時間：2022-06-14 03:46:16
序論：在您撰寫企業檔案管理論文時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的1篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
摘 要：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料，是國家檔案的重要組成部分，是企業的重要檔案，是對一個企業經濟活動的記錄和反映。隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，逐漸形成了檔案管理的新模式。會計檔案管理是一項系統性工作，需要企業在發展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業發展中的重要地位和作用，加強監管，規范管理，提高從業人員的素質，才能保證為信息使用者提供高質量的資料。
關鍵詞：會計檔案 責任 素質 規范
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料，是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩定、外在形式多樣等特點，在企業管理中發揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據，是企業前景預測的重要史料，是總結經驗、改進工作方法的指南針。近年來國家各級企事業單位、社會團體日益重視會計檔案管理工作，隨著會計電算化的逐步推行，會計檔案管理外延逐步延伸，會計檔案管理模式，已由單一的紙質管理模式轉變為紙質檔案和磁性介質檔案共存模式。
盡管越來越多的企業重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業的發展不協調，無法充分發揮應有的作用，成為企業發展過程中亟待解決的課題。
一、目前企業會計檔案管理存在的問題
隨著社會的發展，企業會計檔案管理問題日益顯現，成為制約企業基礎管理工作發展的瓶頸。一是認識不足、重視不夠。許多企業認為作為企業財務會計部門的工作就是要按規定設置賬簿，進行核算，出具財務報告，整理檔案是可有可無的，以致不設置專兼職檔案管理人員，忽視會計材料的收集、整理和歸檔，財務業務與檔案管理嚴重脫節。二是定義不清、管理缺失。有些企業認識到了會計檔案管理的重要性，也設置了專兼職檔案管理人員，但是對會計檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對檔案管理知識和信息化管理知識的缺乏和重視，以及專業人才的嚴重不足，造成在事件回溯和證據采集過程中丟失有力的依據和資料，嚴重影響了檔案的完整性。三是人員素質不高、管理不到位。一方面，會計從業人員的檔案管理素質不高。會計檔案的收集和整理直接與會計從業人員打交道，會計從業人員的資料收集和整理直接關系到會計檔案整理的質量。另一方面，會計檔案管理人員的素質不高。會計檔案管理崗位屬于專業技術崗位，作為專業會計檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術要求。多數企業對所屬人員的專業、相關培訓和教育均未給予應有的重視，以致企業會計檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規范。據相關部門調查顯示目前多數企業在會計檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業會計檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質檔案和電子檔案嚴重脫節，數據不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。
二、加強企業會計檔案管理的對策
針對企業會計檔案管理中存在的問題，筆者認為應該在以下方面加強管理。首先要加強領導，明確責任、提高認識。會計檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財務工作的重要環節，各企業應依法加強會計檔案管理工作，明確責任，確定職責。其次要明確定義、細化管理。為全面系統的做好企業檔案管理工作，企業培訓部門需適時組織培訓或者引進專業人才積極配合檔案管理部門對本企業檔案管理工作準確定位。檔案管理部門要明確會計檔案管理的內容，通過“6s”管理、“精細化管理”、“貫標體系建設”等方式加強對企業會計檔案的基礎管理，可以通過課題的形式進行攻關，實現檔案管理的深層次探索，從而形成適應現代企業制度發展要求的管理模式。再次要加強培訓，提高素質。財務會計部門各崗位是企業財務會計檔案整理的第一崗位，財務人員是會計檔案資料整理的第一人，直接關系到檔案整理的質量。各企業單位應重視和加強對本企業會計檔案管理人員的專業知識的培訓，不斷提高會計檔案管理知識和操作技能，招聘、吸收具有計算機知識和信息資源管理專業方面知識的員工從事企業檔案管理工作，熟悉會計工作的基本流程、基本規律和要求，熟練掌握
計檔案信息資源管理技能，監督指導本企業財務部門做好會計檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規范管理。會計檔案管理作為企業管理的重要組成部分，制度體系建設是檔案管理最基礎的工作，必須按照《會計法》和《檔案管理辦法》等法律法規的要求并結合自身實際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續，保證有章可循。如對檔案的立卷、歸檔和移交要嚴格按照規定的時間、規定的格式和規定的要求進行。保管期滿銷毀的時候，必須由檔案管理機構和財務部門共同提出銷毀意見，報請單位負責人審批，編制銷毀清冊并詳細列明檔案項目等等。實行會計電算化和實現檔案信息化管理的企業要同步建立健全檔案信息化管理制度，進一步推進企業會計電算化、辦公自動化和檔案信息化的融合，明確流程，規范管理。
三、總論
會計檔案是國家檔案的重要組成部分，是企業的重要檔案，是對一個企業經濟活動的記錄和反映。通過會計檔案可以了解企業業務信息，可以檢查企業的遵紀守法行為，還可以為上級乃至國家制定決策提供參考等。會計檔案管理是一項系統性工作，需要企業在發展中不斷更新、不斷完善，只有充分認識會計檔案管理工作在企業發展中的重要地位和作用，加強監管，規范管理，提高從業人員的素質，才能保證為信息使用者提供高質量的資料。
自我國改革開放以來，作為基礎建設的重要物資水泥已面臨嚴重的產能過剩問題，水泥市場的需求增長比不上產能的增長速度。水泥制造企業面臨著嚴峻的挑戰。由于水泥的差異性小，價格競爭就成了水泥制造企業之間最主要的競爭手段。大型水泥企業由于資金雄厚，可以通過采用先進技術，提高產品質量，降低生產成本的方式來參與市場競爭。不幸的是，許多中小型水泥制造企業沒有那么多的資金力量可以進行技術革新，只能通過單純的降價來增加銷售，這容易導致惡性循環，并最終進入破產、倒閉的境地。筆者認為，水泥制造企業不僅要在產品生產上加大投入，提高產品質量，更應從企業內部著手，完善檔案管理工作，切實提高企業核心競爭力。
