時間：2022-05-21 19:47:08
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造成城建檔案質量問題的原因
城建檔案是以某個建設項目或一個單位工程為獨立對象，是每個項目或單位工程建設活動中產生的文件材料，其中包括工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收等部分，每個部分又包括多個歸檔文件，少則四五項，多則二十幾項。如工程檔案C類施工文件的內容由八部分組成：C1管理資料；C2土建工程施工文件（也可稱建筑與結構工程施工文件）；C3給排水、消防、采暖、燃氣工程施工文件；C4通風空調工程施工文件；C5電氣工程施工文件（含消防電）；C6電梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每個部分又由具體的文件圖表組成。數量大，使得城建檔案的整理工作量極大。由于成本相對較高，這類檔案又不可能完全使用標準的檔案用紙。另外，建設工程是一項特殊的生產，建筑實體龐大且固定，工程環節多，涉及面廣，因而檔案會有相對較長的形成周期。所以在漫長的形成周期內，對于紙質檔案如不嚴加保護，高質量的建設工程檔案是難以保證的。
施工、監理部門“只看工程，忽視檔案”的工作方式也為城建檔案質量問題埋下了隱患。有些施工、監理公司沒有專業的建設工程檔案技術人員進行管理，公司為節省開支，選擇技術員作為兼職檔案員負責檔案工作，不僅工作量大，而且不夠專業。加之，檔案的形成階段主要在施工、監理部門，這些單位或部門如果不注意檔案保管，沒有科學地填制相關表格文件，那么形成的檔案往往不符合國家統一標準，不利于城建檔案館（室）的長期或永久保存。
現今各地城建檔案館（室）都相繼成立，由于組建工作剛起步，專職人員較少，多為科技檔案或是質量監督站人員兼職管理，專業人才太少，不利于城建檔案管理工作向專業化方向發展。另外，在檔案員報送檔案時，由于檔案數量較多，而城建檔案工作人員較少，在具體核查時，存在一定的工作缺陷，檔案員的疏忽可能造成檔案缺項、順序顛倒，加之城建檔案工作人員數量少、檔案內容太多，有些問題在接收檔案時并未及時發現，整理時才會暴露問題，但此時的報送手續已完畢，無從追補。
提高城建檔案質量的對策
基于上述影響城建檔案質量的三點原因，筆者認為提高城建檔案的質量應從以下三個方面著手解決。社會檔案意識是指人們對檔案的認識水平以及社會上對檔案的普遍認識程度。這種意識越增強，對檔案的利用需求就越大，檔案的實現價值就越高，對于社會的服務能力就會增強。所以，一定要培養社會城建檔案意識，引導社會各種力量重視城建檔案的收集和利用。另外，要加強宣傳，提高人們對城建檔案重要性的認識。城建檔案來源于城市建設工程，記錄的是建筑活動中的元數據，不僅有助于對建筑物監督考核，更為日后的建設決策提供科學的依據。各級政府部門要重視起城建檔案的管理和利用，檔案管理人員要從自身開始重視城建檔案的整理和保管，努力提高專業素質和職業道德修養，要將宣傳工作落到實處，提高全民的社會城建檔案意識。
建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義,那就是在工程建設過程中,有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的,也就是隱蔽工程。對這一部分,在工程竣工后我們是看不到的,也難以檢測得到,我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價,工程檔案在此的作用就是無可替代了。
在前面我們已經論述過建設工程檔案是建設工程的有機組成部分,從現代管理科學的角度來看,建設工程檔案的質量也是建設工程質量的重要構成部分。工程檔案質量好,反映工程管理規范,反映工程管理人員素質高,反映工程質量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動看出。凡是有意參評的項目,對建設工程檔案管理都是非常重視的,都非常重視檔案的真實性、完整性,包括施工現場拍照、錄像等方面都是非常重視的,對檔案的編制就更加認真細致、精益求精了。
4工程檔案管理是工程質量控制的關鍵環節
