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高校的資產使用并沒有完善的評估和監督機制,沒有獎懲制度,無法激勵管理人員和使用人員對資產進行合理利用,往往出現物資的隨意采購、損毀等情況,造成對資源的極大浪費。對于采購的物質沒有全面的了解,采購后發現無法與學校實際情況相匹配,因而無法有效的發揮物資的實際效果,也無法讓物資很好的配合學校的教學科研或管理,甚至出現采購了滯后性的設備,無法滿足前沿教學的需要;對于已有的資源不能充分有效利用,反復撤除重置,設計規劃不長遠,導致資源的浪費;資源之間的利用沒有達到共享,各部門各自為政,導致資產重購現象嚴重。
二、財務存在賬實不符
各高校的財務存在著較為嚴重的實際問題。例如將采購的物質一次性計入到支出項目,而不考慮資產的折舊計算;如果出現設備的維修,只記錄了維修費的支出,但是并沒有把設備增加的固定資產價值進行計入賬目,這樣導致固定資產的價值沒有變化,與實際固定資產的價值相分離,這樣也就形成了高校在教育成本上核算困難的問題。對于該問題,參考國外情況來看,國外的高校固定資產是由政府來投入建設和監督的,由于資產管理經驗的豐富,會讓高校資產管理得到更為專業合理的操作,而我國在固定資產管理方面,還是缺乏一定專業性和有效的監督機制。這不僅僅是高校資產管理形式的不同所導致,很大程度上是與國家的基本體制有關。在很多歐美國家,學校是國家機構的一部分,因此政府對于高校的具體資產管理工作有決策和監督權力,且管理非常的嚴格。
三、切實有效的管理機制缺失
雖然各高校也對固定資產管理有相關制度進行規范,但更多的是宏觀規定,缺乏細致執行的要求,因此制度會有更多的不明確和可操作空間,在執行中會有一定困難,甚至很多制度只是流于形式,并沒有達到實際管理的作用和水平。
四、高校固定資產管理對策
1.國有資產管理機構和制度不完善。
高校國有資產的所有權歸屬國家,使用權和管理權分散歸屬于學校的不同部門,國資處、財務處、后勤處,圖書館和各教學院系等都具有相應的管理和使用權。從調查結果來看,河南省大部分高校,管理機構的設立都比較規范,符合內部控制的需要。但由于缺乏權威的領導管理部門,容易導致多頭管理、管理機構和部門重疊的現象,致使國有資產管理組織部門之間協調困難。在管理制度方面,現有的制度主要是《行政事業單位國有資產管理辦法》、《高等學校財務制度》、《高等學校會計準則》等,采用收付實現制核算各種經濟業務,制度觀念略顯滯后。管理制度中存在“重購置輕管理”“、重錢輕物”的現象,對資產信息管理不重視,信息化程度不高。調查中發現,大部分高校的國資處、財務處和各教學院系之間缺乏統一的國有資產管理制度,不同高校之間的制度更是千差萬別,制度不完善的現象較為普遍。
2.國有資產配置不合理,使用效率低。
河南省部分高校的國有資產配置并不是嚴格依照按需分配的原則,導致購置的資產無法被充分利用。一方面,由于高校校內各部門的資產管理具有相對封閉性,資產的購置又缺乏嚴格的購置標準和預算規制,造成資產重復購置;另一方面,在使用過程中,部門之間特別是高校之間的資產缺乏統一協調機制,資源難以共享。這反過來又使得各部門愈發強調對資產的絕對占有和存儲。
3.國有資產核算和評估不足,賬實不符。
從河南省高校國有資產管理的整體來看,未能實現與財務管理的緊密結合,缺乏日常性的核算和檢查,導致賬實不符的現象出現。例如,部分高校的相關部門利用本部門有償服務取得的資產,未辦理入賬驗收手續,使這些資產排除在學校國有資產賬目之外;類似的還有高校接受捐贈的資產,入賬不及時也造成一定的帳外資產;有的資產已經被使用部門報廢了,但并未及時履行財務報廢手續,造成賬實不符。
4.無形資產管理環節薄弱。
河南省高校普遍對無形資產的管理不夠重視,存在管理盲點。實際上,高校是無形資產的富集之地,河南省高校的科研成果也相當豐富,但高校的無形資產管理缺乏科學嚴格的規章制度,造成無形資產的總體價值不清,管理混亂。例如,部分高校教師將科研成果據為己有,而且缺乏知識產權的保護意識,擅自將科研成果轉讓給其他單位和個人;高校在科技成果的轉化過程中,沒有進行準確的評估,或未能嚴格履行財務程序,轉讓收入未及時入賬,造成無形資產的流失。
二、河南省高校國有資產管理中存在問題的原因分析
1.管理意識淡薄。
長期以來,高校對國有資產的地位、作用和管理的重要性認識不足,缺乏國有資產權益保護的主動意識。從表面上來看,這是由于高校的資產管理仍然沿襲著傳統的管理理念,“重人輕物,重購置輕管理”,在思想上并沒有真正認識到加強學校資產管理,發揮資產的最佳效益,不僅是保障教學和科研的基本要求,也是謀求高校長遠發展的題中之義。但從本質上來看,高校的雙層委托設置導致國有資產主體缺位,對二級者高校管理者的監督不力才是高校管理者管理意識單薄最根本的原因。
2.管理體制存在弊端。
從體制上看,河南省許多高校尚未建立專門的國有資產管理部門,國有資產的管理工作就由各教學院系、財務部門和審計部門等進行監督和管理,缺乏一個權威的機構進行統一協調和整合;有的高校雖然建立了專職的國有資產管理部門,但該部門和資產使用單位沒有很好地對接,無法實行有效的控制、檢查和監督的職能。由于高校管理體制不健全,使得學校的資產管理各個環節銜接不緊密,從購置、使用、維護到報廢的各環節相互脫節,有的環節出現無人管理,而有的又出現交叉管理的狀態。國有資產多頭管理的模式,削弱了資產管理的權威性。
3.監督管理和績效考核制度不健全。
