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一、引言
會計內部控制的目的是為了保護公司資產、確保企業內部信息的完整和安全、保證企業的管理政策有效的實施,這樣不但提高了企業的經營效率,降低了經營風險,還防止和杜絕了公司舞弊、腐敗行為的發生。隨著電子信息技術的不斷發展,企業內部里建立起了電算化會計系統,會計核算和財務管理發生了巨大的變化:一方面,由于計算機的使用,使得會計數據處理速度大大加快,其準確性和可靠度與傳統會計相比也有了很大的提高,減少或杜絕了因為人為疏忽及計算失誤而造成的損失;另一方面,會計電算化的使用也同樣為企業的內部控制帶來了許多新的問題,產生了一些弊端,對傳統的企業內部控制制度產生了極大的沖擊。
二、會計電算化對會計內部控制的影響
1.會計內部控制形式的變化
會計使用計算機處理財務數據,使得會計對數據進行核算的環境發生了較大的變化,會計部門的人員開始由傳統的財務、會計專業人員,開始向由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家轉變。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務,還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務活動,如銷售預測、人力資源規劃等。
2.會計內部控制內容發生了變化
電算化會計系統是基于windows系統下的一個人機交互界面,它更具隱蔽性,所以其控制的內容也更為復雜多變??梢愿爬橐韵聨追矫妫河嬎銠C會計人員的分工和新的內部牽制;系統安全控制及開發、系統資料書面化控制;系統操作管理控制;系統的輸入輸出控制及計算處理控制。
3.會計內部控制的重心發生了偏移
在電算化系統工作環境下,除了人執行控制這個系統外,許多的內部控制過程主要通過軟件自動來實現。因此,在電算化系統中,控制的重心已經不僅僅是人,而變成了多方面的控制,例如:人工處理控制;原始數據進入計算機控制;人機交互處理控制;會計信息輸出控制等,已經從單一的由人控制變為多極化控制。
三、加強電算化系統的內部控制制度建設的具體措施
如今,隨著社會的不斷進步,人類開始步入信息時代,越來越多的高新技術產品不斷涌現并進入人們的生活,影響著人們的方方面面。但是,對于會計電算化下會計內部控制也存在著一些弊端,例如:財務軟件缺乏兼容性,系統內部銜接性差,致使內部控制難度大;數據保密性、安全性差,致使非法篡改現象嚴重等等。針對這些問題,我們應該找出并實施相應的措施,確保能夠進行較理想的管理。
1.操作程序控制制度化
2.加強會計核算控制
會計核算結果是會計預測、決策、分析的基礎。會計核算的目的是為了防止和降低會計核算的風險,對于企業決策者必須引起高度重視。必須對核算環節嚴格把關,保證賬務處理數據的正確性和規范性,做到數據真實、完整。其中會計核算控制的內容主要包括:原始數據的審查,在錄入計算機進行處理前都必須經過權級審批后才能錄入,且必須準確、完整地進行數據錄入。對于不正確的或存在疑問的數據,都必須嚴格按規定進行,充分保證計算機賬務處理不錯不亂。而對于會計數據輸出同樣要進行嚴格的審核,確保輸出的賬務憑證與實際發生的經濟業務相一致。
3.強化會計內部控制系統安全與網絡安全控制
強化會計內部系統安全首先從人員方面,杜絕未經授權的人員擅自使用系統中的任何資源,其次對計算機系統及時更新,清理減少計算機故障及其他等方面入手,主要的控制措施包括:訂立內部操作制度;設置操作權限限制,操作人員身份的密碼控制;數據存儲和處理相隔離;機房的工作環境保護等。針對這些方面,系統管理員可采用一些安全技術,比如;對數據加密技術、認證技術等。通過上述技術企業能夠基確保財務信息在內部及外部網絡傳輸中的安全性。
四、結束語
1 會計電算化人才培養現狀
所謂會計電算化就是電子計算機在會計中的應用過程。隨著會計電算化事業的發展,對于會計電算化人才的需求層次也越來越高??v觀國內,我國高職會計電算化人才培養主要有以下幾個特點。
1.2 師資力量薄弱在會計專業中,由于會計電算化是一門新興的邊緣性學科,因而缺乏相應的專業教師。因此,在高職院校中講授該課程的教師主要來自:一方面對原來的會計教師進行計算機和軟件知識方面的短期培訓,在這種情況下,教師的計算機的實踐知識比較薄弱,只能把計算機當做處理會計工作的工具來講解;另一方面是授課教師來自計算機專業,對于這部分教師來說缺乏相應的會計理論知識,進而將會計電算化當成軟件開發課。產生這種現象的主要原因是教師缺乏交叉性系統的學習,計算機知識和會計知識兩者之間沒有進行整合。再有,近幾年會計電算化教師師資隊伍比例失衡,老中青教師隊伍脫節比較嚴重,中流砥柱力量日益減弱。
