檔案管理中計算機網絡技術的作用

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本文主要從計算機網路技術在檔案管理中的作用，目前計算機網絡技術在檔案管理中的存在的問題以及提高計算機網絡技術在檔案管理中的實踐措施，這三方面進行了詳細的闡述。隨著計算機在人們生活中的使用，其作用也逐漸讓人們關注到計算機網絡技術在檔案管理中作用。檔案信息化是科技發展的必然產物。當然了，由于計算機在檔案管理應用時間相對比較短，其發展還是不夠完善，中間還是存在著很多不足和問題的。加強計算機網絡技術在檔案管理中的應用，是提高檔案管理效率以及工作水平的重要舉措。那么，在檔案管理中，如何高效的利用計算機網絡技術，提高信息的使用效率，達到資源的共享，這需要廣大的從業人員在實踐的過程中不斷的思考的。

1、計算機網絡技術在檔案管理中的作用

隨著社會經濟的不斷發展，人們需要保留的檔案的數量在不斷提高，同時也對檔案管理提出了更高質量的要求。面對檔案管理繁雜，單靠手工的方式是根本無法完成的。計算機網絡技術能夠在一定程度上減輕人們的工作量，同時讓人們更加準確的得到檔案中的信息。有需求才會有發展，現在計算機技術的發展速度日新月異，這恰恰說明了這項技術在社會發展中具有不可忽視的作用。計算機網絡技術在檔案管理中的應用，提出了一種新的儲存方式——電子檔案，提高了檔案的儲存量，同時也為檔案在使用上提供了優化，提高了檔案的使用效率。

1.1提高檔案管理的效率

利用計算機網絡技術進行檔案管理，能夠利用計算機的特點，進行簡單的信息的檢索查詢，從而極大程度提高了檔案管理的效率。首先，在收集資料方面，各部門可以將編輯好的檔案利用網絡直接傳遞到檔案管理室，省去了檔案的運送時間，同時在一定程度上降低了檔案在路上遺失的危險。在錄入系統之后，可以簡單、高效進行整理，利用計算機的編輯等功能，迅速的將檔案進行深入的整理，并不需要人工進行搬運，在節省人力的同時也提高了效率，更是提高了在檔案整理過程中的正確率，極大提高了檔案管理的效率。

1.2提高了檔案的利用效率

在借閱檔案的時候，利用計算機網絡技術，人們直接進行電子檔案的閱讀，可以一定程度上降低檔案遺失的危險，同時也能夠實現統一檔案的同時使用，提高了檔案的利用效率。其次，利用計算機網絡技術，一定程度上為檔案之間建立一定的關聯，提高檔案的使用價值。利用相應的設備，我們就能夠最快的找到資料以及其他相關聯的資料，提高了檔案的利用效率。

2、計算機網絡技術在檔案管理中的存在的問題

隨著科技的發展，為人們的生活帶來巨大改變的同時，也改變著文字的儲藏形式。電子文件逐漸成為檔案存儲的一種有效形式。電子檔案成為了檔案管理中的重要組成部分。這也加速了對傳統檔案管理的改革。就目前來說，計算機網絡技術在檔案管理中雖然取得了一定的成就，但是其中也還是存在一定的問題。

2.1檔案移交的不規范細致

由于計算機網絡技術的使用，在一定程度上改變了檔案管理的儲存方式，開始有電子檔案逐漸出現在人們的生活當中，但是其中由于檔案管理人員對移交檔案認識的不充分。在檔案移交過程中，出現了較多的問題，比方說僅僅是對檔案的簡單的備份，忽視了數據背后的關聯性。同時，移交過程的不規范。電子檔案和傳統的紙質檔案不一樣，可以存在很多備份，管理人員對備份的依賴性很強，備份越多，在某種程度上來說，就越安全。因為遺失了某一份，還有其他的備份存在。但是這也從側面說明了檔案管理的不合規范性。

2.2管理制度的缺失

檔案的管理最終落實到人的身上，先進的技術設備最終也是落實到人的具體實施上的。比方說在檔案管理過程中出現人為操作不當或者其他一些突發情況等，都有可能會對檔案的安全性造成一定的威脅。所以說，在對檔案管理過程中，應該形成一個完整的管理措施，能夠最大程度上規避這些意外情況的出現。而一旦遇到意外情況，管理制度缺失的弊端會更加的凸顯，會對檔案的安全性形成更大的威脅。就當前的檔案管理來說，責權不一致，檔案管理人員不能在第一時間對相應的檔案進行查找確認，便極容易出現互相推諉的局面。這也在一定程度上反映出檔案監督管理機制的缺失。監管不當，在運行期間以及出現問題，都將面臨不小的挑戰。畢竟，制度是保證檔案管理系統運行的框架，一旦丟失了這個框架，問題便會接踵而至。而檔案的存在有是有著其自身的特點的，很多時候造成了損失，便是不可彌補的。

2.3管理技術力量的落后

計算機網絡技術在檔案管理中的使用，不僅僅是一些簡單的計算機設備投入使用，而是利用這項技術特點去對原有的管理方式以及管理制度形成優化，以便更好的發揮作用。而就目前來說，很多對計算機網絡技術的使用，還是停留在表面，認為加大了計算機設備的投入以及計算機在工作流程中使用頻率便是對計算機網絡技術的高效使用。計算機網絡技術在檔案管理中的使用，應該是整個網絡管理系統的升級，是對原有流程的優化，需要從業人員具備較高的專業素質根據實際的需求不斷做出調整升級的。不然，從業人員專業素質將會極大的限制設備作用的發揮。管理技術力量的落后，人們難以利用計算機網絡技術為檔案管理提供前進的動力，對計算機網絡技術的使用也將停留在表面。

