國有企業檔案管理創新應對措施

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隨著大數據時代的到來和國有企業改革不斷深化，國有企業檔案管理工作面臨新的機遇與新的挑戰。新修訂《檔案法》的實施，對國有企業檔案管理工作提出了新的要求。法律明確了“反映國有企業事業單位主要研發、建設、生產、經營和服務活動，以及維護國有企業事業單位權益和職工權益的”文件材料應當納入歸檔范圍，并且在企業檔案管理、信息化建設、監督檢查方面提出了具體的要求，特別對國有企業資產重組期間的檔案管理工作作出了規定。在中辦、國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中，對國有企業檔案管理工作也提出了明確的要求，國家檔案局也在“十三五”期間印發了《關于在深化國有企業改革中加強檔案工作的意見》，2021年11月《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》頒布實施，各省地市檔案主管部門按照《檔案法》的相關規定，加大了對國有企業檔案行政執法檢查力度。政策的變化客觀上要求國有企業需要進一步做好檔案管理工作，習近平總書記強調“要堅定不移深化國有企業改革，著力創新體制機制，加快建立現代企業制度”。在檔案管理領域，國有企業如何創新發展、建立現代企業制度也成為國有企業需要破解的難題。面臨新的機遇與挑戰，國有企業如何創新開展企業檔案管理工作，更好地服務國有企業的可持續發展，本文對此加以探討，提出國有企業檔案管理創新的對策。

一、國有企業檔案管理創新的必要性

國有企業檔案作為企業各項活動的記錄，關乎黨和國家的核心利益，也是國家檔案資源體系中重要的組成部分。隨著新修訂《檔案法》和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的發布實施，國有企業檔案管理工作面臨著新形勢和新要求。檔案管理工作在國有企業改革中發揮著重要的作用，能夠為改革提供有力支持，降低財務風險，提煉企業文化，促進人力資源建設。[1]國有企業的檔案相比一般企業而言，兼具企業檔案和政府檔案的特性，部分檔案中含有重要敏感信息，具有信息價值和證據價值。在供給側結構性改革中，“僵尸企業”處理、“三供一業”等社會性事務的處置都事關國有資產的安全和職工權益。企業檔案工作涉及面廣且相對獨立，因此，企業檔案管理工作一直是國有企業的一項重要工作，有專門的部門和專業人員進行檔案管理工作。隨著國有企業改革的不斷深化，企業檔案管理工作的模式、方式方法、平臺等都發生了很大的改變。大數據時代，海量信息在企業研發、建設、生產、經營和服務活動中產生，這些信息本身在某方面就具備資產的屬性，有效地甄別、保存和利用企業檔案信息資源不僅是法律法規的要求，更是企業管理工作的關鍵所在。企業的各項創新工作無論是科技創新、管理制度創新等，如果離開了有效的檔案管理工作就是無源之水。從這一點看，企業檔案管理的創新對企業的各項創新起著基礎性、支撐性作用，是各項創新的載體。另外，企業檔案管理創新也是國有企業管理的有效抓手。企業檔案管理水平的提升勢必促進企業管理水平的提升，成為企業規范管理、創新發展和轉型升級過程中的重要基石，因此國有企業檔案管理創[摘要]從大數據時代的來臨和相關法律法規要求變化的外部環境以及業務工作開展的內生需求來看，國有企業檔案管理工作面臨新的形勢和新的挑戰。因此，加強國有企業檔案管理創新，構建全新的檔案管理模式，提升企業檔案管理工作效率，更好地服務國有企業的可持續發展顯得尤為重要。本文分析了國有企業檔案管理創新實踐中存在的問題，探討了國有企業檔案管理創新的內部影響因素，嘗試提出加強國有企業檔案管理創新的對策。◎白文倩國有企業檔案管理創新對策研究62新勢在必行。