1.3 教學內容落后,方法單一隨著科技的突飛猛進,計算機產業發展迅速,在這種大環境下,進而帶動會計電算化的發展。在現實中表現為教學內容的滯后性,例如以網絡為基礎的ERP軟件逐漸成為會計軟件的主流技術,但是,我們的教學內容的更新速度與技術的發展速度之間明顯存在著差距。導致社會應用水平高于教學內容,而教學內容又高于教材的內容。在會計電算化課時方面,很多學校給予的課時較少,以及教學軟件的滯后性,在教學過程中任課教師往往簡化或省略一些章節和模塊的內容。課堂上,教師一般采用“講授+演示+實驗”的教學方法,項目教學法和以學生為主導的任務驅動教學法還未很好地融入教學理念。
2 會計電算化人才培養存在的問題
2.1 會計電算化人才培養定位不準隨著經濟的快速發展,信息產業化時代的到來,會計市場對會計電算化人才的需求存在很大的缺口,學生比較認可會計職業,甚至一些高職院校盲目開設會計電算化專業,根本不顧忌自身的教學條件,導致將會計電算化誤認為是計算機與會計學的疊加,認為會計電算化人才就是所謂的既懂會計又會電腦的人。在論及培養目標時,由于對環境以及適應環境缺乏周全的考慮,導致培養出來的人才與會計電算化工作難以相互匹配。
2.2 會計電算化人才培養理念落后按照財政部的相關要求,基本會計電算化操作是會計人員必須要掌握的,所以在培養會計電算化人才的過程中,高職院校僅局限于培養技能,進而滿足于通過計算機代替手工做賬。著眼于某種商品會計軟件的操作使用。受這種理念的影響和制約,導致高職院校在開展會計電算化教學時,使用某種會計軟件進行財務處理,以及編制報表等成為教學的重點,學生們均只在短短三年的時間里,學習一種會計軟件的操作與實踐,并且在一個學期完成這種培養,在一定程度上影響了會計電算化的人才質量,使得培養出來的人才在應變方面,適應性都表現出不足。
2.3 培養會計電算化人才的條件簡陋近幾年,高職院校的招生規模逐漸擴大,現有的校內會計電算化實習實訓基地已不能滿足日益增長的學生需求,使得會計電算化校內模擬實訓流于形式。會計軟件的單一,版本的滯后,都給培養條件帶來了困擾。在辦學過程中,高職院校一味地以市場為中心,在會計學、管理學、計算機等學科教師沒有保障的情況下,就盲目開設相關的課程,導致培養出來的會計電算化人才質量非常低。
3 會計電算化人才培養的構想
3.1 目標定位準確,課程體系嚴謹準確定位培養目標是科學培養人才的首要環節?;竟υ鷮?、操作能力強這是會計電算化人才培養的最終目標。這就要求高職院校培養的會計電算化人才除具備會計知識外,還必須具有計算機操作技能,計算機網絡會計信息系統設計、使用、維護的能力。構建嚴謹而科學的課程體系,是培養人才的重要環節。首先,要加強理論基礎教育,把基礎會計、財務會計、成本會計、計算機應用基礎等課程學扎實,在此基礎上再進行會計電算化專業知識的學習,能起到事半功倍的效果。其次,要有效整合信息技術課程和會計專業基礎課程,來強化會計電算化課程的實踐操作。
3.2 加強師資隊伍建設教師是教學的主體,其業務素質是培養會計電算化人才的關鍵。師資力量的強弱直接影響教學質量,因此加強師資隊伍建設作為提升教學水平的主要途徑,其形式多種多樣。首先,加大對教師的培訓力度,一方面可以接受財務軟件公司推出的師資培訓,提高實踐技能;另一方面,接受計算機網絡相關知識的培訓,熟練掌握多媒體技術及應用技能,更新知識結構。其次制定激勵政策,鼓勵教師積極參與各類職業資格考試,建立高水平、高業務能力的“雙師”教學團隊。再次,讓教師走出去,到兄弟院校去學習、交流,赴企業進行掛職鍛煉,取其所長,補己之短,將經驗成果融入實踐工作。
3.3 改革教學方法,提高教學效率本文認為,要結合教學內容進而確定相應的教學方法,例如以會計電算化課程為例:第一對于會計電算化原理部分,對于電算化專業來說,這部分知識是基礎,專業性相對較強但是教學內容枯燥乏味,所以教學方式主要以實施計算機CAI為主。教師要從整體的角度設計教學內容,確保教學內容的全面、形式多樣、界面美觀、操作簡單的教學課件,聲形并茂,直觀易懂,增強學生的學習興趣,最終提高教學效果。第二是財務軟件應用,這一部分是對應用會計電算化的原理,教學方式通常采用多媒體技術、網絡技術與計算機輔助教學相結合的教學模式。通過采用多媒體課件教師向學生演示軟件操作的具體流程,然后將備份的練習賬套通過網絡系統傳遞給學生,結合教師演示的步驟和要點讓學生自行進行練習和操作。第三會計電算化綜合實訓,在對這一部分進行教學時,學生是教學的主體,對學生的動手操作進行全程跟蹤,教學方式主要利用網絡技術與計算機輔助教學相結合的方式。教師為了減輕工作量,提高教學效率,通過利用網絡軟件接收、評閱學生完成的賬套,并進行在線評閱打分。
3.4 促進校企合作高職院校與企業之間的合作表現為“合作教書育人”與“合作發展就業”。第一,學??梢岳眉倨诎才艑W生到企事業單位的會計電算化崗位中去實習,在真實的環境下感受財務流程和操作技能,比較校內實訓、校外實習的異同。學生可針對校內實訓過程中遇到的疑難雜癥,請教專業的會計人員,從根本上消除知識盲區,培養其適應職業崗位的能力。其次,可以定期聘請一些在企業工作的會計電算化專業人員,為學生進行案例講座和實踐指導。
