時間：2023-03-02 15:07:00
序論：在您撰寫業務檔案管理論文時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
1維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
1.1加強醫療業務檔案管理根據醫院業務改革歸檔范圍：一般醫院的醫務部、護理部均抓質量、管理，由于兩個部門各自獨立，難以把醫療業務綜合反映。隨著醫院管理專業化的要求，綜合業務部門走向專業化之路已成必然趨勢。為此成立專門質量管理部門-質量控制部，把質量控制的職能從醫務部和護理部中分離出來，同時全面監控全院的醫療質量，負責檢查、督促、改進、醫療糾紛事件的管理等，使質量管理工作逐步走向系統化、規范化、標準化。醫務部負責醫療制度的制訂與落實、進修管理、醫務人員調配、各科室業務協調、資源調配等日常醫務管理工作，管理病案室、院感科，醫務部就會形成較全面的相關資料。護理部負責全院護理人員的培訓、護理制度的制訂與落實、流程改造、人力資源調配、護理市場拓展、新技術、新項目開發等?？平滩控撠熑嚎萍忌陥?、報獎，帶教工作、繼續教育管理等工作，主要職能部門形成的資料較全面地反映一家醫院整體醫療業務的管理水平。根據日常工作和職能，職能部門之間需要經常溝通了解，及時變更歸檔范圍。
1.2建立一支高素質的專、兼職檔案管理員
目前兼職檔案員隊伍常不穩定，行政人員實行輪崗制，人員一年半載就會更換。應向各級領導宣傳檔案工作法規，提高員工的法規、責任意識。在人手方面予以支持。綜合檔案室要及時了解人員調動情況，并對新同志進行檔案管理培訓，每年邀請檔案局老師對全院兼職檔案員進行專業培訓，鼓勵檔案員參加繼續教育學習和外出理論研討交流。職能部門是醫院管理的主要部門、日常事務煩瑣，人員少、工作忙，希望把原始材料全部提交綜合檔案室，就不用再管了。檔案員需要不厭其煩地上門指導，有計劃重點幫助整理，從分類、裝訂、整理各個環節進行指導。1.3業務檔案的收集、整理、歸檔
醫療業務檔案的收集和整理，需要制定《醫療業務檔案歸檔制度》，參照文書檔案整理規則，按照年度－問題分類。(1)醫務管理主要有：醫療制度的落實、進修管理、會診協議和記錄、病例討論制度及記錄、學術委員會記錄、技術水平年度考核資料、醫療隊衛生支農工作匯總、下鄉證明、臨床醫療質量與工作效率年度報表、健康教育宣教資料、傳染病報告記錄、醫院內感染管理措施、監測記錄、執業醫師注冊管理，以及藥劑、檢驗、病理、麻醉、放射的管理。質量控制管理主要有：醫療事故爭議登記報告處理、醫療安全報告措施效果評價，安全教育內容會議記錄、服務質量監控組織、病歷書寫質量標準及監控考核方法、年及季度監控匯總。護理管理制度落實檢查記錄、護理查房記錄、護理教學培訓記錄、護士技術操作考核評價記錄、護理書寫質量考核。(2)專業技術人員業務檔案的收集整理：為全面反映員工的專業技能和業務素質，對每一位專業技術人員建立業務檔案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部門說明要提供的材料范圍，讓他們平時有意識地積累資料。向多部門收集，需要較好的溝通協調能力。各部門提供的材料較瑣碎且數量大，每年由各部門派人一起整理。專業技術人員的業務檔案包括四方面主要內容：①基礎材料：個人基本情況，包括個人簡歷、工作經歷；有關學歷、學位證明、證書；從事專項技術工作的年限證明材料；參加各種專業培訓學習的證明、證書、鑒定、成績單；參加支農和衛生下鄉等醫療工作情況。②從事衛生技術工作的成果材料：著作專題研究報告；學術論文；專業技術新成果鑒定書；其他具有備案價值的各種技術工作成績的證明。③專業技術任職、技術資格評聘材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考評表、審批表、證書復印件、聘任合同、任命書。④其他材料：三基考核材料、先進工作者證書、獎狀；對外合作攻關成果材料；參加專業學會的證明；工作失誤差錯材料。(3)完善的病歷檔案：病歷檔案對醫院有著特殊意義，它是醫療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉歸的全過程。病歷檔案是醫療活動信息的主要載體，教學的極佳教案，科研的良好素材，而且也是評價醫院醫療質量、技術水平、管理水平的依據，同時又是在發生醫療糾紛時醫院舉證的重要依據。特別是近年來，病歷檔案在刑事訴訟、金融保險等服務方面發揮了主要作用。病歷檔案保管完好，能及時地收集、整理、歸檔、利用，并且與醫院管理系統數據接口，使用方便，為臨床研究發揮了很大的作用。
1.4重視利用，加強編研為臨床服務
根據醫院醫療業務管理的需要，檔案管理人員在各部門調研溝通的基礎上，編輯出：《醫院管理制度匯編》、《各部門崗位職責和人員職責》、《基礎數據匯編》、《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》、《醫學論文匯編》、《疾病病種索引》等十余種匯編材料，為醫務人員在平時工作參考提供方便。其中《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》對每位醫生來說都非常重要。
2加強醫療業務檔案管理的建議
