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序論：在您撰寫企業檔案員論文時，參考他人的優秀作品可以開闊視野，小編為您整理的1篇范文，希望這些建議能夠激發您的創作熱情，引導您走向新的創作高度。
摘 要：企業退休人員的人事檔案管理是一項嚴謹的專業管理工作，又是一項嚴肅的政治工作，文章在企業退休人員檔案管理實踐的基礎上，提出了做好企業退休人員人事檔案管理工作的具體辦法和思路。
關鍵詞：社會化管理 退休人員 檔案管理 實踐和思考
2003年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見》（中辦發[2003]16號），各地積極貫徹落實文件精神，企業退休人員實行社會化管理的工作穩步推進。中辦發[2003]16號文件中明確規定“社會化管理服務工作主要包括：……集中管理企業退休人員的人事檔案……”，退休人員人事檔案實施歸口、集中管理勢在必行。人事檔案是黨和國家的機密，企業的寶貴財富，人事檔案管理既是一項嚴謹的專業管理工作，又是一項嚴肅的政治工作，我們應認真研究如何做好退休人員人事檔案管理工作這一重要課題，使退休人員檔案得到更有效地保護和利用。本文試從以下幾方面闡述自己的一些看法。
一、建設檔案室，選調管理人員，組織好退休人員人事檔案移交接收工作
檔案移交接收工作是做好退休人員人事檔案管理工作的基礎。首先，根據《檔案庫房技術管理暫行規定》（國檔發[1987]19號）、檔案館建筑設計規范（JGJ25-2000）和《干部檔案工作條例》的有關規定，選定符合要求的場所，建設退休人員人事檔案室，配備必要的管理設施、設備，如：除濕器、空調、溫濕度記錄儀、恒溫儀等。使檔案室符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫、防鼠的要求，做到檔案存放、閱檔、工作人員辦公三室分開；第二，選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有中專以上學歷的共產黨員從事退休人員人事檔案管理工作，應優先考慮具備檔案管理工作經驗的工作人員；第三，工作人員要本著對退休人員高度負責的態度，根據退休人員人事檔案移交清單，認真逐卷核對，做到移交清單要與移交人事檔案名單相符合，檔案目錄要與檔案內容相符合，確保退休人員人事檔案的完整。對于退休人員人事檔案中職工履歷表、退休審批表等檔案要件，要認真檢查，由于在調整退休人員養老金、辦理退休人員供養直系親屬死亡待遇等事項時，需要向社會保險部門申報這些材料，如發現這些材料缺失，應要求移交單位及時補充材料，待材料收集歸檔后，再進行交接。同時，要建立工作責任追究制度，對移交不規范、遺失檔案、泄露或擅自向外公布檔案內容的行為，視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分。
二、推進檔案信息數字化，抓好數據庫建設，開展退休人員人事檔案數字化建設
1.檔案信息數字化是檔案管理發展的必然趨勢，離不開大量的資金支持，要多渠道籌措資金，把檔案建設經費列入預算，保障檔案管理工作的經費。同時，要將檔案管理現代化作為一項建設任務納入重要議事日程，既要制定檔案管理工作近期計劃，也要制定檔案現代化建設長遠規劃，從而有計劃、有步驟地推進人事檔案管理現代化。
2.退休人員人事檔案管理應開展數字化建設，將信息技術應用于檔案管理工作中。檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位，工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。檔案數字化建設的步驟可分為：第一步，結合當地退休人員管理工作實際，選擇符合檔案管理標準化、規范化的人事檔案管理系統；第二步，對接收檔案重新編碼，輸入數據庫；第三步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現檔案原件信息數字化，并將檔案原件數字化信息與數據庫中對應人員記錄聯接。檔案數字化建設關鍵在于數據庫建設，數據庫建設是檔案數字化建設的核心和基礎，是檔案數字化建設的主體。數據庫建設要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。在數據庫建設過程中，檔案管理人員應同計算機技術人員協同配合，突出重點，使數據庫由單一庫向系統庫發展。
從實踐看，檔案數字化建設應用效果顯著，首先是在檔案查詢利用方面帶來的便捷、快速、準確，查詢利用便捷，只需要鼠標、鍵盤就可以完成一次檔案查詢；其次是使用檔案管理系統對檔案進行數字化后，原始檔案的使用率下降，使得檔案保存時間大大延長。
三、注重檔案管理人員的培養和教育
為了適應新時代檔案工作發展的需要，提高檔案管理人員業務文化素質，引進、招聘科班出身的檔案專業的人才來充實檔案工作者隊伍，加強、引導現有檔案工作者的繼續教育，培養“一專多能”的復合型人才，才能推動檔案工作“更上一層樓”。
（一）注重人才
從目前看，街道和社區缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分人員現代技術水平偏低，搞好退休人員檔案管理工作，推進檔案信息數字化的關鍵是人才，要求檔案管理人員有較高的知識層次和先進技術水平。企業要做好三個方面的工作：
1.把住人才入口關，注意引進或招聘有專業技術、技能的人才充實檔案工作者隊伍。
2.注重人才的使用，要敢于選拔具有專業理論知識和專業技術特長的年青干部，發現他們的優點和長處，發揮他們的聰明才智。
3.穩定檔案工作人員隊伍。檔案工作連續性強，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能適應和完善。檔案工作人員的頻繁調動，絕對影響檔案工作的連續性，因此，為了維護檔案工作的長遠利益，必須做好檔案工作者的穩定工作。關心支持他們的工作，切實解決他們的實際問題，使他們安心本職工作，促進檔案工作的持續穩定發展。
（二）加強對檔案工作人員的教育
1.有計劃組織進修。一是結合工作實際需要和未來發展趨勢，根據不同層次、不同需求，按需致用，便于操作，講究實效。二是根據繼續教育的類型和形式，因人而異。對于新進檔案工作人員，培訓學習基礎知識、實際操作技能；對于一些經驗豐富的老檔案工作人員，培訓一些新技術、新方法。
2.進行政治思想教育，培育檔案管理人員的事業心和奉獻精神。
四、建章立制，夯實基礎工作，明確責任到人，做好退休人員人事檔案日常管理工作
1.根據黨和國家有關人事檔案管理的政策、法今、法規，制定退休人員人事檔案管理辦法及人事檔案工作人員職責、保密制度、保管與保護制度、檔案查閱借閱制度、檔案的轉遞制度、檔案材料鑒別歸檔制度、檔案材料收集補充制度、檔案室安全檢查制度、管理考核制度等規章制度。同時，建立完善檔案轉入登記臺賬、檔案查閱借閱登記臺賬、接收歸檔材料登記本和查閱摘錄、復印檔案登記本等基礎資料臺賬，做到檔案管理制度化、規范化。
2.有不少人認為職工退休后，檔案就沒有用了，職工的《退休審批表》等重要資料都沒有歸檔，時間長了，遇到調整養老待遇、修改出生年月、工作時間和退休時間等信息時，由于重要資料的缺失，上級社會保險管理部門無法予以認定，就會引起不必要的矛盾，因此，要將檔案移交、材料及時歸檔作為一項重要內容規定在管理制度中，細化分解到各項工作程序中，并且將檔案管理納入單位綜合考核中，確保檔案及時移交及材料歸檔及時、完整。
3.將檔案管理責任落實到人，檔案管理人員按責任分工，各司其職，狠抓落實。
五、利用好檔案，做好檔案信息的提供利用工作
企業退休人員人事檔案不僅是企業退休人員在職期間招用、調配、學習、培訓、考核、選拔和任用等方面形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現、工作變動等有保存價值的文件材料，而且還是企業人員到達法定退休年齡時，由勞動保障行政部門審批的退休材料。它是企業退休人員在職工作期間情況的真實記錄，是其辦理退休手續的依據和調整養老待遇的原始憑證。我們要牢固樹立檔案工作為企業管理服務、為老同志服務的思想，不斷強化服務意識，為落實好老同志的政治生活待遇做好檔案信息的提供利用工作。
