時間：2022-11-02 14:22:37
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[關鍵詞]滿意度 經濟實惠 會議籌備
一、問題重述
會議規模龐大,接待這次會議的賓館客房和會議室數量有限,只能讓與會代表分散住宿。盡量滿足代表在價位等方面的需求,所選擇的賓館數盡可能少,且距離近。雖然客房房費與會代表自付,但是如果預訂客房數大于實際用房數,籌備組需要支付一天空房費,而若出現預訂客房數量不足,將造成非常被動的局面,引起代表不滿。由于事先無法知道代表準備參加哪個分組會,籌備組還要向汽車租賃公司租用客車接送,租車費用籌備方支付。
二、問題分析
會議籌備過程中遇到預訂客房、會議室、客車數量等問題:
1.由往屆與會情況,估計本屆實際與會人數,計算理論與會人數與實際與會人數誤差。
2.確定本屆會議代表回執中住房要求實際數量,根據誤差預留房間。
3.根據代表需求選擇賓館,爭取與會代表最大滿意度,也考慮到預留房間費用,減少籌備方經濟支出。
4.根據賓館的安排人數確定會議室位置和規模。
5.車輛數目選擇應考慮運用分析法,對不同路線的選擇做出預算,最好做到經濟實惠又方便快捷。
三、模型假設
1.會議室能夠容納開會的人;2.各個會議室人數相差不大;3.市內公交的平均速度為15km/h。
4.符號說明
N1:發回執人數, N2:發回執但未與會人數
N3:未發回執與會人數,N:實際與會人數
P1:發回執未與會的人數占發來回執的百分比
P2:未發回執與會人數占實際與會人數百分比
P5:偏差百分比Q1:理論與會人數M:偏差人數
5.模型建立與求解
問題一:用數據分析法通過往屆會議回執和與會情況估算本屆與會人數,得:,以往幾屆會議回執和與會情況:
(表一)
發回執與會人數占發來回執的百分比P3約為70.00%,發回執與會人數占實際與會人數百分比P4約為80.00%。
(表二)
我們估算本屆偏差百分數為1%-2%之間。
(表三)
由理論與會人數公式Q1=N1×70%80%估算本屆會議與會代表住房信息如下:
(表四)
問題二:對三種不同價位(120-160元、161-200元、201-300元)房間統計如下:
(表五)
賓館會議室分配如下表六:
(表六)
總金額 =房間數 ×價格 ,得出:
①號賓館住房費為:24300元,②號賓館住房費為:7000元
③號賓館住房費為:10800元,⑥號賓館住房費為:25200元
⑦號賓館住房費為:13300元,總計:80600元
會議室費用為:
①號賓館2間(150人/間)×1200元,⑥號賓館1間(160人/間)×1000元
⑦號賓館2間(140人/間)×800元,1間(200人/間)×1000元,總計:6000元
空房費計算:
由與會人數誤差百分數在1%-2%之間,人數誤差在6-12人,單人可以住雙人間,為了盡量減少籌備方的費用我們選擇在三個不同價位各預留兩個雙人間可以滿足人數誤差在6-12人。號賓館普通雙標間2間(140元/間),號賓館普通雙標間2間(170元/間),號賓館商務雙標間2間(220元/間),空房費總計:1060元。
問題三:會議室地點安排以及車輛座位數、價格選擇車輛數目和接送路線。
1.選車方案
選擇三輛車的方案有十種方案可供選擇,綜合考慮座位和價錢,認為較合理方案如下:租45座2輛,33座1輛,容納123人,需2200元;
2.選路線方案
根據r=SV,最早到達會議室所用路程是850米,最多4分鐘。最后到達會議室所用路程是2100米,最多9分鐘。路線圖(見附圖1)如下:
③②①⑦⑥② ①⑦⑥
參考文獻:
一、接待時間
20__年_月_日—_月_日
二、接待地點
接送機地點：__
下榻酒店：___
會議地點：__大酒店會議廳
三、接待對象
嘉賓等一行人及其陪同人員
四、接待負責人員
總負責：接待辦
跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組
五、接待前期準備工作
1.制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間
2.食宿安排，提前預定
3.迎接車輛安排
4.迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）
5.相關接待人員，負責相關接待工作
六、機場接待
1.機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎__貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規格1.8_0.5_0.75）.接待組由此將客人集中帶出乘車.
