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序論：在您撰寫個人檔案檢查材料時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
關鍵詞：畢業生；檔案；轉遞；高校
中圖分類號：F20 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）33-0215-02
收稿日期：2013-09-25
作者簡介：趙湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究館員，從事檔案規范化管理與方便利用模式探討研究。
目前高校畢業生就業模式是畢業生本人與用人單位直接面議、雙向選擇、多次比較后簽訂三方協議書、報學校就業指導中心確定分配派遣方案，經省教育廳批準后執行的分配就業方案。這種分配就業模式給用人單位和畢業生雙方都提供了更廣、更多的選擇機會，人才資源市場化配置的結果是人才流動更加頻繁，單位退檔、畢業生跳槽、毀約改派、鼓勵畢業生到中西部欠發達地區、外企、民企、私企等中小企業就業，允許畢業生在畢業后兩年之內有一次改派機會等促進就業政策措施，特別是高校的擴招和民辦高職院校雨后春筍般的興起，致使每年有更多的畢業生涌入人才市場，高校畢業生檔案轉遞去向由過去的清一色“單位人”，變為今天的就業單位無人事管理權而委托人才交流服務中心管理的“社會人”，這給高校畢業生檔案“安全、及時、準確、完整”轉遞到用人單位或人才交流服務中心提出了更高要求。筆者認為只有抓住了“檔隨人走”的人——即個人人事檔案的當事人要主動關注自己的個人檔案去向與動態（檔案的當事人要及時查詢并確認自己檔案是否轉遞到指定的位置），與此同時，學校方面要切實做好以下幾方面的規范工作，才能確保高校畢業生檔案轉遞任務的順利完成。
一、開展學生檔案知識講座，讓畢業生了解個人人事檔案相關知識和歸檔轉遞流程要求；學校有關部門要高度重視并精心組織相關人員通力協作，切實做好畢業生歸檔和轉遞工作
（1）讓畢業生了解個人人事檔案的相關政策法規，知悉畢業生歸檔材料的清冊內容，畢業生歸檔材料包括哪些材料，提高畢業生對個人人事檔案重要性的認識，更多地了解畢業生歸檔材料要求、檔案歸檔與轉遞流程、畢業生派遣工作程序、畢業生立卷歸檔（個人檔案）要求等的相關信息。如《報到證》應是畢業生與用人單位建立人事關系并到用人單位報到的憑證，報到證管戶口和檔案的轉移去向，即除北京和上海市外的任何一個城市上戶口落檔案?！秾W籍卡》是學籍認證、考學、考職、評聘職稱評定、轉正定級等的重要依據。個人檔案內相關材料的缺失會導致本人以該檔案材料為依據的個人證明等無法辦理，這會直接影響到個人合法利益的維護和正常社會經濟活動的參與。（2）讓畢業生了解機要文件轉遞檔案是怎么一回事，機要文件轉遞有哪些前提條件、要求和須知：機要局規定縣團級以上的國家機關、企事業單位必須與機要局建立了機要投遞關系后，方可為該單位投遞機要文件，否則不給投遞機要。如沒有機要投遞關系的中學就只能將機要文件投遞到他的上級機關教育局；如外企、民企、私企沒有國家人事部門規定的人事管事權，就只能將員工的人事檔案委托給當地的人才中心進行管理。機要文件查詢規定在一年內憑機要文件編號協助查詢，超過一年期限后機要局就不再協助查詢了。（3）個人檔案是組織建立，并由組織保管和使用的個人人事材料，具有查閱和憑證作用。本人及親屬不能接觸到本人的個人人事檔案。個人人事檔案在轉遞過程中，本人應當及時查詢檔案的轉遞動態，并及時到檔案轉入機構查詢和確認個人檔案是否已經準確轉入到檔案管理單位。（4）畢業生派遣工作規定兩年之內變換用人單位必須經過改派，每位畢業生兩年之內只有一次改派機會。改派必須有原單位的解約函（證明信）、交回第一個報到證、提供第二個用人單位的調檔函或勞資協議書。改派在學校就業指導中心辦理，報省教育廳批準后執行。改派后持報到證到戶口遷出地公安機關改變戶口遷入地并加蓋公章。改派后持報到證的附件通知書到個人檔案所在單位轉遞個人檔案，將通知書交給個人檔案所在單位，請求將過時的通知書取出銷毀，將新通知書裝入個人檔案并按照通知書上的轉入單位轉遞個人檔案。（5）“檔隨人走”是檔案轉遞的原則，包括人檔不能分離，畢業生上戶口時要求見該畢業生的個人檔案后，才能上戶口。深圳市人才中心要求畢業生檔案與戶口同步管理。
二、通過機要方式轉遞畢業生檔案校院分工及注意事項