一、衛生防疫一務檔案兩級管理的原則
防疫業務檔案兩級管理是指在衛生防疫站檔案工作管理委員會的統一領導下，將防疫業務形成的技術檔案實行分別站級、科級兩級管理。其內容有以下四個方面：
1將衛生防疫業務檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業務檔案的管理也應在接受站檔案工作管理委員會的統一領導，由站檔案室負責具體組織實施。
2將業務檔案分為站科兩級：對業務活動中形成的大量疾病防治、衛生監督監測檔案分別為站級業務檔案和科級業務檔案兩個層次。
3站級業務檔案管理：凡劃歸的站級管理的業務檔案，由各科兼職檔案員負責收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統一保管和提供利用。
4科級業務檔案管理：凡劃歸為科級管理的業務檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負責收庥、整理、立卷，并負責保管和提供利用。二、站科兩級檔案范圍的確定
(一)站級業務檔案的劃分及范圍
在確定站級業務檔案的范圍時，應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業務工作的總體水平的材料以及在基礎監督監測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業務檔案能夠全面反映和概括本機構業務活動及工作水平。總體來看，站級業務檔案的范圍有以下幾個方面：
1業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案。包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。
2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析、疫情流行趨勢預測等。
3年度或跨年度的衛生監督、監測的總結分析。
4重大事故、疫情暴發、中毒調查處理的有關材料包括調查報告及現場調查記錄及有關的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。
5專題調查。包括調查設計、調查報告或總結，統計匯總等材料。
6各項業務工作的統計月報、年報。
7省市級以上刊物上發表的業務論文。
(二)科級業務檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業務活動中更大量地、更直接地是形成服務對象檔案，即在對其所轄區內或對被劃定為本站管理的單位所提供的經常性的疾病控制、衛生監督監測服務中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規律得自于長期的大量的日常性監督監測材料的積累。這些常規性監督監測材料不僅對當年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發現和分析出疫情流行規律。因此，這些一般性、經常性業務活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結性報告，就可以隨意處置，而應做為科級業務檔案存科保管?？萍墭I務檔案的范圍有以下幾個方面：
1衛生監督材料
(1)預防性衛生監督材料：包括所轄區內或直管單位許可證審批、復驗材料；新、改、擴建項目審查材料。
(2)常規性衛生監督監測材料：包括對所轄地區或監測點或直管單位公共衛生監測材料，包括監測記錄、記事，監測小結，控制結果，監測報告以及經常性衛生監督檢查、抽查材料。
2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調查處理材料，包括個案調查表，現場調查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結果及處理報告等。
3行政處罰材料，包括監督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結案單及送達回執等。
4各類所轄產品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。
5從業人員健康體檢、衛生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統計表；培訓計劃、教材及小結等。
6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結等。
7各種毒理檢驗、化驗材料。
三、實行兩級管理的意義
1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業務檔案數量間的矛盾
我國各級防疫機構中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業務檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統一布署和指導下進行的。
2站級管理有利于防疫業務工作整體水平的提高
