科研檔案收集的現狀及優化對策

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目前，在整體的檔案管理過程中，依舊會存在諸多的管理問題。本文主要針對科研檔案收集的現狀進行分析，充分論證了目前科研檔案收集過程中的問題，并提出了相應的優化措施。科研檔案在整體的收集過程中具有十分重要的作用，其需要對文獻資料進行真實的記錄和多極化文獻資料的整理。伴隨著經濟全球化，科研檔案也逐漸地向數字化管理方向發展。因此，為了能夠不斷提高科研檔案收集與管理的效率，就需要對檔案的管理方式進行全面性的創新，讓科研檔案的管理與收集能夠高效進行。

一、科研檔案收集工作的現狀

科研檔案的收集與管理是一項任重而道遠的工作，對于很多科研人員而言，收集檔案的同時也會積累許多有價值的信息。一個科研項目從開始到結束，會產生很多有價值的文獻和資料。因此，在收集和歸檔的過程中，工作人員有時也會百密一疏從而出現疏漏。在檔案的管理中會出現不準確、不完整等現象。同時，在檔案的收集中，其一般都有周期性時間限制，這同樣會導致檔案的收集效率會變低。所以，從目前檔案收集的現狀來看，其主要面臨以下三個問題。

（一）收集科研檔案的時間緊迫

在進行科研檔案的收集中，其整體收集時間相對而言較為緊迫。這對于科研檔案的收集者而言具有較大的挑戰性。同時，由于每個科研項目都具有一定的研究周期，有的項目周期相對較長，有的則相對較短。因此，科研檔案的收集在具體的時間進度上并沒有明確的約束。這就使得檔案收集者在整體的收集過程中難以把握好檔案的收集進度。從而導致項目即將結束，檔案尚未歸檔或者未能收集完全的情況時有發生。因此，科研檔案收集的進度與科研項目的研究進度應當盡可能保持同步，保證檔案收集的實效性。

（二）收集的科研檔案不完整

在科研檔案收集管理中，檔案收集不完整通常表現在以下兩個方面：1.檔案信息收集不完整。在整體的檔案收集過程中，有時會出現資料收集偏差，而且難以收集完全。同時，部分科研項目在研究階段，由于其信息周期較為短暫。很多時候收集人員在收集時難以與科研人員的研究資料保持同步，從而遺漏或者使得檔案資料整理混亂，甚至記錄錯誤的現象也時有發生。同時，部分科研項目在研究階段，由于其信息周期較為短暫。很多時候收集人員在收集時難以與科研人員的研究資料保持同步，從而遺漏或者使得檔案資料整理混亂，甚至記錄錯誤的現象也時有發生。2.檔案信息整理不完整。從整體上來看，現代很多科研檔案的收集聘用的兼職人員。這樣，在綜合信息的管理中就很容易出現漏洞，尤其是在文件復印的過程中，其文字材料很難對應到每一個項目之中，導致其信息的整理出現錯誤或者失真。同時，在一些原始的信息記錄中，由于原始的信息不全導致技術性檔案資料無法高效精準的分類整理，使得科研檔案的管理出現質量性問題。

二、科研檔案收集中出現問題的主要原因

（一）對于檔案收集的重視度不夠

在科研項目檔案的收集過程中，很多領導并未委派專人進行管理。因為一般情況下，項目研究人員一般會對檔案資料進行基礎的收集與整理。但由于沒有專人的負責，如果出現意外情況，很容易導致檔案資料的收集出現問題。然而很多科研人員對于檔案資料的管理并不上心，認為其僅僅只是表面工作。但如果檔案資料出現缺失，不僅會使得科研項目的研究前功盡棄，而且還會無限延長研究周期。因此，加強檔案收集管理的重視度十分重要，有利于科研活動的進行和開展，而且還能使得科研項目有條不紊的進行。