（1）檔案館專職檔案員負責找好“時點”拷貝學生處就業指導中心的《畢業生派遣數據》，打印“機要轉遞四聯單”，裁切“機要轉遞四聯單”，在“機要轉遞四聯單”上加蓋公章。負責聯系省機要局上傳下達機要文件轉遞要求，了解機要接收單位的要求，確定學校畢業生檔案送到省機要局時間，訂專業車輛、定人員和搬運工人。（2）檔案館安排布置本校各二級學院歸檔、整理、移交時間、召開培訓會、下達文件、確定聯系人員建立聯系（專職人員指導監督、兼職人員）確定各二級學院的裝檔時間。（3）畢業生檔案以個人為歸檔單位，該生的所有歸檔材料都應夾在該生的《畢業生登記表》中，包括學年鑒定、思想品德鑒定表、學籍卡、體檢表、黨團材料、獎懲材料、報到證等。（4）學院分班為裝檔單元，按要求規范整理畢業生材料，并在專職檔案員的檢查和指導下完成裝檔封袋工作。（5）學院分班提取畢業生的高中檔案，檢查、清點、確認畢業班各班學生的高中檔案準確無誤后簽字驗收；然后按學號排序（小號在上，大號在下）檢查是否有誤，檢查無誤后方可與大學期間產生的檔案材料合并裝檔。（6）學院提前安排專人到檔案館粘貼機要文件信封，并負責將《機要轉遞通知單》和《機要轉遞回執單》裝入機要信封。專職檔案員負責檢查機要轉遞信息是否準確無誤！接收機要文件單位是否建立了機要文件投遞關系，機要文件信封的書寫是否符合機要文件投遞要求。（7）學院分班匯總畢業生在校期間產生的檔案材料，特別是存放在黨支部書記處的黨員材料，應當歸入畢業生的個人人事檔案袋內，學院應當安排專人負責將學院帶來的大學期間檔案材料與入學前的高中檔案合并后裝入本人的機要信封，同時對照《畢業生歸檔材料清單》檢查每一位畢業生材料歸檔情況，確認每個畢業生已經裝檔的材料名稱和份數。專兼職檔案員共同確認全部個人檔案材料裝完后，再進行檢查，經過抽查無誤后封袋轉遞。（8）學院負責將異常情況在《畢業生歸檔材料清單》的備注欄內特別注明，確認是專升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存檔或緩期轉遞、留降級、待補考延遲畢業等情況。（9）學院根據以上情況分門別類處置畢業生檔案，按《本校專升本、本校保研和考上本校研究生清單》、《存檔或緩期轉遞清單》、《留降級、待補考延遲畢業清單》要求，分別打綑向檔案館移交以上學生檔案。（10）對正常畢業生和考上外單位研究生的檔案，按照每一張《機要轉遞清單》上的順序排列和打綑畢業生檔案等待轉遞，在等待轉遞過程中《機要轉遞清單》上的檔案發生變化，如毀約改派、要求存檔或緩期轉遞的，必須在《機要轉遞清單》上特別注明情況，處置人必須簽名。（11）檔案館負責“安全、及時、準確、完整”地將畢業生檔案材料轉遞到用人單位或檔案托管機構（畢業生檔案材料齊全，機要文件袋嚴密包封）。
三、畢業生因特殊原因需申請辦理檔案暫緩轉遞規范
畢業生延緩轉遞個人檔案程序：本人寫出書面延緩轉遞個人檔案申請書，說明為什么要辦理個人檔案暫緩轉遞理由，經學院考證、審批同意并明確給出處理意見（須審批人簽名加蓋學院公章），然后申請人持批準后的申請書到檔案館學生檔案室簽訂《畢業生檔案暫緩轉遞協議書》，最后由專職檔案員在整理歸檔完成后，在轉出該生檔案之前抽出該生檔案留下即是。
常見的延緩轉遞申請理由有：（1）用人單位要求有工作試用期3～6個月不等；（2）用人單位確認錄用該畢業生，但是進人編制指標待審批落實；（3）西部志愿者、村官等政策允許留存的個人檔案；（4）用人單位是總公司簽約給出的待遇條件較高，而實際用人單位是下屬子公司，學生報道上崗時才發現總公司簽約給出的待遇條件不能兌現而毀約改派；（5）畢業生盲目簽約或有多家用人單位表示愿意錄用后，該生毀約后改派正在辦理中，不能轉遞個人檔案；（6）畢業生報道后，用人單位體檢或試用期不合格，將畢業生和檔案退回學校；（7）畢業生簽約單位在外地離家較遠，學生父母親不愿意子女遠行致使畢業生未報道而重新派遣；（8）考生父母屬于支邊或“三線”建設工作多年，學生在校學習期間學生家長已經調往內地工作，畢業生畢業時派遣回原生源所在地而學生本人要求改派；（9）博士入學考試時間安排較晚，錄取和發出調檔函時間就更晚，這部分畢業生主動要求個人檔案暫緩轉遞；（10）學生考上博士后調檔的須在進站開題后，才能辦理檔案轉遞事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，報道時間為1～30天，但是這兩個城市要求必須有入城指標才能上戶口落檔案，工作單位為了避免退檔和方便上戶口主動要求學校辦理檔案暫緩轉遞，以便用人單位落實進城反指標。
一、統一思想加強領導
學校成立教學教研領導小組，保證學校工作正常、有序開展。
組長：
副組長：
成員：
下設辦公室，辦公室設在教務處，由石會來校長具體負責。
二、組織學習提高認識
縣教學評估之后，我校先后組織包科領導、教研組長會，科任教師會，再次學習了《評估標準解讀》和“教師個人檔案具體要求”。每位教師對評估內容有了深層次的認識。石校長通報了教學評估中存在的問題，各位領導和老師通過學習認識到教學評估在學校工作中的重要性。
三、明確分工逐層落實
學校和各包科領導、教研組長層層把關，要求每位教師明確各自職責，規范個人檔案資料和教學教研工作。
1、學校檔案：檔案細目按5大項22小項整理，貼新標簽，成體系。在此基礎上，學校將在新學期初提高標準，把教學常規抓到位，力求使教學管理、課程管理、教學條件、校本研修和評價研究等各項檔案更加完善。
2、個人檔案：每位專任教師設檔案盒，貼標簽存櫥。按評估標準細目順序裝個人材料。學校下發“宏潤中學個人檔案整理須知”規范個人檔案。包科領導、教研組長負責檢查本組教師個人檔案，做到：①教育敘事、教學設計規范化。②學習筆記專業化。③聽評課記錄過程化（表頭，時間填寫整齊，旁批、總結反思詳實）。教務處安排專人抽查個人檔案，發現問題及時改正。
