提供利用等業務環節有以下相應的制度《湖南水利水電職業技術學院檔案管理實施辦法》《湖南水利水電職業技術學院檔案實體分類方案》《湖南水利水電職業技術學院各類檔案工作規范》《湖南水利水電職業技術學院綜合檔案室工作職責》《湖南水利水電職業技術學院檔案材料保管期限規定》等制度，組成檔案工作規范體系。通過學習檔案規章和學院檔案工作規范，對加強全院職工檔案歸檔意識，促進檔案建設的標準化、規范化起到重要作用，進而提高學院檔案管理水平，更好地發揮檔案資源的社會、經濟效益。（3）提出教學檔案信息化管理系統開發方案：采集.NET技術與物聯網技術研究檔案管理系統，結合DA/T22——2000規則，通過建立的檔案實體分類標準，進行信息交換和通信，以實現智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理，可以有效地提高檔案管理質量和效率，能極大地提升學院檔案管理信息化水平。檔案管理系統的功能需求：檔案管理系統是建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，把分散在不同載體、不同位置的信息資源，以數字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，實現檔案的網絡查詢、借閱、歸還、催還，對檔案查詢和利用情況進行統計分析，使檔案管理人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率，降低管理成本。系統的管理員能夠對錄入的信息要求準確、完全；對錄入的數據隨時作更新修改，管理員能夠得到最新的信息；為系統管理員和一般用戶設置建立完善的權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。加快檢索速度，促進檔案的規范化和正規化，對做好學院檔案信息化工作，對檔案的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編輯、研究、統計與利用有著積極的推動作用?？偠灾?，隨著高職院校的發展，根據人才培養質量的需要，發現原來確定的歸檔范圍和保管期限已不能適應當前教學改革發展，給當前的檔案建設工作造成了困擾。因此，本課題主要研究的是大數據時代高職院校的教學檔案與DA/T22——2000規則相適應的教學檔案管理系統研究，為教學檔案的規范管理和教學檔案管理系統的分類提供了依據，適應當前人才培養的需求，對教學檔案分類進行研究，以適應檔案現代化管理發展的需要。
參考文獻：
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關鍵詞：醫學；高等院校；人事；檔案管理；信息化
中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）08-0258-02
一、高校人事檔案管理的重要性
高校的檔案管理中的干部人事檔案是研究本校發展歷史經驗的有價值的資料，涉及本校教職工德、能、勤、績等人才管理歷史信息記錄。對于研究本校的學術價值、推動高校的教育可持續發展，與時俱進，發揮著重要的作用。高校人事檔案是高校相關部門對干部給予考查和任用的第一手材料。工作直接影響著本校的發展方向和價值取向。可見高校抓好人事檔案管理工作有著極其重要的作用。
二、目前高校人事檔案管理中暴露出的顯性問題
1.工作人員的準入門檻普遍偏低，工作水平相差較遠。多年來，部分高校對與人事檔案管理工作缺乏足夠的評價和正確的認識。將人事檔案管理工作，偏激地認為不過是簡單的裁剪、裝訂與保存。相對于專業學科上的教學與醫學上的科研，幾乎被忽視。原因就是認為不重要，與教學聯系不大，更不能給學校帶來經濟效益，所以在標準上就會自然地降低要求了——檔案不丟失、信息不被泄漏，人事上的調動升遷查檔屬實足矣。認為人事檔案管理工作誰都能干，誰都會干，所以在人員準入上大大地降低了要求，只要是人踏實，大專以上文化程度就給予考慮和錄用，從上到下對人事檔案管理在理解與重視上存在極大的偏差，最后也就造成了人事檔案管理工作的重要性只停留在口頭上，真的操作起來根本不被重視，聯查時能不要的就省略掉的狀況經常出現。