建設工程檔案是一個靜態的概念,而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說,這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究,我們會發現,工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為,實際上是工程項目管理的一部分。更進一步,我們從工程質量控制的角度出發,工程檔案管理占有關鍵的一席之地。
建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制,控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看,建設工程資料員是建設工程中不可缺少的技術人員,要經過專門培訓后持證上崗,而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看,所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證材料的主體;從“機械”的因素來看,機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容;從“方法”的因素來看,對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志;從“環境”的因素來看,我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像,反映場地環境的變化;上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內,所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略,建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指:施工員、監理員、材料員、安全員、造價員,一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織,沒有納入建設職業培訓范疇,也沒有發國家認可的證書。近幾年,隨著建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識日益提高,有的城市實現了建設工程資料員經常性培訓,還將《資料員合格證》上網,便于查詢和核對,并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作,才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案;有的城市,如上海、重慶等已經將資料員納入了“五大員”培訓,長沙市2008年也正式將資料員培訓納入建設職業培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環節已得到越來越多的重視。
2000年頒布的國務院第279號令《建設工程質量管理條例》,首次從國家法規的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質量控制體系,對建設工程檔案的內容、質量要求、報送移交和法律責任進行了強制性規定,是目前推動我國城建檔案工作發展最重要的一部法規。建設工程檔案管理的要求已經從微觀提升到了宏觀,從基層技術實踐提升到了國家法規意志,這是對建設工程檔案管理在工程質量控制體系中重要作用最有力的證明。
5工程檔案管理是提高工程質量的重要手段
首先，完善檔案編制的相關制度。目前在工程檔案的編制過程中，存在著一定的問題，而這些問題歸根結底的原因在于制度方面的不完善，難以做到依法管理、依規編制。因而有必要在制度完善方面下功夫，這需要做好如下幾點工作。一是對于編制程序與管理程序進行強化。建設單位在整個建設工程招投標、合同簽訂等的過程中，應當在標書與合同中添加關于工程檔案方面的內容與要求。二是構建檔案的臨時檢查規范。這種制度體系應當由工程建設的主管部門進行領導，進而將檔案編制部門、城建檔案管理部門等的工作融合進來，對于整個施工過程中的檔案編制情況進行定期的檢查，從而及早發現問題所在，并加以改進。三是配備必要的工程檔案編制與管理體系。