檔案資源管理與公共服務能力研究

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檔案記錄著社會不斷變遷下人類個體與社會組織、團體發展脈絡，其信息內容具有強烈的社會價值與歷史價值，因此檔案又被稱為“社會記憶”，已經成為國家基礎性的戰略資源?！度珖鴻n案事業發展“十三五”規劃綱要》明確指出，檔案工作應“堅持以人為本，服務為先，努力滿足社會各方面對檔案信息的利用需求。同時不斷提升檔案資源信息化水平，提升檔案館公共服務能力?！彼裕谖磥硪欢螘r間內，必然是我國檔案事業發展的高峰期，研究和提升檔案館服務能力也必然成為熱點，能夠有力促進檔案館事業的發展。但從實際情況看，我國檔案館公共服務方面還存在些許不足，需要不斷改進與創新。

一、檔案館公共服務能力

檔案館是收集、整理、保存各類檔案信息的主要部門，屬于對檔案資料進行集中管理的文化事業單位，是收集、利用、開發檔案資料的重要場所，能夠為社會需求者提供檔案利用服務。所以，檔案館是我國科學文化事業體系的重要組成，具有科學文化性質。檔案館有義務發揮其文化服務職能，滿足社會公眾的文化需求。檔案館通過提供公共服務來滿足社會公眾對檔案信息的使用和對文化公共產品的需求，從而為加強社會文化建設作出貢獻。同時，檔案館工作人員是開展社會服務的主要力量，其專業素養與服務水平直接決定檔案館服務質量。所以，工作中要求檔案館服務人員應具備專業知識、溝通能力和良好的服務態度。檔案館各種硬件設備與設施的完備，能滿足不斷增長的群眾文化需要。而檔案館藏資源則是基礎，是檔案館的立館之本。在工作中不斷充實、豐富檔案館資源，才能為群眾提供最優質的服務，所以需要不斷豐富館藏資源內容，確保館藏內容結構的科學合理。

二、檔案館公共服務能力現狀與不足

影響檔案館服務能力的因素較多，在調查中發現，既有硬件設施、設備因素；也有軟件、人力服務水平等因素。

（一）許多檔案館尚未完成信息化改造，導致提供公共服務的效率不高。隨著電子信息技術的發展，政府及其各個部門工作中所產生的以信息技術為載體的檔案數量與日俱增，因此檔案館在收集、整理以及信息資料查閱服務從傳統人工轉變為智能查詢為主。這就需要在檔案服務中更多使用現代信息技術，將傳統紙質資料轉變為電子信息，上傳至互聯網檔案數據庫。但在現代信息技術背景下，檔案工作的開展必然需要一些硬件設施，如建設局域網、購買服務器、構建數據庫以及購買檔案資料管理軟件等。同時還應實現信息技術人才對電子資料、技術設備進行維護。這些條件往往是基層檔案館所不具備的，對于滿足群眾檔案使用信息化、智能化存在一定差距。

（二）從基層檔案館基礎性硬件設施角度分析，檔案館服務中亦存在諸多不足。檔案館硬件設施建設數量的多寡、質量的高低以及硬件設施的先進程度，融合現代技術的設施，自然能夠提高檢索與查詢效率。這些先進的設備自然能夠提升檔案館的服務質量。但從實際情況看，我國大部分檔案館在檢索資料時仍然處于人工檢索、人工查閱階段，查閱工作流程繁雜，查閱效率低下。另外，基礎性檔案館很少會配置豐富、現代的公共查閱設備，更缺少專業的人員對群眾查閱提供引導服務。對于群眾所需要的檔案資料提取應用，缺少服務設施與裝備，難以滿足現代檔案工作的要求。

（三）從檔案館人力配置角度看，基層檔案館人力資源不足，缺少專業檔案人才。隨著檔案館工作與服務的轉型發展，檔案工作中對于人力資源的需求隨之增長。為確保檔案館公共服務能力的持續提升，在這個過程中，人是最關鍵的因素，是提升縣級檔案館服務能力、服務質量的關鍵所在。檔案館人才的專業素養、工作能力與其公共服務能力提升是息息相關的。因此，檔案館專業化人才的儲備是強化公共服務能力的智力支持與基礎性保障。從實際情況看，由于經費、待遇等方面因素的影響，許多檔案館人力資源不充足，高素質人員較少。例如檔案人才缺乏既具有專業知識，又具有管理能力的復合型人才。