總而言之，在開展社會化管理服務過程中，街道和社區領導要高度重視此項工作，充分利用國家政策精神，把握時機，統籌解決企業退休人員人事檔案管理的場所、設施和管理人員等方面的問題，積極開展檔案數字化建設，不斷提高管理水平，使檔案管理工作科學化、現代化。
【摘要】 鐵路系統改革發展帶動了各方面工作，迫使檔案管理人員必須提高綜合素質，以適應新形勢的需要。作為一名合格的鐵路檔案人員，首先必須要保持政治上的堅定性，思想素質要過硬，不折不扣執行黨的要求和企業的發展要求；其次要通過一線工作的實踐鍛煉，不斷提升職業道德素養，樹立檔案管理人員的模范形象；最后是要增強責任感和使命感，要掌握精湛的技能和業務知識，通過高效優質的服務達到企業要求，為企業更好服務。
【關鍵詞】 鐵路企業 檔案人員 綜合素質
當前，鐵路不斷深化改革，進行機構重組，給干部職工的思想造成一定波動。特別是在強化基礎工作上，要求要以“管理規范化，作業標準化”為主線，這無疑給檔案管理工作帶來一定的壓力和難度。面對嚴峻形勢和工作壓力，各級檔案管理人員，要站在政治高度和從大局著眼，通過不斷提高自身綜合素質，認真對待并做好各項檔案管理工作。筆者認為，檔案人員必須從以下四點著手不斷提升自身素質。
1. 提升思想素質，自覺保持政治上的堅定性
當前，在鐵路不斷深化改革過程中，人們受到各種文化思潮的影響，個別人由于沒有主動加強學習，導致不能用新理論、新觀念去分析和解釋新情況、新問題，在思想觀念上不能正確把握方向，甚至在不良思潮和各種物欲的誘惑下，動搖了立場，迷失了方向。更有甚者面對各種不良思潮，自己的立場不能與黨中央保持高度一致，不能堅定不移地執行黨的路線、方針、政策；不能旗幟鮮明地支持正確的東西，堅決制止危害黨的利益、國家利益、人民的利益的言論和行為；不能與一切社會丑惡現象作堅決斗爭。由于工作性質決定著檔案人員掌握了整個單位的信息資源，有的是暫未公開的，有的是保密的，更多的是最新的文件精神。如果在思想上沒有堅定的政治信仰，在物欲橫流的社會里，很容易因一點點蠅頭小利而喪失自己的政治立場，從而導致悔恨終身。因此，檔案人員必須主動加強學習，主動改造自己的世界觀、人生觀和價值觀，從思想上、政治上、行動上自覺與黨中央保持高度一致，能夠站在大局的高度想問題、辦事情，自覺維護單位的團結和榮譽，不折不扣地貫徹執行上級黨委和各級領導的工作部署，使自己的一切言行與黨的基本理論、基本路線和方針政策相符合，與企業發展和黨的要求相一致。
2. 加強實踐鍛煉，不斷提升職業道德素養
在社會健康發展、和諧發展和科學發展的今天，我們也不否認在個別地方仍然存在著勾心斗角、爭權奪利、見利忘義、急功近利、缺少社會公德不良等現象。但作為檔案人員，要在工作實踐中通過學習政治理論、學習先進典型、學習黨的路線、方針和政策，不斷增強自身的是非辨別能力，培養自己良好的職業道德素養，從思想上樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀和權力觀，能夠正確處理名與利、苦與樂、得與失的關系。在自己默默工作和默默奉獻中，不斷校正人生坐標。在日常工作中，主動講道德，講廉恥，講榮辱；嚴于律已，率先垂范。時時自重、自省、自警、自勵。不但自己做個品德高尚的人，還要去感化別人，從一點一滴做起。在對待公私利益上，主動服從組織安排，不鬧個人意氣，在大是大非面前站穩立場，不與歪風邪氣同流合污，充分體現檔案人員優秀的品質；在對待同志矛盾上，要胸懷坦蕩，不計較個人恩怨，不計較私仇，正所謂“將相頂頭能走馬，公侯肚內好撐船”，對同志不抱成見，有肚量，容得人。常言說：境界有多高，事業有多大！一個有進取心的人，必須做到境界要高、心胸要寬、心態要平、作風要實、能力要強、方法要多。只有從思想深處真正看淡個人名利，看重肩上的責任，踏踏實實，勤勤懇懇，堅忍不拔地工作，才能持之以恒做好檔案管理工作，以實際行動和成績取得組織的信任與認可。
3. 要腳踏實地，忠誠自己的事業
作為一名檔案人員，必須要有強烈的事業心和高度的責任感，因為工作性質決定了檔案工作沒有臺前的輝煌，只有幕后的艱辛；沒有顯赫的名位，只有無私的奉獻。檔案人員所從事的工作與其他業務部門相比，除了清苦，就是辛苦。如果沒有對檔案事業的熱愛，沒有那份對事業的執著，肯定干不好工作，更當不了“幕后英雄”，甚至有可能有辱于我們所從事的崇高的檔案事業！所以要正確地認識檔案工作地位的特殊性、崗位重要、責任重大、使命光榮，把工作當成生命的一種狀態，把工作當作進步的階梯，把工作當作實現自身價值的需要全身心地投入。檔案工作是最平凡的工作，但是，又是最光榮的工作，要充分認識到檔案工作的重要性。因此，檔案人員要用心去想、用心去做，每件事都要想想怎樣才能做到位，還有哪里不到位，有沒有可能更到位。用心去比，用心去問，今天的工作有沒有到位，今天的工作和服務到位在何處，沒有到位的地方在哪里，我明天是否還能到位。一句話，就是要用心去把工作當事業來做，激勵自己干工作時不斷改進，不斷完善，不斷提高，做到精益求精，力求優質高效。
4. 要邊學邊干，不斷提高工作本領
科學發展、和諧發展，需要創建學習型社會和學習型企業。作為一名檔案管理人員，更要加強學習，用新理論、新理念武裝自己。我們只有不斷地自我充電，保持穩定的知識儲備，才能跟上時代的發展，才能從容應對我們未見過的東西，也才能不至于出現力不從心，愛莫能助的尷尬局面。為此，我們要牢固樹立“學以立德，學以增才，學以致用”的理念，通過刻苦學習，不斷提高政策理論水平，更新知識結構，從而不斷增強自己的工作本領，努力成為工作中的復合型、全能型人才。檔案管理人員應具備如下能力：
4.1 協調能力
在實際工作中，檔案管理人員常常要和有關領導和部門打交道，要得到各方面的鼎力支持，除了依靠企業嚴格的規章制度外，更主要的靠檔案管理人員自身協調能力的發揮，而且能起到事倍功半的效果，這也是通過無數例子得以佐證的。
4.2 管理能力
檔案管理工作是一個系統，它不僅包括對檔案實體的管理，還包括對檔案事業的管理，這就要求檔案管理人員必須掌握高新技術管理手段。近幾年，現代信息技術在檔案工作中得到廣泛運用，要求檔案管理人員必須掌握新技術，迅速有效地收集信息，完整安全的保護信息、及時準確提供信息、最大限度運用信息，使檔案“起死回生”發揮最大功效。
4.3 學習能力
檔案管理人員要經常參加系統的知識更新和學習與繼續教育培訓，不能只吃老本。要不斷擴展自己的知識面，有計劃進行繼續教育與終身教育，提高學歷層次。另外，也要掌握豐富的檔案專業知識，減少工作中的隨意性和盲目性，用豐富的檔案專業知識去指導和推動工作，解決實際工作中出現的疑難問題。
4.4 開發能力
檔案信息資源的開發和利用是目前檔案工作的一項十分重要的內容，也是檔案的拓寬與深化。檔案管理工作人員應該努力創造有利條件，運用現代化手段，及時、準確、高效地開發信息資源，更好為企業服務，為社會服務。
隨著市場經濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業檔案管理工作中必不可少環節的企業流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業發展的人事檔案管理的新舉措。
1.人事檔案實現信息化管理
一是檔案庫管理現代化。檔案庫的管理,需要以科學的手段來扭傳“看堆守攤”的局面,以適應檔案管理信息化的對內要求,可以建立人事檔案信息的專用數據庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術,將檔案資料整理輸入微機,通過相應的技術處理,將文章圖片甚至聲像資料傳變成數據資料,使檔案數字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。三是檔案服務網絡化。利用局域網、互聯網、黨政網等網絡平臺,建立人事檔案信息化服務系統。在人事檔案專用數據庫建立起來后,還要有一定的專門網絡和專門網站才能實現人事檔案信息的交換、流通,也才能實現人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。
2.規范人事檔案管理各環節
2.1完善檔案材料的收集
檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。為有利于工作的順利開展,應采取一系列切實可行的措施。