不管是建設單位或是施工單位、管理單位，都應當設置專兼職人員崗位，進行定期的溝通與合作，并向城建檔案管理部門取得聯系，確保落實好檔案編制過程中的各項工作。其次，完善檔案編制的責任體系。建設、施工單位及各參建單位應依照法律法規相關規定，自覺履行建立和完善建設工程檔案的職責。建設與施工單位對工程檔案的重視程度，是建設工程檔案歸檔是否完整、準確的關鍵因素。建設單位要做好工程前期文件材料的收集，并督促施工單位按期完成竣工檔案及竣工圖的收集與整理。施工單位要在布置施工任務的同時，安排布置工程竣工文件的收集與編制工作，確?？⒐の募男纬膳c施工進度同步，工程驗收交接與建設工程檔案同步交接。對于設計修改較多的建設工程，施工單位應及時做好竣工圖的修訂編制工作。
（二）強化組織宣傳工作
一是在工程檔案編制中加強倡導職能分析。工程檔案的編制決策主要是以檔案編制者職能為出發點，因此了解檔案來源的職能內容與性質成為非常重要的工作，這也即在現行以內容為主、職能為輔的編制方式中，職能分析成為形成檔案編制和保存決策的基礎，因此檔案部門應加強倡導職能分析的作用與功能，讓檔案編制人員了解其對檔案編制與保存的重要性。其次，在實際的檔案編制過程中，應當根據工程內容進行分類，并根據工程不同工作的特征來進行分類編制。在這種背景下，工程檔案編制過程中，有必要在編制規范中明確工程內容的類別，從而以指導具體編制工作的有針對性。二是強化檔案編制部門的主動權。在檔案的形成過程中，檔案部門扮演重要的角色。除行政程序上的限制外，檔案部門的心理因素會影響編制工作的進行?；緛砜矗瑱n案部門通常會認為自身對具體的施工業務知識與能力有所欠缺，因此無法在檔案編制的內容上扮演積極的功能。此外，檔案部門也會傾向于將自己定位為只是一個檔案保存單位，只要確實保管好業務單位所需的檔案即可。再加上檔案部門也普遍認為工程管理人員并不重視他們，在工程組織內部的地位低微，更使得檔案人員認為檔案部門的角色與功能都不如具體的施工單位重要。盡管外在因素能夠限制檔案部門的角色與功能，但檔案人員也需要不斷突破自己的心理因素，積極加強本身在工程檔案編制內容方面的知識與技能外，還應加強與業務單位人員的合作，多加培養對工程業務專業性的了解，讓自己具備更多的專業知識與技能，爭取在檔案編制內容方面的主動權，這也可以使其在工程組織內部扮演更積極的角色。
（三）提升檔案部門人員的業務水平
一是協助工程檔案人員建立工程內部的職能輪廓。除強調和倡導職能分析的重要性，改變編制標準重點外，檔案部門還應制訂相關的分析方法或策略，積極協助各施工團體進行本身的職能分析工作，并進而將這一工作與檔案編制工作相結合。此外，檔案部門還可扮演協調的角色，借助協助各施工單位建立職能輪廓，從宏觀或全面的角度提供可能的全面保存建議，讓各施工單位除從本身的角度思考檔案的編制之外，還應從企業整體的立場著眼，決定其檔案編制的優先級。二是推廣檔案專業培訓與教育。普遍說來，工程檔案人員的檔案編制意識薄弱，并且對工程價值的內涵、形成過程與應用等方面的了解有限，使得他們在工程檔案的編制決策上無法扮演更積極的角色。因此，加強工程檔案編制人員的相關知識與技能，使之認識到檔案編制與管理工作不僅是為工程提供施工上的參考，更要為日后的相思施工奠定良好的基礎。為此，建議檔案管理部門定期開辦相關課程，提供工程檔案人員更多進修的機會，來強化他們的專業知識與技能。此外，也建議檔案管理部門與大專院校相關科系合作，通過設置學科的方式，在正式教育機構當中培育更多的工程檔案編制專業人員。
（四）充分應用信息化技術
在檔案編制過程中，信息化技術的應用的突出體現是充分應用數字技術來對資料進行收集、分類、編碼、儲藏等工作。這種數字技術的應用能夠有效的提升檔案編制的效率。當然，在使用過程中，也應當注重如下兩個方面的問題：一是數字技術應用的安全性問題，必須做好防火墻技術，避免檔案信息資料的外泄；二是提升員工信息化技術的水平，從而能夠確保各種較為先進的技術得到有效的利用。
（五）結語
測試新技術和新設備的普遍應用是當前我國測繪行業的一個發展趨勢，也正是因為這樣的發展趨勢，帶動我國測繪行業在工作成果與作業方式方面發生了天翻地覆的變化，所以，帶動了測繪相關的工程檔案工作巨大的改變。
1.測繪工程檔案材料由紙質材料向電子文件轉化。
2.信息技術發展使檔案集成化程度提高，節省了大量實際空間。
3.由于測繪工程檔案在利用率非常高，它的利用由人工檢索使用轉變為計算機網絡服務，速度更快，效率也更高。