高校監督管理機制不健全,對閑置浪費、隨意挪用、資產流失等現象的處置不夠嚴格。由于沒有建立系統的規章制度和約束機制,資產管理沒有建立單位或個人責任制,造成管理責任無法追究,資產的效益和價值難以提升。資產管理績效評價指標的設置不科學,獎懲機制不合理等現象比較普遍,容易造成國有資產閑置和流失。
4.風險控制管理體系不到位。
河南省高校對國有資產浪費和流失等風險控制管理不到位。盡管高校建立了資產評估、監督核查、財務和審計等國有資產管理制度,但并未從風險控制方法、風險控制內容和風險控制指標等方面建立完整的風險控制管理體系。高校對國有資產的管理僅僅停留在實物對賬層面,現行會計賬面不計提折舊,導致資產存在隱性風險;由于缺乏資產定期清查制度,導致國有資產提前進入待報廢狀態;國有資產對外投資的過程中,產權模糊,缺乏有效的監督機制的制約,帶來很大的資產流失的風險。另外,對國有資產監管者和使用者可能出現的道德風險,也缺乏有效的控制防范措施。
三、強化河南省高校國有資產管理的對策
1.增強國有資產管理意識,樹立現代資產管理理念。
作為內陸欠發達省份,河南省高校的國有資產管理意識和理念相對滯后。強化高校國有資產管理首先是要增強國有資產的管理意識,廣大師生和員工要明確各自的權責意識,嚴格遵守國有資產管理政策法規和制度,樹立產權觀念、效益觀念、競爭觀念和動態觀念;樹立全面風險管理等現代資產管理理念,把風險意識根植于每位教職員工的腦海中,使他們在工作中及時發現風險、預測風險、評估風險和應對風險,使風險降至最低。具體而言,高校各級領導和職工要形成重視國有資產管理的共識,遵循把資產管理和預算管理相結合、和財務管理、實物管理、價值管理、績效管理相結合的管理原則,將國有資產管理作為學校日常管理工作的重要組成部分,逐步形成國有資產管理的校園文化。在資產購置、使用等管理過程中,注重遵循市場競爭的規律,樹立投入產出的效益理念;在校辦產業經營和科研成果轉化的過程中,促進國有資產管理效益的提升。
2.創新國有資產管理模式,完善資產管理體制與制度建設。
我國高校國有資產實行“國家統一所有,財政部綜合管理,教育部監督管理,高校具體管理”的管理體制。河南省高校應根據國家政策,建立“統一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的國有資產管理機制。在此基礎上,各高校可以根據實際情況,進行國有資產管理模式的創新。比如進行管理體制改革,促使國有資產管理由原來的行政管理向產權管理轉變,資產管理機構以產權管理為中心行使資產的監督權、投資權和處置權等;促進國有資產管理由“歸口管理”向“集中管理”轉變,設立專門的國有資產管理機構進行統一管理、協調和監督。與此同時,完善國有資產管理的制度建設。具體來說,高校應建立和完善國有資產的財務預算管理制度、資產配置制度、資產使用制度、資產處置制度、資產評估與資產清查制度、資產信息管理與報告制度、資產管理績效考核制度、資產監督管理制度等。制度建設始終是國有資產管理工作的重點。
3.升級國有資產管理信息系統,提高資產管理現代化水平。
構建信息化管理系統,完善國有資產數據庫建設,實現資產的網絡化和電子化,是實現國有資產管理水平的必經之路。信息系統的建設有利于及時掌握資產的數量,價值、分布和經營狀況,為資產配置、使用、處置和清查提供決策依據。首先,由學校資產管理部門統一規劃,在教育部對高校資產分類的基礎上,建立一個統一的國有資產信息管理數據庫,并使其能夠包括學校資產的全部內容。其次,基于校園網的硬件和技術基礎,建立資產信息管理系統,開發或購買適用于校園網的資產管理軟件,并使學校各部門領導和員工可以根據權限了解到自己的相關資產信息。再次,將國有資產管理信息系統與其他相關系統對接和信息共享,如財務部門、預算部門、審計部門等,實現資產從購置到報廢的全過程的動態信息管理。不斷升級與完善高校國有資產管理信息系統及各項功能,提高資產管理效率。
4.加強無形資產管理,建立無形資產評估核算體系。
針對河南省高校無形資產管理薄弱的現狀,應當加強無形資產的管理,建立科學的資產評估和核算體系,防止無形資產流失,提高資產管理效率。第一,提高無形資產的管理意識,認識到無形資產對高校發展的重要性,并在國資管理部門中設置專職的無形資產管理機構。第二,建立并完善無形資產管理制度,如產權制度、財務制度、對外合作轉化制度、開發利用制度、資產收益分配制度等。第三,建立無形資產評估核算體系,將高校無形資產要素納入財務核算范圍,確保高校會計信息真實完整,重視無形資產投資轉讓時的評估工作,保障學校無形資產的權益。
5.強化國有資產管理的監督評價,建立風險控制管理體系。
隨著這幾年高校對固定資產管理的重視,資產管理信息化發展越來越快,各個高校加強資產科學化、標準化、規范化管理;充分發揮資產在實際工作的作用。RFID技術的資產管理系統可以實現高校信息網絡對資產存量、使用情況和動態的實時監控;還可以做到統一規劃、統一管理、統一調度;同時,借助于強大的網絡設施,它可以實現高校內部及上級主管部門各級單位共享、查看數據,達到資產追蹤管理的目標;實現財產清查、資產調度、合理配置、優化組合及資產處置,進一步提高了高校固定資產的管理水平。在資產管理的關鍵環節上建立物聯網RFID資產管理系統,從而實現高校資產管理的網絡化管理、智能化管理、集約化管理、科學化管理。高校物聯網資產管理系統基本操作模式是:采購部門購入資產后,資產管理部門入帳,同時在資產設備實物上粘貼RFID電子標簽,RFID電子標簽內寫入資產設備的詳細信息,每次對資產設備進行管理操作時,讀寫設備都會自動讀取設備電子標簽的信息,并將讀取到的不可修改的設備信息發送回服務器進行處理,從而實現資產設備的實時動態管理。RFID技術應用在高校資產管理中所帶來的幫助是明顯的,它可以減少資產管理員工作的時間,提高資產管理業務的工作效率;方便資產動態化實時管理,減少工作失誤;減少任務重復及降低工作負荷;進一步改善資產管理的自動化控制與管理;減少固定資產難以查找事件發生的頻率等。
