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序論：在您撰寫企業檔案信息化時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
在今天高速發展的信息化社會，信息化建設已成為檔案管理的必然趨勢和唯一選擇。對于當今的中小企業來說實現檔案信息系統化，是體現檔案管理系統功能的基礎和手段。檔案信息化是需要多種專業人才相互配合，多部門相互協作的系統工程，所以協調組織中各專業人員加以科學的管理和決策，是十分必要的。如企業落實檔案信息化可以實現檔案信息的數字化和網絡化；進而實現檔案信息保管、存儲、查閱和借用的一體化，使檔案資源利用最大化。隨著企業的高速發展，檔案管理往往因為檔案數據冗余、保管條件不佳、檔案查找效率低、管理人員知識單一等問題成為木桶效應的短板。要想解決這個短板就必須走實現檔案管理信息化這條路。
1 現階段中小企業在信息化進程中存在的不足
1.1 對檔案管理信息化建設的認知水平和推行動力的缺失 當今各中小企業中檔案管理工作很多還停留在手工錄入、檢索、借閱，認為檔案登記不再是以前的紙質的賬本而是登記在電腦中就是信息化。但是這樣依然會存在登記、錄入、檢索借用過程較慢，電腦中保存的信息量較小，非檔案管理人員無法利用等不足，加之檔案管理人員知識結構單一，對檔案信息化建設缺乏正確的理解，往往會造成檔案利用率過低，對現有檔案資源開發利用不足等缺點。
1.2 信息化進程程度不足 信息化建設乃至云辦公是企業的發展方向和必經之路，但很多企業信息化進程的不足導致很多檔案無法實現電子文檔化，很多陳舊的檔案隨著時間的推移而破損。就算實現檔案電子化也需要加以鏡像備份、殺毒、加密等軟硬件的輔助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件損壞等情況檔案安全會遭受嚴重的威脅。
1.3 檔案管理標準、制度及規范的不足 檔案管理信
息化的前提是檔案管理的標準化和規范化。但現實的情況往往是計算機硬件型號老舊或參差不齊，軟件通用性和實用性不佳很難與其他大型軟件系統兼容。檔案規范制定的不足或檔案編碼的不完善導致檔案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之沒有后續信息技術的投入和支持久而久之會形成信息化孤島現象。
1.4 檔案管理人才的缺失 凡是與管理二字相關的都離不開人才，在檔案管理中也是以人才為中心。在檔案信息化的實施中需要既懂檔案管理又懂信息化的復合型人才?，F如今的普遍現象是單一的操作人員居多而懂得系統維護和代碼編寫的復合型人才匱乏，這使得人才成為檔案管理信息化建設的瓶頸。
2 實現檔案管理信息化必須從以下幾個方面著手
2.1 加強對檔案管理部門的硬件建設 計算機具有運算速度快，精確度高和邏輯判斷能力強等特點，在檔案的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作計算機的運用有無可比擬的優勢。要想快、準、全地使用借閱檔案信息就要在硬軟件上增加投入，實現檔案部門的計算機全覆蓋，為檔案管理實現信息化提供必要的硬件保障。上線軟件可對檔案自動編目、檔案檢索、檔案存儲、檔案業務管理以及文檔一體化管理等工作職能實施信息化。
2.2 加強檔案電子化信息資源建設 檔案信息電子化就是用計算機對企業內各種檔案文獻進行收集、篩選、加工和整理，使之轉化為電子信息供人們利用。隨著檔案數量的增加和檔案存放時間的增長，檔案存在自然老化和人為損害等難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲和光盤存儲，不僅解決檔案信息存儲難的問題還能提高檔案工作效率。在檔案軟件使用方面，如果檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的軟件互通性不佳，不便于文件檢索和檔案信息管理，就不能利用計算機來完成信息管理工作，這將會極大地制約檔案信息電子化的進程。
2.3 加強檔案數據庫建設 很多企業還沒有意識去建立一個電子檔案系統來管理日益增多的檔案，當前企業的檔案信息系統和網絡建設一般多有規范性、開發性、共享性較差這幾個特點，不能適應檔案信息資源共享的需求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發檔案管理系統，在編制檔案的機讀目錄的同時也可引進條形碼編制等輔助系統來加強檔案文件的保存。
2.4 創新檔案管理制度 制定適應信息化建設的檔案管理制度，健全和完善檔案管理業務流程，明確電子檔案工作環節和步驟。制定必要的安全措施，對已電子化的檔案實行加密和備份，確保電子檔案的安全性與完整性。
