科研聲像資料檔案管理轉型研究

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1研究背景

隨著全球信息技術日新月異的發展，我國也正在迅速進入數字化時代，各行各業都亟需進行其傳統業務的數字化轉型，從而實現數字化賦能，以適應更好更快的業務發展。中國共產黨第十九次全國代表大會報告中也提出推動新型工業化、信息化、城鎮化、農業現代化同步發展；經濟結構不斷優化，數字經濟等新興產業蓬勃發展。[1]習近平總書記發表的《不斷做強做優做大我國數字經濟》的文章中提到：黨的十八大以來，黨中央高度重視發展數字經濟，將其上升為國家戰略。黨的十九屆五中全會提出，發展數字經濟，推進數字產業化和產業數字化，推動數字經濟和實體經濟深度融合，打造具有國際競爭力的數字產業集群。[2]國務院相關部委發布的數字化指導意見及通知中也不斷提及建設數字中國和智慧社會的目標。由此可見：國家層面對互聯網、大數據、人工智能和實體經濟深度融合的整體規劃與戰略部署相當重視。中國核動力研究設計院認真貫徹落實《支持數字經濟和智能制造產業發展的指導意見》，以求達到高質量核動力發展要求，實現安全、智慧、綠色的能源體系。作為中國核動力研究設計院從事反應堆工程實驗和理論分析的重點科研單位，則提出以智慧建設為總體統籌，打造數字化科技創新體系，實現核心業務的全面數字化，提升現代化治理水平，推動科研模式轉型升級和創新發展，從“核心流程業務數字化、檔案管理信息化、硬件設備信息化”三個維度，全面實現數字化轉型。在數字化轉型的宏偉規劃下，作為所有科研檔案資料的主管部門———科技信息檔案研究室急需解決傳統工作模式與數字化轉型所需的管理、技術創新之間的矛盾。檔案數字化轉型是我國新時期檔案事業發展的必由之路，“互聯網+”、大數據、人工智能技術等多種形態的新技術已滲入到核電廠的建設、生產和管理之中。而對于常常忽略、卻有著舉足輕重的檔案管理也提出了新挑戰、新要求。運用大數據、人工智能技術實現科研聲像資料檔案信息的數字化、聲像檔案服務流程化管理，促進檔案管理為科研生產及科技發展增強活力，發揮更為積極的作用。數字化轉型后的科研聲像資料檔案也將最大限度地發揮檔案的社會記憶屬性。[3]本單位歷經五十年的發展，已經沉淀了大量的科研聲像資料檔案，目前均以錄像帶、CD、DVD等不同形式的介質為載體，儲存于檔案庫房，其檔案信息僅在信息管理系統中保存科研檔案條目等題錄信息。而隨著數字化轉型的全面高速發展，這種傳統的科研聲像資料檔案管理模式開始面臨著制度、技術方面的巨大挑戰，將越發不能滿足日?？蒲袡n案收集、管理、利用等需求。在數字化轉型的大背景下，“盤活”科研聲像資料檔案，創新管理模式變得日益緊迫。

2科研聲像資料檔案管理現狀

作為一個從事反應堆工程實驗和理論分析的研究所，多年來開展核動力技術研究，科研項目及相關課題眾多，隨著承建的項目日益增多，產生大量的照片、視頻、音頻等檔案材料。不但在科研項目管理及生產過程中產生各類聲像檔案，而且日常的管理活動中也會產生并形成大量聲像材料。例如：專家技術交流，重要人物來所考察、所領導參加重要公務活動、所內召開重要科技會議、以及組織或參加具有重要紀念意義的宣傳、展覽、表彰活動及文藝演出等等。目前，聲像資料檔案管理主要涉及收集歸檔、保管、利用三個板塊，以下將對各板塊進行詳細介紹。

2.1收集現階段，聲像資料的檔案相關制度只有一項，且對于收集歸檔范圍概括的較為籠統，以科研活動產生的照片、音視頻內容為主，管理活動類的聲像資料等素材則沒有強制性要求。對于聲像資料檔案板塊，在檔案管理系統中只提供了一部分的聲像資料的條目數據，其具體內容仍然采用光盤刻錄的方式將其內容以光盤為介質載體存入檔案庫房。聲像資料檔案收集歸檔流程（以光盤形式存檔）如圖1。

2.2保管對于已經歸檔入庫的聲像資料檔案的光盤介質，參照《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T38-2008）的要求存放、管理，放入光盤存放專用防磁柜中集中保管。并在光盤存放環境中配備相應的防火、防霉、防塵、防盜、防鼠、防蟲、防磁等基礎設施。

2.3利用由于需要符合保密管理的規定，當科研或管理人員需要查找并利用光盤檔案中的資料內容時，必須經過一系列借閱審批程序，得到審核批準之后，才可以從檔案庫房中將光盤借出，檔案人員陪同借閱人員前往光盤檔案資料數據流轉間進行內容查閱，在讀者獲取其所需求的資料內容后，檔案管理人員再將光盤收回。聲像資料檔案光盤利用的具體流程如圖2。

3科研聲像資料檔案管理現狀分析

面對數字化轉型的迫切需求，科研聲像資料的檔案管理也暴露出一系列問題現狀，主要體現在以下幾點：

3.1材料散落，缺乏規范目前，根據上級檔案管理項目驗收的歸檔要求，對于科研類所產生的相關聲像資料要求歸檔，并以光盤為載體形式存檔于檔案庫房，其余重要聲像資料素材沒有做過多要求。此外，也由于沒有一套完整的聲像資料檔案管理規范標準，導致管理類聲像資料沒有存檔，保存在各科研人員電腦、手機等設備中，資料散亂，收集歸檔沒有規范，不成系統。

