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關鍵詞：高校圖書館；辦公室；角色定位；工作管理
中圖分類號：G637 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）09-0010-02
隨著信息技術的發展，圖書館已逐步從傳統型向自動化圖書館或數字圖書館進行過渡和發展，高校圖書館辦公室的特殊地位更加顯現出來。圖書館辦公室集行政、后勤、管理于一身，作為圖書館的職能部門承擔著全館的組織、管理、協調等工作，不僅是圖書館黨政工作的得力助手，更是承上啟下、聯絡內外、協調左右的立體聯絡中心，其工作內容和管理模式也隨著時代的發展而變化。
一、高校圖書館辦公室的性質與基本任務
高校圖書館辦公室（以下簡稱館辦），與其他企事業單位、部門的辦公室一樣，是一個綜合的辦事機構。在圖書館黨政的統一指揮領導下，在協調和促進各業務職能部門積極開展好本職工作的同時，肩負著圖書館領導的對外工作聯系、對內任務布置和下達等方方面面的工作，起著上下、內外等各環節的紐帶和橋梁作用。辦公室的管理水平、工作效率和服務質量對圖書館各項工作的開展及其所取得的成效尤為重要。館辦的基本任務是進行館辦日常的事務工作，主要為三大塊：一是數據統計工作。負責收集全館的各類教學、科研、業務等數據信息并進行統計匯總；二是文件檔案管理工作。負責全館的來文和發文等文件檔案、人事信息檔案、科研信息檔案、綜合業務檔案等信息的收集、分類、整理工作，做好保密文件的保管工作；三是提供日常服務工作。館辦既要做好對內的服務，如會議的組織安排、來人的接待工作等，還要做好對外的服務工作，如與外界的溝通聯系、活動的開展等。“讀者第一，服務至上”是圖書館的服務宗旨，一切以學生的成長為主，一切服務于教師的教學與科研。圖書館工作必須圍繞服務于教學、服務于科研的工作重心，進行深入的調查研究，為館領導提供各方面的信息參考，對收集的材料進行整理匯總上報館領導，并提出初步的建議、擬出初步的方案；協助館領導出主意、想辦法；協調館內各業務職能部門活動工作的開展；在館領導的統一計劃部署下，安排組織館內的各類會議和公共活動，協助館領導和各部門制定計劃外用工計劃及勤工儉學學生的管理，做好省內通用圖書證的管理工作，積極做好對外溝通、接待工作，做好后勤服務保障工作等。
二、高校圖書館辦公室承擔的角色類型
高校圖書館辦公室的角色按工作性質分為四種類型：
一是內務管理角色。負責圖書館館長室及館辦的內務事務的處理，履行文件、信息的上傳下達，工作事務的外聯內通的職責，在圖書館黨政的領導下組織安排各種會議活動。
二是咨詢參謀角色。館辦的重要職責是為館領導當好參謀助手，負責協助館領導做好工作計劃安排。在館領導決策前，深入進行調查、研究和論證，廣泛收集、系統分析、綜合論證各方面的意見、問題和建議，進行分類、匯總和整理，探詢問題解決的正確方法、途徑和措施。通過提供真實的材料、科學的數據、準確的事實、可靠的方案，以便館領導決策參考，對重要活動和事項草擬參考建議方案和計劃。
三是協調輔助角色。負責協調和協助圖書館與學校各管理職能部門以及館內各業務部門工作的開展。館辦工作人員應主動深入工作，細致深入地對圖書館的整體狀況、服務細節、館員和讀者的需求進行了解，成為館領導、各部室、館員之間的橋梁和紐帶。
四是服務工作角色。辦公室有職責為全體館員特別是一線館員創造更好的工作條件及服務環境，對非事業編制的工作人員和勤工助學的學生給予更多的關心，使他（她）們能更好地服務于圖書館工作，有效保障圖書館服務職能的發揮。
三、高校圖書館辦公室的工作注意事項
一要培養一支精干的管辦工作人員隊伍。管辦人員的政治覺悟、思想修養、精神狀態、待人接物方式、處理問題態度、工作作風及辦事效率等，直接影響著本部門的形象。辦公室工作人員首先要慎于做人，謹于行事，有一定的文化修養，熟悉圖書館業務，誠信可靠，辦事細致，服務周到，敢于開拓，與時俱進。在職責分工明確的前提下，善于與人溝通合作，能將現代信息技術手段和方法應用于工作實際中。
二要善于處理行政與業務功能之間的關系。辦公室工作可以概括為行政與業務兩個方面?？傮w上辦公室以業務工作為主，行政工作為業務活動的開展提供支撐和服務。業務管理工作的開展和落實，必須以行政工作做好為前提和基礎。而業務工作開展所需的人、財、物的管理內容，又是行政工作所必須包含的重要內容。
三要強化信息溝通和合作交流。信息溝通是辦公室協調上下、聯系內外的重要工作方式和手段。（1）處理好辦公室與其他業務部門的關系。辦公室集行政、后勤、人事、信息等工作于一體，要特別注重處理好與業務職能部門之間的關系。要本著以指導為主、督促為輔的原則。（2）保持管辦與校內相關各職能部門信息上傳下達的渠道。采取多種方式使相關部門清楚地了解圖書館的作用及發展中面臨的困難，以取得校內相關各職能部門的理解、支持、幫助和信任。積極配合圖書館內部各業務職能部門開展宣傳、咨詢、服務等活動，組織開展圖書展、讀書節、文獻檢索論壇、科技信息前沿論壇等特色校園文化活動，使讀者更多地融入圖書館，了解圖書館。（3）加強與其它院校圖書館和社會化圖書館機構的交流、溝通和互訪。通過“走出去，請進來”積極開展館際之間的合作與交流，互相取長補短，共同提高，共享資源，充分發揮現代信息社會網絡功能，實現館際之間文獻、信息、圖書等資源的共享。另外應積極保持與各圖書館學會間的聯系，以經常與他們進行溝通和交流，獲得他們的政策指導與業務幫助和支持。
科技的進步來源于創新，創新是發展的源泉、靈魂和動力，圖書館辦公室的工作同樣如此。要正確面對和處理圖書館在發展過程中出現的新情況、新問題、新困難，需要大膽探索，勇于創新，要敢于突破傳統思想觀念的束縛，開拓新思路、樹立新風尚、創新新方法，創造性地開展工作。突出服務意識觀念，變被動工作為主動工作，變被動服務為主動服務，構建管領導、室領導、工作人員、讀者四維一體的和諧環境，將圖書館的各項工作質量和服務水平再上一個新的臺階。
參考文獻：
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【關鍵詞】高職院校圖書館；辦公室工作