2.在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80_180cm以下易拉寶）.
3.由服務科按照按正常要客接待程序接待.
4.對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接.
硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條??
七、酒店入住
1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排.
2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照.
3.進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間.
4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間.餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務.
八、用餐（早餐、中餐、晚餐）
1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐.由客房服務人員進行相關服務.
2.餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務.
九、會議前的籌備工作
1.選擇會議廳.根據會議參加人員的人數確定會議廳規模.
2.會場布置.根據會議內容，在場內懸掛橫幅.門口張貼歡迎和慶祝標語.可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽.桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一
3.會議前的接待禮儀.提前準備禮儀人員做好相關接待工作.
4.會前檢查.提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全.
十、會議接待
1.歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位__貴賓蒞臨我公司考察指導”
2.會場整理及布置
1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新
2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一，__可交于陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料.
3.聯系陪同人員，講解員.根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員
4.領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座.
十一、座談
1.企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT）
2.技術交流（技術人員PPT講解，互動）
3.會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定）
4.拍照（依重要程度，進行拍照留檔）
5.攝像（依重要程度，進行攝像留檔）
十二、會后服務準備
做好會后服務的準備.提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備.會后用車在會議結束前妥善安排.
商務會議禮儀接待方案
接待前準備：
1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具(火車/飛機)，落實接站車輛車次，接站人員。
2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人員，
旅游景點，旅游途中就餐點。
一、會議概況：
(一)會議時間：2xx-1-1至2xx-1-12
(二)會議地點：柳州飯店
地址：柳州飯店
電話：xxxxxxxxxx
聯系人：賈xx
(三)參加會議人員:總公司代表 分公司各部門負責人，
二、活動日程(見日程安排表)
三、工作分工
成立會議籌備領導小組
組 長：賈xx
副組長：胡xx
領導小組下設辦公室，負責人xxx，具體負責整個會議期間的各項工作。
成員單位：分公司人事部 公關部
辦公室下設材料組、會務組。
(一)材料組
負責人：韋xx
成 員：秘書處有關人員
職 責：
1.領導講話、主持稿、論文集
2.代表報到、登記，制定花名冊、通訊錄
3.會議須知、日程表
4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表
5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊
6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽
7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛
(二)會務組
負責人：歐xx
成 員：總務處有關人員
職 責：具體負責請領導參加開幕式、聯系開、閉幕式會議室、會議接站、
食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的購買發放、后勤保障及各項協調工作。
1.車輛
負責人：胡xx
(1)會議抽調公關部秘書處轎車3臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務。
