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序論：在您撰寫檔案信息化管理時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
【論文摘要】信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ?。
1、檔案信息化的定義和內涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
1.2內涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ?。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
3、加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
3.1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
3.2.2加強檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養
從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。
【參考文獻】
檔案信息化管理已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢，信息化管理充分的利用了計算機網絡技術，有效的提高了工作效率，能夠更加充分的利用檔案信息資源，發揮檔案管理的潛在價值。檔案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改變，以適應檔案信息化管理的需求。首先對檔案信息化管理的優勢進行了分析，然后進一步闡述了做好檔案信息化管理的措施，對于提高檔案信息化管理工作水平具有重要的意義。
關鍵詞：
檔案信息化；優勢；管理方法
檔案信息化建設是科學技術發展到一定階段的必然產物，也是檔案管理工作的一項創新，對于提高檔案管理工作效率具有重要的意義。信息化管理相對于傳統的紙質檔案具有很多優勢，不僅在信息處理方面更加便捷，同時為檔案信息資源的開發利用提供了有利的平臺，能夠更加充分的發揮出檔案管理的內在價值，將檔案管理工作的服務范圍不斷拓寬，做到了資源利用最大化，這是實行檔案信息化管理的重要意義。
1檔案信息化管理的優勢
1.1加快檢索速度、提高檢索準確性
按照傳統方式，檢索檔案需要相關工作人員在案卷及目錄中進行手動查找，查找效率不高，也很容易出現差錯。通過對檔案管理實施信息化管理模式，不但可以極大地提升檔案信息的查找效率。而且還能大大地降低出現差錯的可能性。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復雜的模糊查詢也可以順利實現。
1.2提高檔案信息利用率
隨著科技的進步，環保理念的加強，無紙化辦公受到關注，并得以在各個部門踐行，辦公自動化程度得以很大提高，這樣就出現了辦公數字化與紙質檔案信息之間的矛盾問題。通過采取檔案信息化管理模式，檔案信息可以數字化形式呈現，從而直接應用與辦公數字化系統之中，不但有效解決了辦公數字化與傳統紙質檔案信息之間的不協調問題，同時還為使用者提供了極大的便利。
1.3方便信息遠程傳輸
按照傳統模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實際到相關的檔案管理部門進行查找；二是發傳真或者郵寄，這為使用者帶來極大的不便。而檔案信息化管理模式的應用，借助信息網絡，使用者通過自動檢索即可實現與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸，特別當二者相距較遠時，這種便利性則更加突出，在很大程度上節省了人力、物力和財力。
1.4有利于實現資源共享
辦公自動化可以與檔案信息化管理實現有效銜接，這樣可以實現檔案信息的收集、整理、管理以及使用過程的一體化，同時可以同步完成檔案信息文件的生成、管理和使用，發文、歸檔以及使用三者同步開展成為可能。
1.5提升檔案管理工作效率
檔案信息化管理模式下，從生成電子檔案開始，之后的信息收集、檢驗、歸檔、入庫以及使用的各個環節的相關工作都可以依托于自動化工作平臺得以實現，這樣就實現了檔案信息管理相關工作從傳統方式向自動化和智能化方式過渡，無論是檔案管理還是檔案使用，都出現了質的變化，體現了傳統工作方式與先進科學技術的結合。
2推進檔案信息化管理的策略
2.1轉變管理理念
計算機和信息技術的快速發展，已經對檔案管理工作產生劃時代的巨大影響。隨著辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題，就是要求我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上來，而是要借助現代信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。盡快樹立起現代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是促進檔案管理步人現代化的第一步。
2.2創新管理方法
隨著時代的發展，社會環境不斷的發生變化，由此對于各個單位的發展造成了一定的影響，而檔案管理在單位發展過程中發揮了重要的作用，其是單位在長期工作的過程中所產生的具有重要價值的資料記載，對于單位的長期發展具有重要意義。所以在新的歷史條件下，檔案管理工作需要與時俱進，轉變管理理念，創新管理方法，以市場經濟發展形勢為依托，實行檔案信息化管理，能夠有效的提高工作效率，更好的為單位的發展創造有利的條件。
2.3完善內部管理