2RFID在資產管理中應用面臨的挑戰
RFID技術在帶來了資產管理革命時,成本問題、技術問題、隱私權問題及失業問題,甚至有專家懷疑RFID是否會成為另一種泡沫?本文整理了近年RFID在我國高校資產管理中遇到的問題,為RFID在高校資產管理領域更快、更好的發展奠定基礎。
2.1技術問題
RFID技術雖然從80年代已經開始發展,但還存在一些技術問題沒有被攻克。RFID標簽的應用材料會影響天線效能,由于被動式RFID標簽卷標是由電子標簽天線透過無線電波從手持終端吸收能量與指令,標簽的芯片中的數據也是由天線透過無線電波與手持終端溝通,而傳遞能量與指令的無線電波會受到標簽天線所貼附的材料影響,有些材料會吸收無線電波的能量(如水或有傳導性水溶液產品)、有些則會反射或折射(如金屬性或玻璃產品),也有些材料會與使傳遞的無線電波頻段飄移到不同的頻段(如塑料等產品),使手持終端無法辨識。RFID標簽識別距離現在還不超過10米,識別還具有方向性。所以這是對RFID技術在資產管理應用中的巨大挑戰。RFID標簽是否最終會取代條形碼?目前并沒有明確答案。與條形碼相比RFID標簽具有容量大、壽命長、可重復使用等特點,可支持快速讀寫、定位及長期跟蹤管理。估計全球超過1000個單位已經安裝了RFID固定資產標簽,用于追蹤及管理高校固定資產管理。但是目前國內高校就如何讓RFID標簽與現有條形碼并存共享、尚無可參考的規范。而條形碼技術因高度成熟且應用歷史較長,在短期內不太可能為RFID標簽所取代。物聯網RFID標簽和傳統的固定資產條形碼二者在通訊協議、接口方面、數據交換等方面都沒有統一交換的借口,二者整合和信息互通實現的技術難度比較高的,有許多技術問題還需要研究。
2.2RFID系統標準化的問題
FFID標準化才能推動RFID技術在資產管理領域的發展,RFID標簽系統的標準化涉及標識編碼規范、通訊協議及應用系統接口規范等多個部分,標準化的主要目的在于解決通信、接口和數據共享等問題。目前高校已引進RFID標簽系統的,均采用不同RFID廠商所提供的系統。不同廠家的標簽和讀寫設備之間的兼容性也將成為值得關注的問題。對此,國內高校資產管理界尚未達成統一標準的共識。
2.3安全問題
物聯網RFID技術為高校資產管理帶來飛躍的變化,但目前物聯網RFID技術還處于發展階段,在國內還有一套標準的安全技術、數據加密和數據訪問權限存在漏洞,黑客可以輕而易舉地讀取電子標簽數據,甚至可以修改、寫入電子標簽的數據,電子標簽數據安全問題成為RFID技術發展的重要瓶頸問題。黑客攻擊者只要使用相同規格的讀取器,并且在RFID標簽的可接受范圍之內,就能夠讀取電子卷標內的數據,造成固定資產信息泄漏、修改等安全問題。RFID標簽必須加密,增加數據安全性,防止被攻擊,這是我們在RFID技術安全中值得探討的問題。
2.4成本問題
RFID資產管理成本主要包括主要設備成本和網絡建設成本。網絡建設我們主要依靠現有的校園網建設的基礎上構建智能化資產管理系統?,F在我們首要問題RFID電子標簽成本問題,每個資產設備上都需要粘貼一個RFID電子標簽,所以RFID電子標簽的成本直接關系到RFID技術在高校固定資產管理系統中是否能順利推開發展。RFID芯片及其相關設備因其購置成本相對較高,大部分高校資產管理部門考慮經費,通常會先嘗試小范圍應用。例如:對于單臺價值比較高的設備,便于攜帶的設備等。成本較高主要有二個原因:首先,不同的設備需要不同的材料的標簽、使用環境不同、天線設計需求不同,加之各個學校不同的規范以及不同的信息應用需求等等,往往需要許多系統整合與定制開發,這樣就增加了成本。其次,基礎建設與系統投資效益問題。RFID系統必須從使用人端開始建構,經過二級單位資產管理員、二級單位負責人、學校資產管理員、學校資產管理部門負責人、學校財務部門相關人員、學校分管領導等,如此長的系統應用基礎建設也必須同時建構,才會有RFID及時的信息與整體應用效益,但是,學校各個系統(校園辦公、校園財務)有差異,如何信息分享,在基礎建設不完全的情形下,RFID系統應用仍不明朗。由此可見,目前物聯網RFID技術在滿足高校固定資產管理實際需要方面還有許多不足之處,但物聯網技術在資產管理中的應用確實是資產管理領域的一次巨大的變革,是高校信息化發展的重要一步。RFID技術高校資產管理系統是高校資產管理系統發展的趨勢,在不久的將來RFID資產管理系統必將成為高校資產管理的主流。
3物聯網RDID技術在資產管理中應用建議
3.1技術問題的建議
