檔案信息化管理探討

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要創新思想觀念，解決檔案信息化管理基礎設施建設；要創新組織機構，實現技術型檔案信息化管理；要創新管理模式，實現數字化網絡化信息化管理；要創新利用途徑，為需求者提供全方位服務。

1引言

檔案信息的有效利用是促進經濟社會發展的重要因素。檔案信息化是隨影科學技術發展，合理應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化網絡化，通過合理配置和有效利用實現檔案信息共享，提高檔案管理和利用的現代化水平，提供針對性檔案信息服務，促進經濟社會協調快速發展。為此，筆者探討檔案信息化管理的必要性和作用、實現檔案信息化管理的措施和創新檔案信息化管理的途徑。

2必要性和作用

2.1信息化管理是檔案管理的發展趨勢

傳統檔案管理已經難以適應科技發展需要。計算機技術、信息技術和網絡技術的發展，以及現代管理技術的進步，為檔案信息化管理提供了方便手段。檔案信息化是檔案管理的發展方向和重要戰略，是實現國家信息工程的有機組成部分，對社會發展可產生深遠的影響。信息化管理能有效開展檔案管理工作，在一定權限下交流和共享有用的檔案信息，顯著提高管理工作質量和工作效率。這要求檔案管理部門要不斷完善檔案管理技術，搶抓機遇勇于挑戰，與時俱進，做好檔案信息的開發和利用，促進檔案事業發展，促進經濟社會發展。

2.2大數據技術有利于檔案信息化管理

大數據技術能確保檔案管理工作高效運行。在檔案管理過程中合理應用計算機技術、網絡技術和檔案管理軟件，加之現代化管理手段，確保檔案管理工作質量和效率。大數據技術可保證檔案管理精準性。采用人工方式難以完成海量檔案信息資源進行保管、應用與開發工作，如果合理應用大數據技術不僅能保證檢索、利用和開發檔案信息的可信度，還可顯著提高工作精度。大數據技術有利于檔案保存和傳播。傳統的紙質檔案的保存壽命相對較短，大數據技術可利用較為先進的計算機存儲系統、芯片、云存儲等不同的媒介，實現信息和載體的分離，極大提高檔案信息的存儲容量，且能多次復制存儲同一份檔案，防止檔案資源缺失，實現永久存儲。

2.3檔案信息化管理的作用

檔案信息化管理，能提高工作效率和辦公自動化程度，節省人力物力，達到減員增效的目的；能實現檔案管理的自動整理編目、自動統計、自動檢索，按照不同要求提供不同的服務；能夠實現檔案生產方式、生產格式、傳遞方式、保管方式等方面的標準化管理。

3實現檔案信息化管理的措施

3.1加大資金投入

檔案信息化建設需要購置一些硬件和軟件設備，應根據實際情況進行資金的籌措、管理和計劃使用。在資金一時難以滿足要求時，應按照“先急后緩，寧缺勿濫”的原則，購置相關設備和軟件，確保設備質量和先進。要加強檔案庫房的建設，檔案庫房的面積、溫度、濕度、透氣度、潔凈度等方面的要滿足基本要求。

3.2加強培訓，提升管理水平

我國檔案信息化管理工作質量參差不齊，不能嚴格做到電子文件的歸檔管理。在檔案信息化管理工作中，應遵循要求將不同類型檔案處理并轉換為電子文檔；為保證電子文件的真實性、完整性和有效性，應做好積累、鑒定和歸檔等工作。所以，只有將檔案信息化管理的基礎性和重點工作做好，在具有相應設備和高質量培訓管理人員的條件下，可實現檔案信息化管理的規范性和科學性。

3.3政府的重視與支持

政府在檔案信息化管理中起到關鍵作用。我國檔案信息化管理起步晚但發展速度較快。隨著檔案信息化設備與時俱進的更新和網絡技術的進步，越來越多的電子文件存在于不同電子存貯媒介中。傳統紙制檔案存貯占用空間大，不便于查閱，保管利用費用高，難以適應現代科學技術發展的需要。這應引起政府高度重視，增強檔案信息化管理及其建設的的緊迫感和責任感，統籌規劃，需求牽引，實現科技創新滾動發展。

4創新檔案信息化管理的途徑

4.1創新思想觀念，解決檔案信息化管理基礎設施建設

檔案管理部門要充分認識檔案信息化管理的必要性和作用，解放思想，轉變觀念，年度財務預算要列入檔案信息化建設經費，根據部門或單位發展需要合理增加經費投入，配置先進的管理設施、設備和軟件等必備條件，解決關鍵問題，有組織、有計劃地順利開展檔案信息化建設和管理工作。

4.2創新組織機構，實現技術型檔案信息化管理

檔案管理機構要根據實際構建合理的組織架構，配備高素質的檔案管理人員，建立健全檔案信息化管理規章制度。要大力引進與檔案信息化管理有關的專業人才，采用多種形式多種途徑，加強提高管理人員管理水平和技能的培訓教育，不斷提高其檔案信息化管理的基本理論、基本技能和綜合素質，將檔案信息化管理手段由手工型轉變為技術型。

4.3創新管理模式，實現數字化網絡化信息化管理

檔案管理工作要實行“統一領導、分級管理”的體制，確保檔案信息的完整、準確和齊全。要做到檔案規范化標準化科學化管理，必須合理應用現代計算機技術、網絡技術和信息技術，加強檔案信息化建設，以科學的手段管理和利用檔案信息資源，以檔案數字化網絡化信息化管理模式替代傳統的實體檔案管理模式，避免實體檔案的損毀、丟失和缺失。要合理運用大數據技術。要提高檔案管理人員電子化信息化意識，緊跟科技發展步伐，充分運用電子網絡等現代化手段有效管理檔案信息資源；檔案管理機構應該運用大數據技術，建立專業化集成化綜合性的數字檔案館，合理利用信息化技術處理大量電子文件，根據科技發展改革檔案管理模式，實現檔案信息的科學化規范化管理；要有效利用電子信息管理手段，嚴格監控檔案信息數據的接收和信息工作；要建立檔案信息收集管理平臺，一體化收集、處理、存儲檔案信息數據；要采用專業化的檔案管理技術，準確挖掘可被利用的有效檔案信息數據；在運用全新的檔案管理技術時，要合理運用專業的安全保密技術。

4.4創新利用途徑，為需求者提供全方位服務

在檔案利用中，應科學設計服務途徑，提高檔案需求者的利用技能，以便在信息化時代有效利用檔案信息資源。面對大量潛在的檔案需求者，檔案管理部門要擔負起社會教育的重任，提高用戶的信息意識和信息能力，提供給用戶查詢、檢索、下載和安全使用信息資源的方法和途徑，指導和提升檔案用戶利用檔案信息資源的效率和技巧。檔案管理部門要探索新媒體條件下的檔案利用途徑。微博、微信等新型媒體的發展，為檔案利用提供了更為便利的條件，日益成為檔案管理部門傳播信息，轉變服務方式的新平臺。檔案管理部門和其他國家機關、企事業單位應積極開通檔案微博、微信，加強與檔案用戶的互動，提供檔案咨詢服務，也可以征集信息，不斷豐富檔案信息收集途徑和方式，充實檔案信息數據庫，實現檔案信息資源共享。

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作者:張鵬 單位:吉林白城市衛生監督所