2.5 加強檔案信息化人才的培養 檔案信息化建設除了需要大量的技術支持以外，關鍵的問題在于要加強人才隊伍建設。實現檔案信息化意味著檔案的歸檔、檢索、信息傳遞和利用都是在計算機上完成的。這就要求檔案管理人員不僅要完成電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。相應的培訓部門應有計劃地對檔案管理人員進行信息化培訓，從而不斷提高他們的工作技能。對于檔案管理人員應強化信息化意識，積極參與信息化培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，才能滿足信息化發展對檔案工作的需求。總之，企業檔案實現信息化、數字化、網絡化是當今世界和社會發展的大趨勢。檔案部門應在此項工作加大投入，加強檔案信息化的利用，為企業的生產建設提供理想的信息共享和利用環境。只有實現企業檔案工作的信息化，才能和企業的發展相協調，才能適應不斷變化的外部環境的需要，為企業提高市場競爭力，實現可持續發展做出更大的貢獻。
參考文獻：
[1]袁大方.檔案管理信息化建設中的若干問題探討.科技創新導報，2008.5.
一、研究背景
企業檔案信息化建設是企業信息化的重要組成部分。企業檔案信息化調研現狀分析表明，企業信息化的加速發展，必然要求企業檔案信息化。近年來，廣東省企業信息化和電子商務發展較快，尤其是大型企業的信息化，已經從簡單的數據處理發展到實現企業資源計劃信息化，將信息技術應用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術對傳統產業的改造和提升。
從長遠來看，信息時代下的檔案工作如果不實現信息化，將可能出現“斷檔”現象，進而影響企業的可持續發展。現代企業特別是已經實現無紙化辦公的企業，如果不能充分認識到檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業的可持續發展造成無可挽回的損失。
二、企業檔案信息化資源建設的成果形式
根據目前企業檔案信息資源的主要內容，企業檔案信息化資源建設首先應形成以下成果形式：
（一）館（室）藏檔案目錄（包括文件級和案卷級）數據庫；
（二）數字化檔案數據庫；
（三）照片檔案數據庫；
（四）多媒體檔案數據庫；
（五）本企業的發明、專利檔案數據庫；
（六）本企業的資產、資質證照數據庫；
（七）根據企業生產、經營、管理需要構建的專題知識庫。
上述數據庫、知識庫，都屬于對象數據庫，是針對企業檔案資源來建立的，是企業檔案部門的主要管理對象，也是企業檔案部門提供服務的資本和財富，因而是企業檔案信息化資源建設的核心內容。
三、企業檔案信息化建設的原則
企業檔案信息化建設應堅持以下原則：
（一）整體規劃，同步建設
企業要將信息化建設納入企業信息化建設的整體規劃和方案，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步的原則。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。
（二）善用技術，注重管理
企業檔案信息化必須堅持技術與管理并重的原則。以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新。信息技術應用要服從和服務于企業管理的需要和企業信息化建設進程的整體要求。
（三）資源為本，服務為上
檔案資源建設是企業檔案信息化建設的基礎和核心，應該以“集成管理”為理念，以電子文件歸檔管理為首要任務和重點，以數字檔案館系統信息化建設為基礎，以網絡信息資源采集為必要補充。開展企業檔案信息化建設，必須堅持服務為上的原則，開拓服務領域，創新服務機制，提高服務本領。
四、企業檔案信息化資源建設的主要措施
企業檔案的來源和存在形式不同，在進行企業檔案信息化資源建設時，也應采取不同的措施和方法：
（一）電子文件的歸檔與管理
1.明確電子文件管理系統的功能要求。電子文件的真實性、完整性、可靠性等屬性最終還是要依靠電子文件管理軟件來實現。電子文件管理軟件的設計應遵循頂層設計的理念，應具備比較完善的功能要求規范。
2.實行電子文件與紙質文件并存管理。電子文件作為一個新生事物，代表了一種方向和趨勢，但是由于技術問題及電子文件本身的特性，目前電子文件的法律憑證性還未得到認可、安全及長期保存問題還沒有得到根本性解決，在今后相當一個時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。
（二）數字檔案館系統信息化建設