改善現有RFID技術,可以導入RFID系統之前應先進行目標環境分析,對粘貼標簽的目標分析,包括尺寸與讀取方式、角度,以及開發合理的標簽及接收天線;避免有讀取死角;避免重復讀取同一目標,設計具有過濾功能的讀取設備或是目標設備,設計被讀取的沉睡機制。在RFID系統中考慮設計防碰撞技術(Anti-collision)或是二進制搜尋技術(Binarysearch)。如何把RFID技術與條碼結合起來,這個題目很復雜,我們高校應該利用以條碼信息為基礎的信息平臺,建立RFID標簽信息庫,開發能同時識別條碼和RFID信息的識讀器,我們要積極探索條碼和RFID信息兼容的應用環境,共用一個信息系統的應用模式。這可能會成為今后幾年RFID資產管理領域應用的主要方式之一。
3.2統一標準建議
由于各個高校標準仍未整合,加上高校之間管理也不一致,開發多頻段RFID芯片產品,以適應各個高校需求的差異;讀取器中可設計彈性的硬件架構使利用軟件調整參數達到適應各個高校不同的頻率與功率。其次由國內標準化組織制定RFID技術的編碼標準、接口標準、測試標準、應用標準等等。RFID是我國產業發展的重點,我國目前已經啟動以ISO/IEC標準來研究RFID標準。我們制定RFID標準,堅持“以應用促標準,以標準帶應用”的原則,適時出臺適用通用的標準頻率,以給我們高校一個快速發展的空間和時間。美國和日本已經建立自己的RFID標準,我們可以參照他們制定的過程和標準,制定我國的RFID標準。3.3安全問題的建議目前,我們可以從下面幾個方面加強RFID安全,控制風險。
3.3.1電子標簽的徹底銷毀。我們設計的電子標簽可以接受銷毀指令,當系統管理員發現電子標簽異常時,我們通過終端可以向RFID標簽發出銷毀命令,當RFID標簽收到銷毀命令后,標簽會將自己銷毀變為失效標簽,這樣就保護了標簽內的數據不被讀取,通過這種自毀的方式來保護數據的安全。但是一旦標簽自動銷毀后就不能再使用,要重新更換新的電子標簽。
3.3.2RFID標簽休眠。與銷毀電子卷標的道理相同,我們可以開發一種暫時關閉的電子化標簽。當系統管理員發現異常時,通過終端設備發出指令,當RFID標簽收到指令后,馬上進入暫時關閉狀態即待機狀態,這時任何讀取設備都無法讀取標簽內的信息,我們通過這種方式保護了標簽的信息安全。當確認壞境安全后,我們通過系統終端發出喚醒的命令,這時RFID標簽又可以恢復正常狀態,讀取設備可以讀取標簽的信息。
3.3.3通過加密碼方式。我們通過加密的方式來控制卷標的存取,我們在電子標簽中寫入一定頻率的固定密碼或滾動密碼,讀取終端設備在讀取電子標簽時必須發出相同頻率的密碼,電子卷標收到密碼后進行匹配,如果匹配成功,就會響應讀取器,讓讀取設備讀取信息。由于黑客的水平不斷提高,加密的方式也存在一定的安全隱患。
3.3.4金屬屏蔽法。將RFID標簽用貴金屬網罩或金屬箔片包裹起來,這樣可以屏蔽標簽發出的無線信號。這時任何讀取器由于收不到通訊信號而無法讀取設備的信息。
3.3.5干擾信號方式。我們可以通過一些設備發出干擾信號來干擾讀取設備讀取設備的信息,由于讀取設備收到干擾信號而無法正常讀取設標簽的信息。這樣雖然保護電子標簽的信息,但可能干擾其他正常通訊和信息讀取。
3.3.6特殊保護標簽。我們可以通過制作特殊的標簽,這種標簽有自我保護功能。電子化標簽會發出一種特殊的假信息,阻止指定讀取器以外的讀取器讀取受保護的標簽,但這種標簽由于成本太高很難被用戶接受。件,則圍捕工作全部結束,如果RFID標簽成本包括標簽芯片的成本、標簽天線的成本、標簽封裝以及標簽印刷的成本。在滿足功能和性能的前提下,努力降低芯片面積是降低芯片成本的關鍵,采用先進的制造工藝,優化芯片的設計很重要。在標簽天線的制造方面,可以采用網印導電油墨印刷方法,可以大大降低天線的成本。增加電子標簽的生產量是降低成本的有效途徑,開發多頻段的芯片設計技術與在可擦寫的芯片中設計寫保護功能,或是在芯片中設計適用的數字指令,使得電子標簽具有通用性和統一性,這樣就可以形成市場規模,可促進成本降低。
3.5示范系統應用的建議
由于RFID系統建構受到RFID技術本身的限制,目前尚無通用型隨插隨用的通用RFID系統。因此,我們要發揮RFID系統長距離、可擦寫技術優勢,選擇基礎較好的學校推動資產管理物聯網系統的建設,示范建設中先從易于粘貼電子標簽的設備開始,再逐步擴大應用領域與實施范疇,不斷提高RFID應用系統在固定資產中的應用。
4結論
我國高校從1999年開始實施大規模的擴展,一直到2010年,持續了十多年,為此高校的規模與數量都在不算擴大,學生的人數不斷膨脹,這就需要高校不斷補充教育教學資金與資源,否則就會面臨超負荷運轉的問題,無法完成高校的教育目標。為了補充教學資源與基礎設施等軟件與硬件資源,僅僅依靠國家財政撥款是遠遠不夠的,為此許多高校向銀行貸款來緩解資金壓力。然而,高校并沒有充分發揮高校資產的價值,面臨財政教育資金緊張的情況,不能最大限度地發揮高校資產的價值,無疑是一種變相的浪費。而出現這種現象,與高校資產管理混亂、預算控制不合理有著很大的關聯。
1.1高校資產的購置與使用缺乏完善的管理機制
1.1.1資產購置缺乏有效的論證機制
高校資產的采購與配置一直是資產管理的重頭戲,不過一直以來,高校處置資產購置都存在著偏見,“重科研經費的申請,輕資產購置論證審批”。高校資產購置的管理部門包括高校經費主管部門與資產管理部門兩大機構,而兩者之間的職能存在交叉、不清晰的現象,因此很容易產生“踢皮球”或“脫臼”的現象,在資產購置論證階段,兩大機構由于無法及時聯動,無法真正實現購置論證,不能為購置提供真實科學的依據;而資產管理方面,問題也頗多,比如檔案管理不完善,家底不清等,這些也是資產購置論審批需要參考的重要數據,這些問題會導致盲目重復購置的現象。
1.1.2資產使用共享不充分
