淺談城市房屋建筑檔案管理工作

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城市發展必須嚴格遵守相關規律，與城市發展特征相符，如若要讓城市得到良好發展與建設，就需要對城市檔案管理信息加以有效指導。城市房屋建筑檔案管理作為城市管理的核心構成部分，我國有關人員對其進行了深入研究，得到了很大的進步。不過，由于當前城市房屋建筑檔案管理已然無法滿足城市發展所需，出現了諸多問題，造成城市房屋建筑檔案管理水平無法得到有效提升，因此對城市房屋建筑檔案管理進行探討是很有必要的。

一、城市房屋建筑檔案管理特征

1.動態化

城市不管是繁盛還是衰落，均在隨時經歷著持續變化的過程，作為全面記錄城市發展變化過程的城市房屋建筑檔案，記錄著城市房屋建筑信息，有著動態化的特點。所謂動態化，即規定檔案管理可以及時提供真實反映城市房屋建筑管理情況的最新動態信息，充分發揮出檔案信息的時效性。

2.長效化

對城市房屋建筑檔案儲存管理，我國盡管尚未有相關法律規章制度給予清晰的規定，不過作為房地產開發商在建設結束后也需要嚴格根據要求，構建房屋建筑檔案管理，其檔案建立時間與儲存時間可以自行確定，按照各地區實際情況進行設置。

3.復雜化

城市具有功能多元化的綜合特征，決定了城市房屋建筑檔案管理復雜性。城市房屋建筑檔案牽涉到城市規劃與建筑管理、環保和抗震救災等各方面與專業領域，涵蓋了城市房屋建筑各種類型，還有圖像和文字等各種形式的記錄，其復雜性不可言喻。

4.權威化

城市房屋建筑檔案實則是房屋建設合同，有著一定的法律效力，是施工方合同履行的有效保障，對未來房屋在實際應用中產生的問題，也是一種比較好的查詢方式，根本原因在于其記錄了城市房屋建筑工程建設的整個過程。

二、城市房屋建筑檔案管理表現形式

1.橫向

所謂橫向表現，即房屋建筑形態與水平等在空間方面的表現。第一，小康型房屋建筑，這一類建筑具備視覺感官與完善的基礎設施，家庭人口房屋建筑需求可以基本滿足。第二，貧困型房屋建筑，這類建筑視覺感官比較混亂，缺乏完整的基礎設施，功能也參差不齊，通風、采光性有待提升，嚴重者還有一部分建筑變成了危險房屋建筑。第三，富裕型房屋建筑，具備優質的視覺感官和健全的基礎設施，還有十分舒適的居住環境和優美的生活環境。

2.縱向

城市房屋建筑檔案表現形式之一就是縱向表現，即建筑文脈與情況等于時間上的表現。

（1）古代房屋建筑。1840年以前建立的房屋就是古代房屋建筑，而它的表現形式一般為石墻、屋頂、懸山墻等，和大自然和睦相處，于建筑形式以及建筑色彩上均有體現。（2）近代房屋建筑。也就是1911年前建設的房屋，這種建筑是中國古代房屋建筑被外來文化影響而構成的中西方相融的房屋建筑表現形式。（3）現代房屋建筑。在近代以后修建的房屋建筑就是現代房屋建筑。第一，民國房屋建筑。近代至1949年，在城市發展過程中，中國多數建筑基于傳統形式結合了西方的文化。中國傳統建筑模式受鋼筋混凝土建筑所沖擊，不過主要形式依舊采用了我國傳統建筑形式。第二，新中國房屋建筑。在新中國成立以后建立的房屋。這一階段還分成：一是計劃經濟房屋建筑階段，時間為1949到1978年，城市里面被很多的紅磚墻充斥著；二是計劃經濟轉型階段，在1978到1994年，這一階段城市房屋建筑建設標準圖集建造被充分運用，形式比較單一，很多使用了水洗石與白棉磚進行墻面裝飾；三是市場經濟階段，在1994年后，該階段中國促進市場經濟，取締福利分房，中國城市規劃水平提高，同時持續使用新的材料和技術，房屋建筑有了進一步的發展。

3.公共服務

（1）簡陋的公共服務用房。公共房建已然無法滿足城市規劃發展所需，具有很多特點，比如：成色比較破舊、設施不足等。（2）普通公共服務用房。這種建筑缺乏完備的功能設施，而且設計建設水平低，不過對城市規劃需求可以有效滿足。（3）高檔公共服務房，這種建筑具備完善的功能與設施，有著相當不錯的視覺感官，并且擁有很高的設計水準，可以充分滿足城市規劃所需。

