時間：2022-12-07 21:36:00
序論：在您撰寫計算機應用管理論文時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
在當前中國經濟與技術的持續發展背景下，信息的內容與類別及數量都在不斷的擴大，所以對信息的管理工作所面臨的挑戰更加的嚴峻，從這個方面來看，信息的管理工作人員必須把握準確的時代特征，站在時展的前沿，不斷更新開拓進取，積極研究分析計算機的應用技術在信息管理當中的作用，了解怎樣利用計算機的應用技術對種類繁多的信息資源進行整理，了解怎樣才能最快的在數據庫中找出自己所需的信息資料等。這種技術的利用對各行各業中的工作質量與管理水平起促進作用，同時還能夠增強企業發展的實力，讓企業平穩發展，由此可知，把計算機的應用技術和信息管理有效的整合，是現階段各行業開展工作的發展動力。
2計算機的應用技術和信息管理整合的作用及意義
2.1能夠有效的把信息管理的意識進一步提高
把信息管理的意識提高是使計算機的應用技術和信息管理實現整合的重點要素，主要原因就是現代社會是一個受到網絡全面覆蓋的社會，信息無所不在，隨著市場經濟的擴大發展，各行各業的競爭也越來越激烈，一個企業要想在當中站穩腳，在市場中占據有利的地位，信息的收集至關重要，同時對信息管理的藝術與水平的提高也起著重要的作用。由此可知，各行各業中必須不斷的加強本企業的信息管理意識的提升，充分了解信息管理的重要性，積極掌握信息管理的管理要點，強化本企業各階層人員的信息管理意識，并根據企業的實際情況與實際需求，循序漸進的加大對信息管理的資金投入，為企業的管理工作順利的實施打下良好的發展基礎。
2.2提升信息收集的質量，保證信息的價值
在目前計算機的應用技術發展中，特別是對應用計算機對信息進行管理的過程中，常常會出現一些信息重復收集的現象，使得信息的質量下降，因此，針對這個現象，必須采取有效的措施來提升信息收集的質量，確保信息的有用價值。但是，在實際的操作過程中，想要真正的把信息收集的質量提升，并使所收集的信息具有實際價值，就必須建立完善的信息數據庫，并把相關的工作人員的基本信息與組織資料及工作的管理項目、工作的相關信息進行統一的整理，然后輸入信息數據庫當中，從而建立一個完善的信息數據系統，便于企業后期工作的實施與開展。此外，還要實現全面的計算機技術化，根據數據標準，制定新的發展要求與發展目標，而相關企業內部工作人員，也要隨著時代的發展而掌握基礎的計算機知識與技術，并在工作中不斷的完善自身的技術水平。
2.3建立健全的信息管理機制，完善管理的系統
一、計算機技術—醫藥管理臨床系統中的應用
（一）減少了不必要的錯誤發生
主要醫院的醫生能夠正確的將信息輸入，通過計算機打印一式兩份，就能夠確保醫囑能夠準確無誤，避免了以往手寫中帶來的不必要的錯誤，也提高了患者用藥的安全、準確。
（二）收費的透明度
計算機的自動劃價、自動結算，患者能夠明確的了解自己在醫院所用的詳細開支，提高了醫院收費的透明度。
（三）減輕了人員工作量
醫生可以將書寫中的固定成分錄入計算機中，當做一份具體的數據使用（例如：體溫、血壓等等）。醫生有沒必要對每一位員工做到一人一方。醫生也能夠方便的通過計算機網絡查閱患者的檢查報告，針對患者的病情，進行合理的診治，中心藥局能夠取消查對、劃價等，也節省了醫院人力。
（四）避免了患者的東奔西跑
患者不必再在各個樓層以及科室來回的奔波，藥局的工作人員能夠按照計算機的提示事先為患者準備好藥，患者不必再為取藥而等待。與此同時，也能為患者每一日的住院費提供清單，從而做到醫院和患者心中有數。
（五）提供了更加便捷、可靠的信息、數據資源
作為醫院的管理層，能夠通過計算機網絡了解到醫院內部所有動態，根據計算機提供的安全可靠的數據，及時的做出決策。