圖書館辦公室與任何一個組織的辦公室是類似的，是內直接為領導和中心工作服務、承上啟下、協調左右的綜合辦事機構，參與政務、協調事務、做好服務，是單位運轉的樞紐，是對內、對外的窗口[1]。圖書館辦公室更是整個圖書館業務和行政管理的職能機構，它是館領導賴以指揮全館運作、推動所屬業務部門搞好本職工作的重要機構，是館領導聯系內外上下各個方面的紐帶。隨著現代化的高職院校圖書館的飛速發展，如何適應新形勢，充分發揮圖書館辦公室的作用，提高其工作效率，使圖書館各部室通力合作，充分發揮各自作用，使圖書館真正成為教學科研的文獻信息中心，為高職院校教育發展提供有力的信息資源和信息服務保障，這對圖書館辦公室工作提出了新的要求。
一、高職院校圖書館辦公室工作特點及現狀
圖書館辦公室的工作不同于具體業務部門的工作。具體業務部門側重藏書管理、流通管理、讀者管理及情報研究等，有自己的一套工作規范和技術要求；而圖書館辦公室則側重于全館整體的綜合管理，具有自身運行的方式和特點：圖書館辦公室工作內容十分繁雜、瑣碎而不具體，上到與地方圖工委、兄弟館之間的聯系及與學院各分院部、處室的協調，下到館內設備的維修、辦公用品的領取等，涵蓋了人事、文秘、檔案、采購、設備管理、后勤保障、業務統計、對外宣傳、多方協調、會議組織、活動組織、財務管理等圖書館工作的方方面面，具有綜合性、被動性、事務性、專業性、和服務性等特點[2]。圖書館辦公室是圖書館運行的“神經中樞”，其工作質量的好壞，直接影響著圖書館的整體運行狀況，但圖書館辦公室工作現狀不容樂觀。
1.辦公室工作不受重視。在現實中，很多人認為辦公室工作無技術性、專業性，只不過是上傳下達、收收發發、抄抄寫寫、迎來送往的一些瑣碎性的事務工作，只是為領導學舌、跑跑腿而已，難登大雅之堂[3]。相對于注重業務建設的圖書館來說，辦公室受到各部門的注視多，但得到的關心較少，甚至對其懷有偏見。
2.辦公室人員職責不明。目前高職院校圖書館建設水平參差不齊，大部分圖書館辦公室人員職責不明，沒有做到一崗一位，而是一崗多位或一位多崗，許多辦公室工作是由其他崗位上的人去做，一身兼多職，在實際運作過程中，幾乎都是按部就班地完成日常業務，很難解決具有創造思維和充分發揮主觀能動性方面的問題。有些看似歸辦公室的工作，實質上又不屬于其管轄范圍之內，工作人員極易越俎代庖，有些事上擅作主張，形成管理混亂和多頭指揮；有些問題看似與圖書館辦公室工作無關，實質上仍是辦公室業務工作的延伸，但工作人員不知所措，導致有些事久拖不辦，引起讀者及其它部門的埋怨。
3.辦公室人員的素質參差不齊。由于高職院校圖書館工作的特殊性，要求辦公室工作人員在具備行政管理能力的同時，還必須有過硬的業務技能，專業知識越豐富全面，總攬全局的綜合能力就越強；對全局掌握越全面深入，就越能促進專業知識的深化。但在現實工作中，圖書館辦公室人員大多數是其他行政崗位干部、教輔隊伍選調或問題戶等，多屬半路出家，缺乏專業訓練，既具備圖書館專業技能又具備較強行政工作能力的人員廖若晨星，在一定程度上制約了辦公室的工作的開展。
4.制度不建全未能充分發揮辦公室的作用。辦公室是每個行業，每個單位必不可少的一個部門，其工作內容紛繁復雜、包羅萬象，而現實中，有些圖書館沒有科學的規章制度和有效的管理體制，使辦公室的工作沒有明確的職責規定和相應的管理，總是今天東一榔頭，明天西一棒槌，一切都是遇到問題解決問題，領導說東不往西，這樣極大地影響了辦公室人員的工作積極性，也使辦公室的工作質量受到嚴重的影響。
二、高職院校圖書館辦公室的作用
1.參謀咨詢
圖書館辦公室的工作除了要對圖書館的基本信息、館藏分布、規章制度、人員情況等了如指掌外，還要深入業務部門，進行廣泛的調查研究，做好問題、意見的收集和信息的匯總、分析工作，為館長的科學決策提供真實的、準確的材料和依據，并為館長出主意、想辦法、提建議、獻良策。決策的科學與否，直接影響到圖書館的發展，因此作為圖書館辦公室人員，不僅要有豐富的知識，還必須要有敏銳的觀察力和獨立思考能力，并要有超前的意識和創新精神。
2.綜合協調
圖書館各部門都有著各自特殊的職能和作用，要想使各部門充分發揮作用，使圖書館各項工作得以順利開展，離不開一個和諧的內、外部環境，圖書館辦公室在這一環境的創造過程中起著聯絡內外、溝通上下、協調左右的核心作用。
（1）圖書館內各部門間關系的協調。圖書館辦公室是館領導與館內各部門之間、圖書館與讀者之間的橋梁和紐帶。一方面要作好館領導與館內各部門的溝通，正確傳達各種文件和會議精神，全面、準確地領會領導意圖，將各部門的工作協調起來，認清目標，統一行動，將館領導的決策付諸實施，同時要全面掌握各基層部門的決策落實工作進展情況、師生的意見、工作中存在的問題和難題，并及時反饋給館領導，供領導決策時參考。另一方面要協調好館內各部室之間的關系，圖書館各部室之間因其崗位、任務、要求不同，有時會各自強調本部室任務之艱巨、特點和重要性，造成處理問題的角度不同而引起的矛盾，因部門利益而相互毀損、推諉，還有人員的臨時調配等，這均需要辦公室利用相關管理規定進行調節。作為一個單位，各種突發的、臨時性的工作比較多，有時必須要靠各業務部門的協助配合才能完成。辦公室安排這些工作必須本著平均、平等的原則合理分配，不亂攤派，同時要有臨時委托工作通知單，做到件件有記載、落實，避免因分配不合理造成各業務部門之間、各業務部門與館辦之間產生矛盾，發生沖突。
（2）圖書館與學校各院部、職能處室間關系的協調。雖然，圖書館被喻為“大學的心臟”，與師資隊伍、實驗設備共譽為學校的三大支柱，眾所周知，圖書館在學校中的地位一直處于各院部、職能處室之下，各院部、職能處室乃至學校領導對圖書館的工作一直不理解甚至有些誤解。圖書館辦公室作為圖書館對外部門應加強與學校領導及各院部、職能處室的溝通，讓他們更多了解圖書館的工作，扭轉這種錯誤的觀點。圖書館辦公室應加強與學校領導的溝通，把圖書館的發展情況及時與上級領導匯報溝通，讓學校領導加強對圖書館的重視；圖書館辦公室應加強與學校各院部的聯系，及時獲取學校教學、科研工作的相關動態信息，反饋到圖書館的各業務部室，便于圖書館主動為學校教學、科研提供快捷、準確、周到、深入的服務；圖書館在許多方面都需要學校各職能處室的大力支持和配合，如人事、經費、設備采購、館舍維護、資產調配、安全衛生等等，圖書館辦公室必須處理好與學校各職能處室的關系，努力為圖書館創造一個良好的外部環境，保障圖書館日常工作的順利進行。