高校資產購置后面臨如何分配與使用的問題,目前高校還普遍采用一種封閉的運行模式,即誰申請的誰使用,不同單位之間缺乏有效的共享資源與協調機制,各自為政,導致自己單位購置的一些固定資產的使用效率很低,而其他單位經費緊張而又無法購置與使用的雙重矛盾。
1.2缺乏有效的預算管理
預算控制是資產內部控制制度中非常重要的構成元素,每個單位必須建立資產預算控制管理制度,并對其進行科學、規范的預算編制。目前許多高校在資產預算管理控制的建設方面存在不足:
(1)預算編制未與本單位業務需求、資產存量緊密聯系起來
而現在高校各單位追求自身利益的最大化,去爭去搶預算,而置自己單位已有資產存量與“家底”于不顧,不加強自身的資產管理,一味地多加。
(2)預算分配缺乏科學性
現在預算編制歸各個單位,他們編制好預算后匯總到學校的財務處,財務處只記總賬,而對各部門的資產存量并不了解,這樣就缺少了資產預算分配的衡量標準,只能是根據往年的各單位的預算分配進行適當調整,這種分配缺乏嚴謹性與科學性,無法真正實現各個單位的資產需求,并導致有的單位資產大量閑置。
1.3高校資產管理與預算控制相結合的工作機制尚未建立
高校資產購置時,購置預算僅關聯了有關資產的邊際增量,而對資產存量的把握并不清晰,也未建立與其相關的聯動機制,也就說,預算管理中對資產購置的管理很薄弱。再有,在使用高校資產的過程中,由于缺乏完善的資產使用評價體系,也就無法及時反饋資產管理的執行效果,從而不能真實反饋預算的執行效果,如此循環下去,會導致資產使用的盲目性,同時無法促進資產利用率的提高。而對于那些需要處置的資產,在資產轉讓的過程中,由于缺乏健全的預算監督機制,處置的任意性很大,處置信息不透明,往往導致高校資產的不合理流失,甚至滋生高校腐敗現象。這些問題都反映出,預算控制與資產管理還未得到良好的結合,還未建立起聯動機制,需要運用良好的策略為其“牽線搭橋”。
2高校資產管理與預算管理相結合的措施分析
高校資產的管理工作必須引起高校各單位與財務部門的高度重視,高校應該在全校樹立起資源節約、優化配置的理念,積極尋求資產管理與預算管理的有機結合,提升高校的資產使用率,并擴大共享范圍。高校的資產管理部門、財務部門與實物使用部門,要做到及時有效的溝通與聯動,建立對賬制度、預算編制制度、共享協調機制,從而為資產管理與預算控制管理的結合打好基礎。
2.1完善資產管理的購置與使用機制,為預算科學控制提供依據
高校資產管理部門要做好基礎性工作,包括產權登記、資產清點盤查、資產登帳造冊等工作,目的是一定要對自己的“家底”了如指掌,數據要真實準確,這樣能為預算管理中的資產購置論證審批工作提供有效的決策依據。預算編制必須與資產購置密切結合,在預算編制時必須以現有的資產數量及配置情況為準,嚴把資產購置審批關卡。為了保證其公平性,增加透明度,可以推行資產預算評審制度,引入第三方的專家進行評審,明確學校投入的重點,制訂短期、中期與長期的資產配置計劃,以此進行預算編制,并進行資產配置優化,以此改變有的部門“撐著”,有的部門“吃不飽”的現狀。
2.2強化預算編制管理,深化部門的預算管理控制
預算控制管理與資產管理的有效結合點就是資產購置預算,因此做好資產購置預算至關重要,特別是固定資產預算這一塊,財務部門要明確購置預算的編制、執行與評價、考核,強化預算編制管理。編制預算前,資產管理部門要聯合其他各職能部門,根據法律與政策的規定,界定好高校單位的人均占有資產量,因此確定好資產配置標準,有了科學的資產配置標準,預算編制才會更具科學性。對資產配置標準的執行,可以從點到面,優先考慮行政管理部門,從辦公資產“開刀”,統一辦公類資產的資產配置后,會起到帶頭作用,逐步擴展到各個單位、部門與學系。在制度方面,制定高校新增資產配置管理辦法,完善高校資產的配置及審批辦法,要極大地提高年度編制預算計劃的科學性與合理性,從政策上對資產管理與預算控制的結合進行支持。
2.3建設資產管理信息平臺,實現資產數據共享
高校的資產想要對存量進行盤活與調控,就可以運用新的增量來進行,增量會受到存量的制約,增量能夠對存量進行激活。能夠公平的對高校的資產進行配置,科學的高校預算工作能夠起到非常關鍵的作用。對預算管理工作進行完善和喜歡能夠使高校的資產結構得到有效的優化,確保能夠及時的發現資產管理工作中存在的誤區,并及時的進行糾正。想要有效的對高校的資產進行管理,就必須要選擇最優化的方式來對資源進行合理的配置,所以,高校的資產管理工作能夠與預算管理工作互相促進、互相制約。
二、明確高校的資產管理與預算管理之間的關系,并進行有效的結合
(一)對績效審計、資產配置、預算編報管理工作進行強化,確保高校資產管理與預算管理能夠有效結合
第一,在年初對預算進行編報之前,必須要對高校的國有資產的收益情況以及資產的存量進行編報。將資產管理中重要的內容與相關部門的預算進行結合,使預算管理工作與資產管理工作相結合的目的得到實現。第二,在對高校的發展規劃進行預算時必須要與年度預算進行有效的結合,使中、長期的預算與年度預算互相印證、互相促進,以此來使年度預算的準確性得到保證。第三,以高校的資產配置為突破點,找到高校資產管理與預算管理之間的結合點,使實物管理與價值管理能夠進行結合。第四,必須要構建一個良好的高校預算執行、績效審計制度。
(二)建立資產信息化和管理平臺,確保高校國有資產管理與預算管理能夠有效結合