（四）基層檔案館館藏資源開發不豐富，難以滿足群眾需求。眾所周知，檔案館資源是提供信息服務的基礎。如果檔案館資源匱乏，如何為社會群眾提供豐富的信息呢？所以，缺少館藏資源，檔案館也就失去了應國家檔案局在相關文件中指出，檔案工作要根據社會發展特點與群眾需求，不斷擴大檔案資源的來源范圍。例如，在進行民間檔案收集時，應側重能夠真實反映區域內人文發展、民俗民化以及經濟發展情況的資料，然后歸集、整理，整編為檔案資源。在許多基層檔案館，其館藏資源來源單一，主要集中于各種社會活動所產生的資源。而缺少檔案館人員主動進入社會所收集的資源，而反映社會發展、人民群眾生活、城市變遷等關乎民生的檔案少。所以檔案資源來源單一，必然會導致館藏資源枯燥，難以滿足群眾對檔案資源的需求，極大影響了公共服務能力的提升。除此之外，部分檔案館存在人員服務能力不足、缺少服務群眾的意識等等，在一定程度上影響了檔案館服務水平的提升。

三、提升檔案館公共服務能力的途徑

2019年，我國政府提出要大力發展檔案事業，提升公共文化事業的服務能力。作為服務基層、直接接觸群眾的檔案館自然要處于一線。尤其是面對群眾日益增長的文化服務需求，迫切需要檔案館來提高服務質量，滿足群眾需求。在此背景下，如何加強軟硬件設施投入與人力資源培養，是提升檔案館公共服務能力的關鍵所在。

（一）硬件設施更新現代化。檔案館硬件設施是開展公共服務的基礎，主要包括硬件查詢、復印設施以及環境設施等。環境設施的營造和建設不僅能夠為群眾查閱提供更多的便利，還能體現出檔案館“以人為本、以服務為本”的理念。例如，近年來，我國各地都在興建新的檔案館，但在外觀設計上缺乏創新，館內的配套設施不完善；館內環境設計缺乏人性化考慮，群眾使用起來不方便。因此，檔案館在提高服務的同時，要積極更新硬件設施，增加預算投資，購買電腦、復印機等檔案查詢、信息輸出設備，在滿足群眾檔案查閱需求的同時，提高了檢索效率，為檔案館樹立了良好形象。在優化和升級檔案館硬件設施的基礎上，需要對已有的硬件設施進行維護，并逐步更新換代、定期升級等。例如，國外檔案館經常引入最先進的掃描、復印等設備，滿足檔案工作對先進技術的需要。

（二）人才隊伍多元化。正如前文所示，目前影響檔案館公共服務質量的另外一個重要因素是人才專業素養與服務意識。所以，為切實提高基層檔案館的公共服務能力，需要對檔案館人才隊伍建設進行多元化設計，從多個角度引進人才。首先，在檔案館人才引進時，需要對所需人才進行分析，充分了解目前人才隊伍結構是否合理，是否能夠滿足未來發展需要。在此基礎上，對工作成員的學歷、年齡、專業、職稱等各方面進行分析，合理配置相關服務人員，提高檔案館人員的穩定性。例如針對檔案資源信息化趨勢，在人才引進時需要多一些計算機專業人才，確保檔案信息服務網站的維護與互聯網信息安全。針對已有的人員，需要通過繼續教育的方式，不斷提升個人專業素養，確保人員專業素養能夠滿足群眾檔案服務需求，滿足檔案館發展需要。其次，針對檔案資料收集、整理工作，需要針對性引入具有相關經驗的檔案管理技術人員，專門負責檔案信息的收集、整理、利用。進而滿足檔案工作對工作人員的要求。