4 結束語
[摘要]會計電算化的普及和應用,不僅是會計核算工作的變化,實現會計電算化的過程也是促進會計工作標準化、制度化、規模化的過程,是促進會計、會計工作改革和發展的過程,同時也是一個觀念更新、推進企業管理現代化的過程。
[關鍵詞]會計改革電算化制度要求
會計電算化是集計算機學、信息學、管理學、會計學等學科知識為一體的一門綜合性的邊緣學科,其實質是將電子計算機為主的當代信息技術融入到會計工作中。會計電算化對會計及會計工作的影響。會計電算化的普及和應用,不僅僅是會計核算工作的化,實現會計電算化的過程也是促進會計工作標準化、制度化、規?;倪^程,是促進會計、會計工作改革和發展的過程,同時也是一個觀念更新、推進企業管理現代化的過程。
一、會計電算化對會計實踐的影響
1.改變了會計數據的處理。在手工條件下,會計核算工作要由許多人共同完成,實現會計電算化后,輸入一張會計憑證,會計電算化系統可自動進行記賬、匯總、轉賬、結賬、出報表等一系列工作;對于大量重復出現的業務,系統可以按模式憑證自動生成記賬憑證。與手工會計相比,數據處理無論在準確性上還是在處理速度上都發生了很大的變化,會計信息的準確性和及時性和會計數據處理的集中化、自動化程度大大提高,賬務處理程序也趨于簡單。
2.改變財會人員的知識結構和工作職能。實行會計電算化,要求會計人員既要掌握會計專業知識,又要掌握相關的計算機知識、信息、管理知識等,同時會計組織體制發生了很大的變化:一方面會計工作的組織機構以會計數據的不同形態為主要依據,把會計工作分為專業組、數據收集組、數據處理組、系統維護組等;另一方面,這種新的組織機構也產生了新的崗位設置和新的人員分工, 不僅需要專業會計人員,還需要計算機專業人員,特別需要既懂會計又懂計算機及網絡知識的復合型人才。促進會計人員的知識結構向既博又專的方向發展,從而提高會計人員的素質。
3.將改革會計數據的修改技術與內部控制制度。這種內部控制的部分程序化,使控制對象由原來的對組織、文檔等進行控制擴展到對軟件、硬件、運行環境進行控制;控制方式從單純的手工控制轉化為組織控制、手工控制和程序控制相結合的全面內部控制,包括組織控制、系統使用權控制、輸入輸出正確性控制、操作過程控制等。
4.會計本質將重新定位。綜觀會計的發展史,人們對會計職能的認識和對會計本質的揭示,始終將會計定位于服務的工具,將會計工作定位于純粹的服務性的工作,是處于被動狀態的行為,這在信息處理技術落后的情況下是可以理解的,但在現代科技為會計革命準確備了足夠的技術支持的條件下則是不可原諒的,隨著會計電算化普及應用,會計作為控制系鉗體質將日益顯現出來,會計信息將從幕后走向前臺,因為會計信息不僅僅是客觀事實的真實反映,更重要的是它們能夠指導和控制人們的行為。
5.重新定義會計報表的。由于受人工信息處理能力的限制,手工會計報表往往局限于財務數據及其相關的說明,實現會計電算化后,會計信息從收集、加工處理到綜合利用都實現了電算化,從而為從濃度和廣度上擴展會計報告信息的內容提供了可能性。
6.更加重視信息。在各種信息高速,會計信息對發展和經濟效益提高起著越來越重要的作用。信息技術和會計電算化能將社會經濟活動的細枝末節精確地記錄、保存和傳播,會計信息的分類、提煉、再加工將成為極其重要的工作,因為人們需要的不是不分輕重緩急不斷涌現的信息垃圾,而是系統化、條理化、有針對性的信息精品,只有經過加工整理、分析的會計信息才能滿足這種需要。
二、會計電算化發展的途徑
會計電算化怎樣才能適應會計改革的要求,為國民經濟的發展,對經濟過程的監控起到良好的推動作用呢,筆者認為可有以下幾種途徑:
1.加強會計電算化本文來源:文秘站 人才培訓。會計電算化人才缺乏,是制約我國會計電算化事業的要害環節。要大力培訓會計電算化人才。目前,要立足于在職會計人員的會計電算化培訓。培訓可分為操作人員、系統維護人員、秩序設計和系統設計人員等層次進行,從培訓抓起,逐步提高。
2.加強會計核算軟件治理。會計核算軟件是會計電算化工作的基本環節。我們加強對會計核算軟件開發、應用、推廣、服務等環節的治理,推動會計開發研制的規范化、專業化、商品化,促進會計軟件質量的不斷提高。要推動會計軟件的社會化,進一步引導會計軟件市場的健康發展。
3.加強會計電算化治理制度建設。建立健全會計電算化治理制度,是會計電算化發展的重要保證。各級財務部門要加強會計電算化治理制度建設,對商品化會計核算軟件的基本功能、會計核算軟件開發的基本程序、實行會計電算化后基層單位開展會計電算化的基本要求、會計電算化知識培訓等一系列問題,應逐步規范會計電算化的治理工作,指導基層單位會計電算化工作的順利開展,逐步實現會計治理的法制化。
4.改革財會人員的知識結構和工作職能。實行會計電算化,要求會計人員既要把握會計專業知識,又要把握相關的計算機知識、網絡知識、信息治理知識等,因此,會計電算化將促進會計人員的知識結構向既博又專的方向發展,從而提高會計人員的素質。