（二）科研檔案管理制度不健全

在現實的檔案收集管理中，通常會采用兼職的管理方式對不同的檔案進行分類管理。但兼職管理人員也具有明顯的弊端，主要表現在：專業性不強，流動性高，管理難度大，檔案收集質量難以監督等特性，其主要原因還是在于科研檔案管理并未完善管理制度。這樣檔案管理者并沒有相應的考核機制與心理壓力，檔案的管理更多是走形式，并未落到實處。同時，兼職檔案管理還存在高流動性的隱患，很多兼職人員都是身兼多份工作。這樣，在進行檔案的收集過程中，檔案管理人員難以專一的對檔案管理一份工作進行精準性的管理，而且在收集過程中所傾注的時間與精力必然會有限。這就會導致檔案管理和收集的質量會明顯的下降，甚至很多兼職人員因為其他事情而直接放棄檔案收集的本職工作，為科研檔案的收集帶來極大的損失。由此可見，即使是兼職檔案收集管理也需要建立科學合適的管理體系，讓檔案收集人員能夠按照管理體系來進行檔案的收集與管理。

（三）科研人員檔案管理未能與時俱進

由于現代化檔案的管理逐漸地精細化和網絡化，其對科研檔案管理人員的要求會相對更高。所以，尤其是在“互聯網+檔案管理”的推進下，各類信息化檔案管理的形式也在多樣多化。所以，對于收集管理人員賦予了更高的要求和更大的責任。但由于科研檔案收集管理還未形成常規化的網絡管理體系，從而導致收集人員對于網絡形式的管理方式并不熟悉，尤其是在格式規范和收集上必然還有一個熟悉的過程中。而在這個過程中，很容易出現常識性的收集錯誤，進而嚴重影響檔案收集的進度。

三、科研檔案收集的現狀與改進策略

（一）加強科研檔案管理人員管理的專業性

在選擇科研檔案管理人時，需選擇檔案管理學專業的人才進行檔案的管理。同時還要加強團隊所有成員對檔案的維護和定期跟蹤。要把檔案收集以及管理作為日常的一項重要任務進行下去。檔案專業收集人員還要加強與科研人員之間的溝通，讓彼此能夠知道工作管理的進度，從而有效地提升科研檔案收集的效率。

（二）優化檔案管理體系

正所謂：“無規矩則不成方圓”。在科研檔案的實際管理中，雖然一份兼職管理工作，但也應當建立相應的管理體系，讓檔案管理者能夠盡心盡責的進行檔案收集。這就需要對檔案收集管理者的品質以及品行進行嚴格的審查，同時對其檔案收集的專業性進行線上測試。這樣，而且要求兼職檔案收集人員必須具有一定的工作經驗，并時時匯報檔案收集的進度。這樣，即使兼職人員在收集的過程中出現問題，或者是臨時性退出。都能進行及時性的彌補，避免因為檔案收集人員的個人私事以及兼職流動性大等缺點，對整體的收集進度造成一定的影響。所以要對檔案收集人員進行標準化的管理。兼職人員必須提供以往的科研檔案收集經驗。同時，還要進行線上檔案收集知識的測試與正規的線上培訓。然后，在收集過程中檔案收集員要將檔案的各類信息數據進行網絡云備份，供相關人員進行時時的監督和核對。這樣，才能全面保障檔案收集的進度和效率。

（三）豐富科研檔案的載體

在科研檔案的管理過程中，可以對檔案管理的載體進行全方位豐富。尤其是在互聯網快速發展的今天，紙質文件在科研檔案的收集與管理過程中已經難以滿足科研檔案收集的整體要求。因此，可以結合“互聯網+”檔案管理的新形勢對檔案進行多渠道的管理。例如可采用智能光盤、電子圖紙等電子載體為基礎對檔案進行檔案的一級備份，并結合大數據建立網絡云盤空間站。讓科研檔案能夠實現云數據的二級備份。這樣，檔案無論在查詢或者是管理上都會相對便捷，而且也會更加安全。因此，豐富科研檔案的載體，引入影音載體以及云數據備份管理，對于科研檔案的收集管理相當關鍵。

四、總結

在新時代，科研檔案的收集與管理被賦予新的內容。但從現狀來看，科研檔案在收集的過程中，依舊面臨諸多的問題。因此，在檔案的管理中，需順應科技與時代的發展，不斷優化科研檔案收集人才，建立健全檔案收集制度，全面豐富科研檔案收集以及管理的載體。從多方面進行改善，這樣科研檔案的收集與管理才能更加完善。

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作者:謝睦琴 單位:重慶文理學院