(2)各單位抽調的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。
(3)車輛市內用油由各出車單位自行解決。
(4)聯系各代表團鐵路定票，為代表自帶車輛加油及送站工作。
2.接站
負責人：毛xx
1月1日，各代表團報到當天，對坐車來的代表，派車在高速公路出口處迎接;對乘火車來的代表，派車到車站迎接(由責任單位自制接站牌)。
具體分工：負責人自行安排
3.紀念品
負責人：賈xx
(1)準備給白紀念品1份，以表感謝。
4.住宿
負責人：賈xx
(1)住宿。會議代表統一住柳州飯店?？偞戆才艈为氉∫粯藴书g，其它代表2個人住一標準間，各代表房間內擺放水果、香煙和主要地方報紙。
(2)宴請。1日各代表團報到后，在飯店舉行歡迎晚宴，擬請×座陪(擺牌)。
(3)要求。會議用餐依簽牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡迎橫幅;會議室掛會標，擺放鮮花，代表座簽等，要體現隆重、端莊、整潔。
5.參觀、娛樂活動
(1)游覽。
責任人：麥xx
負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動。
要求：游覽長負責培訓3男3女既6名隨車導游(擬從秘書部內挑選)。
(2)8月11日晚，舉辦聯歡晚會。
責任人：韋xx
負責聯系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手，制定由各代
表團參與的演出計劃。
6.宣傳報道
責任人：麥xx
(1)負責會議攝、錄像工作。
(2)派攝影、錄像記者各1人，全程跟蹤服務(迎接、會議、游覽)。
(3)將代表的照片裝入相冊，錄像刻制光盤，在代表返程前交到代表手中。
7.醫療保障
責任人：歐xx
門診部派1名醫生全程保障。備有關藥品和緊急醫療器械。
會活動日程安排
商務會議禮儀接待方案示例
客戶接待：
簡介：以純服飾的品牌與服飾設計在服裝行業領域是比較出名的服裝公司之一，并且服裝設計走在休閑服裝前線。該公司與本公司有長期的合作關系，此次來訪是為了更好的促進雙方發展，加強服裝設計技術與創意的交流。
一、來訪人員基本情況：
略
二、接待小組人員：
我公司的劉總裁、張總經理、羅秘書及其相關人員到成都機場去迎接所要來的相關貴賓。要求接待那天大家都要穿本公司工作裝，陪同的接待人員要有氣質、形象好、性格開朗、和藹可親、健談、做事認真仔細、注意細節等。
三、接待日程安排：
表格略
四、落實工作人員：
由總經理及其秘書到機場接機，總裁在公司門口接待客人，并引領客人進接待室。所需用品由后勤部負責購買，公關部配合;會場布臵由吳詩怡和張華負責;會場所需設備由公司技術人員負責。
五、接待過程中的所用場所(會議場所)的設計與布臵：
1、環境布臵為暖色，會場入口擺放兩盆盆栽，會議桌中間擺放鮮花，每個座位前放臵一瓶礦泉水，每兩個座位間擺放一盒紙巾。將濕毛巾放在小碟子中，并放臵在會議桌上。
2、布臵主席臺：會議桌上擺上桌簽、配臵話筒，背景天幕用深紅色的幕布，將會議的中英文會標“——”掛在天幕上。
3、配齊投影儀、麥克風，會前調試完好。
附件：
接待中具體禮儀：
1、握手禮儀：
(1)握手的順序：
握手一般遵循“尊者決定”的原則。在長輩與晚輩、上級和下級之間，應是前者先伸手;在男士與女士之間，應是女士先伸手;在主賓之間，應主人先伸手，客人再伸 手相握。但客人辭行時，應是客人先伸手，主人才能握手告別。在平輩朋友之間，誰先伸手，誰有禮;當別人不按慣例已經伸出手時，應立即回握，拒絕握手是不禮 貌的。
(2)握手的方法：
雙方在介紹之后，互致問候時，待走到約一步左右的距離，雙方自由伸出右手，手掌略向前下方伸 直，拇指與手掌分開并前指，其余四指自然并攏，用手掌和五指與對方相握并上下搖動。握手時應注意上身略向前傾面帶微笑，正視對方眼睛以示尊重;左手應當空 著，并貼著大腿外側自然下垂，以示專一，用力適當不能過輕或過重;邊握手邊致意，比如：“您好!”“見到你很高興!”等等。握手的時間不宜過長，一般以 3～5秒為宜;男性與女性握手時，男方只須輕握一下女方的四指即可。
2、遞物與接物禮儀：
(1)遞接名片：
一般情況下，是地位低的人先向地位高的人遞名片，男士先向女士遞名片。
遞送名片時，應面帶微笑，正視對方，將名片的正面朝著對方，恭敬地用雙手的拇指和食指分別捏住名片上端的兩角送到對方胸前。如果是坐著，應起身或欠身遞送，遞送時應說“我叫×××，這是我的名片，請多關照。”這類的客氣話。
接受他人名片時，應起身或欠身，面帶微笑，恭敬地用雙手的拇指和食指接住名片的下方兩角，并輕聲說“謝謝”，或“久仰大名”等，接過名片后，應十分鄭重地把名片讀一遍，不懂之處可當即請教，隨后將對方的名片放入自己的名片盒，千萬不能隨手一放。
商務會議禮儀接待方案相關文章：
1.商務會議接待禮儀的方案
2.商務接待迎接客人的禮儀和注意事項
3.商務會議接待禮儀培訓的流程
一、會議時間：6月 17 日（星期一） 上午 9：30
二、會議地點：政府會議室
三、參會人員：
1. 鎮領導：；
2. 鎮2019年中考考委員會全體人員：鎮黨委（）、鎮政府（）、財政（）、市場監督管理局（）、中心校（）、醫院（）、派出所（）、供電所（）、電信公司（）
3. 中心校：全體成員
4. 相關學校校長：中學
四、會議議程：
會議由 同志主持
1. 同志宣讀 ；
2. 同志就 2019年中考工作作情況匯報；
3. 派出所、市場監督管理局、醫院、電力公司作表態性發言；
4. 同志講話。
五、準備工作：
1. 政府辦負責統籌領導參加會議及會議統籌；
2. 同志講話初稿； 負責提供 同志主持詞；會場布置，負責資料印發、簽到、記錄等會務工作；
縣會議經縣委常委會議研究，人大、政協按照有關法律、章程程序審議通過，決定于10月下旬在縣城舉行。為搞好“兩會”造勢和有關宣傳報道工作，特制訂本方案。