數字檔案館系統項目，是應國家檔案管理工作要求和適應公司十二五信息規劃的形勢下提出的?！笆濉睍r期，既是企業發展的戰略機遇期，更是企業檔案事業發展的黃金發展期。
數字檔案館系統信息化建設的總體目標定位為“一個平臺、兩個窗口、三個體系、四個中心”。
一個平臺：一個檔案管理信息化平臺。
兩個窗口：企業檔案展示窗口、企業全員服務窗口。
三個核心體系：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系。
四個中心：檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業務協作中心。
（三）網絡信息資源的采集
?W上信息都是已經數字化的信息，而且包含著豐富的內容和知識，特別是與本企業相同或相關的其他企業的網上信息，可以通過互聯網或其他專用網絡進行搜集。為發揮企業檔案知識庫的作用，還需要不定期地將互聯網或其他網絡中零散、無序但對企業工作具有一定指導意義和參考價值的信息采集下來，如新聞、照片等，并按照統一的標準將信息及其元數據轉入到數據庫中。由于網絡信息資源內容龐雜，真實性、準確性、可靠性難以考證，這就要求企業檔案部門在采集時要嚴格堅持相關性原則，進行仔細的甄選。尤其要注意的是，由于網上采集到的信息隨意改動的機會比較大，采集時要將信息的版本、元數據及其相關的日志文件和背景信息都完整地記錄下來，并且作為信息文件的組成部分一起采集過來。
五、對檔案信息化建設的幾點思考
企業檔案信息化建設是一個動態的系統工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學發展為指導，建立既適應市場經濟需要，又適應現代化要求的一體化管理模式。
（一）領導重視是組織保障
企業領導者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設以及信息化的深度和廣度。尤其是主管檔案工作的領導，通過了解檔案工作現狀，明確檔案信息化的建設目標，并為之提供人才、技術、資金保障，才能推動檔案信息化建設的不斷發展。
（二）檔案管理人員的素質是關鍵
企業檔案信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。致力于建設一批德才兼備、精干高效、勇于高拓創新的檔案人才隊伍，這是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。
（三）建設獨立的數字資源庫是難點
目前電子文件存儲隨時間的推移，遇到許多問題，檔案信息化建設的重點是數字檔案資源庫，目前，國內大多數的數字檔案資源庫都是以紙質檔案管理目錄為中心的，少量的電子文件原文，用一個ID隨機碼掛接在目錄上，離開目錄和軟件便找不到電子原文。而完善的數字檔案館的檔案庫是基于獨立資源集合基礎上的可以幾十年穩定不變的獨立實體，通過一定規范將電子文件分層分包存儲，并有一個像Windows資源管理器那樣的查詢管理視圖，檔案管理員可以脫離軟件系統和目錄進行管理、遷移、保存。
（四）增強保密意識是構筑企業檔案信息化的安全保障
檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。
（五）加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件
檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與數字檔案信息資源合法化確認標準等，加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件。
實現檔案的信息化管理，首先要將檔案信息數字化。所謂檔案的數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數字化，二是檔案全文信息的數字化。
1企業檔案信息化管理的必然性
企業檔案的信息化管理是信息時代企業發展的必然要求。信息化建設是知識經濟時代的主線，企業管理的信息化是企業生存與發展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業管理的一部分，在企業發展過程中發揮著極其重要的作用。隨著企業OA辦公軟件的應用及各種電子設備的投入使用，諸如文件的起草、核對、簽發等工作全在網上辦理，形成檔案的形式已發生了變化，傳統的檔案管理模式已不能適應時代和企業發展的需要，必須運用現代化信息技術對檔案進行管理，所以說檔案的信息化是檔案管理在網絡時代的發展的必然趨勢，其終極目標是建立數字化檔案室。