一、水泥制造企業檔案管理存在的問題
目前，有的水泥制造企業檔案管理工作已不能適應新時期檔案管理工作的要求，這主要表現在以下幾個方面：
（一）檔案管理體制不健全，制度不完善
雖然，大多數的企業已使用計算機管理方式進行檔案工作，但還只是處于初級階段，只停留在索引和目錄的管理上。缺乏全面的檔案管理制度，檔案管理工作的隨意性比較大，許多檔案管理工作無章可循。
（二）觀念落后
企業領導對檔案的真正價值，對檔案工作在水泥制造企業的發展過程中所起的作用缺少必要的認識，通常認為，檔案室只是存放一些原始資料的場所。往往忽視檔案的管理工作，把主要精力都用在了產品的研發和市場的把握上。
（三）檔案文件不全
在接受檔案的過程中，往往接受的文件不全面，遺漏一些重要文件的歸檔。在收集資料的過程中，由于專業知識的匱乏，整理和歸檔工作經常出現紕漏，這對檔案管理工作的嚴密性產生了極大的影響。
（四）檔案管理工作滯后
⒈檔案編制形式和內容單一。隨著信息技術的發展，檔案內容的載體形式應更趨向于多元化，各類檔案的信息收集不全面，使得企業領導決策層，無法利用檔案信息進行戰略決策，從而使得檔案沒有產生其應有的經濟效益。
⒉檔案編制成果檔次低，以一次性編制為主。只追求編制成果的數量，卻不重視編制成果的質量，往往與實際相脫節。
⒊檔案管理人員素質普遍較低、人數少。在實際的檔案管理工作中，檔案編制效率低下，究其原因主要是檔案編制人員整體素質偏低，而他們的工作量又相對較大，所以給檔案管理工作帶來了較大的困難，嚴重影響了企業的檔案管理的效率。
（五）缺乏檔案管理專才
信息化社會的到來，需要一批既懂得檔案管理專業知識，又懂得水泥行業專業知識，還懂得信息技術的檔案管理專才。目前，許多水泥制造企業的檔案管理人員還不具備這類的復合型人才，他們的知識結構需要進一步的提高，企業要為這一類人員提供必要的培訓，使他們能夠跟上檔案管理專業快速發展的步伐，為企業的發展提供更有效的支撐。
二、水泥制造企業檔案管理對策
針對上述的問題，如果不引起企業領導的重視，并加以解決，將會影響企業在水泥行業的核心競爭力和可持續性發展。因此，筆者認為，必須從以下幾方面采取相應的對策來解決水泥制造企業檔案管理中存在的問題。
（一）完善企業檔案管理體制，嚴格按檔案管理制度執行
要做好檔案管理工作，就必須完善其體制建設。檔案管理工作應引入合理的競爭激勵機制，有效改變檔案管理工作者目前不思進取、滿足于現狀的局面。競爭機制能使檔案工作人員有危機感，優勝劣汰，工作效率低下，堅決予以解聘。從而能夠有效激發工作人員的工作激情，發揮其個人潛力，更好的投身工作。
還必須制定詳細的管理制度，并嚴格按管理制度執行。對檔案管理工作人員明確其職責，評價其工作表現，以月度考核、季度考核和年終考核相結合，實行獎懲制度。從而調動全體檔案管理工作人員工作的積極性，規范其工作。
（二）更新傳統觀念，重視企業檔案管理工作
水泥制造企業檔案管理工作是企業日常工作中非常重要的一個組成部分，對于企業的發展有著極其重要的作用。檔案不僅能為企業提供決策支持，還能為企業的人力資源管理提供幫助。檔案就是歷史經驗，就是企業的資料寶藏。對企業員工應加強宣傳力度，增強他們的檔案意識，使他們認識到檔案的寶貴性，才能重視檔案管理工作。
（三）合理劃分檔案文件，確保歸檔文件完整、齊全
現代信息技術的發展，計算機已經全面應用于檔案管理工作。使用計算機輔助檔案管理工作可以有效提高檔案查閱速度，大大節省傳統方式的手工操作所花費的時間。如采用條形碼來代替檔案號，既快捷，又可靠。不會由于檔案管理工作人員的粗心或誤判而導致檔案文件的缺失。使用計算機進行現代化的檔案管理工作，可以真正的做到事半功倍。
（四）檔案管理工作創新，全面提升檔案管理工作質量
企業要發展，要做大做強，企業的檔案管理工作水平應該能跟得上企業的發展速度。這就要求提高企業所有人員的有關檔案的業務知識。要對全企業職工進行必要的培訓，為他們講解檔案的基礎知識。檔案管理工作人員還應明確自身的責任意識，對檔案信息的保密工作，建立更為合理的管理方法和規章制度。企業領導層，要舍得投入資金，加強檔案管理部門的基礎設施建設，為檔案管理工作人員更好的工作提供有力的支撐。
（五）加強企業檔案管理工作人員的業務培訓，提高其綜合素質
檔案管理工作的現代化發展，需要一批專業知識過硬、積極進取、勇于挑戰、具有創新能力的人才。加強培養和造就一批綜合素質高的企業檔案管理人員的重要性，已經越來越引起企業界的重視。企業檔案管理工作的優效，離不開高素質的專業管理人才，而高素質的專業管理人才，不僅需要他們具有較高的學歷背景，還需要他們在工作中不斷的成長。這就需要企業重視對這批人員的培訓工作，使他們不斷的學習，不斷的成長。作為檔案管理工作人員自身也要適時轉變觀念，走出辦公室，和企業不同崗位的人員充分溝通交流，熟悉企業的各個組成部分。只有這樣，才能更好的實現檔案管理工作的現代化。
摘要：油田開發檔案在油田開發生產建設中起著重要作用。目前油田開發檔案在管理工作中存在著自動化水平不高、收集整理不規范、管理和深度、幅度不夠，生態環境差等問題。要加強檔案的收集和整理、整合檔案資源、加強生態環境建設，電子檔案與紙質檔案共存，加強檔案人員隊伍建設，提高檔案整體管理水平，使檔案工作在油田開發生產建設中發揮更大的作用。
關鍵詞：油田檔案 管理水平 提高
油田企業檔案是油田開發生產、經營活動的原始記錄和重要憑證，是實現油田企業可持續發展的重要組成部分，是油田企業管理的重要內容，是油田企業強化基礎管理、提高企業競爭力、維護自身權益的原始依據，也是維持油田企業正常生產經營活動必不可缺的部分。自油田開發以來，雖然各級、各層領導給予油田開發檔案一定的重視，油田開發檔案也初具規模，現代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問題需要改進和加強，本文通過對油田開發企業檔案管理目前存在問題進行分析，提出一些見解和認識，使油田開發企業檔案管理更加規范和科學，以便更好地為油田生產建設服務。
一、目前油田開發企業檔案管理中的主要問題
1．檔案管理的自動化水平不高。提高檔案管理的自動化水平喊了多年，但目前還遠遠達不到網絡化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺微機，手工檢索和錄入等主要工作方式。
2．檔案收集不規范。在檔案收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，有時出現檔案員逐個跑各個部門和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項企業的生產經營活動，導致重要檔案不能及時歸檔現象，時間一長，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調動頻繁，調動人員總是急著辦手續，檔案人員由于都是熟人關系，只要簽了字，馬上讓其辦理調動手續，而實際上該調動人員手里可能還有重要的檔案還沒有歸檔上交。