3、教學常規：①教案：補充完善每個教學設計。學校新學期設計新教案本，規范教案格式。②作業：嚴格執行《宏潤中學作業批改制度》，學校給每位教師發作業批改記錄冊，要求教師按規定批改作業，提倡每次批改有激勵性評語。學校不定期抽查學生作業，落實此項工作。③考試：堅持學校考試與學科小測相結合，關注命題質量和成績分析，學校定期檢查歸檔。
老師們，個人檔案的完善關系到個人的切身利益，望你們認真對待，若不認真對待和不配合我們工作的老師，我們將逐級上報，以后有什么問題責任自負。現將教師們要做的事情作如下說明：
1、請各位老師認真閱讀表3干部履歷表和干部任免審批表樣表說明，認真填寫表2干部任免審批表（干部任免審批表一定認真填寫，以后所有表以此為準；工作經歷中包括任職、職稱、學歷；干部任免審批表不能更改表格格式，加粗字體等操作；家庭成員父母、配偶、子女必須天填完整，去世的也要填，信息必須準確）。
2、附件4中有各位老師檔案中所缺材料，請各位老師務必找齊后訂在一起，用鉛筆在第一張右上角標上表5中檔案號（如：張三：成型1-204。張化艷：08特-40）。出生日期和參工日期需認定的說明個人檔案中有多個出生日期和參工日期，這個由教育局檔案室統一認定，個人不管。職稱資格過度表全稱是：中小學教師職稱制度改革人員過渡登記表。
3、表5中出生日期是個人檔案中最早材料形成的，各位老師要以此出生日期為準，這是政策規定。參加工作日期若不對的，請老師找到相應的參加工作文件來，我們重新認定。
4、2006年以前的材料（如調動表等）那時候，沒有什么文件，請大家統一出證明材料來印證。2006年以后的材料盡量找原件。
5、出證明材料的的時候如果時間不確定，時間就空著，把章蓋好，（如，入團時間）。到時候查到檔案里面的時間在填上，如果時間不吻合，同樣要不得。如果去出證明的地方較遠的，可以讓朋友幫忙出好證明掃描過來，然后彩打。但原件不要丟，以后可能還要！最好是把原件寄過來！
6、出生日期和參工日期需認定的，這個由檔案室做，然后教師個人打印出來簽字后拿到教育局蓋章，再交檔拿室，這個要后期點做！
7、請大家認真核對表5，參工時間，入黨時間，轉正時間，有疑問的電話咨詢。出生日期我們是以最早材料的出生日期來認定，可能和你的身份證日期不一樣。
8、學歷報名材料、入學材料就相當于是大學錄取通知書或學生登記表或入學登記表，若沒有的，需去讀大學的學校出證明。
9、以前鄉內調動的如果有多次。證明出在一張A4紙上，跨鄉鎮調動的需要文件或者調動申請表！
10、干部履歷表和干部任免審批表請嚴格按照樣表說明先填電子版，錯了好改！如果不合格的將要來檔案室填，這樣浪費你們的時間，請大家認真對侍。
11、請各位老師以后填表時所有時間要填一致，邏輯關系要吻合。不然會很麻煩（如表彰那些，可以不填的盡量少填:懂什么語言那些沒有證的就不要填了:工作經歷時間要連貫）。
12、教師資格認定申請表要去教師資格證上發證單位去問！
13、附件4統一由教管中心做。
14、各位老師，檔案專審工作任務繁重，難免有審錯的地方，如果真的有審錯的地方，望諒解！也請各位老師積極配合我們完善你的個人檔案，對個人也是非常有好處的。如果不配合完成檔案資料，后果自負！讓我們的專項檢查能順利過關。
以上所有欠缺材料全部找齊后訂一起用鉛筆在第一張右上角標上表5中檔案號，學校收齊后統一交教育管理中心。請黑石教育管理中心王進老師按順序收齊后統一交教育局檔案室。
謝謝各位老師了！你們辛苦了！
關鍵詞：人事檔案；審核整理；問題；解決措施
精準、完整、齊全的人事檔案能夠系統、全面的記載個人品德作風、最高學歷、工資待遇、技術水平、任職經歷及工作表現等進行記錄，是企業選賢任能、知人善任的重要工具。由于我國現階段進一步深化改革用人制度，所以更要充分發揮人事檔案工作的重要作用，認真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準性進行有效維護，使認識檔案作用得以充分發揮。
一、整理人事檔案時所存在的主要問題
（一）檔案整理主要為手工操作，使很多現代化技術得不到應有的開發。通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進行了延續，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。因為人事檔案相關配備人員缺乏、單位領導重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機對人事檔案進行分類、審核與整理，怎樣通過數據庫對人才結構進行分析，怎樣構建電子檔案以不斷與科技發展現代化需求相適應。
（二）當前資料與以往資料裝訂規格不相符?！度耸聶n案整理細則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型（297mm×210mm）。材料左邊應留有2.5cm的裝訂邊。A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。干部人事檔案材料轉遞單統一采用國際標準A4紙型。以前檔案材料都是規格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預留2.5cm左右的裝訂邊。而目前的檔案材料規格大多為A4，比如學歷材料、職稱評審材料等。檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進行重新打孔和裱糊，則又會浪費大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。