三、城市房屋建筑檔案管理作用

1.記錄城市發展

城市房屋建筑檔案管理工作可以全面記錄城市發展進程，從城市發展前期規劃至中期建設，最后至后期管理，是城市房屋建設中十分重要的歷史憑證，還是城市發展情況的客觀反映。對城市房屋建筑檔案開展管理工作，對城市建設有一定的參考價值，從城市規劃至管理可以有效提高城市運營管理水平，而且檔案中還有記錄城市房屋建筑項目的細節情況，對在項目執行中的糾紛等起到佐證之用。

2.為公眾提供完善的服務基礎數據

城市房屋建筑檔案有一個比較重要的社會功能，即服務于社會發展，可以充分滿足人們對檔案記錄的需要，對確保經濟利益發揮具有很大的價值。再者，城市房屋建筑檔案記錄城市發展細節，儲存各種基礎資料，可以給需求者提供優質的服務，在此管理工作中，有關工作人員需要對城市房屋建筑檔案全部信息資源加以科學管理，給用戶提供合適的查詢方式，建立健全服務基礎。

四、城市房屋建筑檔案管理現況

1.管理模式不先進

城市房屋建筑檔案管理對城市經濟發展影響極大，檔案管理實則是對城市建設的認知，能夠大大降低城市財力和物資浪費的概率，提升城市地區經濟效益。檔案作為全面反映城市房屋建筑管理工作的主要依據，房屋建筑建設管理最關鍵的是對城市環境與歷史文化的管理，是非常復雜的系統工程，管理過程中所有環節均要以精準的數據當作參考，對這部分數據的利用均是經過檔案獲得的，均是需要展開實時記錄的，而管理模式不先進，則會對其發展造成不良影響。

2.資料落后

城市迅速發展，房屋建筑檔案管理已然無法滿足現代化城市建設發展需求。房屋建設結束以后部分資料尚未及時傳遞至城市建設部門檔案室，整理歸檔，城市房屋建筑檔案文件遺失，造成檔案信息資料在網絡系統中不完整，給城市房屋建筑帶來了嚴重的隱患。房屋建筑檔案管理關鍵是對工作進行整理和歸納，對產生的事情記錄于檔案中，即對社會活動的詳細登記，所以城市房屋建筑檔案需要立即歸檔，讓檔案可以充分反映出現在的事情，給城市房屋建筑建設提供主要方向。

3.技術有待提升

城市房屋建筑檔案管理尚未達到現代化城市發展要求，目前城市房屋建筑檔案管理盡管采用了計算機等先進技術，不過對現代計算機技術的應用比較受限，尚未完全掌握計算機檔案管理模式，并未完全實施數字化管理，尚未從根本上轉變檔案管理方法，對檔案管理技術操作還有很大的問題，知識占有與信息轉化利用滯后，對信息技術的適應尚不完全，城市房屋建筑檔案管理工作發展仍需科學運用信息技術。

五、城市房屋建筑檔案管理策略

1.提升檔案歸檔質量

城市房屋建筑檔案管理人員要深入認識自身工作的重要性，確定需要承擔的責任，確保提高工作效率。首先，城市房屋建筑檔案管理人員需要仔細負責，將為人民服務作為重要理念與原則，全身心投入檔案管理工作，和建設公司加強互動，進一步了解與掌握檔案信息資料情況。其次，建設公司應進行責任書訂立環節，詳細記錄有關信息，業務人員需要按照項目信息不定期查看與了解項目施工進度，落實責任。在分析與研究城建檔案管理過程中牽涉的內容是方方面面的，所以需要從多個角度研究房屋建筑檔案管理工作，提高檔案管理水平。工程項目文件歸檔關鍵是建筑公司，只有做好施工和監督管理方可促使所有文件完全歸檔，建設公司和施工單位通過合同條款一并參加工程建設，所以在檔案管理過程中只是采取行政手段是遠遠不夠的，還應當通過法律與合同條款，確保施工文件精準性以及歸檔及時性。檔案信息開發同樣很重要，需要充分發揮檔案信息的作用，這才是檔案管理工作的重要目標。城市房屋建筑檔案人員理應與時俱進，熱情主動投身于工作中，合理利用檔案資料，采用現代化管理手段使提供的服務更優質，對檔案信息充分利用可以給國家城市房屋建筑檔案可持續發展提供保障。

