民生檔案服務與利用體系建設分析

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民生檔案與人民群眾的生產生活息息相關，是維護人民群眾切身利益的歷史記錄和真實的原始憑證，是政府部門在從事社會管理過程中形成的大量有價值的檔案信息。因此從這一層面講，民生檔案涉及多個部門和經濟社會發展的方方面面，這既對檔案管理部門民生檔案信息管理提出了較高要求，也是檔案管理部門服務政府部門，服務人民群眾的歷史性任務。在大數據環境下，要求檔案管理部門主動適應信息時代的發展步伐，主動應對電子檔案信息資源建設的時代發展需求。當前民生檔案正處于發展的關鍵時期，民生檔案數量、種類的激增和社會需求的擴大，為保障改善民生中的作用，檔案部門應著力構建四大平臺，即基礎保障平臺、資源共享平臺、文化展示平臺、精準服務平臺，結合民生需求對民生檔案資源進行整合和深度挖掘，不斷擴展民生檔案服務范疇，進一步提升檔案管理部門民生檔案服務質量，努力打造檔案公共服務提檔升級版。

1構建基礎保障平臺

近年來，為構建和諧社會建設給民生檔案的服務利用提出更高要求，要不斷加強各項檔案基礎業務工作，筑牢檔案事業發展根基，首先體現在制度機制創新層面。很長一段時間，檔案管理部門在民生檔案服務過程中，主要以民生檔案業務部門為主體。其他職能部門很少參與，這也就客觀上造成制度機制建設覆蓋面窄，民生檔案缺少頂層設計和宏觀領導，難以實現對民生檔案信息資源的統籌安排和精準發力，很可能造成民生檔案信息收集不全，不利于民生檔案高質展。因此，從服務民生角度看，各級政府部門要充分發揮宏觀協調作用，引導相關部門和社會組織參與到民生檔案服務事業之中，積極構建基礎保障平臺。

1.1強化組織保障

各級地方政府要樹立“大檔案”服務格局。充分認識到民生檔案服務與人民群眾利益之間的關系，主動召開專門會議研究民生檔案相關問題。要求相關部門要密切配合檔案管理部門做好民生檔案工作，通過對區域性民生檔案資源的有效整合，充分發揮業務部門和職能部門優勢，實現民生檔案信息資源在住建、教育、衛生、醫療、人社、民政等部門的合理流通，進一步提升民生檔案信息資源的利用效率和利用效果。同時要完善和創新民生檔案服務標準，積極提升民生檔案服務的標準化和規范化水平，為人民群眾提供優質的檔案服務。

1.2強化機制保障

基礎保障的核心在于制度機制保障。檔案管理部門要將制度機制建設作為提升民生檔案服務質量和服務水平的關鍵所在。要圍繞民生檔案統籌規劃、考核獎懲、監督指導重點方面，對涉及的民生檔案制度機制進行優化和完善，實施民生檔案服務工作績效掛鉤措施，進一步激發檔案管理人員參與檔案服務創新工作的積極性和主動性，確保民生檔案質量可控，責任可追溯。此外，還要加大民生檔案考核監督力度，明確民生檔案相關工作人員具體職責，建立自上而下的民生檔案工作考評體系，細化民生檔案考核內容，通過科學合理考核，有力地推動民生檔案管理工作和服務工作創新［1］。

1.3強化資源保障

本著“精簡節約、緊跟形勢、務實有效”的原則，各級部門投入一定的人力、物力對民生檔案服務的相關物料進行及時更新，包括服務窗口陳列內容、橫幅標語以及局域網絡模塊進行完善和調整，確保民生檔案服務內容和形民生檔案服務與利用體系建設研究文/林麗蘭臺縱橫式緊貼發展趨勢，同時要完善民生檔案經費和場地保障。民生檔案工作經費要做好提前預算，確保專款專用，同時要為民生檔案工作開展提供必要的庫房、辦公場所。

1.4強化監督保障

檔案的行政監督執法權應得到加強，將檔案完整收集、規范整理、妥善安全保管納入一項政治性保障工作，有利于推進檔案治理體系和治理能力現代化水平。如今，民生檔案服務主體和對象進一步豐富多元化，對此，應建立多元主體監管機制。其中的關鍵環節是相關部門和服務對象的協同監督。第一，開展“雙隨機、一公開”行政執法檢查，確保基層檔案規范管理，構建網格化“智慧監管”體系。第二，及時更新監管內容。主動運用現代信息技術對民生檔案工作流程進行有效監管，構建事前、事中、事后監管的管理模式。

