關于高校檔案信息服務探索研究

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伴隨著我國高等教育的不斷發展，學校為了提高自身的發展水平，要完善內部模式建設。在新時期，高校檔案管理需要突出與時俱進的工作理念，實現檔案管理模式的成功轉型和升級，并且通過微信平臺建設，打破以往空間和時間的限制，使高校檔案信息服務朝著及時性和高效率的方向不斷發展，全面增強高校檔案信息服務的水平，滿足師生在檔案信息服務方面的需求，以此突出高校人性化的教學理念。

一、微信用于高校檔案信息服務的作用

（一）傳播優勢。在當前高校檔案信息服務中融入微信的優勢較為突出。研究數據表明，微信已經成為我國超級APP，再加上智能移動手機覆蓋率高達93%左右，已經成為人們日常生活中信息交流的重要工具。隨著微信的不斷推廣，朝著低齡化的趨勢不斷變化，例如有97%的用戶在50歲以下，絕大多數微信用戶包含學生和企業職工人員等等。在高校檔案管理工作中，本身的服務特點較為清晰，整體群體非常穩定，和微信用戶群體之間的契合度較高，有效提高了高校檔案信息服務的效果以及水平。微信是隨著我國科技水平的提高而衍生出的新型技術方案，能夠通過文字和圖片的方式滿足信息溝通和交流的要求，傳播形式較為多樣，相關功能在逐漸擴展，朝著多元化的趨勢不斷變化，共同完成信息的傳播，減少了直白文字敘述的生疏感。人們可以隨時隨地獲取和接收相關的信息，轉變以往單一而粗放的信息傳播渠道，充分發揮微信平臺本身的優勢，以此來提高后續的瀏覽和分享效率，使得高校檔案信息服務管理水平得到全面提高。另外，微信從注冊到開通幾乎沒有任何的費用，成本較低，信息傳播具有多樣態的優勢，例如可以通過微信群進行傳播，也可以開設對應的公眾號來進行信息的傳播，有效加快了信息傳播的速度。微信公眾平臺屬于多元信息溝通的載體，有效加快了信息傳輸的速度。微信作為重要的公共服務平臺，具備安全和穩定的特點，在當前高校中，一些微信圖書館和四六級查詢逐漸盛行，已經成為學生必不可少的工具。清華大學和北京大學和微信平臺進行了相互合作，構建特色化的功能以及公眾號，有效提高了微信服務的水平。在當前高校檔案信息服務工作中，需要迎合時代發展趨勢，加強對微信平臺的科學利用，使檔案信息服務能夠突破時間和空間的限制，滿足廣大師生本身的信息服務需求，為高校各項事業的發展提供重要的基礎。

（二）有助于滿足階級服務的用戶需求。從整體上看，高校檔案利用者根據身份進行劃分，包含了師生校友及企業等機構，是信息交流最為密切的載體，建立微信高校檔案公共管理平臺，將信息利用微信的管理功能進行傳遞之后，再根據訂閱用戶進行科學的分類，根據不同用戶對檔案信息的需求來進行日常的操作。之后，微信公眾號可以通過群發消息和自動回復等滿足信息雙向溝通和交流的要求，為用戶提供更加專業而針對性的服務，轉變以往檔案管理工作中被動的服務模式。學生對高校檔案利用并不那么頻繁，整體需求較為簡單，對檔案知識的了解并不是那么深入。學生在日常學習和生活中遇到問題才會進行檔案查詢，一旦有需求，那肯定會和自身利益有著密切的關系，這部分人群在獲取信息方面的目的非常清晰，要滿足簡單和快速的標準，以此來提高檔案服務的水平；一部分教職工在檔案使用方面較為專業，主要是為了解決實際工作中的問題，需要獲取更加完整的資料以及數據?？蒲腥藛T的科研活動要形成有價值的文字資料和實驗數據等等；行政管理人員需要學校行政管理活動中形成文件和資料報告等檔案材料；教工對檔案信息服務的要求主要是為了提供更加豐富的檔案信息資源，并且做好資源的科學分類，更加全面而高效率地查找相對應的資料，并且所查詢的資料必須非常完整和真實，多方位滿足實際的工作需求。企業對高校檔案的查詢，大多數為了滿足自身的工作需求，只關注和工作相關的信息，對新入職員工的學歷學位進行資格審查，也可以獲取新入職員工的在校情況等等，這部分企業對高校檔案信息服務的要求是快捷獲取相對應的信息，提供更加實用性的材料，滿足自身的工作需求。為了滿足多方群體對檔案信息服務本身的標準，在檔案信息服務管理工作中，相關管理員根據不同群體對檔案信息服務的標準融入微信技術，滿足即時通信的要求，并且將更加真實和完整的資料錄入其中。這樣一來，可以便捷后續的查詢工作，使得檔案信息服務管理水平得到全面提高，快速提供相對應的服務。另外，在微信平臺中，還可以根據不同群體的興趣開設專題欄目，例如檔案的法律法規和檔案故事等等，以此來宣傳學校檔案工作。不斷擴大學校的知名度，提高檔案信息服務管理的效率以及水平，促進高校在新時期穩定發展。