一方面,要從人事檔案收集環節本身進行規范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網絡,根據材料形成的規律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責、權、利,并嚴格執行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批傳出檔案。接收人員在驗收時,如發現材料不齊或丟失,要設法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統消極的收集保存方式。傳統的檔案收集實際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現有的僵局。如有些人才流動服務機構創建的“人事立戶”的存檔模式,即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進行的,這種方式可以使用人單位與人才流動服務機構建立動態聯系,與傳統意義上企業流動人員委托存檔的區別在于克服了“人檔分離”的現象。用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動服務機構合作管理檔案來完成的,流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個月內送交人才市場,并由其根據國家有關流動人員人事檔案管理的規定進行審核歸檔。
2.2嚴格檔案傳遞手續
國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規定》中要求:“人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函15天內,將流動人員人事檔案隨檔案傳遞通知單傳交人才流動服務機構。傳遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批傳出。人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案傳遞通知單回執退回原單位?！薄叭瞬帕鲃臃諜C構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容?！辈⑶?檔案的傳遞應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。應當交接的檔案一定要盡快移交,人員流動后留下的檔案,流出單位應盡快將其檔案傳遞到人才市場或新用人單位,收到的檔案經核對無誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節。
2.3優化檔案內容構成
一要創建能力檔案。重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二要創建業績檔案。要及時將企業流動人員的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據。三要創建誠信檔案。要規范企業流動人員自身誠信狀況的管理,重點記載政治自律、專業技術人員學術和技術水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應用。唯有如此,才能使企業流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關部門可通過檔案記載確定對企業流動人員的選拔和培養,人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產生。
3.拓展人事檔案管理方式
在社會主義市場經濟條件下,人事是適應中國企業流動人員管理的新方式,是一種促進人才產業化,最終使人事管理變成一種公眾服務的制度。簡單地說,就是把“單位人”變成“社會人”,實現人事關系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等,由人才流動服務機構代管。隨著新形勢的出現與發展,人事制度也開拓了新的服務形式,實行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區已經實行。它由人才市場擔當員工的法定雇主,負責派遣員工的人事管理,實際用工企業同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同,實現勞動關系傳移,提高人力資源配置效率和使用效益。
實行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關系與勞動關系一體管理的局面,租賃單位用人,專業機構管人。二是人才資源共享。通過對高級專業人才兼職租賃業務的開展,可以有效地促進地區人力資源的社會共享。三是準確選人,規避用人風險。中介機構根據用人單位的要求,利用專業化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進行面試確定,使招聘更加準確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴大編制的情況下解決用人需求。對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動關系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業績情況、培訓、健康及考核等方面內容,能更好地維護勞動者的合法權益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續簽,由于其人事關系仍然由人事派遣服務機構。其工齡連續計算,并可繼續為人員代交社會保險費,辦理各種以人事檔案為依據的各種證明等人事服務。
檔案干部要培養形成理性、務實、穩健和獨立的思維形態；培養形成個性鮮明、頭腦清醒，敢想、敢說、敢干的思維人格，切實具有時代所要求的創新意識和創新能力。
改革開放和社會主義現代化建設，帶來了經濟快速發展和社會巨大進步，為新時期黨的思想政治工作者提供了廣闊的舞臺，同時，也對企業思想政治工作提出了新的課題。面對新形勢和新任務，加強企業檔案隊伍建設，提高檔案干部的自身修養，成為亟待解決的突出問題。
一、檔案人員加強自我修養的重要性
加強思想政治工作是我們黨的優良傳統，是我們取得各項事業勝利的重要保障。思想政治工作是一項涉及多學科、多領域、多部門、多職能的復雜系統工程，不僅需要檔案干部具有高度的政治責任感，而且需要以優良素質和自我修養為基礎的能力水平，以實現互動式做好政治思想工作的要求。加強檔案人員的自我修養，其必要性和重要性在于：
1. 加強修養是新時期承擔新任務的需要。伴隨我國在社會主義市場經濟的發展和企業改革的不斷深化，企業思想政治工作面臨新的形勢，對于檔案干部來講，在新形勢下，必須加強政治理論修養和道德修養，在思想上，加強理論武裝，認真學習黨的理論路線方針政策，在工作和社會生活上，嚴于律己。否則，就難以得到職工群眾和其他干部的信服。所以，檔案人員必須加強自身理論修養和道德修養，不斷提高政治思想素質，這是承擔起思想政治工作任務的根本前提。
2. 加強修養是構建和諧企業的需要。企業作為經濟組織，在構建和諧社會中承擔著重要的經濟責任，企業最基本的實踐活動是組織生產經營，最基本的任務是為和諧社會創造經濟效益，把思想政治工作的出發點和落腳點放在和諧企業的構建和經濟效益的提高上來。堅持以人為本，堅持把做好人的思想工作放在中心環節，增強企業思想政治工作的實效性。只有善于把思想政治工作，滲透到企業生產的各個環節，提到更高的層次上實現服務的要求，才能真正發揮出思想政治工作在構建和諧企業和提高企業經濟效益中的特有優勢和作用。
3. 加強修養是保持黨員先進性的需要。企業檔案干部是黨的干部隊伍中的重要組成部分，檔案干部的職責決定了檔案人員的言行是黨員先進性最直接的體現，在新任務、新挑戰面前，檔案干部必須自覺以先進性標準嚴格要求，把黨性原則與自身工作緊密結合，與個人的素養修煉、情操的陶冶有機融合，在工作的實踐中，加強自我修養和自我教育，把黨性修養轉化為檔案干部的修養。在新的歷史時期，檔案干部的自我修養的基本涵義是指：檔案干部所具有的政治、思想、道德品質和知識技能等方面能力和素質，在工作中，通過自己的舉止、儀態、藝能、性情等特有的表現形態，自然而然的形成對工作對象的親和力、影響力和凝聚力，取得理想的工作成效。