3．檔案綜合管理力度不夠。油田開發企業的廠處級單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個班組，廠級由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協調不可能直接管，而檔案室主任只是一個班組長的級別，與各個部溝通和協調困難較大。另外，勞資、組織等業務部門還專門設有檔案室，也給檔案綜合管理帶來了困難。
4．檔案整理不規范。在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內目錄與實際整理不相符等問題，特別是文書檔案中油田的生產經營活動分為多個子系統，而基層或部分人員上交檔案出現子系統劃分不準，造成查找一個文件或資料費很長時間。
5．檔案管理的深度和幅度有待加強。從深度上講，檔案管理人員對企業重大生產經營活動不掌握信息，生產業務不熟，導致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目前在宣傳部門，這也給加強科學管理帶來了難度。
6．檔案人員素質有待加強。都認為檔案室是一個工作輕松部門，沒有過多的從人員技術素質上考慮過進人。人員知識結構老化，培訓流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。
7．檔案工作的生態環境問題。檔案存放環境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開發會戰初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經多次鑒定，已達不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態環境問題：檔案工作人員待遇低，績效工資是全廠最低的，節假日無加班工資，沒有與生產科技人員享受同等待遇。
二、措施和建議
1．規范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提。一是公文用紙質量要好，幅度尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發手續；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規范。
2．加強檔案的收集和一是檔案人員要主動深入到各部門，主動收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強對各業務部門檔案人員的檔案意識教育；三是擴大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產經營會議，掌握生產經營動態，及時催促該歸檔的資料一定要歸檔；五是嚴格獎懲，對于在人事調動過程中丟失資料的要凍結調動手續，追究有關人員的責任。
3．整合檔案資源，加強綜合管理。一是提高檔案室的級別，配備專職的科級以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業務部門的檔案室，統一規劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。
4．加強檔案工作的生態環境建設。一是對現有的檔案設施進行評估分析，不符合檔案存放標準的，向上級主管部門匯報，盡快統一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績效工資與機關科室享受同等待遇，節日加班與一線生產人員享受同等待遇，技術職稱評定與地質、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。
5．電子檔案與紙質檔案共存。設計電子檔案的操作細則達到快捷查閱的目的，新歸檔的檔案，適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔，不適用于電子檔案的用紙質檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，以盡快實現與檔案管理現代化接軌。
6．進一步加強檔案隊伍建設。加強檔案人員的培訓工作，不光要提高檔案室人員的技術素質，還要提高基層檔案人員的技術素質，培訓要有針對性，要結合具體的案例，豐富檔案管理人員的知識，不光要學習檔案知識，還要學習油田開發的其他門類的知識，以提高檔案管理人員收集、整理、編目、檢索、錄入、查找的工作能力；要提高檔案管理人員的工作責任心，在檔案管理人員的待遇沒有按照個人的意愿落實之前，該加班的要加班，節假日要保證有值班人員，保證手機暢通，以解決節假日資料檔案查閱的需要。
總之，在新的歷史時期，檔案工作肩負著服務生產，提高油田企業管理水平的重任，各級領導，全體檔案管理人員必須以高度的主人翁責任感重視檔案工作．做好檔案工作，重新審視檔案工作，使檔案工作在油田開發生產建設過程中發揮更大的作用。
根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（mis?的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿?國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院?中國兵器工業第五設計研究院?召開了cad電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢姡嘘P電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?gb／t17678－1999?把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。機讀文件?僅指計算機識別的文件?最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用cims的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發展演變，體現著管理信息和科技信息、現行信息和歷史信息、動態信息和固態信息的高度集合。
需要指出的是：上三個階段的劃分，并不是依次替代關系。由于在任何一個企業，尤其是大型企業或企業集團，在現代信息技術的應用上很難一步到位，所以在企業中，三個階段，或者其中的兩個階段往往是長期并存的。但可以肯定地說：隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。據有關調查，在1998年，500家國有工業企業中已有88％的企業采用了計算機進行信息處理，50?2％企業的建成了與國家或省級信息中心聯網的信息系統。