5.改革會計數據的修改技術與內部控制制度。會計電算化后,手工條件下對賬薄記錄錯誤的劃線更正將不再適應。取而代之的是修改權限、修改標志、憑證沖銷等方法,對于經過審核、記賬,甚至結賬后發現的錯誤記錄,還可以利用電算化系統提供的反結賬取消審核等功能進行修正,這在手工條件下是不可想象的。而手工內部控制制度則一部分保留,一部分更正,還有一部分將轉化為計算機程序控制。
6.重新定義會計報表的內 容。由于受人工信息處理能力的限制,手工會計報表往往局限于財務數據及其相關的說明。實現會計電算化后,會計信息從收集、加工處理到綜合利用實現了電算化,從而為在深度和廣度上擴展會計報表信息的內容提供了可能性。
7.將建立定期報告和實時報告結合的財務報告制度。傳統的會計是按月、年編制的定期報告。這種報告在經濟生活較為穩定的情況下決策是有用的,信息使用者可以較準確地猜測企業下一年度甚至今后幾年的業績。但在以競爭為核心的知識經濟時代,產品壽命周期不斷縮短,創新不斷加速。因此,建立一套既能提供定期報告又提供適時信息的財務報告制度是非常必要的,會計電算化為此提供了技術上的支持。
【參考文獻】
信息化時代的到來,使得原有的財務管理方式越來越難適應現在的企業發展,因此,企業的會計工作一定要進行改革,企業在不斷的實踐中實現了會計電算化,會計電算化實現了會計核算工作的高效性、自動性以及準確性。電算化在應用的過程中得到了會計人員的歡迎,這樣也使得會計電算化的發展速度也是非??斓摹S嬎銠C的不斷應用,使得會計核算工作的準確性得到了提高,同時會計核算工作的可靠性也得到了提高。會計電算化在提高會計工作效率和工作水平上也是非常有幫助的,但是,會計電算化在快速的發展中也出現了很多的問題,這些問題的出現使得電算化的質量受到的影響,因此,一定要將出現的問題進行及時的解決。
1會計電算化實施中存在的問題
1.1原始數據在錄入中計算機對其準確性無法進行判斷
會計電算化是使用專用的會計軟件,利用計算機進行數據的輸入,計算機是在應用程序的控制下進行工作的,這樣然后對輸入完成的數據進行整理和加工,然后進行數據的存儲工作。在會計電算化中,所有的記賬、編制會計報表和財務分析工作都是在計算機程序中自動進行的。因此,在會計電算化中只要保證財務軟件是穩定運行的,在記賬方面就不會出現差錯。但是,要實現計算機對數據進行處理和分析就一定要將原始的數據輸入到計算機中,在輸入原始數據的時候出現錯誤,計算機是無法進行識別的,這樣就會導致以后的工作中都會出現錯誤,從而導致會計信息出現失真的情況。為了更好的保證會計信息的真實性和準確性,在進行原始數據輸入的時候一定要做到非常的認真。
1.2操作人員的權限設置不明確
會計電算化在進行操作的時候,對操作人員的權限一定要進行嚴格的設置,很多的會計軟件在操作的過程中都是有無痕化操作風險的,這樣就會使得一些人員在進行操作的時候出現錯誤的操作也很難發現。在傳統的會計系統中,對經濟業務的每個環節都是有相關的人員進行審核和簽章的,這種情況下,會計的信息都是以紙質的形式進行保存,對會計憑證和賬簿進行修改是可以從不同的筆跡進行責任的劃分的。但是在實行了電算化以后,傳統的手工記賬方式就被會計軟件取代了,憑證、賬簿和報表都是計算機自動完成的,在對計算機進行操作的時候,都會影響計算機輸出的結果,而且通過輸出的結果是很難對責任進行劃分的。為了更好的保證電算化的準確性,對不同的人員要授予不同的權限,這樣可以更好的明確責任,同時也可以更好的對會計電算化工作進行管理,在人員權限設置上可以更好的實現企業的內部控制,對每個操作人員的權限進行設定,這樣就可以更好的避免系統中的數據被篡改,同時也可以避免操作人員對使用的程序技能型數據庫的更改。
1.3會計檔案保管方面存在缺陷
現在,很多的企業都實現了會計電算化,很多的企業在進行會計資料保管的時候都是存在著一些問題的,很多的企業將計算機中的會計資料使用打印機打印出來,打印出來的資料在一段時間后就會出現字跡逐漸模糊的情況,這樣的資料在保管中根本就無法達到保存的期限,很多的企業都是采用這種做法對企業的會計檔案進行保管的,對計算機中的電子檔案不進行備份,這樣會導致檔案保存中出現不完整的情況?,F在對會計檔案進行保管,可以通過數據備份的方式來進行,這樣在保存時間上是非常久的。
1.4會計分工模式存在著問題
很多的企業在實行了會計電算化后,對會計人員的分工還是停留在原有的分工模式上,這樣就使得電算化工作中無法得到保證。在實行了電算化后,很多的財務部門沒有對實際的工作內容進行調整,這樣就使得電算化系統在實行中,系統的維護和管理工作也是需要會計人員來進行擔任的,這樣對電算化的發展是非常不利的,會計人員在工作中可能會出現舞弊的情況。
2解決會計電算化實施中存在問題的措施和辦法
2.1制定嚴格的內控制度
嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證內部控制制度目的是使處理同一筆經濟業務的人員之間既要相互聯系,又要相互制約。同時,嚴格的內控制度有助于防止違法行為的發生。在實際操作中,人們對于人員職責分工,數據備份和保管,軟硬件使用和維護等方面的重要性往往認識不足。因此,強化內控管理,提高會計電算化的科學管理水平是解決電算化實施中存在問題的重要途徑。加強程序操作控制,避免錯誤信息的輸入。為了保證信息處理質量,減少產生差錯和事故的概率,應采用制定上機守則與操作規程的辦法,這是操作控制制度化的具體體現,上機守則主要是對電腦機房內工作所作的一般性規定。加強系統安全控制,限定會計人員的操作權限。這項控制是為了保證計算機系統的運行安全,避免由于外部環境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患,防止未經授權的人員擅自動用系統的各種資源,以保證各項資源的正確性、完整性。隨著網絡技術的快速發展,企業應加強網絡安全的控制,設置網絡安全性指標,包括數據保密、訪問控制和身份識別等,并且針對企業的特定狀況。通過設置防火墻、監控系統來保護計算機軟、硬件設備的正常運行。
2.2調整原有的會計人員分工模式
由于會計電算化知識與功能的相對集中,我們必須制定相應的組織和管理模式,明確崗位間職責分工,加強組織控制。即在系統中的各類人員之問進行分工,并以相應的管理規章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠,減少發生錯誤和舞弊的可能性。
2.3運用先進的信息網絡平臺,實現資源共享
隨著信息化時代的到來,基礎數據得不到共享是制約企業發展的一個瓶頸。有的企業財務科使用不同開發商研發的計算機軟件,造成結算數據無法直接匯集到財務部門。因此,我們應該在計算機軟件上達到統一,不僅僅是財務部門內部的統一,而應該是在全企業的范圍內統一使用企業信息系統,使企業內部各個部門的信息都匯集在一個網絡之上,這樣,使用者就可以通過登錄計算機網絡查閱相關數據資源。同時,軟件還應預留出數據接口,便于基礎數據的導入、導出,真正實現基礎數據的資源共享。
2.4提高自身水平,選好軟件供應商
電算化軟件售后服務質量差有兩方面的原因。電算化軟件使用者的計算機水平不高,許多非軟件方面的問題,如計算機的基本操作知識都需要向軟件開發公司咨詢,導致軟件開發公司進行解釋時的態度不好,甚至不予理睬。計算機軟件開發公司的水平參差不齊,開發出的軟件質量高低不等。
3結束語
隨著社會科技的不斷發展,電子計算機技術逐漸被應用到傳統的會計工作中,形成了一種新的會計分支,即會計電算化。會計電算化的應用在很大程度上提高了會計的工作效率,促使會計更加適應當前信息時代下的財務管理。會計電算化是以計算機為主要載體,很多會計信息資料都被保存在計算機中,并通過網絡來實現信息交流與傳遞。然而由于計算機技術與網絡技術自身的缺陷,給電算化會計檔案的管理形成了一定的不安全因素影響,如硬件損壞檔案丟失,或者黑客侵入盜取資料等等。為此,加強電算化會計檔案的管理成為一件迫在眉睫的工作。以下筆者就通過自身工作體會,來對電算化會計檔案的安全管理問題進行思考與探討。
一、電算化會計檔案安全管理的特點
與普通紙質會計檔案相比,電算化會計檔案的管理要更加復雜。這不僅表現在要將所有的會計信息錄入計算機中進行整理歸類,更重要的是要將這些檔案的安全管理工作做到位。具體來講,電算化會計檔案的安全管理存在以下特點:
1.保存的內容種類較多
自我國于1999年開始采用電算化會計檔案管理時起,國家就頒布了相關的法規條例,要求在使用計算機進行會計資料檔案的管理時,除了要在計算機上做好數據保存存儲之外,還需要將某些必要的資料進行打印,以紙質的形式保存備份,以確保會計信息資料的安全。也就是說,在電算化會計檔案的管理中,是需要以電子檔案與紙質檔案共同保管的方式來存儲檔案,這種雙重的會計檔案保管形式雖然增大了會計檔案管理的安全性與可靠性,但在一定程度上增大了管理難度,保存的內容種類較多,包括紙質形式、計算機硬盤形式、光盤形式等硬件,還包括相關數據或財務軟件系統等軟件。
2.表現形式較為特殊
這主要體現在電算化會計檔案管理是需要借助計算機來實現的,這就與傳統的紙質會計檔案管理有著很大的不同。即紙質的會計檔案能夠直接從紙質文件上查看出來,具有很強的直觀性,可以直接查看會計信息資料而無須借助其他的技術方法或硬件設施。但這種傳統的會計紙質檔案保存的信息量較小,且會占用大量的空間,不利于數據的快速查找。而電算化會計的檔案管理則很好的避免了這一問題,其是通過計算機硬件與軟件的相互作用來實現高效的會計信息檔案管理,不但能夠保存大量的信息資料,且易于管理查找,便于管理。不過需要注意的是由于其表現形式較為特殊,對計算機有很大的依賴性,這就為電算化會計檔案管理與保存帶來了一定風險,即若計算機出現故障或問題,極易使計算機內的數據讀不出來,造成會計信息丟失。
3.保管條件較高