二、檔案干部自我修養重在提高素質
檔案干部為人師表，其工作辦事涵養的深淺，言談舉止修養的優劣，取決于自身素質的高低。檔案干部的素質、能力、修養三者之間，素質是修養的基礎，能力是素質和修養的體現，同時，檔案干部又要在能力的發揮中不斷完善素質和修養。企業檔案干部要在政治、思想、業務諸方面具有良好的素質，具有堅定的理想信念，良好的道德情操，豐富的業務知識，過硬的群眾工作本領，就必須培養和鍛煉以下三種基本素質。
1. 必須具有較高的政治思想的素質。政治思想素質是做好思想政治工作必備的首要素質。作為企業檔案干部，一要有扎實的政治理論功底，堅定共產主義信仰，永做黨的理論政策的宣傳者和執行者。二要有堅定正確的政治方向，堅定走中國特色的社會主義道路，在建設社會主義市場經濟中，推進企業科學發展、和諧發展。三要有堅定的工作原則性，嚴格按照政策法規辦事，認真貫徹落實企業各項規章制度，對不良傾向敢抓敢管，切實講原則，樹正氣。四要有以身作則、嚴于律己的優良作風，堅持高標準、嚴要求，做勤政廉政的表率，遵章守紀的模范。五要有與人為善、親民愛民的人格魅力。做群眾的貼心人，為落實黨在企業的各項任務，實現企業奮斗目標，奠定堅定政治基礎。
2、必須具有調查研究的素質。要求檔案干部具有調查研究的素質，廣泛聽取職工的意見和呼聲，認真分析判斷，汲取科學成分，從而做出正確結論。檔案干部要有意識、自覺地學習和培養看、聽、想、寫的素養：一是“看”，就要善于觀察。要善于洞察各種現象，及時發現問題的苗頭，采取有效應對措施。還要獨具慧眼，盡早發現先進事跡，適時挖掘先進典型。二是“聽”，就是多方面聽取職工群眾意見，善于聽取正反方面的不同意見，養成耐心細致聽取意見的習慣。還要講究方式方法，選擇好談話的對象、談話環境和談話時間。三是“想”，就是對看到的、聽到的情況進行分析、綜合和判斷。要養成勤于思考的習慣，開動腦筋，對了解到的情況進行由表及里、由淺入深、去粗取精的分析和總結。抓住關鍵，分清主次，防止片面性。四是“寫”，就是把看到的、聽到的、想到的東西進行付諸文字，形成調查結果，提出科學的意見和建議，這是經過大量細致調查和長期的經驗積累之后成果的總和。“寫”是檔案干部的基本功，也是調查研究素質的重要體現。
3、必須具有宣傳疏導的素質。把握正確的輿論導向是檔案干部的重要職責。是檔案干部的看家本領。當前，貫徹落實科學發展觀，堅持以人為本，就必須從人的需求出發，在作好企業職工的宣傳疏導工作中，體現人文精神，融入人性思考，強化人格力量，實現人生關懷，使引導、啟迪與職工思想產生共鳴，取得宣傳疏導的實效。檔案干部要從四個方面，培育和歷練自身宣傳疏導素養：一是錘煅引導人的堅定信心。二是奉獻幫助人的周全關心。三是歷練理解人的誠心。四是樹立培養人的責任心。同時，檔案干部還要練好“說”的基本功，有對話交流、講話、演講的口才，提高宣傳疏導的效果。
摘要：檔案管理的特點、性質以及任務決定了檔案工作者必須具備較高的政治素質、精湛的業務素質和良好的職業道德。企業只有創造良好的教育環境,加強繼續教育,提高培訓，才能促進檔案工作者基本素質的提高。
關鍵詞：企業檔案；管理人員；基本素質；提高；方法
進一步加強和改進企業檔案工作,深入貫徹落實檔案法律、法規,全面細致、扎實認真地做好企業檔案基礎工作,是全面落實科學發展觀,發展企業的基礎性工作。檔案管理的特點、性質、任務決定和要求檔案工作者必須具備較高的政治素質、精湛的業務素質和良好的職業道德。
一、良好的政治素質是做好企業檔案工作的前提
企業檔案工作對企業的各項工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以為企業帶來巨大的社會效益和經濟效益。較高的政治素質是做好一切工作的前提和準則。檔案工作者要樹立堅定正確的政治方向,樹立共產主義的遠大理想和科學的世界觀、人生觀、價值觀。具體來講,就是要正確履行《檔案法》的義務；較全面地了解黨和國家各時期的方針、政策；樹立歷史唯物主義觀點有卓識的遠見；充分認識檔案工作在我國現代化建設中的重要地位；同時應具備甘愿寂寞、甘受清貧的良好的職業道德,才能在知識經濟時代全身心地投入到檔案工作中,才能坐得住凳子,不被外面得世界所左右,將自己主動融入知識經濟的主戰場,利用自身優勢,發揮行業特點,一切服從和服務于經濟建設這項中心工作,將檔案這一重要的知識載體,自覺地融入知識經濟的大潮中去,從而發揮檔案資源的巨大作用。
二、精湛的業務素質是企業檔案工作者立身之本
精湛的業務素質是檔案工作者必不可缺少的,集中表現在以下三個方面:
1、企業檔案工作者要有廣博的基礎知識。檔案的內容涉及政治、經濟、軍事、外交、科學和文化等廣闊的知識領域。種類繁多的檔案形成于各個歷史時期的各種機構或人物,具有很多不同的復雜的特點。對它們的管理和使用,實際上就是對它們內在的知識內容進行不斷地分析與綜合,使其便于科學的利用,充分發揮其參考憑證作用。這就要求檔案工作者要對分散的各種檔案等進行處理和整編,進行科學地整理與鑒定,選擇與編研有價值的材料,主動向利用者提供系統的知識。這實質上是一種創造性的腦力勞動。具體說來,檔案工作是由收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項業務環節有機地構成的。這些環節都有一定專業的研究領域。例如,整理工作必須遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用。這就要求檔案工作者全面具備各個方面的知識水平。
2、要有較高的科學文化素質和系統的檔案基礎理論以及適應市場經濟競爭的基本素質。檔案工作者要適應知識經濟,必須要掌握現代化管理水平,建立科學的檔案管理體系,隨著科學技術的發展,檔案管理手段的更新和管理水平的提高,必須建立與之相應的科學的檔案管理體系,使檔案管理與企業工作同步發展。
檔案學的基礎理論和專業知識,不僅包括檔案管理學,而且還有文書學、檔案文獻編纂學、科技檔案學、中國檔案史、外國檔案史、檔案學理論與歷史、檔案學概論、檔案保護技術學等等。全面系統地掌握檔案學的基礎理論和專業知識,必須抓住兩個環節:
一是要全面學習,持之以恒,既要有計劃地學習檔案學的專門著作,又要學習和掌握黨和國家有關檔案工作的法律、規章、實施辦法等文件。二是要勇于實踐,認真總結。實踐出真知,通過總結才能使感性認識上升到理性認識,不僅要總結成功的經驗,而且要總結失敗的教訓,通過總結,探索檔案工作的規律。適應市場經濟競爭是對檔案工作者的辦事能力和掌握科學文化知識和檔案學理論知識的綜合反映。辦事能力的大小,在一定程度上決定著工作效率、工作質量和工作水平。為此,檔案工作者不僅需要具有健康的生理和心理素質、具有較強的法律意識和專業的技術能力、具有參與能力和高效管理能力,還應該具有不斷開拓進取的創新能力和高效服務的能力。
知識經濟的本質是創新,可以說,知識經濟就是知識創新,創新的經濟。同志指出“創新是一個民族進步的靈魂,是國家興旺發達的不竭動力。一個沒有創新能力的民族難以立于世界先進民族之林”。面向未來,面向知識經濟,首先,檔案工作者觀念要創新,這是創新的基礎。無可否認,計劃經濟體制的弊端對檔案工作的影響仍然存在。所以作為當代檔案工作者,決不能被傳統觀念所束縛,而應樹立強烈的創新意識,增強創新觀念。觀念創新了,工作就會出新思路,新招數。其次,多干實事,少說空話。這是開拓創新的必然要求,又是鞏固發展大好形勢,搞好檔案工作的基本經驗。再次,要有良好的精神狀態。要抓住機遇,看準了就大膽地試,大膽地闖,有一種使命感,認認真真抓創新,扎扎實實促發展,把檔案工作“無所作為”的困惑轉變為“大有可為”的振奮。要興利除弊,大膽改革,使檔案工作適應時代的需要,適應社會發展的需要。
所謂高效服務的能力,就是把服務于知識經濟和企業的發展,作為企業檔案工作者開展工作的立足點和著眼點,而服務意識的強弱,服務效率的高低,事關企業事業的發展。為此,檔案工作者要提高企業檔案工作的科技含量,強化服務手段,開拓服務渠道,使檔案能夠充分發揮其作用,也只有這樣,檔案工作者因為“有為”而就“有位”了。