首先，站級業務檔案管理可使站檔案能夠反映業務工作全貌和工作水平，對于站領導及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據。其次，由于站級業務歸檔范圍明確將具有總結分析性、學術性的材料交站歸檔，從而要求各科業務人員不能再僅停留在做一般性工作小結，而是要在大量的監督監測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業務工作的提高。第三，站檔案室人員針對業務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務，有利于防疫機構科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。
3科級管理是有利于滿足防疫業務工作日常的需要
防疫業務有延續性，在對監測點、直管單位的監督監測中，要經常使用其前一年或前幾年形成的監督監測檔案；特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛生防疫的日常需要。
四、兩級管理的實施
1建立健全檔案工作網絡
兩級管理是通過檔案工作網絡層層的管理而實現有序的實施。因此，建立健全檔案工作網絡是這產行衛生防疫檔案兩級管理的組織保障。
建立檔案工作網絡即在站一級設立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負責全站包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，并協調解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據站檔案管理委員對業務檔案的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，除管理站級業務檔案外，還要對科級業務檔案管理進行督促指導。各
科設兼職檔案員，在站檔案室的指導下進行站級業務檔案的歸檔及科級業務檔案的管理。這樣的檔案工作網絡使業務檔案由無序變為有序的管理。
2建立切合實際的業務檔案管理制度
對種類繁多、形式各異的業務檔案，要實行科學規范的管理，就必須建立切合實際的業務檔案管理制度。首先，在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，再結合衛生部“全國衛生防疫工作規范”關于業務活動形成材料范圍的規定，經與各科密切協商，具體確定符合業務實際的各科站級和科級業務檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業務檔案也要同站級業務檔案一樣，提出統一的立卷要求，以確?？萍墮n案立卷的規范，但可使用不同的卷皮，以示區分；第三，嚴格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據為已有。
3加強對兼職檔案員的培訓和指導
各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業務，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業務檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓和指導。檔案室可定期舉辦檔案業務培訓班，并將檔案業務學習列入兼職檔案員繼續教育的學習內容，進行學分評定，以提高他們學習檔案業務的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導科室立卷和編目。
4推行責任制，加強考核
為拓展檔案館業務，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國首個文件檔案服務中心（下簡稱文檔中心）。它拓展了國內早期文件中心的職能，承擔了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過程工作，以及協助檔案行政管理部門對文件移交單位的業務指導和監督工作等。隨后，各地也相繼開展了機關事業單位半現行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國家檔案局副局長李明華在全國文件（檔案）管理中心工作座談會上指出：“統一集中管理各機關形成的文檔，是新形勢下創建機關檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機關文檔資源，實行集約管理，適應了社會主義市場經濟發展需求，是檔案部門貫徹落實科學發展觀、推進管理體制改革和工作機制創新的重要舉措，是提高機關工作質量和效率的迫切要求，是推動檔案事業安全、協調、可持續發展的時代要求。”
2文檔中心業務外包實踐
目前，檔案界對文檔中心的定位不盡相同，對文檔中心定位的認識也在發生變化。隨著理論與實踐的發展和成熟，學者和檔案部門對文檔中心定位的認識逐步趨于統一，即其主要職能是負責行政中心內機關事業單位檔案業務指導、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機構的業務指導職能和機關檔案室的檔案保管職能，是處于機關事業單位和檔案行政管理部門的中間機構，是一個特殊的政府性的檔案業務外包服務提供機構。
