行業協會財務信息化建設研究

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1引言

數字化是新時代的特征，隨著“大智移物云”在日常工作、學習和生活中廣泛應用，對各個行業的生存和發展產生了不小沖擊。不緊跟時代步伐，就難逃被淘汰的命運。殘酷而激烈的市場競爭，推動著各行各業不得不運用新的信息技術，加快數字化轉型升級。行業協會作為社會組織的一部分，只有通過不斷變革和創新發展，才能滿足內部管理需求和適應外部環境變化。財務管理處于行業協會經營管理的核心地位，貫穿于協會經營全過程，覆蓋協會全方位，但傳統的財務管理模式難以滿足現代財務管理工作的需求，亟需轉型發展。而實施財務信息化建設就可以轉變協會財務管理模式，財務信息化不僅可以優化資源配置、提高財務管理效率和質量，同時對于提升協會整體競爭力、實現總體戰略具有十分重要的意義。

2行業協會財務信息化建設的重要意義和作用

2.1優化資源配置提升決策支持和財務預判效果財務信息化建設可以保持各系統之間流程貫通一致，數據標準統一。例如：發生零星小額固定資產采購時，業務流程“提交采購申請-財務審核-領導審批-簽訂合同-索取發票-財務復核-支付資金-固定資產驗收入庫-申請人填寫申領單-固定資產出庫”，該流程所涉及的所有財務信息及非財務信息都會被信息系統保存起來，以便隨時查閱和調取，各部門也可以通過系統模塊獲取與之相關的數據和信息，實現數據信息充分共享，而且整個業務流程無重復操作，公開透明，職責明確。一方面使資源配置得以優化、工作效率大幅提升，另一方面使管理成本大幅度降低。另外，財務信息化系統通過對內外部信息的高度集成，自動生成各種類型財務報表、統計分析數據，使管理層能夠隨時全面、動態地掌握協會的整體運行狀況、資金使用效率、各部門預算完成進度等等，為管理層精準決策提供了高質量信息支撐。同時，財務信息化還可以提高協會對外部突發事件的應急反應能力，減少不利因素帶來的損失，有助于管理層科學合理地進行財務預判，調整和改善投資決策。

2.2優化內部控制提升核心競爭力財務信息化建設與內部控制有著密切聯系，二者相輔相成、相互制約，共同促進協會發展。一方面財務信息化建設與運行都離不開有效內部控制的保駕護航，另一方面，財務信息化建設要對內控制度進行梳理和流程再造，使各項制度有機連接起來形成一套完整的內控體系，再將內控制度、流程嵌入到協會的財務信息化建設的各個環節。通過將制度流程化，可以降低或消除人為操縱因素，保護信息安全，大大提高了信息的真實性和準確性。信息系統下的內控制度使得協會的組織結構趨于扁平化，內控層次減少，崗位職責清晰，業務流程順暢、審批權限明確，大大降低了信息的不對稱。通過財務信息系統的應用，更容易發現內控缺陷，可及時采取措施進行整改，優化內部控制。財務信息化建設在優化內部控制的基礎上，有助于降本增效，提升協會的核心競爭力。

2.3實現業務和財務深度融合財務信息化建設不僅要滿足財務部門內部管理需求，更要充分考慮與協會會員管理、會議管理、教育培訓管理、標準化管理等各業務管理系統的流程貫通和數據共享，將財務管理系統的相關功能及模塊與各業務管理系統在統一的信息化平臺上進行整合，實現集中管理和操作。整個財務過程中，加強對信息記錄、審核及追溯的監管，通過在線支付、移動支付方式收付款，方便快捷、大大提高了工作效率，利用與稅票、短信、郵箱、微信平臺對接，實現自動開票與自動投遞，減輕開票和郵寄負擔，實現業務和財務深度融合。

3行業協會財務信息化建設存在的突出問題

3.1財務信息化建設意識薄弱大多數協會領導對財務信息化理解失之偏頗，認為財務信息化系統與目前正在使用的財務核算軟件沒有很大區別，沒有意識到運用財務信息化系統可以將財務部門與其他部門有效打通，實現信息共享和數據集成，并為其精準決策提供高質量信息支撐。由于財務信息化建設是一項周期長、涉及面廣的復雜的系統工程，需要投入大量的時間和精力，還要有足夠的資金做支撐，后期的運維成本也不低，而且就算系統建成了，能不能取得預期的效果很難斷定，所以這在一定期間內會給協會帶來不小的負擔，給領導帶來很大壓力。因此，大多數協會還繼續維持原有的財務管理模式，協會領導沒有站在更高、更長遠的角度為協會的未來發展考慮。