2.人事檔案管理制度存在但不健全，難落實到位。由于部分高校，在準入機制上就存在底線的降低，在重視程度上大打折扣，在管理人員的崗位職責的制定上模棱兩可，顯得很不明確。在檔案管理的規章制度上，制定得不系統，一些院校在人事檔案管理上，只存在相關的借閱制。部分高校制定了人事檔案管理制度，也沒有教學科研的規章制度完善和規范。沒有規范的制定作保障，人事檔案管理在工作中就會出現很難開展落實的境地，就會制約高校檔案管理工作的長遠、有序發展。
3.管理隊伍需要充斥，人員配備急需解決。高校生源的擴招，這樣高校的師資隊伍也相應地在壯大，使得高校人事檔案數量隨著教職工人員的增多而增加，教職工的進檔劇增，增大了高校檔案管理工作量。由于重視度欠缺，專職人員配備不足，該具備的檔案專業知識和技能不夠，高校專項培訓資金投入疲軟。多數的高校還是存在人事檔案管理人員兼職的現象，這就造成沒有充足的時間和飽滿的精力從事人事檔案管理。最后的結果就出現高校人事檔案滯后性，管理水平低下。對高校的長遠發展產生不利影響。
4.檔案保管硬件設施的安全性不達標。高校檔案管理庫房多與普通辦公室無差別。安排的環境給檔案在保管的安全性上帶來很大的危險性，因為檔案需要長期保留的，在這樣的環境下容易受到高溫和潮濕的損壞，給檔案造成不必要的麻煩。門窗防盜措施欠缺，即使安置了防盜門，在光照和庫房濕度上的注意也很欠缺，沒有按照教育部2003-2007年下發的《教育振興行動計劃》規定配置檔案安全保管的“八防”，使得檔案保管安全性上無保障。
5.管理缺乏現代信息化。據調查，高校人事檔案管理對象普遍還是紙質檔案的實體管理。人員的增加帶來工作上壓力大。沒用隨著信息化發展，啟用高校電子化人事檔案。
按照上級的要求，每所高校都為人事檔案室配備了電腦，但是并沒有很好地加以利用和用于工作上的改進。多數院校用來打印文檔和目錄使用較多。如果要進行本校人事信息檢索查詢，很繁瑣，需要多人，翻閱大量的紙檔案查詢。在人事上出現信息排序篩選、匯總分類上，多數靠人工動筆動手地逐個查對，造成人力的浪費和時間上的浪費?？梢娫诟咝Ｈ耸聶n案管理方面實施信息化管理，勢在必行。具有高效的信息化管理，才能保證高校人事制度改革朝著縱深方向發展。
三、助力醫學高校人事檔案管理水平提高的可操作性措施
1.加強宣傳力度，從上到下提高檔案意識。從高校的主要負責人就要重視本校的人事檔案管理工作，加強宣傳的力度，在思想上，從上到下提高教職工的人事檔案意識。贏得廣大教職工在工作上給予支持和搞好協助工作。主管領導要切實率先垂范，對本校的檔案管理的工作開展情況不定期進行詢問，及時了解現實中存在的問題，并積極與學校主動溝通，求得最佳解決方案。在人員隊伍的組織上，在制度上的建立和健全上給工作的開展以確實的保證。高校在人員配備上，在檔案管理的專業度上給予保證，在檔案管理的物力和財力上給予一定的傾斜，確保人事檔案管理工作的正常運轉和發展。加深檔案管理意識，在高校的人才引進和晉升的制度改革中，積極協助學校提出決策意見，為學校的改革和發展提出可參考的、富具前瞻性的建議，增強高校人事檔案管理的綜合信息服務職能。為高校的穩步發展做出相應的貢獻。
2.建立健全人事檔案管理制度，貫徹落實到位。高校建立本校特色的人事檔案管理制度，力爭將本校的人事檔案管理工作，發展為制度化和規范化。已經建立的制度，由于時展高校的擴招導致人數增多，在管理上難免出現新問題，這就需要認真研究《干部檔案工作條例》，以人事檔案管理略助力高校穩步發展為出發點，對已經形成的各項人事檔案管理制度進行完善和修訂。比如在教職工檔案的接收上，對教師調動檔案的傳遞上，對在校職工檔案的安全保管上，在相關部門對高校職工人事檔案的查閱與檔案材料的收集上，在上級部門聯查對人事檔案管理的審核上等，分環節分步驟地做出詳細的規定，使高校的檔案管理工作有章可循，在真正地貫徹和落實中做到有章可依，使高校在管理上實現規范化。