（三）人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護極為不利，在材料添加或者復印時，必須全部拆開材料，由此反復拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。
二、人事檔案的分類審核整理工作的規范措施
（一）人事檔案的審核工作是實現檔案規范管理的重點，在審核過程中工作人員必須要時刻保持細致嚴謹的工作作風，按照人事檔案管理的相關流程和注意事項進行檔案的審核，認真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進行及時的補交。在審核過程中由于檔案的數量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發生，時刻履行自身的工作職責，將別人的工作前途視為工作的重點，培養工作責任感。在審核中還要進行細節的檢查，查看手續是否齊全，印章是否清晰等。在審核工作中避免低級錯誤的發生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內容。
（二）完整的進行個人檔案的收集工作。個人檔案的內容比較復雜，從就學到就業的過程中都有細致的記錄，在個人檔案收集的過程中就要對各個學習和工作階段進行完整性的工作。在學校就學期間有關人事檔案人員要依據檔案內容進行收集，學生每學期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學期的學結等。對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關單位的工作性質進行，例如黨政機關的要對政治活動和政協會議等階段性材料進行記錄和管理，對于企業單位的要進行季度考核表和工作表現等進行檔案收集工作。當然人事檔案的收集工作都有具體的工作內容進行指示，只要相關工作人員能夠循序漸進的進行收集，保持細心的工作態度即可。
（三）鑒別檔案的真偽是檔案審核管理的重要內容。檔案是一個人進入社會工作的重要保證之一，為了實現公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實。在審核過程中注意查看每個時期的工作表現和相關印章，對不規范填寫和虛假信息的進行另行放置，查看相關責任人和手續是否充分，檔案文件是否缺失和重復，對于異常的檔案文件進行不歸檔處理，做到維護個人檔案的真實可靠性。避免由于個別檔案的虛假造成人事檔案管理機構的信任缺失。
（四）在對人事檔案進行整理時應該做到分類準確、審核無誤。在對人事檔案進行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規定要求相符合，一方面應該注意對檔案資料及其內容進行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。首先，確保人事檔案能夠準確分類。建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料；b.自傳材料；c.考察、考核、鑒定材料；審計材料；d.學歷學位材料；職業（任職）資格和評（聘）專業技術職務職稱）材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。e.政審材料；f.黨、團組織建設工作中形成的材料；g.表彰獎勵材料；h.涉法違紀材料；i.工資、待遇材料；招錄、聘用材料；出國（境）材料；人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，派代表會議形成的材料；j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進行分析，避免材料出現顛倒混淆、錯裝等情況。
三、結語
作為人事組織工作的關鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環節與基礎。所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細致、完整、精準、真實。作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。認真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。
參考文獻：