企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（mis?的建立，什么是mis，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國cad應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿?國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院?中國兵器工業第五設計研究院?召開了cad電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢姡嘘P電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?gb／t17678－1999?把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件?僅指計算機識別的文件?最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用cims的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發展演變，體現著管理信息和科技信息、現行信息和歷史信息、動態信息和固態信息的高度集合。
需要指出的是：上三個階段的劃分，并不是依次替代關系。由于在任何一個企業，尤其是大型企業或企業集團，在現代信息技術的應用上很難一步到位，所以在企業中，三個階段，或者其中的兩個階段往往是長期并存的。但可以肯定地說：隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。據有關調查，在1998年，500家國有工業企業中已有88％的企業采用了計算機進行信息處理，50?2％企業的建成了與國家或省級信息中心聯網的信息系統。⑩顯然，電子文件階段將是21世紀現代企業文獻信息管理的發展方向與必然趨勢。筆者將另作文闡述企業電子文件管理系統運作的有關問題。
檔案管理工作是企業管理的重要部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護企業持續發展，還原企業歷史發展的一項重要工作?？茖W規范的檔案管理是衡量企業業績與管理水平的重要尺度。作為一名從事檔案管理的工作人員，筆者感到：
一、只有規范企業檔案管理，才能促進企業持續發展
隨著企業的發展，規范檔案管理是一個企業在發展過程中管理工作的重要標志。企業檔案管理工作做好了，即可以為企業管理者及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，又可以有利于社會各方準確認知企業經營成果，為企業與各方進行有益合作奠定堅實的基礎。衡量一個企業檔案管理工作規范與否筆者以為主要體現在以下幾個方面：一是檔案管理是否與企業發展相匹配；二是企業檔案管理是否有規可循；三是企業檔案收集是否完整；四是企業檔案管理的利用是否富有成效。
企業檔案管理規范化是建立在企業良性發展基礎之上的，也是企業在整個發展過程中管理工作的重要環節。企業檔案管理內容覆蓋面廣，管理工作繁瑣，不規范的管理會導致檔案管理雜亂無章。檔案管理不規范主要表現有三點：一是部分企業缺乏對檔案管理工作重要性的足夠認識，財力、人力投入不足；二是檔案收集不規范，有的企業在檔案收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；三是有的企業檔案管理人員素質不高造成檔案整理不規范，特別是在立卷過程中，有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符等等。諸如此類現象，給規范檔案管理工作帶來消極影響，給決策者提供不完備的信息，這樣給企業的發展造成嚴重后果。因此只有使企業檔案管理實現規范化，才能為企業決策者提供強有力的決策依據，才能為企業持續發展提供強有力的保障。
二、企業檔案的規范化管理必須做到以下幾點
1．要依據國家的檔案法規，建立起企業檔案科學、合理的收集、整理、立卷和科學歸檔制度并在企業內建立完善的企業檔案管理網絡，制定專業檔案人員的崗位職責，實行檔案管理與各項管理工作同步進行，即在企業驗收各項管理工作的同時，驗收檔案管理工作。
2．現在大部分企業都配有專職的檔案管理人員，這就要求企業管理者在配備檔案管理人員時，一定要配備有高度事業心、責任感的員工擔當，檔案管理者一定要不斷提高自身專業水平，大力開發檔案管理信息資源，為企業持續發展做出應有的貢獻。
3.企業檔案管理者要根據企業發展情況開發和利用檔案信息，編制多種檢索工具，使企業檔案工作的價值得以實現。企業領導也要對檔案管理工作給予重視，要加大投入，采用先進的科學技術，配置現代的管理設備，適應企業發展要求，逐步實現檔案管理現代化。
總之，只有加強企業檔案管理規范化，解決企業檔案管理中存在的問題，不斷提高檔案管理水平，才能適應企業持續發展的需要。
企業人事檔案記錄著職工錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔、任用、業務技能、工作表現以及工作變動等過程中形成的信息資料，是企業發展和職工活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分。因此，管理好企業的人事檔案具有，具有重要的歷史意義和現實意義。但是在目前，四平市的部分企業沒有建立規范的職工檔案，職工合法權益得不到保障。四平現有民營企業、外資企業達500多家，由于多種原因，近一半的企業沒有建立人事檔案，新進職工與離職職工沒有記載，職工技術職稱及技能不能確定，因沒有文字記錄，也就沒有企業來管理，養老醫療等應享受的待遇使職工不能享受；還有一些企業職工檔案資料收集不全。有四個方面的原因：一是企業在招用職工時，沒有立即為其建立檔案，故沒有招工登記表等資料。二是企業雖然建立了職工檔案，但沒有把職工的定級表、勞動技能鑒定表等資料歸檔，至使不少個人資料遺漏遺失。三是國有、鄉（鎮）企業改制后，不與職工簽定勞動合同，對辭退的老職工也沒有終止或解除合同，致使檔案中沒有《勞動合同書》或《解除勞動合同證明書》。四是企業對職工檔案管理混亂，造成職工檔案遺漏遺失嚴重。
一、當前我市企業人事檔案管理中存在的主要問題
（一）檔案管理人員專業素質不高。目前，在我們四平市雖然有了一支穩定而發展的企業人事檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉人事檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。