二、國有企業檔案管理創新存在的問題

在國有企業改革創新發展過程中，企業檔案管理工作取得了一系列成果。以信息化成果為例，“十三五”期間，全國中央企業總部檔案數字化率達到65%以上，存量檔案數字化率平均達到85%；超過93%的中央企業總部建成了電子檔案管理系統，下屬單位電子檔案管理系統普及率達到55%以上。但是也要看到國有企業檔案管理工作仍然存在著不小的差距。2021年國家檔案局會同相關部門對部分省市、中央和國家機關、中央企業開展檔案工作綜合檢查，發現機構設置、人員配備、館庫建設、檔案安全等方面存在突出問題，對22家受檢單位共提出296項整改項目。學界對國有企業檔案管理工作存在的問題進行了相關研究，取得了一系列成果。在大數據時代，國有企業檔案管理工作面臨的挑戰主要來自海量數據的產生、相關人才的短缺、數據的安全有效利用三個方面。[2]在國有企業檔案管理效能提升中，要注重管理體系、管理者能力、硬件達標和信息化水平四個方面。[3]但是單就國有企業檔案管理創新方面的研究成果并不多。筆者結合工作實踐，認為國有企業檔案管理創新不足存在的主要問題在于檔案管理創新意識薄弱、檔案管理信息化水平低、檔案管理人員素質有待提升等幾個方面。

(一)檔案管理創新意識薄弱

在新環境下，國有企業檔案管理創新最大的障礙就在于創新意識薄弱，滿足于既有的管理模式，缺乏在法規框架內“因企施策”的思維模式，難以創新檔案管理工作機制，難以創新構建檔案管理工作模式，難以建立規范的檔案管理制度體系，難以保證檔案管理的科學性和先進性。創新意識的薄弱源自于思維定式的固化，集中體現在三個方面。一是將檔案管理視為特定部門特定人員的職責成為一種常態，缺乏將檔案管理視為現代企業管理的根基、創新的載體的意識。結合國際上的經驗來看，在最新的ISO30300：2020《信息與文獻文件(檔案)管理核心概念與術語》中，[4]已經將檔案管理定義為“使用文件過程、文件控制和文件系統進行高效和系統的文件治理”。在檔案管理理念上，已經由管理上升到治理的層面，強調全員參與和高效協同。二是將檔案管理等同于檔案保存，沒有將檔案管理視為企業現代管理的重要支撐，檔案資源利用不足，僅僅意識到檔案資源的證據屬性而忽略了檔案資源的資產屬性；沒有意識到檔案資源的數據價值，難以為企業經營決策提供數據性支撐，充分挖掘現有檔案資源的資產價值。三是將檔案管理創新等同于檔案科技創新，忽視了觀念創新、制度創新等，而檔案科技創新工作相對專業性較強，大部分企業在此方面是以應用檔案科技創新成果為主要內容，離開了觀念創新、制度創新方面的保障，難以“因企施策”高效發揮科技創新的作用。

(二)檔案管理信息化水平低

2020年修訂的《檔案法》新增了檔案信息化建設章節，檔案信息化工作已經成為法律的要求。信息化是企業檔案管理創新的基石，目前仍有一些國有企業檔案管理信息化水平較低，沒有引入先進的信息化系統和平臺，主要依靠傳統的檔案管理方式，難以保證國有企業檔案信息資源的價值，實現檔案管理數字化轉型和智能升級。部分企業雖然已經建立了電子檔案管理信息系統，但相對獨立，與辦公自動化系統、各種業務系統之間缺乏有效的銜接，沒有將企業檔案管理信息化與企業檔案信息化戰略充分融合，發揮應有的作用。在《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中要求信息化與檔案事業各項工作深度融合，檔案管理數字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現數字轉型。

(三)檔案管理人員素質有待提升

在最新的ISO30301：2019《信息與文獻文件(檔案)管理體系要求》中，已經刪除了管理職責部分，不再規定特定檔案管理人員的職責，強調文件(檔案)管理的職責應當覆蓋組織所有職能和層級以及所有員工。[5]在新國標GBT26162-2021《信息與文獻文件(檔案)管理概念與原則》中也明確了“宜指定所有在工作中形成和使用文件人員的職責，并適當反映在其職位描述和類似說明中”，“文件專業人員、信息技術專業人員、法律專業人員、審計人員、業務部門負責人和高級管理人員宜共同開展文件形成、捕獲和管理的定期監管與評估”。[6]這些全員參與的要求已經將檔案管理人員范圍進行了擴大，不再局限于特定的專業人員，對相關人員63的業務素養提出了更高的要求。在新形勢下，國有企業檔案管理應用型人才普遍缺乏，很多工作需要依賴第三方機構的外包服務，檔案管理工作仍停留在傳統的方式、方法和模式狀態。信息化、數字化素養亟需提升，檔案管理人員對于現代化檔案管理模式缺乏認知，同時一些人員缺乏主動學習意識，不能積極追求新技術新知識，這種現狀難以滿足國有企業檔案管理創新的要求。