①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團等方面的相關信息。同時，記錄著員工的個人成長、思想發展的歷史等方面的內容。②現實性。由于人事檔案記錄著員工詳細的個人信息，人事（勞動）部門依據人事檔案，正確使用人才，同時合理解決工資等問題。③真實性。真實性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內容的完整性和真實性，進而在一定程度上才能為用人部門提供優質服務。④流動性。在對人事檔案進行管理的過程中，需要與員工的人事管理進行統一，進而充分發揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調走后的一周內，需要將其人事檔案轉往新的管理部門。⑤機密性。在人事檔案中，其內容涉及多個方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會提供服務。
2人事檔案在現實中利用的主要方面
通過筆者近些年在人事部門的工作經驗，員工對人事檔案資料的運用主要表現在：①職工親屬關系證明。目前相關政府部門對材料的審核愈加嚴格，在人員死亡后的遺產公證時必須提供原始的親屬關系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現實中經常會出現由于以前對個人檔案資料重要性認識的不清晰而導致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經過連帶關系人員的檔案資料拼湊方可進行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規范，往往對提任人員以往的經歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數據中進行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關鍵性問題審核嚴格，必須依據個人檔案中的原始資料進行確認。在現實中往往會出現職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業等現象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經下放的職工下放時間的確認等，如個人檔案中沒有相關可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認的依據。
3人事檔案管理在現實中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領導及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領導印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經歷、家庭關系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學化、信息化水平有待提高。隨著科學技術的不斷發展，計算機的應用范圍不斷擴大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發揮某些先進技術的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應用計算機技術。筆者所在單位目前已經建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統，僅對企業的文檔資料、圖像和圖書資料等進行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎的人力資源管理信息系統，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數據庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調整等與反映個人成長變化經歷的信息反映到個人檔案中，會導致將來調閱個人檔案相關資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業在崗職工1170余人，企業內部退養職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務是非常繁重的。企業目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協同管理。隨著員工數量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現有專業人員配置的情況下無疑是困難重重。
4加強人事檔案管理的一些建議