3、還需要及時掌握和熟練應用現代化的辦公手段。隨著檔案管理的現代化,要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力,掌握檔案現代化設備的使用。編研工作對檔案工作者政治思想水平和業務能力,提出了更高的要求,因為這對編研作品質量高低,起著決定性、關鍵性的作用。所以要求檔案工作者綜合運用多種知識來管理檔案。
總之，在新的市場形勢下，在激烈的競爭大環境中，檔案管理人員只有不斷提高自身素質，積極進行研究探索，才會做到有為、有位，為企業的發展做出貢獻，對此我們應加倍努力！
隨著我國經濟的快速發展，企業的離退休人員逐年增多，一個縣級以上的社會保險經辦機構直接服務的企業離退休人員達幾萬人，甚至數十萬人。這就對企業退休人員社會化管理服務工作提出了新的挑戰，迫切需要加快企業退休人員檔案管理電子化的進程。
１．企業離退休人員電子檔案的種類
目前，全國各級社會保險經辦機構通過摸索，主要建立了三大類企業離退休人員的電子檔案。一是企業離退休人員的人事電子化檔案。就是將每位企業退休人員的人事檔案，用數碼相機逐頁拍照，建立個人數碼數據檔案，而將原始檔案封存。二是企業離退休人員個人基本信息電子化檔案。就是采集企業離退休人員的姓名、出生年月、工作時間、退休時間、退休種類、家庭住址、聯系電話、社會關系等基本信息，建立企業離退休人員基本信息庫，便于企業離退休人員養老金的調整和領取養老金資格認證。三企業離退休人員個人健康狀況電子化檔案。就是將企業離退休人員個人在每次體檢時的基本信息收集起來，建立起個人健康狀況電子檔案，有助于提高社會化管理服務的質量。
2.企業離退休人員電子檔案的優勢分析
一是提高辦公效率。一般的企業退休職工也就是幾十人幾百人，大的企業，退休職工也就上千人，若是由原企業管理完全可以不用電子化。但實行社會化管理服務后，一個社會保險經辦機構管理的人數那就是一個龐大數字，幾萬人甚至是幾十萬人。要管理服務好如此眾多的企業離退休人員，單靠用原始的手工作業臺帳，顯然是不能適應新的形勢的。而建立企業離退休人員電子檔案，這就大大提高了社會保險經辦機構的辦事效率，能夠及時迅速快捷地為企業離退休人員提供咨詢、查詢、養老金調整等社會化管理服務。
二是有利于加強對企業離退休人員原始檔案的管理。 企業離退休人員人事檔案是企業退休人員在職期間招用、調配、學習、培訓、考核、選拔和任用等方面形成的有關個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現、工作變動等有保存價值的文件材料。它是企業退休人員在職工作期間情況的真實記錄，是其辦理退休手續的依據和調整養老待遇的原始憑證。近年來隨著老齡化社會的來臨，企業離退休人員的數量增長比較快，隨著國有企業改革深化和破產兼并以及私有企業的增加，一些企業退休人員失去了原單位的依托和人事檔案代管部門，其人事檔案管理較為混亂，出現遺失、損壞、霉變等。實行社會化管理服務后，若沒有好的庫房和設施，加上人工查詢增多，使檔案容易受損。而將企業離退休人員的人事檔案經過數碼相機翻拍建成電子檔案后，就可將原始的檔案進行無菌化處理，真空封存，提高原始檔案保管質量，延長保管時間。非特殊的情況，不再打開封存的原始檔案，一般的查詢，在電子檔案中查詢即可。
三是可以拓展和提高社全化管理服務的質量。為了防止出現養老金冒領，確保養老保險基金安全，每年都要進行一至兩次的領取養老金資格認證工作，任務重，工作繁，還有一定的難度，而建立完善的企業離退休人員基本信息庫，就可能克服很多問題。通過對企業離退休人員的姓名、頭像、身份證號、居住地、聯系電話、親屬姓名及聯系方式等數據采集和補充，建立起離退休人員信息數據庫，方便進行查詢和數據管理。有條件的經辦機構可以通過現場攝像、QQ視頻遠程攝像等手段，建立并保存離退休人員頭像信息，能夠有效解決了身份證復印件、傳真件不清晰的問題。這樣對行動不便的離退休人員進行認證時能夠有更便捷的手段，提高認證的精確度，確保社?；鸬陌踩?。
3.企業離退休人員電子檔案潛在的問題
一是對系統依賴大。原來辦公都是手工作業，效率雖低，但卻留下最便于保存的各類手工作業臺帳?，F在辦公都實現信息化網絡化，電子檔案大大提高辦事的效率，但同時也帶來一些問題，一旦我們的信息系統出問題，或網絡受到攻擊，就可能導致辦公癱瘓。從如此眾多的企業離退休人員的檔案中查找手工作業臺帳，那將耗費大量的人力和時間。
二是存在泄密的風險。各類企業離退休人員的電子檔案中存在著大量的有價信息，如個人的身份證號碼、電話號碼、家庭住址、社會關系等等，一旦流落社會上不法分子手中，就可能會被利用，給個人和社會帶來一定的危害。
三是容易忽略手工作業臺帳的保存。有了各類企業離退休人員的電子檔案，社會保險經辦機構的工作容易依賴系統辦工，有些同學還會認為系統是絕對安全的，對手工作業臺帳重視不夠。
4.企業離退休人員電子檔案管理的幾點措施
一是嚴格接程序建立企業離退休人員電子檔案。在接收、歸檔時，要有手工作業臺帳，并將退休人員檔案基礎信息錄入計算機，以方便檔案的查閱、管理，做到當天接收的檔案當天錄入，當天上架，當天可以進行信息查詢。建立電子檔案時要改變以往要件排放序列，要求按掃描要件整理排序，本著服務查詢的原則，結合對外服務工作中遇到的新情況，適時增減掃描內容，盡量減少調檔，提高了電子檔案的利用率。
二是做好數據備份和檔案盤點。按照檔案管理有關規定，對移交表、協議書等進行專門裝訂存放，對錄入、掃描的電子信息進行了計算機硬盤和光盤備份，以此保證基礎數據安全。為規范庫房管理，還要定期對庫存檔案進行盤點，確保了檔案管理“零差錯”。
三是依據電子檔案的性質，有針對性地做好安全防范工作。（1）企業離退休人員人事檔案電子化信息庫，秘級相對較高，應有專門的計算機系統，隔絕與外面一切網絡聯系。查閱企業離退休人員人事檔案中的基本信息，應嚴格接程序，由專門的檔案管理人員操作，其它任何人員不得操作。（2）企業離退休人員個人基本信息庫主要是用于養老金的調整發放和生存認證，應由社會化發放的工作人員和社會化管理服務工作人員共同使用，其它任何人無此權限。（3）企業離退休人員個人健康狀況電子檔案可委托專門的醫療服務機構建立，按系統安全的要求進行管理。
四是加強對原始檔案和手工作業臺帳的管理。建立企業離退休人員各類電子檔案后，應盡量減少使用原始檔案和手工作業臺帳。有條件的單位可對各類原始檔案和手工作業臺帳進行無菌化處理封存，以確保原始檔案的安全和保存時間。
隨著現代經濟的不斷發展，企業檔案工作得到了長足的發展，通過貫徹實施加強《檔案法》、《檔案法實施辦法》，積極推廣“數字檔案館應用系統”，加快了檔案管理的現代步伐。目前，檔案人員隊伍思想素質與業務素質不斷提高，各部門領導的檔案意識明顯增強，但相對于企業檔案事業的不斷發展，檔案人員業務素質還相對薄弱，檔案人員的綜合素質還有待提高。
企業檔案人員現狀分析
一、普遍存在基層檔案人員對檔案資源利用的重要性認識不足?；鶎訖n案人員尤其是兼職檔案人員對檔案工作重要性認識不夠，責任心不強，存在應付了事的思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔工作力度不夠，思想上存在著為難情緒。此外，基層單位領導對檔案工作知之甚少，對檔案人員思想、工作上的關心、支持、了解不夠，給檔案工作的發展造成了許多制約因素。
二、檔案人員普遍受傳統工作思路的影響，不能把檔案資源與企業發展、市場經營、技術進步聯系起來，開發利用與需要脫節。檔案人員是資源與信息平臺的聯系紐帶，有些檔案人員還停留在簡單、被動地整理、存檔的管理水平上，在信息的采集、加工、開發、傳遞與提供利用方面涉足很少，使檔案管理基礎工作與檔案資源開發利用出現斷層。
三、檔案人員素質參差不齊，人員頻繁變動。有些基層單位的檔案管理還停留在保管員的職能上，有的單位檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案立卷歸檔不及時，影響了檔案工作的系統、規范開展，基層單位檔案管理的不規范，造成了各單位檔案管理、應用水平的差異，給上級檔案部門的開發利用造成了一定的困難。
企業檔案工作人員在新形勢下應具備的素質