三、國有企業檔案管理創新的影響因素

影響國有企業檔案管理創新的因素較多。隨著法律法規的日益健全，政策環境對檔案管理工作的日益重視，檔案科技水平整體提高，檔案管理創新的外部影響因素總體呈現鼓勵、激勵、支撐企業內部積極開展各項創新工作的態勢。從內部影響因素分析來看，筆者認為國有企業檔案管理創新的內部影響因素主要包括理念、制度、平臺和人才幾個方面。

(一)理念

理念決定了創新的方向。隨著法律法規的健全和新一代信息技術的廣泛應用，在管理上迫切需要打破觀念障礙。特別是國有企業，其特殊性決定了在價值創造上要全面兼顧社會效應和經濟效應；要順應新時代的發展步伐，突出創新引領。促進企業檔案管理工作與企業其他管理工作共同發展、協調推進，在堅持改革創新方面作出表率，更好地為改革發展穩定和企業研發、生產、經營、管理服務。企業主要領導者要為企業檔案管理工作制定整體方針，明確崗位職責權限，作出管理承諾，提供支撐措施。如果主要領導者對創新沒有足夠的認識，沒有創新精神，企業檔案管理創新工作就無從談起。

(二)制度

制度決定了創新的成敗。國有企業檔案管理創新很重要的一個方面在于制度的創新。制度本身天然具備約束作用，而創新工作在很多方面都需要打破舊有規則的束縛，在客觀上形成了一定的矛盾，制度不夠靈活有效就難以保證創新工作的活力，因此就需要隨著創新工作的推進，對制度進行不斷的修正調整。只有建立既符合新修訂法律法規的要求，又切合企業發展實際的管理體制與工作機制，才能實現檔案工作社會效應和經濟效益的最大化，才能滿足深化國有企業改革對檔案的利用需求。

(三)平臺

平臺決定了創新的根基。創新舉措的落地離不開相關平臺的支持，同時平臺本身就是檔案管理創新的結果。平臺一方面是指檔案管理工作所需要的硬件支撐系統，需要一定的資金投入，包括館庫建設、各類信息化管理系統工具等。另一方面平臺包含了橫向互動的意義，是企業各有關部門相互作用而形成的推動創新的網絡。在新形勢下，企業檔案管理工作已經不再局限在特定的部門，平臺的建立意味著打破了不同部門之間的障礙，打破了員工潛意識中的壁壘，通過跨界手段增強聯系，發揮企業員工的主觀能動性，有利于問題的提出和發現，推動產生創新性成果。(四)人才人才決定了創新的高度。創新的支持性因素就是人才，只有綜合培養、激勵創新型、管理型人才和應用型人才，才能夠全面提升檔案智力支撐能力。只有完善了內部人才評價體系，才能使人才隊伍結構更加合理，素質更優、作風更硬，職業認同感和自豪感顯著提升。同時要建立良好的人才培養體系，保證檔案專業人員和其他管理人員具備必需的能力，才能保證制度的落實和創新成果得到真正的應用。四、國有企業檔案管理創新對策國有企業在檔案管理中要有所創新，應當充分考量企業存在的問題和創新工作的內部影響因素，在制定創新政策時，應當注重突出檔案管理工作的地位，明確創新方向，加強企業檔案管理信息化，建設高素質的檔案管理人才隊伍四個方面的工作。