結合人事檔案目前的利用之處，對加強企業人事檔案管理提出自己的一些掘見：①加強組織領導，提高員工的檔案意識，進一步強化人事檔案的基礎建設。要將檔案工作當作一件大事來抓，高度重視這項工作。從各級領導到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動、自發地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時檔案專業人員加以督促、指導和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項事務，而成為全員性的一項工作。②加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，進一步提高人事檔案管理人員素質。企業目前配備了一支兼職檔案員的隊伍，負責各級部門檔案資料管理工作，對檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業性，今后要進一步提升這支隊伍人員的專業素質，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。③進一步加快現有人事檔案目錄數據庫的建設。筆者所在企業歷史悠久，隨著時間的推移，大至企業領導小至企業員工都會發生很大的變動，體現在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現為，人動大而復雜，并且檔案材料數量過大，通過加快檔案信息化建設，規范檔案數據信息，進一步提高檔案管理效率。
（安徽中煙蕪湖卷煙廠，蕪湖 241000）
（China Tobacco Anhui Industrial Co.，Ltd. Wuhu Cigarette Factory，Wuhu 241000，China）
摘要： 本文通過闡述人事檔案的特點，結合筆者自身的工作經歷，研究分析人事檔案的重要性，同時提出相應的政策建議，進而為人事檔案管理提供參考依據。
Abstract: This paper explains the characteristics of personnel files, researches the importance of personnel files based on the author´s work experience, and puts forward the corresponding policy recommendations, which provide reference for the management of personnel files.
關鍵詞 ： 人事檔案；管理；檔案利用
Key words: personnel files；management；utilization of archives
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
文章編號：1006-4311（2015）02-0138-02
0 引言
在我國人事管理制度中，人事檔案是一項重要的特色，通過該檔案記錄個人身份、學歷、資歷等信息，并且與個人工資待遇、社會勞動保障，以及組織關系等緊密聯系。個人檔案為出境、計算工齡、工作流動等提供參考依據，特別是在國有企業、事業單位中，人事檔案的重要性顯得更加重要。
1 人事檔案固有的特點
①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團等方面的相關信息。同時，記錄著員工的個人成長、思想發展的歷史等方面的內容。②現實性。由于人事檔案記錄著員工詳細的個人信息，人事（勞動）部門依據人事檔案，正確使用人才，同時合理解決工資等問題。③真實性。真實性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內容的完整性和真實性，進而在一定程度上才能為用人部門提供優質服務。④流動性。在對人事檔案進行管理的過程中，需要與員工的人事管理進行統一，進而充分發揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調走后的一周內，需要將其人事檔案轉往新的管理部門。⑤機密性。在人事檔案中，其內容涉及多個方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會提供服務。
2 人事檔案在現實中利用的主要方面
通過筆者近些年在人事部門的工作經驗，員工對人事檔案資料的運用主要表現在：①職工親屬關系證明。目前相關政府部門對材料的審核愈加嚴格，在人員死亡后的遺產公證時必須提供原始的親屬關系證明，這無疑要查閱個人的檔案資料。在現實中經常會出現由于以前對個人檔案資料重要性認識的不清晰而導致檔案資料缺失，無法直接從某個人的檔案資料中直接驗證，往往需要經過連帶關系人員的檔案資料拼湊方可進行驗證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規范，往往對提任人員以往的經歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調閱提任人員的個人檔案，從原料檔案數據中進行查驗，這時個人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個人的事業道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續辦理時對年齡、工齡等涉及退休待遇的關鍵性問題審核嚴格，必須依據個人檔案中的原始資料進行確認。在現實中往往會出現職工對于參加工作時間提出疑問，如歷史造成的臨時工、行業等現象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經下放的職工下放時間的確認等，如個人檔案中沒有相關可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時間確認的依據。