（3）圖書館與兄弟院校圖書館間關系的協調。隨著高職院校圖書館事業的發展，圖書館服務范圍的擴大，圖書館對外聯系也越來越多，對此，圖書館辦公室要擔負與社會其它實體的聯絡工作，對外加強對圖書館的宣傳，特別加強與其他兄弟院校圖書館之間的聯系，通過邀請兄弟館領導、專家來館做報告、講座，借鑒他人的成功經驗，或館際間考察交流，相互學習、取長補短，有利于開展各項業務協調工作和館際合作，在服務、資源上形成互建、互利的發展格局。
3.行政管理
圖書館辦公室最重要的事務性工作就是行政管理，首先是文檔工作，上級文件收發、簽到、登記、歸檔，起草圖書館各種公文和工作報告、計劃總結以及圖書館通知通告等，并負責管理館內的報告、合同、協議等工作文件，做好保密工作，組織各種會議并做好會記錄；其次是經費管理，圖書館各種經費的收入、開支、預算、決算、綜合平衡等，特別保證?？顚Ｓ?，杜絕“人吃書”的現象發生[4]。然后是統計工作，根據各種統計資料可以反映一個館及整個圖書館事業的發展概貌，對于統計的各種數據要進行分類、歸納整理，根據統計資料進行分析研究，發現問題，提出解決辦法和措施，如，通過藏書、經費的變化，了解影響書刊價格的因素，分析研究如何把經費花在刀刃上，合理使用，從采購到充分發揮現有書刊的作用上下功夫等，統計內容要求準確、及時，具有連續性和一致性。最后是督促檢查，各部門對上級決策及規章制度的執行情況，各部門統計報表、工作計劃和總結及目標的完成情況等，圖書館辦公室要及時了解情況向館領導反饋信息并進行檢查和督導，做好控制工作，根據執行情況和完成情況總結經驗，提出完善的措施，在督促檢查過程中要做到參與而不包辦、督促而不命令、到位而不越位、誠心誠意、開誠布公，各部室工作和諧正常運行。
4.后勤保障
圖書館辦公室的一項基礎性工作就是全館的后勤保障，如設備的采購和管理、設備的維護和報修、辦公用品領取和發放、員工津貼和福利待遇的發放等服務性工作，除此之外，辦公室還要注意傾聽員工的聲音，關心員工的生活，了解員工的疾苦，解除館領導和廣大員工的后顧之憂，使他們能夠全身心投入到工作中去。
三、做好圖書館辦公室工作的幾點建議
1.強化服務意識
行政工作的基本特征就是服務，辦公室工作更是如此，因此，必須加強服務意識，在服務的范圍、內容、對象等方面不斷提高認識，變被動服務為主動服務，不斷改進工作方式、方法，使服務工作上水平、上層次。
2.處理好幾個關系
（1）處理好行政與業務的關系：行政與業務是辦公室工作的兩個主要方面，一般來講，業務工作是辦公室的主要工作，行政工作是為業務活動服務的，只有行政工作做好了，業務管理才能落實，而業務工作所需的人、財、物的管理，又是行政工作的主要內容。
（2）處理好與業務部門的關系：辦公室集行政、人事、后勤等于一身，應特別注意處理好與各業務部門的關系，不能對各業務部門頤指氣使，影響其工作積極性，使圖書館的整體服務功能下降，各業務部門的工作是圖書館工作的基礎，辦公室的主要職責是為各業務部門服務。
（3）處理好圖書館與有關部門的關系：首先，通過各種途經向主管部門宣傳圖書館的作用和目前面臨的困難，爭取主管部門的支持和幫助；其次，配合各業務部門通過開展宣傳、咨詢、讀書活動等途徑，使讀者了解圖書館各部門所做的工作及館內的各項規章制度，使讀者加深對圖書館的信任和支持；第三，與兄弟圖書館加強聯系，開展館際間的合作，實現文獻資源共享，廣泛開展學術交流，達到共同進步的目的[5]。另外，還要與各級圖書館學會保持聯系，以取得他們的支持和幫助。
3.樹立創新意識
面對新的歷史發展時期，高校圖書館改革、發展、穩定的任務十分繁重，這就要求辦公室克服工作簡單化、程式化、陳舊保守的思想，樹立創新才能突破，不斷探索新形勢下做好辦公室工作的新思路，尋求解決問題的新途徑、新辦法。
創新體現在具體工作中，是一種超前行為，有沒有工作的主動性，有沒有超前意識，是主動服務還是被動服務，工作效果會截然不同。卓越的管理應是實現維持與創新相結合的管理，而創新又貫穿于辦公室工作的各項管理活動中，要拓展工作思路，開展組織創新、方法創新、技術創新，以實現組織有序，方法俱佳，制度更加完善，新技術運用更廣泛，信息處理和應變能力不斷提高。
4.加強辦公室人員自身素質的培養
首先，辦公室工作人員要加強業務學習，尤其是圖書館專業知識的學習。隨著信息化時代的飛速發展和自動化、無紙化辦公模式的大力推廣，必然要求辦公室工作人員在鞏固傳統文秘工作技能的同時，不斷加強辦公軟件、數據庫系統的學習，提高辦公自動化的技能，提高工作效率；辦公室人員還應注重自身圖書館專業知識的學習，在干中學，在學中干，充分利用各種講座和參加培訓班的機會加強學習，同時還應注意養成閱讀專業書籍的習慣，關心專業發展的進展、動態，緊跟圖書館學理論研究與實踐的步伐，自覺學習，并將所學的專業知識靈活運用于圖書館管理工作中。其次，要注重政治素質的提高，并結合自己工作的實際，多閱讀和體會有關的政策和文件精神，尤其是國家新頒布的各種方針、政策，充分體會和理解了這些政策、文件的精神，才能增強自身的政治素養，樹立更崇高的職業道德，深入投入到自己的工作中去，加強對工作中問題的處理能力和把握能力。
四、結束語
總之，圖書館辦公室是一項服務性很強的工作，工作內容非?，嵥榫唧w，要求我們要有足夠的耐心和能力，并從各個方面提高自身的服務意識和服務水平，在館領導的支持和領導下，把圖書館辦公室的工作真正做好。
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摘要：文章針對目前圖書館服務模式，從五個方面提出了打破常規改進圖書館服務模式的措施和辦法，并圍繞轉型、超越、發展新主題提出了新的、具體的服務方式，闡釋了如何拓寬圖書館服務領域的問題。
中圖分類號：G250文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2014）12-0033-02
收稿日期：2014-11-01
作者簡介：朱靜（1976-），朝陽市圖書館館員。1延長開放時間
當前，隨著我國反腐力度的加大，動用公款進行娛樂文化活動受到極其嚴格的控制，同時機關、事業單位的公職人員業余活動的選擇和去向也受到了嚴格的約束。隨即，北京市的三聯書店提出了24小時不打烊、全天候為讀者開放的新舉措，這一舉措的出臺受到了廣大讀者的一致歡迎和好評，這也反映出自黨的十以來，轉變作風、糾正“”收到了實效。這對于各級圖書館來說是一個擴大讀者群發揮更大作用的良好契機。那么，如何抓住這個契機呢？筆者認為，圖書館可以通過延長開館時間的方式來吸引讀者，開館時間應該延長至晚上21時，有條件的圖書館還可以更長一些。