（二）檔案管理不夠規范。目前，在四平市部分企業單位普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范；第二，案卷標題不規范；第三是大部分案卷缺少卷內目錄；第四是組卷混亂現象比較嚴重。
（三）現行檔案管理體制與經濟發展不相適應。我們四平市企業職工檔案由多個部門管理，部門分工交叉重迭。如當地人才交流中心檔案室管理當地、外地大中專畢業生職工檔案，企業人事部門管理著固定工身份、合同制身份和臨時身份的職工檔案。這種管理方式，有悖于企業實行的全員勞動合同制，給企業的職工管理帶來諸多麻煩，不利于維護職工個人利益和勞動力合理有序流動。企業改制后，沒有了上級主管部門，企業對檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案或有或無的責任問題無部門追究。對已建好的職工檔案，因人員變動等原因得不到妥善保管而丟失，職工在調動工作時找不著檔案或把檔案長期存放在個人手里的現象也很多。部分企業為達到控制職工的目的，扣押職工檔案，使調離的職工辦不成調動手續，造成人走多年，檔案還在原單位的情況。這些問題的出現，影響了職工檔案管理的規范和安全，同時也侵害了職工的個人利益。
（四）檔案保管條件太差，影響了檔案的安全。檔案管理的軟硬件建設配備較差，檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責任意識不強，檔案業務不熟悉，年復一年，檔案管理形成了惡性循環，出現了檔案越管越差，越管越少的現象。
三、職工檔案規范化管理的有效措施
（一）建立與社會經濟發展相適應的現代職工管理體制。管理方式應適應企業發展和勞動力市場發展需要，企業職工檔案由現在的多級分散管理要逐步過渡為集中統一管理，有條件的企業獨立管理職工檔案，條件不具備的企業可以讓地方勞動人事服務中心代為管理。養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險等檔案也可以由地方勞動人事服務中心代為管理，這樣既能有效地保障了職工的個人利益，方便了企業對職工或職工檔案的管理，避免不利于職工檔案保管和利用等現象的發生，積極發揮勞動保障部門的服務職能，提高了辦事效率。
（二）加強企業職工檔案管理，實現檔案規范化管理，確保企業職員的合法權益得到保障。為了地方經濟發展，為了企業職工檔案規范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應從實際出發，是否聯合制定一個企業職工檔案管理的規定或實施意見，不論企業規模的大小，都必須建立統一、標準和規范的職工檔案管理體系，有條件的企業可以進行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業進行一次嚴格的職工檔案執法抽查，對職工檔案達不到要求的，要根據《檔案法》的要求進行相應的經濟處罰。必須做到不手軟，不走過場，以法辦事。
大中專院校、技工學校畢業生畢業后，其檔案資料應統一移交所在地勞動人事檔案服務中心檔案室實行綜合管理。當大中專院校、技工學校畢業生到企業工作后，勞動人事服務中心檔案室可根據企業自身管理情況，逐步地將職工檔案移交企業管理或繼續由勞動人事服務中心檔案室負責保管。
（三）對于職工流動的檔案管理。筆者認為，檔案的移交保管方式有二種：一是職工與原單位解除或終止勞動合同后又到新單位工作的，若新單位具有檔案管理條件的，可以把檔案移交到新的單位管理，也可把檔案移交地方勞動人事服務中心檔案室保管。二是職工與原單位解除或終止勞動合同后，又重新就業的，若新單位沒有檔案管理條件，則應把檔案移交到勞動人事服務中心檔案室。
嚴禁涂改或遺漏遺失檔案。企業或勞動人事服務中心檔案室，當發生涂改或遺漏遺失檔案資料時，要及時報告當地檔案行政管理部門或上級主管部門，應及時采取補救措施，到有關部門補辦有關資料，并追究有關部門或當事人的責任。
（四）依法治檔，加大對企業職工檔案的管理力度。地方檔案行政部門要突出抓好對企業依法治檔的嚴肅性和規范性，力求在檔案法制建設上有新的進展。依法治檔是促進企業職工檔案全面、規范的根本保證。地方檔案行政部門要行使行政執法能力，提早介入企業職工檔案的規范化管理進程，完善檔案執法監督機制，推進依法治檔水平。要加大對企業檔案法規的宣傳教育，著重提高全社會特別是各級企業領導層的檔案法制意識，在企業職工建檔問題上，地方檔案行政部門一定要按照《檔案法》的要求，嚴格標準，嚴格執法，嚴格監督，不當老好人，不去應付或有差不多就行的意識，更不能把《檔案法》當作一種軟法去執行。
1.前言
檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。加強檔案管理信息化建設是檔案工作的重中之重，是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎，是做好檔案工作的關鍵。
2.我國企業檔案管理信息化建設的現狀
2.1檔案管理信息化建設的發展概況
20 世紀90 年代中期以來，中國企業的信息化進程不斷加快，各種各樣的信息系統紛紛建成、運行。企業開始建立使用辦公自動化（oa）系統、erp 系統、財務管理系統、人力資源管理系統等。信息化建設使得企業在各項生產、經營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多企業檔案機構和人員面對電子文件的涌現，沒有及時應對，結果造成大量的檔案資源流失。曾經發生企業員工離職時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。
2.2檔案管理信息化模式實效不高
一些企業檔案機構和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方面脫機或聯機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數字化處理。然后，借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。但是，不少企業檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視檔案管理系統的建設而忽視檔案信息資源的開發利用，結果導致檔案信息化建設效益低下。
2.3檔案管理信息化標準、規范工作不足
早在1971 年國際上就開始探討電子檔案的管理模式，然而中國檔案界直至1996 年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開始關注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實踐則更晚。檔案信息管理工作標準尚不完善，這制約了企業檔案信息工作的進程。
2.4檔案信息管理人員的素質有待提高