二、高校檔案信息服務融入微信的現狀

雖然一部分高校在檔案信息服務中融入了微信技術，但是從實際實施效果來看，和預期存在的差距較大，還有較大的發展空間，因此相關高校在檔案信息化服務管理過程中，利用微信需要認真分析當前利用中所存在的問題以及不足，創新信息服務的工作模式，從而使高校檔案信息服務水平邁上新臺階。微信應用于高校檔案管理尚未形成一定的規模，僅僅是一部分高校開設的微信公共服務號，并且并沒有加強對后續運營管理的重視程度，整體檔案信息服務停留于較淺的層次。一部分高校沒有安排高素質人員負責微信公眾號的管理以及運營，長此以往，這一形式太過形式化，仍然采取的是以往的工作手段來進行高校檔案信息服務，導致高校檔案信息服務處于停滯不前的狀態。此外，部分高校在利用微信進行檔案信息服務時功能非常簡單，整體平臺的活躍度和影響力較差，很難激發用戶對微信平臺使用的興趣，甚至個別高校的公眾號沒有任何粉絲關注，導致整體服務質量無法得到全面提高。個別高校雖然開發了微信公眾平臺，但是相關內容太過形式化，沒有充分認識到微信平臺和檔案管理工作之間的關聯度，仍然局限于表面化功能的開發，并沒有優化檔案管理模式，也沒有實現傳統檔案服務模式的成功轉型。在進行微信服務平臺建立時，要滿足雙向信息互動交流的需求，以此來提高管理的效果。目前在微信平臺中并沒有落實即時性的工作原則，只是完成網頁鏈接的傳送，也沒有搭建和用戶意見相互聯通的模塊，無法快速發現檔案管理工作存在的問題，影響檔案管理水平的提高。

三、基于微信平臺的高校檔案信息服務改進策略

（一）持久性的建立。由于微信平臺應用于高校檔案信息服務屬于新興的事物，在各項功能方面存在著不完善的問題，并且沒有和高校檔案信息服務完全契合，所以在新時期，相關高校需要明確自身工作職責，加強對檔案信息服務模式改進的重視程度，以此來為后續發展提供重要的基礎。微信應用于高校信息服務平臺的功能較為簡單，但是所發揮的作用較為突出，因此高校需要端正自身的態度，充分認識到高校微信平臺建立的重點，并且將此作為長久性的工作，為用戶提供優質和便捷的服務。不要一味追求新鮮事物，要指派專業人員做好微信平臺的科學維護，要適當地擴大高校檔案的影響力，使師生和其他主體參與到獲取檔案信息服務中，并且接受微信服務平臺的作用，以此來完善高校檔案信息服務管理的效果。相關高校要將檔案服務的作用以及優勢借助學校網站和論壇進行廣泛推廣，使師生能夠更加全面地關注檔案的信息服務，配合微信“搖一搖”等，使微信平臺的使用具備較強的趣味性，以此來完善當前的工作模式。在實際工作中，需要安排專業性人員負責微信公眾號信息的發布以及運營，根據師生所反饋的信息保證公眾號更加有效地進行，適當提高管理人員和信息服務人員的業務素質，更加高效率地進行檔案的編研以及統計分析等等。同時，可以在內部開展與之對應的計算機培訓工作，使不同管理人員能夠掌握先進的信息技術和網絡管理能力，靈活應對微信平臺運營管理工作中出現的問題，以此提高高校檔案信息服務的水平。為了在微信上大力推廣高校檔案信息服務，使最終質量得到全面提高，檔案機構需要改善以往被動的服務模式，變得更加開放和主動，打破時間和空間的限制，以此促使高校檔案信息服務管理有廣闊的發展前景。