電算化會計檔案存儲介質十分精密,電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失。另外,由于電算化會計檔案集中存儲在計算機硬盤、光盤和磁性等存儲介質中,如果未安全保存,電子數據會非常容易被修改,很難判斷其原始性,需要提高安全保管意識和做好保密措施。電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案因其信息的數字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享;但電算化會計檔案具有易破壞,難留痕跡的特點,加大了會計檔案被篡改、破壞的風險。
4.時間長,版本多
隨著會計電算化程度的深入和使用使用時間的推移,不同財務軟件和版本越來越多,需要各個單位的財務部門結合工作實際,精心組織,科學規劃,選擇合適的財務軟件,保證財務軟件工作前后銜接一致和會計檔案的科學管理。
二、當前電算化會計檔案管理工作中存在的安全問題
就目前我國的電算化會計檔案管理現狀來看,管理工作中還存在著很多問題,如管理制度不夠健全、管理人員業務素質不高、對電子檔案不夠重視、計算機系統與網絡系統的安全度不高等等。這些管理問題在一定程度上對電子檔案的安全管理造成了影響,尤其是計算機系統與網絡系統的安全管理問題,更是直接導致了電子會計檔案管理的安全性較低的主要原因。
1.電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化,對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度;沒有對會計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規定;也沒有采取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環境等。
2.檔案管理人員的業務素質不全面。目前很多企業中的檔案管理人員的素質缺少檔案管理應有的專業知識和計算機應用知識,造成電算化檔案管理工作整體水平不高,制約著電算化會計檔案管理工作的順利發展。
3.計算機系統及網絡安全管理問題。計算機技術雖然具備較強的計算機能力與存儲能力,但同時計算機的基本性能也給信息的安全存儲帶來一定影響。這是因為計算機系統中的會計資料、信息數據極易受到人為的篡改,計算機軟件也常常會出現問題導致會計信息丟失,并且很容易被人通過復制等手段盜取信息資料而不留下痕跡,這些都為電算化會計檔案的安全管理造成很大難題。再加上網絡技術的廣泛發展,使得一些黑客很容易侵入電子檔案管理內部竊取、篡改信息數據,或者泄露會計信息,或者利用病毒使計算機癱瘓,導致會計信息數據完全丟失,這也是電子會計檔案管理的主要安全問題。另外,電算化會計檔案信息的存儲質量還與其所在的載體質量、保存環境有著很大關聯。
三、提高電算化會計檔案管理安全的措施建議
為了能夠進一步提高電算化會計檔案管理的安全性,就必須要加強管理,增大對計算機硬件設備與軟件技術應用的投入力度,不斷深化改革,促使電算化會計檔案管理工作制度更加完善,建立相應的檔案歸檔制度、保管制度、定期備份與維護制度以及分權限調用制度等等。并加強對電算化會計檔案管理人員的培訓力度,提高其工作能力與職業道德素養,做好內部人員管理。但最重要的,還是要做好信息技術上的檔案管理工作,在此筆者提出一些安全管理建議,具體如下所示:
1.定期拷貝整理系統中的會計數據。在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統中的所有會計數據拷貝存儲到磁性介質或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好并記錄以下內容:檔案形成的時間,會計數據的內容及備份,以使計算機硬件系統在損壞后,能夠在最短的時間內,在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
2.加強網絡安全管理。建立預防病毒和黑客的安全措施,加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作,切實有效地保障計算機硬件與軟件系統的安全。
3.做好電算化會計系統的保密工作。針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點,從計算機程序方面考慮,應設置包括輸入、輸出控制,將源程序與數據加密,設置密碼口令,設置恢復功能、各種操作紀錄等控制功能,在源頭上防范問題的產生。
4.保證存儲介質的存放環境良好。根據會計電算化檔案信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應注意雙份數據的備份,注明形成檔案的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點。注意防潮、防熱、防塵、防磁,對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查復制,防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。