3.2財務信息化復合型人才缺乏財務信息化建設和財務信息系統應用對財務人員的要求很高，除了要精通財會外，還需要掌握財務管理技能、熟悉網絡信息技術、了解業務運行情況的復合型人才，絕大多數行業協會缺乏這樣的人才。從協會目前來看，財務人員更擅長財務核算，缺乏財務管理思維，不能很好地將財務管理的理念融入財務信息化建設中，會造成財務信息化系統對財務管理的作用受限。行業協會由于缺乏復合型人才，就難以將協會的真實需求準確、有效地傳達給系統開發商，影響項目的順利開展。另外，財務人員還停留在對通用財務管理軟件（如用友、金蝶等）的使用上，對現代網絡信息系統的技術知識和應用還缺乏掌握，很大程度上限制了財務信息化系統效果的發揮。

3.3財務管理系統與各業務管理系統之間流程貫通不暢目前，行業協會信息集成度不高，信息孤島問題十分嚴峻，不能提供真實可靠的信息支撐管理層決策經營。財務管理系統與各業務管理系統之間流程貫通不暢，會影響財務流、信息流、業務流三者之間不能深度融合，無法產生協同效應，降低了財務管理效率，各部門、各員工之間不能快速、高效傳遞和接收信息，信息共享不充分，難以實現業財融合。

3.4財務信息化制度不完善財務信息化制度對于保障財務信息化系統的正常有效運行起著保駕護航的作用。大多數行業協會的財務信息化制度不健全，有的協會往往借鑒其他部門制定的制度，稍作修改后就作為本協會的制度，很少根據自身情況進行科學、合理的規劃設計。有的協會雖然自己制定，但鮮少征求員工的意見或建議，更不會進行可行性分析和研究，最終導致制度與實際不符，可行性、可操作性比較差。制度不完善或制定不合理，都會產生管理風險。例如：沒有根據實際情況制定，會出現設置的崗位與實際工作不匹配，職責不明確、權限設置不合理、操作流程設計不規范等等，另外因缺乏嚴格的監督和制約機制，很可能會出現數據錄入的失真，系統自動運算給出錯誤的結果，造成經營決策失敗的風險。

3.5財務信息化存在安全隱患財務信息化系統的應用主要是基于網絡與計算機技術進行，所以網絡安全尤為重要，已經上升為國家層面的問題。在安全防護不足的情況下，容易發生非法訪問、網絡攻擊、信息竊取等情況，造成傳輸信息被假冒、服務器癱瘓、機密泄露、內部數據被惡意傳播的風險，由此給協會的正常運行帶來安全隱患，甚至造成巨大的經濟損失。另外，協會內控制度的不完善、不合理；操作人員技術不熟練導致操作失誤；人為故意操縱等原因，都會造成商業機密、財務數據等被泄露，給協會發展帶來安全隱患。

4實現行業協會財務信息化建設目標的具體策略

4.1領導要高度重視財務信息化建設隨著數字經濟和互聯網技術的飛速發展，行業協會更要清醒地認識到數字經濟是把“雙刃劍”，要提高敏銳度，全面把握機遇，沉著應對挑戰。協會領導一定要與時俱進，轉變管理理念和管理模式，深刻認識和領會財務信息化建設對協會未來發展的重大意義，并通過宣講的方式將這種思想灌輸給全體員工，使大家在認同的基礎上逐漸轉變觀念，這樣才能更好地推動財務信息化建設的實施。財務信息化建設是一項持續時間長、涉及面廣的復雜的系統工程，需要投入大量的時間和精力，需要足夠的資金做支撐，還需要合適的人才團隊做后盾，只有贏得領導的高度重視，才能合理優化資源配置，保障項目的有序推進。協會領導要從戰略的高度，對財務信息化建設統籌規劃、整體設計，并按照科學合理的方法和時序分步驟開展實施。并針對實際需求，加強對全體員工進行網絡信息技術知識、應用及安全方面的培訓，以便大家更好地適應工作模式的轉變，促進財務信息化建設的順利實施。