對高校的國有資產進行有效管理其中一個前提條件就是要構建一個高校資產信息化管理平臺,這也是保證預算管理工作與資產管理進行有效結合的一種方法。對符合當前高校的國有資產管理的實際情況的信息化管理軟件進行開發,對資產信息的共享以及這個過程進行實時的跟蹤與控制,這樣就能夠確保實現動態化的資產管理以及精細化的預算編制。將摸清資產的存量系統作為基礎,提供大量有效的信息來支撐國有資產管理、政府采購以及部門預算等工作。此外,還必須要提供動態、細化、準確的信息來為資產的日常管理以及預算的編審工作進行服務,這樣就能夠對高校的國有資產監管方法起到促進的作用,使工作的效率得到提升,管理的成本得到降低。
(三)對高校固定資產進行核實清理,確保高校國有資產管理與預算管理能夠有效結合
對高校的固定資產進行核實與清點,就可以使高校管理部門對當前高校固定資產的實際情況有一個更全面、更準確的了解,要使資產的賬面價值可以準確的反映出來,以此來使高校固定資產的賬目能夠與實際相符,為相關部門的預算提供準確的依據。此外,在對高校的固定資產進行清查與核實的過程中,如果在清查結果中發現資產管理工作中存在一定的問題,就可以及時的對問題進行解決。所以,資產清查工作其實就是對預算管理工作的結果以及高校的資產管理工作結果進行驗收,是預算管理工作與資產管理工作互相結合對資產存量進行夯實的重要基礎。
三、結語
高校資產規模在不斷壯大,其傳統的管理體制已難以適應,取而代之的將會是類似于資產管理與預算管理相結合這樣的新型管理模式。但從客觀上分析,這種新資產管理模式在推廣和應用方面還存在很多制約因素,主要表現為:
1、管理職能分散,資產預算管理職責范圍不明確
資產管理與預算管理相結合的管理模式需要高校多職能部門相互配合才能充分發揮效用。然而高校往往由于組織體系龐大、結構層次過于復雜,而很難形成明細的管理分工,導致資產預算管理人員職權不清、基礎工作不規范,從而在一定程度上阻礙了高校新型資產管理系統的建立和發展。
2、高校資產管理意識薄弱,資產配置標準不完善
高校對資產管理的認識和重視不夠,很多高層管理人員對資產管理的理念還停留在計劃經濟時期,對資產管理設定的范圍過窄,長期以來沒有形成完整的資產配置標準,或受“重錢不重物”的思想誤導,對一些閑置的固定資產沒有加以利用和保護,造成資源浪費。
3、預算編制體系不健全,預算執行缺乏科學性
高校預算分配不合理或預算控制不力均會造成預算管理失調,從而難以形成科學完整的預算編制體系。一方面,受傳統預算管理模式影響,在預算編制和執行時,對資產存量考慮不足,并且容易把重點偏向即將發生的支出或收入方面,而忽略過去事項中產生的資源差異。另一方面,部門之間往往缺乏合作,而是自顧自地爭取和維護自身利益的最大化,完全置現有學校資產存量于不顧。
4、配套制度和工作機制尚未建立,管理工作可靠性低
資產管理與預算管理相結合的理念雖得到一些高校重視,但在執行上仍流于形式,沒有建立具體可行的工作機制和配套制度。在資產管理上缺乏相關聯的預算控制和評價體系制約,則容易導致資產處置和使用的任意性和盲目性,造成高校資產流失、浪費,甚至滋生腐敗。
二、促進高校資產管理與預算管理有效結合的途徑與措施
高校資產的有效管理應與預算管理相結合,才能從源頭上消除資產管理中的隱患,這要求各層級的財務部門相互協調、一起努力,同時需要全校師生共同監督和執行。促進高校資產管理與預算管理有效結合的措施,有以下幾方面:
1、完善資產管理工作制度,規范基礎工作
高校管理層要強化資產管理意識,根據高校自身發展特點和不足來加強資產管理制度的細化和完善。從資產清查開始,不管是錢還是物,都要做到“賬賬、賬卡、賬實”相符,并對所有資產的數量、規格、價值、年限、保管人等信息作詳細記錄和歸納,力求完整、準確、真實反映出學?,F有資產的具體情況,便于下一步分配、預算、管理等工作的開展,同時也為建立高校資產管理與預算管理相結合的動態管理體系提供基礎依據。此外,學校要結合國家頒發的相關規章制度和法律法規對現有的資產管理工作制度進行進一步規范和完善,從而確保資產管理工作有章可循、有法可依。
2、強化預算管理意識,健全預算編制體系
健全預算編制體系是實現高校資產管理與預算管理有效結合的前提。預算編制不單是財務金額方面的收支預計,高校管理層應鼓勵各單位、各層級人員共同參與預算分配、控制、實施的全過程,樹立全員管理資產預算觀念。預算編制要具有全局性和合理性,不僅要重視投入控制,也要將資產存量納入編制范圍。做預算編制前要對物資財產進行全面盤查,確保賬實相符;編制過程要堅持實事求是,剔除虛假、夸大成分,確保預算編制的科學合理性;預算編制完成后,要采取有效的保障措施對預算執行進行全程實時監控,確保預算編制體系落到實處。
3、健全管理評價機制,提高資產管理水平
科學完善的管理評價機制能夠對資產使用率及預算執行結果進行實時考核,是高校資產管理與預算管理相結合的管理模式能充分發揮效用的有力保障。高校的預算執行結果評價機制應以資產使用情況為基礎,將預算形成的資產使用情況與預算目標緊密結合起來評價,以便及時發現預算管理及資產管理中存在的缺陷,并采取有效的改進措施,但切不可過度追求細化,以至于事倍功半。通過評價機制的全方位監測,還可以促進高校預算編制、資源配置、成本控制等財務管理手段的高效率執行。此外,高校還應結合相關資產預算管理制度建立科學合理的激勵體系,以提高相關人員的執行力和積極性,進而促進資產管理水平大幅度提高。
4、推進信息化管理的實施,促進資源共享