5.電算化會計檔案要限制利用方式,確保其使用安全。在不能確保安全時要加以限制。電算化會計檔案特點使其在利用活動中的保密與安全問題不好控制。因此要采取更為嚴密的安全措施,避免由于安全問題帶來不可挽回的損失。
四、結束語
關鍵詞:傳統手工會計區別聯系影響
電子計算機技術應用于會計工作,實現會計數據處理的電子計算機,被人們通稱為會計電算化。會計電算化也被稱為財務電算化、電算化會計或電腦會計。會計電算化可以通過電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的全過程,它是一門容電子計算機科學、管理科學、信息科學和會計科學為一體的邊緣科學。
一、會計電算化同傳統手工會計的聯系與區別
1.主要聯系
(1)系統目標一致。兩者都對企業的經濟業務進行記錄和核算,最終目標都是為了加強經營管理,提供會計信息,參與經營決策,提高企業經濟效益。
(2)采用的基本會計理論與方法一致。兩系統都要遵循基本的會計理論和方法,都采用復式記賬原理。
(3)都要遵守會計和財務制度,以及國家的各項財經法紀,嚴格貫徹執行會計法規,從措施、技術、制度上堵塞各種可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。
(4)系統的基本功能相同。任何一個信息要達到系統目標,都應具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項功能。
(5)都要保存會計檔案。作為會計信息系統的輸出,會計信息檔案必須妥善保存,以便查詢。
(6)編制會計報表的要求相同。兩系統都要編制會計報表,并且都必須按國家要求編制企業外部報表。
2.主要差異比較
(1)系統初始化設置工作有差異。手工會計的初始化工作包括建立會計科目,開設總賬,登錄余額等;會計電算化的初始化設置工作則較為復雜,且帶有一定的難度,其內容主要有會計系統的安裝,賬套的設置,網絡用戶的權限設置,操作員及權限的設置,軟件運行環境的設置,科目級別與位長的設置,會計科目及其代碼的建立,最明細科目初始余額的輸入,憑證類型設置,自動轉賬分錄定義,會計報表名稱、格式、數據來源公式的定義等。
(2)科目的設置和使用上存在差異。在手工會計中,由于手工核算的限制,將賬戶分設為總賬和明細賬,明細賬大多僅設到三級賬戶,此外,再開設輔助賬戶以滿足管理核算上的需要;科目的設置和使用一般都僅為中文科目。而在會計電算化中,計算機可以處理各種復雜的工作,科目的級數和位長設置因不同的軟件而異,有的財務軟件將科目的級崐數可設置到6級以上,完全滿足了會計明細核算方面的需要;科目的設置上除設置中文科目外,仍應設置與中文科目一一對應的科目代碼,使用科目時,計算機只要求用戶輸入某一科目代碼,而不要求輸入該中文科目,但在顯示打印時,一般都將中文科目和與之對應的科目代崐碼同時顯示。
(3)賬務處理程序上存在差異。手工會計根據企業的生產規模、經營方式和管理形式的不同,采用不同的會計核算形式,常用的賬務處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等,對業務數據采用了分散收集、分散處理、重復登記的操作方法,通過多人員、多環節進行內部牽制和相互核對,目的是為了簡化會計核算的手續,以減少舞弊和差錯。而在會計電算化中,一般要根據文件的設置來確定,常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式,在一個計算機會計系統中,通常只采用其中一種核算形式,對數據進行集中收集、統一處理、數據共享的操作方法。
(4)賬簿格式存在差異。在手工會計中,賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種,并且對現金日記賬、銀行存款日記賬和總賬必須采用訂本式賬簿。而在計算機會計系統中,由于受到打印機的條件限制,不太可能打印出訂本式賬簿,因此根據《會計電算化工作規范》規定,所有的賬頁均可按活頁式打印后裝訂成冊;總賬賬頁的格式有傳統三欄借貸式總賬和科目匯總式總賬,后者可代替前者;明細賬的格式可有三欄式、多欄式和數量金額式等。
二、結語
我們今天所處的時代已經步入了信息化快速發展的社會,經濟的國際化競爭要求企業管理現代化,企業管理現代化的關鍵是管理手段的現代化,而我國企業當前財務信息失真、財務資金管理失控成為突出的問題。而現代信息技術是發展為企業實行集中統一的財務管理創造了必要條件。