3.2流程復雜，工效低下由于以光盤為介質存檔的客觀因素，以及數據流轉保密要求所帶來的復雜的歸檔流程，使得檔案管理人員不得不在各個環節中核查存檔信息。大大增加工作量，降低了工作效率。聲像資料檔案跟隨其余項目文件一同接受上級部門驗收，光盤的載體形式為驗收工作帶來極大不便，目前檔案管理人員全是手動編寫驗收目錄及驗收詳情、并攜帶光盤前往項目驗收場所，接受項目驗收小組驗收，使得驗收工作變得繁瑣化、復雜化。

3.3介質單一，保密受限首先，傳統實體光盤的保管一般采用專用光盤柜保存，需要占用較大的物理空間，并且對存放環境的溫度、濕度、磁場等有一定的要求。而科研聲像資料檔案則依賴于存儲載體而保存，介質載體的易失易毀及不穩定性，就使得科研信息存在了較高的滅失風險。同時對于光盤形式載體檔案資料的存檔和利用，在保密方面無法細化到人員密級權限，對光盤內容權限的無法有效快速配對，不能通過分級權限控制檔案資料信息的訪問。

3.4數據呆滯，缺乏聯動目前現階段科研聲像資料檔案光盤載體的歸檔，以及復雜的借閱流程和只對光盤條目信息化的現狀，在查閱利用聲像資料檔案時造成不直觀、不方便、授權不靈活，不能較好的發揮科研聲像資料檔案具備的“圖文、聲音”并茂，生動形象的展示能力。傳統型的保管方式也讓科研聲像資料檔案長期處于不鮮活、不開放，缺少了運用的靈活性和趣味性，導致其內容信息難以利用，缺乏聲像資料文件、檔案數據動態關聯，更談不上有效數據的聯動與分析，根本無法有效滿足數字化轉型的趨勢要求。

4科研聲像資料檔案數字化轉型策略

4.1技術手段面對數字化轉型的迫切需求，傳統的科研聲像資料以光盤刻錄形式存檔的模式必須逐漸弱化，對其以專業SAN（存儲區域網絡StorageAreaNetwork，簡稱SAN）架構，來進行數字化加工及存儲利用管理的模式將變得日益重要。其主體架構模式如圖3。SAN架構中的磁盤陣列的容量、應用服務器可以無限擴展，具有極強的數據集中化存儲，多臺（甚至整個網絡的）服務器共享存儲設備（磁盤陣列和磁帶庫）。提供了極高的可靠性和可用性，具有冗余的、無單點故障（網絡中任一臺設備損壞，不影響網絡的正常運行）的存儲數據訪問結構，存儲數據和設備集中管理。[4]這種模式，適宜于海量數據的存取管理，通過光盤塔（讀取光盤）或磁帶庫（讀取磁帶及錄像帶），將聲像資料檔案的內容讀取后存入磁盤陣列；節省了聲像資料檔案保管的物理空間，方便內容編目以及在線調取檔案內容，也能夠以信息管理系統的訪問控制權限，實現對檔案內容獲取進行控制的保密規定，大大降低了聲像資料檔案數字化的成本。以此搭建科研聲像資料檔案加工、管理、利用的數字化、一體化平臺。并依據檔案資料的管理和利用的需求，設計功能完備的科研聲像資料檔案數據資源管理系統，實現檔案數據數字化、管理自動化、檔案利用網絡化、服務流程化管理，解放檔案管理人員的“體力”、“眼力”，把更多的精力投放于項目創新、管理創新，不斷提升為企事業科研業務發展服務的能力。

4.2管理手段為了更好的管理、利用所建設的科研聲像資料檔案管理一體化平臺，需要及時修改現有的業務流程及聲像資料檔案管理制度，以此更好匹配數字化平臺下檔案管理業務的流暢實施，以及聲像資料檔案具體化的規范運用。行之有效的制度是做好任何管理工作的基礎。[3]從管理制度入手，保證各環節的銜接及互相支撐，實現全過程管理需求的最大化。從各環節過程中遇到的情況，來梳理需要制定的規范化制度，并全部羅列其中形成一個完整的制度體系。例如：科研聲像資料檔案分類、歸檔要求及保存有效期、檔案資源保密及安全管理要求、聲像資料檔案鑒定標準、平臺數據運行維護、檔案管理及利用職責與權限、管理人員業務素質培訓等都應納入整個制度體系中。創建制度是為了明確并規定聲像資料檔案的效力。但制度內容的細化才是真正的使聲像資料檔案在各環節中具有實操性，才能明確每一個環節的做法，做到有據可依。因此在制定好聲像資料檔案管理制度體系后，下一步便是進一步細化制度中的每項具體內容。

5結束語

聲像資料檔案以其原始、本真、直觀的音視頻形式記錄了社會活動本身，蘊含信息豐富且形象生動，也是文字材料及紙質檔案不可替代的。而科研聲像資料檔案的保存管理利用為重大科研活動起著巨大作用，促進了科研成果的宣傳和推廣，也使得更多的科研成果轉化出更大的社會經濟效益，對整個社會的繁榮發展起到較大的引導和推動作用。在數字經濟迅猛發展的外部環境驅使下，數字化檔案館的發展也在加速，而這一趨勢也將是適應未來檔案館發展的必經之路。我們應該加強對現代數字化技術在檔案管理方面的應用，以促使科研聲像資料檔案的活化，從而使其更好地服務于社會發展。[6]在科研聲像資料檔案數字化管理這一大趨勢下，開展規范化、網絡化、流程化、智能化的應用，以求跟進時代步伐，創新科研聲像檔案管理新模式。

作者:趙珊 田甜 單位:中國核動力研究設計院反應堆工程研究所科技信息檔案研究室