企業檔案的信息化管理是企業加強市場競爭力的必然選擇。隨著信息技術的發展，網絡信息的應用面越來越寬廣，企業管理面臨著網絡化、信息化的變革，企業的競爭力和企業的信息化程度有著很大的關系，企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業的市場競爭力。
2檔案信息化管理的意義
提高工作效率。傳統的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關鍵字等方式檢索到檔案的檔號，然后按照檔號去庫房相應位置調閱相關檔案，占用大量時間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統中通過查閱關鍵字后查看檔案全文信息。據統計，信息化后檔案管理人員的查檔時間可節約40%，檔案利用率將比傳統檔案管理的利用率提高5～10倍。
保護原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復印、翻閱對原始檔案紙張造成的腐蝕和損壞，有效保護了企業的檔案資產。
提高檔案信息利用的時效性和服務效率。信息化后檔案資源在一定權限內可實現共享，并能遠程服務，時效性強，從而能為企業生產發展提供高效優質的檔案服務，企業整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門在企業中的地位，脫離了過去單純的檔案保管模式，轉而成為企業的信息中心。
3檔案信息化管理面臨的問題
關鍵詞 企業檔案 信息建設
隨著現代社會信息化程度的提高，人們對信息的需求越來越大，信息網絡技術迅猛發展，信息化已成為各行各業發展的大趨勢。促進企業檔案的信息化建設，提升企業在市場經濟中的核心競爭力已成為各企業檔案工作發展的當務之急。
一、檔案信息化建設的必要性及存在的缺陷
（一）檔案信息建設的必要性
時代的進步和發展，要求檔案工作必須走信息化道路。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。因此，企業檔案信息化建設是企業提高競爭力的必然選擇，對推動企業經濟社會繼續發展具有十分重要的作用。可見，信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。
（二）企業檔案信息化建設中存在的缺陷
（1）雖然近年來各級檔案部門對檔案信息化的認識有所提高，但總體來說有些檔案部門對檔案信息化的認識還不是很明確，再加上有些檔案部門檔案信息化建設的基礎設施差，使用的計算機陳舊，型號不一，規格各異，不能建立基本的信息化工作平臺，影響了檔案事業的改革與發展，使企業檔案信息化建設進程緩慢
（2）目前大多數企業檔案信息化建設還處在初級發展階段，在信息標準化和規范化管理方面相對較薄弱，雖然已有一些相關的標準規范出臺，但還不能滿足檔案信息化建設快速、有序地發展，缺乏檔案信息化建設的標準規范，信息化條件下檔案管理的標準制定也較缺乏，從而嚴重制約了高科技設備在檔案工作中的利用水平。
（3） 檔案工作的開展對網絡的依賴程度越來越高，網絡已經成為檔案工作正常運轉的重要載體。然而，信息時代在帶給我們方便的同時，也產生了一定的弊端。與一般信息相比，檔案信息材料對保密、安全等方面的要求更嚴格，在信息化網絡管理中，使得檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，除了常見的病毒、網絡黑客對計算機的入侵外，網絡系統的開放性、集成性、共享性等特點，也會使檔案信息的安全受到威脅
（4）隨著計算機技術的成熟和普及，數據標準化工作的完善以及辦公自動化設備的應用，過去那種坐、等、靠、要的管理體制已經行不通了。從目前檔案部門人員的素質來看，一是缺乏新的專業知識，知識結構出現斷層現象；二是缺乏現代信息網絡化知識；三是缺乏創新意識、尤其是計算機管理檔案的復合型人才嚴重短缺等。多種因素的存在，造成了檔案信息化建設的滯后。
二、加強檔案信息化的建設的策略
（一）加強檔案的信息化管理
檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各局域網絡，建立企業檔案信息網絡，實現企業館藏檔案數字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
（二）加強檔案部門的設施建設管理
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網。使各項工作網絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。
（三）加強檔案電子化信息資源建設管理
