高職實驗實訓耗材管理探討

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隨著各高職院校對網絡硬件的大量投入，已建成了結構合理、使用方便、高速穩定的基礎網絡，為高校實現信息化管理提供了有力的保障。大部分高職院校都建立了基于網絡的工作平臺，實現了信息的同步與共享，提高了管理效率，降低了管理成本，實現了科學化的管理。但是實驗實訓耗材的管理還是采用傳統的管理方法，這已跟不上高職院校發展的步伐。為了解決這一問題，分析與設計一款符合高職院校耗材管理規范要求的管理系統。

1概述

實驗耗材是指在實驗教學、實訓等過程中使用的材料，一般是價值比較低可多次使用或只能使用一次，且不能納入固定資產管理范圍的物品。隨著高職院校辦學規模的不斷擴大，招生專業的不斷增多，學校實驗室也在不斷更新擴大，實驗耗材的需求量也在不斷增大，使用種類也越來越多。而耗材的管理涉及到申報、審批、出入庫、查詢和報廢等操作，且涉及部門多、數量大、品種多等特點，給管理人員帶來了越來越重的工作負擔，也使得對耗材的管理變得更繁重和復雜。為適應發展的新形式，各高職院校制訂了較完整的管理制度和辦事流程，對過去的傳統管理模式進行了提升改變，通過調查發現現有耗材管理模式主要有以下幾種。（1）由任課教師填寫耗材使用申請表，再分別報院系領導、實訓中心以及學校分管領導審核簽字，再填寫出入庫單簽字驗收出入庫，實驗室管理人員并在Excel電子表格中更新耗材庫存情況。（2）使用單機版的耗材管理系統，取代了Excel電子表格儲存耗材數據，做到了查詢和統計更便捷。但這兩種管理模式都存在造成部門之間數據交接和辦理時間過長，難以及時響應需求，對耗材質量、采購、使用、管理都缺乏有效的監管，極易造成重復采購，或采購不及時、耐用耗材不能共享等問題，造成資金的浪費。（3）部分高職院校自主研發基于網絡的信息管理系統，實現了耗材的分類管理，實現了數據的共享，對采購和領用都實現了信息化管理，但在功能設計上還存在部分缺陷，如審批等部分環節還是脫離不了傳統的管理模式?，F有耗材管理系統種類繁多，雖和傳統管理模式比較有改變，但還存在管理不規范等各方面不足之處。

2系統分析

系統分析是確定系統必須完成哪些工作，也就是對目標系統提出完整、準確、具體的要求，為系統的設計和實現打下基礎。為了更清楚理解系統功能設計要求，多次和實驗室管理人員了解整個業務操作流程和管理規范，從而獲得了系統比較全面的需求。

2.1系統業務

各高職院校對實訓室管理方法一般是全校共用實驗實訓室，由實驗實訓中心部門統一管理，另外各院系還建有針對各專業的實驗實訓室，平時由各院系自行管理。對于耗材的管理也是由學校統一審批和采購，各院系或各實驗室獨立管理。其具體過程是在每學期結束前，各院系根據教學計劃安排每門課程的任課教師，再由各任課教師根據教學大綱要求提出耗材需求計劃，由院系領導對耗材需求計劃是否符合要求進行審核，最后再根據庫存情況匯總上報實訓中心及學校分管領導審批。審批通過后，由實訓中心統一負責采購，并由各實驗室管理人員驗收入庫，任課教師在課前領取耗材供上課使用，課后及時處理剩余耗材。

2.2功能需求

隨著對實訓室的日常管理進一步規范化、具體化和制度化，要求耗材在管理過程中堅持“歸口管理、專人負責、采管用分離、節約使用”的原則，建立嚴格的計劃審批制度，做到出入手續齊全、數據準確無誤，有健全的安全管理措施。根據耗材管理執行過程和管理規范分析，耗材管理系統需考慮如下功能。

2.2.1申報審批

嚴格實行耗材申報審批制度，要按需采購避免浪費，減少庫存和節省開支。每學期期末，在落實下學期教學任務時，各教學單位根據專業人才培養方案、課程教學標準和課程教學計劃等，組織并安排實踐指導教師，以課程實驗實訓項目為單位，制定下學期所需要使用的耗材用量計劃，并通過院系、實訓中心、學校分管領導審批后納入采購計劃。原則上不接收臨時性申請，若遇特殊情況，確需臨時性增加或改變耗材時，也需在耗材使用前一定的天數內辦理完相關申請、采購的審批手續。審批過程實行多級審批監管，院系負責審核耗材申請的必要性，實訓中心和分管校領導負責經費預算審批，避免耗材計劃帶有較強的人為性。在系統中應實現各部門或崗位之間數據的交接，縮短審批的時間，對教學急需的實驗實訓耗材能實現逐次審批。

2.2.2出入庫管理

出入庫管理是整個系統的核心功能，各數據是否準確直接影響到實驗實訓課程的教學。審批通過后，由實訓中心根據采購報表采購耗材，并由各實驗室管理人員和院系教學負責人共同對實驗實訓耗材進行品名、規格型號、數量、質量、單價、金額等進行驗收和簽字確認入庫，并能在系統中詳細記錄驗收情況。根據教學需要由教師提出耗材使用申請，由實驗管理人員核對學期末教材審批情況準備好耗材，課前由任課教師領取。堅持實行耗材回收制度，實踐教學任務完成后，實踐教學相關老師認真檢查耗材使用情況，完好且可以回收再利用的耗材，統一上交給實踐教學耗材管理人員重新入庫。