3 人事檔案管理在現實中存在的不足
①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領導及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領導印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導致“檔到用時方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學歷、職稱考試、獎勵等資料沒有及時收集并提交給檔案專職人員，只是習慣性地自己保存，隨著時間的推移難免會出現資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時不夠重視，填寫隨意，對重要經歷、家庭關系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學化、信息化水平有待提高。隨著科學技術的不斷發展，計算機的應用范圍不斷擴大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發揮某些先進技術的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應用計算機技術。筆者所在單位目前已經建立并使用了多個版本的檔案管理信息系統，僅對企業的文檔資料、圖像和圖書資料等進行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個人信息資料主要依賴于人事部門基礎的人力資源管理信息系統，信息量隨著時間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數據庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調整等與反映個人成長變化經歷的信息反映到個人檔案中，會導致將來調閱個人檔案相關資料時信息的缺失。④人事檔案管理工作任務繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業在崗職工1170余人，企業內部退養職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務是非常繁重的。企業目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協同管理。隨著員工數量的增多、個人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時性管理，在現有專業人員配置的情況下無疑是困難重重。
4 加強人事檔案管理的一些建議
結合人事檔案目前的利用之處，對加強企業人事檔案管理提出自己的一些掘見：①加強組織領導，提高員工的檔案意識，進一步強化人事檔案的基礎建設。要將檔案工作當作一件大事來抓，高度重視這項工作。從各級領導到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動、自發地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時檔案專業人員加以督促、指導和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項事務，而成為全員性的一項工作。②加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，進一步提高人事檔案管理人員素質。企業目前配備了一支兼職檔案員的隊伍，負責各級部門檔案資料管理工作，對檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業性，今后要進一步提升這支隊伍人員的專業素質，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。③進一步加快現有人事檔案目錄數據庫的建設。筆者所在企業歷史悠久，隨著時間的推移，大至企業領導小至企業員工都會發生很大的變動，體現在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現為，人動大而復雜，并且檔案材料數量過大，通過加快檔案信息化建設，規范檔案數據信息，進一步提高檔案管理效率。
綜上所述，在體制、政策、制度改革的前提下，需要對人事檔案管理機制進行不斷完善，進而在一定程度上滿足社會主義市場經濟發展的需要，為人才管理和使用提供服務。
參考文獻：
[1]張新玲.人事檔案管理的重要性存在的問題及措施[J].圖書情報，2012（41）.