所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化為二次文獻信息供人們利用。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。（可喜的是，電力系統已開發一套檔案管理平臺軟件正在推廣中）加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于檢索利用。
（四）加強檔案目錄數據庫建設管理
好多企業至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。
（五）加強檔案信息化人才隊伍建設管理
推進檔案信息自動化的關鍵是人才，加強信息技術人才的引進和檔案人員信息技術知識的培訓， 提高檔案人員運用信息技術的能力，引導檔案人員不斷滿足信息化要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。
四、結束語
檔案信息化建設是一個全新的課題，是社會信息化發展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現代化方式轉變、由實體化管理向信息化管理發展的必然選擇。但新技術的發展又會帶來新的問題，所以檔案工作者應及時發現新問題，研究新情況，采取有效的對策，保證檔案信息化順利、健康地發展。
參考文獻：
1 信息化檔案管理的特點
1.1 一體化的管理模式
在過去,企業檔案管理的實現是不同部門對其內部文件進行整理、分類并歸檔的過程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態,信息化的管理模式可以將企業的文件,部門的基本文檔進行有機的結合,從而實現歸檔與管理的同步,將不同部門對于同一事務或者同一事務的不同角度的記錄歸入檔案數據庫中,實現檔案管理的一體化。通過對檔案管理自動化系統的應用,實現公文和業務性文件整理與歸檔工作在同一時間完成,既可以節省大量的時間,節省勞動力,而且提高了檔案管理的準確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來,從而獲得更多的學習時間,加強檔案管理信息資源的開發。與此同時,負責檔案管理工作的部門也能夠通過自動化系統對公文以及業務性文件的管理狀態進行隨時的掌控,以便盡快的做出指導,實現檔案管理的預見性。
1.2 方便存儲與查找
企業的行政部門與業務部門,可以通過對檔案管理自動化系統的應用,將已經形成的有查考利用價值的文件隨時存儲到服務器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲到服務器上。這樣,只需要通過身份驗證,用戶就可以通過企業內部的局域網查找所需要的檔案信息,即節省了時間,又節省了資源,真正實現了信息化檔案管理給企業的工作帶來的方便。
1.3 檔案業務管理自動化
企業檔案管理工作非常復雜,其全過程不僅包括統計、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對檔案的情況進行分析,而且企業領導的決策提供參考資料。實現檔案信息化管理模式,可以對檔案進行隨時隨地的管理,例如各種數據的統計、各種報表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領導或各部門通過電腦獲取所需要的資料和數據,避免了因為距離問題而造成的時間浪費。
2 企業檔案管理信息化存在的問題
2.1 檔案管理的信息化意識不足
實現企業檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業選擇繼續使用傳統的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業務培訓,導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業創造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業的發展提供可靠的支持,間接為企業創造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業的發展。
2.2 檔案管理信息載體的破損
在企業信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用,許多企業實現了工程設計、施工和產品研發中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用,嚴重的還會導致系統運行出現問題。