2.提升人員業務管理和技能

首先，檔案管理人員素質高低對工作質量有緊密的聯系。城市房屋建筑檔案管理工作并不像想象中那樣簡單，反之，該工作非常復雜，在城市建設各方面均有所牽涉，所以需要檔案工作人員具備一定的技能水平，同時還要持續提高自我業務能力，需要擁有及時發現問題和處理問題的能力。其次，需要利用部分檔案管理經驗豐富的人員傳授經驗，檔案管理人員需要主動交流知識，提高自身能力，提高工作水平，確保檔案管理工作高質量完成。最后，需要培訓城市房屋建筑檔案工作人員，在培訓過程中促使人員進一步認識檔案管理工作的重要性，全面了解與掌握城市建設法律規章制度，嚴格把關培訓考試。在平時工作過程中有效落實持證上崗制度，確保檔案管理工作精準性和完善性，提高檔案管理工作質量。城市房屋建筑檔案管理工作需要滿足時代發展要求，按照房屋建筑實況擬定科學的管理舉措，提升檔案管理水平，讓其可以充分服務城市規劃與相關管理工作。

3.加強城市房屋建筑檔案法律規章制度建設

伴隨城市房屋建筑持續發展，檔案接收任務越來越繁重，在不具備經濟約束的條件下，需要加強法律規章制度建設，在制度上增強對工程檔案的監督與管理，確保檔案接收質量。當前，國家先后發布了《城市建設檔案管理規定》《建設工程質量管理條例》等一系列法律規章制度，一部分城市建設檔案館根據實際，擬定了城建檔案管理辦法。按照有關規定只要是列入城建檔案館接收范圍的新建與改擴建等工程，建設公司在獲取相關許可證以前，需要在城建檔案館辦理有關手續，同時訂立工程檔案報送責任書，不然城市規劃部門不發建筑工程相關許可證。在工程檔案報送責任書中，明確告知建設公司需要依據法律承擔起采集、整理、移交檔案的職責，建設公司需要在竣工驗收后90日內向檔案館報送滿足規定的工程檔案原件，并確定了違約需要承擔的責任。這部分法律規章制度的執行，確定了城市建筑檔案工作地位，給嚴格規范檔案管理與整理采集渠道提供了法律方面的依據。

4.宣傳城市房屋建筑檔案管理建立的優點

在城市房屋建筑檔案管理工作中，要想提高檔案管理工作效率與檔案管理工作質量，就需要大力宣傳城市房屋建筑檔案管理建立的優點，促使人們進一步了解檔案管理制度是很重要的事情。第一，檔案立卷。（1）立卷范圍，和工程有關的長期儲存價值的工程文件信息資料，這些資料包含了工程前期信息勘察、設計和施工、監理和設備設施資料等。（2）工程部需要安排專業人士承擔技術檔案整理和立卷等工作，歸檔文件資料需要確保完整性與精準度，通過全面整理和歸納，交給工程部責任人進行嚴格審查以后歸檔。（3）工程完成以后，工程部承擔起移交相關部門以及進行檔案儲存。第二，保管檔案。只要是工程中構成的有儲存價值的文件，都需要交給各檔案管理部門加以整理歸檔，其他部門與個人嚴禁隨意留存。只要是立卷的文件，應當是原件，書寫格式需要與有關要求相符，如黑色碳素筆與鋼筆，需要確保文件信息精準性和完整性，劃分清晰。檔案管理實施一月整理機制，全部歸檔的文件都是已經完成的文件。檔案管理部門經理需要定期或不定期對部門所有檔案保管與借閱記錄加以審核，發現問題要及時向主管部門領導匯報，保證檔案不會發生遺失的情況。（4）需要及時修補已經破損或者是變質的檔案文件。

5.推進城市房屋建筑檔案管理信息化進程

由于房屋建筑檔案管理信息來源比較散亂，因此造成其無法統一整理歸類，同時各施工單位較為關注將房屋建筑檔案管理紙質化，造成房屋建筑檔案管理信息化建設始終停滯不前，因此需要增強城市房屋建筑檔案信息采集與歸類，借助計算機自動化檢索分類等功能將信息自動歸整為文本格式，構成龐大的數據庫，同時定期維修與護理，讓每一個信息集為一體，有關部門需要規定施工單位將城市房屋建筑檔案管理通過計算機文本形式傳遞上報備案，促使施工單位樹立起城市房屋建筑檔案管理信息化的意識，推進建筑檔案管理信息化建設進程。

六、結語

通過對城市房屋建筑檔案管理的分析，可以了解到對城市房屋建筑檔案進行管理，不管是對檔案管理水平提升，還是城市發展建設均發揮著關鍵作用。城市房屋建筑檔案管理非常復雜，必須要政府和有關部門增加對檔案管理的關注度，還需要從檔案管理各方面展開研究，促使各領域發展和進步。

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作者:文/王芹 單位:海陽市環境衛生管理中心