二、計算機技術在醫藥管理信息系統的應用
（一）人事管理
在現代醫院的有關信息管理系統之中，可以進入人事管理這一模塊，點擊醫院內部醫生的姓名，就能夠快速的查閱此醫生的“畢業院校、工作起始、晉職、身份證件”等一切相關信息。此外，還可以針對綜合信息技術的查詢，比如對“副高或者是以上職稱的查閱、大專以上學歷”等，收集這些個人信息，便于人事干部進行相關信息的填報，就不必通過電話再去尋找相關人員本身或者去查閱紙質的存檔材料。這樣有效的處理不僅僅方便了快速查閱，還能夠及時的將網絡資源信息及時的以電子版的形式傳送給各個部門，從而真正的實現網絡電子工作。
（二）檔案管理
計算機網絡系統還能夠與Darms檔案管理模塊系統相連接。然后通過對檔案的短、長以及永久的方式進行具體的分類，然后再根據各個科室的醫療、專業護理、人事、醫療設備、等等有關的檔案再做詳細的區分，之后將不需要的檔案舍棄，只將還對醫院有效的檔案資源輸入到計算機當中，如此操作不僅僅方便了各位檔案員工的日常查詢，還能夠給院領導的決策提供幫助和歷史借鑒。另外，在相關科室的機器發生了故障時，還可以通過Darms檔案管理系統快速地找到所需要的相關醫療器械的詳細說明書、常見的故障排除方法、廠家的聯系電話等。同時，該系統還可以避免出現檔案非人為因素損壞、丟失等情況的出現。
（三）病案、統計管理
采用病案、統計管理信息系統，能夠將醫院信息管理系統中的門診人數、入院病人數、搶救病人數、危重病人數、臨床確診率、好轉率、治療率、死亡率、床位使用率、出院病人數等依據病名分類，再進行自動生成，克服了以往的既麻煩又不準確的按科室、病名等進行的手工登記、計算。與此同時，采用病案、統計管理信息系統，可以將每一位病患的住院及門診費用按照日、周、月、季、年業務收入、純收入等客觀、直接地顯示出來，方便領導層查看管理，并幫助其出臺相應的規章制度。
（四）門診收款
根據每一位醫生所開的處方，門診收款員把所用的藥品、檢查項目等代碼一一的輸入到網絡中去，然后再打印出收據，再在上面詳細的填寫出各項收費詳細數據，這樣不僅僅方便了患者對自己交費情況有了詳細的了解，更為醫保、民政等部門提供了方便的服務。同時，門診收款管理信息系統還能夠生成收款員收費的詳細臺帳，使相關人員可以隨時核對現金和帳目，提高工作的效率。
（五）住院處收費管理
最初，需要在掛號室進行入院的登記手續辦理，在電腦上將會生成患者相關的ID、住院床號，之后再將病人相關的一切信息數據運用醫院的計算機網絡傳輸到相應的住院部的護士站電腦中，讓護士能夠及時的查閱信息，再繼續輸入醫囑，生成相應的藥品、檢查等有關費用的信息文件。這樣，不但方便了護士的工作，更將各項財務明了化，也避免了跑票、漏票的情況出現，劃價也不再存在以往的隨意性。
（六）病區管理
HIS系統，能夠及時的處理醫囑等工作，例如使用（護理費、門診費）等固定費用、（注射費）等綁定費用來避免工作人員的漏算費用的情況，也減輕了護士的工作量，去掉繁瑣的工作，護士也能夠將更多的時間用于對患者的照顧上、學習醫學領域新知識等有意義得事情上。HIS的應用取消了醫護人員原始的手工操作，輕松的把醫生、收款處、護士、藥房聯系在了一起，提高患者的滿意度。
（七）藥品管理
1.現階段計算機應用工作重在普及