2.3 標準化建設不夠完善
檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中,必須有相關的規范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統,各個業務環節的相關信息為數據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現,為企業檔案管理信息化提供數據計算的標準卻難以滿足企業的需求,企業管理和業務流程以及工作程序標準、數據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業發展提供支持的因素將給企業內部或企業之間的數據交換或資源共享造成諸多不便,甚至會嚴重制約企業獲得更多的經濟效益和社會效益。
3 改善企業檔案管理信息化建設的建議
通過對企業檔案管理信息化建設過程中出現的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內實現資源的優化配置,完善檔案管理人員的培訓,才能徹底實現檔案管理的信息化,具體來說可以從以下幾個方面著手。
3.1 完善檔案管理制度
所有工作的順利展開與進行都離不開規范的要求和對標準的參考,企業檔案管理也不例外。實現檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責,而同時這也是檔案管理部門為企業提供更高級別的服務的先決條件。所以,為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地,現代化的企業必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動化管理制度,通過合理的制度規范檔案管理信息化的實現。
3.2 加強監管工作
在企業建立局域網時,要有計劃的實施檔案一級管理,對于文件從形成到歸檔的全過程要實施監管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個生命周期都能在可控范圍內,使整個過程都做到規范化、標準化并努力貫徹執行。
3.3 理順工作流程
不同企業的工作流程不一樣,相應的檔案管理自動化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過程中避免走彎路。檔案管理要與企業所講
轉貼于
求的效應原則保持一致,盡量以最少的投入來保證企業對于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數據收集與資料庫的維護工作;另外要充分利用計算機的功能,根據企業發展的需求,及時編寫一些檔案文件匯編,并提供企業領導用于決策所需要的信息。
3.4 實現管理工具的信息化
從事檔案管理工作的人員除了要做好文件的分類、歸檔等工作外,還要積極參加檔案管理軟件的功能開發工作中,充分了解企業檔案管理的全過程和檔案專業管理的全部內容。在工作當中,要及時征求各部門的意見,分析檔案管理與各部門之間的聯系,并將分析結果交給軟件開發人員作為依據選擇最合理的設計方案,使設計出的軟件能夠最大程度滿足企業的需要,從而真正實現管理的自動化和信息化。
一、企業檔案信息化的重要作用
伴隨著各行業企業的快速發展，企業檔案的類別和數量在不斷增加，檔案信息化的價值也更清晰地顯露出來。主要有三個方面的體現，第一，提高了企業的效率，降低了企業的成本。檔案信息化通過應用縮微技術、掃描技術、光盤技術等提高了信息的開發利用效率和信息資源開發范圍，實現了企業資源的共享，減少了企業的信息成本，并充分運用企業的技術、資金、人力、設備、信息等資源，使企業的效率大范圍的提高，并為企業帶來了豐厚的收益。第二，檔案檢索更加的便捷。傳統的檔案需要人工進行目錄的翻閱及搜索，費時費力，而信息化檔案經過數字化處理實現了即時查詢，用戶只需要輸入相應的關鍵詞，海量的資料便會隨之出現，不但包括用戶所需的資料，也會出現與之有緊密聯系的資料，使客戶收到更多的意外驚喜。第三，服務范圍更加廣泛。在傳統的檔案管理中，檔案所占的空間較大，查詢使用也較慢，不利于傳輸與服務，更難以實現檔案的社會化。而檔案信息化可以將信息傳送到各個移動設備當中，傳輸的速度非常快，這樣就更利用檔案信息的利用，是信息能以最快的速度到底需要的人員手中，從而擴大了企業的社會影響力，拓寬了檔案的服務范圍。
二、當前企業檔案信息化管理中存在的問題
（一）企業檔案資料信息化意識不足