(一)突出企業檔案管理工作的地位

基于國有企業的特殊屬性，要進一步突出企業檔案管理工作的地位，要堅持黨的領導，并將這一原則貫穿企業檔案管理工作的全過程。要堅持社會效益和經濟效益并重，把企業檔案管理工作當成涉及黨和國家核心利益、企業核心競爭力、職工群眾切身利益的大局來抓，本著對人民負責的原則做好國有企業檔案管理工作。企業的最高管理者應當在企業檔案管理工作中體現自身的領導力，親自制定檔案管理方針，確保職責在組織范圍內有效地進行分配，覆蓋所有部門的職能和層級以及所有員工，保證企業檔案管理工作各項制度有效落實。要將企業檔案管理工作視為現代企業管理的重要組成部分，將其納入企業發展規劃和工作計劃，納入領導議事日程，納入企業管理有關制度范疇和工作環節，納入各項工作和有關人員的考核范圍。

(二)明確企業檔案管理工作的創新方向

國有企業各項業務工作的差異決定了企業檔案管理創新的側重點有所不同。總體上，創新工作應該以問題為導向，以解決實際問題為標準。因此，明確企業檔案管理工作創新方向，應側重幾個方面。一是支撐企業其他創新工作的開展。不管是企業研發、建設、生產、經營和服務活動中的哪一類創新活動，都會在其過程中產生相應的數據信息，涉及到的文件流轉過程、文件控制和文件管理系統在創新過程中都會有所變化。如何高效地進行文件信息的捕獲、管理處置，都是檔案管理創新工作的內容。二是從文件信息數據本身入手，在提高文件信息真實性、可靠性、完整性和可用性方面做文章，實現更加高效準確的管理，充分發揮企業檔案工作在領導決策、風險管理、執紀監督等方面的作用。三是從更好體現國有企業社會責任入手，對涉及到的民生事項、社會化服務、職工權益等方面的檔案資料信息，要以方便利用和高效服務為原則，從而提高群眾滿意度。

(三)加強檔案管理信息化

信息化是創新工作的有效手段。要實現企業檔案管理的信息化戰略轉型，不斷加強企業檔案管理信息化水平，要在依法依規的前提下，結合企業自身業務實際，保障經費、人員投入，建立功能完備、安全可靠、高效實用的檔案信息化基礎設施，全面提升檔案收集、整理、歸檔流程管理的規范化水平。特別要做好傳統載體檔案的數字化工作，以及企業在重大決策、資產評估、經營劃撥、人事管理等方面的檔案利用服務工作，推動企業檔案工作有機融入各項業務全流程。要與企業其他業務工作信息化建設同步推進、互聯互通，實現企業電子文件形成、積累、歸檔的全程監督指導。(四)建設高素質的企業檔案管理人才隊伍要發揮人力資源創新的支撐性作用，建設一支高素質的企業檔案管理人才隊伍。要不斷提升企業檔案管理人員的使命感、責任感，增強創新意識；要建立人才培養激勵、教育培訓、考核評價機制，確保高素質人才從事企業檔案管理工作，從而促進企業檔案管理工作有條不紊、高質量完成。要增強企業全員的檔案管理意識，提高各部門人員在檔案文件材料形成、收集、保管、利用各階段的能力，形成合力，實現檔案管理向檔案治理的轉變。

總而言之，新時期國有企業檔案管理工作面臨新的機遇與挑戰，國有企業要高度重視企業檔案管理工作的創新，筑牢理念、制度、平臺、人才四個方面的基礎，以突出檔案管理地位、明確創新方向、加強信息化建設和建設高素質人才隊伍為手段，真正實現企業檔案管理的創新，最大程度實現企業檔案管理工作的經濟效益和社會效益，促進國有企業健康可持續發展。

參考文獻：

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[2]劉暢通，王瑩.大數據時代國有企業檔案管理發展的機遇和挑戰[J].城建檔案，2021(10)：66-67

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[5]龐玲玲，孫舒揚，安小米.ISO30301：2011和ISO30301：2019新舊文件管理體系標準比較研究[J].檔案與建設，2019

(5)：13-16[6]GB/T26162-2021，信息與文獻文件(檔案)管理概念與原則[S].2021.12.31

作者:白文倩 單位:安康中心城市建設投資開發有限公司