當然，延長開館時間后相應的配套管理條件也要跟上：①要安排好加班值守人員。人員不足的圖書館還要增加、調配人員編制，或者征集志愿者，滿足延時需求。②要改善相應的硬件環境，比如增加閱讀桌椅以及相關的照明設備，給讀者提供良好的讀書條件。③要建立新的閱讀制度，如嚴禁晚飯后醉酒人員進入館內喧嘩等，還要適當加派保衛人員，保證夜讀人員的安全和閱讀秩序。④政府財政部門應當增加圖書館的辦公經費，滿足夜讀的各項費用開支，切實把這一公益事業辦好。
2改座位變格局
圖書館當然要追求“上座率”，但是其要打破傳統的思維方式，學會多設座、設軟座、設外座，并可以以借座、分座等多種方式擴大讀者群。
2.1在館內實行席地讀書、見空就坐的新舉措
目前，許多圖書館座椅不能移動，占據了較大空間，遲到讀者有時無座可坐，只能站立讀書。如果設置一些小凳子或海綿墊子、地毯等，就方便了讀者，從而達到了吸引讀者的目的。
2.2采取“借座”方式，擴大讀者群
圖書館要打破只有在本館讀書的讀者才是“上座”讀者的觀念，拉長圖書館的座椅，借座、借光為我所用，共享資源，一座兩用。如：朝陽北票市圖書館與北票市人民大會堂相鄰，每到節假日讀者異常多，他們就采取引領讀者到會堂去讀書的辦法，把閑置的會堂座位有效地利用起來。一些擁擠的圖書館完全可以借助鄰居單位的活動室、會議室開辦“鐘點”圖書館，全面增加讀者數量。
2.3采取“訂座”讀書方式，滿足客戶讀書需求
對于經常光顧圖書館的“老讀者”，圖書館應該設立固定座位或預留座位。對于老年讀者或病殘讀者，可以采取“訂座”辦法，公布圖書館訂座電話，保留出特殊群體讀書座位，以周到的服務贏得讀者的滿意。
當然，座位靈活了，管理難度也就隨之加大了。圖書館要安排好工作人員，加強監管，維護館內紀律，盡心服務，保持人多不亂、秩序井然。
3改變作風，深入基層讀者
各級圖書館的館員，也要改變作風，采取各種方式深入到最基層讀者之中，傾聽他們的心聲，尋找圖書館轉型、超載、發展的良策。每年的年初，圖書館的負責同志都應該做好以下四點。
3.1下基層深入調研，召開征求意見會
圖書館員應深入學校、大中小型企業、鄉鎮、街道之中，征求各個層面的讀者對圖書館新一年工作的意見和建議，了解他們的需求，為制訂新一年的圖書館工作計劃、服務計劃打下良好基礎。
3.2到當地所屬發改局和機關工作委員會“掏底”
圖書館員應了解本年度當地政府對經濟社會發展的總體規劃和對主導產業的發展計劃，了解各級黨政機關在新的一年里開展的黨建與行政工作。從而圍繞工作規劃、計劃以及重點工作內容，研究圖書館的工作方向和規劃，并在此基礎上購買和調配“對題、對路、對癥”的服務書籍，從而有效提高圖書館直接服務地方經濟發展的能力，增加貢獻力。
3.3到教育局了解學校工作的重點
圖書館員還應掌握德育工作、教學工作、文體工作計劃內容，認真了解現階段中小學生急需的讀物以及教師繼續教育所需的相關材料。圖書館要在認真調研的基礎上對圖書館購書計劃進行調整，購買滿足讀者需求的圖書。
3.4到老干部局或老齡工作委員會了解離退休老同志閱讀需求
如何通過問卷調查，了解老同志希望看到哪些圖書，同時征求他們對辦好當地圖書館的意見和建議，把這一長久穩固的讀者群抓住、抓牢。
總的來說，就是把辦館的權利交給讀者，讓基層群眾說了算，這樣圖書館就一定會有前途，也一定能深受讀者喜愛。
4改追求變檔次，追求閱讀大效益
人們常說“開卷有益”。這話要辯證地看，要看開的是什么“卷”，是什么人開的“卷”，是什么人寫的“卷”。圖書館工作人員要研究在當下社會發展中最有益的書，要樹立大服務觀、大效益觀，站在為社會負責、為下一代負責、為文化繁榮負責的高度，來研究“卷”的檔次，“卷”的內涵。無論是購書、管書，都要了解當下社會人的思想追求，要對哪部分人應該需要什么書、一個階段應該看什么書做到心中有數。此外，還要把好推介關。一個圖書館如果沒有高水平的推介服務，那么這個圖書館就是一個“大倉庫”，充分發揮好推介作用就是提升服務檔次的表現。
4.1抓好“選卷關”
朱靜：謀寬助拓展，布長思深遠朱靜：謀寬助拓展，布長思深遠圖書館每年都要購進有價值、有影響力的好圖書，選擇有思想性、有代表性的好作品。在研究好書的同時，還要研究好作者、好出版社，并根據讀者意見定期與當紅作家以及出版社聯系，向他們反饋其圖書的受歡迎程度、目前讀者的閱讀取向以及對某些作品的意見和建議，擔負起從源頭上督促出好作品、精品的責任和義務。
4.2弘揚主旋律，凝聚正能量
圖書館要建立讀書質量與效益評估體系。首先，要跟蹤調查一些讀者、一些基層單位的學習效果，對其學習質量進行研判。其次，要統計一個月或一個季度中大多數讀者看的書、關注的話題，并對這些數據進行分析，了解當下社會心理，寫出調查報告，提供給文化、宣傳部門以加強引導和鼓勵。最后，要始終站在弘揚社會主義主旋律、凝聚社會主義正能量的立場上辦好圖書館，為廣大讀者提供高質量的精神食糧。
4.3注重交流，圖書館要當好“三個橋梁”
圖書館要當好圖書與讀者之間的橋梁；當好出版社與書商之間的橋梁；當好作者與讀者之間溝通的橋梁。三個橋梁的作用相輔相成，目的是形成“看書――反饋――改進――寫好書――出好書――看好書”的模式，出版更多的符合大眾心理、源于生活高于生活的精品力作。各級圖書館應該定期舉辦新讀物、新作品讀后感交流活動，邀請書商、作家到圖書館來與讀者進行現場交流，這樣，圖書館的名氣就會大增。
5改服務變眼界，幫助民眾養成讀書習慣
圖書館想發展，歸根結底要靠廣大群眾。為此，圖書館在做好現有工作的同時，要有計劃地逐步開展營造讀書氛圍工作，注重借助各方面力量循序漸進地培養大眾的讀書習慣。
5.1開展讀書宣傳周活動
圖書館可以借助電視、報紙等媒體開辟讀書宣傳專欄，刊登倡議書；組織優秀讀者開展朗讀比賽活動、書評活動、書法比賽活動、攝影比賽活動等。
5.2建立讀書基地
圖書館可以在條件較好的學校、社區、村委會建立讀書基地，評選優秀讀書集體、先進個人，廣泛宣傳基地取得的成效，從而帶動其他地方形成愛讀書的良好習慣。
5.3發揮優秀讀者的作用，成立講師團