2構建數字資源平臺

當前民生檔案受到信息技術發展以及國家機構改革的影響，對民生檔案信息收集和管理工作提出更高要求，同時民生檔案服務在發展過程中也呈現出信息化、平臺化、智能化特征。從宏觀層面看，為了更好地實現民生檔案信息資源的有效整合，推進新時期民生檔案信息化建設，有必要通過構建數字資源平臺，更好地呈現當前檔案管理部門在民生檔案服務進程中的各項成果。在具體實施過程中，既要完善民生檔案數據庫建設，同時要積極推進民生檔案信息標準化進程，搭建民生檔案文化展示平臺，構建民生檔案信息服務平臺，讓廣大人民群眾了解當前民生檔案的具體做法，主動地參與到民生檔案服務體系建設之中。

2.1完善數字資源庫

根據《中華人民共和國檔案法》相關規定，結合國家檔案局、民政部、人社部等其他相關民生管理部門對民生業務檔案管理工作的要求，制定符合本地區特色檔案、充分發揮館藏具有重要資源價值的資源數字化制度。同時還應準確把握各類檔案版本的更迭和廢除。因此數字資源庫建設一方面要開展新、舊證明的數字化工作，通過掃描的方式進行數字化轉化。另一方面在各職能部門民生檔案收集上應實現數字文檔和紙質文檔雙軌收集，加強各類民生檔案基礎建設，不斷豐富壯大民生檔案資源信息庫，筑牢檔案事業發展根基，為檔案開發利用提供保障和支撐［2］。2.2民生檔案信息標準化民生檔案信息標準化建設對于提升民生檔案服務質量至關重要。從目前看，民生檔案標準化建設應從管理，業務和技術三個層面入手。管理性標準規范一般是指檔案管理工作業務流程、制度規范以及所涉及的計算機網絡系統安全標準建設。主要涉及公安、人力資源社會保障、民政、自然資源、衛健委、教育、住建、法院、檢察院等部門。業務性標準規范主要包括術語標準和電子文件、民生檔案信息共享共建標準，主要涉及與人民群眾息息相關的民生領域，如社保、醫療、教育、就業創業，等等。技術性的標準規范主要是指與檔案信息服務相關的軟件系統技術標準。既要參考國家針對檔案管理相關的技術參數，同時也要結合檔案信息服務平臺自身特點，在遵從可操作性、安全性的標準基礎上對相應的技術性規范進行完善，切實保障民生檔案信息服務安全性，同時也有利于民生檔案信息資源共享。

2.3民生檔案資源體系化

民生檔案領域不是一成不變的，它隨著人民群眾社會生活的變遷而不斷變化，為了更好地適應時代發展，必須重視民生檔案資源體系建設。第一，應以人民群眾需求為基礎，建設基礎領域檔案。在上文標準化體系的基礎上，提高民生檔案收集與管理的靈活性，貫徹“記錄一生，服務一生”的理念，圍繞人民群眾生活的所有領域，推動民生檔案資源全覆蓋、零死角。同時還應重點圍繞人民群眾特別關心的醫療、教育領域建設專業民生檔案，讓民生檔案資源層次分明，各有重點。第二，圍繞社會新興經濟領域產物，建好重點民生檔案。民生檔案不僅包括公民個人檔案，還包括各項基礎設施、農業、服務業相關檔案。對此，應圍繞地區產業結構、生態環境建設好重點領域檔案。如在農村基層方面，圍繞鄉村振興建設即：地方特色旅游、現代農業發展、脫貧攻堅實施計劃及成果等重點領域檔案，圍繞生態宜居建好水電交通、人居環境整治等重點領域檔案，做到民生檔案資源的協同發展，合作共贏。

3構建文化展示平臺

民生檔案是人們進行社會活動的產物，也匯集著大量的各門類知識，記載著豐富的各個時期各個民生部門涉及人民群眾相關記錄等信息，成為一種重要的信息資源。技術賦能民生檔案服務管理工作，一方面，提升了民生檔案服務效率；另一方面，也容易影響民生檔案自身的文化底蘊和歷史厚重感。通過舉辦民生檔案陳列活動，更好地向民眾展示民生檔案的文化內涵。但從目前看，民生檔案陳列工作還存在調研不足，陳列形式大于內容等現實困境［3］。