3.保證人事檔案管理人員素質，提高準入門檻。高校人事檔案案管理人員專人化，確保歸檔、建檔工作人員在時間和精力上的全身心地投入。由于人事檔案管理具有較強的專業性和技術性。在人員準入上提高標準，確保工作人員素養到位并做好培訓和考核。
4.充分利用現代化科技手段，實施人事檔案信息化。精選適合本校檔案信息管理的軟件，更新系統，設置訪問權限，使人事檔案信息公開網絡化。為提升高校發展服務。
5.醫學高校人事檔案管理急需人力資源信息系統的開發。由于醫學高校與其附屬醫院聯系緊密，一些學校編制的教師在醫院上班，而這些教師平時的管理考核也在醫院，這就需要我們在人事檔案管理時要加強與附屬醫院人事科的聯系和合作。隨著醫學高校的不斷發展，學校人員編制類型也進一步細化，有教師編制、科研編制、黨政管理編制和實驗教學編制等。復雜的人員構成給人事檔案管理帶來挑戰，急需開發醫學高校人力資源信息系統來增強實踐性?？傊?，高校人事檔案管理意義深遠，需要在管理層面上迅速轉型，變實體檔案為虛擬檔案進行信息化和網絡化管理，將檔案管理者發展為高校信息管理員，助力高校健康穩步發展。
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關鍵詞：二級學院 檔案 管理
0 引言
隨著高等教育體制改革的不斷深化，我校辦學規模的不斷擴大。二級學院檔案管理工作也呈現了不少問題，本文根據我校二級學院檔案管理中的問題，著重提出了一些具體的措施方法，以提高我校二級學院檔案管理水平。
1 二級學院檔案工作中存在的主要問題
1.1 對檔案管理重視程度不夠，檔案意識薄弱，檔案資料丟失嚴重。二級學院般都是在原有系的基礎上建立起來的，長期處在教學的第一線，對檔案的認識水平低水平，直接導致檔案管理水平普遍偏低。不管領導，還是普通教職員工往往都只認識到教學、科研的重要性，而忽視對日常工作中形成的檔案材料的管理，導致平時不注意檔案材料的收集、整理，錯誤地認為檔案工作就是對工作材料的簡單整理、裝訂，把檔案管理看作自己的額外工作，只有在上級機關檢查時才臨時突擊，應付了事。部分教師甚至對檔案的歸檔持抵觸態度，有些人認為教學、科研成果屬于自己，理應由自己保管，不應上交檔案部門，有些人則為了查閱方便，常常將自己經手的文件材料據為己有不歸檔，給檔案材料的收集增加了難度。有些二級學院檔案管理職責不明確。有些兼職檔案員總是強調客觀原因，以在本部門承擔著許多其它工作，難以抽出時間為由，把此項工作往后排，未及時將檔案材料收集。有些二級學院沒有配備專職檔案員，管理人員忙于日常事務，容易錯過了收集時間，導致檔案的收集不全。
1.2 二級學院的檔案管理過分依賴學校檔案館。一方面，目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制，高校對二級學院檔案工作過于集中管理。另一方面，二級學院自身管理制度不健全，檔案員對于檔案的管理在頭腦中沒有一個明確的概念。再由于檔案員行政上受學院管理，業務上受高校檔案館的監督指導，相關的檔案管理人員積極性不高。二級學院領導和工作人員對二級學院檔案建設重要意義認識嚴重不足，認為檔案管理和建設是學校的事，過分依賴學校的檔案館。
1.3 缺乏完善的規章制度。二級學院檔案建設起步較晚，所以往往容易忽視工作的程序化、規范化，習慣于個案處理，按經驗辦事，沒有制定相應的管理規章制度和具體的實施細則。①界限不清。二級學院產生的文件材料有的已列入學校檔案室的收歸檔范圍，有的則沒有，因此，許多有保存價值的文件材料都處于散亂狀態，被隨意堆放，沒有集中統一管理。②管理不細。對于已經收集起來的檔案材料的管理混亂，不同類別、不同學年的材料被存放在處，不僅不便于查找利用，并且容易造成檔案的丟失。③職責不明。二級學院雖都已配了檔案管理員，但檔案管理工的職責不明確。