在多年的工作過程中，我深切地體會到檔案工作對于企業的生存發展起著至關重要的作用。企業檔案承載著企業形成的顯性知識，還將人們頭腦中的隱性知識轉化成顯性知識，成為知識共享的工具，在這個過程中，檔案人員是檔案工作諸要素中最活躍的、起決定性作用的因素，是檔案管理的主體，因此，檔案人員素質的高低，直接關系到檔案部門的工作效率和質量，特別是在企業中，檔案工作與企業的發展密切相關，企業檔案人員就應具備更高的綜合素質。
一、檔案人員要恪盡職守，愛崗敬業
檔案是企業的寶貴財富，檔案工作人員肩負著管理、保護檔案的職責，檔案人員的工作質量和工作效率直接關系到檔案的完整、齊全、安全和利用效果。所以，檔案工作人員必須首先要具備強烈的事業心和責任感。
檔案工作人員要恪盡職守。檔案工作是一項復雜、細致的工作，熱愛檔案事業，恪盡職守，具有求真務實、愛崗敬業、嚴肅認真的工作態度，任勞任怨、一絲不茍、不辭辛苦的工作作風，這是作為檔案工作人員應具備的基本素質。
檔案工作人員要具有無私奉獻的精神。由于檔案部門長期處在局限性和封閉性的環境中，常常是被領導忽略的部門。檔案人員要不計個人名利得失，甘當配角，甘當無名英雄，在平凡的工作崗位上默默地無私奉獻、兢兢業業干好工作，這是檔案工作人員應具備的必備素質。
二、檔案工作人員要遵紀守法、嚴守秘密
在認真貫徹落實《檔案法》的同時，還要嚴格執行檔案工作的規章制度，注重檔案工作的現代化、規范化、標準化、制度化建設，不斷地提高依法治檔的自覺性和行動力。檔案工作者的職責是維護檔案的完整和安全，便于提供利用。檔案安全包括兩個方面：一是保證檔案載體的安全；二是保證檔案內容的安全。檔案人員必須嚴格執行保密紀律和檔案借閱規定，保證檔案的安全。
三、檔案工作人員要具備較強的綜合素質
知識經濟時代，知識創新和技術創新是生產力發展最重要的生產要素，創造力是人們適應生活急劇變化的一種生存能力。檔案工作要在經濟建設服務中取得更大的生存空間，得到最大的發展，檔案人員必須善于用豐富的專業知識指導實踐，解決疑難問題。同時，要在實踐中總結經驗，把實踐知識向理論知識升華，以便使自己的工作有所創新，不斷開拓進取。
積極主動的協調能力。在實際工作中，檔案人員協調能力的發揮常常與檔案的齊全完整聯系在一起。檔案管理人員為了切實做好檔案工作，不可避免地要和有關部門和有關人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了依靠有關規章制度外，更主要是依靠檔案工作者自身協調能力的發揮，通過工作達到各部門檔案管理的協調統一。
組織文字材料的能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高的文字水平，才能勝任檔案工作，才能將零散的文件材料編纂成黨政管理、科技管理文件及匯編、史志、年鑒等編研材料，直接為企業服務。
應用現代化手段的管理能力。由于現代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，計算機已成為檔案管理自動化工作非常重要的工具，它替代了傳統的手工操作。因此，檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是大量的數字化信息。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作之中，而是負責將豐富的檔案信息予以數字化，并通過網絡使檔案成為重要的信息資源。
四、檔案工作人員要更新觀念、善于捕捉信息
檔案工作人員要有較強的創新意識。隨著企業現代化管理手段的普遍應用，企業檔案的內容、載體不斷豐富，檔案工作人員如何在大量的信息中開發、尋找有效的檔案信息資源，檔案工作人員除了要掌握專業知識，還要提高業務素質和工作效能，掌握現代管理知識。在整理做好檔案資料的收集、整理、登記、歸檔等基礎工作中，要將有用的東西加以總結，充分發揮企業檔案對企業改革改制：經營發展的利用價值。
檔案工作人員要厚積薄發。把握時代對檔案工作的新要求，樹立起為檔案事業而奮發向上的自信心。檔案工作者要在激烈的市場競爭、崗位競爭中立于不敗之地，關鍵是要不斷地學習相關領域的科學知識，開闊視野，掌握檔案管理工作的基本技能，從而進行檔案信息深層次研究和開發，提高自身的業務素質。
檔案工作人員要更新觀念。要提高檔案的查考利用價值，將“死”資料變成“活”資源，就需要告別坐等上門借閱提供利用的舊觀念，應積極主動配合有關部門的各項工作，變被動服務為主動服務，為各項工作的順利開展提供翔實的檔案資料，做到檔案服務于工作。
總之，提高檔案工作人員的素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。在提升企業檔案工作人員素質的過程中，必須強化以下幾點工作：
一是要加強檔案宣傳力度，利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性，落實好依法執政、依法治檔的工作機制；
二是要加強對檔案工作的領導，切實把檔案工作列入年度工作計劃和領導工作的職責范圍，擺上議事日程，要定期聽取檔案工作匯報，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，并把檔案工作列入本部門年度考核范圍，為檔案事業發展創造一個良好的內部環境；
三是要做好檔案人員的思想穩定工作，解決他們的實際問題，為他們提供良好的發展平臺，使他們能安心本職工作，從而促進檔案工作的持續穩定的發展。
四是要加強對檔案人員的培訓和教育，在注重實用性上下功夫。要結合新時期檔案工作的發展趨勢，按照不同層次需求，按需施教，注重實效，運用“走出去、請進來”等培訓方式，使檔案人員盡快掌握規范的檔案管理程序和現代化管理手段，促進提高檔案工作效率要加強對檔案人員再教育，促使他們努力學習檔案專業知識和科學技術，提高檔案管理的水平，要對本單位檔案的數量、內容、種類、史料價值等做到心中有數。同時，要結合檔案工作實際，創造性地開拓檔案工作新思路，適應新時期檔案工作發展需要，做好檔案信息開發利用工作，提高檔案利用率，更好地為部門領導、基層群眾服務，為經濟發展和構建和諧社會服務。
（作者單位：云南省曲靖市科技培訓中心）
摘要：可以說，人是社會生產力中最活躍的因素,人的素質和能力在事業建設與發展中具有重要的影響。檔案事業進步與否，取決于從事檔案人員的素質，檔案管理人員的素質包括身體素質、政治思想素質、文化水平和業務素質，概括起來講就是從事檔案工作所應俱備的意識和能力。企業的檔案室是企業的信息中心,面對辦公自動化日益普及的現狀,檔案室該怎樣為利用者提供信息服務,為城市的發展建設服務，檔案管理人員應該具備怎樣的意識和能力成為檔案人必須思考的問題。
關鍵詞：企業檔案；能力
一、現代檔案人應具備的五種意識
1、樹立強烈的保密意識
1988年1月1日起實施的《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)規定:檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。因此,檔案信息在一定時期、一定范圍內存在保密性。檔案信息能否公開、何時公開,必須依據相關法規經專人鑒定、解密后才能公開,這就要求檔案管理員牢固樹立保密意識,確保檔案信息的安全。
從大的方面來講，檔案是黨和國家的核心秘密，關系到黨和國家的安全，從小的方面來講，以哈市華能供熱有限公司的管網建設為例，檔案對于企業還關系到企業建設的進程。因此檔案管理人員要嚴格貫徹落實《保密法》，提高自身的保密素質，要有較強的責任心、事業心和高度的保密意識、嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續合法。
2、樹立較高的法律意識
為了保障檔案管理工作的順利開展,國家頒布了一系列的檔案法律法規,比如《檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規則》(DAT/22-2000)，為搞好檔案管理工作指明了方向，這就要求檔案管理人員必須按國家的有關法律規定進行管理，在工作中要有法紀意識,嚴格按照相關規范管理檔案材料,對違反檔案法的行為要嚴厲制止，這樣既有利于規范自身工作，同時又使檔案管理工作逐步走上依法治檔的軌道。
3、樹立較強的時代意識