2.2.3庫存管理

庫存管理是保證儲存的耗材和教學所需耗材實現動態的平衡，在耗材管理中具有十分重要的作用。管理人員可查詢各類耗材使用和庫存情況，能做到賬物相符、賬賬相符。并對有特殊管理要求的耗材要能以月為單位進行盤點查詢，如藥品保質期等。對于不符合實驗教學要求的耗材，應做好統計清單經院系分管領導批準后注銷，并將耗材統一收集存放，在每學期末由學院進行確認后銷毀。對因耗材損壞或注銷影響計劃使用量的，要能及時重新申報審批、采購入庫，不能影響教學。各教學單位每學期末能對庫存的實驗實訓耗材進行一次全面盤點，并生成“實驗、實訓材料統計表”報送實驗實訓管理中心備案。

2.3系統非功能性需求

非功能性需求主要考慮系統性能方面的要求，如可用性、可靠性等，為避免系統在實際過行中可能導致嚴重的后果。本系統除了上述功能性需求外，還需實現數據的安全性，既要保證數據共享，也要保證數據安全性，同時還需保證系統的穩定性。同時由于系統使用涉及到不同的人員，每類人員對計算機使用熟練程度不一，系統設計還需考慮易用性，如界面簡潔、操作流程簡單。

3系統功能架構

系統功能結構設計是將系統業務轉為功能模塊，利用校園基礎網絡，確保信息暢通，優化業務操作流程，減少中間環節，為管理層提供實時、準確的數據，實現規范化管理，提高耗材的利用效率，避免耗材浪費。綜合耗材管理功能需求，并對應系統用戶進行系統架構設計，實現耗材管理的信息化，本系統主要有“耗材申報審批”、“出入庫管理”、“庫存管理”、“系統管理”4個模塊。

3.1耗材申報審批

在本模塊中主要包括耗材申報和審批兩個子模塊。耗材申報是任課教師根據教學大綱填寫耗材申報表，主要包括：使用專業和班級、課程名稱、實驗項目名稱、耗材品名、規格、單位、數量等信息。為給教師更方便操作和減少錯誤，部分信息可通過讀取已有平臺的數據，如數量可通過讀取班級人數進行修改，實驗項目名稱可通過教學大綱進行選擇，耗材品名、規格等可通過查找系統是否使用過該耗材而自動進行填充。再由教研室審查實驗開設是否合理，以及各數據是否準確，審批通過后提交給院系實驗實訓負責人匯總。實驗室管理人員再根據申報數量和庫存數量比對，添加需采購數量信息后提交到院系領導、實訓中心及學校分管領導審批。審批實行逐級審批方式，審批過程中不能修改上一級數據，但可添加審批意見和審批是否通過。為操作方便，登錄系統后可直接查看待審批和已審批列表，還可查詢審批信息，實驗實訓耗材使用采購計劃一經批準，原則上不得更改。

3.2出入庫管理

出入庫管理也是本系統使用最為頻繁的部分，包括入庫管理、出庫管理和回收管理3個功能模塊。入庫管理是指耗材采購后入庫登記，由采購人員根據采購計劃表打印入庫單，實驗室管理人員核對并在系統中填寫耗材采購金額、生產日期、生產廠家、保質期、保存要求、耗材質量等信息，雙方確認信息無誤后在入庫單上簽字，入庫單由實訓中心保管。出庫管理是任課教師在課前根據耗材申請登記情況提出使用耗材申請，包括數量、名稱、領取時間等信息，實驗室管理人員核對耗材領取信息后并準備好所需耗材辦理出庫手續?；厥展芾硎菍⒖苫厥罩貜褪褂煤牟闹匦氯霂欤瑢τ谝淮涡院牟幕厥毡４妫⒃谙到y中登記去向。實驗教學完成后，由任課教師在系統中再次確認本次課程耗材使用量，并對耗材質量提出評價，這既有利于對采購實行監管，也為下次采購提供有力保障。

3.3庫存管理

庫存管理是保證耗材的數量的準確性，包括耗材查詢、報表、耗材報損3部分。耗材查詢可根據不同條件進行查找，如入庫單編號、耗材名稱、實驗名稱、有效期等，能對耗材定期盤點查詢。報表主要是每種耗材的使用情況，主要包括學期末整體耗材使用情況和庫存報表、單個耗材使用情況報表等。耗材報損是對于重復利用耗材有損壞或過保質期耗材、實驗后回收無法使用的耗材，報請領導批準作無害化處理，并在系統中登記處理結果。

3.4系統管理

系統管理實行分級管理，系統管理員創建實訓管理部門賬號，實訓管理部門創建院系管理員賬號，再由院系管理員創建任課教師或實驗室管理人員賬號，此部分可和現有系統合并登錄。在系統中采取功能模塊配置模式，即不同的權限配置不同的功能。基礎數據管理可根據不同的權限完成不同的數據操作，如添加實驗室、倉庫等。

4結語

耗材信息化管理系統開發和應用，實現了實驗實訓耗材管理的智能化和無紙化管理，保證了耗材管理信息的暢通，縮短了申報和審批過程，做到了合理計劃、嚴謹采購、有效使用和規范管理，保證教學工作順利進行，防止積壓浪費，提高了工作效率和管理水平。