［關鍵詞］ 人事檔案 人事管理 人事檔案現狀 建議
人事檔案是人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據。最近幾年,在人事檔案神秘性被打破的同時,社會上產生了一些擅自建檔、擅自遣檔、擅自扣檔和擅自棄檔等不正常的現象,很多社會媒體(報紙、雜志、互聯網)圍繞著人事檔案的話題進行了廣泛的討論，究竟人事檔案重不重要，應不應該規范管理，眾說紛紜。
一、人事檔案現狀
1．企業人事檔案不予重視，存在嚴重的拋檔現象
很多企業輕視檔案，兩三頁的個人簡歷人家都不見得會仔細看，更別說厚厚的個人檔案，招工企業單位大多是以聘用的形式與求職者達成協議，而很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人在實際工作中的業績來考評員工。雖然為了便于管理，單位會為員工辦一份臨時檔案，考察他們在單位工作期間的業績、能力及各方面表現，但考慮到人事檔案的管理成本，多數用人單位都不愿接納聘用人員的檔案，也不愿意為人才建檔，因而往往會出現已經畢業工作了好幾年，人事檔案卻是一片空白的現象拋棄檔案對于高校畢業生和部分求職者來說已不是個別現象，大部分畢業后自謀職業或長期未就業的學生，他們通常的做法是把檔案留在學校，之后又被學校退回原籍。據某些從事學生檔案管理工作的教師介紹，有些畢業生離校后檔案存放在學校就不管了，可是畢業生檔案在學校的保管期只有兩年，保管期一過，人事部門就不再為這些檔案出具接收手續，這些檔案就會變成了所謂的“死檔”。
2．流動人員斷檔現象嚴重
斷檔有以下幾類：（1）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發現某些同志的檔案不存在連續性，畢業分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了私營企業，后來應聘入我單位后，又去原來單位把檔案調出，就存在了斷檔現象。（2）有很大部分企業沒有人事檔案管理資格，將人才引進后，人事檔案掛在人才市場，人才市場人事部與個人簽訂協議后，每年交管理費給人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。
3．行政事業機關重視人事檔案管理，普遍管理規范
由于行政機關事業單位本身的特性，人事檔案受到檔案本人及所在單位的重視，個人檔案能系統全面地了解干部的歷史情況、工作經歷，優缺點及受過獎懲等，作為使用干部的依據之一。個人檔案在轉正定級、計算工齡、職位升遷、辦理養老保險起著非常重要的作用。行政事業機關都有設專門的人事檔案管理人員系統的管理干部檔案，不論從人事檔案管理人員的政治素質還是專業素質上都經過把關，在人事檔案的管理過程中，從檔案材料的分類、排序、編目都按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規定》進行，每個干部的檔案都整理成冊，用標準的干部檔案盒保存。
二、對人事檔案管理的建議
1．要解放思想，與時俱進
隨著經濟的發展，社會的進步，人事檔案的作用也發生著變化，不能象以前一樣，把人事檔案當作階級斗爭的工具，目前的主要矛盾是人民日益增長的物質文化生活需要與落后的生產力之間的矛盾，因此，在現時期，人事檔案對用人單位起參考作用，但是應該轉變觀念，人非圣賢，孰能無過？在處分類檔案中，有的人受過刑事處分，但是改造好后，在今后的工作中也能發揮他的作用，所以用人單位不能排斥這些人，給這些人一些改過自新的機會。
2．加強個人對人事檔案作用的認識
目前人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，很多關鍵的個人證明等手續都“繞”不開檔案這一關。尤其對于求職心切的大學畢業生來說，計算工齡、工作流動、考研、報考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及出國、升學、結婚、生育等都離不開檔案；特別是在行政機關和企事業單位，對人事檔案是相當看重的。雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、評價、身份等歷史資料將不復存在。對求職者來說，一定要“善待”自己的個人檔案，有些人不注意自己的檔案投遞去向，工作多年后忽然發現自己的人事關系仍無著落；有的雖然與工作單位簽訂了勞動合同，但沒有到人才交流機構辦理有關手續，這都使得工齡、檔案、保險等受到影響，造成不必要的損失。
3.各級政府人事部門要高度重視流動人員人事檔案管理工作
要加強督促，定期檢查，發現問題，要及時查清事實，分清責任，嚴肅處理，決不能姑息遷就。對在檔案管理中不認真審查或審查把關不嚴的人員，要視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分；對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據有關規定給予黨紀政紀處分，觸犯法律的，要依法追究法律責任；對工作不負責任、違反職業道德規范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅決調離或予以辭退。對發生違紀違規行為的單位，要限期整改；問題嚴重的，要責令停業整頓，直至吊銷許可證。
參考文獻：