圖書館可以深入機關、企業、鄉鎮、村，發動讀者用親身經歷匯報讀書體會，暢談通過讀書給社會、家庭、鄰里、事業發展帶來的好處，激發廣大群眾參與讀書的積極性。
5.4培養愛讀書的良好社會氛圍
圖書館要密切聯系人大、政協等政府及社會組織，定期邀請人大代表、政協委員到圖書館來檢查工作，開展專題調研，開辦委員代表讀書日活動，帶動社會各界參與到讀書活動中來。同時，圖書館還要借助共青團、工會、婦聯等群體組織的力量，推動全社會讀書活動的開展，群策群力、攜手并肩地把當地圖書館建設好、發展好、利用好，為實現中華民族的偉大復興、實現中國夢做出積極貢獻。
參考文獻：
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1 高校圖書館家具和設備使用、管理現狀及存在的問題
1.1 家具及設備數量、品種多，設備更新速度快
高校圖書館擁有的辦公家具及儀器設備數量明顯多于校內其他部門。一方面，由于圖書館服務方式向多元化和數字化發展，圖書館配置的家具及設備品種也呈現出多樣化及現代化的趨勢；另一方面，隨著信息技術產品及電子產品的飛速發展，作為學校知識信息中心的圖書館需要緊跟潮流，因此，其電子設備更新速度也逐年加快，加之圖書館家具及設備使用年限跨度大，各類家具及設備總數多達幾千甚至上萬件。
1.2 資源浪費較嚴重，資產利用率低
高校圖書館家具及設備的購置經費絕大部分來源于學校專項經費，因而，圖書館基本不考慮成本核算和資產折舊的問題，在有需求意向時即向學校申請，而一旦購入又不關心使用情況，且基本上沒有維護保養的意識和責任感。一些使用年限不長的家具及設備僅僅由于一些細小問題或部分零部件損壞而不能正常使用就被放入倉庫等待報廢；一些使用情況良好的電子設備也因功能落后而被擱置；由于無線網的覆蓋范圍擴大及大學生智能手機和計算機的普及，圖書館內原有供讀者查閱資料的多臺計算機被閑置。這些都造成資源的極大浪費及資產利用率低。
1.3 資產管理意識淡薄，管理制度不健全
部分高校圖書館還存在重購置、輕管理的現象，缺少固定資產管理意識。一些高校圖書館沒有制定館內固定資產管理規章制度，因此不能科學規范地指導具體工作。而資產管理部門通常僅為圖書館配備1～2名資產管理員，且都是本館職工兼職。由于圖書館部門設置較多，辦公地點較分散，僅靠一兩名兼職資產管理員很難完成全館家具及設備管理工作。加上圖書館員工較多，資產管理意識很難統一，致使圖書館家具及設備的變動不能及時在學校資產管理系統中更新，從而造成資產管理系統中的數據與實際使用情況不符，家具及設備的使用和管理狀況較為混亂。
2 做好高校圖書館家具和設備管理工作的對策
2.1 提高資產管理意識
做好高校圖書館家具和設備管理工作，需要提高圖書館工作人員的資產管理意識，使他們充分認識到資產管理的重要意義，樹立正確的國有資產管理理念。強化管理不僅能消除現有的混亂局面，保證家具及設備的正常使用，還能減少資源浪費，提高家具及設備的利用率，為學校和社會創造更多的效益。因此，必須增強圖書館領導及職工資產管理的責任感和主動性，使他們真正意識到管理好家具及設備資產的重要性和必要性。
2.2 建立科學管理體系，健全管理規章制度
按照“統一領導、歸口管理、分級負責、責任到人、物盡其用”的原則，建立健全家具及設備的管理制度[2]。我校圖書館家具及設備管理實行行政領導全面負責制，資產管理員、部門主任和使用者三級責任制，將管理責任落實到具體部門和個人，明確相關責任人的責任范圍，強化責任和管理意識。由于家具及設備數量龐大，可安排一名家具資產管理員及一名設備資產管理員分別管理家具和設備，家具資產管理員可由辦公室職員或辦公室主任兼任，而設備資產管理員可由技術部職員或技術部主任擔任。這樣既實現了歸口管理，也實現了分級管理，使管理的責任更明確，職責更清晰。
根據學校資產管理部門制定的具體實施辦法或章程，結合本館實際情況，我們建立了一套館內家具及設備資產管理制度。其中包括購買程序、驗收過程、保管及使用方法、轉移、調劑、報廢、賠償等，做到家具及設備管理有章可循。在管理制度中還增加了家具及設備的盤查監督、維護維修跟蹤服務機制。我們制訂工作計劃，定期對各種資產進行清點及檢查，發現家具及設備損壞，及時向有關部門提出報修申請；發現資產數目或存放地點不對，要及時處理并通知辦公室負責人員。我們將家具及設備的使用管理工作作為館員年終考核的一個指標，做到賞罰分明，提高每名員工的家具及設備管理責任意識。
2.3 充分利用資產管理系統，合理分配家具及設備管理工作任務
高校圖書館可根據館內職工的家具及設備管理責任等級向學校資產管理部門申請不同的管理權限，并在資產管理系統中設置不同的賬戶和不同的權限。依據每個職工對家具及設備的實際使用情況，將館內所有家具及設備管理工作分配到部門，落實到職工[3]。資產管理員為一級權限，可對本館所有家具及設備信息進行操作；部門主任為二級權限，可對本部門所屬家具及設備進行信息操作；普通員工為三級權限，可對本崗位家具及設備進行信息操作。部門主任對普通員工的操作進行確認和審核，資產管理員擁有最終審核認定權限和全館家具及設備管理權限，這樣就可以讓館內所有人員都關注家具及設備管理工作。其最終目的是使家具及設備在轉移、維修、外借、調劑、報廢的過程中賬目準確，易于維護。
2.4 建立家具及設備共享平臺，實現再利用
對于沒有達到報廢年限的閑置家具及設備或利用率低的家具和設備，圖書館資產管理員在資產處置時應該有資源共享的意識。高校圖書館在經費投入、館舍面積及硬件條件等方面相比校內其他部門都更有優勢。一般情況下，圖書館的家具及設備數量相對充裕，有些甚至有較大富余[4]。通過與校內其他部門建立家具及設備共享，不但可以騰空閑置家具及設備的館藏占地，調劑余缺，實現資產再利用，充分發揮家具及設備的使用效能，更為重要的是，能為學校節省資金，減少開支。