隨著科技的不斷發展，人們對于信息化的意識已經有了顯著的提高，很多企業在檔案數子化方面投入了大量的資金，甚至將其納入了企業未來的重點發展戰略之中。但是在另外一些企業當中，我們又可以看到另外一番景象，特別是很多中小型生產企業中，有相當一部分人都檔案工作存在著一些認識上的誤區，一些領導認為檔案只是簡單的謄寫和保存，不必投入大量的資金用于信息化；即使投入也不能給企業帶來直接的經濟效益。由于缺少必備的信息化硬件、軟件和操作中，致使很多紙質檔案資料沒有及時地進行數字化保存，最后導致檔案資料受到損壞。
（二）企業檔案的信息化管理制度不夠完善
企業檔案制度是根據國家相關的檔案法律、法規、標準并結合企業自身的發展特點而制定的，所制定出的規則和標準是為了企業更加方便的管理提供服務，為了讓企業能夠在變革和機遇面前更加穩妥地遞進與發展。當然，有一個問題卻橫亙其中，檔案的信息化使得原有的法律體系難以與之相適應。原有的法律體系已經不能夠對當前的電子文件管理形成相應的約束，國家的法律急需盡快完善，并指導企業的檔案制度進行改革，使企業檔案的信息化管理得到規范，使企業能夠得到更快更好的發展。
（三）企業檔案信息管理人員的素質不高
當前，在我國的很多企業的員工隊伍當中，對于檔案信息化建設的認識普遍不足。一些人自身能力較差，知識面狹窄，對于新生的信息化技術不夠重視，甚至輕視。這使得一些企業的檔案管理仍停留在傳統的管理上，難以進一步對企業的信息化資源進行開發建設。一些企業雖然有了完善的信息化軟硬件系統，但是由于檔案管理人員信息技術能力較弱，英語水平較低，不能充分地利用好信息化設施，使的檔案信息化工作遲滯不前。
三、新時期企業檔案信息化的發展方向
（一）加強企業檔案信息管理系統的建設
檔案信息化建設包括信息資源的形成、整理、檢索、利用、鑒定、銷毀、統計等內容。企業在進行信息化建設時，要根據企業自身的特點及發展情況進行建設，要注重系統的針對性和實用性，使信息資源數據庫充分發揮作用。企業應當以最前沿的應用軟件為依托、以企業門戶網站為基礎平臺，實現電子文件全文數據化。另外，在檔案信息化建設的同時，要做好系統軟件的安全防護，保障電子檔案的安全。要定期將具有重大價值電子檔案做成紙質檔案，這樣不僅實現了檔案資料的統一性，也使檔案資料得到了雙重的安全保障。此外，還要重視系統的升級與維護，真正是檔案管理更加的安全、快捷、準確和高效。
（二）完善企業內部檔案信息化標準體系
到目前為止，我國已出臺了《中華人民共和國檔案法》、《中國檔案分類法》、《電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規范》等一系列國家標準。企業可以根據這些標準來根據企業自身的特點來完善企業內部的信息化標準體系建設。這些標準體系的建設要在企業檔案數據庫和各種軟硬件設施完善的基礎上，健全企業檔案信息管理信息標準、軟硬件設施標準、數字化加工標準、數據儲存傳輸標準等。此外，這些制度在完善企業內部檔案信息化標準體系的同時，也可以協助企業建立起符合自身特點的檔案管理方式，使企業的管理水平得到進一步的提升。
（三）建設高素質的企業檔案信息化人才隊伍
人才建設是企業檔案信息化建設的關鍵，只有一直優秀的信息化隊伍才能撐托起企業在現代化市場競爭中的地位。在企業信息化檔案建設時，我們應當明確，企業檔案與政府機構和事業單位檔案的同，政府機構和事業單位檔案管理偏向于研究，而企業檔案管理更注重管理與操作。因此在檔案信息化人才的培養中，企業應當重視員工計算機技能的培養，要定期開展有針對性、有計劃地組織人員進行檔案信息化培訓，使員工能夠對各種各樣軟件技術、數字化技術、網絡技術等擁有深入的了解。另外，在信息化能力培養的同時，也要對員工進行生產培訓、安全培訓和法律法規培訓，使檔案管理人員警鐘長鳴，全心全意為企業檔案的信息化建設與發展做出貢獻。
[關鍵詞] 企業；檔案信息化管理；必要性；提升
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037
[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02
企業檔案管理的信息化指的是在企業檔案機構的統一指導與組織下，將各種先進的信息化技術融入到企業的檔案管理工作中，對檔案的信息資源進行科學、合理的編排與規范，以此提高檔案服務水平，進而提高檔案管理的工作效率。企業檔案信息化管理主要涉及的內容包括構建檔案管理的信息化資源、制定相應的信息化標準、搭建信息化管理平臺等。
1 企業檔案信息化管理的必要性