隨著科技不斷進步,計算機、網絡等多媒體技術應用于企業財務會計工作已趨于成熟,但在學校這種營利性較低的事業機構中應用還不是很普遍。就目前形勢來看,高校不斷在擴招,辦學規模加大,導致資產數量急劇增多、構成愈加復雜,傳統的人工管理模式已不足以應付龐大的數據量。因此,積極引入計算機技術以推進信息化管理平臺建設,才能真正實現共享資源、共同監督,進而促進資產分配更加公平合理化、預算編制更加完整精細化,從而為實行高校資產管理與預算管理有效結合的創新管理模式奠定扎實基礎。
三、結語
最早出臺政策對公立高校資產管理進行考核的是陜西省教育廳。其2011年12月15日出臺了《陜西省高等學校國有資產管理考核辦法(試行)》(陜教財〔2011〕178號)??己藘热莅ǎ嘿Y產管理體制機制及隊伍建設情況;資產管理制度建設情況;資產管理信息化建設情況;各類資產配置、使用及處置情況;資產清查及綜合使用效益情況;資產管理創新,學習交流,大型儀器設備共享平臺建設情況等。2012年11月29日教育部召開直屬高校國有資產管理視頻會議,對高校提高資產配置的科學化及資產使用效益提出要求。隨后各省教育主管部門紛紛頒布相關制度,標志著公立高校資產管理進入了合理配置和有效使用的新時期。
二、公立高校固定資產效益管理存在的問題
(一)觀念依舊,效益意識普遍淡薄
1.重視“社會效益”,輕視經濟效益。與已樹立市場意識,實現由社會效益向經濟效益轉變進而兼顧經濟效益與社會效益的企業相比,公立高校的資產管理工作仍然停留在所謂的“社會效益”觀上。豈不知,一所經濟管理欠缺、效益低下的公立高校,又怎能肩負起社會重任。更何況作為培養人才的高校本身就應當追求精細化、精確化、規范化、效益化管理,而不是在重視“社會效益”的幌子下,為公立高校固定資產效益管理缺乏動力尋找借口與推卸責任。2.缺乏有償使用觀念,沒有成本核算要求。一是無償使用。長期以來,公立高校形成固定資產的資金來源無論是政府財政撥款與公立高校服務收入,還是社會捐贈等,都是無償投入,無償占用。二是不匹配。既沒有固定資產配置標準,更不能做到固定資產配置管理與效益管理的同步化。三是固定資產難以共享。在固定資產配置上,追求“大而全”、“小而全”、“不求人”的觀念依舊普遍,導致儀器設備重復購置且利用率偏低,固定資產浪費嚴重,辦學成本不斷攀升。
(二)機構設置不合理,職責劃分不清晰
一般各公立高校都建有代表學校從宏觀上負責高校固定資產管理工作的固定資產管理領導組或委員會,負責固定資產具體管理工作的職能部門以及校內各部門兼職資產管理員三級管理機構。但問題在于第二層級機構在職能上缺乏全面完整負責學校固定資產管理的功能。如各校國有資產管理部門,由于涵蓋過大,所以有的與財務部門合署,有的則與固定資產管理部門合署,幾乎沒有將所有與資產設備相關的業務統一于國有資產管理部門的做法。又如實驗室與設備管理部門,其業務一般不包括房屋資產。再如資產與設備管理部門,其業務雖然涵蓋了所有與資產設備相關的業務,但由于基建后勤等設備仍然是歸囗管理,所以其也不具備全面完整負責全校固定資產管理的職責。
(三)制度不科學,執行不嚴謹
1.產權制度不健全。從法律上講,公立高校固定資產管理的產權屬于國家,高校只是受國家委托管理與使用,受托的高校理應肩負看管責任,但是,在實踐中,一是無法將這種國家所有變成人人負責監管的個體內在動力。二是制度上雖然明確了公立高校法人擁有的固定資產使用權、占有權、經營權,卻并未明確其處置權及一定的收益權。2.固定資產管理制度不健全。一是管理責任不明。主要是管理權過于分散,使用權過于部門化和個人化,各部門的責權利不明,難以追究。二是計量口徑不同?!陡叩葘W校固定資產分類及編碼(第三版)》將高校固定資產分為16類,公立高校資產管理部門一般執行此規定。而財務部門執行的《高等學校財務制度》(財教〔2012〕488號)則將高校固定資產分為6類,導致了賬賬不符與賬物不符問題的發生。三是使用制度不合理。使用者對數量的重視與追求遠遠不能與使用質量及效率同日而語,導致設備利用率偏低。四是缺乏配置標準。盡管教育部規定了生均儀器設備值和年最低增幅,有關部門也制定了辦公用房及設備配置標準,但是如何確保生均儀器設備的品種結構科學化和是否認真執行辦公用房及設備配置標準卻無人問津。五是購置制度不合理。主要是缺乏有效論證,采購不按規進行,使用不考慮績效,缺乏問責機制等。六是賠償制度不合理。盡管學校出臺的文件界定了賠償范圍與標準,并寫明由資產管理部門負責解釋,但執行中卻缺乏責任認定及賠償范圍和標準。七是沒有實行新增資產配置預算制度。以鄧小軍、杜永宏(2011)調查為例,當問及該問題時,竟有9所高校作了否定回答。3.執行不嚴謹。目前,在公立高校固定資產管理制度方面,雖然制度完整與合理,現有制度的權威性卻得不到體現,有制度但管理部門不提議與堅持執行。如公立高校普遍制定了固定資產損壞、丟失賠償處理的管理制度,但并未真正執行。由此導致公立高校固定資產管理制度越來越不被重視。再如國家要求實施資產管理“三結合”,但執行者很少。可見,無論是上級文件,還是校定制度,在執行上確實存在著不嚴謹、不嚴格的現象。
(四)資產清查雖已常規,存在問題依舊普遍
自2006年高校啟動固定資產清查工作以來,固定資產清查工作已成為一項常規工作,但存在問題卻依舊普遍。如賬物不符、資產損壞與丟失、資產閑置、隨意拆卸、資產流失、資產共享及利用率低、資產陳舊老化等現象一直比較嚴重。
(五)缺乏使用績效考核,資產使用浪費嚴重