高校圖書館可根據各高校信息化建設要求，在資產管理部門或圖書館的二級網站上建立家具及設備共享平臺。圖書館資產管理員可在該平臺上錄入擬共享的家具或設備，主要包括兩部分：一部分是可以調劑給其他部門、沒有達到報廢年限且可正常使用的閑置家具及設備，如替換下來的桌椅板凳、計算機等，這些家具及設備在圖書館已經沒有使用價值，但是對部分經費緊張的學院來說卻是寶貴的資源；另一部分是不可調劑的、利用率不高，但可以共用的設備，如攝像機、照相機、移動投影儀、繪圖儀等。如果有部門對可調劑的家具及設備有需求意向并經資產管理部門同意，圖書館即與其辦理相關移交手續，包括對擬調劑物品進行實物確認，簽訂正式的移交協議，附上每批移交家具及設備的明細，被調劑家具及設備的搬運信息等。這些工作完成后，雙方負責人攜帶相關材料到資產管理部門進行校內家具及設備轉移處理，將被調劑的家具及設備全部轉移到接受單位名下，做到雙方賬目清楚無誤。對于可共用的資產，使用部門可以選擇網上預約的方式預約使用相關設備。預約成功后，借用部門需填寫一份借用協議，包括設備借用期限和借用人等信息。該共享平臺的開通體現了家具及設備管理的先進性、科學性、實用性和共享性，提高了資源利用率，同時也響應了國家的節能環保號召。
教導處主任工作職責
1. 協助校長組織教師學習和貫徹國家教育方針、課程標準和上級有關教育工作精神，根據校長提出的學期工作計劃要點，制定和實施教學工作計劃，妥善安排和及時總結學校教學工作，建立科學穩定的教學秩序。
2. 負責全校排課、調課，編制作息時間表、課程表、課外活動表;組織好每年度的招生、編班和畢業班工作;做好學籍管理、教學資料管理等工作。
3. 指導教研組工作。審閱教研組工作計劃，核實各科教學進度和教學質量要求，提出指導性意見;指導教研組的教學研究活動，布置各階段教學工作，檢查督促教師的教學和學生學習情況，總結交流教學經驗。
4. 深入教學第一線，經常聽課，切實掌握各科教學的第一手資料，并作出綜合性的分析評定;組織學生的考試工作，指導命題，督促閱卷并指導質量分析，實施教學質量監控。
5. 協助校長領導體衛工作。貫徹好體衛兩個條例，做好體育衛生和學生課余生活的組織管理工作，堅持兩操正?；愫脤W生的防疫保健工作，充分安排學生在校活動量，減輕學生的課業負擔。
6. 協助校長做好教師的政治思想工作，加強職業道德建設，有計劃地安排教師的文化學習和業務進修。加強青年教師和骨干教師的培養，全面提高教師的業務水平和教學能力。
7. 加強對圖書室、實驗室等各專用教室的建設和管理，督促使用和管理好各類教學掛圖、儀器和電教設備。
教導主任工作職責
教導主任在校長直接領導下，具體負責學校的教學和教務工作。教導副主任協助主任工作，并做好自己分管的具體工作。
一、組織和管理教學工作。
(一)組織教師學習和貫徹國家制定的學校工作條例、課程標準和上級關于教育教學工作的指示，認真貫徹教育方針，全面提高教學質量。
(二)加強教學工作計劃管理。
1、制定學校的教學工作計劃;
2、指導制定和審批教研組工作計劃;
3、審批教師的教學工作計劃。
(三)制定教學常規和其他教學管理制度，建立正常的教學秩序，協調好各年級各學科教學活動。
(四)安排教師的教學工作，組織教師學習文化、業務和教育科學理論，提高教學工作能力， 督促指導教師執行崗位責任，實施教學目標。
(五)協同教研處組織指導全體教職工開展教科研活動，提高教科研水平和教育教學質量。
(六)檢查師、生的教、學筆記和各科教學計劃的執行情況，搞好教學質量分析工作。深入 教學第一線聽課、評課，聽取各方面對教與學的意見，發現問題、解決問題。
(七)結合學生實際，協助領導組織開展教學改革，抓好必修課、選修課和活動課相結合的課 程體系建設和實施。抓好學生勞動技術教育和勞動實踐活動，組織指導學生開展文體、科技等課外活動。
二、組織和領導教務行政工作。
(一)管理學生的學籍。負責招生、編班、成績考核、休學、退學、轉學、畢業等工作，建立健全學籍檔案。
(二)編制課程表和作息時間表。
(三)組織好上級教育行政部門交給的考試工作。做好期中、期未和畢業考試的考務工作。
(四)組織對教師教學工作進行經常性地考核工作，建立教師業務檔案。
(五)負責教師教學活動過程中的考勤，及時安排調課、代課。
(六)負責圖書館、閱覽室、文印室、儀器室、電教室、實驗室、微機室、語音室的使用與管 理。做好教學參考書、工具書、教學掛圖、儀器的訂購添置和管理工作。
(七)負責教學信息的收集、整理、傳播工作，做好試題、計劃、總結等歸檔工作。
(八)做好每學期開學準備和期未總結工作，并寫出有關書面材料。
(九)加強教導處的組織建設、人員配備，做到人員精干，結構合理，提高教務人員素質，保證教務處整體功能優化，保證工作質量，有效完成階段性和突擊性工作任務。
(十)堅持定期向校長匯報工作制度，遇重大事件或問題，要及時請示匯報。爭取總務、工 會、團隊等組織或部門的協助配合和支持，保證本職工作順利完成。
教導處工作職責
1. 教導處負責教師的教育、教學工作的指導、檢查和全校學生的思想、學習、紀律、文體衛生等活動的檢查、督促。同時負責學籍管理工作。
2. 教導主任每日八時前要對全校各班及辦公室進行一次巡視，了解師生的考勤情況及晨會情況。
3. 要堅持每日課間操和放學路隊的檢查考評工作。
4. 處理好學校日常教育教學工作中出現的問題。
5. 教導主任分工定時參加各教研組的教研活動，每周不少于一次。并對各組的教學工作提出見解，每學期要堅持聽二十節課，做好記錄講評。
6. 每學期負責期中、期末的業務抽查工作。進行兩次各科作業檢查。
7. 對各班的課堂教學、紀律、體育、衛生常規要每周檢查一次。
8. 對各班的典型生(優劣)做到心中有數，并協助班主任采取有效措施，使差生及時轉化。
（一）落實責任，夯實行政執法基礎。一是明確任務。今年街道在調整依法行政工作領導班子及其辦公室人員的基礎上，結合實際，及時印發了《2009年度*街道依法行政工作考核標準》，從而明確了政府法制工作的內容和任務。二是建立例會制度，街道黨工委、辦事處將《綱要》和加強依法行政的決策內容解讀列入黨工委中心組學習計劃。執法例會每季召開一次，重點就計生執法、土地管理、城市管理、安全生產等方面進行專題研究。街道班子召開三次聯席會議研究依法行政和政務公開工作。三是層層落實責任。根據年初制訂的依法行政和政務（政府信息）公開工作計劃，結合市政府下達的依法行政責任考核要求，街道辦事處以工作任務書的形式落實到相關部門、各辦公室和管理區，做到與全年其他工作目標同時布置、同時檢查、一同考核。
（二）加強領導，完善行政執法機構。今年上半年街道班子成員因工作需要人事作了較大調整，今年7月街道黨工委、辦事處對依法行政工作領導小組及其辦公室人員和政務（政府信息）公開工作領導小組及辦公室人員作了調整，調整后，依法行政工作領導小組成員24名，組長由辦事處主任兼任，副組長由黨工委副書記和街道常務副主任兼任，成員由相關的線、辦、管理區負責人組成，辦公室由6人組成，黨政辦主任兼法制辦主任。