2.1文檔中心與機關檔案室的業務外包關系
文檔中心成立后，集中式辦公區域內的機關事業單位不再設立檔案室，原來由機關事業單位負責的檔案保管、統計、利用及移交工作轉由文檔中心統一負責。有些地方（如北京市海淀區）文檔中心成立后，集中式辦公區域內機關事業單位甚至不再設立專職檔案人員，只配一名兼職人員負責歸檔文件收集工作，文檔中心負責歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過程工作。因此，文檔中心和各機關檔案室之間是一種業務外包關系。
2.2文檔中心與檔案行政管理部門的業務外包關系
文檔中心除了承接各機關事業單位檔案室的相關檔案管理工作外，還對集中辦公區域內機關事業單位承擔著一定的業務指導及監督職責。在文檔中心成立前，集中辦公區域內機關檔案的業務指導和監督職責由當地檔案行政管理部門負責，文檔中心成立后，檔案行政管理部門業務指導和監督工作的重點轉移到這些機關及事業單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門之間也是一種業務外包關系。
3文檔中心法律地位和職能定位
3.1文檔中心的現實困境
隨著我國社會主義市場經濟不斷發展和完善，政府職能逐步轉變，“小政府、大社會”已成為機構改革的發展方向和目標。檔案行政管理部門由于專業優勢，首先提出了創新機關檔案管理的思路并付諸實踐，于是文檔中心應運而生。也正是因為其最初由檔案行政管理部門首先提出，文檔中心一經成立就成為檔案行政管理部門的內部機構，與當地政府及各機關關系不大，隨之而來的是文檔中心在機構定位、人員編制、管理職責、經費來源等方面問題長期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結文檔中心運行情況時指出，文檔中心限于檔案部門自身下達和完成任務，各級黨委、政府對此項工作還不夠重視和支持，各機關事業單位也不夠了解和主動。各地文檔中心實踐中存在的主要問題是：其一，由于文檔中心成立時定位過低，依附于檔案行政管理部門，沒有受到應有的重視，人員編制普遍較少，財政經費不足，致使文檔中心開展各項工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實上是檔案行政管理部門的內部機構，檔案行政管理部門不僅要繼續做好業務監督、指導及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對的機關檔案業務工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機關從檔案業務工作中解脫出來，體驗到了文檔中心帶來的益處，但逐漸淡忘了自身責任，檔案意識有所減弱?？梢?，如今文檔中心管理模式的優勢并沒有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門帶來了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優勢沒能得到凸顯，長期下去，也將對機關檔案業務工作造成不利的影響。當然，我們不能因此而否定文檔中心的創新管理思路，更不能倒退回原有的機關檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對文檔中心的法律地位、行政隸屬關系、工作職能、管轄范圍等進行重新梳理和定位。
3.2文檔中心的法律地位
檔案界對文檔中心法律地位的認知有以下幾種：第一，應定位為檔案行政管理部門的下屬機構，依附于檔案行政管理部門；第二，應定位為政府的直屬機構，業務上接受同級檔案行政管理部門指導；第三，應定位為獨立的企業法人。從目前國內各地文檔中心實踐看，第一種觀點被檔案行政管理部門普遍認可，如深圳市文檔服務中心、太倉市機關文檔管理中心、重慶市北碚區文檔中心等均為檔案局下屬機構。然而這種實踐已經給檔案行政管理部門帶來了尷尬。第三種觀點直接受歐美國家商業文件中心實踐的啟發，但忽視了國內文件、檔案管理工作的實踐和背景，文件中心這種半現行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國內文檔中心的工作對象是機關檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會上的一般檔案服務外包企業，不宜直接推行社會化?；趯鴥任臋n中心與機關檔案室和檔案行政管理部門之間的業務外包關系分析，結合各地文檔中心實踐，本文比較認同第二種觀點，即文檔中心為政府直屬機構，擁有獨立法人資格，在業務上接受檔案行政管理部門指導。其優勢在于：一是文檔中心更能得到政府及各機關的重視，以便在人員編制、經費等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機關檔案室和檔案行政管理部門之間的職責，發揮文檔中心創新優勢，促進檔案事業協調發展；三是有利于強化文檔中心對各機關事業單位檔案管理的力度，更好地開展檔案接收、保管及提供利用等各項業務工作。
3.3文檔中心的職能定位