1.4 二級學院檔案管理人員索質不高。由于二級學院人員編制緊張，就產生了用人上的隨意性，進而影響了其管理水平和效率的提高。二級學院的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數職，難以全心投入檔案管理工作。有的部門兼職檔案員更是形同慮設，沒能真正履行其職責。而二級學院兼職檔案員變動頻繁，新手不斷，每個新到崗的兼職檔案員對工作的熱悉畢竟要有一段時間。二級學院的兼職檔案員很少有機會接受檔案專業培訓，專業技術人員僅有極其微弱的比例，復合型的檔案答人才極其貧乏。這客觀上對二級學院檔案歸檔工作造成很大影響，影響了歸檔進程及歸檔質量，制約了二級學院檔案管理和建設工作順利、有序進行。
2 二級學院檔案管理的措施
2.1 采用科學的管理模式，提高檔案管理水平。打破目前高度集中的管理體制，管理機構要由學校檔案館和二級學院檔案室組成，可以根據學校和二級學院的條件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務的模式。高校檔案館配置較高的網絡服務器，建立專門的檔案信息網站，通過Internet供校內外利用。每年資料上傳時間由學校檔案館定，或由學校檔案館與二級學院商量決定。二級學院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學校檔案館的服務器上，二級學院要保證文件的準確性，并要尊重文件作者隱私權和知識產權。上傳完畢后，由學校檔案館負責維護、管理。分散式管理模式是充分利用現有的網絡資源，通過校內發達的Internet網絡，把形成的檔案信息，如博碩論文集、教學方法與經驗等，通過網絡向其它高校和社會各方面公布，以積極的姿態為利用者服務。二級學院每學年固定時間將收集完畢的電子版教學文件，經審查，上傳至服務器上，并分門別類，定期更新維護。
2.2 提高檔案意識、強化規范制度管理。加強對《檔案法》的宣傳和學習，對專兼職檔案管理人員進行崗位培訓，提高檔案管理人員的業務水平，舉辦檔案業務專題講座，不斷提二級學院領導和教職工整體的檔案意識。要盡快建立健全收集檔案資料的制度，特別是要對收集范圍、收集程序、收集途徑和獎懲等作出明確規定，以確保收集的準確、完整。要理順內部管理關系，建立檔案管理人員的崗位責任制，明確各檔案員的分工，文件材料收集、整理和立卷歸檔工作責任到人。要加強對二級學院檔案工作人員的監督檢查工作，及時了解其歸檔文件的收集、整理和管理情況，使檔案工作的規范化，從源頭就把好關。。學院檔案的現代化管理應納入二級學院辦公技術現代化的統一規劃，通過計算機網絡對學院檔案實現完整、準確和動態、立體的管理。
2.3 充分發揮二級學院檔案管理特色。在檔案管理方面，二級學院要努力突出自身的特色，才能更具價值。首先，大量反映二級學院發展的具體材料都是由二級學院進行管理。這些材料對學校檔案部門沒有歸檔的價值，但它體現了二級學院各方面、各層次的工作，反映了二級學院發展、壯大的歷程，對二級學院來說非常的珍貴。其次，各二級學院的專業、學科都各不相同，各有各的特色，這就決定了二級學院在檔案管理上也存在著差異性。
2.4 提高管理人員索質，搞好二級學院檔案工作。建立一支結構合理、索質精良的專兼職檔案管理隊伍是前提。領導要重視高校二級學院檔案工作的人事安排，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，應針對檔案員不穩定的特點，采用“短、勤、快”定期培訓和平時業務指導相結合的方法，提高其業務索質。請檔案專業的專家、教授講授檔案基礎理論知識和相關法律法規，逐步提高檔案員的專業水平；請兼職檔案員分批到校檔案館觀摩，由經驗豐富的專職檔案工作人員結合具體案卷進行講解和操作輔導，使之對檔案材料的形成過程、分類歸檔、管理利用等環節有更自觀的認識，這可以提高二級學院檔案員的立卷和歸檔工作的專業化水平。
參考文獻
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