二、測繪工程檔案管理的基本流程
從測繪工程檔案等級到測繪工程檔案的歸檔完成，要通過“任務受理→外業作業→內業處理→多重質量監控→工程歸檔（案卷整理）→檔案質量控制→檔案資源建庫→更新基本地形圖數據庫→檔案利用”等相當復雜的過程。其實際操作過程大致如下：
1“.工程項目管理信息系統”在操作部門進行應用，并將其應用到初始登記等方面，項目管理流程中需添加資料登記部分。
2.外業和內業的采集處理都交由操作部門進行，并且要形成電子文件以及相關的紙質文件。經過嚴格的多重檢驗后，通過審核后方可提供給用戶，此外，還需要將原始記錄添加到檔案中。
3.檔案部門對于文件的接收屬于檔案管理流程的以部門，并且檔案部門需要針對自己所接收到的紙質和電子文件進行深入審核。
4.按照一定的標準，采用傳統的方法和流程進行歸檔。
5.按照測繪工程檔案制作要求，整理電子文件，將其歸入信息系統。
6.不同的信息元數據的權限不同，所以需要針對不同的權限通過“工程項目管理系統”對工程信息、案卷目錄元數據以及管理信息元數據等數據進行完善。
三、測繪工程檔案質量控制要點
業務水平以及工作經驗等因素都在造成檔案質量存在差異的原因，在深入分析測繪工程檔案的產生和流轉的過程之后，明確控制測繪工程檔案的質量的方法：
（一）控制點一——完整性和準確性
對檔案完整性和準確性的要求有:
1.紙質材料和電子文件的完整性，保證無缺漏。
2.歸檔時需要填寫的內容必須要完整和正確。
3.紙質案卷的內容是否完整，頁碼排序是否正確，與之對應的檔案目錄和備考表是不是很齊全，是否責任人的手工簽署合規和完備。部分檢查可以用信息系統，并將檢查記錄登記完整。
（二）控制點二——一致性
雙套制是我國測繪工程檔案當前實施的制度，經常有同檔案的紙質版和電子版的材料不一致，所以針對這一問題，可以通過如下方式進行解決：
1.工程信息與測繪工程的電子文件名要一致。
2.測繪工程的入庫文件表與歸檔文件的一致性。
3.同一測繪工程的紙質資料與電子文件必須完全相同。部分檢查可以使用軟件自動運行，并記錄檢查結果。
（三）控制點三——屬性規范性
電子檔案中需要錄入非常多的屬性信息，必須對屬性信息加以考核:
1.同一記錄重復出現，則必須刪除多余記錄。
2.著重關注必須填寫的地方。
3.日期或者總頁碼之類的格式錯誤、圖件張數，電子文件字體格式錯誤等。
4.邏輯性錯誤，例如工程的開始日期比結束日期還晚，結束日期比歸檔日期還晚。
5.與檔案號以及任務號相關的年度、類別以及流水號等關聯的屬性不相同，可以借助質量軟件進行檢查，并且對檢查結果進行備案。
（四）控制點四——時效性
對工作人員進行時效的規定，逾期未完成的一定要登記和對上級進行報告。操作部門所移交檔案和工作人員管理檔案的時效性都需要進行考核。
（五）控制點五——責任簽署的規范性
紙質文件上的簽署一般具有法律效力，因此簽署的正確性非常重要，主要包括簽署的格式是否正確，簽署的日期是否正確，以及各類相關人員的簽署是否齊全、位置是否正確等等。
四、總結
在城市發展建設的過程中，歷史文化保護與城市發展更新始終是一對矛盾，如何處理好這個矛盾，使城市發展建設與歷史文化保護和諧共存，已成為當前城市建設的一個非常重要的課題。許多城市因為發展而夫去個性，因為發展而失去歷史。以科學發展的態度和創新的方法去對待那些流傳至今被城市發展淹沒的歷史，挖掘城建檔案的歷史文化價值，豐富城市文化，是當前城建領域迫切需要解決的問題。檔案是歷史文化的積累沉淀，是文化傳播的重要媒介，是一種重要的文化財富。承載著城市建設歷史與發展的重要信息的城建檔案應與城市的發展脈絡、人文環境和諧統一地詮釋城市文化。深厚的歷史文化積淀更是檔案館走向社會、走進公眾的材質媒介，為公眾提供良好的公共文化服務，這是檔案館創新發展的出發點和落腳點。檔案機構應如何擔負起文化遺產的保護和公共利用，已成為國際檔案界共同關注的話題。因此，城建檔案與城市文化內在關系的揭示，可為城建檔案事業提供全新的發展視角。城建檔案是城市歷史文化遺產的一部分，城市歷史文化遺產是城市文脈的延續，是城市個性的體現，也是城市可持續發展的重要資源。保護城市歷史文化遺產，是一種對于城市生命的尊重和對于城市本質的認同。城建檔案是人類社會通過有意識的創造性勞動，逐步積累和保存下來的物質和精神財富，城建檔案是城市的記憶，城市在記憶中成長，城市失去了記憶，失去了歷史，也就失去了自己獨有的面貌。因此保護好城建檔案，挖掘城建檔案的歷史文化價值，豐富城市記憶，不僅能使城市得以展示自身的獨特文化，延續城市的文化血脈，而且可以營造一種充滿歷史感的生態氛圍。然而，人們對城市文化的需求，往往會滯后于對生活的、生態的需求。在開始舊城改造之際，人們的注意力都集中在改善人們的居住環境和生態環境上。