為了推進檔案信息化管理工作進程，需要制定完善的內部管理體系，明確檔案信息化管理的運作流程，對于系統內部各個環節的運行需要制定詳細的規范標準，為信息化管理工作的開展提供有利的依據。加強各個部門之間的協調管理，積極配合檔案信息化管理工作的運行。明確崗位職責，制定完善的規章管理制度，并且將其徹底的貫徹落實，為檔案信息化管理打下堅實的基礎。
2.4要有先進的設備和技術
檔案信息化管理工作的高效開展，還需要強大的設備與技術力量的支持。設備是開展檔案信息化管理的硬件條件，也是最為基礎的需求。所以單位應該給予足夠的資金支持，配備先進而齊全的計算機網絡設備，為信息化管理工作的開展提供基礎保障。技術是檔案信息化管理的重要因素，在實行信息化管理模式后，一切工作的開展都需要依靠計算機網絡來完成，所以對工作人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要具有扎實的專業知識，同時對于計算機網絡技術還要熟練操作。工作人員在具有一定的技術要求的基礎上，還要具有良好的職業道德和認真的工作態度，由于檔案管理是一項繁瑣的工作，所以需要檔案管理人員在開展工作的過程中要認真細致，確保檔案信息的真實性和完整性。檔案信息具有一定的保密性，所以要求檔案管理人員嚴格遵守職業道德，嚴禁外泄檔案信息。
2.5加強檔案信息化管理的安全工作
在實施檔案信息化管理工作中，由于網絡本身具有開放性的特征，所以在進行檔案信息處理時，需要做好安全保護工作，切實保障檔案信息的安全性。安全保護工作的開展需要從工作人員以及技術兩個方面來實施，工作人員是檔案信息的直接接觸者，所以要制定嚴密的規章制度，對檔案管理人員進行進行制約，其實最根本的因素還應該從管理人員的職業道德方面去開展，嚴格遵守工作條例，確保檔案信息的安全性。此外，還應該做好充分的安全技術防范措施，通過軟件的設置來防止檔案信息的失竊和惡意篡改，這些都需要強大的技術支持。對于不同等級的檔案信息，要設置管理權限，從而提高檔案信息的安全性。
結束語
檔案信息化管理有效的提高了工作效率，通過信息化建設，為檔案信息資源的開發利用提供了有利的條件。為了推進檔案信息化管理進程，需要及時轉變管理理念和管理方法，完善內部管理制度，加強先進設備和技術的引進，做好檔案信息化管理的安全保護工作，為檔案信息化管理工作的順利實施創造有利的條件。
作者：楊艷梅 單位：黑龍江省松花江林管局林木種子站
參考文獻
[1]張瓊.檔案信息化管理的創新[J].消費導刊,2012(12).
關鍵詞：檔案管理 信息化 應對方法
電子環境下，網絡環境中檔案管理工作的全新變革帶來技術上巨大進步和工作效率極大提高，并引發了我們工作方式乃至思維方式的重大轉變。為實現檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。
一、文書檔案信息化管理的優點
1.能夠提高辦公效率。計算機具有強大的信息處理能力，計算機檔案管理系統一般包括文件管理、檔案資料管理、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲等多項功能。檔案人員在同一系統中進行相關操作，不但減少許多重復錄入，同時使勞動強度大幅度下降。
2.有利于檔案信息資源的開發利用。計算機可直接讀取原文，減少檔案取出查找次數而造成的磨損，最大限度延長檔案使用壽命；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復印時對檔案的損害和可能發生的泄密情況。
3.文件和文字信息得到充分共享。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，極大提高檔案利用工作的質量和效率，保證較高的查全率和查準率，通過網絡服務平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和檔案管理信息動態。
二、檔案信息化管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制。電子文件內容易于變化，使文件保密性變弱。電子文件易于修改且不留痕跡，雖然有些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性比紙質文件要大，把握內容原貌困難。電子文件不具特定字跡，可根據需要以不同字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨原始性，不能為每份電子文件蓋印或親自簽名，無法借助印章或簽署的字跡判斷電子文件是否為原件。以上種種問題都對電子文件保密性提出嚴峻考驗，而且網上竊密技術不斷發展，進入網絡中的任何文件都難以做到絕對保密。
2.對檔案管理人員要求高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現檔案管理信息化，首先管理人員要有較高知識層次和先進技術水平。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術水平偏低，盡管單位引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，根本談不上實現檔案管理信息化。
三、幾點應對方法
針對在實際應用過程中遇到的一些問題，筆者提出以下幾點應對方法：
1.信息化系統內、外網隔離。在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，具有五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質。一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的信息功能。
參考文獻
[1]聶菊榮，魯禮炳，艾勁松.淺談文書檔案管理的信息化建設[J].電腦知識與技術，2007（8）