3.1加強民生檔案的編研與宣傳

第一，加強民生檔案的二次編研。在一次編研的基礎上，對民生檔案的內容和形式特征進行篩選、提煉、綜合、歸納，增強民生檔案的系統性、針對性，篩選出其中信息可靠，深度適宜者，進一步提升民生檔案編研質量。第二，適應互聯網和新媒體的傳播特征，開發多元化民生檔案傳播渠道。綜合性的民生檔案應匯集更多數量的檔案信息，全面反映某單位各項活動或某一學科領域的成果，適合網絡信息平臺、融媒體等主流媒體宣傳報道。針對新媒體平臺，開發系列性的民生檔案主題或直觀性較強的影像檔案，即由若干個獨立主題的檔案組成，具有一定的內容或專業的聯系，或者各自從不同側面反映同一主題與對象的民生資料。這一類型檔案的表現形式、內容種類較為豐富，應依托微信公眾號或短視頻平臺分模塊推送。3.2依托民生檔案陳列展覽發揮檔案文化價值檔案陳列展覽是民生檔案文化的可見載體，也是檔案管理部門對外宣傳的重要渠道。以檔案陳列展覽為依托發揮檔案文化價值，一方面能夠進一步擴大民生檔案的影響力和傳播力，另一方面也滿足了人民群眾對娛樂休閑類檔案利用需求的增長。具體來說，民生檔案陳列展覽主要應調研了解以下幾個方面的情況：（1）陳列展覽的展出要求和目的；（2）陳列展覽的主要觀眾對象；（3）觀眾流量、流速；（4）陳列展覽的主題內容和展品、文字、圖片的數量；（5）陳列展覽場所在的區域環境；（6）展出場地的大小及水電、采光、通風、安全、音響等設備及條件；（7）陳列展覽解說、咨詢服務及展出管理；（8）陳列展覽期限及經費預算等。同時做好檔案陳列展覽服務。檔案陳列展覽服務涉及內容很多，要根據陳列展覽的內容、規格、標準等制訂出展覽服務具體執行方案，提升民生檔案陳展的文化內涵，增強群眾檔案意識，讓更多的人民群眾感受到檔案文化風采。

4構建信息服務平臺

當前，民生檔案工作的重點就是滿足人民群眾各類需求如領取養老金、房產交易等，各職能部門需要簡化服務流程，結合“放管服”政策，推進“最多跑一次”改革服務事項電子化歸檔工作，啟用“虛擬檔案室”系統，推動實現“最多跑一次”改革服務事項電子文件應歸盡歸，為民眾提供全面多元的民生檔案信息服務。在這些政策要求下，也對民生檔案服務平臺的功能性，實用性和可操作性提出較高要求。因此，在推動民生檔案服務改革過程中要主動實現信息技術與民生檔案服務平臺的深度融合，為民生檔案信息資源開發提供全面的技術支撐，積極推進民生檔案服務平臺扁平化、集成化，為民眾提供個人檔案查詢、智慧人社服務，進一步提升民生檔案服務平臺服務效率和服務質量。

4.1構建檔案信息服務平臺

為了更好地實現民生檔案信息資源的有效整合，進一步提升民生檔案開發利用效率，服務廣大人民群眾，有必要構建集成化的檔案信息服務平臺。一方面，要對各類民生檔案資源進行明確分類，加強檔案管理部門與其他部門聯系互動，確保民生檔案信息服務平臺與政府相關部門業務平臺有效對接。另一方面，要重視各類民生檔案信息資源的收集和歸檔，要下放權限，明確民生檔案收集重點，在業務部門主導之下，相關部門密切配合，確保民生檔案信息資源應收盡收，為檔案信息服務平臺提供扎實的檔案信息數據支持［4］。

4.2實現多個民生檔案管理部門的互聯互通

民生檔案信息資源只有得到合理開發和利用，才能夠體現出民生檔案的獨特價值。因此檔案管理部門應與其他業務主管部門進行溝通，簽訂民生檔案資源數據庫高級協議，形成統一檢索接口，構建智能服務終端，提升民生檔案信息資源利用效率。要進一步加強門戶網站建設，著力解決瀏覽器不兼容、內容陳舊等突出問題。要進一步更新檔案管理理念，大力開發微信小程序、推廣“掌上查檔”等服務平臺，突破傳統信息服務的時空局限，進行信息查詢、在線咨詢、疑難解答等服務，優化檔案服務環境和檔案服務流程，不斷提升民生檔案服務社會、服務人民群眾的效率。

參考文獻：

［1］孫靜，孫曉霞，王健.多元融合謀發展善治善為惠民生———張家港市推動檔案服務基層社會治理創新發展［J］.檔案與建設，2020（04）：50-51+70.

［2］嵇秋紅.民生檔案利用體系建設的實踐與探索——以太倉市民生檔案基層查閱窗口建設為例［J］.檔案與建設，2013（02）：66—68.

［3］王莉.基層綜合檔案館民生檔案利用工作研究［J］.蘭臺世界，2020（02）：62—64.

［4］耿碩.智慧城市背景下的民生檔案信息服務研究［D］.河北大學，2015.

作者:林麗 單位:江蘇省建湖縣人力資源和社會保障局人事檔案室主任