當原本車馬擁擠，街巷狹窄扭曲的老街小巷成為綠樹成蔭、店鋪林立的通衢大道……人們的住宅寬敞了，人均綠地增加了，出行道路通暢了。驀然回首，在人居環境得到明顯改善的同時，卻失去了，破壞了一些很重要的東西——原本屬于一個城市本應具備的歷史文化特征。歷史跟人們開了一個不大不小的玩笑，當人們開始重新審視城市歷史文化積淀重要性的時候，在城建檔案館的館藏資料中，看到的大多是新建的住宅小區、新建的道路和橋梁以及地下管線等資料，卻缺少了與這座城市歷史文化特征相關的資料。清王朝咸豐皇帝的軍機大臣肅順在承德的府邸。歲月流逝，其已在城市的改造建設中蕩然無存。歷史文化名城承德除了避暑山莊和外八廟等世界文化遺產之外，還有很多類似肅順府的歷史建筑，比如和珅府、常王府、佟王府、熱河都統府等等。這些歷史遺留的建筑在城市改造時沒有得到很好的保護而得以留存下來，不能不說是個遺憾。熱河文廟始建于清（1776-1780年），與其他寺廟共同構成環避暑山莊的皇家寺廟群。熱河文廟位于避暑山莊西南部宮墻外，占地16700平方米，規模僅次于曲阜孔廟、北京孔廟。歷經歲月的滄桑，保存至今的熱河文廟建筑有尊經閣、東廡、西廡、明倫堂、崇圣祠、神庫神廚、犧牲亭、紅照墻等。牌坊、欞星門、泮池、大成門、碑亭以及主殿大成殿都已在上世紀六、七十年代相繼被毀。熱河文廟曾經作為承德八中的一部分，如今八中遷走，文廟已經修復，距今已有270多年歷史的熱河文廟又重現了往昔的恢弘。
二、創新發展城建檔案工作，從后臺走向前臺，更好地為城市建設服務
工程建設者應首先向城建檔案館查詢該街區的相關資料，詢問當地的人文歷史專家，了解清楚面臨改造的住宅區內，即將整治的道路兩邊、河道兩岸，有沒有一些值得保留的建筑。這一切都對以集聚和傳播城市建設歷史與發展的信息為己任的城建檔案工作提出了更高的要求，那就是讓城建檔案工作從后臺走向前臺，更好地為城市建設服務。城建檔案工作除了擔當城市建設歷史的儲存者之外，還要擔當城市建設的引領者、城市文化的保護者和傳播者的角色。因此，在城市現代化建設的新形勢下，城建檔案館應以科學的發展觀為引領，沉著應對機遇與挑戰，創新發展理念，擴大發展領域，明確自身在城市文化中的定位，努力挖掘與研究城建檔案的歷史文化價值與文化功能，力求在城市文化建設中發揮作用的同時，促進自身的可持續發展。同時以檔案先進理論為指導，廣泛開展城市文化與城建檔案學術研究。我國城建檔案信息管理學科理論研究體系基本形成，城建檔案管理學科已逐步成為城市科學的一個分支，廣泛開展城建檔案與城市文化的學術性研究十分必要。
一、檔案室資源工程建設的重要性
疾病預防控制的檔案室資源是疾控中心檔案建設的重要組成部分，是保證疾控中心檔案收集完整的有效手段。疾控中心相對于其它單位而言，保持著相對穩定的發展，有相對長久的歷史背景。多年來，疾控中心從基本建設中形成的自身檔案，是從其它行業即使是書本都無法取得的。一些具有核心競爭力價值的顯性知識和存于科技人員大腦中的隱性知識一旦形成檔案后，對單位可持續性發展和自主創新就提供了可靠的保證[1]。因此，借助于疾病預防控制的檔案室資源建設的特色化、信息化、數字化，運用先進的建設手段，有效地開發和利用信息資源，發揮檔案在疾控中心運行的作用，就能提高疾控中心在市場經濟中的核心競爭力。建設疾控中心的檔案資源，就是要與中心的核心業務相結合，并與中心各職能系統、各業務流程有機地緊密聯系，形成高效協作和集成化的中心信息鏈，把檔案的收集、積累工作貫穿于整個中心的工作流程，從而保證檔案形成的及時性、準確性、完整性，保證各項檔案收集工作高效有序地進行，使疾控中心的檔案部門成為信息資源中心，為中心正常運行提供準確無誤的信息資源。
二、檔案室資源工程建設建設之我見
2.1全面化
全面加強我疾病預防控制中心各項業務建設，是我中心檔案室檔案工作實現全面協調和可持續發展的基礎、保證。我中心檔案室要繼續推進檔案法制建設，抓好檔案立法工作，落實執法責任制；堅持做好檔案考核工作，建設全面化的檔案資源，推動我中心檔案工作水平得到進一步提高；按照檔案館“五位一體”的建設要求，全面推進檔案室建設、檔案信息建設、及公共服務建設；進一步加強中心檔案工作，深入開展建設全面化檔案資源；高度重視檔案資源安全建設，確保檔案全面、安全、萬無一失。