[2]裴承志，奧多.辦公自動化與文書檔案管理[J].中國冶金教育，2002（2）
[3]冼漢聰.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].商情：教育經濟研究，2008（6）
一、目前我國檔案信息化管理工作中存在的問題
所謂的檔案信息化就是采用先進的信息化技術，來將元數據轉化為數字形式，從而存儲在相應的設備軟件上，然后與互聯網進行有效的連接，從而可以利用計算機進行檔案的查詢和利用，提高了檔案利用的效率，有效的實現了檔案數據資源的共享。雖然檔案信息化管理工作在我國得到了極大的發展，也是未來我國檔案管理事業主要的發展趨勢，但是從實際的角度來看，該工作中還是存在一定的問題。而主要的問題包括以下幾個方面：
1.發展不平衡
我國對檔案信息化管理的重視程度整體不高，這就使得各個區域對檔案信息化管理工作的重視程度不均衡，有些地區的檔案信息化管理工作的開展程度并不高，而有些區域的檔案信息化管理工作的開展程度卻相對較高，無論是基礎方面還是在硬件設施上，部分地區的檔案信息化管理水平甚至超越了國家的平均管理水平，這些地區利用先進的軟件和構建有效的平臺來實施對檔案的高效管理，使得檔案信息化的建設速度相對較快。但是部分地區的檔案信息化管理水平還相對較為落后，其還有待進步的發展，甚至有些地區的檔案信息化管理水平已經出現了發展停滯的情況，與那些檔案信息化管理發展較為快速的地區，形成了鮮明的對比。從這一點可以充分的了解到，我國的檔案信息化管理工作的發展和建設并不平衡。
2.信息化水平整體較低
我國一些地區的檔案信息化管理水平相對來說較為快速，而且管理體系也較為健全，但是就整體來說，我國的檔案信息化管理水平還是相對較低，還有很大的發展空間。我國的一些大型企業在檔案信息化管理上，要比國家的整體水平還要高，這主要是因為其在發展檔案信息化管理工作的過程中，并沒有局限于發展檔案館本身，其主要是針對檔案信息化管理系統進行發展。其在發展檔案信息化管理工作的時候，主要采用采用的是集成化的管理方式，在檔案管理的平臺上，將檔案館作為發展的核心環節，從而帶動其他部門的檔案管理工作的發展。但是我國大多數的檔案信息化管理工作在發展上還只是局限于對圖書館本身進行管理。
3.信息資源利用率較低
我國的檔案查詢在一些地區還需要本人親子辦理或者是委托人到專門的檔案館進行辦理，還無法有效的實現線上查詢，這樣就使得檔案信息資源的利用變得較為復雜，使得我國的檔案信息資源的整體利用率相對較低。
4.重視程度不足
我國對檔案信息化管理工作的重視程度不高，為檔案信息化管理工作開展的資金投入相對較少，人才的配備也不健全，基礎設施也相對較為落后，這就使得我國的檔案信息化管理工作無法高效的開展。另外，我國對檔案信息化管理的認識程度也較低，無法有效的促進檔案信息化管理工作的快速發展，導致檔案信息資源利用率低，檔案館的管理人員多為年齡較大的人員，其不具備扎實的專業管理知識，責任感也不強，這就使得檔案信息化管理工作的開展舉步維艱。
二、構建低碳理念的檔案信息化管理模式的對策
1.加大經費投入
我國領導應充分認識檔案信息化的重要性，加大信息化建設的經費投入。檔案信息資源作為衡量我國管理水平的重要標志，對構建低碳社會、推動社會的持續健康發展有重要作用。因此，我國領導支持檔案信息化模式的建設，提供充足的資金保障，支持檔案部門的工作。
2.轉變傳統觀念
我國部分地區認為檔案利用率較低，檔案信息化建設意義不大，使得檔案管理人員仍然采用傳統的手工操作模式。轉變觀念作為檔案信息化建設的重要前提，檔案管理人員應及時更新管理觀念，提高自身認識水平，樹立低碳理念的檔案信息化管理意識，積極探索低碳理念的檔案信息化模式新思路，進而適應信息化發展的要求。
3.加強檔案管理隊伍建設
檔案管理人員是檔案信息化管理工作得以開展的保證，也是相關檔案信息化技術的利用者，要想能夠使得檔案信息化管理工作得以高效的開展，就需要選用高素質的檔案管理人員，在低碳理念的影響下，不斷的構建健全的檔案信息化管理模式，對相關的檔案管理人員進行專業技能的培訓，加大對檔案管理人員的培養力度，從而使得檔案信息化管理工作能夠順利的開展。此外，引進高素質的信息管理人才有利于檔案管理的科學化，進而推進信息化建設的進程。
4.加快檔案網絡化進程
利用網絡化對檔案實施管理，將檔案轉換為電子形式，以減少對紙張的應用，這樣就可以達到有效節省資源的目的，而利用網絡化開展檔案管理工作，可以使得檔案資源實現共享，用戶可以通過網絡進行檔案信息資源的查詢，在網絡的檔案庫中，下載自己所需要的檔案資源，從而提升檔案數據信息的利用率，從而有效的推動檔案信息化管理工作的長遠發展。
三、結語
實現檔案的信息化管理，首先要將檔案信息數字化。所謂檔案的數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數字化，二是檔案全文信息的數字化。
1企業檔案信息化管理的必然性
企業檔案的信息化管理是信息時代企業發展的必然要求。信息化建設是知識經濟時代的主線，企業管理的信息化是企業生存與發展必須具備的基本條件，檔案管理作為企業管理的一部分，在企業發展過程中發揮著極其重要的作用。隨著企業OA辦公軟件的應用及各種電子設備的投入使用，諸如文件的起草、核對、簽發等工作全在網上辦理，形成檔案的形式已發生了變化，傳統的檔案管理模式已不能適應時代和企業發展的需要，必須運用現代化信息技術對檔案進行管理，所以說檔案的信息化是檔案管理在網絡時代的發展的必然趨勢，其終極目標是建立數字化檔案室。
企業檔案的信息化管理是企業加強市場競爭力的必然選擇。隨著信息技術的發展，網絡信息的應用面越來越寬廣，企業管理面臨著網絡化、信息化的變革，企業的競爭力和企業的信息化程度有著很大的關系，企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分， 其信息化程度直接左右企業的市場競爭力。
2檔案信息化管理的意義