大力推進會計電算化的進程,可以加強企業內部財務管理與資金監控,從而提高資金使用效率和降低資金風險,并且還可以推動其他各項管理。特別是計算機軟件技術的快速更新和網絡技術的普及與發展,更對我國會計電算化提出更新更高的要求。我國企業和會計軟件商家應聯合起來,消除一切影響會計電算化發展的不利因素,推進我國的會計電算化向更深層次發展。
參考文獻:
[1]薛云奎:《手工會計的技術特征及其對電算化會計的局限》,載.《會計研究》,1997年第11期
[2]李守明:《試析企業財務決策支持系統》.載《武漢大學學報》,1997年第5期
(一)企業會計內部控制制度不完善
1、一些企業因為利益的驅使,存在著重視經營而忽視管理的現象,其自我約束機制尚未建立,內部控制的組織網絡不健全,導致會計內部控制失去原有的作用。
2、偏重事后控制目前我國企業的會計內部控制大部分都是以補救為主的事后控制,致使企業內部控制成本超出預算范圍,而且不見成效,從而失去其應有的效力。
3、資源控制失調重視錢財等有形資源的控制,對人員素質、信息等無形資源的控制重視程度明顯較輕?,F在仍有些企業存在重財輕物的現象,最終致使企業損失相當嚴重。
(二)企業內部控制環境需要凈化
企業會計內部控制需要良好的環境才能高效運行,需要科學的法人經營機制作為經營管理的基礎。當前,根據所了解的情況開看,我國許多企業中經常出現經營權和法人所有權剝離的現象,這種現象是許多企業經營管理不善的主要原因。所以必須要保障好債權人的合法權益,保障企業所有權和經營權,這樣才能進一步加強內部財務控制。
(三)企業會計信息化程度落后
放眼世界,許多優秀的企業尤其是大型跨國企業在會計內部控制方面已經逐步完善,尤其是近年來在網絡信息技術發展的大前提之下,會計方面也開始逐步走向信息化。但是我國目前企業會計管理的信息化水平并不高,甚至還有許多中小企業在激烈的市場競爭中完全忽視。
(四)執行與監督、檢查不力
考核、獎罰力度不夠當前,有很大一部分企業的會計內部控制的執行、檢查,流于表面形式。雖然有一部分企業有設置一下獎懲制度,但是去制度在設計上完全沒有科學性可言,并且沒有把它制度化。另外,控制制度執行力度也沒有相應的賞罰制度相配合,再加上監督檢查不到位,所以使員工執行內部會計控制制度的自覺性和警覺性降低。據有關部門調查了解發現,我國企業在會計內部控制上還普遍存在著企業會計監督不力,財務控制存在漏洞,會計人員素質不高等問題,最為嚴重的就是假賬泛濫、信息失真、秩序混亂等。
二、優化企業會計內部控制
(一)完善企業會計內部控制制度
1、制定制度制定內部會計控制制度應當遵循以下原則:合法性原則、適應性原則、規范性原則以及科學性原則。
2、貫徹實施制度在貫徹實施企業會計內部控制上,要做到三點:第一,嚴格把關,定期或不定期進行檢查;第二,會計機構、會計人員認真履行會計監督職能作用,確保內部會計控制制度發揮應有的作用;第三,企業內部各部門大力支持,模范地遵守企業制定的會計內部控制制度。
3、檢查制度執行情況會計內部控制制度執行情況的檢查,一般是由企業內部審計機構或者說內部審計人員參與進行,也可以由相關的監察委員會進行監督檢查。檢查主要從以下幾個方面展開:一是落實政策和程序的貫徹實施;二是是否按照相關制度行事;三是是否合理有效利用資源;四是是否符合企業發展的目標。
4、完善制度會計內部控制制度要根據企業的經營環境、業務性質的改變而不斷加以修訂完善,這樣才能夠切實解決企業當下財務管理工作的現實問題。修訂完善內部會計控制制度應當遵循及時性原則、適應性原則以及效益性原則。
(二)提高會計從業人員的素質
企業內部控制的中心是會計控制,而承擔內控職責的主要是會計人員。其會計人員要完成好內部控制工作,就應該對現有的知識進行不斷更新,提高實際操作能力。關于提高會計從業人員的素質問題,可以從以下兩點來進行:
1、建立會計人員管理體制逐步建立起企業所有者獨立管理為主、政府監督和行業自律相配合的會計人員管理體制。
2、要加強會計人員培訓,提高會計人員的整體素質首先,加強會計理論知識教育,引進較先進會計培訓方法,培養企業適用性人才;其次,對會計人員現有的知識進行不斷補充和更新,尤其是投資、金融、市場、營銷、法律、材料、信息、機械、生產等方面的知識,從而拓寬其業務知識與技能;三是要增強會計人員職業道德,杜絕“做假賬”現象的發生;最后是對相關會計人員的選拔任用機制要實行委派制,可以把會計人員放到市場競爭的氛圍中去,這將激勵會計人員更加勤奮地鉆研業務,依法履行自身的職責。
(三)建立良好的信息溝通系統
實現控制電算化對會計核算工作進行有效監督:第一,應確保會計核算內容的完整性與會計科目的合理性,使會計信息處理過程符合會計行為準則等相關法規制度,并確保會計資料的真實性,使國有資產及物品折舊處理等情況有明確記錄,同時對財務活動中資金的收支流動情況、資金所有者的權益及負債情況等情況進行詳細記錄。第二,可將會計核算工作與先進的網絡通訊技術、信息交流技術等相結合,加速推進會計電算化改革,在應用會計電算化等技術進行會計核算時,若出現需進行數據化處理的會計信息或相關經濟活動等,應在征求有關部門負責人的同意后方可進行。
三、結束語