近幾年來，企業的發展速度非?？?，規模也在不斷擴大，形成檔案的數量種類與數量也隨之增多，顯著地增加了企業檔案管理人員的工作量，想要在紛繁復雜的檔案中找到有價值的信息，就應該實現檔案信息化管理。企業檔案管理信息化的必要性主要表現在兩個方面：一方面，檔案信息化管理能夠有效地彌補傳統檔案管理中存在的不足，傳統的檔案管理通常以人工操作的方式，通過檔案管理人員將需要歸檔的文件進行分類、編排以及儲存，當需要尋找某個檔案時，也需要依靠人工進行檢索，這種檔案管理的歸檔、檢索過程相對較慢，導致檔案管理效率較低。并且由于檔案資源在長期儲存的過程中，各種因素還會導致檔案的資源丟失、損害等問題。通過采用信息化檔案管理方法，通過利用計算機技術能夠將繁雜的檔案信息錄入到電腦中，以電子文件的形式儲存，電子檔案的空間不但傳遞查閱方便、儲存量大，還不受環境的影響，不會出現檔案丟失或者損壞等問題。另一方面，檔案信息化管理能夠擴大檔案工作的發展空間，通過運用計算機網絡在互聯網上建立檔案管理數據庫，通過利用網絡傳媒的優勢，能夠實現檔案資源的共享。其具體表現為：建立檔案數據庫，將檔案資源分為非限制和限制級別，這樣能夠保證檔案資源的保密性，然后創建新型的檔案服務方式，能夠為查閱者提供更多、更好、更快捷的查閱服務。想要充分彰顯信息化管理的優越性，這就需要加強編錄人員與查閱人員之間的交流，促使檔案管理工作形成一個系統的整體，提高企業檔案管理的水平。
2 提升企業檔案信息化管理水平的策略
（1）創建計算機網絡檔案管理系統。想要實現企業檔案的信息化管理，首先應該根據企業檔案管理的實際狀況，利用計算機網絡技術，創建適合企業自身情況的計算機網絡檔案管理系統。通過計算機網絡的運行，能夠突破企業檔案信息資源所有者的限制，創建一個既能控制又能方便利用的檔案信息網上查詢系統，例如，創建企業內部局域網，通過加密保護、身份驗證、信息驗證、數字簽名等，保管好企業的一些機密性檔案以及知識產權檔案，對于一些公開地宣傳企業的檔案資源，企業還可以通過局域網進入國際互聯網，進一步擴大檔案信息收集與利用的范圍。
（2）建設企業檔案信息資源。企業檔案結構的工作人員應該充分地利用計算機技術與網絡技術，加寬檔案機讀目錄數據庫的建設，不斷提升檔案資源檢索、利用的服務水平。企業檔案的信息化管理應根據國家以及省市檔案局的關于電子文件、文件歸檔、儲存以及管理的相關規定與標準，積極地應用與推廣適應企業性質、職能需要以及管理特點的檔案資源管理軟件，實現企業檔案資源的采集、分析、整理、歸檔、存檔、查閱、利用、鑒定以及銷毀等工作的管理和監督，以此保證檔案資源電子文件的可識別性、安全性、準確性、完整性以及真實性等，進而保證電子文件的法律憑證地位。例如，建立公開信息資源檔案，對外宣傳企業，別人通過查詢能夠全面地了解企業的信息，能夠保證企業之間進行規范的商業往來和合資合作，建立企業雙方的資信關系，通過信用調查消滅不必要的信用風險和交易風險。
（3）企業全員參與到檔案管理工作中。因為企業的檔案信息數據庫應用系統通常是由一些專業的技術人員設計，導致在一些企業中存在檔案信息化管理系統和企業需求脫節的問題，這樣嚴重地影響了檔案信息化管理系統并不能充分地發揮和實現自身的價值。因此，企業員工作為檔案信息化管理系統建設中的一員，應該積極主動地參與到系統建設的各個環節中，例如，企業內部任何人員，可以通過身份認證在任何一機電腦根據自身的需要，能夠隨時在自己的電腦上自動查詢所需要的檔案資源，盡可能地和開發者進行思想溝通，全員參與到檔案信息化管理工作中，及時地反饋自己的意見，以此實現與系統開發者達成共識，進而設計出符合企業檔案管理實際狀況的檔案信息化管理系統，提高信息系統開發的成功率與實用性。
（4）企業檔案信息化建設和企業改革相結合。隨著社會的發展，企業為了能夠跟上時代的腳步，其自身也在不斷的改革中，因此，企業檔案信息化建設應該和企業改革相結合。首先，應該創建一支高素質的檔案信息化管理人才隊伍，通過對檔案管理人才進行檔案管理技術、信息技術的培訓，提高檔案人員運用信息技術的技能，同時還可以引進檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業檔案信息化管理的要求；其次，與企業檔案管理模式相結合，積極地展開對企業檔案信息化管理的探索，認真研究信息化條件下企業檔案管理現代化的新要求，及時地溝通和交流，不斷地積累和推廣經驗。此外，企業檔案信息化建設應該始終堅持變“被動管理”為“主動管理”，堅持以效益為重點、以利用為中心的指導思想，有針對性地研究市場經濟條件下企業信息化檔案建設需要改革的地方，最大限度地滿足各項工作利用檔案的需求。
3 結束語
總而言之，傳統的檔案管理方法已經不能夠滿足現代企業的實際需求，檔案信息化管理以其便捷、高效、優質、方便等特點，逐漸取代了企業傳統的檔案管理方法，并且逐漸成為適應社會與時展的必然趨勢。因此，企業的檔案管理人員應該充分重視檔案信息化管理的重要性，然后采取相應有效的措施不斷地提高檔案信息化管理水平。
主要參考文獻