（三）科學決策，完善行政執法機制。一是嚴格把關。街道法制辦對辦事處出臺的規范性文件、行政處罰決定書等行政行為，建立審核制度。全年共審核行政委托處罰案件31件，落實20*年1月1日至2009年5月31日行政處罰案卷評查案件64件；規范性文件的行文程序中有法制辦的審核意見，行政處罰決定書報法制辦備案。同時，由法制辦牽頭對行政執法項目進行全面清理，根據依法行政工作領導小組批復的行政許可、行政監管、行政處罰、行政強制、行政征收、行政給付和其他具體行政行為認真組織實施。二是民主決策。依據《*街道辦事處工作規劃》對涉及全局的決策開展合法性論證和公開聽證，聽取公眾意見，確保決策的科學性。在村留地開發利用上，建立調研組，針對*實際，提出了拼盤選址、分項開發的建議上報市政府；在二級環衛管理上，采取集中管理，招投標承包的經營決策；在幼兒教育規劃和中心幼兒園的項目建設上，采用規范程序靈活經營的決策機制，中心幼兒園由后應村集體開發。三是建立突發事件應急處理機制。街道辦事處設立應急辦公室，統一組織協調處置突發性應急事件。在此同時，街道先后建立了防汛、甲型H1N1流感、防治禽流感疫情、重特大生產安全事故、重大食品安全事故和群體性突發事件應急預案。各村、社區、企業和學校也相應建立了預案，應急預案數達115個。為檢查預案效果，年初，街道辦事處會同市安監局、消防大隊在岙底楊村、西郊村進行了外來人員火災逃生的演練，取得了較好的效果。
（四）規范執法，確保行政行為質量。一是建立工作流程。街道辦事處設立行政事務受理中心，對事關民生的辦事項目建立流程圖。有最低生活保障金發放、困難家庭醫療救助、綜治受理工作、再生育審批、社會養老保險、工傷保險、失業保險、新型農村合作醫療保險、受理、施工招投標等內容，上墻公示，方便群眾辦事。二是建立駐村（社區）干部下基層辦事制度。結合學習實踐科學發展觀活動，要求每位駐村（社區）干部每周四全天在村（社區）辦公，制訂駐村（社區）干部名片發放到戶，密切干群關系。同時還在村（社區）設立工作站，將關口前移，盡力將各類矛盾糾紛化解在基層。三是嚴格執法。在計劃生育方面，共對26戶違規生育對象，進行立案查處，逐戶建立案卷，嚴格處罰標準不放碼。在土地管理方面，街道辦事處牽頭，依據全市農民建房工作專項行動部署和要求，會同市城建、土管部門先后組織了近十次的集中拆除行動，共拆除違章建筑近10000平方米，有效遏制了違法用地高發勢頭。在安全生產管理方面，多次開展“聯網地毯式”安全生產專項整治行動，對全街道3200多戶出租私房戶進行了檢查登記，對歌舞廳、按摩院等公復場所進行了以消防安全為重點的集中整治。在環境綜合整治方面，先后6次對學校周邊的環境進行了集中整治，8—10月份，結合省級滅蟑先進城區復評，由街道辦事處牽頭，會同衛生、工商、城管等部門對城區內的醫院、餐飲、市場、機關單位及學校食堂進行全面整治。今年11月18日順利通過了*市檢查組的驗收考核。街道在“十小”行業質量安全整治方面，全街道在主要街道和主要場所懸掛“十小”整改宣傳橫幅25條，發放“十小”整改宣傳資料3000多份，張貼宣傳畫35幅，發放其他各類宣傳資料8000余份，有效地提高了廣大群眾的知曉率和參與度，轄區內“十小”行業生產經營單位1441戶逐步從“要我改”轉變為“我要改”，實現了自我整改、自我規范的目的。
（五）嚴格監督，提高行政行為效率。一是堅持持證上崗制度。街道89名行政執法人員組織二次進行執法交流，在依法行政工作中要求必須持證上崗，持證上崗率達100%，同時分別參加了市組織的法律法規培訓，*安監中隊全體人員通過了省安監局的集中培訓。二是對行政處罰、行政許可案件質量進行檢查。街道法制辦于今年7—9月底，會同市計生局、安監局等職能部門對計生立案查處的案卷進行全面檢查，案卷總體情況良好，均未發現錯案現象。三是完善監督機制。街道辦事處自覺接受人大工委的法律監督和政協工委的民主監督，及時向黨代表、人大代表和政協委員通報政府工作，聘請10名*籍的黨代表、人大代表、政協委員為行政執法和政務公開監督員，通過健全執法檢查制度，完善整體監督。
二、政務（政府信息）公開工作
實施政務（政府信息）公開，是推進社會主義民主、完善社會主義法治的重大舉措，是提高科學執政、民主執政、依法執政的必然要求，是建設行為規范、運轉協調、公正透明、廉潔高效行政管理體制的重要內容，這就需要各部門的密切配合，更需要公開、公正和公平。為此我們堅持做好“三個到位”、做到“三個公開”。
（一）堅持思想認識到位，做到全方位主動公開。自國務院信息公開條例實施以來，街道辦事處作為最基層政府面對人民群眾的最直接單位，其主要工作是辦理群眾事務，直接為群眾服務，接受人民群眾的監督。這就要求我們政務（政府信息）公開工作必須全透明。凡是涉及政府各項工作的相關決策、規定，除了有保密規定不能公開的都必須主動公開。這既是法律、法規對我們的要求，也是各級政府接受群眾監督，讓群眾了解、理解和支持政府工作的要求。為此，我們在政務（政府信息）公開中，堅持做到三個全：一是對象全。從街道書記、主任到普通工作人員，全部上墻公布，亮相上崗，每個辦公室都設立去向牌，公布聯系方式，方便群眾辦事。同時，還與電信部門聯合，設立特服咨詢電話*，投訴監督電話*，將機關、部門、村、社區全體工作人員聯系電話進行編組，通過專電隨時與工作人員保持聯系；二是范圍全。從機關向部門、站所、村居延伸，做到上下一盤棋，通過街道行政事務受理中心、接待中心和綜治工作中心，公開服務內容、辦結時限、辦理程序，使辦事群眾心中有數，一目了然。三是內容全。我們將計生、土地、民政、工程、征兵、社會保險、項目審批等44項行政許可行為全部列入公開項目，同時針對實際，將群眾關心熱點、難點問題的解決、處理結果及時公開，不留“暗箱”操作。
（二）堅持制度機制到位，做到無保留及時公開。街道辦事處制訂了*街道信息公開指南，確定了信息公開的內容、時限、范圍、形式，規范了信息公開的程序。通過近三個月來的整理，將街道辦事處2003年以來的相關信息、政策規定、重大事項等256項，全部以資料匯編形式進行公布，同時上報市檔案局和圖書館，方便群眾查閱，對06年以來相關信息還以電子文檔形式上傳到市政府網絡中心，實行統一。此外，我們還利用政務公開欄，公開政務信息欄目，涉及內容有違法用地整治方案、工程招投標項目、超生子女費征收、街道財政收支情況、最低保發放對象、農醫保支付狀況、兵員落實及民政優扶等方面限時有序公開，全面提高政府工作的透明度。