檔案因其保密性,一直以來被罩上神秘的色彩,“看攤守點”成為傳統檔案管理的常規模式。但是,伴隨社會的進步,人們需求的變化,觀念的更新,對檔案管理也提出了新的要求。檔案管理員必須具有時代意識,與時俱進,才能促進檔案事業的蓬勃發展。要充分認識到信息時代檔案管理不僅僅是保管檔案,更重要的是為社會和人類積累財富和提供信息服務。
4、樹立較先進的創新意識
意識對行為具有指導作用,先進的意識可以幫助人們采取有效的行動,促進事業的進步與發展。正如同志所說,創新是民族進步的不竭動力。檔案事業要獲得良好的發展,依賴于檔案人的創新意識。
5、樹立較為自覺的服務意識
《檔案法》規定:中華人民共和國公民和組織,持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明,可以利用已開放的檔案?？梢姍n案管理的最終目的是為組織和個人提供信息服務,這是檔案事業的根本使命。樹立并強化檔案服務意識,實質上是關注檔案事業生存與發展的具體體現。檔案工作的職業活動、社會職能、工作手段，決定了它本身是一種服務性很強的工作，因此要求檔案管理人員必須想使用者之所想，急使用者之所急，要在工作中樹立以人為本的思想服務意識。在服務態度上，對待工程的甲、乙方能夠作到主動、熱情、周到、細致，注重人文關懷,樹立檔案“人文”服務新觀念,堅持以人為本,全心全意為公眾、為社會服務的思想堅持以人為中心,尊重人的需要,做好信息服務工作。
二、企業檔案管理人員應具備的四種精神和能力。
1、檔案管理人員要有較強的事業心和開拓進取精神。
在企業從事檔案管理的人員不僅要有熱愛檔案事業的事業心、責任感，更要有不圖名利、不畏困難，為檔案事業的發展努力工作，獻計獻策的決心，愿將全部的工作精力投入到檔案管理的平凡工作中。
隨著社會的進步，經濟的快速發展、市場經濟的不斷完善，辦公自動化的普及，電子文件的產生將對檔案工作提出新的挑戰，還有社會及企業自身對檔案管理提出新的要求，都要求在業務上保持與時俱進，所以為了適應時展的需求,檔案人要樹立終身學習的意識,努力培養自主學習的能力,積極主動地通過學歷教育、網絡培訓、行業論壇、工作交流等途徑,不斷增加、更新自身知識結構。
2、恪盡職守、兢兢業業的奉獻精神。
在企業的各項工作中，檔案管理工作可以說是一項基礎性很強的工作，也是提供專業服務的工作。檔案的嚴格、規范管理雖不能為企業帶來直接的、明顯的經濟效益，但檔案管理為企業順暢運行提供了保障，是一項很平凡但很重要的工作，檔案管理人員既是腦力勞動者，又是體力勞動者，這不僅要求從業人員要以事業為重，淡泊名利，就需要有這種恪盡職守、兢兢業業的奉獻精神。
管理檔案材料整理、鑒定、保管等工作均是操作性很強的工作,只動口不動手是做不好檔案工作的。實踐中,檔案人員要在充分理解有關管理辦法的基礎上,嚴格按照規定對材料進行分類、整理、裝訂、編目,完成檔案材料的規范管理。此外,在現代辦公自動化環境下,由于計算機的普及應用,檔案呈現出數字化的新特征,成為融入整個企業、社會網絡之中的信息資源。因此, 恪盡職守、兢兢業業的奉獻精神時代要求對提高現代辦公設備的操作運用能力提出的新要求,是科學管檔的基礎。
3、要具有較強的綜合協調能力
檔案管理是指有關檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等一系列活動的總和。檔案材料來源的廣泛性決定了檔案管理人員要面對方方面面的單位和個人,尤其是華能供熱集團有限責任公司在管網的建設期及設備的維護期中，經常與不同的單位與個人進行工作交接，在這個過程中,檔案人員應具備一定的協調、應對能力,處理好各方關系,做好早期的材料收集和后期的利用服務工作。
4、要具有較強的科學研究能力
檔案管理是一項專業性很強且與時展密切相關的工作,如果檔案人員不具備科學研究的能力,就不會有檔案管理的創新。所以,管理人員既要有檔案專業基礎知識,又要有探究學科前沿知識的能力。通過科學研究、實踐,在檔案材料的保管、檔案信息的開發、檔案服務內容與方式的更新和擴展等方面有所創新,實現科學管檔。
三、總結語
同志曾提出：“檔案工作不是一下子就能作好的，要靠平時下苦功夫才行。”當今社會，檔案既是維權的憑證,也是社會共同的文化遺產。而檔案管理則是為社會提供集體記憶,既滿足當代人的利用需要,還保持人類社會和歷史的整體性和延續性。所以，新時期的企業檔案人員站在新的起跑線上更應忠于職守、鉆研業務、獻身事業，不斷總結經驗，提高管理水平，以良好的自身素質為國家、為企業貢獻自已全部的力量。
【摘要】隨著我國市場經濟的不斷發展，人事檔案管理成為人事人才工作的重要組成部分，企業之間人員流動也越來越頻繁。近年來，為了促進企業之間人才的合理流動、優化人才的發展環境，我國針對企業流動人員人事檔案的管理工作逐步得到重視，并且日益規范。但是在新形勢下，由于人員流動性的不斷增大，致使人事檔案的管理也遇到一些問題，出現了人事檔案管理的意識不足、檔案使用效率低、從事人員配備不足等問題。因此，企業流動人員人事檔案管理是一個復雜的系統性綜合問題，本文通過不斷探索、不斷開拓，總結一些在企業中流動人員檔案管理的常見問題，提出一些簡單完善方案和處理措施，以供大家參考。
【關鍵詞】流動人員；人事檔案管理；問題；措施
0.引言
人事檔案源于人事管理活動，是對職工績效與個人經歷的記錄。企業人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,是一項嚴肅而重要的基礎性工作。企業人事檔案對于現代企業的發展有著十分重要的影響。為此，這就要求企業人事檔案管理工作必須對流動人員檔案管理制度進行完善，在提高從事人員專業素質的同時完善流動人員檔案管理各項舉措，保證人事檔案的真實性，有助于人事檔案管理向著現代化方向發展。管理好企業流動人員的人事檔案，在一定程度上推動企業人事檔案工作的改革和創新，對促進中國經濟發展、社會進步具有十分重要的現實意義。
1.企業中人事檔案管理出現的問題
近年來，由于流動人員的迅速增加，而流動人員人事檔案信息內容的不正確、不完整和不更新現象普遍存在，流動人員人事檔案功能削弱，致使很大部分流動人員放棄人事檔案，造成人員檔案存儲的隨意性，帶來不穩定因素；其次，人事檔案作為一種信息資源，在企業只能起到內部服務功能的作用，不能直接創造經濟效益。在發展市場經濟過程中，企業追求經濟效益，部分企業認為企業檔案工作是可以忽略的，使人事檔案工作在企業的各項工作中提不上議事日程；另外，人事檔案的透明度不高，人們對自己的信息和檔案一無所知，在全社會都提倡政務公開、信息公開的情況下，人事檔案的透明度問題顯得更加突出。
也有一些企業為了減少成本，增加利潤，原有的檔案機構被撤消或合并，人員編制減少，幾個人的工作變成了一個人的工作，應該專職的變成了兼職，致使人事檔案管理人員數量不足，大部分人事檔案工作人員不得不超負荷地工作，影響了人事檔案管理水平的提高；同時，很多企業檔案工作人員更換更為頻繁，致使其他流動人員檔案的管理出現漏洞。人事檔案工作是一項政策性、專業性、保密性很強的工作，它需要工作人員相對穩定，如果人事人員的頻繁更換這一狀況不能及時解決，將給人事檔案工作隊伍帶來不穩定因素，不利于人事檔案管理工作的發展，甚至會帶來后患。因此，在我國企業管理工作中，如果檔案工作能夠對企業管理水平的提高，企業管理效率的創造和企業競爭力的形成發揮獨特服務作用，那么管理效率的檔案意識就會得到強化，檔案工作所需的財物投入就會得到保證，企業檔案工作就有了生存發展的內在動力。
2.如何完善流動人員的人事檔案管理
首先，要樹立責任心和使命感，切實幫助解決人事檔案工作中遇到的實際問題。人事檔案工作人員也要忠于職守，樹立做好人事檔案工作的責任心和使命感，在工作中要堅持原則，盡職盡責地管好用好人事檔案，使其更好地在企業的組織人事工作中發揮重要作用。當今社會，無論什么都強調團隊精神，當然企業的任何一個部門也都不是獨立的，而是相互聯系，相互依存的。人事檔案管理工作的所有的業務活動都是為了輸入和輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動服務，而這些人事檔案信息的主要來源即為企業的人力資源管理活動。人事檔案管理工作要做到及時將有關信息反饋給人力資源管理部門，加強與人事部門的溝通、協作是做好人事檔案管理工作的重要途徑。