水利水電工程地質專業的計算機應用工作整體上目前尚處于起步、初級和較高水平并存狀態，與其他行業相比,我們的差距是相當大的。在專業軟件的開發方面，我們一些軟件的難度和水平并不比其他行業差多少，但從計算機的普及程度看，我們恐怕要有十年的差距。以火電行業為例,他們在七、八十年代就開始關注計算機在勘測行業的應用，現在他們的地質師起碼能夠進行計算機制圖工作，他們已經朝著人均占有一臺計算機的方向邁進，每年都要投入大量資金用于硬件設備的購置及軟件的引進，已經培養了一批專業軟件開發人員，并在行業上有組織、有系統地聯合開發軟件。而我們水利水電勘測行業，各單位的水平參差不齊,極少數人應用水平很高，但大多數地質師連計算機都摸不到，更談不上熟練使用，計算機對他們來說還有很強的神秘感。由此嚴重制約了計算機應用的普及與提高。我們不禁要問：造成如此巨大差距的原因何在？是我們的地質師不如其他行業的地質師嗎？答案顯然是否定的。眾所周知，水利水電行業的地質勘察工作是最復雜的,能勝任水利水電工程地質勘察工作的地質師足以勝任其他任何行業的工程地質勘察工作。計算機并不是一件神秘莫測的東西，它只是我們手中的一件工具，操作它也只是個熟練問題。可以說一學就會，不用就忘。只要有一臺機器，靠一定的培訓和大量的實踐，達到熟練應用計算機是沒有任何問題的。那么真正的原因恐怕還是思想認識及工作方法上的問題，在于我們是否真正重視這項工作。應該逐步增加設備的投入，為地質師們提供學習和實踐的機會。相信我們年輕一代的地質師們是完全有能力促使本專業的計算機應用事業有一個飛速的發展。
2.轉變觀念，重視勘測專業的計算機應用工作
造成目前這種落后局面的原因很多，但思想意識上的問題是十分關鍵的。多年來，水利水電行業重設計、輕勘測恐怕是一個由來已久的思想問題，對勘測專業的計算機應用工作就更加不重視，殊不知勘測專業的計算機應用搞不上去，將來勢必拖設計的后腿，這是相輔相成的關系。而勘測專業大量的基礎性資料的收集，大量的成圖及分析計算等繁雜的工作都急需計算機來輔助完成。落后就要挨打，在市場競爭中就必然處于劣勢，我們必須轉變觀念，從現在起，加強科技投入，提高整體素質，將計算機應用工作擺在首位。
調查顯示，計算機技術在各行業的信息管理中的應用都得到了非常顯著的成效，獲得了一致的肯定，一方面，借助計算機應用技術，大量的信息管理工作人員得以從浩繁的信息管理工作中解脫出來，節省了人力資源；另一方面，借助計算機應用技術，信息管理工作開展得更為順利、高效，信息管理引入了計算機應用技術在具體操作中更具準確性。隨著我國經濟的快速發展以及科學技術的不斷進步，信息的種類和數量增速驚人，每個人都淹沒在信息的海洋中，這也給信息管理者帶來了巨大的挑戰，為此，信息管理者必須與時俱進，自覺學習和掌握計算機應用技術，提高自身的管理水平，保證信息管理工作有序進行，在新形勢下，將計算機應用技術引入到信息管理中，實現二者的整合，是時下信息管理工作改進的要求，也是時展的要求。
2計算機應用技術與信息管理的整合
2.1增強信息管理意識
計算機應用技術與信息管理整合的前提條件就是增強信息管理意識。當今社會是一個被網絡覆蓋的社會，信息充斥著我們的生活，隨著我國市場經濟的不斷發展，各行業普遍要面臨著激烈的市場競爭，要想在行業內立足腳跟、穩步前進，就必須掌握行業中的第一手信息，增強自身的信息管理意識和水平，加大對這方面的投入，以期為信息管理工作的順利開展創造有利的條件。
2.2健全信息管理系統
計算機應用技術與信息管理整合的關鍵環節就是健全信息管理系統。計算機應用技術與信息管理的整合一定要建立在堅實的信息素養上，充分發揮計算機應用技術的便利性和快捷性特點，而實現這一點就必須建立和健全信息管理系統，保證該系統的可靠性和穩定性，以實現提高信息管理工作質量和效率的目標。通常，完善的信息管理系統都需要計算機應用技術和與此相關的信息技術的支持，這對信息管理的具體環節會起到直接的影響，還應建立數據庫，并對數據庫的內容進行及時、有效的補充，以便于以后的檢索和使用。
2.3提高信息質量