3、提高計算機網絡技術在檔案管理中的實踐措施

計算機網絡技術在檔案管理中的運用，對推動檔案現代化管理具有相當重要的意義，當然了，這也是現代化檔案管理的發展方向。所以說，檔案部門應明確自身在檔案管理的定位，充分利用計算機網絡技術在檔案管理中的作用，從而真正發揮檔案自身的作用。管理，歸根結底都是人是主導地位，技術僅僅是一個輔助的角色。計算機網絡技術使用的好與壞，說到底都是歸結于人的專業素質。在利用計算機網絡技術的進行檔案管理的時候，我們應該不斷提升檔案管理人員的專業素質，制定相應的規章管理制度，不斷優化檔案管理制度。計算機網絡技術和檔案管理融合，是一個長期的過程，畢竟技術在不斷的進步，人們的需求也在不斷的變化。

3.1建立規范的檔案管理制度

計算機網絡技術的使用為檔案管理提供了技術支撐，但是技術作用的發揮仍舊是需要檔案管理制度的確立的。俗話說得好：沒有規矩，不成方圓。制度的建立是為了更好的發揮計算機網絡技術在檔案管理中的作用。首先在檔案移交中，應該建立相應的管理機制，根據移交檔案的性質以及邏輯分門別類的放好，并編制相應的歸檔條例，做到人人按照制度辦事，為檔案的歸檔提供理論依據，讓歸檔更加的合理化，其次便是檔案移交以及歸還的完整性做出相應的考查條例，確認其滿足移交的標準，特點是電子檔案完整性的確認是相當總要的。計算機網絡技術下的檔案管理，對檔案移交過程的嚴格把控，能夠幫助其今后更好的發揮作用。

3.2做好信息整合工作

檔案的管理工作，不僅僅是檔案資料的收集，簡單的將這些資料搜集起來，更為重要的是其背后的借鑒價值，為今后的發展方向提供必要的歷史史實以及決策依據。所以在檔案管理中，應該更加關注檔案的信息整合，注意檔案的完整性。首先利用計算機網絡技術建立規范的使用機制，促使檔案管理效率的提升，實現使用和管理的一體化目標。讓管理人員在檔案的歸放時，充分考慮到每一份檔案的歷史聯系，實現信息高效整合。其次，對現有管理方法和形式進行不斷的改進，信息整合的形式會影響到接下來檔案的利用效率。所以說，還應該在實踐中不斷去完善信息整合的機制，為檔案管理中的信息整合提供高效的工作方式，從而實現提升檔案管理效果的目標。

3.3重視檔案管理的安全性

隨著計算機網絡技術的應用，對檔案管理來說，便是擴充了一個新的管理模塊，那就是電子檔案，相對于傳統的紙質檔案來說，在內外界的作用下，對檔案的安全性極容易產生威脅，一旦遭受到黑客的攻擊，檔案的安全性以及保密性都將受到挑戰。計算機網絡技術在檔案管理中的應用，我們不僅僅要關注技術和檔案管理的結合，同時還應該關注技術層面的提升。畢竟，計算機網絡技術下的檔案管理依靠一定的科學技術基礎。一旦黑客從外部攻擊，很難對原有的檔案進行恢復處理。所以說，我們要為檔案管理建設一個強有力的技術保障。首先，不斷提升計算機網絡技術在檔案管理系統的應用，不斷提升計算機網絡技術的安全等級。同時，積極學習和引進國內外的先進技術，加快電子檔案管理系統的升級。其次，便是對從業人員安全意識的培養。時代不一樣，管理手段不一樣，所需要管理人員的專業素質也是不一樣的。在計算機網絡技術下的檔案的管理人員應該是具備較高的計算機網絡技術的，能夠對一些簡單的基本的安全常識有一定的了解。最后便是一個較高層次的管理，原有管理方式以及技術的不斷升級改造，對現有檔案管理模式進行大膽調整和創新，以便更好的適應時展的需求。

3.4保存好傳統的紙質檔案

傳統的紙質檔案還是具有其自身的優勢的，雖然說利用計算機網絡技術，能夠在一定程度上提升檔案管理和使用效率，進一步節省人力、物力、財力。但是，在實際的使用過程中有著一定的缺陷。在流通過程中，保密性相對較差，一旦受到黑客攻擊便會造成大量的信息泄露同時也容易在檔案穿穿越過程中及西寧刪減、修改，對原始檔案造成不必要的損失。所以說，為了保持檔案的完整性，應該保存好原始檔案，將檔案圖片化，利用多種形式對原始檔案進行保存。計算機網絡技術的使用，是為了提高我們的管理效率，但是在實際的管理工作中，我們應該正確認識傳統檔案管理和信息化檔案管理的關系，繼續做好紙質等傳統載體形式的檔案管理工作。

4、總結

二十一世紀是一個信息時代，檔案管理工作壓力也逐漸增大，面對巨大的壓力，需要開拓創新，利用一些新的技術和管理形式。檔案中所攜帶的信息、資源是一筆寶貴的財富，是在整個社會的信息系統中占有特殊的地位以及作用的。利用計算機網絡技術，使檔案的管理更加的科學，使其進入現代化管理的行列，同時也為檔案信息管理提供了必要的保證。當然了，這是檔案管理現代化發展的要求，在適應社會信息化的同時，同時檔案管理人員的素質提出了更高的要求，以便更好的適應社會的需求。計算機網路技術在檔案管理中的作用，還有很長一段路要走，期間需要根據時代的要求以及自身發展的需求不斷的改進、探索。