2.2特色化
近年來，我中心在注重接收疾病預防控制文書檔案進館的同時，加強了對不同門類、不同載體檔案的征集工作，單獨建立突出的疾病預防控制成功的案例檔案，利用檔案信息，對比較特別的、新奇的疾病的預防控制手段方法進行保留、總結，建立特色的檔案資源，讓我中心各部門的工作人員了解重大的、特色的疾病預防控制實例，使工作質量得到提高[2]。
2.3信息化
新時期提出大力加強管理信息化建設，因此，疾病預防控制中心的檔案資源建設成為提高中心檔案建設、管理水平的有效突破點，我們應及時推進建設的信息化，抓住這一契機，實現疾病預防控制中心檔案建設新模式。
首先，利用疾控中心信息平臺，將傳統的紙質文件轉變為數字文件，延伸檔案的利用范圍。作為我中心檔案的收集、整理者，應深刻體會到檔案信息在中心目標管理中的重要作用，檔案信息不僅能對中心的戰略決策起到溝通、參與作用，還能進行具體的對比、分析、協調，能有效保證中心的目標計劃與具體執行是一致的，以調整資源配置，糾正目標偏差，使目標導向正規化，進而促進實現戰略目標，提高管理績效。其次，應該加大與我中心文秘部門的聯系。文秘工作是檔案工作的先驅，要保證檔案室資源的質量，就要保證文秘工作的質量。在現代化進程推動下，檔案管理者應該學會利用CAD繪圖技術以及辦公OA系統，建設信息化檔案，使電子文件有效的保存和利用[3]。但由于電子化信息很容易受到人為的刪減損壞或病毒的侵害，因此我中心的檔案工作者還應該聯系中心的文秘部門對檔案信息文件進行收集、整理、歸檔、加密等安全措施，以促進實現全過程管理，保證檔案的管理與利用。還有，領導與員工要上下支持，形成良性循環，達到內外互補。檔案在我中心已越來越受到重視，但我中心不能閉門造車，應該讓領導把重視度轉移到檔案上，讓我們檔案工作者明白只有交流才能進步，提供給我們檔案工作者交流的機會，加以借鑒其經驗。同時利用現代化信息技術，使各中心之間相互接觸、反饋，共同為實現檔案室資源建設信息化服務。
2.4數字化
加強我疾控中心檔案室檔案的數字化建設。這主要是對我中心的檔案室檔案進行數字化處理，即把各種以傳統的物理載體形式體現出來的疾病預防控制的檔案信息數據，通過掃描、著錄等方式全部轉換為用磁盤、光盤等計算機的各類存儲器存儲的數字記錄形式[3]，初步完成中心檔案室的檔案信息建設向數字化轉換的準備過程，這是檔案資源建設數字化的重要基礎，也是使傳統檔案室過渡到數字化檔案室的前提。目前，我中心檔案室一是要加快機讀目錄著錄的進度?，F在可以利用政通檔案管理軟件輸入疾病預防控制、中心人事等全宗的文件級、案卷級目錄，并建立起檔案室疾病預防控制、中心人事等幾大類信息資料的目錄專題數據庫，為查閱利用這些檔案提供方便。二是建設檔案資源原文、多媒體數據庫?？梢栽噲D先掃描部分有較高利用率的文書檔案，并上傳部分照片檔案，建立檔案室珍貴文件檔案的多媒體數據庫和全文數據庫。同時，將疾病預防控制、中心人事等重要資料刻成光盤，達到可全文件閱讀并打印的要求。
1.1智慧城市內涵
2008年，IBM提出重大社會發展理念：“智慧地球”。認為世界的本質和變化，在未來是能夠被感應和度量的。所有事物、流程、運行方式都將實現更深層次的智能化，整個世界正在向著全面互聯互通的趨勢發展。2010年，IBM又提出了“智慧城市”愿景，指出智慧城市是智慧地球的一個核心要素和突破口，是智慧地球落實到實際區域的做法。所謂“智慧城市”，是新一代信息技術支撐和下一代創新（“創新2.0”）環境下的城市形態。具體而言，智慧城市是通過信息化技術取得良好效益的一種城市形態，它著眼于城市發展的總體效果，反映了社會對未來城市知識化、信息化、高效益的一種愿望。其核心特征是信息資源作為一種重要的生產要素，成為推進經濟和社會發展的一個重要驅動力。在城市建設實踐中，“智慧城市”以物聯網等新一代信息技術應用為基礎，為城市公共管理服務、城市產業持續發展等城市綜合規劃提供新的發展模式。在實踐中，智慧城市利用信息社會的發展，抓住城鎮化、信息化、市場化、國際化的新形勢，以人為本，促進城市全面、協調、可持續發展，為城市實力與綜合競爭力的提高提供了戰略制高點。
1.2國內智慧城市發展現狀