檔案信息電子化就需要現代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術，不能只滿足于計算機簡單操作。
2.5企業歸檔方式的現狀
2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定：公文發文處理應遵循草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序；收文處理應遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統地體現檔案工作流程，但是隨著政務信息化建設步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網上辦公變成現實，如果運用網上辦公，一個文件可同時發送多個主送單位，一個單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，《國家行政機關公文處理辦法》所規定的收文與發文程序將發生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發文中的繕印、用印以及分發程序將由鍵盤和鼠標來完成。以傳統的紙質材料為載體的檔案工作要應對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉變。
3.加強企業檔案管理的信息化建設
3.1加強企業檔案管理信息化的益處
1．大多數基層檔案室，計算機的應用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發揮現有計算機的潛能，提高利用率。
2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機讀文件的檔案，縮短了二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。
3．檔案信息化，是一次投入，多次產出的，這樣改變了信息加工受經費限制的局面。
4．檔案信息化，信息成果可進行多份拷貝，這樣就拓寬了服務范圍，擴大了社會影響。
5．檔案信息化有效減少了紙質檔案保管時所遇到的庫房面積的壓力。
3.2加強企業檔案管理信息化的基礎設施建設
針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實現傳統檔案的電子化和信息化
企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.4實現企業信息檔案的網絡化
企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要。現代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。
3.5要樹立文檔一體化意識
我們認為文檔一體化的實質是：把現代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學化、合理化。檔案是人們社會實踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現實價值有深刻認識，文書工作人員必須具有較強的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當前工作服務，更要站在對歷史負責的高度，按文檔一體化的要求，強化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經常性對文書工作人員進行檔案業務指導，使其明確歸檔范圍。
4. 加強檔案管理體制的創新
4.1檔案管理機制創新主要在于精簡
任何企業，精干是必然趨勢，企業檔案管理也要跟上企業管理的腳步，檔案管理的方法要創新，要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內涵，將單一的檔案管理擴大成信息集中的企業檔案管理。通過計算機網絡將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進行檔案管理。
4.2檔案管理的機制創新的關鍵是高效
企業就是要創利潤，無論經濟體制改革、轉換機制，都是為了經濟利益和社會效益。檔案管理也應該是以此為目標的，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的保障之一。
5.結語
總之，為了適應國家信息化建設和檔案工作可持續發展要求,各企業應以網絡建設為基礎，以檔案信息資源開發為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設納入到公司信息化建設的總格局，把網絡技術應用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實現自動化、數字化、網絡化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。
1、檔案概述
檔案是載體與文字、圖表、信息、聲像等內容的結合物，是人類活動中形成的保存備查的歷史記錄，是人類知識和智慧的結晶，是人們通過長期的實踐活動不斷積累完善的產物,其對后來的各種實踐活動有著積極的借鑒和指導作用。檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。傳統檔案工作在企業只是記載歷史，無法促進企業工作更有效益，但過去的檔案受傳統技術的束縛，致使檔案的本意無法實現。在企業檔案管理活動中,全面應用現代信息技術,對企業檔案信息資源進行有效采集、管理和提供利用服務，這才符合信息時代的檔案工作。
在企業實現計算機全程管理后，在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案），適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。由于電子化、信息化手段的應用，檔案資料收集管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整?，F檔案資料大都可以進行數字化處理，以磁盤、光盤、磁帶存貯，經檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”，這樣能有效地解決傳統檔案管理中存在的安全性及保存空間效大的問題。
2、檔案管理特點