長期以來,由于高校在固定資產使用管理中,一直沒有建立健全使用績效考核機制,導致固定資產配置不合理、使用效率低下、浪費現象嚴重。首先,學校缺乏合理統一的配置標準,配置參差不齊,有的部門短缺嚴重,而有的部門卻不斷優化升級。其次,學校缺乏合理統一的共享機制。由于各部門追求資產數量多、設備全且“獨用化”,導致資產無法校內共享,資產效益最大化難以達到。
(六)隊伍不精干,專業水平低
長期以來,因認識偏差,高校資產管理隊伍建設一直得不到應有的重視。高校資產管理隊伍一般由資產管理部門的專職人員與使用部門的兼職人員組成。在專職人員中又以財務專業背景的人員為主,特別是資產管理部門負責人有相當部分由財務或審計部門負責人轉崗而來,他們雖然懂得資產管理,但由于缺少工科背景,并不懂設備管理。其他人員中也存在專業不對口,學歷不高,加之缺乏有效的培訓、進修機制,隊伍現狀與事業發展很不適應。
三、公立高校固定資產效益管理評價指標設置
構建公立高校固定資產管理評價指標體系,既要關注量化結果,更要重視定性之因。從領導重視、管理體制、制度保障、隊伍建設、規范管理、共享資源到高效使用,分析二者之間的因果關系。而不是只關注定量指標,只重視統計數字,卻不研究其成因。因此,公立高校固定資產效益管理評價指標應包括以下內容:
(一)管理環境(20%)
1.領導重視(10%)主要指學校主要領導以及分管校長對固定資產管理工作的重視程度。非常重視的得20分,重視的得15分,比較重視的得10分,一般的得5分,不重視的不得分。2.體制管理(3%)主要指學校設立完整全面與唯一的固定資產管理部門,建立統一領導、分級負責、責任到人的管理體制。非??茖W的得20分,科學的得15分,比較科學的得10分,一般的得5分,不科學的不得分。3.制度保障(7%)(1)建立健全管理制度(4%)。主要指學校要建立健全固定資產管理的全程制度體系,包括資產配置(配置標準、配置預算、可行性論證、資產采購、驗收等)、登記、使用、變動、處置、收益及評估、資產清查等。非常健全的得20分,健全的得15分,比較健全的得10分,一般的得5分,不健全的不得分。(2)嚴肅執行管理制度(3%)。主要指學校要保證各項固定資產管理制度的嚴肅性,制度一經出臺,不論何人只要不是無法避免的客觀原因,都要不折不扣地嚴格執行。非常嚴格執行的得20分,嚴格執行的得15分,比較嚴格執行的得10分,一般的得5分,不嚴格執行的不得分。
(二)隊伍建設(10%)
1.肯(敢)于負責(3%)責任是良知,是做好固定資產管理工作的動力。因此,在隊伍建設中必須首先考核其責任心。非常肯(敢)于負責的得20分,肯(敢)于負責的得15分,比較肯(敢)于負責的得10分,一般的得5分,不肯(敢)于負責的不得分。2.專業(學歷)匹配(2%)主要指學校配備的固定資產管理隊伍既要注重數量,更要重視專業匹配度。非常匹配的得20分,匹配的得15分,比較匹配的得10分,一般匹配的得5分,不匹配的不得分。3.年齡合理(2%)主要指學校配備的固定資產管理隊伍在年齡結構上,要做到老中青三結合。非常合理的得20分,合理的得15分,比較合理的得10分,一般合理的得5分,不合理的不得分。4.服務能力(3%)(1)服務及時性(1%)。主要指固定資產管理隊伍對工作開展的及時性。非常及時的得20分,及時的得15分,比較及時的得10分,一般及時的得5分,不及時的不得分。(2)服務有效(正確)性(2%)。主要指固定資產管理隊伍對工作開展的有效性及正確性。非常有效(正確)的得20分,有效(正確)的得15分,比較有效(正確)的得10分,一般有效(正確)的得5分,不正確的不得分。
(三)全程管理(20%)
1.資產配置(8%)(1)固定資產配備標準(4%)。有固定資產配備標準且非??茖W的得20分,科學的得15分,比較科學的得10分,一般的得5分,不科學的不得分。(2)資產配置年度計劃(4%)。有科學的固定資產配備年度計劃并認真執行的得20分,固定資產配備年度計劃的科學性與執行性均一般的得15分,固定資產配備年度計劃科學但不認真執行的得10分,固定資產配備年度計劃不科學也無法執行的不得分。2.科學論證(6%)大型儀器設備配置經過專家論證并編制可行性論證報告。非??茖W的得20分,科學的得15分,比較科學的得10分,一般的得5分,不科學的不得分。3.日常管理(2%)固定資產采購、驗收、登記、入庫、領用、保管、維護、核銷等進行規范管理。非常規范的得20分,規范的得15分,比較規范的得10分,一般的得5分,不規范的不得分。4.對外投資(2%)高校固定資產出租、出借、對外投資等要進行可行性論證和風險評估,并按規定報批。非常規范的得20分,規范的得15分,比較規范的得10分,一般的得5分,不規范的不得分。5.資產處置(2%)對擬處置資產要經過論證、評估、技術鑒定等程序,并按規定報批。非常規范的得20分,規范的得15分,比較規范的得10分,一般的得5分,不規范的不得分。
(四)信息化管理(10%)
1.系統的建立和使用(5%)基礎信息錄入真實、準確、完整、規范,系統運行正常并配備專用設備和設施。非常規范的得20分,規范的得15分,比較規范的得10分,一般的得5分,不規范的不得分。2.信息化管理(5%)對資產的現狀以及配置、占用、使用、處置等進行動態管理并及時更新數據;固定資產條形碼管理符合規范;各級各類管理人員職責和權限明確;資產信息系統在本單位資產管理中發揮平臺功能。非常規范的得20分,規范的得15分,比較規范的得10分,一般的得5分,不規范的不得分。
(五)績效管理(40%)