計算機應用技術引入信息管理中，在于信息管理整合后，可能會出現相同或相似的信息，致使信息重復，影響信息管理工作，嚴重者會造成重大損失。因此，有必要加強信息管理，提高信息質量。在現實工作中，要想獲取有價值的信息，提高信息總體質量，就應建立一個數據庫并及時完善數據庫系統，將獲取的各類信息加以劃分、處理和保存，形成一個有效的數據系統。此外，還應實現信息管理工作的全面計算化，結合各種數據的特征，確立不同的標準，制定相應的規范，督促信息管理工作人員提升自身水平，以此來實現信息質量的提高。
2.4優化庫存信息
信息管理系統能否有效發揮作用，信息質量能否得到有效保障，都直接取決于庫存信息，要想充分發揮庫存信息的作用，就必須對庫存信息進行及時的補充和更新，持續積累、不斷優化，以便為信息管理工作的有效開展提供保障，以及為用戶提供更好的服務。庫存信息的優化，必須結合用戶的需求，信息管理人員應努力拓寬信息收集渠道，及時與用戶交換意見，以便及時改進為用戶提供有價值的信息。在收集和整理信息過程中，信息管理工作人員應格外注意獲取信息的準確性和真實性，以確保庫存信息利用達到最優狀態。
3結論
信息技術是從計算機技術及網絡技術派生出來的，現在已經在多種不同的專業領域里產生了不同技術的應用。當用戶想要開發信息管理軟件的時候，需要軟件開發單位和用戶之間多次進行溝通和協商，以便開發出能夠滿足用戶多方面需求的信息管理軟件。但是考慮到大多數情況下，往往是由用戶率先提出請求，概括地描述自己對于軟件功能的一些要求，然后由軟件公司對用戶的需求進行分析和匯總，從而設計出滿足用戶要求的軟件。假如用戶沒有能夠有效而且完善地提供自己的需求信息，只是盲目地選擇了相關軟件來搭建自己的信息管理系統，那么建成一個合適的、行之有效的信息管理系統幾乎是不可能的。
二、計算機應用技術在工程項目管理中的應用
1多媒體技術應用
多媒體技術在工程項目的建設中有著廣泛的應用。由于工程項目的特性，在開發這類軟件的時候仍會出現一些風險，因為工程項目的建設中會存在一些不可預知的因素，這些因素往往又對工程項目有決定性的作用?，F實情況下，如果開發軟件的時候企業的基礎工作沒有做好，或者不夠嚴謹，都將會影響到軟件的質量。
2網絡技術技術應用
網絡平臺在大型工程的運作中發揮著重要的作用。大型工程由于其涉及部門多、工期長，十分需要一個平臺來保證各方的及時、有效的溝通，只有這樣，才能保證項目的各個環節能夠高質量、有秩序的進行。而網絡信息交流平臺具有多點互聯和資源共享的特點恰好能夠滿足這一需要。
3構建信息化資料庫
工程項目的規劃、建設中以及建成后的驗收都會涉及到大量的信息流通和計算工作。在建設前，要通過各種渠道多方收集相關信息；在建設中，將收集到的信息整理、匯總，進而建成電子圖書館、數字資料庫等數字信息源，從而為項目提供有利信息。在使用時還要注意數據庫中數據的更新，從而有利于提高工程項目的質量。
4構建適合工程項目的應用軟件
搭建一個完整的管理軟件系統能夠讓工程項目得以順利實施以及使工程質量得以保證。這一軟件系統能夠保證工程項目中使用的資料文件的安全，又要能夠做到簡化復雜的問題，從而提高工程項目建設的效率。
三、計算機應用技術在項目工程管理中存在的問題
1軟件方面
計算機技術的飛速發展，使得各類軟件的數量猛增，此類軟件也不例外。由于工程項目中設計因素較多，不確定性大，所以在做出選擇時就要面臨很大問題，所以，要盡量選擇一款可以兼顧現實中工程項目各方面的、適應性強的軟件。
2硬件方面
計算機的軟件需要硬件來支撐，只有計算機設備常換常新，才能保障計算機軟件能夠流暢可靠的運行，這就要求企業在更新硬件設備上上投入大量的資金。
3項目管理人員方面
無論多么先進的硬件設備還是軟件系統，都是需要人來操作的，沒有人員的合理應用，再好的硬件、軟件也無法發揮它們的作用。企業需要在培訓項目管理人員的技術水平上多下功夫，這樣才能更好地讓自己投入的資金為自己創造更多的利潤。
四、總結