（三）服務能力培養常態化。檔案館服務人員是開展服務的基礎性力量，更是公共服務質量與效率的保障。針對檔案館人員服務意識不強、專業技術能力不足的問題，需要通過將服務能力培訓常態化的模式，切實提高服務人員的能力與水平。例如，在檔案館人才隊伍建設過程中，要重點進行服務意識、服務能力的培養，只有從根本上樹立服務意識，才能切實開展更有品質的服務。首先，通過培訓提高人員的公共服務意識。檔案工作要服務于群眾，服務于社會，而不是簡單地為政府服務。有鑒于此，在檔案工作中首要任務是提升相關人員服務意識與服務能力。通過培訓切實提高服務水平。另外，需要結合實際情況轉變檔案館服務職能，將工作重點從檔案管理向檔案資源提供轉變，既體現出檔案館服務的公共性，也切實提升了檔案館服務質量。其次，由于基層檔案館人力資源不足，在提供公共服務時，可以采用引入志愿者的模式，彌補人力資源不足的問題。例如在志愿者招募中，可以根據志愿者服務條例與志愿者專業特長來分配服務崗位，進而確保每個人都能夠發揮自己的特長。在志愿者活動過程中，要考慮其專業性，例如具有一定檔案知識背景的人員，可以鼓勵其進行檔案講解、協助群眾查詢檔案等。通過這種方式來彌補檔案館自身人力資源不足的問題，提高其公共服務能力。

（四）館藏資源信息化。首先，檔案內容信息化建設是當今各類檔案館館藏資源發展的最終趨勢，檔案的信息化、電子化管理即是將已有的紙質等載體的檔案館進行信息化加工，進而產生數字檔案資源。基層檔案館館藏資源的信息化建設在一定程度上反映檔案館綜合發展實力，其所提供的資源是否能夠滿足群眾需求以及查閱的便利性。電子化的檔案資源能夠直接輸入網絡進行檢索，例如上海市檔案館將采集到的檔案進行信息化改造，在輸入數據庫后能夠直接通過網絡查詢。其次，在現代信息社會，許多業務可以通過網絡進行，檔案資源信息也可以在網絡上查找，極大便捷了群眾。豐富的網絡信息資源以及方便的信息獲取方式，能夠使用戶獲取所需的信息比較容易，檔案館網站功能建設已經成為檔案館迫切發展的重要任務，例如天津市西青區檔案館通過各類網絡公眾號、自建網站等建立了檔案資源在線查詢、檢索功能。部分檔案館購入電腦等設備，進一步提高了信息查詢的便捷性與準確率。 

（五）基于信息技術提供高效檔案服務。檔案館作為公共服務機構，其所面對的對象是全體群眾。針對群眾查閱資料的難題，在信息技術背景下，檔案館工作必須不斷改革與創新，基于信息技術提供更加高效的檔案服務。目前，我國許多大型、專業性的檔案館不斷嘗試建設網上檔案系統、檔案查閱APP等，目的在于將所有檔案信息都轉化為電子內容，確保公眾利用互聯網便捷查閱檔案信息。基于此，在基層檔案館公共服務中，應該做好如下幾點：首先，建設網上檔案館，實現各類檔案資源的信息共享等，最大限度發揮檔案資源效應。又如針對特殊群眾，可以將檔案資源改編為音頻、視頻等形式，向社會群眾提供更豐富的檔案查閱方式，以便利其查閱。其次，基于互聯網建立索引功能，數字檔案館需要的數字檔案信息處理系統本身具有一定擴展性。在日常管理中，電子文檔往往存在于不同形式的技術平臺中，不僅沒有統一的結構，甚至復雜結構的不同文件，分別存儲在不同信息系統平臺上。為此，數字檔案館系統建設必須支持多種存儲方式，統一存儲平臺，科學有效實現檔案內容的信息化管理。最后，針對不同群眾需求，借助信息技術，為其提供個性化、針對性的檔案信息服務。例如，我國東部地區部分檔案館將VR等現代信息技術應用到檔案查閱、檔案展覽中，群眾通過VR眼鏡能夠看到全新、立體的檔案信息，極大豐富了群眾的閱讀體驗。

四、結語

基層檔案館作為服務一線群眾的基礎性組織，其館藏內容雖然簡單，卻關系到公眾的權益。面對檔案信息服務能力中出現的各種障礙、困難和問題，檔案工作者必須對目前所采用的服務模式進行探討，分析導致檔案館服務質量差的原因，進而提出針對性的改革措施。本文研究聚焦于基層檔案館，認為提升檔案館公共服務能力需要從軟硬件設施、人才隊伍建設、信息化發展等方面著手，不斷改革創新，全面提升檔案館的公共服務水平。

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作者:郝麗琴 單位:山西省文水縣項目推進中心