提高工作效率。傳統的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關鍵字等方式檢索到檔案的檔號，然后按照檔號去庫房相應位置調閱相關檔案，占用大量時間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統中通過查閱關鍵字后查看檔案全文信息。據統計，信息化后檔案管理人員的查檔時間可節約40%，檔案利用率將比傳統檔案管理的利用率提高5～10倍。
保護原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復印、翻閱對原始檔案紙張造成的腐蝕和損壞，有效保護了企業的檔案資產。
提高檔案信息利用的時效性和服務效率。信息化后檔案資源在一定權限內可實現共享，并能遠程服務，時效性強，從而能為企業生產發展提供高效優質的檔案服務，企業整體工作效率得到有效提高。并能提升檔案管理部門在企業中的地位，脫離了過去單純的檔案保管模式，轉而成為企業的信息中心。
3檔案信息化管理面臨的問題
【關鍵詞】檔案；檔案信息化；措施
1.檔案信息化的定義和內涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。
1.2內涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。
2.檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ摺？梢哉f，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
3.加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業發展“十二五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十二五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。
3.1加強基礎設施建設
電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設
3.2.1檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。
3.2.2加強檔案目錄數據庫建設
我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。
電子檔案是由數字電子計算機處理的檔案，是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。
二 檔案信息化管理的現實意義
1．提高整個部門的工作效率
實施檔案管理信息化后，部門管理人員從繁重的手工勞動中解放出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。
2．有效地提供服務
檔案管理的信息化，科技人員可在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內部的信息中心。
三 推進檔案信息化管理的策略
1．建立規范體系
檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，檔案的整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。檔案信息化建設必須做到統籌規劃、統一標準、統一部署、避免出現“自成體系、各自為戰”的情況，要按統一的技術標準實施。
2．完善安全制度
檔案信息化建設的最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。
3．規范管理，注重實效
建立檔案信息化建設指導委員會，負責研究檔案信息化發展方向，組織制訂和修改檔案信息化方面的法規、規章與標準；負責監督和檢查檔案信息化建設的進程，實施政策引導；負責指導數字檔案信息資源的開放利用和安全管理。將信息化進程、計算機應用水平作為檔案館（室）目標工作考核、評比先進的條件，并逐年提高其在考核中的權重。檔案局加強對各單位檔案信息化建設的行政監督和宏觀指導。制定相應的規范性文件和標準，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、安全，嚴防違反檔案法律法規行為。及時總結推廣經驗，促進檔案信息化建設規范穩步開展。
4．電子檔案的有效、實用
目前，雖然許多單位、部門的信息化進程在逐步推進，但往往忽視了檔案信息化后的實用性。我們推進檔案管理信息化，是為了更好地提供檔案服務，而一些單位的電子檔案修改機制尚不完善，一些檔案被修改后（如聲音的清晰化處理、圖像的清晰化處理、文字錄入錯誤糾正），只保留修改后的檔案，而將原始數據進行了刪除，降低了電子檔案的留存價值，甚至對部分檔案來說已喪失全部價值。還有一些單位，為了所謂的加快信息化進程，擅自不按標準操作，將存儲掃描的清晰度降低，從而加快掃描速度、減少存儲空間，致使所存檔案不清晰或信息缺失，不能達到實際使用的要求，多數檔案仍需實地查詢入庫的紙質資料。為了提高電子檔案的實用性，我們不僅需要一套完整的管理制度進行保障，還要從計算機技術上加以規范和限制，如管理軟件對操作者的權限限制，軟件中對于存儲圖像分辨率的強制要求，通過使用計算機的簽署技術、身份驗證技術等，實現對管理者的操作行為進行記錄及約束?？傊?，需要我們通過各種行政及信息技術手段，盡可能地提高電子檔案的有效性及實用性。
5．人才儲備原則
由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足社會發展對檔案工作的需求。
檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。
參考文獻