在城市的信息管理中，城建檔案管理有著重要的作用和地位。城建檔案管理電子化發展是必然的發展趨勢。在城建檔案管理中應用計算機能夠提升管理水平，帶來顯著的管理成績。計算機應用到城建檔案管理中又非常大的優勢，比如計算機的存儲量大、檢索迅速、可靠性好、方便查找資料以及成本低等，通過計算的這些優點可以有效的提高城建檔案管理工作，并且使城建檔案管理工作不斷的規范化、科學化。目前，我國的城建檔案管理工作大多還是人工管理，或者是半人工管理，這無法充分的發揮出城建檔案信息的功能。因此，在城建檔案管理中要應用計算機，提升城建檔案現代化的管理水平，從而適應現代化的信息處理。
二、城建檔案管理中應用計算機的功能
（一）自動化管理城建檔案
計算機有著高效并且快速信息處理的能力，并且可以快速的輸出、輸入以及貯存信息，并且可以進行推理與判斷，所以在信息處理時，應用計算機技術已為一種核心的手段。在城建檔案管理中應用計算機能夠使管理工作自動化，可是將城建檔案進行分類、分析、提取以及加工處理，從而提升城建檔案管理工作的效率，促進檔案信息的使用和開發。
（二）數字化管理城建檔案
在城建檔案管理時，紙質的檔案信息在錄入時非常麻煩，需要浪費大量人工以及紙張，并且修改和查閱都非常不方便，保管和維護工作非常繁瑣。城建檔案管理應用計算機，就可以使檔案信息更容易錄入、修改、保存和管理，并且檔案信息可以通過網絡迅速的傳遞，以便于檔案信息的使用。因此，城建檔案管理中應用計算機能夠實現數字化管理，降低檔案管理成本，提升檔案的利用率，信息檔案也不會發生磨損和丟失，在使用中可以迅速調取和傳遞，極大的提升了城建檔案管理的效率。
（三）網絡化信息檢索
目前，在圖書管理中已經廣泛的應用信息檢索，并且取得了非常好的效果，獲得了人們的認可和支持。在城建檔案管理中應用計算機，能夠實現檔案信息檢索網絡化，在檔案信息檢索時可以使用脫機檢索，只能網絡檢索以及聯機檢索，這樣可以實現城建檔案信息資源的共享，促進城建檔案管理水平的提升。
三、計算機在城建檔案管理中的應用
在城建檔案中應用計算機首先要收集整理城建檔案信息，這是使用計算機進行檔案管理的基礎工作。在收集整理檔案信息過程中，城建檔案管理的工作人員要具有一定的專業知識，還要掌握先進的技術，充分的動腦思考后再進行工作，做好城建檔案信息的收集和整理工作，掌握最及時的資料，為城建檔案管理奠定良好的基礎。在城建檔案管理中，計算機知識起到了輔助的作用，是輔助工具，但是在管理工作中放在首位的應該是城建檔案管理工作的管理者。在收集和整理好及時的資料以后，在輸入計算機中，要保證信息的準確性，否則使用計算機管理城建檔案就失去了意義。然后，要對城建檔案信息進行歸納分類處理。在城建檔案管理人員收集和整理資料中，很難把完整的資料和信息都收集完整，所以要對收集的信息進行篩選、整理、分類以及加工，這樣可以提升城建檔案管理工作的效果。將收集和整理的信息進行歸納分類，然后輸入到計算機中，就能夠實現城建檔案管理電子化。最后，要利用計算機來查詢和提取城建檔案信息。城建信息收集、整理、分類然后輸入到計算機中就是為了能夠快速的查詢和提取信息，提升檔案信息的利用率。使用計算機管理城建檔案能夠提升資源利用率，有效的降低人力、物力以及時間的浪費?？梢钥s短城建檔案的查閱時間，及時的更新檔案信息。在城建檔案管理投入上，只要一次投入就可以，節約了大量的資金，并且可以多次的產出。通過計算機來管理城建檔案，可以拷貝多份信息，從而擴大信息的使用和影響，提升了城建檔案管理工作的質量。
四、結語
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢姡嘘P電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