目前高校教師業務檔案管理現狀很不樂觀，主要表現在：意識淡薄，缺乏開放性；管理混亂，缺乏共享性；更新不及時，缺乏時效性；管理手段落后，缺乏現代化。再結合筆者在高校的工作經驗，發現高校教師業務檔案管理方面存在的問題，同時對這些問題進行深入的思考，進而產生一個設想，就是研究開發高效、安全、簡便的管理系統。筆者通過調查、研究分析，對、SQLServer2005數據庫管理進行深入學習、研究，進一步研究、開發科學高校教師業務檔案管理系統。
2相關內涵界定
所謂教師業務檔案，通常情況下是指教師個人在教育、教學和科研等方面，形成的各種材料記錄，這種材料記錄往往具有保存價值，通過這些材料記錄可以進一步反映教師的業務能力、學術水平和工作業績等。教師業務檔案一方面可以真實地反映教師的個人情況，另一方面可以展現學校的整體素質、師資隊伍結構和辦學水平等，為高職院校師資隊伍建設、教育教學改革、職稱評審、學校各項評估等工作提供了真實可靠的依據。
3系統功能需求分析
對于高校教師業務檔案管理系統來說，其用戶類型通常情況下主要包括普通的教師和系統管理員。其中，教師的功能表現為：編輯、查詢和修改本人的信息，同時可以對本人的登錄密碼進行修改。對于系統管理員來說，其功能需求主要表現為：一方面具有教師的所有功能，另一方面能夠查詢、修改所有的用戶數據，同時能夠注冊新用戶，并且可以對用戶進行刪除操作等。對于教師業務檔案管理系統來說，其基本功能主要包括：查詢、輸入和存儲教師信息，并且教師可以添加、更新個人的信息，同時可以設定和修改密碼；對于管理員來說，能夠對數據庫進行更新、刪除、添加等操作。在設計方面，利用模塊化方式對管理系統進行處理，將整個系統的各個功能劃分為若干個模塊，通過對模塊進行開發和設計，完成系統的修改與更新，同時維護數據庫，進而在一定程度上滿足用戶添加、刪除、更新、查詢和打印相關數據的需要。根據需求分析該系統設計了以下功能模塊：教師個人信息、任課信息、科技項目信息、論文信息、著作信息、社會兼職信息、學術團體兼職信息、國內進修學習信息、出國（境）學習工作信息、專家信息、教師教學工作量、教師業務考評信息、教師實踐經歷和管理工作信息。
4系統總體設計思路
高校教師業務檔案管理系統基于B/S體系結構，真正實現零客戶端。采用瀏覽器/應用服務器/數據庫服務器的分層體系結構開發設計該系統，無需安裝相應的客戶端，進而在一定程度上方便了用戶的使用和管理。為了保證數據的安全性與交互性，系統采用SQLServer2005，對數據進行儲存、檢索和維護等管理。該系統具有良好的兼容性，同時能夠容納大量的專業知識，在安全性、準確性、運行速度等方面表現得尤為突出，在一定程度上為客戶端提供快速、穩定的運行環境。前臺的開發工具選擇MicrosoftVisualStudio2005，該開發語言由Microsoft公司推出，并且基于.NET2.0框架，這一開發平臺具有較強的戰略性，Microsoft公司所有的編程語言的開發環境被框架統一起來，并且可以創建、配置和運行Web服務以及Windows平臺，可以很好地連接SQLServer2005。它以構件化方式進行開發，統一了接口，并且訪問簡單、升級容易、易擴充等，在一定程度上迎合了當今IT技術的發展方向。在傳統的客戶/服務器結構的基礎上研究開發出B/S (Browser/Server)模式的三層架構模式，這一模式具有嚴格的分層定義，首先對整個軟件系統進行分解，將其分成相對簡單的小分塊，每一層只實現系統相應層的功能，相鄰層對應的功能模塊通過相互調用的方式完成層間的交互，由接口完成信息的傳遞。系統功能利用三層架構來實現，在一定程度上為系統提供一個可行性方案，對于程序設計人員來說，可以方便地將該方案轉換為實現應用系統功能的B/S模式，這一計算方式由傳統的C/S發展起來。對應于三層架構的多層結構，其含義是一樣的，只是細節有所不同。三層分別是：表現層、業務邏輯層、數據訪問層。三層之間的關系主要表現為：通過訪問數據庫操作層提供的接口，業務邏輯層可以對數據庫操作層進行訪問，對于同樣的數據庫操作層來說，訪問數據庫訪問層則是通過訪問數據庫訪問層提供的接口來實現，對于客戶端來說，通過界面層對業務邏輯層進行訪問。在三層架構之間派生類去實現接口，對派生類的方法和屬性進行調用，并且三層之間可以相互調用。
5結束語
關鍵詞：檔案管理;物資企業;應用;改進
1檔案的價值
檔案是企業在生產經營中直接形成的歷史記錄。檔案在內容上是原始記錄，是信息和知識的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內容紛繁，而且種類多樣，如文書檔案、財務檔案、人事檔案、業務檔案等。檔案的價值是檔案在利用過程中產生的實際效益。
1.1歷史文化價值
檔案的價值是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”。檔案作為一種特殊的文獻，是人類活動的產物，具有特殊的價值，其憑證價值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實性和多樣性。
1.2經濟價值