其次，在講求實效相互競爭的今天，人事管理的主要任務是為實現企業的整體目標提供合適可用的人才，這就要求人事部門進一步加大人事制度改革的力度，建立好人才檔案，搞活用人機制，為企業選拔賢能創造一個良好的工作環境，使員工用其所長、人盡其才；關心和改善員工的生活條件，使員工無后顧之憂，充分發揮自己的內在潛力。因此，在信息化程度日益加深的現代社會，檔案作為一種特殊的重要信息，對其進行現代化管理是必然的發展方向，流動人員人事檔案管理也是如此?，F代化技術的核心是計算機、網絡通訊等現代信息技術，利用計算機技術對流動人員人事檔案進而實現網絡化管理，是當前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題。企業還應該建立短期的人事檔案，即員工管理檔案，為每個員工建立的內部管理檔案，員工管理檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。員工終止或解除勞動關系時，應歸進員工人事檔案的材料歸入人事檔案，人力資源部員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的管理檔案。任何人員不得私自更改管理檔案內容，員工管理檔案僅供公司內部使用。這樣可以為人才流動服務機構提供詳實的、完整的人事檔案，又可以為本單位的利用服務。
第三，檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質對象，是提供利用的前提。企業要建立健全流動人員檔案材料收集網絡，并與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同。同時，流出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出檔案。改變傳統消極的收集保存方式，要開展檔案收集保管的新模式以改變現有的僵局。一些人才流動服務機構的流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進行的，這種方式可以使用人單位與人才流動服務機構建立動態聯系，與傳統意義上企業流動人員委托存檔的區別在于克服了“人檔分離”的現象。同時在創建檔案時，要重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況，以及參加各種資格考試等反映個人才能的資料。及時將企業流動人員的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現及完成任務等情況存入檔案，為用人提供必要的依據。這樣才能使企業流動人員人事檔案的利用價值得以提升，規范企業流動人員自身誠信狀況的管理，并加強推廣應用。
第四，隨著新形勢的出現與發展，人事制度也開拓了新的服務形式，人事是適應中國企業流動人員管理的新方式，是一種促進人才產業化，最終使人事管理變成一種公眾服務的制度。它由人才市場擔當員工的法定雇主，負責派遣員工的人事管理，實際用工企業同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同，實現勞動關系轉移，提高人力資源配置效率和使用效益。實行人事派遣后，用人單位便捷用人，打破人事關系與勞動關系一體管理的局面，租賃單位用人，專業機構管人。并且通過對高級專業人才兼職租賃業務的開展，可以有效地促進地區人力資源的社會共享。中介機構根據用人單位的要求，利用專業化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進行面試確定，使招聘更加準確有效。同時這一規范可突破編制限額，滿足用人需求。
3.結束語
在日益繁重的工作面前，人事檔案工作人員也要不斷總結和改進工作方法，以適應新形勢下企業組織人事工作及其它各項工作的需要。改變檔案管理工作以往的被動局面，使檔案管理工作真正適應知識經濟的時代要求，為企業的發展做出更大更多的貢獻，開創企業檔案工作的新局面。
企業檔案記載著企業發展史上的優秀成果，對研究企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的重要參考，它是企業一種特殊的資源財富。做好企業檔案管理對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。檔案交接作為企業檔案管理的基礎環節，在部分企業中并未得到應有的重視，在實際工作中，還存在著這樣那樣的問題，需要認真加以解決，確保及時、準確交接，為企業檔案規范化建設奠定基礎。
1 當前企業檔案管理中存在的問題分析
1.1 檔案交接不及時、不嚴謹，檔案交接手續不規范、不嚴密。按工作性質和崗位職責要求，檔案管理人員交接應是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，而在一些企業檔案管理人員離職或調動工作時，移交不按程序辦事，手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，或者，出現“只交接一把鑰匙”的現象。忽視了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作的基本要求。
1.2 檔案監交工作不認真、不嚴格。部分企業的領導把檔案交接當做事務性的工作，看成是檔案管理人員之間的事情，對檔案交接準備工作很少過問，使得企業檔案監交工作不嚴格，工作程序不完整。其實，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案管理人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且，也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案管理人員的職責。
2 確保企業檔案規范交接的措施和對策
2.1 建章立制，確保檔案交接權責明晰、及時開展。企業負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案管理人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案管理人員離職、離崗先辦理工作交接手續，然后，再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案管理人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。檔案行政管理部門應加強企業檔案交接工作的監督檢查，對那些明知檔案交接手續未辦妥仍然隨意簽發調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理，促使檔案管理人員離崗離職之前認真做好檔案移交工作。
2.2 嚴格監交，確保檔案交接精細規范、程序完備。檔案監交工作對檔案交接起著見證和監督作用，因此，無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案管理人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監交。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案管理人員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符、手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式３份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。
2.3 加強教育，確保檔案交接認真合作、圓滿完成。檔案交接工作中出現的問題，不單純是企業檔案管理人員的業務素質問題，其中，一個十分重要的原因，就是一些企業忽視了對檔案管理人員的思想教育工作，使得一些企業檔案管理人員工作責任心不強。因此，在檔案交接的過程中要補上這一課，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定辦理，使企業檔案管理工作前后銜接起來。