關鍵詞：二級學院 行政秘書 工作職責 特點
在我國高等教育快速發展和改革的背景下，高校的二級學院已逐漸發展成為教學、科研、管理為一體的相對獨立的單位個體，其在高校的位置和重要性也越來越凸顯。而行政秘書作為二級學院教育工作管理者，是行政管理的基層崗位，承擔了執行、聯絡、溝通、協調等大量事務性工作，而不再是單純的“收發文件，打打電話，抄抄寫寫”，從一名簡單的辦事員轉變成參謀員、協調員、服務員。
1 行政秘書的工作職責
一是文字工作。起草二級學院發展規劃、工作計劃、報告、總結、決議和行政規章制度；起草、審核、編號、校印、分發文件；整理和保存會議記錄、會議紀要；收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用各類文件資料的服務工作；文秘、檔案等崗位的管理工作；按照學校管理的規定，使用和管理印章、介紹信、證明信；接洽及處理公函、電話、電報、電傳等政務工作。
二是人事工作。按照學院統一的教師工作量核定標準，做好教師工作量的考核工作，并上報學院教務處；計算和審核教師課時津貼和行政人員崗位津貼；負責教職員工的考勤、評教、年度業績考核工作；負責教職工崗位競聘、職稱申報評定、人事調動、獎懲等工作。
三是日常行政工作。在院領導的直接領導下，組織、協調與管理辦公室工作，檢查、督促落實情況，保證各項工作正常運行；開展院建設、發展和管理等重大問題的調查研究工作，為院領導決策提供依據和建議；籌備、協調、組織院各類會議，做好對外接待與聯絡、對外信息、對外宣傳工作；協助院領導處理日常行政事務工作，完成部門領導交辦的其他工作；負責院資產管理工作、辦公用品和辦公設施的領取和管理、發放和報刊雜志、信件的分送工作；處理其他一些突發事件和臨時性事務，并及時向院領導管理層匯報請示。
2 行政秘書的工作特點
一是政治性。堅持鮮明正確的政治導向是做好行政秘書的必要前提條件。高校行政秘書應該切實關心國家時事政治，及時了解國家教育發展和改革動向。遵守學校各項規章制度，貫徹學校各項精神和指示，掌握學校工作動態，學習和研究領導講話和文章，要以良好的精神風貌和思想狀態、強烈的事業心和工作責任感，愛崗敬業，忠于職守，無私奉獻，認真履行行政秘書的工作職責。
二是事務性。行政秘書的工作頭緒較多，涉及到二級學院的方方面面。每天工作量繁多且瑣碎，從會議的通知、文件的整理傳閱、來電來訪的接待到領導交待的各項工作、教師學生的聯系服務、資產管理、財務報銷等等“大大小小”、“婆婆媽媽”的事情，而且還要兼任黨務、工會等，工作不定性，幾乎包羅萬象，通常幾件事情一起干，每一件都要仔細認真對待，不能有半點馬虎。因此，行政秘書雖然天天忙，月月忙，可是年終總結確實忙忙碌碌一整年，兢兢業業無成績，顯現不出其重要性。但是，還是要求行政秘書要有科學的工作方法，提高工作效率，從大量瑣碎的工作中整理頭緒，統籌安排，為師生服務，為學校發展服務。
三是協調性。行政秘書工作涉及的范圍廣，交際的人多，從各級領導到學院教師學生，從各個職能部門到校外合作企業，這就要求其必備較強的溝通協調能力。在高校的二級學院里，行政關系呈現縱橫交錯的復雜網狀關系，行政工作要多個方面、多個部門相互配合協作才能完成，故行政秘書處在行政管理部門、師生的信息交匯點，同時也是各種行政矛盾的集中點，因此行政秘書必須協調好于上級領導、各個行政管理部門、師生、教研室、教學秘書、輔導員等關系，團結協作，責無旁貸地承擔起承上啟下、聯系左右的作用，與各個部門保持良好的合作關系，善于分析和處理復雜關系，政策靈活、行動果斷、處事穩妥、勤于思考，提高自己的溝通協調能力，創造一個和諧有序，相互協作的良好局面。
四是參謀性。行政秘書不僅僅只做好學院的行政事務工作，還應當充當領導的考察團和智囊團。在平時的工作中，通過各種途徑，深入要教科研、行政的第一線，了解各個工作環節，熟悉教研室、實驗室的教師隊伍建設、資源配置情況，熟悉各位老師、行政人員的秉性，取得第一手資料，及時收集、整理、解決各種問題和矛盾，認真總結，堅持從實際出發，實事求是向領導匯報，善于發現新經驗，提出中肯意見和方案，為領導決策提供最原始準確的資料。同時要注重全局性，多角度觀察，全方位思考，避免顧此失彼，努力促成決策的科學合理性。但是在工作中也要準確把我角色定位，只能“參與謀”，而不能“參與斷”，當好領導的助手和參謀，把為領導出謀獻策的思想深入到工作中，盡職盡責當好參謀員。
五是服務性。行政秘書要充分認識到工作的意義，樹立全心全意服務意識。一是服務領導，認真及時完成領導交待的各項任務，為領導提供直接的輔助服務，做好后勤服務工作，開拓思路，掌握和熟知領導工作程序，準確把握領導意圖，使學院的各項工作能夠有條不紊地開展，為學院的發展打下堅實基礎。二是服務師生。教學為立校之本，要切實為師生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，為教學活動順利開展做好前期準備。在為教師服務過程中，耐心細致，工作到位，確保年度考評工作、職稱評審、師資進修等工作順利開展。對待學生要以誠相待，愛護學生，及時幫助學生解決問題和困難，熱情為學生服務，做好管理育人。三是服務各級相關行政部門。高校二級學院行政秘書接觸的部門較廣泛，涉及到院辦、組織人事處、科研處、財務處、學生處、教務處、設備處、紀檢處、宣傳統戰部、工會、實訓中心、圖書館、后勤處、各二級學院等相關行政部門，要牢固樹立全校一整體的思想，學校整體利益優于二級學院，真正做到相互溝通交流、相互理解、相互配合，及時傳遞相關信息，落實各項日常工作，同時也要協調好與其他二級學院的關系，為二級學院更好地與其他部門合作打下基礎。
總之，要想成為一名優秀的高校二級學院行政秘書，首先要清楚認識到其工作本質，明確其自身職責，樹立良好的服務意識，端正工作態度，勤奮好學，認真掌握更多的工作技能，勤勤懇懇，踏踏實實，認真完成每項工作，為新時期學院發展貢獻自己的力量。
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