目前，中國幾乎所有的一線城市、50%的二線城市已提出了建設智慧城市的構想，部分三、四線城市也喊出了創建智慧城市的口號。迄今為止，全國開展智慧城市建設的城市總數已超過150個，投資規模超過1.1萬億元。截止2013年1月，住房建設部確定首批國家智慧城市試點共計90個，其中地級市37個、區（縣）50個、鎮3個。北京、上海等城市也都提出了一系列推進智慧城市的建設的方案，將加快城市數字化、網絡化、智能化作為智慧城市建設的主要推動力，努力把信息化提升到新的高度。
2智慧城市對檔案信息化的影響
智慧城市的建設如火如荼，身為智慧城市中不可或缺的部分———檔案館，它的建設也面臨著巨大變化，同時也蘊含著機遇。智慧城市中，信息存儲與呈現形式的多樣化，使得檔案不再以單一紙質形式展現，電子檔案數量將急速增長，檔案類型更加錯綜復雜。
2.1海量數據涌現
在移動互聯網、物聯網等網絡技術的催生下，大數據時代翩然而至。大數據具有數據量大、類型眾多、生成速度快、價值巨大但密度低等特點。據統計，目前檔案館中采集到的電子數據很大一部分是非結構化和半結構化數據。而檔案是人們在以往歷史活動中形成的具有保存價值的原始記錄。在智慧城市建設中，各行各業由于電子信息化所產生的大數據，也包含著能夠收錄為檔案、具有價值的數據。大數據與信息化的洶涌而至，使檔案館陷入了迷茫，由于檔案館信息技術水平和軟硬件設施配備有限，檔案館在處理電子信息，進行檔案信息化工作時，時而發生“信息庫存”過多，處理不及時甚至無法處理的現象。
2.2信息技術處理難度增加
智慧城市概念的提出和建設，給予了物聯網、云計算、大數據處理技術、4G通信等新興技術用武之地。智慧城市，其借助新一代信息技術，通過互聯化、感知化、智能化的方式，將城市中的物理基礎設施、信息基礎設施、社會基礎設施連接起來，成為新一代的智慧化基礎設施，為各產業發展提供設施基礎。這就意味著，無論何種產業，在運作和發展過程中都將會產生大量的檔案文獻，有時，由于各系統、各領域之間的交錯，以及不同行業間信息技術的錯綜復雜，都為未來檔案館的檔案信息化工作增加了難度。智慧城市中的檔案館，擔當著歷史記憶的重任，更有記錄重要信息知識的職能。因此，如何利用各類新型信息技術，處理檔案信息化問題是檔案館各部門與系統需要努力的方向。
2.3服務方式轉變
目前，有兩種驅動力推動智慧城市的逐步形成，一是以物聯網、云計算、移動互聯網為代表的新一代信息技術，二是知識社會環境下逐步孕育的開放的城市創新生態。前者是技術創新層面的技術因素，后者是社會創新層面的社會經濟因素。智慧城市建設，使得檔案館的檔案信息化工作，從以面向檔案實體保管為重點，轉向面向電子檔案形式為重點，從提供傳統紙質服務、到館服務，逐步轉變為提供電子化、社會化服務。同時，也促使檔案部門加快了各類檔案信息資源的采集、監控、統計、互聯和共享，將檔案服務與檔案信息化密切相連，著重對搜集的檔案信息進行智慧感知與分析，強調用戶的檔案信息電子化需求，逐步走向智慧化檔案信息化服務體系。
3智慧城市中的檔案館創新
進入信息時代以來，檔案館檔案信息化建設的核心內容主要集中于數字檔案館。數字檔案館以數字技術處理和存儲傳統載體檔案信息、原生電子檔案及其目錄信息，應用網絡傳輸技術實現檔案信息網絡查詢和傳播。數字檔案館的產生，使檔案信息得以脫離傳統載體的束縛，以數字及電子形態存儲、傳播與利用，給檔案工作帶來革命性變革。數字檔案館作為檔案信息化的開拓者，順應大勢，將檔案工作從原來的“紙質化”推向“電子化”，將服務模式由原來“封閉化記錄化”逐漸“開放化信息化”，但數字檔案館在其發展過程中也具有一定的局限性。數字檔案館在依托數字技術進行檔案信息管理的同時，存在檔案信息與檔案實體相互分離的，無法做到迅速查找與利用；數字檔案館在一定程度上，只是為傳統檔案資源建立了數字鏡像和利用平臺，無法進一步輔助檔案管理工作者進行信息分析，更好地提供用戶服務；數字檔案館中，信息的管理、服務與安全上也存在薄弱點，很難進行系統化的檔案信息化工作，而且其中一個環節有問題，便環環相扣。相比數字檔案館，智慧城市建設背景下的檔案館，在檔案信息化方面存在以下創新點。
3.1檔案信息協同性增強
智慧城市建設中的檔案館與數字檔案館的根本區別在于，前者具有檔案信息感知與協同處置的功能。檔案館運用智慧城市中先進的物聯網技術、4G通信技術等技術，構建一個能夠自動搜集與接收檔案信息內容的智能化感知系統，增加了檔案管理各環節的互聯性與協同性，進而提高檔案館檔案管理效率和服務水平。除此之外，檔案館還注重檔案資源的開發與管理，對各類檔案信息進行感知、挖掘，通過檔案管理技術人員以及智能技術軟件，將信息整理集合，妥善應用于檔案館日常管理、服務和決策中。