一、會議時間：
二、組織領導
1、主管領導：
2、宣傳組長：
副 組 長：
3、成員單位：
三、工作職責
1、負責會議的新聞報道；
2、負責會議期間縣城的宣傳造勢（政協當班）；
3、負責會議宣傳標語的起草（政協當班）；
4、負責會議文件宣讀人員的安排；
5、完成領導交辦的其他事項。
四、具體工作
1、籌備工作
建議由“兩辦”牽頭召開縣直機關單位負責人參加的“兩會”籌備工作會議，對“兩會”宣傳工作具體部署安排：一是做好疫情防控工作；二是做好縣城衛生保潔工作；三是為代表、委員提供優質服務；四是代表、委員駐地獨立院落要懸掛好標語橫幅。
2、新聞報道（詳見電視臺方案）
（1）常規報道：按“兩會”日程、議程安排報道；
（2）報道“兩會”分組討論情況；
（3）文件、名單、決議、公告等宣讀、播放由電視臺負責；
（4）會堂外巨幅橫幅（彩噴），由政協負責；
（5）會堂圍聯由政協負責；
（6）宣傳標語由政協負責（宣傳標語附后）。
3、政協方面報道
（1）專題片
（在開幕式前、縣電視臺、政協云播放）
（2）采訪新任委員（“兩會”期間播放），暫定4人。
五、工作要求
1、宣傳造勢要求大氣、美觀、簡樸、實用；
2、新聞報道要求及時、準確、零差錯；
3、縣電視臺及各新聞媒體要制訂好“兩會”報道實施方案。
一、會前準備
1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準備解決的問題更有效地獲得解決？
2、確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果？會議準備做出什么樣的決定？準備取得什么的行動方案？
3、準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組.限定每個項目的商議時間。
4、收集所有與會議所議項目有關的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。
5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。
6、根據要討論的問題限定與會人員。
7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。
二、會議期間控制
1、敘述會議的目的。
2、核對并記錄與會者。
3、根據議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關與會者的意見。
4、給每一個人表述自己意見的機會。
5、控制討論過程。如果發生與論題無關或深入到不必要的細節上，應及時引導到議題本身。
6、如果討論變得復雜，出現各種不同的見解時，你要根據自己的理解將各種觀點加以概括。
7、堅持預定的時間，不要拖延。
8、在每個項目討論結束后加以概括，以便決策或達成結論。
9、在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。
10、確定下次會議的議題和時間。
三、會后工作
1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。
2、根據會議，對執行進行監督和檢查。
會前工作：
1、與會議主辦者洽談。
2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
4、與會議主辦者確認會議接待方案。
5、與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。
6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。
7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。
8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）
會中工作：
9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。
10、會議酒店現場：會議秘書分發會議資料，來客接待。
11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。
12、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。
13、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
14、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
15、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）。
16、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。
18、協調會議期間的交通工具的安排。
19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
會后工作：
20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
為總結回顧2019年工作，研究部署2020年工作，擬于2月初召開公司2020年度工作會議。
一、會議目的
（一）學習貫徹xxxx公司年度工作會議精神；
（二）對公司自成立以來取得的成績進行總結，研究分析當前形勢，安排部署公司xxxx年度工作；
（三）加強員工之間的交流，提升團隊協作意識，增強公司員工凝聚力。
二、時間、地點
x月x日下午xxxx，公司xxxx會議室。
三、議程安排
時間
主要內容
主持人
四、參會人員
公司全體工作人員約xx人。
