高校檔案館的數字化建設探索

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高校檔案是學校在日常管理、教學、招生、大賽、交流、科研、學生、財務、黨政活動以及其他各項活動開展過程中，形成的各種形式的歷史記錄，是高校歷史備以查考的真實憑證，承擔著特殊的神圣使命。目前檔案的存在形式易丟失、不容易存儲、不易管理，日益增長的需求對傳統檔案館提出了巨大挑戰，也推動了檔案館數字化的產生。

1檔案館數字化的發展現狀和未來趨勢

目前，大部分高校的檔案主要包括紙質、獎杯、獎牌、紙質照片等，甚至有一些紙質檔案年代久遠，紙張泛黃，數量多且無序，非常容易丟失損壞，導致檔案中大部分綜合性檔案都是在長期的封閉式管理中的，因此我國大部分高校中的檔案館意識低，基礎設施建設弱，檔案資源結構不合理，檔案采集模式和管理方式落后,檔案工作效率低，服務水平滯后。近幾年，當地政府也多次印發文件要求檔案數字化，大力推進建設新型檔案館。

2高校數字檔案館建設的意義

檔案館數字化建設是將傳統形式的學校檔案通過現代化科技手段進行數字化存儲，在經過標準的加工，保存在電腦硬盤中，即解決了傳統紙質檔案易損壞、難查找、易丟失等問題，提高了檔案的保存和查找利用效率，為高校檔案信息提供了規范平臺，提高了高校辦公的透明度。

3建設數字檔案館面臨的問題

3.1技術方面

檔案館數字化建設是一項長期復雜的過程，在系統研發前期，高校開發人員要開展充分的校內外調研，統計各方面的服務需求，設計檔案館數字系統的功能，建設集存儲、檢索、安全、數據庫等技術為一體的，依托于學校CRP的集適應高校一定時期內的網絡平臺。并組織專項檔案人才隊伍，對現有的紙質檔案進行信息化采集，導入系統，對系統進行初步運行。組織各類客戶對系統進行訪問使用，對系統進行測試和不斷完善。

3.2安全方面

檔案館數字化建設過程中，不可缺少的就是檔案安全防范體系，這個體系中包括專業的檔案人員、信息化技術、專業設施、法律法規等，從各方各面，從源頭做好工作，保護檔案，杜絕破壞。（1）要制定檔案法律法規，對損壞檔案、丟失檔案的人進行相應處罰。（2）要建立應急機制，制定應急預案，確保有危險時，能第一時間妥善處置。（3）要建設標準庫房，具備消毒、安保、溫濕度、消防等專業設施設備，延長保存年限，確保紙質檔案和數字檔案安全。（4）要大力推進人才培養，實現專人專崗專責，培養復合型、高技術人才隊伍。（5）要加強網絡安全，配置數據服務器，建立安全保密系統，提高加密技術，設置檔案安全等級，建立安全保護體系，嚴禁數字檔案在網上隨意傳播或盜取，防止惡意的網絡攻擊。

3.3觀念問題

檔案館數字化建設是要分階段、有步驟的進行，需要高校檔案館為主導，各系部、各處室共同參與。這就需要提高全體檔案人員的觀念，形成“人人參與，人人學習”的良好氛圍，才能推動檔案館數字化建設。

4數字檔案館館內建設

4.1數字檔案館的建設目標

高校檔案數字化建設是根據各類客戶需求，充分依托當地電子政務平臺或校內CRP，利用專門的軟件硬件設備，開發符合高校檔案工作的網絡系統，該系統實現了在線歸檔、在線存儲、查詢、管理等功能，提供高質量、規范化檔案服務。

4.2檔案館數字化的建設內容

4.2.1數字化系統管理平臺。檔案館數字化建設最基本最基礎的工作就是建立一個數字化系統管理平臺，該平臺的功能要以各類客戶的需求出發，設置安全保護、檔案采集、加工、管理、應用、恢復等功能，要有較高的可靠性、安全性、可用性、可操作性，能為高校檔案工作服務。其次，該系統平臺也可以依托于當地或高校本有的網絡平臺，比如電子政務平臺、學校CRP等，來建立軟硬件設施。4.2.2建設數字檔案信息資源。檔案館數字化建設最核心的工作是建設數字檔案資源，通過掃描、電子文件接收、視頻圖像收集等各種方式，對實物檔案進行標準存儲，然后通過檔案技術標準處理加工，分類存儲和科學管理已經規范化、有序化、有價值意義的、合理的、科學的數字檔案。4.2.3建立保障體系。為了保障檔案館的正常運行，不可缺少的就是建立相應的保障體系。（1）建立專項專業檔案管理人才隊伍，通過培訓和實踐等手段不斷提高業務水平，大力培養適應檔案館數字化建設的各類人才。（2）建立安全保障體系，加大資金投入，保證?？顚Ｓ茫徺I設置專業軟硬件設施設備，防止網絡惡意攻擊，防止檔案數字資源丟失、損壞等事件發生。（3）制定緊急預案，確保危急時刻，對檔案進行拯救和保護。（4）制定法律法規，健全體制機制，制定檔案技術標準，嚴格實施，是檔案工作有序合理的進行。

4.3數字檔案館的功能需求

通過系統軟件開發前，開發人員要對高校檔案服務的各類客戶進行需求調研，從而統計出檔案館數字化建設系統平臺應該具備“采集、加工、存儲、管理、安全、保存、應用”六項基本業務功能。檔案采集功能主要包括接收、征集、寄存三種形式，按照制定的接收制度，采用多形式的采集方式，認真嚴格篩，將各類各種形式的檔案進行集中。檔案加工功能是必不可少的，采集的檔案有的不符合存儲標準，就需要檔案管理人員在系統平臺中對檔案進行技術轉換和處理。檔案數字化建設的核心就是檔案管理，就是要對檔案信息資源進行增刪改查，還要對系統日志、檔案資源庫的處理、檔案用戶權限等等進行規范管理。檔案安全功能主要是網絡安全和恢復功能等。應用功能是檔案館數字化建設的目的目標，可以通過網絡平臺實現查詢、、統計、打印等操作。保存要符合國家標準的格式，還要具有檢測、備份和遷移等功能。

5結論

檔案服務十分重要，在互聯網+背景下，信息化不斷發展的新趨勢，依據當地電子政務平臺或高校CRP平臺，運用信息技術建立具有“采集、加工、存儲、管理、安全、保存、應用”等功能的信息管理系統，使館藏數字化檔案更加規范化、標準化、科學化、有序化、可靠化、可操作化，更好提升高校檔案服務水平。檔案館數字化建設需要高校上下各個部門、各個系部、各個處室共同整合，人人參與，是一項長期工作任務，也是未來不久必然發展的趨勢。

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作者:景燕敏 單位:德州職業技術學院