（二）主動服務。檔案信息服務機構在日常工作中，利用微信進行資源的發布和擴散時，要充分落實主動性的工作原則，從而使高校檔案信息服務質量得到全面提高。在實際工作中，需要建立不同主體之間的聯動模式，搭建雙向互動的局面，不斷完善和更新微信的管理模式，使師生能夠在分享和共享的過程中認識到檔案信息服務對自身今后發展的作用?？梢試@用戶的需求建立信息資源共享中心，更加便捷地為不同主體提供信息服務，并且可以提高后續工作的針對性，在潛移默化之中，使微信真正成為檔案信息的主要傳播載體。檔案管理機構要充分發揮信息資源本身的應用資源，通過不定期針對某個公共交叉研究背景，完善檔案安全管理和畢業生檔案管理模式，并在內部建立專業性的討論小組，從而使師生能夠共同參與到高校檔案信息服務優化工作中，不斷提高整體的工作效果，利用自身的知識來增強檔案管理的實效性，提高檔案管理的效果以及水平。

（三）及時服務。檔案館在利用微信平臺進行信息傳播時，應充分發揮微信平臺本身靈活多樣的優勢，在為用戶提供服務時，要將圖文和語音進行相互連接，提供更加生動而形象的大量信息，之后再通過關鍵字數據庫等相關的方式定義菜單，企業通過關鍵字來進行自動回復，以此來滿足后續信息服務管理的要求。隨著我國當前科技水平的不斷提高，為了凸顯整體管理工作的智能化優勢，可以配合智能應答和人工語音等服務功能，使檔案用戶能夠在短時間內獲取自己想要的信息，以此來提高整體的檔案管理效果。檔案機構利用微信及時發送和接收相對應的信息，并且提供在線咨詢和資源共享等服務，提供全天候的即時意見反饋。這樣一來，可以打破時間和空間的限制，使用戶隨時隨地了解相關的檔案信息服務，再充分發揮微信點對點的服務模式，通過即時信息的推送適當提高信息的曝光率。值得注意的是，在信息管理時，要特別注意安全性問題，防止在網絡傳輸過程中存在不安全因素。當用戶獲取即時信息之后，要適當改善信息反饋滯后和不安全的問題，為高校檔案信息服務管理工作的順利進行提供參照。

（四）加快更新。在加快信息更新時，要突出主動服務的原則。提供重要的基礎微信服務平臺，每月可以群發4條左右的信息；訂閱號每天要發一條信息，每日推送的內容要注意本身的精簡性以及針對性，根據當前高校檔案信息服務的內容來進行日常的信息傳輸，從而加快信息更新的速度。檔案機構的工作人員需要根據用戶的喜好以及需求，結合自身的專業檔案知識和信息服務的要求，每天向用戶推送高質量的信息，從而使檔案服務工作水平得到全面提高。為了增加用戶的閱讀數量，要推送豐富多樣的信息內容，以此提高用戶閱讀的興趣，并且使檔案信息服務變得更加具有吸引力，做好前期的準備工作，從而使高校檔案服務水平得到全面提高。檔案館推送的消息可以分為檔案查詢利用類和校史文化傳播類等相關信息類型，檔案查詢模塊內容包含的是學生登記表的工作和學生檔案畢業郵寄等相關的內容，這類內容是具有實用性特征的，也符合用戶的基本需求。因此在實際的檔案管理中，需要做好信息的分類工作，圍繞著師生的需求增設在線查詢和利用指南等相關的模塊。不僅可以實現雙向互動的交流效果，還有助于擴寬信息服務的范圍。在微信平臺利用過程中，需要做好定期維護，融入先進的安全管理措施，避免出現信息丟失的問題，逐漸提高檔案管理的安全性。另外，還需要解決以往工作中服務功能單一的問題，要根據不同的互動平臺了解高校師生對檔案信息的服務需求，健全功能模塊的設置，也可以根據高校當前的發展特色，構建與之對應的信息服務功能。從而使檔案信息服務能力得到全面增強，真正實現檔案信息服務的轉型和升級。

四、結語

在高校檔案信息服務中融入微信平臺，能夠打破以往信息傳遞中時間和空間的限制，完善信息傳播的功能，滿足用戶多樣化的需求，從而使高校信息服務效果得到全面增強，更加規范和高效率地為師生提供相對應的信息，突出高校當前人性化的服務思想，促進高校穩定發展。

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作者：亞梅
單位：文/寶雞職業技術學院