3.2服務水平更高
與目前的數字檔案館相比，智慧城市背景下檔案館的服務范圍因移動服務技術的使用而更加廣泛。智慧城市提供的互聯網、物聯網以及目前4G通信服務平臺，促進了檔案館在數字檔案館的基礎之上，實現隨時采集動態信息，相比數字檔案館，智慧城市中的檔案館在信息搜集和獲取、信息實時反饋和信息智能服務上，都更勝一籌，它能夠運用智慧城市背景下提供的各類信息技術和通信技術手段，對包括檔案收集、管理、利用、存儲、監督等活動在內的各種需求做出智能化響應和智慧支持，為檔案館中物與物、人與物、人與人的全面互聯、互通、互動提供了良好基礎條件，為檔案信息化的開發與管理創造了更廣闊的平臺。
3.3注重以人為本
以人為本的服務是智慧城市背景下檔案館的重要服務導向。在信息時代里，信息服務一方面可以實現信息資源的增值，提高信息資源利用率；另一方面，可以提高社會生產效率，節約生產成本，為人們日常生活提供便利。智慧城市的建設尤其注重以人為本、市民參與、社會協同的開放創新空間的塑造，以及公共價值與獨特價值的創造。在城市建設實踐中，智慧指揮中心體系，以數據信息互通互聯為基礎，運用公安應急、公共服務、社會管理等系統；數據共享平臺系統，通過網絡學校、教學資源庫、遠程數據庫等系統，來提供公共文化信息服務與智慧教育文化服務的建設；衛生服務體系，通過衛生服務網絡和衛生管理信息平臺，建立覆蓋全市居民的電子健康檔案，來提升醫療和健康服務水平。因此，智慧城市中檔案館也以做好檔案社會服務為工作根本要求，將城市建設和社會大眾視為智慧城市檔案館的服務對象，充分貫徹國家檔案局提出的“以人為本為核心，實現‘兩個轉變’，建立‘兩個體系’”的方針政策。無論是在信息收集、資源開發，還是在提供資源利用上都要充分考慮城市建設和社會大眾的需求。
4檔案館檔案信息化工作的“智慧”出路
在建設智慧城市過程中，一方面大量運行數據積累，檔案館面臨海量信息的采集、存儲、利用等一系列處理上的棘手問題；另一方面，多技術、多系統的智能兼容也會給檔案館信息文件的存儲與閱覽帶來各種各樣的復雜問題。毫無疑問，智慧城市建設給檔案館帶了機遇與挑戰。
4.1檔案信息化管理
智慧城市建設中一個最大的特點，就是其在關注信息資源的生產、積累和應用的同時，更加注重從用戶視角出發進行信息服務設計。這就對檔案館在檔案信息化服務方式上提出了更高的要求。檔案館在“三個體系”建設中，更應注重貫徹以人為本的精神，從用戶的需求角度出發，在檔案信息數字化和對電子檔案的整理、編目、挖掘工作中，都應制定一個科學化、信息化、用戶化的服務視角。智慧城市建設中另一個特點，是調動各方力量，努力通過信息化手段實現城市高效運行與發展。根據這一特點，檔案館需要在工作中進一步增強大局意識，將檔案信息化工作與國家建設、城市建設大局緊密相連，運用相關檔案專業技術，提升檔案工作的服務水平，實現檔案工作在智慧城市建設中的獨特價值。
4.2檔案資源信息化轉換與記錄
智慧城市不再滿足于通過城市信息虛擬化的靜態形式展示傳統城市，而是更加注重進一步利用傳感技術、智能技術實現對城市運行狀態的全面、實時的感知。因此，檔案館在檔案信息化工作中，注重將傳統意義上的“死檔案”通過數字化技術轉變為“活信息”。此外，檔案館應破除傳統檔案保管理念與場所的限制，注重對轉換為電子檔案的電子文件的管理，以及歸檔電子文件的內容、格式與利用，不過分強調檔案最終存放地址，而對管理權限加以關注。迎合智慧城市運行的動態形式，努力在不同領域、不同平臺，及時有效地記錄智慧城市建設與發展所需的檔案信息。
4.3檔案信息資源互聯互通
智慧城市建設，強調各行各業間，邁向統一開放、整合協同的城市信息化架構，發揮城市信息化的整體效能。因此，檔案館應加強檔案信息資源從獲取到利用的“互聯互通”。這種互聯互通即體現在檔案館館內各部門之間，也體現在對外部檔案信息資源的收集與利用上。館內各部門之間在檔案信息化工作中，應當加強與各部門的溝通與聯系，為信息化工作提供制度保障與技術保障。對于外部信息資源，檔案館需要適時地與各個行業、各個系統進行必要溝通，加快消除檔案信息搜集、利用的限制?？偠灾瑱n案館一方面需要建立一種更加合理的檔案信息集成、整合制度，另一方面，需要建設與智慧城市發展相適應的檔案信息共享制度，以及檔案開放利用制度。
5結語