4.2加強財務信息化復合型人才的培養在財務信息化建設中，人才發揮著決定性作用，高素質的復合型人才不僅能夠保證財務信息化建設的順利推進，還能推動財務管理工作的持續創新。行業協會應著重從以下幾方面對財務人員進行培訓：一是職業道德。財務部是協會的核心部門，掌握著整個協會的資金和機密。財務人員要時刻保持自己的職業素養，管理層也要不定期加強財務人員的職業道德教育，使財務人員將道德底線銘記于心。二是專業技能。財務人員除了每年定期參加繼續教育外，還要主動加強財稅知識的學習，管理層應根據財務人員的專業技能層級，有針對性地定制不同的財務管理課程，以提高財務人員的財務分析和財務管理能力。三是互聯網信息技術。由于財務人員對互聯網信息技術及應用普遍缺乏了解，所以協會管理層需要外聘專家對財務人員進行互聯網信息技術知識、應用及安全方面的培訓。財務信息化建設要求財務人員從傳統的管理理念、管理模式中跳出來，去接受新技術、適應新環境。只有每一位財務人員真正認識到財務信息化建設的重要意義，積極參與其中，并通過提升財務管理技能、掌握網絡信息技術知識及應用，才有可能成為一名符合要求的財務信息化復合型人才，助力財務信息化建設的順利實施和財務信息化系統的安全、高效運行。

4.3打通財務管理系統與各業務管理系統之間壁壘行業協會可以根據自身特殊需要定制化開發軟件，然后將定制化開發軟件與財務管理通用軟件進行系統集成，使財務管理通用系統與會員管理系統、會議管理系統、教育培訓管理系統、標準化管理系統等各類業務管理信息系統的流程貫通，解決信息孤島問題，促進協會業務管理和財務管理流程的無縫銜接，促進業務數據和財務數據充分共享，實現信息高效集成，為財務分析與決策提供有效的、高質量的信息支撐。例如：財務和業務流程的貫通，可以實時動態反應業務計劃的進展情況，使業務的財務信息更加透明化，還可以實時跟蹤監控預算執行情況和績效目標完成情況，發現問題及時糾偏，確保預算執行有條不紊和績效目標高質量完成。

4.4完善財務信息化管理制度實施財務信息化建設有利于行業協會對現行的財務管理體制和財務制度進行改革創新，促進財務規范化管理；有利于行業協會拓展財務管理空間、提高財務管理數據的時效性和準確性、提升財務管理能力、增強財務資源使用效益，推動財務管理轉型升級。而財務信息化管理制度的完善、監督考評機制的健全，可以讓各部門之間信息傳遞更順暢、問題解決更高效，積極性調動更充分，能夠更好地為財務信息化建設和運行提供強有力的制度保障。4.5加強財務信息化系統安全防護行業協會應針對容易出現的安全威脅，加強對服務器、網絡、數據的安全防護，例如將防病毒軟件安裝在服務器上對病毒進行有效查殺，并定期更新殺毒軟件；在服務器上安裝專業的防火墻和安全軟件進行定期掃描和分析，排查安全隱患，做到防患于未然；為操作人員設定權限應嚴格按照崗位職責，并設置相應的密碼及口令，嚴禁泄露；對于信息系統共享數據要采用只讀模式，禁止隨意拷貝；對使用財務信息化系統的所有電腦安裝加密軟件，對所有數據進行充分加密，保證數據安全，對信息系統主服務器必須每天執行一次數據備份，確保備份數據可以追溯。另外，將內控制度等管理制度嵌入信息系統中，對業務流程重新進行梳理，并設計成簡潔明了的業務流程圖，方便員工讀懂看明白，避免操作過程的失誤，創造一個安全的內外部運行環境便于信息系統正常有效地工作。

5結語

數字化時代行業協會發展需要不斷變革，財務管理模式需要不斷創新。管理層要與時俱進，盡快轉變管理理念，引導全員不斷創新工作思路和方法，搭建符合協會自身可持續發展的財務信息化系統，打通財務部與各部門之間的信息壁壘，使財務與業務更深入融合，優化資源配置，產生協同效應，降低管理成本，提高決策水平，促使財務信息化從單一的財務管理向財務業務一體化逐步邁進，推進協會治理體系和治理能力現代化，支撐和促進行業協會的可持續發展。

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作者:張年梅 單位:中國印刷技術協會