企業檔案資料的來源分很多類:技術、人事、財務、管理等，需要大量人力物力去收集、整理分類。這既耗費大量的時間也需要大量的專業人才。隨著信息時代的網絡發展，檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化。企業檔案材料可以由擬稿者直接分好類后寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改,形成后存貯到辦公信息中，由檔案人員、技術人員所共享,使企業員工可以快速掌握知識，具備更強的工作能力。企業檔案信息化建設的目標，應建設一個檔案信息資源豐富，現代化水平較高的檔案管理體系，形成包括企業生產、研發和市場等領域的信息應用系統，促使企業工作質量和效率水平得到提高,進而取得利潤。在信息時代計算機管理過程中企業的檔案分類應更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面的狀況，不同的用戶可以根據不同的需要，運用辦公自動化系統對電子檔案進行自由組合分類，這使分類將更詳細、更科學、更規范。
傳統的企業檔案一般在重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收時對其檔案進行監督、指導和接收，這使得檔案得不到及時地、實時地應用，等整理完畢后，檔案已成為歷史，這樣就顯得有些滯后了。在信息時代的電子環境中，檔案就是知識資源，應與設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收等各個環節的工作相聯系，同步進行，規范化處理知識資源，并且創新，而企業內外的知識與信息、決策方法大都是在企業檔案知識與信息中，必須提高信息密度和傳遞速度，將檔案數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，讓決策者們及時地得到它們，為企業經濟技術決策提供可靠的依據，那么決策的質量就可以保障，效率也有了提高。
3、檔案管理“雙軌制”
檔案的原始記錄一方面表現在檔案的內容上，另一面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆簽名等，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。但在信息時代，由于電子檔案的使用，企業文件很難做到絕對保密，使得一些別有用心的人對電子檔案進行篡改。在現在技術條件下，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照。企業檔案部門所管理的電子檔案還可采用以下方法來保證檔案的真實性、原始性：（1）應當是電子文件的原件與復制件，歸檔的電子檔案還應當區別出原件與復印件，檔案部門就當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維持電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。（2）通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效益。
因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。信息化時代的檔案工作，應以快速方便查閱滿足利用者對檔案信息的使用，企業的檔案部門可在企業內部設局域網，以數字化的形式通過局域網為企業各業務部門和科技人員提供必要、及時、可靠的檔案信息，滿足企業內部各部門和人員工作自動化過程對信息的需求，最大限度實現檔案信息共享，經過系統內部對檔案信息的準確處理和加工，檔案人員根據企業員工權限在網上提供實時供閱服務，工作效率得到很大的提高，做到了準確快捷，使檔案信息充分發揮了其在企業經濟建設中的作用，促進了企業的生產經營活動及科研活動。而且通過用戶與檔案信息的頻繁使用，其檔案意識會不斷增強，會充分認可檔案人員的勞動，檔案的信息化發展會得到企業的不斷支持。
4、檔案管理的“反饋”
在檔案管理中，要積極注重“反饋”，反饋方法在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。為了更深深層次開發檔案信息。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果，進行分析研究，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。例如，企業產品經過用戶使用之后，能否適應需要、哪些需要改進等，這是檢驗企業為適應市場需求而采取的改革措施是否成功的關鍵，也是對產品質量作出的評價。通過對產品質量的反饋材料進行分析研究，在此基礎上，企業進行自我調節，評判產品，檢查企業產品改進的目標是否已達到、已經做了些什么、還應做些什么等，這對企業的發展起著至關重要的作用。
檔案工作是涉及到社會各個領域的基礎性工作,也是提供知識服務、滿足現實工作中信息資源的保障。飛速發展的科學技術越來越多地應用于檔案管理之中，采用信息技術不僅是提高檔案管理工作現代化水平的手段,更是社會發展的必然趨勢。自動化、數字化、網絡化是現代企業檔案工作的發展方向，其檔案信息量也日益劇增,面對浩如煙海的企業信息資源,必須通過現代化手段快速獲得所需企業檔案資料，以應付復雜多變的局面。檔案部門不能只按照自身的理解、思維和認識去收集、整理、保管檔案和提供利用，必須以利用者滿意為目標、以利用者的需要為原則來審視檔案管理的全過程，轉變服務意識，改變服務方式，以利用者為中心，借助現代信息化技術，為利用者提供智能化服務，滿足利用者的個性化需求。因而企業檔案工作就必須向信息化、電子化、數字化、網絡化的方向發展,以跟上時代和技術進步的步伐，以提高檔案管理工作效率。
摘 要：電力檔案在電力事業的發展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業管理工作中的重要環節，它直接關系到電力企業能否贏得市場競爭的主動權。本文著重從電力企業檔案管理的重要性、存在的主要問題以及解決措施加以簡單闡述。
關鍵詞：電力企業 檔案管理 重要性 存在問題 解決措施
隨著社會的發展、科技的進步，社會的各個領域都在不同程度的發生著變化。就拿電力行業來說，隨著電力體制改革和企業結構的不斷調整，電力的生產和經營正在逐步邁向一個全新的發展階段。相應的，檔案的利用價值也逐漸被凸現出來。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為電力工業服務，已經成為電力檔案工作的核心任務。
一、電力企業檔案管理的重要性
電力檔案在電力事業的發展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業管理工作中的重要環節，它直接關系到電力企業能否贏得市場競爭的主動權。所謂的電力企業檔案就是指電力企業生產經營活動的最原始記錄。它不僅真實的反應了電力企業的發展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識信息，進而推動電力企業經濟的快速發展。這就要求電力部門以科技創新為理論基礎，扎住機遇，加快建設和完善電力企業的檔案管理工作，使其更好地適應社會主義市場經濟的管理體制，保證電力企業經濟的快速發展。