對于人事檔案和業務檔案來說，人事檔案記錄著一個人的學習經歷、工作經歷、職務職稱以及個人的基本信息。這些材料已經成為很多商家關注的目標，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業務檔案被視為企業重要的無形資產，是企業知識產權檔案的組成部分，具有極高的市場價值。
1.3情報價值
傳統的檔案信息主要發揮參考價值和憑證價值。如今，越來越多的人已經意識到檔案材料作為一種知識資源所具有的情報價值。企業檔案是企業知識的重要組成部分，其完整的記錄了企業的宏觀和微觀發展情況，具有無可比擬的資源優勢，也是情報信息的重要來源。
2檔案管理在物資企業經營中的作用
物資企業的檔案是在各項生產、經濟活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業管理的一部分，是保存企業歷史真實面貌的一項重要工作。
2.1參考作用
檔案是物資企業發展的重要憑據，是企業發展的原始記錄。對重大項目的實施方案、計劃、策略、業務的評審材料等進行保管，可為后續物資管理型企業的發展提供參考。
2.2憑證作用
由于財務的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經濟活動的最初的書面材料。通過一定的單、表、卡片、臺賬等形式反映企業生產經營活動，是企業會計核算中最原始、最基本、使用最多、數量最龐大的憑證材料，是進行經濟核算的重要依據。財務檔案有很強的憑證依據性，不僅是經濟決策的重要依據，還對保護國家財產、執行國家財經紀律起到監督作用。
2.3可追溯作用
當物資企業與其他企業發生糾紛、訴訟時，檔案可發揮證據作用，提供了與爭議企業進行談判及可追溯的依據。
3檔案管理存在問題
3.1重視不夠
長期以來，部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、一收一放的事務性工作，不是主要工作，不能創造經濟效益。對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應企業追求精細管理的需要。
3.2標準化程度較低
對檔案工作標準化重要性認識不足，檔案部門所執行的標準與國家標準有所偏差。一些基層檔案管理人員認為檔案工作標準化只是推薦實行而不是強制執行，其價值和意義不大，所以沒有嚴格執行。在檔案的處理、保存和管理等細節上，僅是執行標準化管理的一部分規定，管理過程粗放。
3.3隊伍建設方面
隨著企業管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。由于企業將發展重點放在經營上，對檔案工作重視支持不夠，導致愿意投身檔案管理事業的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業培訓而致使業務能力無法適應檔案管理工作的發展需求。
3.4電子歸檔實施效果不佳
信息技術在各領域的廣泛應用實現了社會的快速化、智能化建設。目前許多企業的歸檔已將紙質檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，由于信息技術在檔案應用上不夠普及，檔案人員思想認知不清，操作技術不熟，導致由紙質檔案到電子檔案的轉變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新換代。
4改進檔案管理的措施
4.1做好檔案宣傳，強化服務意識，提高服務水平
利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價值、經濟價值、情報價值，提高對檔案工作重要性的認識，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹立服務觀念，增強服務意識，明確服務方向，端正服務態度，提高服務質量。服務質量高低是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是檔案工作者義不容辭的責任。
4.2加強檔案標準化建設
要保證檔案工作標準化質量，加強對檔案標準化實施的培訓和監督。培訓和監督可以由檔案行政管理部門組織，更新檔案標準化的相關知識，及時糾正標準化實施過程中偏離標準的做法，促進標準化活動正常有序的開展。
4.3建立健全檔案工作規章制度
完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要相關的制度做保障。檔案部門應建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責任中監督考核。
4.4加強檔案隊伍建設
提高檔案管理專業性，增強檔案人員的的責任感與使命感，不斷提升專業能力，培養高度的職業敏感性，及時做好檔案歸檔工作。企業應重視對檔案管理人員的選拔，定期對其進行專業培訓，保證持證上崗，建設一支具有較高專業水平和職業素養的檔案管理隊伍。
4.5加快檔案的信息化建設
關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理
1維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。
社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