二、我國目前電力企業檔案管理中存在的主要問題
1、電力企業的檔案管理得不到高層應有的重視
很多電力企業的高層領導對電力檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和市場占有率、產品的質量、售后服務比起來簡直是微不足道。正式由于高層領導的不重視，導致這些電力企業在檔案管理方面投入甚少，出現檔案室設施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產生的直接后果就是無法為企業提供高質量、高效能的服務。
2、電力企業的檔案管理缺乏專業部門和專業人員的負責
很多電力企業的檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，相當一部分的電力企業根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業經濟的發展，還會在一定程度上增加企業的經營成本。
3、電力企業檔案管理的理論研究滯后
在新形勢下，電力檔案的管理工作已經成為了電力企業管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關于這方面的理論研究和政策指導還是相對滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業需要投入更多的人力、物力，專注于此項研究。那么應該主要研究哪些問題呢？1）電力企業檔案的產權特征和法律地位問題。2）電力企業在產權變更后檔案的流向問題。3）國家、社會對有保存價值的檔案的鑒定問題。4）電力企業檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實踐中逐步摸索，逐步解決。
4、電力企業的檔案管理的信息化建設滯后
信息化是檔案管理工作的最終發展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。
其滯后性主要體現在2點。1）管理檔案的計算機配置相當落后，軟件、硬件設備都亟待更新。2）電力工程人員不能在工程現場調閱檔案圖紙。
那么導致其發展滯后的原因主要有哪些呢？1）個別企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，這樣就導致了對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯后。2）企業檔案信息化其實是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。3）電力企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。4）沒有充分的開發利用檔案信息資源。例如，有的企業花費了大量的成本來實現企業檔案的數字化，實現了計算機檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內使用，不能實現整個企業信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發和利用。5）電力企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。
三、強化電力企業檔案管理的措施
1、嚴格規范電力企業的檔案管理制度
電力企業檔案的整理應該按照相應的法規及原則進行，不宜盲目。比較常見的法規有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》、《歸檔文件整理規則》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等等。
2、爭取企業領導的重視
其實，電力企業中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業領導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須說服企業領導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。
3、提高檔案管理人員的業務素質
在新形勢下，要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有素質的檔案干部隊伍。要對他們進行定期的教育培訓，不斷地激發和調動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。那么我們具體應該怎樣做來提高檔案工作人員的素質呢？其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑。培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現場培訓是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓和實際操作結合起來，是受訓人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現的知識結構不合理，年齡結構老化的狀況。最后，還可以通過加強業務研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應新形勢下電力企業檔案管理工作的需要。
4、進一步加強檔案的信息化建設
隨著計算機和信息技術的迅速發展，我國電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強。但我們仍然要通過借助現代化的信息技術和先進的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使電力企業的檔案管理信息化更好地發展，我們還是要盡量爭取企業高層領導的支持，使他們能夠充分認識到企業檔案管理信息化的重大意義，進而支持將檔案管理信息化納入企業整體信息化之中。當然，不同電力企業的檔案管理信息化進程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對于那些經濟效益好，現代化管理水平高的電力企業，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設。而對于那些經濟效益不好的企業，我們可以采用分步實施、逐步推進的方式。
5、要切實做好電力企業檔案的安全防護工作
電力企業要積極按照國家關于檔案保管保護的規定，投入資金，配置具備防盜、防潮、防火、防有害生物等的必要設施。對于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴密的安全措施，進行重點防護。此外，我們要盡可能的保證那些涉及知識產權和商業機密的檔案的完整性。
